i
CHƯƠNG 1- NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN
VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ
TÀI CHÍNH TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.1. Hệ thống kiếm soát nội bộ trong hệ thống quản lý
Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng
kiếm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một
cách có hiệu quả. Kiểm soát có tác dụng giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu.
Quản lý là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị
quản lý nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm soát quản lý là quá trình
trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lý) tác động lên các thành viên của
đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó.
Hệ thống kiểm soát quản lý là một hệ thống thu thập và sử dụng thông
tin thu thập để đánh giá hoạt động của những nguồn lực khác nhau trong tổ
chức như nguồn nhân lực, nguồn tài lực và toàn bộ tổ chức nhằm xem xét về
chiến lược của tổ chức.
Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ: Theo định nghĩa của Liên
đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation of Accountants – IFAC):
“HTKSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát nhằm:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh mất mát, thất thoát, hư hỏng.
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, tránh những sai sót gian
lận trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán.
+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm sự tuân thủ đúng
mức các quy định và chế độ pháp lý liên quan đế hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, tránh những vi phạm dẫn đến những quan hệ không
lành mạnh trong hoạt động tài chính.
ii
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Tránh những
lãng phí về các nguồn lực tài chính và phát huy tối đa năng lực của đội ngũ
Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát (Control Enviroment) bao gồm toàn bộ các yếu
tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế chính sách, thủ tục kiểm
soát tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó
trong đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Đặc thù về quản lý: Hiệu quả của HTKSNB luôn phụ thuộc vào các
quan điểm và cách thức điều hành và năng lực của người quản lý
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia
nhiệm vụ, quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được
xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt.
Chính sách nhân sự:Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các chính sách
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và
kỷ luật các nhân viên.
Công tác kế hoạch: Trong đơn vị, hệ thống kế hoạch thường bao gồm kế
hoạch công tác (gồm các mục tiêu hoạt động, các nhiệm vụ cần đạt được) và kế
hoạch tài chính) bao gồm dự toán thu – chi ngân sách, kế hoạch mua sắm, sửa
chữa tài sản cố định…) Kế hoạch được coi là mục tiêu hoạt động của đơn vị
trong năm kế hoạch, giúp cho đơn vị hoạt động đúng định hướng và có hiệu quả.
Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ
máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản
lý và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, có nhiệm vụ giám
sát mọi hoạt động của đơn vị từ sự chấp hành pháp luật của Nhà nước đến các
công việc cụ thể của kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
Môi trường bên ngoài: Bao gồm các nhân tố không phụ thuộc vào sự kiểm
soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều
iii
hành của Nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục
kiểm soát nội bộ như môi trường pháp lý, kiểm soát của các cơ quan chức năng
Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán của một đơn vị bao gồm hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo
cáo kế toán. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc
quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Chính vì
vậy hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của HTKSNB.
Thủ tục kiểm soát là cách thức, các thao tác trong quy trình quản lý.
Các thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt
được mục tiêu quản lý. Các thủ tục kiểm soát phải được thiết lập dựa trên các
nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ
quyền và phê chuẩn.
Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập được thiết lập trong
đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu
quản trị nội bộ đơn vị.
1.2. Quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập với kiểm soát nội bộ
Nội dung chủ yếu của quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập:
Quản lý các nguồn thu ngân sách: Quản lý các nguồn thu đòi hỏi các
đơn vị phải thu đúng, thu đủ theo đúng quy định của nhà nước, không lạm thu,
không bỏ sót các nguồn thu. Cần thường xuyên rà soát danh mục các khoản thu
phí, lệ phí, xây dựng mức thu phù hợp với khả năng đóng góp của người dân,
chính sách kinh tế xã hội của nhà nước trong từng giai đoạn để trình cơ quan có
thẩm quyền phê duyệt, ban hành.
Quản lý các khoản chi: Công tác quản lý chi tại các đơn vị sự nghiệp
yêu cầu phải nắm rõ quy định của nhà nước, phát hiện kịp thời những trường
iv
hợp chi vượt định mức, chi không đúng nội dung được phép chi, nâng cao
hiệu quả các khoản chi.
Quản lý tài sản: Quản lý tài sản để phòng tránh những mất mát, sử dụng
sai mục đích… Quản lý tài sản cũng đòi hỏi phải có sự phối hợp, phân công
nhiệm vụ giữa các bộ phận để luôn có sự so sánh đối chiếu…
Quản lý và sử dụng các quỹ: Các quỹ trong đơn vị sự nghiệp công lập
bao gồm: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ dự phòng ổn định thu
nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. Việc quản lý các quỹ này phải đảm bảo
sao cho các quỹ được trích lập đúng theo chế độ quy định, sử dụng đúng mục
đích và có hiệu quả.
Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại đơn vị sự
nghiệp công lập
Môi trường kiểm soát: Đã được Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp quan
tâm xây dựng và hoàn thiện từ việc xây dựng cơ cấu tổ chức đến các chính
sách nhân sự như tuyển dụng, khen thưởng, đề bạt, xây dựng các văn bản về
quản lý tài chính…
Hệ thống kế toán: Các đơn vị áp dụng hệ thống kế toán ban hành theo
quyết định số 19/2006//QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính. Hệ
thống kế toán này quy định cụ thể về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài
khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán.
Thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát tại các đơn vị đã được chú trọng
xây dựng như: Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật, kiểm soát việc xây dựng kế
hoạch, lập dự toán, kiểm soát việc quản lý sử dụng tài sản,
Các đơn vị nhìn chung đều có sự phân công rõ ràng trong cơ cấu tổ
chức, thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc
bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn… đảm bảo cho các thủ
tục kiểm soát được thực hiện nghiêm túc.
v
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VỚI QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CỤC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
2.1. Sự hình thành và phát triển của Cục Quản lý chất lượng Công
nghệ thông tin và truyền thông với hệ thống kiểm soát nội bộ
Giai đoạn 1999 -2002: Đây là giai đoạn đơn vị mới được thành lập, số
lượng cán bộ còn rất ít (7 người) nên HTKSNB mặc dù vẫn tồn tại nhưng vẫn
chưa được Lãnh đạo đơn vị chú trọng. Từ cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự,
công tác kế hoạch đến hệ thống kế toán đều không có điều kiện để xây dựng
một cách hiệu quả. Bộ phận kế toán chỉ có một người phụ trách, trực thuộc
Phòng Hành chính - Tổng hợp của Trung tâm.
Giai đoạn 2003 – 2006: HTKSNB đã được Lãnh đạo Cục lưu tâm, thể hiện
ở việc cơ cấu tổ chức của Cục được sắp xếp lại một cách khoa học hơn như thành
lập Phòng Kế hoạch – Tài chính, bố trí kế toán ở các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên
các quy chế nội bộ của Cục vẫn chưa được xây dựng nên các hoạt động tài chính
vẫn chủ yếu dựa vào các quy định, định mức chung của Nhà nước.
Giai đoạn 2007 đến nay: HTKSNB đã được quan tâm nhiều hơn trong đó
phải kế đến việc tổ chức bộ máy kế toán, xây dựng các quy chế nội bộ để phục
vụ cho công tác quản lý chung. HTKSNB đã bước đầu phát huy vai trò của nó
trong công tác quản lý nói chung cũng như trong quản lý tài chính nói riêng
Chức năng, nhiệm vụ với kiểm soát nội bộ: Cục được giao quản lý ngành có
tốc độ tăng trưởng và phát triển nhanh, nguồn thu lớn, được trang bị hệ thống
thiết bị, máy móc chuyên dụng với số lượng lớn, tần suất sử dụng nhiều để đáp
ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của quản lý, được chủ động tạo lập các nguồn thu,
nên cần một HTKSNB đủ mạnh để kiểm tra, kiểm soát.