Một số hướng dẫn về Outsourcing
cho các doanh nghiệp nhỏ
Outsourcing là hình thức chuyển một phần chức năng nhiệm vụ
của công ty ra gia công bên ngoài (từ tiếng Anh: out - ngoài,
source –nguồn) – những chức năng mà trước đây doanh nghiệp
vẫn đảm nhận.
Outsourcing giúp chúng ta tập hợp tất cả các nguồn lực để xử lý
khối lượng công việc khổng lồ trước mắt, giảm thiểu chi phí cố
định và đẩy nhanh sản phẩm ra thị trường, đơn giản hóa quá
trình phân phối, cung cấp nhiều dịch vụ tốt hơn, chất lượng hơn
cho khách hàng và tạo thế cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
Thường những freelancers hoặc các nhà thầu phụ là những chủ
doanh nghiệp mà chúng ta gặp các cuộc họp địa phương hoặc
chúng ta quan tâm. Đôi khi họ là những người mà chúng ta đã
gặp ở một dịp đặc biệt nào đó trong danh sách email hoặc forum.
Tuy nhiên, chìa khóa để các dịch vụ thuê ngoài thành công chính
là phải có kế hoạch. Và dưới đây là 18 điều bạn cần làm để có
kết quả tốt nhất khi thuê ngoài các nhà cung cấp dịch vụ và
nhà thầu độc lập hoặc các freelancers, consultants.
1. Hãy nghĩ thật kỹ quy mô dự án
2. Nhận ra các kỹ năng và nguồn lực mà bạn cần thuê ngoài để
hoàn thành dự án
3. Phải biết được kết quả bạn muốn đạt được
4. Hãy sử dụng những lời cam kết rõ ràng khi làm việc với các dự
án lớn để có hợp đồng. Với các nhiệm vụ nhỏ hơn, hãy gạch
chân rõ ràng điều mà bạn mong đọi ở mỗi nhà thầu độc lập.
5. Tin tưởng vào các bản hợp đồng chứ không phải là tin vào trí
nhớ giữa hai bên để chắc chắn công việc được tiến hành như
bạn mong đợi.
6. Cần phải biết được nhà thầu đó sẽ hoàn thành công việc trong
bao lâu (có thể hỏi các đối tác khác trong ngành nếu bạn không
chắc chắn)
7. Thiết lập một thời gian biểu thực sự để đạt được kết quả đã
định.
8. Ghi lại kết quả và thời gian nhưng đừng quá tiểu tiết. Các nhà
thầu không thích việc quản lý tiểu tiết.
9. Luôn luôn đón nhận gợi ý từ các freelancers hoặc nhà thầu độc
lập về những cách tốt hơn để hoàn thành công việc. Họ có thể
nhìn thấy những cạm bẫy và sự tiêu tốn thời gan mà bạn không
thể bởi vì trước đây họ đã từng làm tương tự cho các khách hàng
khác.
10. Giao tiếp thường xuyên với các nhà thầu và nhà cung cấp
dịch vụ
11. Đừng bao giờ quá phiên phiến mọi việc hoặc để bất kỳ nhân
viên nào trong nhóm của bạn làm điều này. Hãy cùng các nhà
thầu phụ tìm ra vấn đề cốt lõi của vấn đề
12. Tìm mọi cách thuyết phục các nhà cung cấp dịch vụ phải lưu
thành dữ liệu khi họ thực hiện tiến trình công việc bởi đó là công
việc kinh doanh của bạn. Bạn phải điều hành được công việc tiếp
theo đó khi các nhà thầu không còn liên quan nữa.
13. Hãy chắc chắn rằng hợp đồng giữa hai bên phải đảm cho bạn