i
CHƯƠNG 1- NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN
VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ
TÀI CHÍNH TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.1. Hệ thống kiếm soát nội bộ trong hệ thống quản lý
Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng
kiếm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một
cách có hiệu quả. Kiểm soát có tác dụng giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu.
Quản lý là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị
quản lý nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm soát quản lý là quá trình
trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lý) tác động lên các thành viên của
đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó.
Hệ thống kiểm soát quản lý là một hệ thống thu thập và sử dụng thông
tin thu thập để đánh giá hoạt động của những nguồn lực khác nhau trong tổ
chức như nguồn nhân lực, nguồn tài lực và toàn bộ tổ chức nhằm xem xét về
chiến lược của tổ chức.
Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ: Theo định nghĩa của Liên
đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation of Accountants – IFAC):
“HTKSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát nhằm:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh mất mát, thất thoát, hư hỏng.
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, tránh những sai sót gian
lận trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán.
+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm sự tuân thủ đúng
mức các quy định và chế độ pháp lý liên quan đế hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, tránh những vi phạm dẫn đến những quan hệ không
lành mạnh trong hoạt động tài chính.
ii
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Tránh những
lãng phí về các nguồn lực tài chính và phát huy tối đa năng lực của đội ngũ
Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát (Control Enviroment) bao gồm toàn bộ các yếu
tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế chính sách, thủ tục kiểm
soát tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó
trong đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Đặc thù về quản lý: Hiệu quả của HTKSNB luôn phụ thuộc vào các
quan điểm và cách thức điều hành và năng lực của người quản lý
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia
nhiệm vụ, quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được
xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt.
Chính sách nhân sự:Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các chính sách
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và
kỷ luật các nhân viên.
Công tác kế hoạch: Trong đơn vị, hệ thống kế hoạch thường bao gồm kế
hoạch công tác (gồm các mục tiêu hoạt động, các nhiệm vụ cần đạt được) và kế
hoạch tài chính) bao gồm dự toán thu – chi ngân sách, kế hoạch mua sắm, sửa
chữa tài sản cố định…) Kế hoạch được coi là mục tiêu hoạt động của đơn vị
trong năm kế hoạch, giúp cho đơn vị hoạt động đúng định hướng và có hiệu quả.
Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ
máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản
lý và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, có nhiệm vụ giám
sát mọi hoạt động của đơn vị từ sự chấp hành pháp luật của Nhà nước đến các
công việc cụ thể của kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
Môi trường bên ngoài: Bao gồm các nhân tố không phụ thuộc vào sự kiểm
soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều
iii
hành của Nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục
kiểm soát nội bộ như môi trường pháp lý, kiểm soát của các cơ quan chức năng
Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán của một đơn vị bao gồm hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo
cáo kế toán. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc
quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Chính vì
vậy hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của HTKSNB.
Thủ tục kiểm soát là cách thức, các thao tác trong quy trình quản lý.
Các thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt
được mục tiêu quản lý. Các thủ tục kiểm soát phải được thiết lập dựa trên các
nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ
quyền và phê chuẩn.
Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập được thiết lập trong
đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu
quản trị nội bộ đơn vị.
1.2. Quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập với kiểm soát nội bộ
Nội dung chủ yếu của quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập:
Quản lý các nguồn thu ngân sách: Quản lý các nguồn thu đòi hỏi các
đơn vị phải thu đúng, thu đủ theo đúng quy định của nhà nước, không lạm thu,
không bỏ sót các nguồn thu. Cần thường xuyên rà soát danh mục các khoản thu
phí, lệ phí, xây dựng mức thu phù hợp với khả năng đóng góp của người dân,
chính sách kinh tế xã hội của nhà nước trong từng giai đoạn để trình cơ quan có
thẩm quyền phê duyệt, ban hành.
Quản lý các khoản chi: Công tác quản lý chi tại các đơn vị sự nghiệp
yêu cầu phải nắm rõ quy định của nhà nước, phát hiện kịp thời những trường
iv
hợp chi vượt định mức, chi không đúng nội dung được phép chi, nâng cao
hiệu quả các khoản chi.
Quản lý tài sản: Quản lý tài sản để phòng tránh những mất mát, sử dụng
sai mục đích… Quản lý tài sản cũng đòi hỏi phải có sự phối hợp, phân công
nhiệm vụ giữa các bộ phận để luôn có sự so sánh đối chiếu…
Quản lý và sử dụng các quỹ: Các quỹ trong đơn vị sự nghiệp công lập
bao gồm: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ dự phòng ổn định thu
nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. Việc quản lý các quỹ này phải đảm bảo
sao cho các quỹ được trích lập đúng theo chế độ quy định, sử dụng đúng mục
đích và có hiệu quả.
Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại đơn vị sự
nghiệp công lập
Môi trường kiểm soát: Đã được Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp quan
tâm xây dựng và hoàn thiện từ việc xây dựng cơ cấu tổ chức đến các chính
sách nhân sự như tuyển dụng, khen thưởng, đề bạt, xây dựng các văn bản về
quản lý tài chính…
Hệ thống kế toán: Các đơn vị áp dụng hệ thống kế toán ban hành theo
quyết định số 19/2006//QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính. Hệ
thống kế toán này quy định cụ thể về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài
khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán.
Thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát tại các đơn vị đã được chú trọng
xây dựng như: Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật, kiểm soát việc xây dựng kế
hoạch, lập dự toán, kiểm soát việc quản lý sử dụng tài sản,
Các đơn vị nhìn chung đều có sự phân công rõ ràng trong cơ cấu tổ
chức, thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc
bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn… đảm bảo cho các thủ
tục kiểm soát được thực hiện nghiêm túc.
v
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VỚI QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CỤC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
2.1. Sự hình thành và phát triển của Cục Quản lý chất lượng Công
nghệ thông tin và truyền thông với hệ thống kiểm soát nội bộ
Giai đoạn 1999 -2002: Đây là giai đoạn đơn vị mới được thành lập, số
lượng cán bộ còn rất ít (7 người) nên HTKSNB mặc dù vẫn tồn tại nhưng vẫn
chưa được Lãnh đạo đơn vị chú trọng. Từ cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự,
công tác kế hoạch đến hệ thống kế toán đều không có điều kiện để xây dựng
một cách hiệu quả. Bộ phận kế toán chỉ có một người phụ trách, trực thuộc
Phòng Hành chính - Tổng hợp của Trung tâm.
Giai đoạn 2003 – 2006: HTKSNB đã được Lãnh đạo Cục lưu tâm, thể hiện
ở việc cơ cấu tổ chức của Cục được sắp xếp lại một cách khoa học hơn như thành
lập Phòng Kế hoạch – Tài chính, bố trí kế toán ở các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên
các quy chế nội bộ của Cục vẫn chưa được xây dựng nên các hoạt động tài chính
vẫn chủ yếu dựa vào các quy định, định mức chung của Nhà nước.
Giai đoạn 2007 đến nay: HTKSNB đã được quan tâm nhiều hơn trong đó
phải kế đến việc tổ chức bộ máy kế toán, xây dựng các quy chế nội bộ để phục
vụ cho công tác quản lý chung. HTKSNB đã bước đầu phát huy vai trò của nó
trong công tác quản lý nói chung cũng như trong quản lý tài chính nói riêng
Chức năng, nhiệm vụ với kiểm soát nội bộ: Cục được giao quản lý ngành có
tốc độ tăng trưởng và phát triển nhanh, nguồn thu lớn, được trang bị hệ thống
thiết bị, máy móc chuyên dụng với số lượng lớn, tần suất sử dụng nhiều để đáp
ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của quản lý, được chủ động tạo lập các nguồn thu,
nên cần một HTKSNB đủ mạnh để kiểm tra, kiểm soát.
vi
2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ với công tác quản lý tài chính tại Cục
Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông hiện nay
Về môi trường kiểm soát
Đặc thù về quản lý: Cục đội ngũ lãnh đạo có năng lực quản lý, có kiến
thức chuyên sâu cũng như tư cách đạo đức trong sáng, hoạt động quản lý tài
chính, công tác kiểm tra kiểm soát Lãnh đạo được chú trọng nên ngày càng
phát huy tính hữu hiệu, đảm bảo việc tuân thủ chính sách pháp luật và nâng
cao hiệu quả hoạt động
Cơ cấu tổ chức: Cục đã xây dựng một cơ cấu tổ chức tương đối phù hợp,
phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng đơn vị, từng bộ phận giúp cho
công tác quản lý và thực hiện nhiệm vụ được dễ dàng, tránh bị chồng chéo đan
xen, công tác chỉ đạo được thống nhất, từ đó tăng cường hoạt động kiểm soát.
Bộ máy kế toán của Cục hiện nay được tổ chức theo mô hình nửa tập
trung nửa phân tán, các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc theo hình thức
báo sổ, theo đó chứng từ kế toán sẽ được kế toán các đơn vị ghi sổ và lưu trữ,
cuối kỳ lập các báo cáo tài chính gửi về Cục để tổng hợp báo cáo tài chính
toàn Cục. Phòng Kế hoạch – Tài chính là nơi thực hiện hạch toán các nghiệp
vụ kinh tế - tài chính phát sinh tại văn phòng Cục cũng như nhận báo cáo tài
chính của các đơn vị trực thuộc để tổng hợp báo cáo chung.
Chính sách nhân sự: Lãnh đạo Cục đã có những quan tâm đặc biệt đối
với chính sách nhân sự, nhất là vấn đề tuyển dụng và đào tạo cán bộ. Cục đã
tuyển dụng được đội ngũ cán bộ có chất lượng cao và bố trí tại những vị trí
phù hợp với chuyên ngành được đào tạo, tổ chức nhiều khoá đào tạo để cập
nhật trình độ cho cán bộ, lựa chọn những cán bộ đủ tiêu chuẩn, có năng lực
chuyên môn và năng lực lãnh đạo, phẩm chất đạo đức tốt vào những vị trí chủ
chốt, đồng thời mang tính kế thừa và liên tục. Cục đã có chính sách khen
thưởng để động viên khuyến khích người lao động.
vii
Công tác kế hoạch: Kế hoạch bao gồm có kế hoạch công tác và kế
hoạch tài chính - đầu tư xây dựng cơ bản. Mặc dù có nhiều cố gắng song việc
dự báo và kế hoạch được lập ra vẫn chưa phù hợp với thực tiễn. Kế hoạch xây
dựng lên thường thấp hơn với năng lực thực tế của cá nhân, của đơn vị. Công
tác tổng hợp kế hoạch chung của toàn Cục mới chỉ dừng ở mức độ cộng gộp
các kế hoạch của cá nhân, bộ phận lại với nhau mà không có sự điều chỉnh
phù hợp định hướng khái quát chung của Cục.
Công tác tự kiểm tra tài chính: Đã được thực hiện nghiêm túc theo
hình thức tự kiểm tra thường xuyên mọi hoạt động kinh tế, tài chính nhằm
phát hiện ra những sai phạm, vướng mắc để có biện pháp xử lý ngay. Công
tác kiểm tra của Phòng Kế hoạch – Tài chính chưa đạt hiệu quả như mong
muốn do thời gian kiểm tra quá ngắn, nội dung kiểm tra chỉ dừng ở mức độ
tổng quan mà chưa đi vào chi tiết, còn nhiều sai sót chưa được phát hiện.
Ban Thanh tra nhân dân: Ban Thanh tra nhân dân đã có những đóng
góp nhất định trong công tác kiểm soát quản lý hoạt động tài chính hoạt động
của ban thanh tra nhân dân còn mang nặng tính hình thức, không có tính
thường xuyên nên chưa phát huy được hết hiệu quả.
Cơ chế tài chính: Theo Quyết định 577/QĐ-BBCVT ngày 29/06/2006
của Bộ trưởng Bộ Bưu chính Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền
thông), Cục được giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính theo qui
định tại Nghị định 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn
có liên quan.
Công khai tài chính: Cục đã thực hiện việc công khai tài chính theo hướng
dẫn tại Thông tư 21/2005/TT-BTC ngày 22/03/2005 của Bộ Tài chính các đơn vị
cá nhân cùng tham gia giám sát quá trình sử dụng vốn, tài sản nhà nước.
Môi trường kiểm soát bên ngoài với hoạt động tài chính: Cục cũng
chịu sự kiểm soát bởi nhiều cơ quan quản lý khác nhau như Vụ Kế hoạch –
viii
Tài chính của Bộ Thông tin và Truyền thông, Kho bạc Nhà nước, Kiểm toán
Nhà nước, Cục thuế Hà Nội.
Về hệ thống kế toán: Cục đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định
19/2006/QĐ-BTC ngày 31/03/2006 của Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế
toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp. Cục đã tuân thủ đầy đủ
các chế độ về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế
toán, hệ thống báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán cũng đã được ứng dụng
nhằm giảm bớt khối lượng công việc. Đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán có
trình độ cao đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Về các thủ tục kiểm soát
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Cục đã có văn bản phân công nhiệm
vụ trong ban lãnh đạo. Cục cũng có những văn bản phân công cụ thể nhiệm vụ
cho từng phòng ban chức năng, từng đơn vị trực thuộc. Mỗi phòng ban, mỗi
đơn vị được phân công phụ trách một bộ phận công việc có tính độc lập tương
đối với nhau. Việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của các phòng ban, cá
nhân trong đơn vị dựa trên nguyên tắc kiểm soát kép, đảm bảo mọi công việc
đều có người thực hiện và người kiểm tra lại. Mỗi cá nhân, mỗi phòng ban đều
phải tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về công việc được giao, đảm bảo hiệu
quả công việc, tuân thủ pháp luật, quy chế và quy trình nghiệp vụ.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cục đã tuân thủ các nguyên tắc như: Thủ
quỹ không kiêm kế toán, cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ
với người thực hiện nghiệp vụ. Tuy nhiên hiện nay, tại các Trung tâm Kiểm
định và Chứng nhận 2, Trung tâm Kiểm định và Chứng nhận 3 việc phân
công chức năng nhiệm vụ lại có sự vi phạm nguyên tắc này.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Cục trưởng có sự phân công uỷ
quyền cho các Phó Cục trưởng thay mặt mình giải quyết các công việc được phân
công phụ trách. Tuy nhiên Cục trưởng vẫn là người chịu trách nhiệm về các quyết
ix
định của các Phó cục trưởng liên quan đến việc thực hiện các công việc được Cục
trưởng phân công. Các Phó cục trưởng có trách nhiệm nắm bắt tình hình hoạt
động và chương trình công tác của Cục để thay mặt Cục trưởng giải quyết.
Kiểm soát trên các hoạt động tài chính chủ yếu
Kiểm soát công tác lập dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách toàn Cục được xây dựng trên cơ sở tổng hợp dự toán
của khối văn phòng Cục và dự toán của các đơn vị cấp dưới xây dựng và gửi
về phòng Kế hoạch – Tài chính. Dự toán gửi về Phòng Kế hoạch - Tài chính
luôn kèm theo một bảng thuyết minh căn cứ để xây dựng dự toán. Việc kiểm
soát quá trình xây dựng dự toán dựa vào các căn cứ để xây dựng dự toán như
nhiệm vụ giao, biên chế, các định mức...
Kiểm soát trong quá trình thực hiện dự toán ngân sách
Kiểm soát các nguồn thu ngân sách thông qua các thủ tục như giấy báo
lệ phí, định mức thu...
Kiểm soát chi thường xuyên: Cục đã xây dựng một số văn bản về quản
lý tài chính nhằm chuẩn hoá cũng như việc tạo cơ sở cho công tác kiểm soát.
Việc kiểm soát một quá trình được thực hiện bởi ít nhất hai bộ phận nhằm
ngăn ngừa gian lận, nâng giá khống...
Kiểm soát chi thực hiện các hoạt động cung cấp dịch vụ: Cục thực hiện
khoán trực tiếp tỷ lệ bộ phận thực hiện dịch vụ được phép chi, các khoản chi
phải có đầy đủ chứng từ theo quy định. Đối với chi khấu hao, việc phân bổ
không hợp lý do chưa có sự theo dõi về thời gian sử dụng thực tế của từng
thiết bị cho các hoạt động đo kiểm khác nhau, do vậy việc trích và phân bổ
khấu hao lại mang nặng tính chủ qua, thiếu cơ sở tính toán.
Kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản: được thực hiện căn cứ vào dự
toán và kế hoạch giải ngân của từng dự án được duyệt. Việc kiểm soát được
thực hiện thông qua việc tổ chức đấu thầu cung cấp thiết bị, xây dựng.
x
Kiểm soát việc quản lý và sử dụng tài sản, trang thiết bị: Lãnh đạo
Công tác kiểm soát việc quản lý và sử dụng được thực hiện trên cơ sở phối
hợp giữa 2 bộ phận là tổ chức hành chính và kế toán. Tuy nhiên hiện nay Cục
chưa xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng tài sản nên chưa có cơ sở để
khuyến cáo mọi cá nhân trong Cục có ý thức bảo vệ và nâng cao hiệu quả sử
dụng chung của Cục.
Kiểm soát việc trích lập và sử dụng các quỹ: Cục đã tuân thủ chế độ
trích quỹ theo quy đinh. Thông tin về việc trích lập và sử dụng các quỹ, đặc
biệt là hai quỹ khen thưởng và phúc lợi được công khai trong toàn Cục, mọi
cá nhân có thể tham gia giám sát các nội dung chi của các quỹ này.
2.3. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với quản lý tài
chính của Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông
Những mặt tích cực: Cục đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước
trong công tác quản lý tài chính, kế toán, đã xây dựng được nhiều văn bản nội
bộ phục vụ cho công tác quản lý tài chính, phân công nhiệm vụ giữa ban lãnh
đạo, giữa các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc... từ đó tạo môi
trường pháp lý cho việc tổ chức kiểm soát nội bộ trong Cục, giúp cho các bộ
phận nhận thức được quyền hạn và trách nhiệm của mình và cũng là cơ sở để
đánh giá hiệu quả công việc. Cục đã tuyển dụng đào tạo được đội ngũ cán bộ
trong đó có cán bộ làm công tác tài chính tại Cục có trình độ cao giúp cho
HTKSNB hoạt động hữu hiệu hơn.Công tác kiểm tra và tự kiểm tra tài chính
đã phát hu hiệu quả đã phát hiện ra nhiều vấn đề cần khắc phục
Những mặt hạn chế
Về môi trường kiểm soát: Lãnh đạo đơn vị chưa được trang bị và nhận
thức đầy đủ những kiến thức cơ bản về quản lý tài chính kế toán, về
HTKSNB. Cơ cấu tổ chức của Cục hiện nay còn có điểm chưa hợp lý còn vi
phạm nguyên tắc phân công phân nhiệm, đơn vị trực thuộc thực hiện cả chức
xi
năng thu phí lệ phí lẫn dịch vụ sẽ dẫn đến việc khó xây dựng cơ chế tài chính
đặc thù cho từng đơn vị - công cụ quan trọng để kiểm soát về tài chính. Việc
bố trí cán bộ làm công tác tài chính còn chưa hợp lý. Cục chưa xây dựng được
quy chế tuyển dụng và quản lý nhân sự, chế độ phân phối thu nhập chưa hợp
lý. Công tác kế hoạch - dự toán ngân sách năm chưa được coi trọng đúng
mức, mang nặng tính hình thức và thiếu căn cứ khoa học, kế hoạch thường xa
rời với thực tế thực hiện.
Về hệ thống kế toán: Chưa chú trọng đến hệ thống báo cáo kế toán quản
trị, chưa có sự phân tích các thông tin tài chính một các hệ thống, do vậy
thông tin kế toán cung cấp chưa thực sự hữu hiệu đối với công tác quản
lý,chưa phục vụ cho các nhà lãnh đạo trong việc ra các quyết định quản lý.
Việc lưu trữ chứng từ không đúng với chế độ, phần mềm kế toán chưa đáp
ứng yêu cầu công việc.
Về các thủ tục kiểm soát tài chính: Việc thực hiện quy trình luân chuyển
kế toán vẫn chưa hợp lý, có nhiều khoản chi mà kế toán chưa có khả năng
kiểm soát được như các khoản chi cho thực hiện các hợp đồng dịch vụ. Nhiều
nội dung chi chưa có định mức gây láng phí. Cục cũng chưa xây dựng quy
chế quản lý và sử dụng tài sản.
xii
CHƯƠNG 3
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CỤC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
3.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về
tài chính tại Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông
Từ nghiên cứu lý luận và thực tiễn về HTKSNB tại Cục QLCL CNTT
& TT cho ta thấy, việc tổ chức HTKSNB một cách khoa học sẽ góp phần tăng
cường kiểm soát và quản lý tài chính của đơn vị tổ chức tốt HTKSNB còn
góp phần cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho
việc điều hành và quản lý các hoạt động của đơn vị. HTKSNB tại Cục còn
có nhiều hạn chế nên cần thiết phải hoàn thiện HTKSNB.
Nguyên tắc hoàn thiện HTKSNB trong việc tăng cường quản lý tài chính
tại Cục QLCL CNTT & TT: Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành
của Nhà nước; đảm bảo mọi hoạt động của Cục có hiệu quả, tiến hành đồng
bộ trong tất cả các hoạt động của Cục; kế thừa và phát huy tối đa những nhân
tố hợp lý của HTKSNB hiện tại, đảm bảo hợp lý và hiệu quả; phù hợp với
nhân tố con người
3.2. Những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc
tăng cường quản lý tài chính tại Cục Quản lý chất lượng Công nghệ
thông tin và truyền thông
Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Thứ nhất, nâng cao nhận thức về HTKSNB cho đội ngũ cán bộ quản lý
Cục thấy rõ được tầm quan trọng của HTKSNB nói chung những văn bản
quản lý về tài chính nói riêng.
xiii
Thứ hai, điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho các đơn vị trực thuộc: Tách
bộ phận đo lường của Trung tâm Kiểm định và Chứng nhận 2 và Trung tâm
Kiểm định và Chứng nhận 3 ra khỏi hai Trung tâm này và nhập vào Trung
tâm Đo lường – đơn vị thực hiện chức năng đo kiểm của Cục theo hướng
thành lập các chi nhánh của Trung tâm Đo lường. Sự điều chỉnh về cơ cấu này
còn giúp cho hoạt động kiểm soát tài chính, khi đó Trung tâm Đo lường sẽ là
đơn vị chuyên thực hiện về dịch vụ đo kiểm, các Trung tâm khác chỉ là đơn vị
thu và quản lý lệ phí, do đó sẽ dễ dàng hơn trong việc xây dựng cơ chế tài
chính cho các đơn vị.
Thứ ba, hoàn thiện chính sách nhân sự: Xây dựng và ban hành Quy chế
công tác tuyển dụng nhân sự của Cục. Trong khâu đào tạo bồi dưỡng cần rà
soát lại toàn bộ lực lượng cán bộ, phân loại cụ thể theo công việc, trình độ
ngoại ngữ, tin học… để có chương trình bồi dưỡng thích hợp và hiệu quả hơn.
Trong khâu đánh giá đề bạt và sử dụng cần tiến hành đánh giá lại đội ngũ cán
bộ, xem xét đến từng vị trí, đánh giá khả năng phù hợp giữa năng lực, trình độ
của cán bộ với vị trí đang đảm nhiệm, có sự điều chỉnh trong phân công công
tác nhằm phát huy tối đa năng lực của cán bộ. Khuyến khích động viên cán
bộ, viên chức bằng các cơ chế cụ thể về khen thưởng, bằng chính sách phân
phối thu nhập theo hiệu quả công việc, tránh chủ nghĩa bình quân, cào bằng.
Thứ tư, nâng cao chất lượng công tác kế hoạch tài chính: Cần phải đầu
tư nhiều thời gian trong nghiên cứu, xây dựng kế hoạch. Kế hoạch xây dựng
phải có căn cứ cụ thể, chính xác.Tổng hợp kế hoạch chung toàn Cục cần có
sự điều chỉnh cho phù hợpvới đặc điểm của từng đơn vị.
Hoàn thiện hệ thống kế toán
Tổ chức công tác kế toán quản trị và phân tích tài chính song song với
công tác kế toán tài chính, từ việc xây dựng các mẫu biểu kế toán cho đến
việc phân công nhiệm vụ, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các công việc
xiv
đó. Tổ chức xây dựng phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động
của Cục.Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ nhất là
kiểm soát các khoản chi. Cần thường xuyên rà soát công việc, phối hợp kiểm
tra chéo nhau giữa các cá nhân làm công tác kế toán để phát hiện kịp thời
những sai sót trong công tác kế toán.
Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát chủ yếu về tài chính
Rà soát lại danh mục phí lệ phí, xây dựng lại các định mức thu nhằm
đảm bảo thu đúng, thu đủ.
Xây dựng bổ sung các định mức chi, tính toán phân bổ khấu hao tài sản
cố định hợp lý bằng cách ghi chép, theo dõi mức độ tham gia của tài sản vào
quá trình sản xuất kinh doanh.
Hoàn thiện các thủ tục kiểm tra kiểm soát của bộ phận kế toán bằng cách
xây dựng quy trình lập duyệt và luân chuyên chứng từ kế toán, quy trình này
nhằm đảm bảo cho chứng từ kế toán được lập, luân chuyển và phê duyệt một cách
hợp lý, từ đó phát huy được chức năng kiểm tra, kiểm soát của chứng từ kế toán.
Xây dựng quy chế quản lý và sử dụng tài sản trong đó chú trọng các nội
dung về phạm vi quản lý, nguyên tắc quản lý và sử dụng, hồ sơ quản lý tài sản,
phân công nhiệm vụ quản lý tài sản trong đơn vị, công tác điều chuyển tài sản
giữa các đơn vị nội bộ Cục, trách nhiệm cá nhân, đơn vị trong sử dụng tài sản….
Tăng cường công tác tự kiểm tra tài chính
Để thực hiện điều này Cục nên thành lập một hội đồng kiểm tra công tác
kế toán tài chính định kỳ, thành viên bao gồm các cán bộ kế toán Phòng Kế
hoạch – Tài chính và kế toán các đơn vị, sẽ đi kiểm tra các nội dung chủ yếu
sau lần lượt tại văn phòng Cục và từng đơn
Tăng cường công khai tài chính
Nội dung công khai tài chính bao gồm công khai: công khai dự toán thu
chi ngân sách năm, công khai quyết toán thu, chi ngân sách năm, công khai
xv
quyết toán thu chi ngân sách năm được duyệt, công khai các chỉ tiêu tài chính
như thu nhập bình quân của người lao động, mua sắm, sử dụng tài sản, công
khai việc sử dụng các quỹ đơn vị. Hình thức công khai: Niêm yết tại văn
phòng Cục, trên trang mạng thông tin nội bộ của Cục và in thành tài liệu trong
hội nghị cán bộ Công nhân viên chức hàng năm.
Kiến nghị thực hiện các giải pháp
Với bản thân Cục lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên Cục QLCL
CNTT & TT cần có những nhận thức đầy đủ ý nghĩa của công tác kiểm tra
kiểm soát từ đó xây dựng một HTKSNB ngày càng vững mạnh hơn.
Với Bộ Thông tin và Truyền thông, cần đẩy mạnh phân cấp về quản lý
tài chính cho các đơn vị , tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát từ khâu lập
dự toán ngân sách của các đơn vị, việc chấp hành dự toán việc tuân thủ các
chế độ chính sách về tài chính thay vì mới chỉ kiểm tra kiểm soát về tài chính
thông qua công tác thẩm định, xét duyệt báo quyết toán tài chính hàng năm
như hiện nay. Nên tổ chức Bộ phận kiêm toán nội bộ trong Bộ.
Về phía Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan cần xem xét lại các văn
bản hiện hành về kiểm toán nội bộ, bổ sung và hoàn thiện theo hướng bắt
buộc các Bộ đều phải có tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm tăng cường công tác
tự kiểm soát của các Bộ.
