Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội – 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội – 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết

quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng công bố trong

bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng.

TÁC GIẢ

Nguyễn Thị Hạnh

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo trong Khoa Lưu

trữ và Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Hà Nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa

học và đề tài nghiên cứu này.

Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Lệ Nhung

đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu này.

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân

tộc, Lãnh đạo chuyên viên Phòng Văn thư, Lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc;

Lãnh đạo Trung tâm Thông tin, Phòng Tích hợp Dữ liệu Trung tâm Thông tin Ủy

ban Dân tộc đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu

đề tài.

Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi

mặt để tôi hoàn thành luận văn này!

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Hạnh

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

VIẾT ĐẦY ĐỦ VIẾT TẮT

CTLT Công tác lưu trữ

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

DTTS Dân tộc thiểu số

NĐ Nghị định

Nxb Nhà xuất bản

QĐ Quyết định

UBDT Ủy ban Dân tộc

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................................... 1

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................ 2

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 3

4. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................................. 3

5. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................ 6

6. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................................... 6

7. Nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................................................... 7

8. Bố cục của đề tài .................................................................................................................... 7

Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI

ỦY BAN DÂN TỘC .................................................................................................. 8

1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................................................... 8

1.1.1. Một số khái niệm ............................................................................................... 8

1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan ................ 11

1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ ............................................... 15

1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu .......................................................................... 19

1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ ............................................................. 19

1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ ................................................................... 21

1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc ....................................................................................... 23

1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển .................................................................. 23

1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ ....................................................................................... 24

1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc .................................................................... 25

1.4.Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc ................................................................. 25

1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc .................................................. 25

1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc .............................................. 28

1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc ........... 29

Tiểu kết chƣơng 1 .................................................................................................... 32

Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN

DÂN TỘC ................................................................................................................ 34

2.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lƣu trữ tại

Ủy ban Dân tộc ....................................................................................................................... 34

2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc ....................................... 36

2.2.1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ....................................... 36

2.2.2. Lựa chọn tài liệu để số hóa ............................................................................. 40

2.2.3. Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” ................................................ 41

2.2.4. Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc: ................................................. 62

2.2.5. Khai thác, sử dụng tài nguyên số .................................................................... 64

2.2.6. Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân ................................................... 64

2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên

nhân ......................................................................................................................................... 71

2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc .................... 71

2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế ................................................................... 73

Tiểu kết chƣơng 2 .................................................................................................... 75

Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI

ỦY BAN DÂN TỘC ................................................................................................ 76

3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................................... 76

3.1.1. Mục tiêu .......................................................................................................... 76

3.1.2. Nhiệm vụ ......................................................................................................... 76

3.1.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................ 77

3.2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ .................................................. 79

3.2.1. Mục tiêu .......................................................................................................... 79

3.2.2. Nhiệm vụ ......................................................................................................... 79

3.2.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................ 79

3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................ 82

3.3.1. Mục tiêu .......................................................................................................... 82

3.3.2. Nhiệm vụ ......................................................................................................... 82

3.3.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................ 83

3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ ................ 88

3.4.1. Mục tiêu .......................................................................................................... 88

3.4.2. Nhiệm vụ ......................................................................................................... 89

3.4.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................ 90

3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ .................. 94

3.5.1. Mục tiêu .......................................................................................................... 94

3.5.2. Nhiệm vụ ......................................................................................................... 94

3.5.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................ 94

Tiểu kết chƣơng 3 .................................................................................................... 97

KẾT LUẬN .............................................................................................................. 99

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 101

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ,

phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ

lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt

động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc,

các nhà khoa học nổi tiếng... Vì vậy, tài liệu lưu trữ không chỉ có vị trí, vai trò trong

việc lưu giữ những thông tin quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội

của một quốc gia, mà còn góp phần giáo dục lịch sử truyền thống của dân tộc và

phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị.

Ngày nay, khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, đã xuất hiện nhiều

phương thức lưu trữ tài liệu, trong đó số hoá tài liệu lưu trữ được coi là một phương

pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác bảo quản tài liệu. Số hoá

tài liệu đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin từ các vật mang

tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu

trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào nhằm thực hiện các mục tiêu

khác nhau của công tác lưu trữ. Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hoá tài liệu, do

tính ưu việt của nó, đang được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện.

Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - một cơ quan

ngang Bộ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi

toàn quốc thì cùng với quá trình hình thành và phát triển, tài liệu lưu trữ về lĩnh vực

công tác dân tộc cũng ngày một lớn. Hiện tại, hầu hết các tài liệu lưu trữ của UBDT

đều là bản cứng, được bảo quản trong kho lưu trữ. Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư

hỏng, mất mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc

nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc và chủ trương, chính sách dân tộc của

Đảng, của Nhà nước ta. Để khắc phục những hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc đã tiến

hành số hoá một số tài liệu, trong đó chủ yếu là số hóa loại hình tài liệu hành chính,

nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai và tổ chức thực hiện công tác dân tộc

đạt hiệu quả.

Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT chưa được triển khai đồng bộ,

bước đầu thực hiện thử nghiệm một số hồ sơ của phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc. Quá

trình số hoá còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính sách, đầu tư kinh phí, cơ sở

vật chất, kỹ thuật đến quá trình tổ chức số hoá. Phạm vi, quy mô còn nhỏ, lẻ; số lượng

tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện số hoá

còn chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu quả số hoá chưa cao...

Trong khi đó, hiện nay kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng ở tất cả các

quốc gia. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ các đối

tượng khác nhau với những mục đích khác nhau ngày càng trở nên đa dạng hơn bao

giờ hết. Cùng với sự tác động mạnh mẽ của nhiều yếu tố ở trong và ngoài nước, thì

yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày càng đòi hỏi cao hơn. Các nhân tố đó tác

động theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới quá trình triển

khai số hóa, đòi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động

tích cực đồng thời hạn chế các tác động tiêu cực đối với quá trình số hóa.

Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, nhằm hoàn

thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công

tác số hoá ở UBDT là một việc rất cần thiết và có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn

đối với công tác lưu trữ tài liệu ở UBDT. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả đã

chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực

thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình, nhằm góp

phần nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu

lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc hàng năm ở UBDT.

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1. Mục tiêu:

Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa

tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Dân tộc, đề xuất một số giải pháp cho công tác số hóa tài

liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.

2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu một số vấn đề về số hoá tài liệu lưu trữ;

- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc;

- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

3.1. Đối tƣợng nghiên cứu:

- Một số vấn đề liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.

- Thực trạng công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.

3.2. Phạm vi nghiên cứu:

- Luận văn tập trung nghiên cứu công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban

Dân tộc;

- Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, trong phạm vi luận văn này, tôi

không nghiên cứu công tác số hóa đối với tất cả mọi loại hình tài liệu mà nghiên

cứu về công tác số hoá tài liệu hành chính tại Ủy ban Dân tộc.

4. Lịch sử nghiên cứu

Số hóa tài liệu lưu trữ là một phương pháp ứng dụng công nghệ mới vào

công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu gốc và tổ chức khai thác sử dụng tài

liệu được nhanh chóng thuận tiện hơn, vì vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của

nhiều tác giả trong nước và trên thế giới. Đã có không ít công trình nghiên cứu đề

cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau.

4.1. Các nghiên cứu ở nƣớc ngoài về số hóa tài liệu

Trên thế giới, công nghệ kỹ thuật số hoá đã được nghiên cứu và ứng dụng một

cách mạnh mẽ với quy mô lớn trong các lĩnh vực như thư viện, bảo tàng, lưu trữ và

đã có nhiều công trình nghiên cứu về công nghệ này.

Cuốn “Số hoá có phải là một phương pháp bảo quản” của tác giả Hartmut

Weber, xuất bản năm 1997 đã đưa ra những vấn đề lý thuyết cơ bản về số hoá tài

liệu. (Hartmut Weber (1997), Digitisation as a method of preservation?, Amsterdam,

Netherland); Cuốn “Cẩm nang cho các dự án số hoá: Công cụ quản lý cho việc bảo

quản và truy cập” của Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Andover - Mỹ, xuất bản

năm 2000 là cuốn cẩm nang hướng dẫn đầy đủ cho việc triển khai thực hiện một dự

án số hoá. (Northeast document conservation center Andover (2000), Handbook for

Digital Projects: A management tool for preservation and access, Massachusetts,

USA); Cuốn “Công bố những nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ trong số hoá

tài liệu lưu trữ để bảo quản, số hoá và lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Canada, xuất

bản năm 2002 cũng đưa ra những vấn đề lý thuyết về số hoá tài liệu, những nguyên

tắc và lưu ý khi thực hiện một dự án số hoá. (Canadian Council of Archive (2002),

Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to

preservation of Archival Record, Digitization and Archives, Canada).

4.2. Các nghiên cứu ở trong nƣớc có liên quan đến số hóa tài liệu lƣu trữ

Tại Việt Nam, số hoá tài liệu vẫn còn là vấn đề tương đối mới mẻ. Qua tìm

hiểu, có thể kể đến một số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận tốt nghiệp,

các bài viết trong Hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành.

* Các công trình nghiên cứu:

Đề tài cấp Bộ do Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm (2013), “Nghiên cứu các

giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao

bảo hiểm”, Phòng Thông tin - Tư liệu, Trung tâm Khoa học và công nghệ Văn thư

lưu trữ, Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước.

Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về số

hóa như: Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ

đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học;

Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam - Thực

trạng và khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học

KHXH&NV Hà Nội; Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho

Lưu trữ Trung ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; …

* Các bài viết trong các Hội thảo khoa học:

Năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với Hiệp hội Lưu trữ

khu vực Đông Nam thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) đã tổ chức Hội

thảo Khoa học quốc tế với chủ đề: “ h tài i u u tr - chi s inh nghi m”.

Hội thảo đã tập hợp được những bài viết của các nhà nghiên cứu, cán bộ văn thư,

lưu trữ và các bộ ngành liên quan trong và ngoài nước chia sẻ kinh nghiệm trong

lĩnh vực số hoá tài liệu lưu trữ, với 4 mảng chuyên đề chính: Số hoá tài liệu giấy; Số

hoá các loại hình tài liệu khác; Quản lý và khai thác tài liệu số hoá; Đào tạo, bồi

dưỡng nguồn nhân lực phục vụ công tác số hoá.

Bên cạnh đó, có thể kể đến một số bài viết được đăng tại K yếu hội thảo

khoa học “ h ng nh t các tiêu chu n nghi p v trong các rung t m u tr Qu c

gia”, do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2011 có đề cập đến phương

pháp số hóa tài liệu lưu trữ, trong đó, đáng chú ý là các bài viết như: “ h tài

i u và nh ng v n t r ” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài; “Công ngh p n

s o o hi m trên micro i m t h p v i p n s o s ng thu t s ”, của tác

giả Nguyễn Thị Phương Mai; “ ài i n c u v s h tài i u t i trung t m

u tr qu c gi III , của tác giả Vũ Văn Tâm…

* Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành:

Tiêu biểu có một số bài viết như: “Công tác s h tài i u u tr - nh ng n

c t th n c u tr Qu ng Ng i”, của Hạnh Dung và Ngọc Linh (2001), Tạp

chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7; “ h tài i u - con ng hội nh p c u

tr trong n n inh t tri thức”, của các cán bộ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

(2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9; “Nh ng v n c n trong s

h tài i u u tr ”, của tác giả Lưu Văn Phòng (2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam, số 10; “ hi t p siêu i u - công vi c qu n trọng nh t c một án

s hoá tài i u u tr , của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Dấu ấn thời

gian, số 1; “ “ hoá tài i u u tr - yêu c u th c tiễn t r cho ngành u tr ,

của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.

Nh v y, các công trình ho học nghiên cứu nh ng v n ch y u s u:

- Nghiên cứu làm rõ một số vấn đề cơ bản về lý luận số hóa và số hóa tài liệu

lưu trữ.

- Nghiên cứu thực trạng số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ ở một số địa phương

hoặc một, một số cơ quan, đơn vị.

- Nghiên cứu đề xuất một số mô hình và giải pháp triển khai số hóa tài liệu ở

nước ta hiện nay.

Đ à nguồn tài i u qu giá chúng tôi th m h o và ti p t c nghiên cứu

ổ sung, hoàn thi n và àm rõ h n trong u n văn c mình. uy nhiên cũng còn

nhi u v n u n và th c tiễn v s h và s h tài i u u tr c n ti p t c

c nghiên cứu:

- Các công trình khoa học mới nghiên cứu một số vấn đề cơ bản và khái quát

một số nội dung chủ yếu về số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ, chưa có công trình nào

nghiên cứu sâu sắc, toàn diện về số hóa tài liệu lưu trữ.

- Chưa có công trình khoa học nào đi sâu nghiên cứu việc triển khai số hóa

tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ.

- Các công trình nghiên cứu cũng mới tập trung nghiên cứu việc số hóa tài

liệu lưu trữ trên vật mang tin là giấy, còn các loại vật mang tin khác chưa được quan

tâm nghiên cứu.

Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn nội dung “Nghiên cứu

triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” làm

luận văn thạc sĩ của mình. Lựa chọn nghiên cứu đề tài, luận văn về số hóa tài liệu

lưu trữ, khảo sát thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT, trên cơ sở đó đề xuất

một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT. Do đó, đề tài không

trùng lắp với bất cứ công trình khoa học nào đã được công bố.

5. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu của Luận văn, tác giả đã đề ra nhiệm vụ chủ yếu như sau:

- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về số hoá tài liệu lưu trữ

- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.

- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.

6. Phƣơng pháp nghiên cứu

Luận văn được tiến hành trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy

vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lê nin và quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam.

Các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể được sử dụng là phương pháp

lịch sử (nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của Ủy ban Dân tộc);

phương pháp phân tích chức năng, mô tả, hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm

vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc); phương pháp tổng hợp, khảo sát thực tế (để

nghiên cứu thực trạng tài liệu và công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc);

phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, đối chiếu (để tìm hiểu những ưu

điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân và đề ra giải pháp)... Đây cũng là quá trình

vận dụng các phương pháp một cách kết hợp, đan xen nhằm đạt kết quả nghiên cứu

tốt nhất cho đề tài.

7. Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số tư liệu, tài liệu tham

khảo sau:

- Hệ thống các văn bản của Đảng, Nhà nước ban hành chỉ đạo, hướng dẫn về

công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

- Các hồ sơ, mục lục hồ sơ hiện đang được lưu trữ tại Kho lưu trữ Ủy ban

Dân tộc.

- Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Cục

Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, luận văn chuyên ngành Lưu trữ học và quản

trị văn phòng.

- Các bài viết trong các k yếu hội thảo, các tọa đàm khoa học.

- Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt

Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian.

Những nguồn tài liệu quan trọng mà tác giả tham khảo trong quá trình viết

luận văn là những tài liệu quý và có giá trị đã giúp cho việc định hướng nghiên cứu

của tác giả. Đồng thời, các tài liệu này cũng đã giúp tác giả rất nhiều trong việc sưu

tầm và hệ thống hoá các tư liệu, tài liệu có liên quan.

8. Bố cục của đề tài

Luận văn gồm: phần mở đầu, ba chương và kết luận.

Chương 1: Sự cần thiết của việc số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Chương 2: Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Chương 3: Giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ

TẠI ỦY BAN DÂN TỘC

1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. S h

Đến nay, có rất nhiều quan niệm về “Số hoá”. Trong cuốn “Số hoá và Lưu

trữ” (Digitalization and Archives) do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002

có đưa ra: “ hoá à vi c chuy n ổi thông tin từ ng truy n th ng (từ t ỳ hình

thức nào và t ỳ m c ích nào) s ng ịnh ng s ” [1, tr.01] (Digitalization is

the transformation of analog information (from whatever form and from whatever

support) to digital code). Theo Luật CNTT năm 2006: “Số hoá” là việc biến đổi các

loại hình thông tin sang thông tin số.

1.1.1.2. h tài i u u tr

Theo nghĩa thông thường, số hoá tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi

thông tin tài liệu lưu trữ ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành những thông

tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (máy

quét/chụp hình) mà máy tính có thể hiểu được.

Từ cách tiếp cận trên có thể quan niệm: hoá tài i u à quá trình chuy n

các ng i u/tài i u truy n th ng nh các n vi t t y, n in trên gi y, s ng

chu n i u trên máy tính và c máy tính nh n i t c nh tài i u n u.

Số hoá tài liệu lưu trữ là việc ứng dụng CNTT để chuyển đổi cách thức lưu

trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử, trực tiếp góp phần giảm tải

không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu. Đây là hình thức, phương pháp

lưu trữ tài liệu mới, đem lại hiệu quả cao không chỉ đối với công tác bảo quản,

quản lý tài liệu mà còn đáp ứng tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Cùng với sự

phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ kỹ thuật số, số hóa tài liệu lưu trữ

càng tạo ra những biến đổi nhanh chóng trong CTLT cũng như mọi lĩnh vực của

đời sống xã hội. Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về t lệ của tài nguyên số

và tài nguyên truyền thống vì mỗi loại tài nguyên này đều có những ưu điểm và

hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ

liệu, giảm lãng phí về thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong

hệ thống các dữ liệu, cần có kế hoạch tổng thể về số hoá tài liệu lưu trữ.

Thực hiện số hoá nhằm xây dựng nguồn tài nguyên số là một trong những

mục tiêu quan trọng của công tác lưu trữ, nhằm hướng đến mục tiêu phục vụ thông

tin cho người dùng ở mọi lúc, mọi nơi, không phân định không gian, thời gian. Số

hoá tài liệu đã được phát triển ở các nước phương Tây từ những năm 90 của thế kỉ

XX, còn đối với Việt Nam, thì công nghệ này còn mới mẻ.

Trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ của CNTT và bối cảnh hội nhập quốc tế

như hiện nay, thì nhu cầu khai thác thông tin và cung cấp thông tin được đặc biệt

chú trọng, một trong những nguồn thông tin được quan tâm nhiều nhất là thông tin

từ tài liệu lưu trữ. Mặt khác, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử

dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển

kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hoá… của quốc gia nói chung và của từng địa phương

nói riêng. Do đó, việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản các

tài liệu lưu trữ có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở

thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Vì vậy, để bảo quản lâu dài tài

liệu lưu trữ và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ một

cách nhanh chóng, chính xác thì việc số hoá tài liệu lưu trữ trở nên cấp thiết hơn.

Đồng thời, số hoá tài liệu lưu trữ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ lợi

ích phát triển kinh tế, văn hoá và giáo dục truyền thống lịch sử. Nó giúp giải quyết

vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện

dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin.

Ngày 11/11/2011, Luật lưu trữ do Quốc hội thông qua đã quy định về tài liệu

lưu trữ điện tử, đã quy định tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển

giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử

được hình thành từ hai nguồn chính:

Một là, bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu;

Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.

Thực tế, tài liệu số hoá có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất

với tài liệu điện tử. Tài liệu số hoá chỉ có thể trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số

hoá dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết

tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và

được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hoá dữ liệu và chúng trở thành dữ

liệu số. Từ đó, về mặt lý thuyết, chúng ta hiểu số hoá dữ liệu là quá trình chuyển các

dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết.

Số hoá tài liệu sẽ hình thành nên “tài liệu số” tức là vật mang tin mà thông tin trong đó

được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

1.1.1.3. Chu i s h

Chu i s hoá à tổng th các quá trình cùng o i, ti p nh u chuy n các

ng i u/tài i u truy n th ng s ng chu n i u trên máy tính và c máy

tính nh n i t c nh tài i u n u .

Thực chất chuỗi số hoá là tổng thể các quá trình số hoá đối với các loại tài liệu

có liên quan với nhau, được thực hiện kế tiếp ở các cơ quan, đơn vị nhằm thực hiện

một nội dung nhất định. Như vậy, chuỗi số hoá mở rộng phạm vi thực hiện nhằm tập

trung thực hiện một hoặc một số mục đích nhất định nhưng không phải là việc cùng

tiến hành số hoá 1 loại văn bản mà là tiến hành số hoá các văn bản khác nhau nhưng

có nội dung liên quan đến nhau.

1.1.1.4. C sở i u

Theo từ điển Bách khoa toàn thư thì Cơ sở dữ liệu (CSDL) (viết

tắt CSDL, tiếng Anh là database) được hiểu theo nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là

một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công

nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết

các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu

này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu

trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

1.1.1.5. iêu i u

Siêu dữ liệu (metadata) là dạng dữ liệu miêu tả về dữ liệu. Đối với tài liệu thì

siêu dữ liệu là “dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các

thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức”.

Đối với tài liệu lưu trữ thì: sách chỉ dẫn các phông lưu trữ; mục lục hồ sơ; ấn

phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ là một dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu

trữ. Thành phần siêu dữ liệu còn có thể được trình bày trong biểu ghi, vì vậy biểu

ghi này được coi là biểu ghi siêu dữ liệu (metadata record) của đối tượng được cơ

sở dữ liệu quản lý.

1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan

1.1.2.1. Một s công vi c th c hi n tr c khi ti n hành quy trình s hoá tài

li u u tr

Trước khi tiến hành quy trình số hoá tài liệu lưu trữ, cần xác định một số việc

cụ thể như: xác định mục tiêu số hoá, lựa chọn tài liệu, lựa chọn công nghệ, số hoá

nguồn tài liệu, bảo quản và cung cấp dữ liệu.

Xác ịnh m c tiêu s hoá: Số hoá để khai thác, sử dụng, số hoá để bảo hiểm hay

số hoá để dùng cho cả bảo hiểm và khai thác sử dụng, đây là vấn đề quan trọng hàng

đầu để nhà quản lý có các quyết định các vấn đề quan trọng trong quá trình số hoá như

đầu tư trang bị, con người, công nghệ và đầu tư kinh phí…

L a chọn tài li u: đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình thực hiện quy

trình số hoá tài liệu, bao gồm việc cân nhắc, lựa chọn và xác định những loại tài liệu

nào được đưa vào số hoá. Cần đưa ra các tiêu chí cụ thể làm cơ sở và căn cứ cho

việc lựa chọn tài liệu như: tác giả, thời hạn bảo quản tài liệu, nội dung tài liệu, điều

kiện để bảo quản tài liệu hiện tại...

L a chọn công ngh : đóng vai trò rất quan trọng bởi đây là công cụ đắc lực giúp

cơ quan thông tin thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành bộ sưu

tập số. Công nghệ để tiến hành số hoá sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho

người dùng tiếp cận; có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá

trình thực hiện, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động; đáp ứng đầy

đủ các yêu cầu về nghiệp vụ lưu trữ; dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có

công cụ sao lưu an toàn dữ liệu.

Để bộ sưu tập số phát huy được hết tác dụng, khi thực hiện tạo lập bộ sưu tập

cần phải có cơ sở hạ tầng sau: hệ thống mạng internet được kết nối với đường

truyền đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của kho Lưu trữ; hệ thống máy chủ đủ

mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và

các phần mềm hệ thống có bản quyền; trang web đăng tải và là cổng truy cập của

người dùng vào bộ sưu tập; phần mềm quản lý tài liệu số phải đáp ứng các yêu cầu

như: tạo siêu dữ liệu theo 3 dạng (siêu dữ liệu mô tả: mô tả các thông tin về tài liệu;

siêu dữ liệu cấu trúc: mô tả liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài

liệu như mục lục, phụ lục, hình ảnh minh hoạ… giúp người dùng dễ dàng di chuyển

đến các thành phần của tài liệu; siêu dữ liệu theo tập tài liệu (tệp toàn văn): gồm tạo

kích cỡ tệp tin, định dạng tài liệu (PDF), đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu);

vận hành liên kết (tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp của người dùng trên nhiều

bộ sưu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán như tác giả, thể loại,

từ khoá, tiêu đề); quản lý các nguồn dữ liệu truy cập được cho phép (phân quyền

truy cập vào tài liệu hoặc quản lý chế độ download của tài liệu).

S hoá tài li u: đây là công đoạn đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là

khâu dễ dàng thực hiện nhất. Bởi vì hiện nay công nghệ số hoá tài liệu đã tiến bộ rất

nhiều. Nếu như trước đây, khi ta muốn số hoá một cuốn sách khoảng 2000 trang thì

phải mất hàng mấy ngày để quét từng trang sách. Nhưng hiện nay cũng với cuốn

sách đó chỉ mất vài giờ đồng hồ là cho ra một sản phẩm tài liệu số đảm bảo chất

lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống bản gốc 100%.

V n hành, b o qu n và cung c p d li u: trong quá trình quét tài liệu, tạo sản

phẩm số và biên mục, tài liệu số nên sao lưu, cất giữ bảo quản. Ủy ban Dân tộc định

kỳ 6 tháng/lần tiến hành sao lưu, lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng máy chủ, ổ cứng ngoài,

đĩa DVD.

Cung cấp, tải dữ liệu lên mạng bao gồm việc đưa bộ sưu tập lên mạng để phục

vụ trực tuyến và thiết kế giao diện với người dùng; tạo ra các công cụ sử dụng, chính

sách khai thác đối với người dùng, xây dựng các ứng dụng tùy biến, chính sách phát triển

nguồn tài liệu.

1.1.2.2. Quy trình s hoá tài i u u tr

Đến nay, có nhiều ý kiến khác nhau về quy trình số hóa tùy theo quy mô,

phạm vi, đối tượng áp dụng. Ở nước ta hiện nay, quy trình số hóa chủ yếu được

thực hiện theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước. Theo Quyết định này, quy trình số hoá tài liệu lưu trữ gồm 12

bước:

B c 1. Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu

B c 2. Chuẩn bị tài liệu

+ Nhận tài liệu

+ Bóc tách tài liệu

+ Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt

B c 3. Thực hiện số hoá

+ Nhận tài liệu

+ Khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện

+ Thực hiện số hoá và lưu ảnh

B c 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ

B c 5. Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu

(nếu có)

B c 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và

đặt tên files ảnh

B c 7. Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng

B c 8. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ

B c 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh

màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu;

+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim

+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu

B c 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

B c 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản

B c 12. Lập hồ sơ về việc số hoá phông/khối tài liệu.

Các bước này cần bảo đảm thực hiện một cách nghiêm túc với sự phối hợp của

nhiều lực lượng có liên quan nhằm tạo ra dữ liệu số có chất lượng cao, đạt các tiêu

chuẩn kỹ thuật. Đồng thời, các bước có mối quan hệ mật thiết với nhau, chất lượng,

hiệu quả của bước thực hiện trước sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các bước tiếp theo.

Tuy nhiên, sự phân chia các bước trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chỉ mang

tính tương đối. Trong từng điều kiện cụ thể, có thể sử dụng quy trình số hóa khác

nhau cho phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. Quá trình tổ chức thực hiện có thể

áp dụng quy trình chi tiết hay quy trình giản lược nhưng phải bảo đảm các yếu tố

khoa học và các yêu cầu tối thiểu để bảo đảm chất lượng và hiệu quả số hóa.

1.1.3.3. Một s công vi c c n th c hi n ồng th i hi ti n hành s hoá tài i u

u tr

Cùng với quá trình thực hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ, để tạo ra các sản

phẩm số hoá phải thực hiện đồng thời nhiều công việc khác, trong đó chú trọng thực

hiện các công việc chủ yếu sau:

a. Chọn ịnh ng các i e nh

Định dạng file là những phần mở rộng ở cuối một tên file (đuôi file), biểu thị file

đó thuộc định dạng nào. Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra

chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương

trình văn bản tương ứng. Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là:

JPEG, TIFF, GIF, PNG, RAW... Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn

chế riêng.

b. Chọn v t m ng tin qu n tài i u s hoá

Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất

liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre,

giấy...Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ

mới, tài liệu nghe nhìn, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi

phiếu, ổ cứng máy tính... thì điều quan tâm nhất của CTLT tài liệu là độ bền của từng

loại vật mang tin. Với khả năng của cơ quan là chủ sở hữu tài liệu, mỗi một dự án số

hoá tài liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản lý các dữ liệu số của mình.

c. hi t p h th ng siêu i u

Siêu dữ liệu (Metadata) là thông tin mô tả nội dung của tài liệu số hoá, thường

được gọi là thông tin cấp II. Siêu dữ liệu cho phép người quản lý tin và dùng tin hiểu rõ

hơn bản chất của dữ liệu mà họ đang có, giúp cho người dùng tin tìm ra được tài liệu

mà họ đang cần và hiểu những thông tin khác có liên quan.

Với sự tối ưu của siêu dữ liệu, có độc giả còn nói là “bể chứa thông tin về dữ

liệu”. Bởi lẽ, thông qua siêu dữ liệu, độc giả có thể nhận biết từng chi tiết kỹ thuật như:

kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục của những loại dữ liệu khác nhau.

Những mô tả này hướng dẫn người dùng tìm đúng loại dữ liệu, hiểu được ý nghĩa của

dữ liệu và phương pháp tiếp cận chúng.

Nhìn chung, siêu dữ liệu bao gồm một số loại thông tin cơ bản như: thông tin

mô tả về bản thân dữ liệu của siêu dữ liệu; thông tin về dữ liệu mà siêu dữ liệu mô

tả và thông tin về cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan đến dữ liệu mà siêu dữ liệu

đã mô tả. Với công cụ truyền thống, chúng ta cũng có thể làm được, thông qua việc

biên mục chi tiết các mục lục hồ sơ lưu trữ, sách hướng dẫn các phông lưu trữ... Giá

trị của việc số hóa tài liệu lưu trữ được coi là quan trọng nhất có thể là tìm tin tự

động thông qua kỹ thuật gắn thông tin của Siêu dữ liệu vào dữ liệu số hoá nhờ một

phần mềm chuyên dụng.

1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ

1.1.3.1. Ưu i m:

Số hoá tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ tài liệu

của các cơ quan, đơn vị, tổ chức. So với phương pháp lưu trữ truyền thống, phương

pháp số hoá tài liệu lưu trữ có những ưu điểm như sau:

Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp cho việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm

thông tin được nhanh chóng, thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, khai thác

và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số...

Việc số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp cho việc chuyển đổi dữ liệu đang lưu giữ

tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức sang các loại dữ liệu số. Sự chuyển đổi phổ biến

nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ứng dụng đó có thể là một chương

trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhưng tích hợp vào chương trình word hoặc là

một ứng dụng on line... dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.

Nếu như đối với CTLT truyền thống, chúng ta gặp khó khăn hơn trong việc

chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu, thì đối với phương pháp số hoá tài liệu thì việc chỉnh

sửa và khả năng tái sử dụng tài liệu sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ở khía cạnh

này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là

không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài

liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa...

Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bản gốc

đang trong tình trạng hư hỏng về tình trạng vật lý và nội dung thông tin bằng cách

sử dụng tài liệu số hoá thay thế việc sử dụng trực tiếp, thường xuyên tài liệu gốc và

áp dụng các biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng đối với tài liệu gốc để kéo dài

tuổi thọ;

Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ góp phần nâng cao việc quản lý và tổ chức sử dụng

tài liệu lưu trữ của cơ quan lưu trữ phục vụ việc chia sẻ, tra tìm, truy cập nguồn

thông tin của các độc giả một cách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện vượt qua giới

hạn về không gian và thời gian; giữ bản gốc (có tình trạng vật lý, nội dung kém

như: mờ, vết bẩn, thủng…) tốt hơn bằng chương trình phần mềm hiệu chỉnh/đồ hoạ

chuyên dụng như: tăng độ nét, độ sáng tối, xoá vết bẩn trên bề mặt tài liệu gốc…

Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, thì việc số hoá tài liệu

sẽ góp phần hiện đại hoá CTLT của cơ quan lưu trữ. Giúp các cơ quan, đơn vị tối

ưu hoá việc khai thác và sử dụng tài liệu.

Sử dụng kỹ thuật số hoá trong bảo quản tài liệu có thể hỗ trợ lẫn nhau với các

phương pháp khác, đặc biệt là kế thừa những ưu điểm của CTLT truyền thống để

tăng cường khả năng bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một

cách hiệu quả hơn.

Như vậy, số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho CTLT hiện nay tại

các cơ quan, đơn vị. Số hoá tài liệu sẽ giảm không gian lưu trữ, tránh việc mất, nhàu

nát tài liệu trong quá trình lưu trữ; quản lý tài liệu vĩnh viễn; giảm thời gian tìm

kiếm tài liệu; chia sẻ thông tin nhanh chóng; nâng cao hiệu quả công việc do tập

hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. Với việc số hoá tài

liệu sẽ giúp CTLT ngày càng phát triển, góp phần quan trọng trong việc giúp các cơ

quan, đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt công việc của mình. Với số hoá tài liệu, tài liệu

lưu trữ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ lợi ích phát triển kinh tế, văn

hoá và giáo dục truyền thống lịch sử. Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài

liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho

người dùng tin. Ở nước ta, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và nhiều địa phương đã tiến hành số hoá

tài liệu lưu trữ để bảo quản và khai thác, sử dụng.

1.1.3.2. H n ch

Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi trong khai thác, sử dụng và bảo vệ tài liệu

lưu trữ, thì số hoá tài liệu cũng gặp một số khó khăn và hạn chế sau:

Khác với CTLT truyền thống, khi bắt đầu xây dựng một đề án số hoá tài liệu lưu

trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT và các thiết bị khác, ví

dụ: cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính,

máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi

đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hoá tài liệu có thể

thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Số hoá tài liệu lưu trữ đòi hỏi đầu tư tốn kém

về cơ sở vật chất cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Bởi vì, các cơ quan, đơn vị vẫn phải

chi phí cho việc đầu tư xây dựng các kho để bảo quản an toàn tài liệu bản gốc.

Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người

theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên

chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin. Bởi vì, số hoá tài liệu

đòi hỏi cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi đáp ứng các yêu cầu công việc khác

nhau trong từng khâu của chuỗi số hoá tài liệu.

Việc số hoá tài liệu cũng như việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hoá phải

đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, tổ

chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.

Bên cạnh đó, số hoá tài liệu sẽ dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này

có thể khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng,

nhưng không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của một cơ quan, tổ

chức có sử dụng cơ sở dữ liệu số hoá. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp:

cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự

bất tiện này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng

người ở từng cấp. So với biện pháp lưu trữ truyền thống, thì số hoá tài liệu gặp khó

khăn trong thực hiện chế độ bảo mật dữ liệu. Thông thường, tài liệu còn chế độ mật

thì chưa được số hoá. Nhưng sự phân biệt giữa tài liệu mật và không mật chỉ là

tương đối. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong

nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một cơ sở

dữ liệu, có thể không bị mất dữ liệu, hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin

tài liệu mật.

Ngoài ra, để áp dụng thành công phương pháp này, đòi hỏi phải nghiên cứu,

tính toán rất kỹ và khách quan, trên cơ sở đó lập kế hoạch phát triển cho phù hợp

với từng giai đoạn.

Trong khi đó, tài liệu số hoá có tuổi thọ không cao vì nó phụ thuộc vào vật

mang tin, phần cứng, phần mềm tương ứng. Do CNTT thay đổi rất nhanh, cho nên

tài liệu số hoá cũng không ngừng phải nâng cấp theo. Điều này dẫn đến phải sử

dụng kinh phí tương đối nhiều. Mặt khác, để tiếp cận được dạng tài liệu này, chúng

ta phải có thiết bị điện tử, phương tiện kết nối thích hợp.

Như vậy, bên cạnh ưu điểm vượt trội so với lưu trữ truyền thống, thì số hoá tài

liệu cũng gặp không ít những khó khăn, hạn chế nhất định trên một số phương diện,

cũng cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về t lệ của tài nguyên số và tài nguyên truyền

thống vì mỗi loại tài nguyên này đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Bên

cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ liệu, giảm lãng phí về

thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong hệ thống các dữ liệu,

cần có kế hoạch tổng thể về số hoá tài liệu lưu trữ.

1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu

1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ

1.2.1.1.Yêu c u chung:

Quá trình số hoá cần thực hiện nghiêm túc quy trình số hoá và nâng cao chất

lượng, hiệu quả công tác số hoá tài liệu lưu trữ. Trong đó, cần thực hiện tốt các yêu

cầu sau:

Một à, c n thi t , x y ng h th ng mở: Yêu cầu này bảo đảm cho việc

vận hành hệ thống linh hoạt, thực hiện tốt nguyên tắc thông tin có được đến đâu thì

số hoá và cập nhật vào hệ thống đến đó. Hệ thống sẽ được mở rộng theo cả chiều

rộng (số lượng đầu mối tham gia cung cấp thông tin nguồn) và chiều sâu (chất

lượng thông tin, số lượng chỉ tiêu thông tin). Đây là tiền đề quan trọng để tài

nguyên số thường xuyên được bổ sung, tăng về quy mô và nâng cao về chất lượng,

ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu truy cập của người sử dụng.

Hai là, tôn trọng các h th ng thông tin hi n c : Điều đó, đòi hỏi các hệ thống

cần phải được xây dựng trên cơ sở nâng cấp hệ thống hiện có chứ không phải bỏ đi

làm lại từ đầu. Yếu tố này bảo đảm có thể sử dụng lại những dữ liệu vô cùng quý

giá đang có. Trên cơ sở những thông tin và các điều kiện hiện có để nâng cấp và bổ

sung thông tin chứ không phải loại bỏ tất cả để làm lại từ đầu. Thực hiện yêu cầu

này vừa có thể tiết kiệm kinh phí cho quá trình thực hiện, vừa có thể kế thừa được

toàn bộ nguồn tài nguyên số; từ đó có thể đầu tư phát triển, nâng cấp về mọi mặt.

Tuy nhiên, để thực hiện tốt yêu cầu này cần phải tính toán đến các phương án, các

giải pháp công nghệ tối ưu để không mất quá nhiều thời gian, công sức, tiền của khi

công nghệ đã thay đổi.

B à, ph i c c ch n toàn, o m t thông tin: Quá trình số hoá cũng như

quản lý, sử dụng tài nguyên số phải bảo đảm thông tin không bị tiết lộ cho những

người không có thẩm quyền; thông tin không bị thay đổi hay phá hu khi vận

chuyển trong mạng; và mọi truy cập tới hệ thống đều được xác thực và kiểm soát

tính hợp lệ. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với quá trình bảo quản, khai thác và sử

dụng tài liệu lưu trữ, song cũng là vấn đề hết sức nan giải khi áp dụng CNTT vào

quá trình này. Bởi cùng với những ưu điểm vượt trội của số hoá thì những khó

khăn, hạn chế của quá trình này cũng không dễ khắc phục. Vì vậy, việc xây dựng cơ

chế và thực hiện nghiêm các quy tắc an toàn, bảo mật thông tin là đòi hỏi bắt buộc

đối với các lực lượng tham gia thực hiện. Ủy ban Dân tộc trong giai đoạn thử

nghiệm mới cập nhật và số hóa các tài liệu thường (không mật) và phân quyền cho

khai thác trong phạm vi nội bộ Ủy ban Dân tộc.

B n à, h th ng c n c gi i o n th nghi m tr c hi tri n h i ồng o t

theo c chi u rộng ẫn chi u s u: Số hoá tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều công đoạn

khác nhau, phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhiều lực lượng do đó cần phải thực hiện

từng bước với những quy mô khác nhau bảo đảm vừa làm vừa rút kinh nghiệm, vừa

tiến hành số hoá vừa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài nguyên số để kịp thời

phát hiện những vướng mắc, những vấn đề nảy sinh để có giải pháp phù hợp. Để

quá trình này vận hành một cách thông suốt cần có sự thử nghiệm đồng thời mọi

hoạt động, từ đó tổng kết, rút kinh nghiệm, điều chỉnh, bổ sung và nhân rộng.

Năm à, vi c x y ng h th ng s hoá c n ph i gắn i n v i c i cách hành

chính: Cùng với việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, việc số hoá phải góp

phần đơn giản, nhanh gọn các thủ tục hành chính và tinh giảm bộ máy công quyền,

phải đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội và nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt

động của bộ máy nhà nước. Do đó, cần lựa chọn phạm vi, đối tượng, nội dung, quy

mô để thực hiện số hoá đảm bảo cho quá trình này mang lại hiệu quả thiết thực đối

với đời sống xã hội.

1.2.1.2. Yêu c u v i n trúc h th ng

Một hệ thống số hoá tốt có khả năng chuyển đổi nhanh một khối lượng lớn tài

liệu giấy sang tài liệu số trong một thời gian ngắn. Sau khi được số hoá, các thông

tin trên tài liệu trở nên hữu hiệu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn sàng để

phục vụ người sử dụng.

1.2.1.3. Yêu c u v thu t

Để hoạt động số hoá có thể diễn ra thông suốt, có chất lượng, hiệu quả đối với cả

nhà quản lý và người sử dụng thì việc xây dựng hệ thống số hoá phải bảo đảm tính khoa

học, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật. Phần mềm số hóa có chức năng tổ chức và quản lý

người sử dụng, có công cụ kiểm soát hoặc chứng thực người truy cập. Các công cụ cho

người quản trị: cho phép người dùng định nghĩa được các trường thông tin yêu cầu trên

hồ sơ lưu trữ, quản lý user, backup dữ liệu, v.v.; nhận dạng tiếng việt với độ chính xác

99% trở lên; có cơ chế hoạt động tự động và liên tục; định dạng của tài liệu cho phép lựa

chọn được nhiều kiểu định dạng tài liệu được số hóa như: jpg, .pdf,…

1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ

Cùng với việc thực hiện tốt các yêu cầu, quá trình số hoá tài liệu lưu trữ cần

chấp hành nghiêm các nguyên tắc sau:

Một à, nguyên tắc v tính giá trị:

Tài liệu lưu trữ thường có tính chuyên biệt, phù hợp với nhiệm vụ của từng

kho lưu trữ nhưng cũng tương đối phong phú, đa dạng. Do đó, trong điều kiện cụ

thể, cần ưu tiên số hoá những tài liệu có giá trị cao nhất trong kho. Chẳng hạn, cần

lựa chọn các tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tình trạng

xuống cấp. Làm như vậy, một mặt có thể giảm thiểu việc sử dụng trực tiếp những

tài liệu gốc, giảm thiểu tổn thất đối với các loại tài liệu này, làm cho các loại tài liệu

này được bảo quản lâu dài và an toàn khi truyền tải. Mặt khác, có thể hạn chế việc

phân tán nhiều loại tài liệu quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong

khai thác sử dụng. Để thực hiện nguyên tắc này, cần phải có bộ tiêu chí lựa chọn tài

liệu lưu trữ để tiến hành số hoá. Tính giá trị của tài liệu phải căn cứ vào từng mục

đích cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng kho lưu trữ.

Thực hiện nguyên tắc về tính giá trị Ủy ban Dân tộc đã lựa chọn những tài

liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để số hóa nhằm giảm thiểu việc sử dụng bản

gốc để kéo dài tuổi thọ của tài liệu và tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng tài

liệu được nhanh chóng thuận tiện.

Hai là, nguyên tắc v tính mở:

Ưu tiên tiến hành lựa chọn số hoá cho các tài liệu lưu trữ có khả năng mở.

Mức độ mật của các tài liệu lưu trữ là nhân tố chủ yếu ảnh hưởng tới tính mở. Ở

các cấp mật khác nhau, phạm vi khai thác sử dụng và mức độ sử dụng cũng khác

nhau. Khi tiến hành số hoá, cần ưu tiên lựa chọn để tiến hành số hoá các loại tài

liệu lưu trữ đã được mở nhằm cung cấp kịp thời cho người khai thác sử dụng. Với

các tài liệu lưu trữ có độ mật, trước mắt chưa thực hiện số hoá, kịp thời tiến hành

kiểm định với các loại tài liệu mật và thực hiện tốt các yêu cầu bảo mật đối với với tài

liệu đó và tiến hành số hoá.

Ba là, nguyên tắc s hoá theo nhu c u s d ng:

Cần ưu tiên lựa chọn để số hoá các tài liệu lưu trữ theo t lệ khai thác sử

dụng cao của người dùng. Lựa chọn phương thức này, trước tiên phải tiến hành

phân tích thông tin của người khai thác sử dụng và kiểm duyệt thông tin của tài liệu

trong kho, tiếp đó xác định số lượng khai thác sử dụng hoặc loại tài liệu lưu trữ trong

kho mà những người khai thác sử dụng là các người dùng quan trọng thường dùng,

từ đó tính toán để tiến hành số hoá. Đồng thời, cũng có thể lựa chọn các phương

thức để bổ sung như: kiểm tra khi người dùng yêu cầu kiểm tra, thông qua yêu cầu

khi mô tả đối với tài liệu giấy để tiến hành số hoá các nguồn tài liệu lưu trữ và mô

hình quản lý số hoá tài liệu lưu trữ.

Trong khi phân tích thông tin về người khai thác sử dụng, thông tin được

kiểm duyệt tại kho lưu trữ cần chú ý đến các thời kỳ lịch sử khác nhau, các thứ bậc

người dùng khác nhau, với những mục đích nghiên cứu khác nhau thì nhu cầu về

thông tin lưu trữ của các người dùng cũng khác nhau.

Tuân theo các nguyên tắc trên, tức là có thể tiến hành tuần tự việc thực hiện số

hoá tài liệu lưu trữ trong kho, hơn thế còn có thể thoả mãn yêu cầu khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ trong môi trường mạng.

Việc số hoá tài liệu lưu trữ cần phải thực nghiêm các yêu cầu và nguyên tắc

bảo đảm thực hiện có hiệu quả quy trình kỹ thuật, phát huy tốt tính năng, tác dụng

của các phương tiện kỹ thuật vừa tạo khả năng cơ động, linh hoạt trong quá trình

quản lý, sử dụng, bảo quản và bảo mật an toàn tài liệu lưu trữ. Quá trình số hoá liên

quan đến nhiều cá nhân, thực hiện đồng thời nhiều công việc khác nhau, việc chậm

trễ, sai một hoặc một số bước trong quy trình sẽ có thể ảnh hưởng lớn đến chất

lượng, hiệu quả số hóa nên chấp hành nghiêm quy trình, các yêu cầu và các nguyên

tắc là vấn đề hết sức quan trọng đối với các lực lượng trực tiếp đảm nhiệm số hoá và

các lực lượng quản lý, khai thác, sử dụng.

1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc

1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển

Trong quá trình lãnh đạo cách mạng, Đảng ta luôn xác định vấn đề dân tộc,

công tác dân tộc và đoàn kết các dân tộc có vị trí chiến lược quan trọng. Vì vậy,

ngay sau khi dành được độc lập, Chủ tịch Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng

hòa đã ban hành sắc lệnh thành lập Nha Dân tộc (tiền thân của Ủy ban Dân tộc ngày

nay), để có điều kiện chăm lo toàn diện hơn tới lợi ích của các dân tộc Việt Nam,

đặc biệt là các dân tộc thiểu số.

Trong quá trình hình thành và phát triển, cơ quan công tác dân tộc các thời

kỳ đã xây dựng khối đại đoàn kết dân tộc, chống lại âm mưu chia rẽ, phá hoại của

các thế lực thù địch, vận động đồng bào các dân tộc đoàn kết một lòng đánh đuổi

thực dân Pháp, đế quốc Mỹ xâm lược, thống nhất đất nước. Ngày nay, trong công

cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, UBDT tiếp tục tham

mưu cho Đảng và Nhà nước xây dựng và triển khai thực hiện các chính sách,

chương trình, dự án phát triển vùng đồng bào dân tộc thiểu số, thực hiện công tác

định canh định cư, xóa đói, giảm nghèo, nâng cao dân trí, phát triển nguồn nhân lực

dân tộc thiểu số (DTTS)... góp phần nâng cao đời sống mọi mặt cho đồng bào các

dân tộc, ổn định tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.

Những thành tựu to lớn trong phát triển kinh tế - xã hội, xoá đói giảm nghèo ở

vùng dân tộc thiểu số và miền núi đã khẳng định đường lối, chính sách dân tộc của

Đảng, Nhà nước ta là đúng đắn, công tác dân tộc có sự chuyển biến tiến bộ, đồng thời

cũng đã thể hiện sự phát triển của UBDT từ khi thành lập cho đến nay. Trải qua hơn 60

năm xây dựng và phát triển, từ Nha Dân tộc thiểu số đến Ủy ban Dân tộc hiện nay - Cơ

quan công tác dân tộc đã có một hệ thống cơ quan làm công tác dân tộc từ Trung ương

đến địa phương. Đến nay Ủy ban Dân tộc đã không ngừng phát triển về mọi mặt, luôn

thực hiện tốt nhiệm vụ của một cơ quan làm công tác dân tộc, góp phần không nhỏ vào

sự phát triển kinh tế - xã hội vùng DTTS và miền núi.

1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ

Nghị định số 84/2012/NĐ-CP ngày 12/10/2012 của Chính phủ quy định về

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc thì Ủy ban

Dân tộc có chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:

1.3.2.1. Chức năng

Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ trực thuộc Chính phủ, thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý

nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc theo quy

định của pháp luật.

1.3.2.2. Nhi m v

Ủy ban dân tộc có các nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu sau: Trình Chính phủ dự

án luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án,

công trình quan trọng quốc gia thuộc lĩnh vực do Ủy ban Dân tộc quản lý; Các

chính sách dân tộc, chính sách đặc thù, các chương trình, dự án, đề án phát triển

kinh tế - xã hội, hỗ trợ giảm nghèo; Các chính sách, dự án bảo tồn và phát triển đối

với các nhóm dân tộc thiểu số và tổ chức thực hiện các chính sách, chương trình, dự

án, đề án sau khi ban hành; Trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo

thẩm quyền tiêu chí xác định thành phần dân tộc, danh mục các thành phần dân tộc

Việt Nam; Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các

văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch,… thuộc phạm vi quản lý nhà

nước của Ủy ban Dân tộc; Tuyên truyền, vận động đồng bào dân tộc thiểu số thực

hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; Theo

dõi, kiểm tra, tổng hợp tình hình vùng dân tộc thiểu số, tình hình thực hiện nhiệm

vụ công tác dân tộc ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các

địa phương, đề xuất, kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết các

vấn đề liên quan đến công tác dân tộc và đồng bào dân tộc thiểu số; Tổ chức, chỉ

đạo thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế về công tác dân

tộc; Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; quyết định việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,

điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái, khen thưởng, k luật, thôi

việc, nghỉ hưu, thực hiện chế độ tiền lương, đào tạo bồi dưỡng,… đối với cán bộ,

công chức, viên chức; Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm; quản lý, tổ chức thực

hiện và quyết toán ngân sách nhà nước…

1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc

- C c u tổ chức: Do yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ lịch sử, cơ cấu tổ

chức của Ủy ban dân tộc cũng có sự thay đổi cho phù hợp. Hiện nay, thực hiện

Nghị Định số 84/2012/NĐ-CP ngày 12/10/2012 của Chính phủ quy định về chức

năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc thì Ủy ban Dân tộc có cơ cấu

tổ chức như sau: Ủy ban Dân tộc gồm có Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc,

các Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc và các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban

Dân tộc: Vụ Kế hoạch - Tài chính; Vụ Tổ chức cán bộ; Vụ Pháp chế; Vụ Hợp tác

quốc tế; Thanh tra; Văn phòng; Vụ Tổng hợp; Vụ Chính sách dân tộc; Vụ Tuyên

truyền; Vụ Dân tộc thiểu số; Vụ Địa phương I; Vụ Địa phương II; Vụ Địa phương

III; Viện Dân tộc; Báo Dân tộc và Phát triển; Trung tâm Thông tin; Tạp chí Dân tộc;

Trường Cán bộ dân tộc; Nhà khách Dân tộc.

- i àm vi c: Ủy ban Dân tộc làm việc theo chế độ thủ trưởng tuân thủ

đúng quy định của Hiến pháp và pháp luật, thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân

chủ, tổ chức phân công cá nhân phụ trách.

1.4.Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc

1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Ủy ban Dân tộc có 07 phông lưu trữ gồm: Phông lưu trữ Ủy ban Dân tộc,

Phông lưu trữ Viện Dân tộc, Phông lưu trữ Báo Dân tộc, Phông lưu trữ Tạp Chí

Dân tộc, Phông lưu trữ Nhà khách Dân tộc, Phông lưu trữ Trường Cán bộ Dân tộc,

Phông lưu trữ Trung tâm Thông tin. Cùng với sự hình hành và phát triển của Ủy

ban Dân tộc, tài liệu lưu trữ về công tác dân tộc không ngừng được bổ sung về số

lượng. Hàng năm, Ủy ban Dân tộc đã ban hành rất nhiều văn bản liên quan đến

công tác dân tộc. Nguồn tài liệu này vừa là cơ sở khoa học quan trọng cho các cơ

quan, ban ngành xây dựng và triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách phát

triển kinh tế - xã hội vùng đồng bào các dân tộc, vừa là nguồn tài liệu tham khảo có

giá trị phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công tác dân tộc của các

tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Qua khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ tại

UBDT có thể thấy những vấn đề chủ yếu sau:

* Thành ph n tài i u u tr

Tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc do Ủy ban Dân tộc, Văn phòng và các vụ,

đơn vị trực thuộc UBDT ban hành. Nguồn tài liệu này theo thời gian không ngừng

tăng lên, bên cạnh đó, UBDT còn tiếp nhận nhiều nguồn tài liệu của các cơ quan, tổ

chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi đến. Các tài liệu lưu trữ này gồm nhiều loại

khác nhau, nhưng chủ yếu là tài liệu giấy. Ngoài ra còn một số loại tài liệu lưu trữ

phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, nghiên cứu khoa học nhưng t lệ không nhiều.

Đến nay, UBDT chưa có con số thống kê đầy đủ, chính xác về số lượng tài

liệu lưu trữ, vì một số đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc chưa nộp hết hồ sơ, tài liệu

về kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, các tài liệu nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc

những năm gần đây đang lưu trữ tại kho lưu trữ Viện Dân tộc.

* Nội ung tài i u u tr

Kho lưu trữ UBDT chủ yếu là lưu giữ, quản lý, bảo quản các tài liệu liên quan

đến công tác dân tộc, tài liệu về đặc điểm kinh tế, văn hóa, xã hội của 54 dân tộc

Việt Nam, tài liệu liên quan phục vụ cho công tác dân tộc. Do đó nội dung chủ yếu

của các tài liệu lưu trữ liên quan đến các vấn đề về dân tộc ở Việt Nam, tài liệu về

thực tiễn giải quyết vấn đề dân tộc ở Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử; Quan điểm,

chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước ta và ở các địa phương; Thực

trạng tình hình dân tộc ở nước ta hiện nay và kết quả triển khai thực hiện các

chương trình kinh tế - xã hội ở miền núi, vùng đồng bào dân tộc thiểu số. Ngoài ra

còn có một số tài liệu về công tác dân tộc của một số nước trên thế giới cũng được

lưu trữ nhằm phục vụ cho việc tham khảo những kinh nghiệm đối với công tác dân

tộc ở Việt Nam; Phần lớn nội dung của tài liệu lưu trữ tại các cơ quan của UBDT

phản ánh hai vấn đề chính:

Một à, các tài liệu về vấn đề dân tộc, quan hệ dân tộc. Các tài liệu này phản

ánh bức tranh đa diện, đa màu về tình hình dân tộc trên thế giới và ở Việt Nam, cả

trong cả quá khứ và hiện tại; Phần lớn các tài liệu này là kết quả của các công trình

nghiên cứu cả về lý luận và thực tiễn về lĩnh vực công tác dân tộc.

Hai là, những tài liệu về chính sách dân tộc và tổ chức thực hiện chính sách

dân tộc. Các tài liệu này rất đa dạng, phong phú, bao gồm nhiều loại hình khác

nhau, trong đó tập trung thành hai mảng chính là: các tài liệu liên quan đến chính

sách dân tộc của Đảng, Nhà nước ta và các tài liệu về tình hình thực hiện chủ

trương, chính sách dân tộc ở nước ta.

Các tài liệu lưu trữ tại UBDT phản ánh toàn diện bức tranh dân tộc và tổ chức

thực hiện công tác dân tộc ở nước ta. Số lượng, quy mô tài liệu không ngừng tăng

lên theo thời gian. Trong những năm qua, UBDT cũng đã quan tâm đến công tác

lưu trữ, bảo quản tài liệu song công tác lưu trữ tại UBDT còn nhiều hạn chế cần

phải quan tâm khắc phục.

* Ph ng pháp u tr , o qu n

Hầu hết các loại tài liệu ở UBDT hiện nay, chủ yếu là tài liệu giấy được lưu

trữ bằng phương pháp truyền thống đang được bảo quản trong kho lưu trữ Ủy ban

Dân tộc. Nhiều tài liệu quan trọng và có giá trị về công tác dân tộc đã và đang bị

nhàu nát, hỏng, mờ trong quá trình khai thác, sử dụng. Với tình trạng này, sẽ gặp

nhiều khó khăn trong việc khai thác và sử dụng tài liệu.

Hàng năm Ủy ban Dân tộc chưa thu triệt để tài liệu hình thành trong quá trình

hoạt động của các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc về Kho lưu trữ để chỉnh lý,

bảo quản an toàn tài liệu, hầu hết các tài liệu thu về chưa được lập hồ sơ, thu ở dạng

bó, gói nên phần nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ.

Thực tế khảo sát cho thấy, khối tài liệu đang được bảo quản tại các lưu trữ

đang bị xuống cấp nghiêm trọng do nhiều nguyên nhân khác nhau như: điều kiện

khí hậu (nhiệt độ, độ ẩm); tần suất sử dụng (sử dụng nhiều lần và không có hình

thức bảo dưỡng định kỳ, đúng hạn…) và thời gian bảo quản dài, không đúng quy

cách, thiếu điều kiện cần thiết… Nếu UBDT không có những biện pháp xử lý, ngăn

chặn kịp thời, có thể sẽ làm mất đi vĩnh viễn khối tài liệu vô giá đó. Trong khi đó,

nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác dân tộc ngày càng cao.

1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Tài liệu lưu trữ tại UBDT trong những năm qua không ngừng tăng lên, trực

tiếp cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý về lĩnh vực công tác dân tộc. Với số

lượng tài liệu phong phú, tương đối đa dạng về chủng loại tài liệu lưu trữ đã cung

cấp cho cơ quan chức năng thực hiện nhiệm vụ về công tác dân tộc những tài liệu,

tư liệu quý giá, luận giải tương đối sâu sắc cơ sở khoa học cho việc hoạch định và

thực hiện chính sách dân tộc. Trên cơ sở tài liệu lưu trữ tại UBDT, các cơ quan chức

năng đã sử dụng các thông tin để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội ở vùng

đồng bào dân tộc thiểu số, xây dựng kế hoạch công tác dân tộc (dài hạn và ngắn

hạn). Nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị thiết thực trực tiếp phục vụ cho quá trình triển

khai thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác dân tộc ở những mục đích, phạm vi

khác nhau.

Tài liệu lưu trữ là căn cứ chứng minh kết quả quá trình hoạt động của UBDT.

Nhiều tài liệu đã đánh giá cụ thể, sâu sắc kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác dân

tộc, sự chuyển biến trong đời sống của đồng bào dân tộc thiểu số, mức độ tác động

của chính sách dân tộc đến mọi mặt đời sống ở vùng dân tộc, miền núi. Đồng thời,

tài liệu lưu trữ đã nghiên cứu lịch sử xây dựng và phát triển của hệ thống cơ quan

làm công tác dân tộc qua các thời kỳ, đặc biệt những chuyển biến của cơ cấu tổ

chức, chức năng, nhiệm vụ của UBDT qua các thời kỳ lịch sử.

Tài liệu lưu trữ là nguồn tài liệu gốc cung cấp những cứ liệu lịch sử để phục

vụ xác định thành phần dân tộc ở nước ta. Nhiều tài liệu trực tiếp nghiên cứu quá

trình lịch sử tộc người, các giai đoạn phát triển của các tộc người ở Việt Nam,

những biến cố lịch sử, những chuyển biến lớn của các dân tộc. Đây là tài liệu quan

trọng phục vụ công tác xác định thành phần tộc người ở nước ta. Đặc biệt, trong

giai đoạn hiện nay, những tư liệu gốc do tài liệu lưu trữ cung cấp sẽ góp phần bổ

sung các cứ liệu khoa học cho việc xác định lại tộc danh của một số tộc người ở

nước ta. Tùy từng tài liệu và mục đích khai thác của người sử dụng mà giá trị của

các tài liệu được khẳng định và đánh giá ở những mức độ khác nhau. Song tài liệu

lưu trữ tại UBDT là nguồn tài liệu quý, có giá trị lớn đối với quá trình thực hiện

công tác dân tộc hiện nay cũng như trong tương lai.

1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc

Số hoá tài liệu lưu trữ nhằm chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường “tín

hiệu tương tự” (analog) sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số (digital). Mục tiêu số

hoá tài liệu lưu trữ nhằm xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt

được những mục tiêu đó, các kho lưu trữ phải thực hiện các thao tác thuộc quy trình

số hoá tài liệu là chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường sang dạng tài liệu số,

hoặc dữ liệu số. Việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc không chỉ có ý nghĩa

quan trọng đối với công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu mà còn trực tiếp góp phần nâng

cao chất lượng, hiệu quả của quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc:

Một à, s h tài i u sẽ g p ph n éo ài tuổi thọ c tài i u u tr n g c:

Đây là giải pháp thực hiện quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ một cách

có chất lượng và hiệu quả cao. Thông qua việc tạo ra tài nguyên số từ chính các bản

tài liệu gốc, số hóa tài liệu đã trực tiếp giảm việc khai thác, sử dụng tài liệu, góp phần

bảo quản bản tài liệu gốc.

Hai là, s h tài i u sẽ g p ph n ồng nh t các o i hình tài i u: Nếu

phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, bảo quản tài liệu với các vật

mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim

ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm..., vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ

nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng

tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết

sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng. Số hóa sẽ đồng nhất các loại hình

tài liệu lưu trữ, loại bỏ sự khác biệt giữa các loại tài liệu, tạo ra các tài nguyên số

bằng việc sử dụng các kỹ thuật số hóa và các phần mềm hỗ trợ.

Ba là, s h tài i u sẽ g p ph n qu n , h i thác tài i u t p trung: Với sự

tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, toàn bộ các dữ liệu số hoá, không phân biệt

chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ

sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hoá tài liệu lưu trữ,

độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau,

không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

B n à, s h tài i u sẽ g p ph n s ng, tr cứu thu n ti n, nh nh ch ng v i

s h tr c CN : Với các lợi thế mà số hoá tạo ra, có thể tạo cho độc giả tăng khả

năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Việc số hóa tài

liệu lưu trữ giúp đông đảo công chúng được tiếp cận, tăng khả năng khai thác tài liệu

của người nghiên cứu. Số hoá tài liệu lưu trữ cũng cho phép tiếp cận thông tin nằm ở

một cơ quan lưu trữ hoặc nằm ở nhiều cơ quan lưu trữ khác nhau.

Năm à, s h tài i u u tr sẽ tr c ti p g p ph n n ng c o ch t ng, hi u

qu quá trình tổ chức th c hi n công tác n tộc ở n c t hi n n y. Việc số hóa tài

liệu lưu trữ là một biện pháp quan trọng tác động trực tiếp vào quá trình xây dựng

chính sách dân tộc và triển khai, tổ chức thực hiện công tác dân tộc đáp ứng yêu cầu

của tình hình mới. Trên cơ sở của tài liệu số hóa, công tác nghiên cứu xây dựng chính

sách dân tộc trở nên hết sức thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, từ

những lợi thế của tài liệu số hóa sẽ góp phần triển khai nhanh chống và tổ chức thực

hiện có hiệu quả công tác dân tộc. Điều này, được biểu hiện rất rõ trong quá trình tổ

chức, chỉ đạo và phối hợp thực hiện công tác dân tộc giữa các cơ quan, giữa Trung

ương và địa phương.

Sáu là, s h tài i u u tr sẽ tr c ti p g p ph n x y ng các c qu n, n

vị m nhi m th c hi n công tác n tộc. Số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp các cơ quan,

đơn vị thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao, đồng thời góp phần xây dựng cơ

quan đơn vị vững mạnh toàn diện. Đặc biệt, nó sẽ trực tiếp góp phần giảm bớt các thủ

tục hành chính, cải cách hành chính và nâng cao phẩm chất, năng lực cho đội ngũ cán

bộ, nhân viên thực hiện công tác dân tộc. Với khối lượng tài nguyên số phong phú, đa

dạng, có thể truy cập dễ dàng, thuận tiện sẽ cung cấp cho cán bộ, nhân viên đảm

nhiệm thực hiện công tác dân tộc những thông tin, tri thức cần thiết phục vụ cho quá

trình thực hiện chức trách nhiệm vụ và tự bồi dưỡng, tự hoàn thiện nhân cách của

người cán bộ, viên chức đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ.

Tóm lại, số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc là đặc biệt quan trọng, sẽ phục

vụ tốt công tác lưu trữ theo xu hướng hiện đại; đồng thời góp phần phổ biến rộng rãi tài

liệu đến độc giả, đẩy nhanh quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện công

tác dân tộc … Tuy nhiên, giá trị của quá trình số hóa đạt được đến mức độ nào còn phụ

thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là nguồn lực để tiến hành số hóa.

Tiểu kết chƣơng 1

Chương 1 luận văn đã làm rõ sự cần thiết phải số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy

ban Dân tộc. Trước hết, luận văn khái quát và hệ thống hóa một số vấn đề về số

hóa tài liệu lưu trữ. Qua nghiên cứu tài liệu, luận văn cho rằng: số hoá tài liệu lưu

trữ là hình thức chuyển đổi các dạng dữ liệu từ các vật mang tin bên ngoài thành

những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu trữ và đáp ứng

các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.

Thực hiện tốt quy trình số hóa sẽ mang lại những hiệu quả lớn đối với CTLT

nói chung, việc quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài nguyên số nói riêng.

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội hình thức lưu trữ này cũng có những khó khăn,

hạn chế nhất định đòi hỏi nhà quản lý và các cơ quan chức năng cần có sự nghiên

cứu toàn diện công nghệ số hóa để phát huy cao nhất những ưu điểm, hạn chế thấp

nhất những khó khăn, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội.

Do đó, để thực hiện có chất lượng, hiệu quả quy trình số hoá, phát huy lợi thế

của hình thức lưu trữ này đáp ứng mục tiêu đã xác định, quá trình tổ chức số hoá

tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc số hóa. Trong đó, cần thực

hiện tốt yêu cầu chung cũng như các yêu cầu về kiến trúc của số hóa và yêu cầu kỹ

thuật; chấp hành nghiêm các nguyên tắc bảo đảm tính giá trị, tính mở và đáp ứng

nhu cầu sử dụng. Đây là những vấn đề quan trọng, là cơ sở để triển khai thực hiện

có hiệu quả công tác số hóa, đòi hỏi các nhà quản lý cũng như các cơ quan chuyên

môn cần quán triệt và tổ chức thực hiện tốt, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu

quả số hóa tài liệu lưu trữ.

Quá trình tổ chức số hoá tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy trình chặt chẽ với

nhiều bước, đòi hỏi các lực lượng có liên quan phải căn cứ vào điều kiện, môi

trường, yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan đơn vị mình, nội dung, tính chất của tài liệu

lưu trữ mà xác định và áp dụng quy trình đó một cách nghiêm túc, bảo đảm tính

khoa học, chất lượng, hiệu quả số hóa. Tuy nhiên, quy trình đó cũng chỉ mang tính

chất tương đối, cần có sự vận dụng linh hoạt sáng tạo trong quá trình tổ chức số

hóa phù hợp với từng điều kiện cụ thể.

Đối với UBDT, xuất phát từ đặc thù công tác, chức năng nhiệm vụ có tính

chất đặc thù nên quá trình triển khai thực hiện số hóa có một số thuận lợi song cũng

có nhiều khó khăn. Những thuận lợi khó khăn đó, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình

thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT.

Cũng trong khuôn khổ của chương 1, luận văn đã phân tích làm rõ tầm trọng

của việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc. Số hóa tài liệu lưu trữ góp phần

kéo dài tuổi thọ bản gốc (bản chính) của tài liệu lưu trữ, đồng nhất các loại hình tài

liệu, quản lý, khai thác tập trung, sử dụng, tra cứu thuận tiện, nhanh chóng với sự hỗ

trợ của CNTT. Đồng thời, cũng như nhiều cơ quan, đơn vị khác, công tác số hóa tài

liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc cũng đang đặt ra một cách bức thiết nhằm góp phần

phục vụ tốt hơn cho việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác dân tộc và xây

dựng cơ quan đơn vị thực hiện công tác dân tộc.

Thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian qua sẽ được luận

văn nghiên cứu làm rõ ở chương 2.

Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ

TẠI ỦY BAN DÂN TỘC

2.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lƣu

trữ tại Ủy ban Dân tộc

Những năm gần đây, thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,

UBDT đã tăng cường áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động.

UBDT luôn coi số hoá tài liệu về công tác dân tộc là một trong những điểm mấu

chốt góp phần nâng cao năng lực công tác, mở rộng mạng thông tin để đưa tri thức

khoa học và áp dụng công nghệ thông tin vào việc hoạch định chính sách phát triển

kinh tế - xã hội vùng dân tộc thiểu số và miền núi. Về cơ bản mặc dù còn nhiều khó

khăn, nhưng công tác lưu trữ nói chung và đối với số hoá tài liệu lưu trữ của UBDT

đã từng bước được quan tâm, triển khai thực hiện có hiệu quả, góp phần thực hiện

thắng lợi công tác dân tộc trong tình hình mới.

Năm 2011, UBDT đã ban hành Quyết định số 95/QĐ-UBDT ngày 14/4/2011

của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt

động của cơ quan UBDT giai đoạn 2011 - 2015”.

Ngày 17 tháng 7 năm 2012, UBDT đã ban hành Quyết định 155/QĐ-UBDT

về việc ban hành quy định số hoá văn bản đi, đến của UBDT. Trong đó, quy định

các loại hồ sơ, tài liệu số hoá đưa vào cơ sở dữ liệu bao gồm: hồ sơ vấn đề, hồ sơ

hội nghị, hồ sơ vụ việc, tập lưu văn bản đi, đến… có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

(trừ văn bản mật); các hồ sơ, tài liệu khác sẽ được lãnh đạo U ban xem xét.

Ngày 30/8/2013, tại Quyết định số 432/QĐ-UBDT Bộ trưởng, Chủ nhiệm

UBDT đã thành lập Ban Chỉ đạo ứng dụng CNTT của UBDT để chỉ đạo triển khai ứng

dụng CNTT ở UBDT và các cơ quan làm công tác dân tộc địa phương; Quyết định số

466/QĐ- UBDT ngày 02/10/2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT ban hành Quy

chế đảm bảo an ninh, an toàn trên mạng thông tin trong hoạt động của UBDT.

Năm 2014, ban hành Quyết định số 238/QĐ-UBDT ngày 30/7/2014 của Bộ

trưởng, Chủ nhiệm UBDT ban hành Quy chế hoạt động của Ban Chỉ đạo ứng dụng

CNTT của UBDT.

Như vậy, UBDT đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo để tăng cường ứng dụng

CNTT vào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác dân tộc. Các văn

bản có liên quan đến ứng dụng CNTT vào các hoạt động triển khai thực hiện công

tác dân tộc đã được xây dựng và ban hành kịp thời, tạo hành lang pháp lý cho các

hoạt động ứng dụng CNTT tại UBDT. Đối với công tác số hoá tài liệu lưu trữ, từ

các văn bản chỉ đạo nêu trên, có thể nhận thấy những vấn đề chủ yếu sau đây:

- UBDT đã nhận thức được vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ, công tác số

hoá tài liệu lưu trữ. Trong các chủ trương chính sách của UBDT đã đề cập đến nhiệm

vụ ứng dụng CNTT nói chung, số hoá nói riêng vào quá trình hoạt động, coi đây là

một khâu quan trọng tạo nên sự chuyển biến tích cực, góp phần nâng cao chất lượng,

hiệu quả quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác dân tộc. Đồng

thời, đây cũng được xem là nhiệm vụ hàng đầu trực tiếp góp phần cải cách thủ tục

hành chính, bảo đảm triển khai thực hiện nhanh chóng, hiệu quả chủ trương, chính

sách dân tộc của Đảng và Nhà nước ta.

- Các Quyết định của UBDT đã xác định rõ tài liệu lưu trữ được phép và cần

thiết phải tiến hành số hoá. Theo các quy định của UBDT thì các hồ sơ, tài liệu có

thời hạn bảo quản vĩnh viễn sẽ được tiến hành số hoá. Ngoài ra, một số hồ sơ tài

liệu khác khi được Lãnh đạo cho phép thì sẽ được số hoá. Như vậy, không phải tất

cả các tài liệu lưu trữ của UBDT được tiến hành số hoá mà chỉ một số loại hồ sơ, tài

liệu có giá trị lịch sử mới được số hoá. Điều này cho thấy phạm vi, quy mô thực

hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT còn hẹp, chỉ tập trung vào các hồ sơ,

tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thật sự cần thiết đối với việc thực hiện công

tác dân tộc.

- Nguồn lực đầu tư để thực hiện số hoá còn hạn hẹp; các chủ trương, chính

sách của UBDT chưa xác định cụ thể nguồn tài chính bảo đảm cho công tác số hoá

cũng chưa đưa ra các giải pháp để huy động nguồn vốn cho nhiệm vụ này. Do đó,

cũng chưa xác định kinh phí bảo đảm cho nhiệm vụ số hoá. Đây là khó khăn lớn đối

với việc triển khai dự án số hoá tại Văn phòng Ủy ban và các vụ, đơn vị trực thuộc

Ủy ban Dân tộc.

Ngoài ra, UBDT cũng ban hành các văn bản quy định một số nội dung có liên

quan đến quá trình thực hiện số hoá và khai thác, sử dụng tài nguyên số. Các quy

định về bảo mật thông tin, bảo đảm an toàn cũng được ban hành và tổ chức thực

hiện. Các văn bản về chính sách ưu đãi cho cán bộ làm CNTT để tăng cường chất

lượng nguồn nhân lực làm CNTT nói chung và đối với số hóa tài liệu nói riêng.

Nhìn chung, UBDT có sự quan tâm đến công tác số hoá, đã ban hành một số

văn bản có liên quan đến vấn đề này. Tuy nhiên, đến nay chủ trương, chính sách

liên quan đến số hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT còn chung chung, phần lớn được lồng

ghép, hoặc được đề cập trong các văn bản liên quan đến việc ứng dụng CNTT vào

quá trình tổ chức thực hiện chính sách dân tộc.

2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Trong thời gian qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc,

sự nỗ lực của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ, công tác số hoá tài

liệu lưu trữ của UBDT đã đạt được kết quả cụ thể như sau:

2.2.1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Xuất phát từ nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT là tài liệu giấy, chủ yếu

là văn bản hành chính nên UBDT đã lựa chọn thực hiện quy trình số hóa giản lược.

Theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN quy trình số hoá tài liệu lưu trữ gồm 12

bước nhưng căn cứ vào tình hình thực tế thì Ủy ban Dân tộc thực hiện quy trình số

hóa tài liệu lưu trữ gồm 7 bước:

B c 1. Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc giao cho Văn phòng Ủy ban kết hợp với

Trung tâm Thông tin triển khai số hóa tài liệu lưu trữ; Lãnh đạo Trung tâm Thông

tin giao cho 1 kỹ sư tin học phụ trách việc số hóa như quản trị mạng, sao lưu, quản

lý,... cài đặt phần mềm và hướng dẫn lưu trữ viên thao tác sử dụng phần mềm, Lãnh

đạo Văn phòng Ủy ban giao nhiệm vụ cho 01 lưu trữ viên làm việc tại kho lưu trữ

Ủy ban Dân tộc thực hiện việc số hóa.

B c 2. Lưu trữ viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

đã chỉnh lý hoàn chỉnh để tiến hành số hóa.

B c 3. Thực hiện số hóa

- Khởi động máy tính, máy scan, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện

- Thực hiện số hoá và lưu ảnh

- Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu

(nếu có).

B c 4. Gắn ảnh vào bản ghi trên cơ sở dữ liệu

B c 5. Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng

B c 6. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ

B c 7. Lập hồ sơ về việc số hóa

Nh v y, căn cứ vào th c tiễn và yêu c u t r c Ủy n D n tộc, mà Ủy

n D n tộc th c hi n quy trình s h hác v i quy ịnh c Quy t ịnh 176 (chỉ

th c hi n 7 c Quy t ịnh 176/QĐ-VTLTNN à 12 c). ở ĩ nh v y à o lý

o nh s u:

hứ nh t, vi c chọn quy trình 7 c à o xu t phát từ nhu c u th c t s

h c Ủy n D n tộc.

Bước 1 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Giao nhận và vận chuyển tài

liệu về nơi chuẩn bị tài liệu”; Ủy ban Dân tộc không thực hiện bước này; Bước 1,

Ủy ban Dân tộc thực hiện như sau: Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc giao cho Văn phòng

Ủy ban Dân tộc kết hợp với Trung tâm Thông tin triển khai số hóa tài liệu lưu trữ;

Lãnh đạo Trung tâm Thông tin giao cho 1 kỹ sư tin học phụ trách việc số hóa như

quản trị mạng, sao lưu, quản lý,... cài đặt phần mềm và hướng dẫn lưu trữ viên Văn

phòng Ủy ban Dân tộc thao tác sử dụng phần mềm thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

Bước 2 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Chuẩn bị tài liệu, nhận tài

liệu, bóc tách tài liệu, xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt”. Bước 2, Ủy ban Dân tộc

thực hiện: “Lưu trữ viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã

chỉnh lý hoàn chỉnh để tiến hành số hóa” không thực hiện bóc tách tài liệu vì tài liệu

Ủy ban Dân tộc chỉnh lý theo phông và thống kê mục lục tài liệu theo thời hạn bảo

quản, những hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn làm mục lục riêng nên

không phải bóc tách tài liệu và không xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt.

Bước 3 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Thực hiện số hoá (nhận tài

liệu; khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện;

thực hiện số hoá và lưu ảnh)”. Bước 3, Ủy ban Dân tộc là: thực hiện số hóa (khởi

động máy tính, máy scan, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện; thực hiện số

hoá và lưu ảnh; kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu

(nếu có). Tại bước 3, Ủy ban Dân tộc không giao nhận tài liệu vì cán bộ lưu trữ trực

tiếp thực hiện không phải bàn giao tài liệu cho người khác nên không phải giao

nhận tài liệu. Để giảm bớt các bước trong quy trình số hóa tại bước này chúng tôi

kết hợp kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu

có) nội dung này ở bước 3 của Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là không có.

Bước 4 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Chuyển ảnh từ các máy trạm

về máy chủ”; Ủy ban Dân tộc không thực hiện bước này vì cán bộ lưu trữ thực hiện

scan văn bản sau đó gắn tệp toàn văn và được lưu ở máy chủ. Bước 4, Ủy ban Dân

tộc thực hiện là: “Gắn ảnh vào bản ghi trên cơ sở dữ liệu”.

Bước 5 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Kiểm tra số lượng, chất lượng

ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có)”. Ủy ban Dân tộc thực hiện bước

này gộp vào bước 3. Bước 5, Ủy ban Dân tộc thực hiện là: “Sao toàn bộ dữ liệu ảnh

đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng”

Bước 6 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Loại bỏ các file ảnh là tiêu

chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và đặt tên files ảnh”; Ủy ban Dân tộc không có

bước này. Bước 6 Ủy ban Dân tộc thực hiện là: “Lập danh mục thống kê số lượng

ảnh theo hồ sơ” (bước 8 của Quyết định 176/QĐ-VTLTNN)

Bước 7 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen

trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng”; Ủy ban Dân tộc thực hiện ở bước 5. Bước 7,

Ủy ban Dân tộc thực hiện là “Lập hồ sơ về việc số hoá phông/khối tài liệu”, (bước

12 của Quyết định 176/QĐ-VTLTNN).

Bước 8 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Lập danh mục thống kê số

lượng ảnh theo hồ sơ”; Ủy ban Dân tộc thực hiện ở bước 6.

Bước 9 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Bàn giao dữ liệu ảnh đen

trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu; giao

nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim; giao nhận, kiểm tra dữ

liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu”. Bước 9, Ủy ban Dân tộc không thực

hiện vì cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện số hóa nên không phải bàn giao dữ liệu.

Bước 10 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Chuyển dữ liệu ảnh màu vào

hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu”; Ủy ban không thực hiện bước này vì dữ liệu ảnh đã

được gắn lên cơ sở dữ liệu lưu tại máy chủ.

Bước 11 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Vận chuyển và bàn giao tài

liệu cho kho bảo quản”; Ủy ban Dân tộc không thực hiện bước này vì cán bộ lưu trữ

trực tiếp thực hiện số hóa nên không phải vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho

bảo quản.

Bước 12 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Lập hồ sơ về việc số hoá

phông/khối tài liệu”; bước này Ủy ban Dân tộc thực hiện ở bước 7.

- Mặt khác do nguồn nhân lực để tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban

Dân tộc còn hạn chế cả về số lượng và chất lượng nên nếu tiến hành 12 bước như

Quyết định 176/QĐ-VTLTNN sẽ gặp nhiều khó khăn khi triển khai thực hiện quy

trình số hóa tài liệu lưu trữ.

- Thứ ba, về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác triển khai số hóa còn

hanjc hế, chưa đáp ứng được nhu cầu đặt ra của quy trình số hóa theo Quyết định

176/QĐ-VTLTNN. Vì vậy, nếu triển khai số hóa theo định 176/QĐ-VTLTNN sẽ

gặp khó khăn khi tổ chức thực hiện quy trình số hóa.

Thứ tư, Quy trình số hóa mà Ủy ban Dân tộc thực hiện là do quy trình này có

những ưu điểm nhất định, như rút ngắn được thời gian triển khai số hóa, giảm bớt

được kinh phí đầu tư cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ.

* Ưu điểm của Quy trình số hóa

Việc lựa chọn quy trình số hóa 7 bước có những ưu điểm như:

Rút ngắn được thời gian tiến hành triển khai số hóa

Công tác triển khai số hóa đơn giản và phù hợp với chức năng nhiệm vụ của

Ủy ban Dân tộc

Giảm nguồn đầu tư kinh phí cho cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhân lực cho công

tác triển khai số hóa

*Nhược điểm: Việc triển khai quy trình số hoá không theo Quyết định

176/QĐVTLTNN sẽ gặp khó khăn hơn về cách thức triển khai thực hiện, chất lượng

của tài liệu số hóa sẽ không cao do giảm bớt một số bước trong quy trình số hóa.

2.2.2. Lựa chọn tài liệu để số hóa

Ủy ban Dân tộc lựa chọn loại hình tài liệu hành chính (1.580 hồ sơ) có thời

hạn bảo quản vĩnh viễn của 07 phông lưu trữ: Phông lưu trữ Ủy ban Dân tộc, Phông

lưu trữ Viện Dân tộc, Phông lưu trữ Trung tâm Thông tin, Phông lưu trữ Trường

Cán bộ Dân tộc, Phông lưu trữ Tạp Chí Nghiên cứu Dân tộc, Phông lưu trữ Báo

Dân tộc và Phát triển, Phông lưu trữ Nhà khách Dân tộc đang bảo quản tại kho để

số hóa. Trước mắt giai đoạn thử nghiệm (từ tháng 9/2015 đến quý I/2016) lựa chọn

01 mục lục tài liệu (giai đoạn 2009-2013) gồm 163 hồ sơ và 09 tập lưu văn bản đi

có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để số hóa. Việc thẩm định văn bản trước khi số hóa

và cung cấp lên mạng đã bảo đảm thực hiện tốt các yêu cầu, nguyên tắc. Đặc biệt,

năm 2014, Văn phòng UBDT đã thể hiện rõ vai trò bao quát, đầu mối điều phối xử

lý các vấn đề liên ngành, chủ động làm việc với các Vụ, đơn vị để triển khai số hóa

các văn bản lưu trữ, bảo đảm cho việc thực hiện quy trình số hóa nhanh chóng, góp

phần triển khai thực hiện có hiệu quả chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng, Nhà

nước ta, giảm bớt tình trạng chậm tiến độ xử lý công việc. Các hồ sơ, tài liệu của

Phông lưu trữ Ủy ban Dân tộc được đưa vào số hóa gồm các hồ sơ vấn đề, hồ sơ vụ

việc, hồ sơ hội nghị, hội thảo, các tập lưu văn bản đi, đến có thời hạn bảo quản vĩnh

viễn (trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước) gồm:

- Tài liệu về lãnh đạo chỉ đạo chung về công tác dân tộc;

- Tài liệu sơ kết, tổng kết công tác dân tộc;

- Tài liệu về tổ chức bộ, cán bộ;

- Tài liệu về chính sách dân tộc;

- Tài liệu về thi đua khen thưởng;

- Tài liệu về hợp tác quốc tế;

- Tài liệu về kế hoạch, tài chính;

- Tài liệu về các nguồn tài trợ;…

2.2.3. Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ”

Phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” Ủy ban Dân tộc sử dụng do Trung tâm

tin học trực thuộc Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước cung cấp, phần mềm giúp cho

việc quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giảm thiểu rất nhiều thời gian làm việc cho đội

ngũ công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ vì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan

gắn tệp toàn văn đưa vào các hồ sơ theo hệ thống khoa học trên máy tính, cơ sở dữ

liệu được lưu trên máy chủ một cách an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài, phục vụ

khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng. Phần mềm gồm 7 chức năng chính

như: Biên mục tài liệu, danh mục tài liệu, thống kê báo cáo, xuất nhập dữ liệu, quản

lý độc giả, trực tuyến, hệ thống và quản trị. Phần mềm dùng để số hóa tài liệu lưu

trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc.

2.2.3.1. Ch y ph n m m và ăng nh p vào h th ng:

Khởi động trình duyệt Internet: Chrome hoặc Mozilla FireFox/Internet Explorer,

ở Ủy ban Dân tộc chúng tôi sử dụng trình duyệt cốc cốc trên thanh địa chỉ của trình

duyệt, xóa bỏ các nội dung đã có và nhập mới: http://vtlt.egov.vn

Phần mềm xuất hiện màn hình đăng nhập vào hệ thống.

+ Tại ô “tên đăng nhập”: gõ vào tài khoản đăng nhập “nguyenthihanh”

+ Tại ô “mật khẩu” : gõ vào mật khẩu đăng nhập “xxxxxx”

(Tài khoản do người quản trị phần mềm lưu trữ cung cấp)

+ Sau đó bấm nút “đăng nhập”

Sau khi bấm nút đăng nhập:

+ Giao diện chính của phần mềm xuất hiện

+ Màn hình được chia làm 3 phần:

- Phần 1: là Banner trên cùng gồm tiêu đề của phần mềm và hiển thị tên người

đăng nhập vào phần mềm

- Phần 2: là Menu bên trái, dưới Banner gồm 7 chức năng chính của phần

mềm: Biên mục tài liệu, danh mục tài liệu, thống kê báo cáo, xuất nhập dữ liệu,

quản lý độc giả, trực tuyến, hệ thống và quản trị.

+ BIÊN MỤC TÀI LIỆU: Chức năng này cho phép biên mục hồ sơ, văn bản

và đính kèm các file tài liệu vào văn bản;

+ DANH MỤC TÀI LIỆU: Chức năng này cho phép tạo lập các chức năng cần

thiết cho phần biên mục tài liệu bao gồm: Cơ quan lưu trữ, danh mục phông lưu trữ,

loại hình tài liệu, tính chất tài liệu, từ điển, kho lưu trữ, khung phân loại thông tin;

+THỐNG KÊ B O C O: Chức năng này cho phép báo cáo tài liệu, in danh

mục hồ sơ, mục lục văn bản, ngoài ra phần thống kê cho ta biết có số lượng hồ sơ,

văn bản đã số hoá.

+ XUẤT NHẬP DỮ LIỆU: Chức năng này dùng để kết xuất dữ liệu ra bên

ngoài và nhập dữ liệu từ bên ngoài vào phần mềm.

+ QUẢN LÝ ĐỘC GIẢ: Chức năng này dùng để quản lý độc giả, in phiếu

yêu cầu cũng như phân quyền cho từng nhóm độc giả.

+ TRỰC TUYẾN: Chức năng này cho cho phép độc giả tìm kiếm, tra cứu tài

liệu hồ sơ, văn bản; đăng ký độc giả; gửi phiếu yêu cầu…

+ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG: Chức năng này quản trị dùng; sao lưu, khôi phục

dữ liệu,…

- Phần 3: là giao diện bên phải hiển thị chi tiết kết quả các mục chức năng

menu bên trái.

Sau đây tôi xin mô tả các chức năng mà công chức, viên chức lưu trữ phải

thực hiện:

2.2.3.2. Biên m c tài i u

a. Biên mục hồ sơ

Muốn nhập hồ sơ ta chọn mục lục hồ sơ bên trái màn hình bấm vào “Thêm” ở phía trên bên phải màn hình, màm hình xuất hiện

Ta nhập các thông tin như hộp số, hồ sơ số, tiêu đề hồ sơ,… sau đó chọn nút để lưu

Để sửa hồ sơ Click vào hồ sơ cần sửa và ấn nút “Sửa”, hi ch ng trình sẽ hi n r (hình ên i)

để lưu hồ

Sau khi nhập thông tin vào trường tin cần sửa sau đó ấn nút Lưu

sơ lại. Ví dụ: Tôi sửa thông tin ở trường “hồ sơ số” từ “62” thành “63” sau khi sửa

xong tôi ấn nút lưu để lưu lại nội dung sửa.

- Muốn xem chi tiết thông tin của hồ sơ thì click đúp vào hồ sơ trong danh mục hồ sơ - Khi đó màn hình hiện ra thông tin chi tiết của hồ sơ

, chương trình sẽ đưa ra Để xoá hồ sơ, chọn hồ sơ cần xóa sau đó ấn nút thông báo trước khi xoá. Nếu ấn nút “OK” chương trình sẽ xóa hồ sơ đó.

N u hồ s c văn n thì sẽ hông th xoá c hồ s . N u mu n xoá hồ s tr c tiên ph i xoá h t văn n c trong hồ s . - Muốn in danh mục hồ sơ ấn nút “Print”, khi đó chương trình sẽ đưa ra thông báo

Nếu ấn vào nút “OK” sau đó chờ 1, 2 phút để hệ thống kết xuất dữ liệu ra file PDF

- Mu n i t s ng hồ s éo th nh tr t xu ng i cùng hi ch ng trình sẽ hi n tổng s hồ s hi n c trong nh m c và c th

xem ti p tr ng ti p theo.

b. Biên mục văn bản

Đ truy c p vào nh m c văn n chọn hồ s c n văn n vào

- Bấm chọn nút “Văn bản”

- Xuất hiện như sau:

Ta chọn nút “Thêm” thì màn hình xuất hiện

Ta nhập thông tin vào các trường trong bản ghi sau đó bấm nút để lưu. Ví

dụ: Khi tôi biên mục văn bản trong hồ sơ 63, tôi chọn hồ sơ 63 sau đó chọn nút

“văn bản” chọn nút “thêm” màn hình xuất hiện bản ghi trên, tôi nhập thông tin vào

các trường sau đó ấn nút để lưu lại.

b. c n văn n

Văn phòng Ủy ban Dân tộc sử dụng Máy Scan HP Scanjet Enterprise Flow 7000-S2

để số hóa hồ sơ, văn bản. Sử dụng máy Scan gồm các bước sau:

B c 1: Mở chương trình Scan

B c 2: Cho văn bản vào máy Scan (các văn bản được tháo bỏ ghim trước khi đưa

vào máy Scan) đầu của văn bản đưa xuống dưới, úp mặt có chữ vào máy Scan (hình

dưới đây)

B c 3: Lựa chọn các kiểu cấu hình Scan, chúng tôi chọn Scan đen trắng

B c 4: Chọn nút “Scan” để máy bắt đầu quét văn bản

B c 5: Xem văn bản mà máy đã Scan trước khi lưu

B c 6: Chọn “Save” để lưu văn bản đã Scan. Đặt tên file đã scan theo nguyên tắc

tên file và tệp phải có logic thống nhất, bảo đảm những file và tệp khác biệt phối hợp với nhau, tên file không được mang thông tin chung, không cần thiết đã có

trong tên tệp chứa file đó, tên của các file và tệp phải không quá dài (trung bình

khoảng 20 ký tự).

Ví dụ: Khi scan văn bản trong hồ sơ 63 của mục lục hồ sơ từ năm 2009-2013 thì tôi

đặt như sau: D:\SCANVB\Phong1\ML2009.2013\HS63\05-TTr-UBDT.

B c 7: Chọn nơi lưu trữ file Scan, ở Ủy ban Dân tộc chúng tôi chọn là ổ “D” B c 8: Chọn “OK” để kết thúc quá trình Scan văn bản.

Ví dụ: Khi tôi Scan văn bản tôi mở chương trình Scan sau đó chọn “New Profile (HP Scanjet 7000 s2)”, chọn “Scan”, tháo ghim văn bản, cho văn

bản vào máy Scan đầu văn bản cho xuống dưới, mặt chữ cần Scan úp vào máy Scan, lựa chọn kiểu cấu hình Scan dạng .pdf, chọn nút “scan”, chọn nơi lưu trữ văn bản “D:\SCANVB\ML2009.2013\HS63\05-TTr-UBDT”, chọn “save” để ghi, chọn “OK” kết thúc Scan. Đính èm i e toàn văn văn n

Ta chọn hồ sơ cần gắn tệp toàn văn sau đó chọn nút “Sửa” màn hình xuất hiện

Để đính kèm file văn bản thì ấn vào biểu tượng đính kèm phía trên văn bản

khi đó màn hình xuất hiện như hình dưới đây.

Tiếp theo ta bấm nút “Chọn tệp” màn hình xuất hiện

Ta chọn file đính kèm rồi chọn “Open”

Tiếp theo ta ấn vào nút “Gắn tệp” màn hình xuất hiện

Ta chọn “OK” khi đó chương trình sẽ gắn file văn bản vào cơ sở dữ liệu

Để xem file đính kèm ấn vào cột kiểu file để tải xuống máy tính của mình;

Để xóa file đính kèm ấn vào cột xóa, khi đó chương trình đưa ra lời nhắc trước khi

xóa file.

Ấn nút “Quay lại” để chỉnh sửa văn bản.

2.2.3.3. D nh m c tài i u

Tại giao diện phần mềm bấm vào "DANH MỤC TÀI LIỆU" menu bên trái hiển thị danh sách các chức năng của danh mục tài liệu gồm: Cơ quan lưu trữ, danh mục

phông, loại hình tài liệu, nhóm tài liệu, tính chất tài liệu, từ điển đơn cấp, từ điển đa

cấp, khung phân loại thông tin, kho lưu trữ.

- C qu n u tr

Tại danh sách các chức năng của DANH MỤC TÀI LIỆU bấm chọn "Cơ quan lưu

trữ" màn hình hiển thị các thông tin về cơ quan lưu trữ.

Mã cơ quan lưu trữ: Nhập mã cơ quan lưu trữ của cơ quan mình theo 169/HD-

VTLTNN

Tên cơ quan lưu trữ: Nhập tên cơ quan lưu trữ là Ủy ban Dân tộc

Địa chỉ: Số 80, Phan Đình Phùng, Ba Đình Hà Nội

Số điện thoại: 0437222626

Số Fax: 0438231112

Email: banbientap@cema.gov.vn

Mã nguồn nộp lưu:

Lưu trữ lịch sử: Lưu trữ cơ quan.

- Danh m c phông

Tại danh sách “DANH MỤC TÀI LIỆU” bấm chọn “Danh mục phông” màn hình

xuất hiện:

Ta nhập đầy đủ thông tin vào phông lưu trữ để khi thống kê phần mềm sẽ thống kê

một cách đầy đủ chính xác

- Loại hình tài liệu: Chức năng này cho phép người quản trị tạo các loại hình tài liệu

như: Tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu phim, ảnh ghi âm,… Cấu

hình các trường thông tin cho hồ sơ của các loại hình tài liệu đó. Ủy ban Dân tộc

chọn làm thí điểm là loại hình tài liệu hành chính.

Tại danh sách chức năng của “DANH MỤC TÀI LIỆU” ta chọn “Loại hình tài liệu”

màn hình xuất hiện các loại hình tài liệu và thông tin hồ sơ thì màn hình xuất hiện

như sau:

Để thêm mới 1 loại hình tài liệu ta ấn vào “Thêm mới” thì màn hình xuất hiện như

- Kho lưu trữ

Kho lưu trữ giúp ta biết được tài liệu lưu trữ tại phòng nào khi tra cứu hồ sơ. Cơ

quan Ủy ban Dân tộc có 1 kho lưu trữ, bố trí 2 phòng để tài liệu lưu trữ, ta phải

nhập đầy đủ thông tin trong phông để khi thống kê tài liệu chương trình sẽ cho kết

quả chính xác như số lượng giá, diện tích phòng,…

Để thêm mới kho ta ấn vào nút “Thêm mới” và nhập thông tin đầy đủ sau đó ấn nút

“Lưu”;

Để thêm mới phòng trước tiên ta chọn “Kho lưu trữ” sau đó ấn vào nút “Thêm mới”

và nhập thông tin đầy đủ sau đó ấn nút “Lưu”;

2.2.3.4. h ng ê áo cáo

- Tìm kiếm - Báo cáo Chức năng này cho phép tìm kiếm hồ sơ hoặc văn bản sau đó kết xuất dữ liệu ra

file đinh dạng Word. Excel hoặc PDF. Chức năng này thể lọc hồ sơ hoặc văn bản

Trước tiên chọn báo cáo hồ sơ hay văn bản. Ta chọn loại hình tài liệu cần báo

theo các tiêu chí trên và kết xuất ra Word. Excel hoặc PDF.

cáo, sau đó có thể lọc thông tin nếu cần thiết; chọn kiểu file muốn kết xuất; nếu

muốn xem trước, ấn nút báo cáo; nếu muốn xuất dữ liệu ấn nút “Xuất dữ liệu”. Ta

có thể chờ 1 vài phút để hệ thống kết xuất dữ liệu theo yêu cầu của mình.

- Tìm kiếm – Thống kê

Chức năng này giúp ta thống kê số lượng tài liệu hiện cơ quan đã xây dựng theo

các tiêu chí như: thống kê loại hình tài liệu; thống kê phông lưu trữ; thống kê kho

lưu trữ; tổng kiểm kê tài liệu.

2.2.4. Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc:

Các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc, đặc biệt là Trung tâm Thông tin và

Văn phòng UBDT đã có nhiều nỗ lực trong hoạt động triển khai số hoá trên phần

mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ”.

Thực hiện Quyết định 155/QĐ-UBDT ngày 17 tháng 7 năm 2012 của UBDT

về việc ban hành quy định số hoá văn bản, Trung tâm Thông tin (Phòng Ứng dụng

và Cơ sở dữ liệu của UBDT) đã cài đặt phần mềm và hướng dẫn cán bộ lưu trữ Văn

phòng Ủy ban Dân tộc số hoá văn bản lên hệ thống quản lý. Văn phòng Ủy ban Dân

tộc đã số hoá và cập nhật văn bản của UBDT để phục vụ công tác khai thác, sử

dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBDT.

Để tạo cơ sở, tiền đề cho số hoá tài liệu, ngày 03/5/2013, UBDT đã ra mắt

Cổng Thông tin điện tử của UBDT với mô hình thiết kế truyền thông đa phương

tiện, thực hiện các dịch vụ công trực tuyến, từng bước theo thời gian, sẽ hình thành

một kho dữ liệu về công tác dân tộc, phục vụ trực tiếp hoạt động nghiệp vụ chuyên

môn của UBDT cũng như nhu cầu cung cấp thông tin về lĩnh vực dân tộc cho các tổ

chức và cá nhân quan tâm đến công tác dân tộc. Cổng thông tin điện tử UBDT được

đưa vào sử dụng ngày 03 tháng 5 năm 2013, lãnh đạo UBDT giao cho giám đốc

Trung tâm thông tin chủ trì thực hiện, đến nay đã đăng tải hàng 1000 văn bản,

hướng dẫn các loại. Việc nâng cấp Trang thông tin điện tử thành Cổng Thông tin

điện tử của UBDT là chuỗi hoạt động nằm trong lộ trình của Chính phủ về xây

dựng hệ thống Chính phủ điện tử ở các Bộ, ngành, địa phương, là cơ sở quan trọng

để tiến tới số hoá tài liệu ở UBDT hiện nay.

Hiện tại, nguồn tài liệu số hoá toàn văn của UBDT mới chỉ ở mức độ khiêm

tốn. Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu đang được Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc quan tâm,

tiếp tục triển khai thực hiện trong thời gian tới. Dưới đây là thông tin kết quả một số

tài liệu mà UBDT đã số hoá, đưa ra phục vụ độc giả.

Số lượng hồ sơ đã số hóa là 172 hồ sơ gắn tệp toàn văn và 245 hồ sơ chưa gắn

tệp toàn văn, đây là nguồn tư liệu rất quan trọng đang được Ủy ban Dân tộc lưu trữ,

phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức Ủy

ban Dân tộc và độc giả quan tâm đến công tác dân tộc. Để bảo quản vĩnh viễn và

phổ biến rộng rãi những chính sách của Đảng, Nhà nước đến cộng đồng các dân tộc

Việt Nam, UBDT sẽ tiến hành số hoá toàn bộ hồ sơ (1.580 hồ sơ) có thời hạn bảo

quản vĩnh viễn (trừ hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước). Những hồ sơ,

tài liệu đã số hoá được đưa vào sử dụng và phục vụ trực tuyến tại địa chỉ: cema.gov.vn

Việc triển khai số hoá tài liệu và ứng dụng CNTT đối với các hoạt động của

UBDT được quan tâm, đã ứng dụng thông qua Hệ điều hành tác nghiệp của U ban;

Lãnh đạo U ban thường xuyên xử lý công việc chuyên môn, cũng như việc chỉ

đạo, đôn đốc các đơn vị trực thuộc bằng thư điện tử và Hệ điều hành tác nghiệp;

duy trì, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 của UBDT

trong hoạt động chung của cơ quan.

2.2.5. Khai thác, sử dụng tài nguyên số

Cùng với việc thực hiện số hóa, việc khai thác, sử dụng tài nguyên số của độc

giả trong thời gian qua cũng tăng lên. Trong giai đoạn thử nghiệm đã phục vụ 89

độc giả khai thác, số lượng độc giả truy cập các tài liệu trên trang Website của

UBDT không ngừng tăng lên, số lượng cán bộ, công chức, viên chức truy cập mạng

thông tin nội bộ ngày càng cao. Đây là những tín hiệu cho thấy, hình thức, phương

pháp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến công tác dân tộc của độc

giả đang có sự thay đổi rõ rệt trong thời gian gần đây. Điều này cũng cho thấy việc

tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ đã và đang tạo nên những tác động tích cực, có hiệu

quả đối với quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc.

2.2.6. Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân

Từ thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT, có thể nhận thấy công tác số

hóa tài liệu lưu trữ đã đạt được những kết quả chủ yếu sau:

- C p uỷ, nh o UBD nh n thức úng ắn và qu n t m chỉ o ti n

hành s hoá tài i u u tr :

Lãnh đạo UBDT đã nhận thức rõ tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ; việc bảo

quản, lưu trữ tài liệu về các dân tộc Việt Nam, công tác dân tộc và đặc biệt là phát

huy giá trị của tài liệu này phục vụ công tác dân tộc trong sự nghiệp đổi mới và hội

nhập quốc tế nói chung và đáp ứng nhu cầu của từng cá nhân nói riêng.

Số hoá tài liệu lưu trữ được coi là vấn đề mang tính trọng tâm trong những

năm gần đây. Việc quan tâm của Đảng ủy cơ quan Ủy ban Dân tộc và lãnh đạo Ủy

ban Dân tộc thể hiện thông qua việc đầu tư kinh phí phục vụ thực hiện công tác số

hoá, cũng như đưa ra những chính sách phục vụ công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại

các cơ quan trực thuộc UBDT. Công tác chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

về công tác lưu trữ, trong đó có số hoá được quan tâm thường xuyên. Hàng năm,

Lãnh đạo UBDT đều có văn bản yêu cầu Văn phòng Ủy ban, các vụ, đơn vị trực

thuộc triển khai nghiêm túc công tác lưu trữ tài liệu; yêu cầu các đơn vị nghiêm túc

thực hiện công tác lưu trữ đúng với Luật lưu trữ, đặc biệt là những quy định về khai

thác, sử dụng và bảo mật thông tin, nguồn tài liệu có giá trị. Đồng thời, hàng năm

đều giao cho Văn phòng Ủy ban Dân tộc tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về nghiệp vụ

công tác văn thư, lưu trữ tại các vụ, đơn vị, sau khi kết thúc đợt kiểm tra phải báo

cáo Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc bằng văn bản về kết quả kiểm tra. Ban hành các văn

bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và yêu cầu các đơn vị triển khai, thực

hiện nghiêm túc các văn bản của Ủy ban Dân tộc.

- Ch t ng nguồn nh n c ph c v s hoá từng c c n ng ên: Hiện

trạng về nguồn nhân lực ứng dụng CNTT phục vụ số hoá tài liệu Ủy ban Dân tộc

đã được quan tâm, Lãnh đạo UBDT giao cho Trung Tâm Thông tin phối hợp với

Văn phòng Ủy ban Dân tộc thực hiện thí điểm số hóa tài liệu lưu trữ. Tổ chức và

nguồn nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin Ủy ban Dân tộc đã từng bước

hoàn thiện hệ thống tổ chức của đơn vị chuyên trách về công nghệ thông tin (Trung

tâm Thông tin) với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức ban hành tại

Quyết định số 158/QĐ - UBDT ngày 03/4/2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT.

Trung tâm Thông tin được tổ chức thành 06 phòng chuyên môn, biên chế được

giao là 28 người. Trong giai đoạn vừa qua, UBDT đã tổ chức nhiều lớp tập huấn,

hướng dẫn về ứng dụng CNTT và số hóa tài liệu lưu trữ. Đến nay, 100% công

chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ được tiếp xúc thường xuyên với máy

tính, sử dụng các ứng dụng, phần mềm điều hành tác nghiệp.

Bố trí nhân sự đảm nhiệm tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ luôn được quan tâm.

Đồng thời đã được đầu tư kinh phí, cử cán bộ đi tập huấn, đào tạo về công tác số hoá

(quy trình số hoá, sử dụng trang thiết bị phục vụ số hoá, các tính năng của thiết bị…).

Những cán bộ được cử đi đào tạo chủ yếu là các kỹ sư tin học trẻ, tuy nhiên, ngoài

chuyên môn về tin học thì họ cũng là những người tương đối am hiểu về nghiệp vụ

lưu trữ nói chung và số hoá tài liệu lưu trữ nói riêng. Những cán bộ này chính là

nguồn nhân lực chính để phục vụ công tác số hoá; là bộ phận quyết định đến sự thành

bại của số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. Năm 2013, UBDT đã tiếp nhận 3

kỹ sư tin học, năm 2014 cử 2 cán bộ đi tập huấn kỹ thuật số hoá, năm 2015 có 2 nhân

viên tham gia tập huấn kỹ thuật số hoá tài liệu.

- C sở h t ng, thu t ph c v s hoá tài i u từng c c c i thi n:

Nhận thức được vai trò quan trọng của cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị kỹ thuật phục

vụ cho CTLT nói chung và số hoá tài liệu lưu trữ nói riêng, UBDT đã không ngừng

tiếp thu những thành tựu khoa học và đầu tư những khoản kinh phí lớn để trang bị các

máy móc thiết bị phục vụ cho công tác số hoá tài liệu. Hệ thống thiết bị số hoá được

lắp đặt tại trung tâm thông tin và Văn phòng Ủy ban Dân tộc, từng bước được đầu tư

nâng cấp và đồng bộ hoá. Hệ thống máy chủ của UBDT bao gồm 13 máy chủ, phần

lớn là các máy được đầu tư từ Đề án 112, trong đó có 09 máy đặt tại Trung tâm

Thông tin (80 Phan Đình Phùng, Quận Ba Đình, TP. Hà Nội), 04 máy chủ đặt tại các

Vụ Địa phương trực thuộc u ban. Thiết bị lưu trữ tập trung SAN DS - 400 được kết

nối trực tiếp với 02 máy chủ làm nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu (hiện nay không sử dụng

được do hỏng hệ thống kết nối) và 01 ổ đĩa mạng 04Tb. Hệ thống máy chủ đa phần

sử dụng hệ điều hành Microsoft Windows Server 2003, 2008 và 2012.

- Ph n m m “Qu n tài i u u tr : Phần mềm sử dụng tiếng việt giúp cho

ta dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, đầy đủ các chức năng để lưu trữ tài liệu

khoa học, khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng và bảo quản an toàn tài liệu như:

Biên mục tài liệu, danh mục tài liệu, thống kê báo cáo, xuất nhập dữ liệu, quản lý

độc giả, trực tuyến, hệ thống và quản trị.

- UBD tu n th các nguyên tắc, yêu c u c n trong quá trình ti n hành

s h tài i u u tr : Việc số hóa tài liệu tại Ủy ban Dân tộc đang trong giai đoạn

thử nghiệm nên bước đầu mới thực hiện nguyên tắc về tính giá trị. UBDT đã lựa

chọn những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để số hóa nhằm giảm thiểu việc

sử dụng bản gốc để kéo dài tuổi thọ của tài liệu và tạo điều kiện cho việc khai thác

sử dụng tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện. Việc tiến hành số hóa được thực hiện

theo nguyên tắc, thông tin có được đến đâu thì số hóa và cập nhật vào hệ thống đến

đó, cấp độ thông tin toàn văn. Hiện nay các văn bản đi, đến của Ủy ban Dân tộc đã

được cập nhật và gắn tệp toàn văn. UBDT đã xây dựng hệ thống tài nguyên số có

khả năng kết nối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành để kế thừa những hồ sơ

công việc, văn bản đi, đến trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Hệ thống

đảm bảo thiết kế động cho phép người dùng thêm mới các trường khi số hóa các

văn bản, hồ sơ. Với việc xây dựng một hệ thống mở sẵn sàng kết nối với các công

nghệ số hóa hiện đại, có thể kết nối trực tiếp với máy Scan, máy quét công nghệ cao, dễ

dàng triển khai, tích hợp với các hệ thống có sẵn, cung cấp môi trường để phát triển các

nghiệp vụ mới, đáp ứng kế hoạch mở rộng trong tương lai, đồng thời phù hợp với môi

trường hiện tại.

- quy trình s h : Theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN của Cục Văn

thư, lưu trữ Nhà nước quy trình số hoá tài liệu lưu trữ gồm 12 bước như đã trình bày

tại mục 1.1.3.2, căn cứ vào tình hình thực tế Ủy ban Dân tộc chỉ thực hiện 07 bước

như đã nêu ở mục 2.2.2.1, qua quá trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ nhận thấy

quy trình số hóa tương đối phù hợp với đặc thù của Ủy ban Dân tộc. Các bước trong

quy trình số hóa đã được công chức đảm nhiệm số hóa tại Văn phòng UBDT thực

hiện nghiêm túc. Qua quan sát trực tiếp và qua các báo cáo của Trung tâm thông tin

cho thấy, 100% công chức đảm nhiệm số hóa tài liệu lưu trữ đã tuân thủ đúng quy

trình và các thao tác kỹ thuật. Theo chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận, quy

trình số hóa đã được thực hiện một cách có nề nếp ở Văn phòng UBDT.

Tuy nhiên, căn cứ vào tình trạng tài liệu thực tế hiện đang lưu trữ tại kho lưu

trữ UBDT để công chức, viên chức đảm nhiệm số hóa lựa chọn các bước cụ thể,

trong đó quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay được thực hiện theo các

bước chủ yếu là:

+ Lựa chọn tài liệu: Theo kế hoạch, bước đầu UBDT chỉ số hóa hồ sơ, tài liệu

có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, chủ yếu là các hồ sơ vấn đề, hồ sơ vụ việc, hồ sơ

hội nghị, các tập lưu văn bản đi,...

+ Phân loại và bảo quản tài liệu: Tất cả tài liệu trước khi số hóa đã được chỉnh

lý, phân loại, sắp xếp theo phương án và đã lập mục lục hồ sơ. Đây là khâu quan

trọng, góp phần trong việc lựa chọn thiết bị và kỹ thuật Scan phù hợp để có sản

phẩm số hóa đạt chất lượng như bản gốc.

+ Chuẩn bị thiết bị số hóa: Để tiến hành số hóa UBDT đã sử dụng các thiết bị

như: Máy Scan HP Scanjet Enterprise Flow 7000-S2, Máy vi tính.

+ Sao chụp, quét tài liệu: Tiến hành chuyển đổi nội dung tài liệu từ dạng văn

bản thành dạng số bằng máy Scan.

+ Biên mục tài liệu: tiến hành biên mục và tải tài liệu lên mạng, trong quá

trình số hóa, Ủy ban Dân tộc đã kế thừa một số tài liệu trong cơ sở dữ liệu quản lý

văn bản đi, đến đã cooppy thông tin từ các trường trong bản ghi và tệp toàn văn

chuyển sang bản ghi của phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.

+ Thử nghiệm số hóa: Trước khi tiến hành số hóa tài liệu, Ủy ban Dân tộc đã

thực hiện thử nghiệm bằng cách giao cho Trung tâm thông tin và cán bộ lưu trữ Văn

phòng Ủy ban Dân tộc Scan một số tài liệu và tải lên mạng LAN của Ủy ban Dân

tộc để kiểm tra về chất lượng. Số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT đang trong giai đoạn

thử nghiệm ở Văn phòng UBDT, trong quá trình thử nghiệm, phần mềm còn một số

lỗi chưa phù hợp như: trong quá trình biên mục tài liệu, chức năng scan tài liệu để

gắn tệp toàn văn trong bản ghi không thực hiện được và phải scan tài liệu lưu vào

thư mục xong mới gắn tệp được, cập nhật các trường kết hợp với gắn tệp không

thực hiện được ngay mà phải ghi lại thông tin của bản ghi, sau đó mở ra bấm nút

sửa mới gắn được tệp,… Ủy ban Dân tộc đang đề nghị Trung tâm Tin học trực

thuộc Cục Văn thư, Lưu trữ Nhà nước chỉnh sửa để triển khai tới các Vụ, đơn vị

trực thuộc Ủy ban Dân tộc.

+ Sao lưu dữ liệu: Trong quá trình Scan tài liệu, tạo sản phẩm số cho đến biên

mục số, đã được cất giữ ở 2 địa chỉ: Bộ nhớ ở máy chủ và ổ cứng. Ủy ban Dân tộc

lưu trữ tài liệu được số hóa và lưu trữ dưới dạng file.pdf, dung lượng file nhỏ đồng

thời các tài liệu lưu trữ không chỉnh sửa được nội dung bên trong file đã số hóa.

+ Tải dữ liệu lên mạng LAN: bao gồm việc đưa dữ liệu lên mạng nội bộ để

phục vụ cho công chức, viên chức của UBDT khai thác thử nghiệm, sau khi đi vào

chính thức sẽ phục vụ trực tuyến cho độc giả trong và ngoài Ủy ban Dân tộc.

Như vậy, về cơ bản UBDT đã tuân thủ quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, nhưng

do điều kiện đặc thù và yêu cầu nhiệm vụ nên việc số hóa mới thực hiện các bước

cơ bản. Tuy nhiên, qua tìm hiểu trực tiếp và đánh giá tổng kết công tác của Trung

tâm Thông tin cho thấy, hầu hết công chức, viên chức trực tiếp đảm nhiệm công tác

số hoá đều chấp hành nghiêm túc các nguyên tắc, quy trình kỹ thuật, các quy định

của UBDT về việc lựa chọn tài liệu số hóa, 100% các văn bản được số hoá đã được

Lãnh đạo cho phép.

Công đoạn tiến hành số hoá, chuyển ảnh, kiểm tra số và chất lượng ảnh, sao

lưu và chuyển dữ liệu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu… được thực hiện nghiêm

túc. Khi thực hiện số hóa đã chấp hành nghiêm quy trình kỹ thuật, không có hiện

tượng làm tắt, thực hiện không đúng các yêu cầu, nguyên tắc kỹ thuật, quy định bảo

mật tài liệu. Cho đến nay, các văn bản số hoá đều bảo đảm chất lượng, chưa có sai

sót, bảo quản an toàn tài liệu gốc và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của công chức, viên

chức trong quá trình tham mưu giải quyết công việc về lĩnh vực công tác dân tộc.

Hi u qu s h tài i u u tr t i Ủy n D n tộc: UBDT đã cung cấp, kết

nối, chuyển tải các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và UBDT trong

phạm vi cả nước và quốc tế về những vấn đề liên quan đến công tác dân tộc; góp

phần phục vụ Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, vừa phục vụ việc thực thi công vụ của đội

ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài UBDT. Việc số hoá tài liệu lưu trữ

ở UBDT là một trong những nền tảng đáp ứng việc truy cập, khai thác thông tin của

người sử dụng, theo hướng thân thiện, dễ tiếp cận với lượng nội dung phong phú, đa

dạng, là công cụ truyền thông góp phần phục vụ trực tiếp hoạt động nghiệp vụ

chuyên môn của UBDT cũng như đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin về lĩnh vực

dân tộc cho các tổ chức, cá nhân quan tâm đến công tác dân tộc; đồng bào dân tộc

thiểu số. Hiện nay, Ủy ban Dân tộc đã số hóa các hồ sơ, tài liệu về chủ trương,

chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước ta, những thông tin về tình hình kinh tế, văn

hóa, xã hội, kết quả thực hiện chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước...việc số hóa

tài liệu lưu trữ đã góp phần cung cấp thông tin cơ bản nhất về công tác dân tộc, tạo

thuận lợi để các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước khai thác thông tin.

Đặc biệt trong những năm gần đây, 100% các văn bản đi của UBDT được số

hóa và gửi đi các vụ, đơn vị trực thuộc và các ban dân tộc thông qua phần mềm điều

hành tác nghiệp. Đây là sự nỗ lực lớn của các lực lượng chức năng, tạo điều kiện

thuận lợi cho việc triển khai thực hiện công tác dân tộc, bước đầu góp phần giảm

bớt thủ tục hành chính; tăng thời gian, cường độ và nâng cao hiệu quả cho việc tổ

chức thực hiện công tác dân tộc ở các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc và các

cơ quan có liên quan.

Như vậy, công tác lưu trữ nói chung, số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng tại

UBDT trong những năm gần đây đã có chuyển biến tích cực; các điều kiện, phương

tiện phục vụ số hóa đã được đầu tư; quy trình tổ chức số hóa cơ bản đảm bảo theo

yêu cầu; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức từng bước được chuyên nghiệp hóa;

chất lượng, hiệu quả số hóa được nâng lên, cơ bản đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ phục

vụ cho quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc trong tình hình mới.

Có được những kết quả trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó nguyên

nhân chủ yếu là do:

nghi p ổi m i t n c và ng t c nh ng thành t u to n,

t o i u i n, ti n Đ ng, Nhà n c qu n t m v ĩnh v c công tác n tộc

n i chung và u t ti n hành s hoá tài i u u tr n i riêng. Sự nghiệp đổi

mới toàn diện trên tất cả các mặt đời sống xã hội đã tạo điều kiện thuận lợi để

thực hiện chính sách dân tộc và áp dụng khoa học công nghệ vào lĩnh vực công

tác dân tộc. Quá trình đổi mới và chủ động hội nhập quốc tế đã cho phép mọi

lĩnh vực hoạt động tiếp thu tinh hoa văn hoá nhân loại, đưa thành tựu khoa học

kỹ thuật, công nghệ vào toàn bộ đời sống và hoạt động xã hội, trực tiếp góp

phần nâng cao dân trí, phát triển kinh tế xã hội vùng đồng bào dân tộc thiểu số.

Đây vừa là điều kiện, vừa là môi trường thuận lợi để tiến hành để ứng dụng

CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ nói chung, số hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT

nói riêng.

UBDT chú trọng tri n h i s hoá tài i u u tr , coi y à một khâu quan

trọng ổi m i quá trình tổ chức th c hi n công tác n tộc.

Quán triệt và thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước và các cơ

quan chức năng, lãnh đạo UBDT đã quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi đến việc ứng

dụng CNTT nói chung, số hoá hoá tài liệu lưu trữ nói riêng. UBDT đã có những chủ

trương, chính sách đắn và bước đầu có sự đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị

cho việc tổ chức thực hiện số hoá tài liệu. Đồng thời, lãnh đạo UBDT cũng thường

xuyên quan tâm nâng cao nhận thức cho công chức, viên chức về vị trí, ý nghĩa và vai

trò của số hoá tài liệu lưu trữ, chú trọng phát huy sự chủ động sáng tạo trong cách nghĩ,

cách làm giúp cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ diễn ra đúng hướng, tạo

môi trường thuận lợi để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác dân tộc.

Đội ngũ công chức, viên chức th c hi n công tác s hoá c nh n thức úng

ắn, phát huy tinh th n, trách nhi m, ch ộng n ng c o ph m ch t, năng c

chuyên môn, áp ứng yêu c u, nhi m v . Công chức, viên chức của Trung tâm

thông tin; công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của Văn phòng Ủy

ban và các Vụ, đơn vị trực thuộc UBDT thường xuyên được bổ sung, kiện toàn bảo

đảm đủ về số lượng, từng bước nâng cao về chất lượng, hoàn thành tốt nhiệm vụ

được giao. Phần lớn đội ngũ này đã chủ động tự học, rèn luyện, tu dưỡng nâng cao

cả về phẩm chất nghề nghiệp lẫn trình độ, kỹ năng chuyên môn. Bên cạnh đó, công

chức, viên chức đã phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo trong công tác, giúp đỡ

nhau cùng tiến bộ, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần thực hiện có hiệu

quả công tác dân tộc trong điều kiện mới.

2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc và

nguyên nhân

2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại

UBDT còn bộc lộ những hạn chế, tồn tại sau:

- h c hi n quy trình s hoá ch c tri t , ch t ng, hi u qu ch

cao. Quy trình thực hiện cũng còn đơn giản, chưa có sự đầu tư về nguồn nhân lực

cũng như trang thiết bị đầu tư cho số hóa. Ở một số cơ quan trực thuộc việc tiến

hành số hoá còn chưa được quan tâm, chưa tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong cải

cách hành chính, nâng cao hiệu quả triển khai thực hiện công tác dân tộc. Hiệu quả

ứng dụng CNTT trong điều hành tác nghiệp còn thấp, chưa đáp ứng được yêu cầu

theo chủ trương Chính phủ điện tử.

- i c tri n h i th c hi n ch tr ng s hoá tài i u u tr c UBDT còn

ch m, ch ồng ộ. Số hóa tài liệu lưu trữ do Trung tâm thông tin; văn thư, lưu trữ

của Văn phòng Ủy ban và các Vụ, đơn vị trực thuộc UBDT chịu trách nhiệm thực

hiện. Tuy nhiên, quá trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ vẫn còn chậm, việc số

hoá tài liệu của các vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức. Đến nay, đa số các

vụ, đơn vị trực thuộc vẫn chưa thực hiện tốt công tác số hoá tài liệu. Ngay tại Trung

tâm Thông tin; văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBDT việc triển khai thực hiện các

khâu, các bước trong quy trình số hóa và mức độ tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ

cũng còn chậm trễ.

- ng tài i u u tr c ti n hành s hoá còn ít. Số lượng tài liệu lưu

trữ về công tác dân tộc được số hoá còn ít, chủ yếu mới tập trung vào số hóa các hồ

sơ tài liệu hành chính có giá trị lịch sử không thuộc danh mục bí mật nhà nước. Vẫn

còn tài liệu giấy tích đống trong kho lưu trữ; tài liệu của các vụ, đơn vị trực thuộc

Ủy ban Dân tộc chưa thu thập triệt để về kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, chưa chỉnh lý

hoàn chỉnh nên chưa tiến hành số hoá dẫn đến hư hỏng và không phát huy được

hiệu quả và giá trị của nguồn tài liệu. Các vụ, đơn vị trực thuộc, đặc biệt là Trung

tâm Thông tin và Văn phòng UBDT... tuy đã có nhiều nỗ lực trong hoạt động số

hoá và cập nhật các văn bản đi, văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và điều

hành trên mạng nội bộ của UBDT, nhưng mức độ còn rất thấp.

Hàng năm chưa thu thập tài liệu đúng thời hạn nên chưa chỉnh lý kịp thời,

công chức, viên chức chưa thực hiện việc lập hồ sơ công việc nên khi thu tài liệu về

kho thu theo bó gói, lưu trữ phải khôi phục lập hồ sơ nên chất lượng hồ sơ chưa tốt,

hồ sơ thiếu không đầy đủ. Ví dụ hồ sơ tài liệu giai đoạn 2009-2013 đã thu 2 lần (lần

1 chỉnh lý tháng 6/2013; lần 2 chỉnh lý năm 2015) và chỉnh lý 02 quyển mục lục và

giai đoạn này còn chưa thu hết tài liệu (chưa thu của tất cả các chuyên viên của các

vụ, đơn vị). Đến nay, UBDT mới thực hiện số hoá một số hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn.

Do đó, quy mô, phạm vi, số lượng văn bản được số hoá không nhiều

i c qu n ý, h i thác, s ng tài nguyên s còn nhi u h n ch . Quá trình

quản lý hoạt động số hoá nói chung, tài nguyên số nói riêng ở UBDT chưa sát sao.

Việc khai thác, sử dụng tài nguyên số còn gặp nhiều khó khăn, bởi phần lớn người

trực tiếp sử dụng chưa thành thạo các thao tác kỹ thuật để có thể tiếp cận tài nguyên

số. Do chưa nắm chắc các quy định trong khai thác, sử dụng tài nguyên số nên dễ

dẫn đến những sai sót trong quá trình sử dụng.

C sở v t ch t ph c v s hoá tài i u u tr ch c u t úng mức. Do

phần lớn hệ thống máy chủ được đầu tư từ Đề án 112 (giai đoạn 2002 - 2006) nên đến

nay hệ thống này đã xuống cấp và đang bước vào giai đoạn cần phải sửa chữa, nâng

cấp nhưng chưa có kinh phí để thực hiện. Hiện tại có tới 8/13 máy chủ đã có niên hạn

sử dụng trên 05 năm, trong đó có 06 máy chủ cấu hình thấp không có khả năng nâng

cấp do không có linh kiện và 01 máy chủ bị hỏng không sử dụng được. Thực tế chỉ

còn 06 máy chủ được sử dụng cho các dịch vụ và ứng dụng. Do vậy các máy chủ

chính phải dùng chung cho nhiều ứng dụng, số máy chủ còn lại dùng cho hoạt động

dự phòng, không đủ khả năng duy trì thường xuyên các ứng dụng khi máy chủ chính

gặp lỗi.

- Ph n m m vẫn còn một s l i nh : cập nhật các trường trong bản ghi xong

tiến hành gắn tệp toàn văn không được mà phải lưu bản ghi, sau đó mở bản ghi ra

chọn chức năng “sửa” bản ghi thì mới gắn tệp được, scan văn bản luôn trong quá

trình nhập thông tin các trường trong bản ghi không thực hiện được.

2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế

Một à, ứng ng công ngh thông tin vào công tác văn th , u tr ở UBDT

là v n còn m i m nên còn nhi u h hăn, t c p. Hầu hết các vụ, đơn vị đảm

nhiệm chức năng lưu trữ ứng dụng công nghệ số hoá mới dừng lại ở việc làm theo

phong trào nên chưa có nền tảng vững chắc, chưa tự chủ được công nghệ mà phải

nhập khẩu từ nước ngoài, thiếu đội ngũ chuyên gia, thiếu kỹ thuật viên lành nghề,

thiếu kinh nghiệm triển khai thực hiện số hoá, phần mềm chưa tự xây dựng được

phải nhờ Trung tâm Tin học trực thuộc Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước cung cấp,

trong quá trình triển khai thử nghiệm phần mềm số hóa gặp một số lỗi không tự sửa

được mà phải đề nghị đơn vị cung cấp phần mềm sửa giúp, khi muốn cài phần mềm

vào máy của các vụ, đơn vị không ở địa chỉ 80 Phan Đình Phùng phải xin Trung

tâm mã nguồn mới cài đặt được,... Đây là yếu tố khách quan gây khó khăn lớn đối

với việc tiến hành ứng dụng công nghệ số hoá ở U Ban Dân tộc.

Hai là, nh n thức c một s công chức, viên chức một s v , n tr c thuộc

Ủy n D n tộc v vị trí, v i trò c s hoá tài i u u tr còn h n ch , c n vị còn

ch a coi trọng công tác s h . Lãnh đạo một số vụ, đơn vị trực thuộc chưa quan

tâm đầy đủ đến việc triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, chưa nắm vững yêu cầu khách

quan của nhiệm vụ công tác dân tộc trong giai đoạn mới. Một số vụ, đơn vị chưa

thấy được yêu cầu cấp thiết phải ứng dụng công nghệ số hoá vào lĩnh vực công tác

dân tộc, nên chưa có sự triển khai thực hiện một cách kiên quyết.

Ba là, nguồn inh phí th c hi n s hoá còn h n hẹp. Kinh phí để đầu tư cho

mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác số hóa và quá trình thực hiện

số hoá là rất lớn, trong khi nguồn kinh phí để thực hiện số hoá ở các vụ, đơn vị trực

thuộc Ủy ban Dân tộc do nhà nước chi trả nên còn rất hạn hẹp, Ủy ban Dân tộc

cũng chưa tạo được nguồn kinh phí riêng để cấp cho các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy

ban Dân tộc thực hiện dự án số hoá. Hơn nữa, U ban Dân tộc cũng chưa có các chủ

trương, chính sách cụ thể để huy động các nguồn kinh phí đầu tư để mua sắm và

đồng bộ hoá hệ thống thiết bị cho công tác số hoá. Đây là nguyên nhân hàng đầu

dẫn đến việc triển khai số hoá ở Ủy ban Dân tộc chậm được triển khai với quy mô,

phạm vi lớn.

B n à, thi u nh ng quy ịnh, h ng ẫn c th tri n h i th c hi n s

hoá: Đến nay, Ủy ban Dân tộc chưa có văn bản quy định cụ thể, những hướng dẫn

chi tiết đối với công tác số hoá và triển khai số hóa. Việc thiếu những văn bản quy

định, hướng dẫn cụ thể, đặc biệt là những văn bản liên quan đến cơ chế, chính sách

triển khai thực hiện số hoá, tổ chức thực hiện quy trình số hoá, đầu tư, huy động

nguồn lực, chính sách đãi ngộ, ưu tiên đối với các lực lượng tham gia thực hiện số

hoá… đã làm cho việc triển khai thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ trong các vụ, đơn

vị thuộc UBDT chưa được thực hiện đồng loạt, phạm vi, quy mô nhỏ lẻ.

Năm à, năng c c ội ngũ cán ộ, nh n viên th c hi n công tác s hoá còn

h n ch . Để triển khai dự án số hoá tài liệu lưu trữ thì yếu tố nhân lực đóng vai trò

quyết định. Cán bộ thực hiện số hoá cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tin

học thành thạo để vận hành, quản lý cũng như sử dụng thiết bị số hóa; biết ngoại

ngữ để có thể sử dụng hết các tính năng của máy. Một trong những nguyên nhân

dẫn đến tình trạng trên là do hạn chế về năng lực của công chức, viên chức (trong

đó có năng lực ngoại ngữ). Hầu hết đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công

tác số hoá ở Ủy ban Dân tộc hiện nay mới chỉ được đào tạo chuyên ngành văn thư,

lưu trữ và các chuyên ngành khác, một số rất ít được đào tạo trình độ công nghệ

thông tin, rất ít cán bộ được cử đi đào tạo nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công tác

số hóa, do đó trình độ, kỹ năng số hoá còn hạn chế. Việc bố trí cán bộ làm công tác

lưu trữ tại UBDT còn thiếu, năng lực chuyên môn còn hạn chế. Đến nay, Văn

phòng UBDT mới có 01 cán bộ làm lưu trữ (học Đại học luật đã qua chuyển đổi về

nghiệp vụ văn thư, lưu trữ); phần lớn các vụ, đơn vị bố trí cán bộ chuyên môn kiêm

văn thư, lưu trữ, không bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách. Hầu như cán bộ

văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc và các vụ, đơn vị trực thuộc không đào

tạo về văn thư, lưu trữ mà học các ngành khác làm kiêm nhiệm có đồng chí còn

chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Điều đó, trực tiếp ảnh hưởng

đến chất lượng, hiệu quả thực hiện số hoá cũng như việc phát huy khả năng sáng tạo

trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Tiểu kết chƣơng 2

Chương 2 đã tập trung làm rõ thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân

tộc hiện nay. Khi nghiên cứu thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc,

luận văn đã đánh giá quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc.

trên cơ sở nghiên cứu quy trình số hóa, đã phân tích ưu điểm, nhược điểm của quy

trình số hóa tài liệu lưu trữ mà Ủy ban Dân tộc lựa chọn. Đồng thời, giải thích rõ tại

sao lại lựa chọn quy trình số hóa đó.

Bên cạnh việc đánh giá những kết quả đã đạt được, luận văn đã chỉ ra những

hạn chế, tồn tại trong công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT. Việc triển khai thực

hiện chủ trương số hoá tài liệu lưu trữ của lãnh đạo UBDT còn chậm, chưa đồng bộ;

Thực hiện quy trình số hoá chưa triệt để, còn có biểu hiện đơn giản, chủ quan trong

quá trình thực hiện; chất lượng, hiệu quả số hóa tài liệu lưu trữ chưa cao; Việc quản

lý, khai thác, sử dụng tài nguyên số còn nhiều hạn chế; Cơ sở vật chất phục vụ số

hoá tài liệu lưu trữ chưa được đầu tư đúng mức.

Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những hạn chế trên là do ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ở UBDT là vấn đề còn mới mẻ, còn nhiều

khó khăn, bất cập; nhận thức của một số công chức, viên chức một số vụ, đơn vị

trực thuộc Ủy ban Dân tộc về vị trí, vai trò của số hoá tài liệu lưu trữ còn hạn chế, có

đơn vị còn chưa coi trọng công tác số hóa; thiếu những quy định, hướng dẫn cụ thể

để triển khai thực hiện số hoá; năng lực của đội ngũ công chức, viên chức thực hiện

công tác số hoá còn hạn chế. Thực trạng trên là cơ sở để luận văn nghiên cứu đề

xuất một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới

ở chương 3.

Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA

TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC

3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lƣu trữ

3.1.1. Mục tiêu

Số hóa tài liệu lưu trữ là công tác quan trọng, có tác động trực tiếp, toàn diện

đến quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc. Việc triển khai thực hiện số hóa tài

liệu lưu trữ đòi hỏi phải có sự tính toán cụ thể, chi tiết nguồn lực đầu tư, nội dung

thực hiện, phạm vi, tính chất, hình thức, mức độ tiến hành để bảo đảm cho công tác

số hóa tài liệu lưu trữ đạt được mục tiêu đề ra, mang lại hiệu quả thiết thực. Trong

thời gian qua, công tác số hoá tài liệu lưu trữ đã từng bước được triển khai thực hiện

tại Văn phòng, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT, tuy nhiên công tác này đang gặp

không ít những khó khăn, lúng túng khi triển khai thực hiện; tốc độ số hoá còn quá

chậm so với nhu cầu thực tế đặt ra. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình

trạng trên là do thiếu cơ sở pháp lý và hướng dẫn triển khai thực hiện cụ thể của các

cơ quan chức năng. Do đó, ban hành văn bản về số hóa là giải pháp quan trọng hàng

đầu nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai số hóa tài liệu ở các vụ, đơn vị trực

thuộc UBDT. Đây là căn cứ cho quá trình tổ chức thực hiện bảo đảm đúng pháp

luật, đúng quy trình đạt được mục tiêu đề ra.

3.1.2. Nhiệm vụ

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác số hóa tài

liệu lưu trữ của Nhà nước, trực tiếp là các Nghị định, hướng dẫn của các cơ quan

chức năng, Ủy ban Dân tộc cần nghiên cứu ban hành một số văn bản quy định cụ

thể việc triển khai số hóa, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, điều kiện và khả năng

thực tế với các vụ, đơn vị trực thuộc. Có nhiều văn bản cần được ban hành, trong đó

cần nghiên cứu ban hành các văn bản sau đây:

- Quyết định ban hành “Quy trình công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ ” và hướng

dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Văn phòng, các vụ, đơn vị trực

thuộc Ủy ban Dân tộc;

- Quyết định ban hành “Tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hoá tài liệu lưu trữ ” tại

Văn phòng, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;

- Quy định danh mục máy móc, thiết bị và các chuẩn thống nhất, phục vụ

công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;

- Quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ số tại các vụ, đơn vị

trực thuộc UBDT;

- Quy định về hình thức, thủ tục trong việc khai thác, sử dụng số hoá tài liệu

lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;

- Quy định về đầu tư kinh phí, huy động và sử dụng tài chính cho công tác số

hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT;

- Quy định về tiêu chuẩn công chức, viên chức thực hiện công tác số hóa tài liệu

lưu trữ số tại các vụ, đơn vị thuộc UBDT;

- Hướng dẫn triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT;

- Hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ cần số hoá tại các

vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;

- Hướng dẫn về kỹ thuật bảo quản bản số hoá tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị

trực thuộc UBDT;

Nếu như các văn bản nêu trên được ban hành sẽ là cơ sở quan trọng để công

tác số hoá tài liệu lưu trữ nói riêng, công tác lưu trữ nói chung có điều kiện triển

khai thuận lợi.

3.1.3. Biện pháp thực hiện

Để ban hành văn bản về số hóa tài liệu lưu trữ, Ủy ban Dân tộc cần thực hiện

các biện pháp chủ yếu sau:

Một à, c n nghiên cứu y , toàn i n qu n i m, ch tr ng c Đ ng,

chính sách pháp u t c Nhà n c iên qu n n công tác s h tài i u u tr .

Thời gian qua, Đảng, Nhà nước ta có chủ trương, chính sách về việc áp dụng khoa

học, kỹ thuật và công nghệ vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước; các

cơ quan chức năng đã ban hành một số văn bản về công tác số hóa tài liệu lưu trữ,

UBDT cần căn cứ vào các văn bản trên để cụ thể hóa, chi tiết hóa phù hợp với điều

kiện thực tế của Ủy ban Dân tộc.

H i à, nghiên cứu i u i n, h năng và th c tiễn tri n h i s h tài i u

u tr t i Ủy n D n tộc trong th i gi n qu . Đây là cơ sở thực tiễn để ban hành

các văn bản về số hóa tài liệu lưu trữ, bảo đảm cho công tác này có tính khả thi, phù

hợp với điều kiện thực tế của UBDT. Mỗi vụ, đơn vị trực thuộc UBDT đã triển khai

số hóa tài liệu lưu trữ ở những mức độ, phạm vi khác nhau, mỗi vụ, đơn vị có chức

năng nhiệm vụ, điều kiện khả năng khác nhau, do đó khi ban hành các văn bản quy

định cần có tính đến các yếu tố đặc thù, bảo đảm cho các chính sách có thể được

triển khai linh hoạt, hiệu quả trên thực tế.

B à, rà soát, ổ sung, hoàn thi n các văn n iên qu n n công tác s h

c n hành. UBDT đã ban hành một số văn bản liên quan đến công tác số

hóa, tuy nhiên để bảo đảm triển khai thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong

thời gian tới cần có sự bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp hơn với thực tiễn.

B n à, th m h o các văn n quy ịnh và inh nghi m tri n h i s h ở các

c qu n, n vị hác. Đây cũng là cơ sở quan trọng để ban hành các văn bản pháp luật

liên quan đến công tác số hóa ở UBDT. Nhiều cơ quan, đơn vị đã triển khai số hóa tài

liệu lưu trữ, UBDT cần chủ động nghiên cứu các văn bản quy định của các đơn vị

khác, tham khảo và vận dụng phù hợp với đơn vị mình.

Năm à, rà soát tổng th v quy trình, i u i n o m cho quá trình tổ

chức th c hi n công tác s h , h i thác, s ng tài nguyên s . Để ban hành các

văn bản quy định, cơ quan chức năng cần nghiên cứu đầy đủ các cứ liệu khoa học

về công tác số hóa và các điều kiện, nguồn lực bảo đảm cho quá trình tổ chức thực

hiện số hóa. Nhiều tài liệu khoa học đã đề cập đến vấn đề này, tuy nhiên trên cơ sở

nghiên cứu tài liệu, cơ quan chức năng cần có sự tổng kết, khái quát để ban hành

các quy định về tiêu chuẩn, quy trình, điều kiện, hình thức, phương pháp, lực lượng,

cơ chế phối hợp trong tổ chức thực hiện số hóa, cách thức khai thác, bảo quản tài

nguyên số cho phù hợp với môi trường, điều kiện đặc thù.

Sáu là, ịnh ỳ i m tr , h ng ẫn vi c tri n h i, th c hi n các văn n v

s h tài i u u tr t i các v , n vị tr c thuộc Ủy n D n tộc. Trên cơ sở các

văn bản đã được ban hành, Ủy ban Dân tộc cần bám sát quá trình triển khai thực

hiện ở các vụ, đơn vị để kịp thời hướng dẫn, giúp đỡ các đơn vị trực thuộc; đồng

thời kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh, những chính sách chưa phù hợp với

thực tế để có sự điều chỉnh bổ sung cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao. Bên

cạnh đó cũng kịp thời chấn chỉnh, xử lý các đơn vị không chấp hành hoặc có biểu

hiện sai phạm trong quá trình tổ chức thực hiện góp phần nâng cao chất lượng, hiệu

quả công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ.

3.2. Xây dựng và lựa chọn các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ

3.2.1. Mục tiêu

Số hóa tài liệu lưu trữ vẫn là công việc còn mới mẻ ở nước ta, do đó cũng còn

có nhiều quan điểm khác nhau về các tiêu chuẩn chuyên môn, kỹ thuật trong công

tác này. Trong thời gian qua, tại UBDT công tác này chưa được quan tâm đúng mức

vì vậy gây nên nhiều khó khăn cho việc ban hành các văn bản cũng như việc triển

khai thống nhất tại các vụ, đơn vị. Do đó, nghiên cứu làm rõ các tiêu chuẩn kỹ

thuật, chuyên môn nghiệp vụ là giải pháp nhằm cung cấp cơ sở khoa học cho quá

trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay. Có đầy đủ cơ sở khoa học

các cơ quan chức năng mới có thể ban hành các văn bản hướng dẫn, quy định đối

với công tác số hoá tài liệu lưu trữ và cũng trên cơ sở đó để các vụ, đơn vị thuộc

UBDT triển khai số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật, chuyên

môn nghiệp vụ.

3.2.2. Nhiệm vụ

Nghiên cứu các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến

công tác số hóa tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều nhiệm vụ, trong đó cần tập trung

nghiên cứu làm rõ cơ sở khoa học của các tiêu chuẩn kỹ thuật, chuyên môn nghiệp

vụ; hệ thống các tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ liên

quan đến số hóa tài liệu lưu trữ trên thế giới và ở Việt Nam; hệ thống các tiêu chuẩn

kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT và

hệ thống nguyên tắc, yêu cầu và các giải pháp để triển khai thực hiện các tiêu chuẩn

kỹ thuật, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ tại UBDT.

3.2.3. Biện pháp thực hiện

Để công tác số hoá tài liệu lưu trữ được thực hiện một cách thống nhất và hiệu

quả thì việc nghiên cứu các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố

cần thiết. Có nhiều tiêu chuẩn kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ cần được nghiên cứu

làm rõ trong đó, cần tập trung nghiên cứu về những vấn đề sau:

hứ nh t, xác ịnh, chọn và p nh m c tài i u s hoá

Số hoá tài liệu lưu trữ cần được đầu tư kinh phí, con người và đặc biệt là yếu

tố thời gian, phải được triển khai một cách liên tục, trong một thời gian dài và phụ

thuộc rất nhiều vào số lượng tài liệu hiện có. Chính vì vậy, phải xây dựng được

những tiêu chí và mục đích sử dụng tài liệu để đưa ra những giải pháp số hoá hiệu

quả. Xác định, lựa chọn và lập danh mục tài liệu để số hoá là cơ sở cho việc thực

hiện công tác số hoá. Để làm được điều đó, phải căn cứ vào giá trị của tài liệu, tình

trạng vật lý của tài liệu và tần suất khai thác, sử dụng tài liệu đó.

Việc xác định, lựa chọn và lập danh mục hồ sơ, tài liệu là công việc đầu tiên

trong quá trình thực hiện công tác số hoá. Tuy nhiên, số hoá tài liệu lưu trữ luôn phụ

thuộc rất nhiều vào tài liệu gốc. Nếu tài liệu được chỉnh lý khoa học, bảo quản đầy

đủ, đảm bảo chất lượng sẽ giúp cho công tác số hoá được thực hiện nhanh chóng và

hiệu quả hơn. Chính vì vậy, ngoài việc xác định, lựa chọn tài liệu phục vụ số hoá thì

song song với nó, phải tiếp tục những biện pháp bảo quản, đảm bảo các yếu tố môi

trường tốt nhất cho bản gốc.

hứ h i, xác ịnh công ngh s hoá tài i u u tr

Hiện nay trên thế giới và ở Việt Nam đã và đang tồn tại nhiều hình thức số

hoá tài liệu lưu trữ. Số hoá chuyển từ tài liệu truyền thống sang định dạng file

không nén lưu trữ trong ổ cứng chủ yếu phục vụ lưu trữ và in chuyển khi cần thiết;

in chuyển từ tài liệu sang định dạng file số nén lưu trữ ở các chuẩn băng, đĩa khác

nhau chủ yếu nhằm mục đích khai thác, sử dụng; in chuyển nhiều bước từ tài liệu,

sang băng số rồi sau đó in chuyển sang định dạng file (độ phân giải thấp), đưa vào ổ

cứng (máy chủ) phục vụ khai thác thông qua trực tuyến hoặc in sang băng, đĩa từ

phục vụ phổ biến, sử dụng… Cùng với thời gian, sự phát triển của khoa học kỹ

thuật thì công nghệ phục vụ số hoá cũng sẽ thay đổi. Vậy, đối với việc số hoá tài

liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc nên lựa chọn phương pháp, hình thức nào là phù hợp

nhất, lựa chọn chuẩn lưu trữ nào được coi là tối ưu nhất? Ủy ban Dân tộc đã căn cứ

vào các điều kiện thực tế về cơ sở vật chất của Ủy ban Dân tộc để lựa chọn công

nghệ số hóa phù hợp.

Hiện nay, ở nước ta đã xuất hiện nhiều công nghệ số hóa, trong đó lựa chọn giải

pháp số hóa tài liệu với công nghệ nhận dạng của hãng ABBYY đã và đang có nhiều

lợi thế vượt trội. Giải pháp này được đánh giá là một sản phẩm tốt, đáp ứng bài toán

số hóa với các khả năng như nhận dạng tiếng Việt và 190 ngôn ngữ khác, độ chính

xác đạt đến 97 - 98%, giữ nguyên giàn trang của văn bản, cho phép lưu tài liệu ra

nhiều định dạng khác nhau như Doc, Excel, và PDF/A (định dạng file tối ưu nhất cho

lưu trữ), có cơ chế làm việc tự động không cần giám sát, tính mở cao - dễ tích hợp

vào các hệ thống khác để xây dựng nên các dây chuyền số hóa hoàn chỉnh. Do đó,

UBDT nên nghiên cứu, sử dụng công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ này trong quá trình

triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc là tương đối phù hợp.

hứ , x y ng tiêu chu n thu t n s hoá c tài i u u tr

Việc nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hoá của tài liệu lưu trữ

cần phải thực hiện, bởi vì, nếu không nghiên cứu xây dựng được tiêu chuẩn này thì

chúng ta sẽ không có cơ hội để kiểm tra chất lượng bản số hoá. Nếu chất lượng của

bản số hoá không được đảm bảo, không có khả năng phục vụ khai thác sử dụng;

không có khả năng in chuyển trở lại hay in chuyển sang các vật mang tin khác phục

vụ khai thác, phổ biến thì việc số hoá tài liệu lưu trữ cũng sẽ trở nên vô nghĩa.

Khi tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ cần phải quan tâm đặc biệt đến vấn đề

tiêu chuẩn kỹ thuật của bản số hoá của tài liệu lưu trữ để bản số hoá đó có thể đảm

bảo chất lượng, đáp ứng được yêu cầu, mục đích, ý nghĩa công tác số hoá mang lại.

Thứ t , x y ng tiêu chu n thu t ho u tr tài i u s

Để bảo quản chất lượng bản số hoá của tài liệu lưu trữ, cần nghiên cứu và làm

rõ cách thức bảo quản bản số hoá, các tiêu chuẩn kỹ thuật của kho lưu trữ tài nguyên

số; các điều kiện bảo quản tối ưu đối với tài liệu bản số hoá trong môi trường nhiệt

độ, độ ẩm, ánh sáng, không khí để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho tài liệu, giúp cho

bản số hoá tài liệu lưu trữ có thể tồn tại lâu dài hơn cùng với thời gian.

hứ năm, x y ng tiêu chu n công chức, viên chức m nhi m công tác s

h tài i u u tr . Trên cơ sở các tiêu chuẩn chung về phẩm chất, năng lực của

người cán bộ, nhân viên đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu, cơ quan chức năng cần

nghiên cứu các tiêu chuẩn cụ thể đối với công chức, viên chức đảm nhiệm công tác

số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT cho phù hợp với tính chất, đặc điểm, nhiệm vụ của

cơ quan đơn vị. Cần chi tiết hóa, cụ thể hóa các tiêu chuẩn cả về phẩm chất và năng

lực, kinh nghiệm công tác làm cơ sở để bổ nhiệm cán bộ, lựa chọn cán bộ nhân viên

chuyên trách hoặc bán chuyên trách.

hứ sáu, x y ng ch ộ, chính sách o m v mọi m t cho công tác s

h tài i u u tr t i Ủy n D n tộc. Việc nghiên cứu đầy đủ cơ sở khoa học và

ban hành những quy định cụ thể về các chế độ, tiêu chuẩn bảo đảm cho quá trình

triển khai số hóa là cần thiết, nên nghiên cứu kỹ cả về thực tiễn đã thực hiện ở các

cơ quan đơn vị khác, thực tế thực hiện ở UBDT, điều kiện khả năng của các cơ quan

đơn vị thuộc UBDT để có thể ban hành và triển khai thực hiện thống nhất. Cần

nghiên cứu đầy đủ cả cơ sở khoa học và các tiêu chuẩn, chế độ chính sách cụ thể

đối với các hoạt động triển khai số hóa cũng như đối với các lực lượng đảm nhiệm

công tác số hóa, cả các yêu cầu đạt được và chế độ, tiêu chuẩn bảo đảm.

Việc nghiên cứu làm rõ các vấn đề trên sẽ là cơ sở để các nhà quản lý, các cơ

quan chức năng nói chung, lãnh đạo Ủy ban Dân tộc và lãnh đạo Văn phòng, các

vụ, đơn vị thuộc UBDT nói riêng triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ một

cách khoa học, đảm bảo tiết kiệm, có chất lượng hiệu quả cao.

3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ

3.3.1. Mục tiêu

Triển khai số hoá tài liệu lưu trữ là hệ thống cách thức, biện pháp tổ chức

thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ. Việc triển khai số hoá tài liệu lưu trữ phải bảo đảm

tính khoa học, tức là thực hiện nghiêm túc, có chất lượng, hiệu quả cao quy trình số

hoá tài liệu lưu trữ. Như vậy, triển khai số hoá tài liệu lưu trữ là tổng hợp các bước,

các công việc để tổ chức sử dụng nhân lực, phương tiện nhằm thực hiện có chất

lượng, hiệu quả cao các bước, các khâu, các nội dung của quy trình số hoá tài liệu

lưu trữ. Đây là vấn đề phải giải quyết trong thực hiện số hoá tài liệu, quyết định

đến kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi dữ liệu gốc thành dữ liệu dưới dạng số.

Việc triển khai như thế nào với phạm vi, mức độ ra sao là phụ thuộc vào nội dung,

tính chất của tài liệu lưu trữ, nguồn lực bảo đảm cho quá trình số hoá.

3.3.2. Nhiệm vụ

Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ được chia thành ba giai đoạn lớn, gồm giai

đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành và giai đoạn quản lý, sử dụng. Các giai đoạn có

mối quan hệ tác động lẫn nhau, mỗi giai đoạn bao gồm nhiều khâu, nhiều bước khác

nhau nhưng cùng chung một mục tiêu thực hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ.

Việc hoàn thiện quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT cần làm rõ quy

trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ; nội dung triển khai thực hiện ở các giai đoạn,

các khâu, các bước, yêu cầu và giải pháp để triển khai thực hiện quy trình số hóa tài

liệu lưu trữ tại UBDT. Đặc biệt, do đang trong quá trình triển khai số hóa nên cần

chú trọng hoàn thiện, chuẩn hóa giai đoạn chuẩn bị số hóa, tạo điều kiện, tiền đề để

tiến hành số hóa thuận lợi và có hiệu quả cao.

3.3.3. Biện pháp thực hiện

Để hoàn thiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, trong mỗi giai đoạn thực hiện

quy trình cần các biện pháp chủ yếu sau:

3.3.3.1. Gi i o n chu n ị

Đây là giai đoạn quyết định đối với các giai đoạn, công việc còn lại. Để bảo đảm

thành công, chất lượng đáp ứng mục tiêu đã đề ra thì tất cả các quy trình sẽ rà soát và

cần phải được nghiên cứu, thiết kế, đánh giá một cách tỉ mỉ, toàn diện về mọi khía cạnh

có liên quan đến số hoá tài liệu lưu trữ và phải được thể hiện thống nhất bằng văn bản

trước khi triển khai thực tế. Tuy nhiên, không nên quá máy móc trong quá trình triển

khai thực hiện, nếu thấy không phù hợp có thể điều chỉnh, bổ sung nhưng về cơ bản tất

cả các khâu phải được thiết kế, đề ra trước trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá toàn diện.

Dù quy mô số hoá tài liệu lưu trữ lớn hay nhỏ thì cũng cần tuân theo các bước sau:

Một à, t r m c tiêu, m c ích, ph m vi s hoá

Đây là công việc đóng vai trò quyết định các khâu còn lại. Đối với Ủy ban

Dân tộc nguồn kinh phí đầu tư có giới hạn không thể số hoá toàn bộ tài liệu lưu trữ

cùng một lúc, cho nên để triển khai số hoá tài liệu cần lập thành các dự án phù hợp

với khả năng, mục tiêu nhất định trong từng giai đoạn, ưu tiên triển khai thực hiện

trước như: số hoá tài liệu quý hiếm, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và các

tài liệu có tình trạng vật lý kém. Với mục tiêu bảo hiểm, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu

trữ gốc, tổ chức sử dụng chúng bằng bản số hoá tài liệu lưu trữ và tăng cường khả

năng tiếp cận nguồn thông tin một cách đa dạng, nhanh chóng.

H i à, ph n tích v nhu c u s ng tài i u i v i công chức, viên chức Ủy

n D n tộc.

Một trong những mục tiêu của việc tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban

Dân tộc là tạo điều kiện thuận lợi cho công chức, viên chức trong cơ quan Ủy ban

Dân tộc, cơ quan quản lý công tác dân tộc các cấp... khai thác, sử dụng thông tin để

phục vụ công tác chuyên môn. Giúp cho công chức, viên chức, các cơ quan quản lý

nhà nước về công tác dân tộc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước

đang có nhu cầu tìm hiểu thông tin về công tác dân tộc, về đồng bào các dân tộc

truy cập đến nguồn tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc một cách hiệu quả, rộng rãi

nhằm phát huy giá trị thông tin vốn có của tài liệu lưu trữ đang lưu giữ tại UBDT

vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Trên cơ sở xác định được nhu cầu

của đối tượng khai thác nguồn tài liệu, UBDT sẽ lựa chọn tài liệu để tiến hành số

hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu đặt ra của công chức, viên chức... trong việc khai thác

và sử dụng tài liệu.

B à, h o sát và ánh giá v nguồn tài i u u tr .

Việc này sẽ giúp lãnh đạo Ủy ban Dân tộc nắm chắc đối tượng tài liệu sẽ số

hoá có đặc điểm về nội dung và hình thức như: tình trạng vật lý, mức độ hư hỏng

của tài liệu, mức độ phai màu của mực, cỡ chữ, khổ giấy, tài liệu có phù hợp hoặc

có khả năng số hoá được không? Việc số hoá có góp phần tăng cường bảo vệ tài

liệu gốc hoặc gây hư hỏng thêm? Tài liệu đưa vào số hoá có giá trị thiết thực, có

phục vụ tốt cho công tác dân tộc hay không? Khối lượng tài liệu dự kiến số hoá, số

hoá tất cả hoặc số hoá một phần? và nhiều vấn đề khác phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ

thể của dự án. Những thông tin thu được từ việc khảo sát sẽ giúp lãnh đạo có cách

xử lý, đưa ra phương pháp phù hợp với nguồn tài liệu cụ thể trong quá trình số hoá.

Chẳng hạn, giúp cho việc lựa chọn kích thước, loại máy quét phù hợp với khổ giấy,

tình trạng của tài liệu lưu trữ. Việc khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu càng đầy đủ,

chi tiết và khách quan bao nhiêu thì việc lựa chọn tài liệu, đặt ra các tiêu chuẩn và

các vấn đề khác của số hoá tài liệu sẽ thuận lợi bấy nhiêu.

B n à, chọn tài i u u tr s hoá

Do nguồn tài liệu về công tác dân tộc đang được lưu trữ tại UBDT tương đối

nhiều, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn kinh phí và nhân lực chưa cho

phép để có thể số hoá toàn bộ tài liệu này. Do đó, lãnh đạo UBDT nên đưa ra các

tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ trên cơ sở giá trị tài liệu, tình trạng vật lý và nhu

cầu khai thác sử dụng tài liệu để số hoá bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ là tài liệu quý hiếm có giá trị lịch sử, đặc biệt là có giá trị

trong phục vụ công tác dân tộc trong thời gian tới.

- Tài liệu lưu trữ có tần số khai thác, sử dụng cao.

- Tài liệu lưu trữ trong tình trạng vật lý và nội dung thông tin hư hỏng nhưng

ở mức độ có khả năng áp dụng phương pháp số hoá. Đối với những trường hợp

không thể áp dụng phươ ng pháp này được như: tài liệu mờ chữ khó đọc, không

đọc được bằng mắt thường (phải áp dụng thiết bị để hỗ trợ), giấy bị rách nhiều hoặc

dễ bị hỏng thêm nếu áp dụng phương pháp khác để củng cố và tạo bản sao số hoá.

Các yêu cầu đối với tài liệu lưu trữ được lựa chọn để số hoá phải bảo đảm các

vấn đề như: tính hệ thống, mối liên hệ vốn có của tài liệu và tính sử dụng rộng rãi

của tài liệu.

Năm à, t chu n và x y ng quy trình àm vi c.

Đây là một trong những công việc nhằm thống nhất về quy trình nghiệp vụ,

chất lượng sản phẩm đầu ra. Tiêu chuẩn cơ bản cần quy định bao gồm:

- Đặt chuẩn biên mục tên file, thư mục, sắp xếp đối với ảnh số

- Đặt chuẩn siêu dữ liệu

- Tiêu chí lựa chọn phần mềm cơ sở dữ liệu, xây dựng phần mềm ứng dụng.

- Tiêu chí lựa chọn phương tiện, thiết bị trong chuỗi số hoá

- Tổ chức, bố trí nhân lực

- Yêu cầu về công chức, viên chức đối với quá trình triển khai số hoá tài liệu

lưu trữ

- Yêu cầu về môi trường làm việc

- Xây dựng quy trình làm việc

Các quy định trên là căn cứ trong quá trình triển khai thực tế để bảo đảm tính

thống nhất về mặt quản lý và nghiệp vụ theo mục tiêu của dự án đề ra.

áu à, ph n tích nhu c u v nguồn inh phí

Nguồn kinh phí là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của dự

án số hóa. Để tính toán về chi phí, nguồn nhân lực và các phương tiện, thiết bị vào

một dự án một cách chính xác là việc không dễ dàng chút nào. Nếu những công việc

đó được phân tích, xem xét một cách chi tiết, phù hợp với mục tiêu thì việc tính

toán sẽ thuận lợi hơn. Do tính không ổn định của bản thân tài liệu số hoá, thiết bị

lưu trữ điện tử… cho nên, trước khi tiến hành, phải tính toán, dự kiến, phòng ngừa

những nguy cơ có thể xảy ra trong suốt quá trình số hoá. Một số khoản chi phí cần

tính toán như: chi phí về mua phương tiện, thiết bị; chi phí đào tạo, bồi dưỡng nhân

lực tham gia số hoá; chi phí thuê chuyên gia hoặc nhân viên đáp ứng nhu cầu trong

lĩnh vực cụ thể; chi phí dự phòng.

B y à, r i n pháp ánh giá và hắc ph c

Đây là công việc rất cần thiết và phải được coi như một bộ phận không tách

rời trong suốt quá trình triển khai số hoá cũng như quản lý sử dụng chúng. Công

việc số hoá bao gồm nhiều khâu khác nhau, mỗi khâu cần có cách thức đánh giá về

lộ trình, chất lượng của công việc, biện pháp đề phòng và khắc phục những thiếu

sót, sai lầm có thể xảy ra nhằm bảo đảm chất lượng của sản phẩm. Mỗi khi xảy ra

sự cố, tình huống ngoài ý muốn cần được giải quyết, khắc phục ngay để bảo đảm

không làm gián đoạn tiến trình chung của dự án. Do đó, cần xây dựng biện pháp

đánh giá, khắc phục ngay từ đầu để giải quyết những vấn đề có thể xảy ra trong quá

trình làm việc cũng như đánh giá kết quả của dự án. Một số biện pháp đánh giá

được sử dụng phổ biến như: Biện pháp dựa trên việc giao dịch; số lượng truy cập,

các bản ghi giao dịch; biện pháp dựa trên chi phí (sự phân tích quan hệ vốn lãi đối

với sản phẩm, lợi nhuận trong việc đầu tư dự án); biện pháp dựa trên người sử dụng:

các hoạt động, nhóm sử dụng, sự hài lòng của người sử dụng.

3.3.3.2. Gi i o n ti n hành

Sau khi đã nghiên cứu đánh giá các yếu tố đã nêu trên và đã chuẩn bị sẵn

sàng các yêu cầu cơ bản cần thiết như; kinh phí cho dự án, nguồn nhân lực (số

lượng, chất lượng chuyên môn, kỹ năng của cán bộ); phương tiện, thiết bị cho dự án

số hoá. Công việc tiếp theo là tiến hành công việc đó từ đầu đến cuối theo quy trình

đã được quy định. Quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ có thể được sơ đồ hoá

như sau:

Trước hết tài liệu lưu trữ được phân loại thành từng nhóm theo tiêu chí và đảm bảo

yêu cầu để lựa chọn số hoá. Sau đó, các nhóm này được phân chia tiếp:

Tài liệu có khả năng số hoá bằng máy quét

Đối với nhóm tài liệu có khả năng số hoá bằng máy quét sẽ được tiến hành

theo quy trình số hoá.

Đối với tài liệu không có khả năng áp dụng phương pháp số hoá bằng máy

quét sẽ được áp dụng các phương pháp khác phù hợp để củng cố tình trạng vật lý,

nội dung thông tin đáp ứng điều kiện để số hoá bằng máy quét (ví dụ: Tu bổ để

phục chế trước khi đưa vào số hoá; sử dụng hoá chất đối với các tài liệu lưu trữ chữ

mờ để thể hiện rõ hơn nét chữ và đưa vào quét hoặc chụp) hoặc sử dụng các phương

pháp khác phù hợp với tình trạng của tài liêu để tạo ra bản số hoá.

Quy trình này nhằm tạo ra 3 phiên bản ảnh số:

- Tạo ra bản master của tài liệu lưu trữ đã được số hoá đạt chất lượng cao (với

mục đích bảo quản lâu dài với phiên bản số, sử dụng trong việc tạo ra các bản phát sinh

để tổ chức khai thác sử dụng, tạo ra bản phục vụ cho việc chuyển đổi sang microfilm

để bảo hiểm, sử dụng trong việc in ấn với chất lượng cao và mục đích khác).

- Tạo ra bản phát sinh (áp dụng trong việc tổ chức khai thác sử dụng)

- Tạo bản để ghi phím bảo hiểm (trên cơ sở hiệu chỉnh bản master đó bằng

phần mềm ứng dụng) với mục đích bảo quản lâu dài.

Trong đó, 2 phiên bản đầu được ưu tiên thực hiện trước còn phiên bản thứ 3 sẽ

được định hướng thực hiện trong tương lai. Mỗi phiên bản sẽ được gắn với siêu dữ

liệu tương ứng (bao gồm: siêu dữ liệu mô tả, siêu dữ liệu quản lý và siêu dữ liệu cấu

trúc). Đối với bản master được định hướng áp dụng các biện pháp kỹ thuật để chứng

thực sau khi nó đã được số hoá và chất lượng ảnh được chấp nhận, nhằm đảm bảo

tính xác thực và tính nguyên vẹn đối với nguyên bản gốc ngay từ đầu (tính xác thực

và nguyên vẹn của bản số hoá chỉ mang tính tương đối, chủ yếu nhằm vào nội dung

thông tin là chính, các hình thức là phụ). Các biện pháp kỹ thuật có thể áp dụng

như: chữ ký điện tử, mật mã được thiết kế riêng hoặc hình thức khác.

Đối với bản phát sinh sử dụng để phục vụ tổ chức khai thác sử dụng cũng sẽ

được áp dụng biện pháp kỹ thuật để chứng thực nội dung thông tin, đồng thời sẽ

được áp dụng phần mềm nhận dạng ký tự (OCR- Optical character recognition) để

chuyển từ dạng ảnh sang dạng văn bản (dạng text) phục vụ nhu cầu tìm kiếm tự

động trong hệ thống cơ sở dữ liệu và trực tuyến.

Toàn bộ các dữ liệu này sẽ được quản lý một cách nghiêm ngặt với các biện

pháp quản lý và kỹ thuật nhằm đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính nguyên vẹn

và truy cập của nguồn thông tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu.

Hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ được hỗ trợ với các công cụ hữu ích được thiết kế,

xây dựng phù hợp để tổ chức khai thác sử dụng với hình thức số như: công cụ tra

cứu tự động, trang thông tin được tử (website), hệ thống an ninh mạng, hệ thống

mạng nội bộ, mạng diện rộng…

3.3.3.3. Gi i o n qu n , s ng

Trong giai đoạn quản lý sử dụng cần thực hiện các quy trình công việc sau:

Đối với việc quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu số hoá cần thực hiện chế độ kiểm

tra, bảo trì, sao lưu dự phòng, nâng cấp hệ thống phần cứng phần mềm định kỳ;

quản lý quyền sử dụng; an ninh bảo mật hệ thống dữ liệu, hệ thống mạng…

Đối với việc tổ chức khai thác sử dụng cần chú ý triển khai thực hiện ở 2 hình

thức:

- Tổ chức sử dụng tại chỗ; tìm kiếm sử dụng tài liệu lưu trữ số hoá thông qua

trang thông tin điện tử nội bộ (mạng Lan), thông qua màn hình của phòng đọc;

cung cấp bản sao theo yêu cầu…

- Tổ chức sử dụng rộng rãi: giới thiệu công bố, tổ chức triển lãm tài liệu…

thông qua trang thông tin điện tử (internet); độc giả có thể tìm kiếm, sử dụng tài liệu

lưu trữ thông qua phương tiện thiết bị của độc giả (máy tính, máy tính bảng, điện

thoại di động…); cung cấp bản sao số hoá với các chủ đề, nội dung theo yêu cầu và

thoả thuận của độc giả với cơ quan lưu trữ theo luật định thông qua đường mạng; hệ

thống nhận thông tin phản hồi của độc giả.

Sau khi công việc trong giai đoạn tiến hành đã được kiểm tra, hoàn tất đáp

ứng theo chất lượng đã đề ra. Về cơ bản đến đây các công việc của dự án dường

như đã kết thúc. Tuy nhiên, trong thế giới của kỹ thuật số, đặc biệt là sản phẩm ảnh

số, những công việc đầy thách thức, rủi ro về quản lý và kỹ thuật mới chỉ bắt đầu từ

đây. Tạo ra sản phẩm số đã khó nhưng để quản lý giữ được chúng là càng khó hơn.

Điều này cũng là nhược điểm của bản thân sản phẩm số. Cho nên, một trong những

công việc chủ yếu ngoài phát huy kết của dự án vào trong thực tiễn, đó là việc thực

hiện các giải pháp bảo quản, bảo trì, nâng cấp hệ thống cả phần cứng, phần mềm và

bản thân sản phẩm số một cách thường xuyên, định kỳ để bảo đảm khả năng truy

cập, sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.

Trên cơ sở hoàn thiện quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ như trên, các

vụ, đơn vị trực thuộc UBDT cần căn cứ vào nguồn kinh phí, số chất lượng tài liệu

lưu trữ, nhu cầu khai thức sử dụng tài liệu, trình độ, năng lực của đội ngũ công

chức, viên chức đặc biệt là đội ngũ đảm nhiệm công tác số hóa, yêu cầu nhiệm vụ

công tác để xác định phạm vi, quy mô triển khai số hóa cho phù hợp và mang lại

hiệu quả thiết thực.

3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ

3.4.1. Mục tiêu

Đây là giải pháp trực tiếp quyết định chất lượng quá trình triển khai số hóa tài

liệu lưu trữ. Bởi lẽ, số hoá tài liệu lưu trữ sử dụng công nghệ hiện đại, đòi hỏi cần

được đầu tư lớn cả về kinh phí, thời gian và công sức. Trong những nguồn lực ảnh

hưởng đến quá trình số hoá tài liệu lưu trữ thì năng lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên

đảm nhiệm công tác số hóa và kinh phí đầu tư là những nhân tố có tác động lớn. Con

người luôn là yếu tố quyết định đến sự thành bại của bất kỳ công việc nào. Con người

là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan.

Trình độ của công chức, viên chức lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,

cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ. Công chức, viên chức có trình

độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương án phân loại và sắp xếp tài liệu của

cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ của công chức, viên

chức chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu

của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Thực

tế cho thấy, công tác số hóa ở UBDT trong thời gian qua còn hạn chế một phần cũng

do năng lực chuyên môn của công chức, viên chức làm công tác lưu trữ còn hạn chế,

chưa được đào tạo chuyên sâu. Chính vì vậy, trong thời gian tới, để công tác số hóa

tài liệu ở UBDT đạt hiệu quả cao lãnh đạo UBDT cần quan tâm đến công tác đào tạo

nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao phẩm chất, năng lực cho đội ngũ công chức, viên

chức trực tiếp làm công tác số hóa tài liệu.

Không chỉ đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực mà còn cần đầu tư lớn

về kinh phí để triển khai số hóa. Số hoá tài liệu lưu trữ tốn kém không chỉ ở việc lắp

đặt hệ thống thiết bị ban đầu, mà còn cho duy trì hệ thống trong quá trình triển khai

thực hiện. Kinh phí để triển khai và duy trì hệ thống số hoá rất lớn mà không phải

cơ quan nào cũng có khả năng thực hiện.

3.4.2. Nhiệm vụ

Cần nâng cao phẩm chất, năng lực toàn diện cho công chức, viên chức đảm

nhiệm công tác số hóa trong đó cần quan tâm hàng đầu đối với các phẩm chất và

năng lực chuyên môn, nghiệp vụ. Để nâng cao phẩm chất, năng lực cho công chức,

viên chức cần làm rõ thực trạng đội ngũ công chức, viên chức, xác định rõ những

tồn tại, hạn chế, từ đó xác định rõ mục tiêu, nội dung, chương trình, kế hoạch và

giải pháp nâng cao phẩm chất năng lực cho công chức, viên chức đảm nhiệm công

tác số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT.

Đồng thời, tăng cường nguồn kinh phí cho công tác triển khai số hóa tài liệu

lưu trữ tại UBDT. Để thực hiện điều này, cần làm rõ các nhu cầu cụ thể của các cơ

quan đơn vị, xác định rõ các nguồn lực có thể huy động kể cả nguồn kinh phí do

Nhà nước cấp, kinh phí cơ quan tự bảo đảm và các nguồn huy động từ xã hội; đề

xuất cơ chế, chính sách và giải pháp huy động nguồn lực bảo đảm vừa tăng cường

nguồn lực vừa sử dụng có hiệu quả.

3.4.3. Biện pháp thực hiện

* N ng c o ph m ch t, năng c cho cán ộ, nh n viên m nhi m công tác

s h t i UBD hi n n y

Cần thực hiện các biện pháp sau:

Trước hết cần nghiên cứu xác định rõ mục tiêu, nội dung, hình thức, phương

pháp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao phẩm chất năng lực cho công chức, viên chức

đảm nhiệm công tác số hóa.

m c tiêu và yêu c u c ào t o, ồi ỡng

Mục tiêu và yêu cầu của đào tạo, bồi dưỡng là nhằm tăng cường trình độ,

năng lực cho đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu của

UBDT đặc biệt là trang bị cho họ những kiến thức cơ bản nhất, bồi dưỡng, rèn

luyện thành thạo các kỹ năng về số hoá tài liệu lưu trữ.

i t ng ào t o, ồi ỡng

Đối tượng cần được đào tạo, bồi dưỡng là công chức, viên chức của UBDT

trực tiếp tham gia vào quá trình chỉ đạo và thực hiện việc số hoá tài liệu lưu trữ.

Hiện nay, công chức, viên chức ở UBDT đã được cử đi đào tạo, tập huấn về số hoá

tài liệu lưu trữ chủ yếu là các kỹ sư tin học và một số công chức, viên chức đảm

nhiệm CTLT. Đối tượng tham gia đào tạo, tập huấn cần mở rộng không chỉ có đội

ngũ công chức, viên chức chuyên trách số hóa mà cần phải có cả đội ngũ công

chức, viên chức lãnh đạo, quản lý của Văn phòng, các vụ, đơn vị và một số bộ phận

thường xuyên liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung, số hóa nói riêng.

nội ung ch ng trình ào t o, ồi ỡng

Số hoá tài liệu lưu trữ vừa liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ, vừa là vấn đề kỹ

thuật - công nghệ. Chính vì vậy, nội dung đào tạo, bồi dưỡng không chỉ tập trung

vào lý thuyết và còn phải có thực hành. Nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng

phải đảm bảo những nội dung sau:

hứ nh t, cung cấp, trang bị cho người học những kiến thức cơ bản như:

- Tổng quan về lưu trữ tài liệu;

- Khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ;

- Sự cần thiết phải tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ;

- Tình hình số hoá tài liệu lưu trữ trên thế giới và tại Việt Nam;

- Điều kiện cần thiết để tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ: Cơ sở pháp lý; cơ sở

vật chất, kho tàng, trang thiết bị; tài liệu lưu trữ, nguồn nhân lực, kinh phí…);

- Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ;

- Một số trường hợp hư hỏng thường gặp và cách sửa chữa, khắc phục đối với

các thiết bị, máy móc, hệ thống số hoá.

hứ h i, đào tạo kỹ năng thực hành.

Đào tạo kỹ năng thực hành là vấn đề rất cơ bản bởi vì số hoá tài liệu lưu trữ

chủ yếu là hoạt động mang tính chất kỹ thuật. Phần việc này chủ yếu do những công

chức, viên chức kỹ thuật đảm nhiệm. Do vậy, nếu họ không được đào tạo tốt về kỹ

năng thực hành thì bản số hoá được làm ra sẽ khó có thể đảm bảo được chất lượng

và công tác số hoá sẽ trở nên vô nghĩa.

Số hoá tài liệu lưu trữ muốn thực hiện tốt thì công chức, viên chức không những

cần được trang bị những kiến thức lý thuyết cơ bản mà còn được cần được thực hành,

được hướng dẫn một cách tỉ mỉ, cụ thể. Đặc biệt, công chức, viên chức đảm nhận công

tác số hóa cần phải được hình thành, rèn luyện thành thạo các kỹ năng, kỹ xảo để thực

hiện tốt quy trình số hóa và các thao tác kỹ thuật có liên quan.

hình thức ào t o, ồi ỡng

Cần thực hiện đồng thời các hình thức, phương pháp bồi dưỡng, đào tạo, kết

hợp cả chính quy và không chính quy, tập trung và không tập trung, ngắn hạn và dài

hạn, bồi dưỡng hạt nhân nòng cốt với bồi dưỡng, tập huấn toàn thể công chức, viên

chức… Tùy vào điều kiện khả năng cụ thể để xác định và thực hiện các hình thức,

phương pháp bồi dưỡng khác nhau.

H i à, m i các chuyên gi n ào t o cho cán ộ t i n vị ho c g i công

chức, viên chức i học t p và ào t o, ồi ỡng ở các c sở ào t o. Đây là những

hình thức tối ưu nhất, tuy nhiên cũng đối mặt với một số khó khăn nhất định như:

Kinh phí, trình độ ngoại ngữ, yêu cầu nhiệm vụ, biên chế, tổ chức…

B à, các c qu n, n vị và ng ti n hành s hoá t học hỏi và tr o ổi

cán ộ v i nh u. Hình thức này sẽ tiết kiệm được kinh phí cho các vụ, đơn vị, tuy

nhiên, mức độ học hỏi cũng có giới hạn. Ví dụ: Trong quá trình thực hiện số hoá tài

liệu lưu trữ tại đơn vị mình, Trung tâm thông tin đã mời chuyên gia làm cố vấn và

cử viên chức đi tham quan và học hỏi kinh nghiệm ở Trung tâm tin học Văn phòng

TW Đảng.

B n à, phát huy tinh th n tích c c ch ộng t học t p, t rèn uy n n ng c o

trình ộ, năng c c ội ngũ công chức, viên chức m nhi m công tác s h .

Đây là giải pháp có tính quyết định, bởi mọi sự nỗ lực của tổ chức sẽ không đem lại

hiệu quả nếu bản thân mỗi công chức, viên chức không tự nỗ lực học tập, rèn luyện

nâng cao trình độ, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Để việc

tự học tập, tự rèn luyện đạt kết quả đòi hỏi mỗi cá nhân trên cơ sở trình độ, năng lực

của bản thân, điều kiện môi trường làm việc cụ thể để xác định kế hoạch cụ thể và

kiên quyết thực hiện kế hoạch, đề cao tinh thần ham học hỏi, cầu tiến bộ, thường

xuyên tranh thủ học tập những người có trình độ, năng lực trong mọi điều kiện,

hoàn cảnh cụ thể.

Ngoài việc nâng cao phẩm chất, năng lực của đội ngũ công chức, viên chức

chuyên trách làm công tác số hóa, cần nâng cao trình độ, năng lực tin học của đội

ngũ công chức, viên chức làm công tác dân tộc. Bởi đây là lực lượng trực tiếp khai

thức, sử dụng tài nguyên số, đội ngũ này không có những hiểu biết, kỹ năng tin học

thì sẽ không có nhu cầu sử dụng tài nguyên số. Vì vậy, việc triển khai số hóa sẽ

không mang liệu hiệu quả thiết thực và khó có thể đạt được yêu cầu đề ra. Do đó,

cần tổ chức các khoá tập huấn về ứng dụng tin học, nhất là các hiểu biết và kỹ năng

khai thác, sử dụng tài nguyên số cho đội ngũ cán bộ của UBDT và cơ quan làm

công tác dân tộc.

Như vậy, việc đào tạo hình thành đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên lành nghề về

số hoá tài liệu lưu trữ là rất cần thiết. Bên cạnh việc tập huấn lý thuyết, cần bồi dưỡng

thực hành chuyên sâu và chi tiết quy trình số hóa để sau khi tập huấn, các công chức,

viên chức có thể ứng dụng ngay những kiến thức được bồi dưỡng vào thực tiễn.

Thực tế tại UBDT hiện nay, kinh phí cấp cho công tác số hóa là rất hạn hẹp.

Nguồn lực đầu tư cho chiến lược ứng dụng CNTT của UBDT còn hạn hẹp, kinh phí

cấp cho hoạt động ứng dụng CNTT được cân đối từ nguồn kinh phí chi thường

xuyên hàng năm của UBDT, nên chỉ đủ đế duy trì các hệ thống, không có khả năng

phát triển. Do vậy, để đảm bảo thực hiện có hiệu quả công tác số hóa cần tăng

cường kinh phí chi cho hoạt động ứng dụng CNTT nói chung, kinh phí để triển khai

số hóa nói riêng.

* Tăng c ng u t kinh phí cho công tác tri n h i s h tài i u u tr

t i UBD .

Cần thực hiện các biện pháp sau:

Một à, nghiên cứu xác định rõ nhu cầu, nguồn lực, định mức kinh phí cho

tổng thể quá trình triển khai số hóa và từng giai đoạn, từng hạng mục, nội dung cụ

thể. Đây là cơ sở khoa học quan trọng để UBDT xác định rõ nguồn đầu tư, mức đầu

tư, nội dung cần ưu tiên đầu tư để tổ chức thực hiện. Hiện nay, ở UBDT cần xây

dựng, duy trì và phát triển hệ thống máy chủ đảm bảo được tích hợp và cài đặt tại

cơ quan UBDT phục vụ tốt nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin về công tác dân

tộc, hệ thống cơ sở dữ liệu về các vấn đề dân tộc để tăng cường khả năng đảm bảo

hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành đồng bộ trong hệ thống các cơ quan làm công

tác dân tộc, triển khai các dịch vụ công trực tuyến nằm trong chức năng quản lý nhà

nước về công tác dân tộc của UBDT, cần bổ sung đầu tư tối thiểu 05 máy chủ cấu

hình cao, đảm bảo toàn bộ các dịch vụ được hoạt động ổn định, thông suốt. Hệ

thống lưu trữ tập trung cần trang bị 01 hệ thống mạnh hơn với dung lượng lưu trữ

cao hơn.

Hai là, xây dựng cơ chế, chính sách bảo đảm ngân sách, huy động đầu tư cho

quá trình triển khai số hóa. Đây là cơ sở để các cơ quan chức năng xác định kinh

phí đầu tư và huy động đầu tư để triển khai thực hiện. Việc xác định rõ chủ trương

chính sách, cơ chế, điều kiện bảo đảm tài chính sẽ tạo cơ sở bảo đảm tài chính cho

việc triển khai số hóa. Để có thể ban hành được những chủ trương, chính sách phù

hợp cần căn cứ vào cơ chế chính sách hiện hành; kinh nghiệm huy động nguồn lực

cho công tác số hóa ở các cơ quan đơn vị, từ đó đề xuất ban hành chủ trương, chính

sách phù hợp với điều kiện, khả năng của cơ quan đơn vị, phát huy mọi tiềm lực,

khả năng, bảo đảm tốt nhất cho công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ. Đặc biệt,

trong kế hoạch sử dụng tài chính của các cơ quan đơn vị, cần xác định cụ thể số

lượng, nguồn tài chính bảo đảm cho quá trình triển khai số hóa, làm cơ sở cho các

đơn vị tổ chức thực hiện.

Ba là, thường xuyên thanh tra, kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện những

vấn đề nảy sinh, những sai phạm để kịp thời xử lý, bảo đảm hạn chế thấp nhất thất

thoát kinh phí, nguồn lực đầu tư cho công tác số hóa. Triển khai số hóa là một công

việc mới mẻ, phải huy động nhiều nguồn lực bảo đảm, tốn kém về kinh phí do đó

cùng với việc hoàn thiện cơ chế chính sách, cần có sự kiểm tra, thanh tra, giám sát

chặt chẽ của cơ quan chức năng để kịp thời phát hiện, uốn nắn những thiếu sót và

xử lý những sai phạm trong quá trình tổ chức thực hiện.

3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ

3.5.1. Mục tiêu

Đây là một trong những biện pháp cơ bản, là nhân tố quyết định chất lượng,

hiệu quả công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Vì vậy, xây dựng kiện toàn và

nâng cao năng lực lãnh đạo của đội ngũ công chức, viên chức các cấp là một yêu cầu

khách quan, là điều kiện cơ bản, có ý nghĩa quyết định đến thành công trong công tác

triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Đặc biệt hiện nay việc nhận thức, trách nhiệm của

một số lãnh đạo UBDT, Lãnh đạo vụ, đơn vị trực thuộc UBDT đối với việc công tác

số hoá tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Thực trạng đó càng đòi hỏi phải tăng cường củng

cố, nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý toàn UBDT.

3.5.2. Nhiệm vụ

Lãnh đạo, quản lý đối với quá trình triển khai số hóa cần bám sát quá trình

triển khai số hóa để có sự chỉ đạo quản lý chặt chẽ, thường xuyên. Do vậy cần

nghiên cứu làm rõ cơ chế lãnh đạo, quản lý có tính chất đặc thù với công tác số hóa,

làm rõ các nội dung cần tập trung chỉ đạo, quản lý, trên cơ sở đó đề xuất hệ thống

giải pháp tăng cường sự lãnh đạo, quản lý đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ.

3.5.3. Biện pháp thực hiện

Để tăng cường công tác chỉ đạo, quản lý đối với lĩnh vực số hóa tài liệu lưu

trữ cần thực hiện các biện pháp chủ yếu sau:

hứ nh t, t p trung x y ng và n ng c o năng c nh o và phát huy

trách nhi m c cá nh n, tổ chức trong ho t ộng nh o công tác tri n h i s

hoá tài i u u tr ở UBD .

Thường xuyên kiện toàn, bồi dưỡng nâng cao năng lực chỉ đạo toàn diện,

trang bị kiến thức toàn diện cả về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ nhằm có

đủ phẩm chất, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trên cương vị chức trách được

đảm nhiệm.

Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Văn phòng, các vụ, đơn vị cần quán triệt sâu sắc

mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Cụ thể hoá

mục tiêu đó vào từng nhiệm vụ cụ thể của công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ,

cũng như tình hình có liên quan, để đề ra những chủ trương, biện pháp lãnh đạo sát đúng

với thực tiễn của đơn vị. Trong nhiệm vụ công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ phải

có nghị quyết chuyên đề phù hợp, trong đó xác định những nội dung, chỉ tiêu, biện pháp cụ

thể đối với hoạt động công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Thường xuyên tiến

hành công tác kiểm tra, chỉ đạo, tổ chức rút kinh nghiệm, kịp thời phát hiện những sai sót

lệch lạc để bổ sung, uốn nắn, điều chỉnh kịp thời nhằm không ngừng nâng cao chất lượng

công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ.

Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc cần phải quán triệt sâu sắc chỉ thị, nghị quyết của

cấp trên về công tác số hóa tài liệu, Quy định, nắm chắc mục tiêu, yêu cầu, nội dung

kế hoạch, thực trạng mạnh, yếu trong hoạt động số hoá tài liệu lưu trữ. Kịp thời đề

ra chủ trương, biện pháp lãnh đạo công tác quản lý chất lượng công tác triển khai số

hoá tài liệu lưu trữ đạt kết quả tốt.

Thứ hai, xây d ng k ho ch tri n khai s hoá tài li u u tr ở các v , n vị

tr c thuộc Ủy ban Dân tộc.

Để công tác số hóa đạt hiệu quả cao, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT cần xây

dựng kế hoạch triển khai số hóa. Trong kế hoạch cần xác định rõ các nội dung: mục

tiêu số hoá; thành phần tài liệu cần số hoá; cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực; kinh phí;

những yêu cầu về quản lý tài liệu số hoá; phần mềm quản lý tài liệu số; vấn đề bản

quyền tài liệu số hoá… Trên cơ sở kế hoạch triển khai số hóa, các cơ quan đơn vị cần

có sự cụ thể hóa phù hợp với điều kiện cụ thể và tổ chức thực hiện nghiêm túc, có

chất lượng và hiệu quả cao.

hứ , tăng c ng công tác s tổng t, i m tr C n i chung, s h tài

i u u tr n i riêng.

Cùng với việc xây dựng và tổ chức thực hiện nghiêm túc kế hoạch triển khai

số hóa tài liệu lưu trữ Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Văn phòng, các vụ, đơn vị cần tăng

cường hoạt động sơ tổng kết, trao đổi rút kinh nghiệm để kịp thời đánh giá và phát

huy những mặt đã làm được, phát hiện và khắc phục những vấn đề nảy sinh, tăng

cường sự giúp đỡ lẫn nhau giữa các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc và giữa

công chức, viên chức trực tiếp tiến hành số hóa.

Đồng thời, thường xuyên tiến hành kiểm tra công tác số hóa để phát huy

những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện

pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng vụ, đơn vị cụ thể. Kiểm

tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng vụ, đơn vị, cá

nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và k luật khách quan, công bằng. Công

tác kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ và trong những

trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta

vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác kiểm tra và xử lý các vi phạm trong

ngành lưu trữ nói chung, nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng. Điều đó cũng

phần nào gây khó khăn cho công tác kiểm tra của ngành. Vì vậy, Ủy ban Dân tộc

cần dựa vào các quy định của pháp luật về CTLT, công tác thông tin, truyền thông

để tiến hành kiểm tra đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT. Công tác

này rất quan trọng, trực tiếp phát hiện những sai sót để chấn chỉnh kịp thời, đồng

thời phát hiện các mô hình, các tập thể, cá nhân tiêu biểu để kịp thời biểu dương,

khen thưởng.

Trên đây là một số giải pháp cơ bản để tiến hành triển khai số hóa tài liệu lưu

trữ tại UBDT trong thời gian tới. Những giải pháp cơ bản trên đây được xác định

dựa trên những cơ sở lý luận và thực tiễn, chúng có mối quan hệ chặt chẽ, tác động

biện chứng với nhau; không thể xem nhẹ hoặc tuyệt đối hoá bất kỳ giải pháp nào.

Do đó, cần thực hiện đồng thời các giải pháp góp phần thực hiện có hiệu quả quá

trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới.

Tiểu kết chƣơng 3

Chương 3 luận văn tập trung nghiên cứu đề xuất một số giải pháp triển khai số

hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới. Theo tác giả, để triển khai số hóa

tài liệu lưu trữ cần thực hiện đồng thời nhiều giải pháp trong đó, luận văn đề xuất 5

giải pháp chủ yếu:

hứ nh t, n hành văn n v s hoá tài i u u tr . Đây là giải pháp quan

trọng hàng đầu nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai số hóa tài liệu ở các cơ

quan, đơn vị trực thuộc tại UBDT. Để hoàn thiện hệ thống các văn bản liên quan

đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc cần: nghiên cứu đầy đủ, toàn

diện quan điểm, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước liên quan

đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu điều kiện, khả năng và thực tiễn

triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc; rà soát, bổ sung, hoàn thiện các

văn bản liên quan đến công tác số hóa đã được ban hành; nghiên cứu các văn bản

quy định và kinh nghiệm triển khai số hóa ở các cơ quan đơn vị khác; nghiên cứu tổng

thể về quy trình, điều kiện bảo đảm cho quá trình tổ chức thực hiện công tác số hóa,

khai thác, sử dụng tài nguyên số; thường xuyên hướng dẫn, giúp đỡ các cơ quan,

đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách số hóa tài liệu lưu trữ

tại các cơ quan, đơn vị mình.

hứ h i, nghiên cứu các tiêu chu n thu t và chuyên môn nghi p v . Đây là

giải pháp cung cấp cơ sở khoa học cho quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại

UBDT hiện nay. Có nhiều tiêu chuẩn kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ trong đó, cần

tập trung nghiên cứu về những vấn đề sau: nghiên cứu xác định, lựa chọn và lập

danh mục tài liệu để số hoá; nghiên cứu xác định công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ;

nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hoá của tài liệu lưu trữ; nghiên cứu tiêu

chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu số; nghiên cứu tiêu chuẩn công chức, viên chức

đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu chế độ, chính sách bảo đảm

về mọi mặt cho công số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

hứ , hoàn thi n quy trình tri n h i s hoá tài i u u tr . Đây là vấn đề

cần thiết, trực tiếp thực hiện số hoá tài liệu, quyết định đến kết quả thực hiện nhiệm

vụ chuyển đổi dữ liệu gốc thành dữ liệu dưới dạng tín hiệu số. Để xây dựng quy

trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, trong từng giai đoạn triển khai số hóa tài liệu

lưu trữ cần thực hiện đồng thời các biện pháp khác nhau.

hứ t , tăng c ng nguồn c cho quá trình tri n h i s hoá tài i u u tr .

Đây là điều kiện để triển khai số hóa lưu trữ tại UBDT hiện nay. Để tăng cường

nguồn lực đầu tư cho công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay

cần nghiên cứu xác định rõ nhu cầu, nguồn lực, định mức kinh phí cho tổng thể quá

trình triển khai số hóa và từng giai đoạn, từng hạng mục, nội dung cụ thể; xây dựng

cơ chế, chính sách bảo đảm ngân sách, huy động đầu tư cho quá trình triển khai số

hóa; thường xuyên thanh tra, kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện những vấn đề

nảy sinh, những sai phạm để kịp thời xử lý, bảo đảm hạn chế thấp nhất thất thoát

kinh phí, nguồn lực đầu tư cho công tác số hóa.

Để nâng cao phẩm chất, năng lực cho công chức, viên chức đảm nhiệm công

tác số hóa tại UBDT hiện nay, cần: nghiên cứu xác định rõ mục tiêu, nội dung, hình

thức, phương pháp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao phẩm chất năng lực cho công chức,

viên chức đảm nhiệm công tác số hóa; mời các chuyên gia đến đào tạo cho công

chức, viên chức tại đơn vị hoặc gửi công chức, viên chức đi học tập và đào tạo ở các

cơ sở đào tạo; tự học hỏi và trao đổi giữa công chức, viên chức với nhau; phát huy

tinh thần tích cực chủ động tự học tập, tự rèn luyện nâng cao trình độ, năng lực của

đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa.

hứ năm, tăng c ng s chỉ o, qu n i v i quá trình tri n h i s hoá

tài i u u tr . Đây là một trong những biện pháp cơ bản, là nhân tố quyết định

chất lượng, hiệu quả công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Để thực hiện giải

pháp này cần: tập trung xây dựng và nâng cao năng lực lãnh đạo và phát huy trách

nhiệm của cá nhân, tổ chức trong hoạt động chỉ đạo công tác triển khai số hoá tài

liệu lưu trữ ở UBDT; xây dựng kế hoạch triển khai số hoá tài liệu lưu trữ ở các vụ,

đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc; tăng cường công tác sơ tổng kết, kiểm tra CTLT

nói chung, số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng.

Những giải pháp cơ bản trên có mối quan hệ chặt chẽ, tác động biện chứng với

nhau; không thể xem nhẹ hoặc tuyệt đối hoá bất kỳ giải pháp nào. Do đó, cần thực

hiện đồng thời các giải pháp góp phần thực hiện có hiệu quả quá trình triển khai số

hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới.

KẾT LUẬN

Luận văn đã triển khai thực hiện và hoàn thành những nhiệm vụ cơ bản đã

đặt ra:

- Đề tài đã nghiên cứu làm rõ việc cần thiết số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban

dân tộc. Đề tài đã nêu một số khái niệm có liên quan và tập trung, luận văn giải

thích rõ khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó, tập trung nghiên cứu làm

rõ mục tiêu số hoá tài liệu lưu trữ, quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công

việc có liên quan, đánh giá ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ. Đặc biệt,

đề tài đã nghiên cứu làm rõ các yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ. Đây

là khung lý thuyết cơ bản để tác giả đánh giá thực trạng.

- Đề tài cũng đã nghiên cứu khái quát quá trình hình thành, phát triển, chức

năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBDT, đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại UBDT,

tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc. Đặc biệt, trên cơ

sở khung lý thuyết về số hoá tài liệu lưu trữ ở chương 1, tác giả đã nghiên cứu thực

trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, làm rõ chủ trương, chính sách số hoá tài liệu

lưu trữ tại UBDT, tình hình số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, đánh giá kết quả đạt

được, những tồn tại hạn chế trong công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay.

Đề tài đã nghiên cứu làm rõ nguyên nhân của thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại

UBDT hiện nay làm cơ sở đề đề xuất một số giải pháp phù hợp trong thời gian tới.

- Đề tài cũng đã nghiên cứu đề xuất một số giải pháp triển khai số hoá tài

liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới. Theo tác giả có nhiều giải pháp để

triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT, trong đó luận văn đề xuất 5 giải

pháp chủ yếu. Mỗi giải pháp tác giả đã nghiên cứu làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ

và những biện pháp cụ thể để triển khai thực hiện số số hoá tài liệu lưu trữ tại

UBDT trong thời gian tới.

Tuy nhiên, một số nhiệm vụ thực hiện còn có nhiều hạn chế như: do hạn chế

về tài liệu nên trong phần lý luận, tác giả mới dừng lại ở việc tổng hợp, hệ thống

hoá một cách có tính khái quát, chưa đi sâu làm rõ quy trình số hoá tài liệu lưu trữ.

Nghiên cứu đánh giá thực trạng còn chưa sâu sắc, số liệu, dẫn chứng còn hạn chế.

Giải pháp đưa ra còn thiếu những biện pháp cụ thể có tính khả thi, phù hợp với tính

đặc thù của các vụ, đơn vị.

Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và bị

chi phối bởi nhiều yếu tố khách quan nên chất lượng luận văn chưa thật sự đạt

được như mong muốn. Kính mong các Thầy, Cô giáo, các nhà khoa học đóng

góp ý kiến để tác giả tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, hoàn thiện và nâng cao chất

100

lượng luận văn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Thị Chinh, “Vài nét về đặc điểm của tài liệu điện tử”, p chí ăn

th u tr , số 11/2011

2. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn

Thâm (1990), u n và th c tiễn C , Nxb Đại học và Giáo dục chuyên

nghiệp, Hà Nội.

3. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, H ng ẫn s 169/HD-VTLTNN ngày 10

tháng 3 năm 2010 c C c ăn th và u tr Nhà n c v x y ng c sở

i u u tr .

4. Cục Lưu trữ Nhà nước (1998): Kỷ y u hội nghị ho học “ u tr tài i u

i n t , Hà Nội.

5. Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), ừ i n u tr i t N m, H-1992.

6. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quy t ịnh s 176/QĐ-VTLTNN ngày

21/10/2011 c C c ăn th và u tr nhà n c v n hành quy trình và

h ng ẫn th c hi n quy trình s hoá tài i u u tr p n s o o

hi m và n s o s ng.

7. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quy t ịnh s 310/QĐ-VTLTNN ngày 21

tháng 12 năm 2012 c C c ăn th và u tr Nhà n c v n hành quy

trình t o p c sở i u tài i u u tr .

8. Nguyễn Hồng Duy (2007), Luật giao dịch điện tử – Những vấn đề đặt ra đối

với công tác văn thư, lưu trữ, p chí ăn th u tr i t N m, số 4.

9. Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu x y ng mô hình th vi n i n t v

Kho học công ngh t i c qu n thông tin ho học công ngh ị ph ng,

đề tài khoa học cấp Bộ.

10. Nguyễn Cảnh Đương (2008), Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của siêu dữ

liệu trong quản lý tài liệu điện tử, p chí ăn th u tr i t N m, số 9.

11. Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008), Bàn về khái niệm tài liệu điện tử, p chí

ăn th u tr i t N m, số 8.

12. Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn Năng,“Báo cáo tình hình công tác lưu trữ tài

liệu điện tử tại các cơ quan Đảng và Nhà nước ở Việt Nam hiện nay”, Kỷ y u

101

hội th o ho học u tr tài i u i n t , Cục Văn thư lưu trữ, 1998;

13. Nguyễn Thị Hà (2010), Nghiên cứu x y ng gi i pháp chuy n các i u

s hoá trên các máy quét thông ng s ng micro i m qu máy ghi phim

Kodak I9610, Đề tài khoa học cấp Bộ.

14. Nguyễn Thị Hà (2013), Nghiên cứu các gi i pháp s hoá tài i u u tr

gi y qu , hi m c tình tr ng m ch p n s o o hi m, Đề tài khoa

học cấp Bộ.

15. Nguyễn Văn Kết, “Văn bản điện tử, chữ ký số - bước đột phá trong hoại

động giao dịch điện tử và công tác văn thư, lưu trữ”, p chí văn th u tr ,

số 11/2010.

16. K yếu Hội thảo khoa học SARBICA (2009), hoá tài i u u tr - chi s

inh nghi m, Hà Nội.

17. Nguyễn Văn Lanh, Nghiên cứu, thi t h th ng thông tin và c sở i u

ph c v vi c qu n và h i thác, s ng tài i u thuộc Phông u tr Đ ng

Cộng s n i t N m, đề tài Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

18. Nguyễn Thuỳ Linh (2011), Nghiên cứu áp ng tiêu chu n I O 15489 vào

qu n tài i u u tr i n t t i các u tr ịch s hi n n y, Luận văn thạc

sỹ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

19. Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân (tổng hợp), “Tính xác thực của tài liệu

điện tử”, p chí ăn th u tr , số 3/2008;

20. Vũ Duy Lợi, Một s gi i pháp công ngh th c hi n qu n tài i u u tr

i n t ở i t N m hi n n y, Báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ

Nhà nước - Bộ Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11 năm 2005.

21. u t gi o ịch i n t ; Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.

22. u t công ngh thông tin, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.

23. u t u tr (Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khoá

XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11-11-2011 và có hiệu lực thi hành từ

ngày 01-07-2012).

24. Lê Thị Mùi (2007), Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến

lược bảo quản tài liệu điện tử, p chí ăn th u tr i t N m, số 5. 16)

25. Lê Thị Mùi (2009), Siêu dữ liệu và vai trò của nó trong lưu trữ điện tử, p

102

chí ăn th u tr i t N m, số 8

26. Nghị định 159/2004/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 31/8/2004 về

hoạt động thông tin khoa học và công nghệ.

27. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ

quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ

chứng thực chữ ký số.

28. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ

quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

29. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 của Chinh phủ về quy định

chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và chứng thực chữ ký số;

30. Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam

- Thực trạng và khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học,

Trường Đại học KHXHNV Hà Nội;…

31. Lưu Văn Phòng (2009), Những vấn đề cơ bản trong số hoá tài liệu lưu trữ,

p chí ăn th u tr i t N m, số 10.

32. Nguyễn Minh Phương, “Tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam và Những kiến

nghị”, Kỷ y u hội th o ho học u tr tài i u i n t , Cục Văn thư, lưu

trữ, 1998;

33. Đoàn Phan Tân (2001), hông tin học, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà

Nội.

34. Nguyễn Thị Tâm (2003), Các gi i pháp o hi m tài i u gi y t i các trung

t m u tr qu c gi , Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng.

35. Lưu Kiếm Thanh, Qu n văn n i n t trong c qu n nhà n c hi n

nay, năm 2008; Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh.

36. Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông

tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng

công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước.

37. Bùi Loan Thuỳ, Hi n tr ng và t ng i phát tri n ho học h vi n ở i t

Nam.- H. Văn hoá Thông tin, 1997.

38. Bùi Loan Thuỳ, h vi n học i c ng, Đại học quốc gia Tp-Hồ Chí Minh,

103

2001

39. Trần Vũ Thành, “Tài liệu điện tử và tính xác thực của tài liệu điện tử”, p

chí ăn th u tr , số 10/2014, tr 1 – tr 6.

40. Hoàng Quốc Tuấn, ài i u i n t và v i trò c ngành u tr trong vi c qu n

tài i u i n t , Báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước - Bộ

Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11 năm 2005.

41. Ủy ban Dân tộc, Quy t ịnh v B n hành quy ch công tác văn th c Ủy

B n D n tộc, số 455/QĐ - UBDT ngày 06 tháng 11 năm 2014

42. Ủy ban Dân tộc, Quy t ịnh Phê uy t “K ho ch ứng ng CNTT trong

ho t ộng c c qu n Ủy n n tộc năm 2015 số 282/QĐ - UBDT ngày

15 tháng 8 năm 2014

43. Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung

ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; Luận văn chuyên ngành Lưu

trữ học.

44. Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang

bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ

học.

45. Canadian Council of Archive (2002), Declaration of Principles Concerning the

Relationship of Digitization to preservation of Archival Record, Digitization and

Archives (Hội đồng Lưu trữ Canada (2002), Công bố những nguyên tắc liên quan

đến mối quan hệ trong số hóa tài liệu lưu trữ để bảo quản, Số hóa và lưu trữ);

46. Viện nghiên cứu toàn Nga về văn bản học và công tác lưu trữ (2006), Ph c

hồi văn n m n và ph c ch tài i u u tr , Matxcơva, (Nguyễn Lệ

104

Nhung dịch tháng 11/2011).

PHỤ LỤC

Lựa chọn tài liệu để số hóa

Mở phần mềm để cập nhật tài liệu

105

Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội – 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội – 2016

Sau khi bấm nút đăng nhập:

Sau khi nhập thông tin vào trường tin cần sửa sau đó ấn nút Lưu

Để thêm mới kho ta ấn vào nút “Thêm mới” và nhập thông tin đầy đủ sau đó ấn nút

Số lượng hồ sơ đã số hóa là 172 hồ sơ gắn tệp toàn văn và 245 hồ sơ chưa gắn

Có thể bạn quan tâm

Luận văn Thạc sĩ: Quản lý hoạt động phát triển nhận thức cho trẻ mẫu giáo ở các trường mầm non, huyện Hoàng Su Phì, tỉnh Hà Giang

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ tóm tắt: Pháp luật về điều kiện đầu tư kinh doanh trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo ở Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Sự nghiệp nghiên cứu phê bình văn học của Hoài Thanh

Luận văn Thạc sĩ: Tiểu thuyết của Đỗ Phấn từ góc nhìn sinh thái

Luận văn Thạc sĩ: Giải pháp ứng phó với nhập cư ở Liên minh Châu Âu

Luận văn Thạc sĩ: Diễn ngôn về giới nữ trong văn xuôi nữ Việt Nam đương đại (khảo sát sáng tác của Dạ Ngân, Y Ban, Lý Lan, Nguyễn Thị Thu Huệ)

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng mức phát thải tham chiếu rừng khu vực huyện Bảo Lâm tỉnh Lâm Đồng

Luận văn Thạc sĩ: Đặc điểm nhân vật chính trong ba tác phẩm của Franz Kafka: Lâu đài, Vụ án, Hóa thân

Kháo luận tốt nghiệp: Vận dụng lí thuyết học tập trải nghiệm vào dạy học Thống kê - Xác suất ở lớp Hai

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng hệ thống điều khiển và thu nhận dữ liệu cho Robot dịch vụ

Luận văn Thạc sĩ: Thế giới nhân vật trong truyện ngắn Lê Minh Khuê sau năm 1975

Luận văn Thạc sĩ: Tác động của cấu trúc vốn đến hiệu quả hoạt động của các ngân hàng thương mại cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Kiểm soát rủi ro tín dụng bán lẻ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Thủ Thiêm

Luận văn Thạc sĩ: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của ngân hàng thương mại cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Các nhân tố ảnh hưởng đến hành vi sử dụng dịch vụ ngân hàng điện tử tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Thủ Đức

Luận văn Thạc sĩ: Các yếu tố tác đồng đến nợ xấu tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - Chi nhánh Tiền Giang

Luận văn Thạc sĩ: Yếu tố ảnh hưởng đến quyết định sử dụng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank)

Luận văn Thạc sĩ tóm tắt: Pháp luật về du lịch biển, thực tiễn tại tỉnh Bình Định

Luận văn Thạc sĩ: Ảnh hưởng của các yếu tố thương hiệu với vai trò trung gian của Marketing truyền miệng đến quyết định chọn việc làm của nhân viên GenZ tại chuỗi nhà hàng gà rán Popeyes khu vực Thành Phố Hồ Chí Minh

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok