MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu
Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới. Trong
chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ dàng. Cách
này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất khó; nhưng nó là cách
chắc chắn để hiểu rõ về bảng.
Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không
thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này, b
ạn sẽ sử
dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy biến các thành phần”. Bảng n
ày
sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không phải là một doanh
nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụng Table Wizard để xây
dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏa mãn tới nhu cầu của bạn
như tạo bảng bằng tay.
Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và s
ắp xếp bảng. Phần
sau sẽ miêu tả chi tiết các giai đoạn đó.
Giai đoạn thiết kế
Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, chỉ cần
một chiếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở dữ
liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và các đặc
điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửa hàng nói
về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên bạn
không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tất cả những thứ
cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau:
Tôi nên gọi bảng là gì?
Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa?
Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu?
Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu?
Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu?
Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu?
Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình. Th
ực tế, bạn có thể tập
hợp lại các thông tin chi tiết trước khi ngồi trước máy tính. Nhưng nếu bạn chỉ
trả lời được ít trong số những câu hỏi trên, bạn hãy sử dụng cách tạo bảng thứ
nhất.
Mẫu thiết kế bảng
Như đ
ã đề cập trong phần trước, cách tốt nhất để thiết kế bảng là bằng một
chiếc bút chì và giấy. Với ý nghĩ đó, bạn có thể tạo một mẫu thiết kế bảng để
sử dụng như khi làm việc trên bản thiết kế. Hình 1 miêu tả ví dụ như mẫu
Hình 1: Mẫu thiết kế bảng
Đầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng. Do bảng này chứa một danh sách các
khách hàng doanh nghiệp, nên sử dụng Business Customers là tên bảng. Viết
tên đó ở phía trên mẫu thiết kế.
Lập kế hoạch các Table Fields
Trên trang tính của giấy, viết tên của các trường bạn thích để sử dụng trong
bảng. Không cần chú ý đến thứ tự của chúng ở đó. Đối với các tên trường, bạn
có thể gồm tên công ty, địa chỉ (có 2 dòng địa chỉ để dành cho địa chỉ dài và
những bộ số), số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, …
Bảng 1 trình bày danh sách các tên trường mà bạn có thể sử dụng cho bảng
Business Customers. Nếu chưa làm được, bạn nên nhập mỗi tên trường trong
mẫu thiết kế bảng. Thông thường bạn nên nhập tên trường mà bạn đã viết. Tuy
nhiên, do cơ sở dữ liệu của bạn ghép nối ví dụ được trình bày trong loạt bài
này, sử dụng duy nhất tên trường được liệt kê trong bảng 1.
Tên trường Ý nghĩa
Company
Name Tên công ty
Address 1 Dòng địa chỉ đầu tiên
Address 2 Dòng địa chỉ thứ hai
City Tên Thành phố
State Quận/Huyện
Zip Code Mã bưu điện
Main Phone Số điện thoại cho công ty tổng
đài
Fax Number Số Fax
Account
Number Mã số khách hàng
Salesperson Người quản lý tài khoản
Credit Limit Số lượng tài khoản có thể mua
Account
Opened Ngày tài khoản được thiết lập
Last Order Ngày mua cuối cùng
Active
Chỉ rõ nếu đây là tài khoản
còn hoạt động hay không hoạt
động
Contact Tên giao dịch của công ty
Contact
Phone Số điện thoại liên hệ
Comments Những lưu ý cần thiết để ghi
lại
Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business Customers
Chọn kiểu dữ liệu
Một kiểu dữ liệu của trường chỉ rõ kiểu giá trị mà trường đó giữ, như giá trị
date, text hay currency (tiền tệ). Bước tiếp theo trong việc xác định bảng là
quyết định kiểu dữ liệu cho trường. Bảng 2 liệt kê các kiểu dữ liệu trong
Access
Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
AutoNumber
Số tự động
Access sẽ tự động điền các số
theo thứ tự mỗi khi thêm bản
ghi.
Currency
Kiểu tiền tệ
Số chính xác tới 15 số thập
phân phía bên trái dấu thập
phân và 4 số phía bên phải.
Date/Time
Kiểu ngày
tháng
Số tương ứng với ngày hoặc
thời gian trong khoảng 100
đến 9999 năm.
Hyperlink
Một địa chỉ liên kết tới các tài
liệu, URL hoặc các vị trí trong
tài liệu
Memo
Kiểu ghi nhớ
Chuỗi văn bản có độ dài lên
tới 64000 ký tự
Number
Kiểu số Một giá trị số.
OLE Object Các đối tượng như đoạn âm
thanh hoặc hình ảnh
Text
Kiểu văn bản
Gồm nhiều ký tự, độ dài tối đa
255 ký tự.
Yes/No
Kiểu logic Đúng hoặc sai.
Bảng 2: Các kiểu dữ liệu được hỗ trợ bởi Access
Hầu hết các trường trong bảng sẽ sử dụng kiểu dữ liệu là Text. Nhưng đối với
một vài trường, bạn sẽ phải chọn kiểu dữ liệu thích hợp. Ví dụ, bạn nên sử
dụng kiểu dữ liệu Yes/No cho trường Active, kiểu Date/Time cho trường Date
Opened và Last Order, kiểu Memo cho trường Comments. Bảng 3 liệt kê các
kiểu dữ liệu bạn nên sử dụng cho mỗi trường trong bảng. Bạn nên vi
ết các kiểu
dữ liệu trong cột Type of Data của mẫu thiết kế bảng.
Tên trường Kiểu dữ liệu
Company
Name Text
Address 1 Text
Address 2 Text
City Text
State Text
Zip Code Text
Main Phone Text
Fax Number Text
Account
Number AutoNumber
Salesperson Text
Credit Limit Currency
Account
Opened Date/Time
Last Order Date/Time
Active Yes/No
Contact Text
Contact Phone Text
Comments Memo
Bảng 3: Các kiểu dữ liệu cho các trường trong bảng Business Customers
Chú ý rằng bảng 3 gán kiểu AutoNumber cho trường Account Number. Bởi vì
Access tự động tính toán kiểu dữ liệu này với mỗi bản ghi mới nó tự gán mã
khách hàng, bạn có thể bỏ qua việc tự động của Access để tự gán số tài khoản
khách hàng.
Xác định độ dài của trường
Ở bảng 2, một trường văn bản có thể lên tới 255 ký tự, một trư
ờng Memo (kiểu
ghi nhớ) có độ dài tối đa 64.000 ký tự. Bước tiếp theo trong việc thiết kế bảng
là xác định độ dài cho các trường. Đối với một vài trường, bạn không cần phải
làm việc này. Ví dụ, không cần xác định độ dài cho trường Credit Limit cũng
như Active bởi vì kiểu dữ liệu của chúng không phụ thuộc độ dài. Tuy nhiên,
