Đề tài: Quản lý văn bản Trường CĐSP Trung ương

Ụ Ụ M C L C

M Đ UỞ Ầ

ấ ế ủ ề 1. Tính c p thi t c a đ tài

ươ ủ ư ề ạ Trong ch ọ ả ng trình đào t o c a Khoa Qu n lý Văn th có nhi u h c

ầ ử ụ ư ề ế ệ ầ ầ ả ả ph n c n s d ng ph n m m “Qu n lý văn b n đi và đ n” nh : Nghi p v ụ

ấ Ứ ử ụ ụ ư ệ ả ả văn th ; Qu n lý văn b n và s d ng con d u; ng d ng công ngh thông tin

ư ư ữ ệ vào công tác văn phòng, Công tác văn th l u tr trong doanh nghi p, Công tác

ư ư ữ ả ơ văn th l u tr trong c quan Đ ng.

ừ ướ ề ế ả ạ ầ ọ T tr c đ n nay, khi d y các h c trên vì không có ph n m m “Qu n lý

ỉ ướ ế ả ả ế ệ ộ văn b n đi và đ n” nên gi ng viên ch h ng đ n vi c giúp SV lĩnh h i cách

ằ ặ ả ổ ả ệ ề ả ả ả qu n lý b ng s ho c mô t hình nh giao di n v “Qu n lý văn b n đi và

ự ậ ậ ố ế đ n” trên máy tính. Do đó, khi đi th c t p th m chí sau khi t ệ t nghi p SV

ế ế ề ả ả ư ch a bi ứ t cách qu n lý văn b n đi, đ n trên máy vi tính. Đi u đó làm cho m c

ơ ộ ề ệ ầ ủ ộ ủ ủ ứ ấ ộ đ đáp ng yêu c u c a xã h i c a SV th p nên c h i v vi c làm c a SV

ế ể ạ ỹ ả ế ả còn h n ch . Đ giúp SV có k năng gi i quy t văn b n trên máy tính, tăng

ọ ồ ấ ượ ầ ờ ơ ộ ề ệ c h i v vi c làm cho h đ ng th i góp ph n nâng cao ch t l ạ ng đào t o

ườ ụ ụ ạ ộ ề ể ầ ầ ạ ọ ủ c a nhà tr ng c n có ph n m m trên đ ph c v ho t đ ng d y và h c các

ủ ầ ọ h c ph n trên c a SV.

ả ủ ạ ả ườ ự ệ ằ Bên c nh đó, công tác qu n lý văn b n c a tr ng đang th c hi n b ng s ổ

ấ ậ ề ề ể ả ầ ả ầ ả nên có nhi u b t c p x y ra, do đó cũng c n ph i có ph n m m này đ qu n

ế ủ ả ườ lý các văn b n đi và đ n c a tr ng.

ử ụ ệ ề ấ ả ẩ ệ Hi n nay, r t nhi u các doanh nghi p đã và đang s d ng các s n ph m

ủ ề ề ề ề ầ ầ ầ ỗ ph n m m c a nhi u công ty ph n m m khác nhau, m i ph n m m mang

ủ ừ ứ ơ ố ở ơ ư ặ đ c thù riêng c a t ng c quan, nó đáp ng t c quan này nh ng l t ạ i

ố ở ơ ữ ề ả ẩ ầ ấ ơ không t t c quan khác, h n n a giá thành s n ph m ph n m m r t cao và

ế ả ầ ả ả ố ượ ề chi phí b o trì t n kém. Ph n m m "Qu n lý văn b n đi, đ n" đ c thi ế ế t k

ủ ừ ử ụ ử ụ ư ầ ầ ọ ủ theo nhu c u s d ng c a t ng môn h c cũng nh yêu c u s d ng c a

ườ ự ế ả ả ặ ệ ề ấ ả ố ng i tr c ti p qu n lý văn b n, đ c bi t là v n đ chèn s văn b n đi đã

ượ ả ứ ứ ế ầ đ c gi ề i quy t trong khi đó các ph n m m khác không đáp ng ch c năng

2

ư ả ẽ ơ ề ệ ặ ả ầ này. Vi c cài đ t cũng nh b o trì ph n m m s đ n gi n và nhanh chóng

ế ệ ạ ư ề ầ ả ạ ứ ơ h n.Vì th vi c t o ra ph n m m đáp ng công tác gi ng d y cũng nh công

ả ủ ả ườ ế tác qu n lý văn b n c a Nhà tr ấ ầ ng là r t c n thi t.

ứ ụ 2. M c đích nghiên c u

ụ ụ ả ế ả ả ầ ạ Ph n m m Ph c v công tác gi ng d y: ụ ề “Qu n lý văn b n đi, đ n” ph c

ạ ộ ụ ư ệ ả ạ ầ ọ ư ụ v ho t đ ng gi ng d y các h c ph n có liên quan nh : Nghi p v văn th ,

ổ ứ ậ ả ả ả Qu n lý văn b n và con d u, ồ ơ ấ T ch c l p h s và qu n lý h s , ụ ồ ơ ng d ng Ứ

ệ công ngh thông tin vào công tác văn phòng.

ụ ụ ữ ủ ư ư ườ ề ầ ả Ph n m m “Qu n lý Ph c v công tác văn th l u tr c a nhà tr ng:

ữ ủ ư ư ế ằ ả ọ ườ văn b n đi, đ n” nh m tin h c hóa công tác văn th l u tr c a Nhà tr ng,

ư ư ệ ả ả ả ố giúp cho vi c qu n lý văn b n, phân ph i văn b n cũng nh công tác l u tr ữ

ượ ệ đ ả c an toàn, nhanh chóng và hi u qu .

ố ượ ứ 3. Đ i t ng nghiên c u

ế ả ả Văn b n đi và văn b n đ n

ứ ệ ụ 4. Nhi m v nghiên c u

ơ ở ự ủ ứ ễ ậ ế ế ề ầ t k ph n m m 4.1. Nghiên c u c s lý lu n và th c ti n c a công tác thi

ế ả ả “Qu n lý văn b n đi, đ n”.

ế ế ự ề ế ầ ả ả t k và xây d ng ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n”. 4.2. Thi

ấ ướ ớ ủ ề ể ng phát tri n m i c a đ tài. ề 4.3. Đ xu t h

ế ậ ươ ứ ạ 5. Cách ti p c n, ph ng pháp, ph m vi nghiên c u

ế ậ 5.1. Cách ti p c n

ư ơ ề ệ ế ậ ầ Ti p c n các ph n m m mà các doanh nghi p cũng nh c quan khác

ờ ế ợ ử ụ ả ả ồ ủ ả đang s d ng đ ng th i k t h p kh o sát quy trình qu n lý văn b n c a

ườ ầ ử ụ ầ ọ Tr ể ế ng CĐSPTW, nhu c u s d ng trong các h c ph n có liên quan đ ti n

ể ế ế ớ ặ ự ầ ợ hành tri n khai phân tích thi ề t k và xây d ng ph n m m phù h p v i đ c thù

ườ ủ ả ủ c a Tr ư ng CĐSPTW và c a Khoa Qu n lý – Văn th .

3

ươ ứ 5.2. Ph ng pháp nghiên c u

ươ ứ ự ể ậ ử ụ Chúng tôi s d ng các ph ng pháp nghiên c u lý lu n đ xây d ng c s ơ ở

ề ậ ử ụ ạ ươ ủ lý lu n c a đ tài. Bên c nh đó, chúng tôi còn s d ng ph ng pháp nghiên

ơ ở ự ủ ư ự ự ễ ễ ề ể ứ c u th c ti n đ xây d ng c s th c ti n c a đ tài nh : Trong công tác

ạ ầ ả ọ ớ ả ả gi ng d y các h c ph n có liên quan t ứ i qu n lý văn b n, nhóm nghiên c u

ấ ể ễ ế ứ ữ ứ ầ cho ra nh ng ch c năng đáp ng nhu c u và sát nh t đ sinh viên d ti p thu,

ờ ế ế ệ ố ệ ả ồ đ ng th i phân tích và thi ể t k h th ng thông qua vi c kh o sát, tìm hi u

ụ ủ ư ự ệ ệ ạ ư ủ nghi p v c a công tác văn th và th c nghi m t i phòng văn th c a Nhà

ườ tr ng.

ứ ạ 5.3. Ph m vi nghiên c u

ự ế ư ệ ầ ả ọ Qua tình hình th c t ả ụ các h c ph n: Nghi p v văn th ; Qu n lý văn b n

ộ ư ử ụ ồ ơ ư ấ ậ ữ ơ ồ ơ và s d ng con d u; L p h s và n p l u h s vào l u tr c quan; T ổ

ệ ư ữ Ứ ử ụ ụ ứ ệ ch c, khai thác s d ng tài li u l u tr ; ng d ng công ngh thông tin vào

Ứ ụ ệ ư ư công tác văn phòng, ng d ng công ngh thông tin vào công tác văn th l u

ứ ữ ề ạ ầ ầ ặ ể tr , chúng tôi t o ra ph n m m đ đáp ng các yêu c u đã đ t ra.

ự ứ ệ ị ườ ươ Đ a bàn nghiên c u và th c nghi m: Tr ng CĐSP Trung ng.

ớ ủ ề 6. Tính m i c a đ tài

ụ ơ ả ấ ả ệ ả ả ượ T t c các nghi p v c b n trong qu n lý văn b n đã đ ư c đ a lên

ầ ườ ử ụ ả ế ệ ả ệ ờ ề ph n m m giúp ng i s d ng qu n lý hi u qu , ti t ki m th i gian.

ư ắ ả ượ ả Giúp sinh viên Khoa Qu n lý – Văn th n m đ c các quy trình qu n lý

ự ả ấ ộ văn b n m t cách tr c quan nh t.

4

Ệ Ề Ự QUÁ TRÌNH TH C HI N Đ TÀI

ừ T 1/11/3/2015:

ự ễ ủ ề ứ ơ ở ậ Nghiên c u c s lý lu n và th c ti n c a đ tài

ừ ế T 2/3 đ n 1/6/2015

ế ế ế ề ầ ả Thi ả t k ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n”.

ừ T 2/7/2015 1/8/2015

ự ầ ạ ư ủ ườ ệ Th c nghi m l n 1 t i phòng văn th c a Tr ng.

ừ T 2/8/201515/10/2015

ự ự ề ề ệ ệ ầ ầ ầ ỉ Đi u ch nh ph n m m sau th c nghi m l n 1 và th c nghi m l n 2:

ộ ố ọ ế ả ả ạ ầ Trong quá trình gi ng d y m t s h c ph n có liên quan đ n công tác qu n lý

văn b nả

Tháng 11/2015

ế ề ệ ề ầ ổ Hoàn thi n ph n m m và báo cáo t ng k t đ tài

Tháng 12/2015

ề ệ Nghi m thu đ tài

5

Ứ Ả Ế K T QU NGHIÊN C U

ng I Ủ

Ơ Ở

Ự

Ậ

Ế

ươ Ế Ễ C S LÝ LU N VÀ TH C TI N C A CÔNG TÁC THI T K ,

Ầ

Ề

Ự

Ả

Ế

XÂY D NG PH N M M “QU N LÝ VĂN B N ĐI, Đ N”

ậ

ộ ố ệ

ả ơ ở 1.1. C s lý lu n 1.1.1. M t s khái ni m 1.1.1.1. Văn b n đi

ấ ả ạ ả ả ạ ả Văn b n đi là t ồ t c các lo i văn b n, bao g m văn b n quy ph m pháp

ể ả ả ả ậ ả ả lu t, văn b n hành chính và văn b n chuyên ngành (k c b n sao văn b n,

ộ ộ ả ậ ả ơ ổ ứ văn b n n i b và văn b n m t) do c quan, t ch c phát hành.

ủ ả ườ ẳ ạ ươ ả Văn b n đi c a tr ư ng Cao đ ng S ph m Trung ng là văn b n do nhà

ườ ử ơ tr ng ban hành g i cho các c quan khác.

ế ả 1.1.1.2. Văn b n đ n

ế ả ấ ả ả ạ ạ ả Văn b n đ n là t ồ t c các lo i văn b n, bao g m văn b n quy ph m pháp

ể ả ả ả ậ ả ả lu t, văn b n hành chính và văn b n chuyên ngành (k c b n Fax, văn b n

ượ ư ử ế ơ ể ạ ả ơ ổ ứ đ ậ c chuy n qua m ng, văn b n m t) và đ n, th g i đ n c quan, t ch c.

ủ ế ả ườ ẳ ạ ươ ả Văn b n đ n c a tr ư ng Cao đ ng S ph m Trung ng là văn b n do

ử ế ơ ườ các c quan khác ban hành g i đ n cho tr ng.

ư ả ả ư 1.1.1.3. Văn b n l u hành n i b ỉ ơ ộ ộ là văn b n do c quan ban hành nh ng ch

ộ ộ ơ ử ử ụ s d ng trong n i b c quan, không g i ra ngoài.

ả ả 1.1.1.4. Qu n lý văn b n

ụ ụ ệ ả ả ằ ằ ế ệ Qu n lý văn b n là áp d ng các bi n pháp nghi p v nh m nh m ti p

ể ậ ả ả ả ị ờ nh n, chuy n giao nhanh chóng, k p th i, đ m b o an toàn văn b n hình thành

ủ ơ ạ ộ ổ ứ trong ho t đ ng hàng ngày c a c quan, t ch c.

1.1.1.5. Đăng ký văn b nả

ặ ậ ữ ệ ả ầ ậ Đăng ký văn b n là vi c ghi chép ho c c p nh t nh ng thông tin c n thi ế t

ư ố ệ ả ạ ế ề v văn b n nh s , ký hi u; ngày, tháng, năm ban hành; tên lo i và trích y u

ữ ậ ả ơ ổ ộ n i dung; n i nh n và nh ng thông tin khác vào s đăng ký văn b n ho c c ặ ơ

ể ả ả ả ả ở ữ ệ s d li u qu n lý văn b n trên máy vi tính đ qu n lý và tra tìm văn b n.

6

ầ 1.1.1.6. Ph n m m ề máy tính

ộ ậ ữ ệ ầ ợ ượ ế ằ Ph n m m ề máy tính là m t t p h p nh ng câu l nh đ c vi ộ t b ng m t

ữ ậ ề ặ ộ ự ằ ị ự ộ ho c nhi u ngôn ng l p trình theo m t trình t xác đ nh nh m t ự đ ng th c

ộ ố ứ ệ ặ ả ộ ấ ế hi n m t s ch c năng ho c gi ề i quy t m t v n đ tính toán nào đó.

ế ả ả 1.1.2. Công tác qu n lý văn b n đi, đ n

ầ ủ ế ả ả 1.1.2.1. Các yêu c u c a công tác qu n lý văn b n đi, đ n

ả ả ư ế ề ệ ả ả ả ả Vi c qu n lý văn b n đi cũng nh văn b n đ n đ u ph i đ m b o các yêu

ầ c u sau:

ệ ụ ề ư ấ ả ả ố ự Th ng nh t: các nghi p v v qu n lý văn b n nh trình t ủ ụ ế , th t c ti p

ạ ổ ể ề ệ ả ậ ẫ ả nh n, chuy n giao văn b n; m u v các lo i s (giao di n) đăng ký văn b n,

ề ậ ậ ả ả ị cách ghi chép (c p nh t) thông tin văn b n,... đ u ph i tuân theo quy đ nh

ủ ơ ề ẩ ượ ệ chung c a c quan có th m quy n, không đ ủ c tùy ti n theo cách riêng c a

mình.

ệ ụ ế ả ượ ể ậ ổ Chính xác: các nghi p v ti p nh n, chuy n giao, vào s ph i đ ự c th c

ỉ ơ ư ệ ể ẩ ẫ ậ ị ầ hi n chu n xác, không đ sai sót, nh m l n nh ghi sai đ a ch n i nh n văn

ả ố ố ớ ệ ầ ọ ả b n, tác gi ả , s và ký hi u...Đây là yêu c u quan tr ng đ i v i công tác qu n

lý văn b n.ả

ả ờ ị ươ ủ ệ ọ Nhanh chóng, k p th i: văn b n là ph ạ ộ ng ti n quan tr ng c a ho t đ ng

ế ả ượ ả ờ ẽ ế ầ ị qu n lý, n u đ c gi i quy t nhanh chóng, k p th i s góp ph n nâng cao

ủ ơ ạ ộ ệ ả ổ ứ ế ả ượ hi u qu ho t đ ng c a c quan, t ch c. N u văn b n không đ ể c chuy n

ể ệ ẽ ấ ờ ỡ ổ ị giao nhanh chóng, k p th i có th làm nh công vi c và s gây t n th t cho c ơ

ướ ặ ủ ự quan, Nhà n c ho c là thi ệ ạ ế ợ t h i đ n l ệ i ích c a công nhân viên. Th c hi n

ả ượ ả ầ ủ ụ ỏ yêu c u này đòi h i văn b n ph i đ ể c nhanh chóng làm các th t c chuy n

ượ ố ớ ễ ậ ấ ả ẩ giao, không đ c ch m tr , nh t là đ i v i văn b n kh n.

ượ ấ ạ ư ỏ ể ả ấ An toàn: không đ c đ văn b n m t mát, th t l c, h h ng và l ộ bí

ế ầ ậ ả ả ề m t. Yêu c u này có liên quan đ n nhi u khâu trong công tác qu n lý văn b n

ư ế ể ậ ả ư ế ữ ả ơ nh ti p nh n, chuy n giao, gi i quy t và l u gi văn b n. Các c quan, t ổ

ả ụ ể ề ả ứ ả ả ị ch c ph i c th hóa các quy đ nh v b o đ m an toàn văn b n.

ế ắ ả ả 1.1.2.2. Nguyên t c qu n lý văn b n đi, đ n

7

ư ố ộ ộ ụ ủ Thông t s 07/2012/TTBNV c a B N i v ngày 22/ 11/2012 h ướ ng

ộ ư ồ ơ ồ ơ ư ệ ả ả ậ ẫ d n qu n lý văn b n, l p h s và n p l u h s , tài li u vào L u tr ữ ơ c

ư ế ắ ả ị ả quan quy đ nh nguyên t c qu n lý văn b n đi, đ n nh sau:

ế ủ ơ ấ ả ả ả ổ ứ ả ượ T t c văn b n đi, văn b n đ n c a c quan, t ch c ph i đ ả c qu n lý

ạ ư ơ ọ ắ ư ể ậ t p trung t i Văn th c quan (sau đây g i t ủ ụ ế t là Văn th ) đ làm th t c ti p

ừ ữ ậ ạ ả ượ ị nh n, đăng ký; tr nh ng lo i văn b n đ ủ c đăng ký riêng theo quy đ nh c a

ữ ế ả ậ ượ ạ ư ơ ị pháp lu t. Nh ng văn b n đ n không đ c đăng ký t i Văn th , các đ n v , cá

ệ ả ế nhân không có trách nhi m gi i quy t.

ả ượ ả ả ộ ế Văn b n đi, văn b n đ n thu c ngày nào ph i đ c đăng ký, phát hành

ệ ế ể ậ ọặ h ấ c chuy n giao trong ngày, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti p theo.

ỏ ố ể ả ế ấ ả ẩ ỉ ỏ ố ứ ộ Văn b n đ n có đóng d u ch các m c đ kh n: ‘‘H a t c” (k c “H a t c”

ượ ẩ ẩ ả ọ ờ ẹ h n gi ), “Th ẩ ng kh n” và “Kh n” (sau đây g i chung là văn b n kh n)

ả ượ ể ậ ượ ph i đ c đăng ký, trình và chuy n giao ngay sau khi nh n đ ả c. Văn b n

ả ượ ẩ ủ ụ ể kh n đi ph i đ c hoàn thành th t c phát hành và chuy n phát ngay sau khi

ả ượ văn b n đ c ký.

ệ ả ậ ướ ọ ắ ộ Văn b n, tài li u có n i dung mang bí m t nhà n c (sau đây g i t t là

ậ ả ượ ủ ệ ả ậ văn b n m t) đ ị c đăng ký, qu n lý theo quy đ nh c a pháp lu t hi n hành

ệ ậ ướ ướ ẫ ạ ư ề ả v b o v bí m t nhà n c và h ng d n t i Thông t này.

ổ ứ ế ả ả 1.1.2.3. Quy trình t ch c và qu n lý văn b n đi, đ n

ổ ứ ả ả ch c và qu n lý văn b n đi a) Quy trình t

ổ ứ ả ả ồ ướ Quy trình t ch c và qu n lý văn b n đi bao g m các b ả ạ c sau: So n th o

→ → → ả ả ả ả ỉ ệ ả Duy t b n th o Hoàn ch nh b n th o, in văn b n ả Trình ký, ký văn b n

→ → → → ể ả ả ấ ổ ứ Ki m tra Đăng ký văn b n nhân b n và đóng d u ể T ch c chuy n

→ ệ ể ả ư ế ắ ả giao và theo dõi vi c chuy n giao văn b n ụ ả L u, s p x p, b o qu n và ph c

ứ ử ụ ụ v nghiên c u s d ng.

ướ ả ổ ứ Trong quy trình trên, các b c: đăng ký văn b n, t ể ch c chuy n giao và

ụ ụ ư ể ế ệ ả ắ ả ả theo dõi vi c chuy n giao văn b n, l u, s p x p, b o qu n và ph c v nghiên

ệ ử ụ ể ự ử ụ ệ ầ ề ứ c u s d ng có th th c hi n trên máy tính qua vi c s d ng ph n m m

ế ả ả “Qu n lý văn b n đi, đ n”.

8

ư ậ ề ầ ườ ắ ả Nh v y Ph n m m đã giúp ng i dùng rút ng n các quy trình qu n lý

ả ả ả ế ư ữ ệ văn b n, đ m b o chính xác, an toàn và ti ả t ki m không gian l u tr (văn b n

ả ư ạ ấ ủ ệ ấ gi y ph i l u l i trong các t gây m t di n tích)

ổ ứ ế ả ả ch c và qu n lý văn b n đ n b) Quy trình t

ổ ứ ế ả ồ ướ Quy trình t ả ch c và qu n lý văn b n đ n bao g m các b ế c sau: Ti p

→ → → ả ậ ể ạ ả ả nh n văn b n Ki m tra và phân lo i văn b n Bóc bì văn b n Đóng

→ → → ế ế ả ế ả ố ấ d u đ n Đăng ký văn b n đ n Trình văn b n đ n Phân ph i và

→ ể ả ứ ổ ả ế ệ ả chuy n giao văn b n T ch c gi ể i quy t và ki m tra vi c gi ế i quy t văn

ế ả b n đ n.

ướ ế ả ố Trong quy trình trên, các b c: Đăng ký văn b n đ n, Phân ph i và

ổ ứ ể ả ả ế ệ ả ế chuy n giao văn b n, T ch c gi ể i quy t và ki m tra vi c gi ả i quy t văn b n

ệ ử ụ ể ự ệ ề ầ ả ế đ n có th th c hi n trên máy tính qua vi c s d ng ph n m m “Qu n lý văn

ế ả b n đi, đ n”.

ệ ử ụ ộ ố ướ ề ả ầ c) Vi c s d ng ph n m m vào m t s b ả c trong quy trình qu n lý văn b n

ế ả ư ố ả * Đăng ký văn b n đi, đ n: theo Thông t s 07/2012/TTBNV văn b n đi,

ượ ơ ở ữ ệ ế ả ặ ổ ế đ n đ ả c đăng ký vào S đăng ký văn b n đi, đ n ho c C s d li u qu n

ả lý văn b n đi trên máy vi tính.

ổ ậ ổ ế ế ả ằ ả Đăng ký văn b n đi, đ n b ng s : L p s đăng ký văn b n đi, đ n theo

ế ế ả ẫ ả ổ ể ả ả m u S đăng ký văn b n đi, đ n và cách đăng ký văn b n đi, đ n k c b n

ự ệ ả ả ậ ướ ẫ ạ ụ ụ sao văn b n và văn b n m t, th c hi n theo h ng d n t i Ph l c II, III, VII

ư ố ế ả ả ầ Thông t ủ s 07/2012/TTBNV. Đăng ký văn b n đi, đ n ph i đăng ký đ y đ ,

ầ ế ề ế ằ rõ ràng, chính xác các thông tin c n thi ả t v văn b n; không vi t b ng bút chì,

ự ỏ ừ ụ ừ ụ bút m c đ ; không vi ế ắ t t ữ t nh ng t , c m t không thông d ng.

ơ ở ữ ệ ế ả ằ ả ả Đăng ký văn b n đi, đ n b ng C s d li u qu n lý văn b n đi trên

ư ố ả máy vi tính: theo Thông t ế ệ s 07/2012/TTBNV vi c đăng ký văn b n đi, đ n

ơ ở ữ ệ ả ằ ả ả ả ả ph i b ng C s d li u qu n lý văn b n đi trên máy vi tính đ m b o các yêu

ầ ủ c u c a sau:

ơ ở ữ ệ ố ớ ệ ả ầ ả ự Yêu c u chung đ i v i vi c xây d ng C s d li u qu n lý văn b n đi

ượ ậ ề ủ ự ự ệ ệ ị đ c th c hi n theo quy đ nh hi n hành c a pháp lu t v lĩnh v c này.

9

ơ ở ữ ệ ệ ậ ậ ả ả ả Vi c đăng ký (c p nh t) văn b n đi vào C s d li u qu n lý văn b n

ượ ự ướ ươ ề ả ầ đi đ ệ c th c hi n theo h ẫ ử ụ ng d n s d ng ch ng trình ph n m m qu n lý

ổ ứ ấ ươ ề ả ủ ơ văn b n c a c quan, t ch c cung c p ch ầ ng trình ph n m m đó.

ượ ơ ở ữ ệ ả ả ả Văn b n đi đ ả c đăng ký vào C s d li u qu n lý văn b n đi ph i

ượ ổ ể ể ậ ấ ả đ ả ư ồ ơ c in ra gi y đ ký nh n b n l u h s và đóng s đ qu n lý.

ệ ộ ộ ộ ử ụ ể ạ ạ ố Không s d ng máy vi tính n i m ng n i b và m ng di n r ng đ đăng

ậ ế ả ký văn b n m t đ n.

ơ ở ữ ệ ự ứ ế ệ ả ả Nh v y ư ậ , vi c xây d ng C s d li u qu n lý văn b n đi, đ n (t c là

ự ế ệ ề ả ả ầ ả ướ ẫ ạ ph n m m qu n lý văn b n đi, đ n) ph i th c hi n theo h ng d n t i Ph ụ

ư ố ụ l c II, III, VII Thông t s 07/2012/TTBNV.

ứ ử ụ ụ ụ ư ế ắ ả ả ả * L u, s p x p, b o qu n và ph c v nghiên c u s d ng văn b n đi: sau

ư ệ ầ ậ ả ộ ể ứ ủ khi hoàn thi n các thành ph n th th c c a văn b n, b ph n văn th scan

ả ư ả ả ệ ố văn b n đ a vào h th ng qu n lý văn b n.

ể ố ả ế ệ ả ế * Phân ph i, chuy n giao, gi ể i quy t và ki m tra vi c gi ả i quy t văn b n

ề ế ế ầ ằ ả ả ả ấ ế văn b n đ n b ng ph n m m qu n lý văn b n đi, đ n: sau khi đóng d u đ n

ệ ố ệ ố ư ư ả ả và đăng ký văn b n, văn th scan văn b n đ a vào h th ng, h th ng t ự

ỉ ạ ể ế ế ạ ạ ố ộ đ ng chuy n đ n lãnh đ o, lãnh đ o cho ý ki n ch đ o và phân ph i văn

ả ự ộ ả ủ ể ế ạ ơ ả b n, văn b n t đ ng chuy n đ n các tài kho n c a lãnh đ o các đ n v đ ị ượ c

ị ả ố ơ ử ế phân ph i. Sau khi các đ n v gi ạ i quy t xong thì tích vào ô đã x lý, lãnh đ o

ậ ượ ử ủ ế ả ơ ị ẽ ơ c quan s nh n đ c thông tin x lý văn b n đ n c a các đ n v có liên

quan.

ề ầ 1.1.3. Ph n m m máy tính

ủ ề ầ 1.1.3.1. Vai trò c a ph n m m máy tính

ề ầ ạ ằ Ph n m m máy tính mang l i cho con ng ườ ự ự ộ i s t đ ng hóa nh m ti ế t

ờ ả ề ệ ấ ầ ạ ờ ồ ki m th i gian đ ng th i s n xu t ph n m m cũng mang tính c nh tranh

ư ề ộ ớ ệ ể ằ ạ ơ nh m đ a n n công ngh phát tri n ngày m t l n m nh h n.

ề ế ầ ả ả ả Ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n” giúp cho quá trình gi ế i quy t văn

ử ụ ứ ễ ệ ệ ậ ờ ị ả b n di n ra nhanh chóng, k p th i và thu n ti n cho vi c tra c u, s d ng văn

ờ ế ồ ượ ệ ả ấ ả ả b n đ ng th i ti ệ t ki m đ c chi phí (gi m chi phí cho vi c in n văn b n).

10

ề ạ ầ 1.1.3.2. Các lo i ph n m m máy tính

ử ứ ủ ự ề ệ ầ ằ ỉ ị ự Ph n m m th c hi n các ch c năng c a nó b ng cách g i các ch th tr c

ứ ứ ế ế ầ ầ ặ ti p đ n ph n c ng (hay ph n c ng máy tính, Computer Hardware) ho c

ụ ụ ể ấ ươ ầ ữ ệ ằ b ng cách cung c p d li u đ ph c v các ch ề ng trình hay ph n m m

ừ ượ ệ ề ầ ộ ầ ứ ở khác. Ph n m m là m t khái ni m tr u t ớ ng, nó khác v i ph n c ng ch ỗ

ầ ứ ể ờ ụ ề ầ ầ ả ớ là "ph n m m không th s hay đ ng vào", và nó c n ph i có ph n c ng m i

ượ ể ự có th th c thi đ c.

ể ề ề ầ ạ ầ Có nhi u nhóm ph n m m máy tính khác nhau. Có th phân lo i ph n

ề ươ ạ ộ ệ ố ư ứ ề ầ m m theo ph ề ầ ng th c ho t đ ng nh là ph n m m h th ng, ph n m m

ứ ụ ng d ng.

ầ ứ ệ ố ể ậ ề ầ Ph n m m h th ng dùng đ v n hành máy tính và các ph n c ng máy

ụ ư ệ ề ư ệ tính, ví d nh các h đi u hành máy tính Windows, Linux, Unix, các th vi n

ư ệ ế ộ ế ọ ộ đ ng (còn g i là th vi n liên k t đ ng; ti ng Anh: dynamic linked library

ủ ệ ề ầ ụ ề ể DLL) c a h đi u hành, các trình đi u khi n (driver), ph n s n (firmware) và

ạ ớ ệ ề ề ạ ầ ể ề BIOS. Đây là các lo i ph n m m mà h đi u hành liên l c v i chúng đ đi u

ể ế ị ầ ứ ả khi n và qu n lý các thi t b ph n c ng.

ề ứ ụ ể ầ ườ ử ụ ể ộ Ph n m m ng d ng đ ng i s d ng có th hoàn thành m t hay

ư ụ ề ệ ề ầ nhi u công vi c nào đó, ví d nh các ph n m m văn phòng (Microsoft

ề ệ ề ầ ầ ả ồ Office, Open office), ph n m m doanh nghi p, ph n m m qu n lý ngu n

ơ ở ữ ệ ự ề ề ầ ầ ơ ươ nhân l c, ph n m m c s d li u, ph n m m trò ch i, ch ệ ng trình ti n

ộ ạ ề ạ ầ ích, hay các lo i ph n m m đ c h i.

ề ứ ụ ế ề ả ầ ả ầ ộ Ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n” thu c nhóm ph n m m ng d ng.

ơ ở ự ễ ủ ệ ế ế ự ầ 1.2. C s th c ti n c a vi c thi t k xây d ng ph n m m ề “Qu n lýả

ế ả văn b n đi, đ n”

ọ ộ ế ầ ả ả 1.2.1. Các h c ph n có n i dung liên quan đ n công tác qu n lý văn b n

ươ ạ ủ ả ế đ n, đi trong các ch ư ầ ng trình đào t o c a Khoa Qu n lý Văn th c n

ế ề ả ầ ả ử ụ s d ng ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n”

11

ư ụ ầ ọ ươ ạ ả ệ 1.2.1.1. H c ph n Nghi p v văn th trong ch ng trình đào t o Qu n tr ị

ư ữ ọ văn phòng và L u tr h c

ủ ọ ầ ộ ồ ươ N i dung c a h c ph n bao g m 5 ch ng:

ươ ổ ư Ch ề ng 1: T ng quan v Công tác văn th

ươ ả ả Ch ng 2: Qu n lý văn b n đi

ươ ế ả ả Ch ng 3: Qu n lý văn b n đ n

ươ ử ụ ả ấ Ch ng 4: Qu n lý và s d ng con d u

ươ ổ ứ ậ ồ ơ ồ ơ ả Ch ng 5: T ch c l p h s và qu n lý h s

ệ ử ụ ề ầ ả ầ ả ọ ế Trong h c ph n này, vi c s d ng ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n”

ượ ụ ở ươ ươ ươ ự đ c áp d ng ch ng 2, ch ng 3 và ch ng 5 giúp cho sinh viên tr c quan

ơ ữ ề ế ể ả ả hi u rõ h n n a v quy trình qu n lý văn b n đi và đ n.

ả ầ ấ ả ọ ươ 1.2.1.2. H c ph n Qu n lý văn b n và con d u trong ch ạ ng trình đào t o

ư Th ký văn phòng

ủ ọ ầ ộ ồ ươ N i dung c a h c ph n bao g m 4 ch ng:

ươ ổ ư Ch ề ng 1: T ng quan v Công tác văn th

ươ ả ả Ch ng 2: Qu n lý văn b n đi

ươ ế ả ả Ch ng 3: Qu n lý văn b n đ n

ươ ử ụ ả ấ Ch ng 4: Qu n lý và s d ng con d u

ệ ử ụ ề ầ ầ ả ả ọ ế Trong h c ph n này, vi c s d ng ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n”

ượ ử ụ ươ ươ đ c s d ng trong ch ng 2 và ch ng 3.

ầ Ứ ụ ệ ọ 1.2.1.3. H c ph n ng d ng công ngh thông tin vào công tác văn phòng

ươ ư ạ ả ị trong ba ch ư ng trình đào t o Th ký văn phòng, Qu n tr văn phòng và L u

ữ ọ tr h c

ủ ầ ọ ộ ồ ươ ươ N i dung c a h c ph n bao g m 4 ch ng trong đó có 2 ch ng liên

ệ ử ụ ề ế ầ quan đ n vi c s d ng ph n m m đó là:

ươ Ứ ụ Ch ng 1: ng d ng CNTT vào công tác văn thư

ươ Ứ ư ụ ệ Ch ng 2: ng d ng công ngh thông tin vào Công tác l u tr ữ

ứ ậ ồ ơ ồ ơ ầ ả ọ ổ ươ 1.2.1.4. H c ph n T ch c l p h s và qu n lý h s trong ch ng trình

ạ ủ ư đào t o c a ngành Th ký văn phòng

12

ủ ọ ầ ộ ồ ươ ươ N i dung c a h c ph n bao g m 3 ch ng trong đó có 1 ch ng liên quan

ệ ử ụ ề ầ ế đ n vi c s d ng ph n m m đó là:

ươ ươ ồ ơ ậ Ch ng 3: Ph ng pháp l p h s

ự ạ ọ ộ ế ả ạ ầ 1.2.2. Th c tr ng gi ng d y các h c ph n có n i dung liên quan đ n công

ế ả ả tác qu n lý văn b n đi, đ n

ế ả ả ạ ầ ọ ộ Khi gi ng d y các h c ph n có n i dung liên quan đ n công tác qu n lý

ể ư ầ ả ả ỉ ớ ệ ả văn b n, các gi ng viên ch có th s u t m, gi ủ i thi u cho sinh viên nh c a

ề ệ ầ ướ ậ ẫ ỏ các giao di n ph n m m và h ng d n mô ph ng cách nh p thông tin vào C ơ

ư ế ệ ả ả ạ ả ớ ở ữ ệ s d li u qu n lý văn b n đi, đ n. V i vi c gi ng d y nh trên sinh viên

ỉ ượ ớ ủ ệ ạ ả ả ỹ m i ch đ c rèn luy n k năng qu n lý văn b n th công. Bên c nh đó sinh

ả ớ ỉ ơ ở ữ ệ ứ viên ch nghe, xem và nghi nh cách th c đăng ký văn b n vào C s d li u

ế ả ả qu n lý văn b n đi đ n trên máy tính.

ố ớ ọ ầ Ứ ụ ệ Riêng đ i v i h c ph n ng d ng Công ngh thông tin vào công tác văn

ướ ư ờ ả ả ườ phòng, tr c đây Khoa Qu n lý Văn th m i gi ng viên tr ộ ạ ọ ng Đ i h c N i

ẽ ớ ả ả ạ ầ ả ọ ệ ụ ỉ v th nh gi ng. Khi gi ng d y h c ph n này gi ng viên s gi ầ i thi u ph n

ủ ọ ạ ắ ầ ừ ề ọ ọ m m c a h , d y xong h xóa đi. B t đ u t năm h c 2014 2015, theo ch ủ

ươ ủ ườ ư ả ả ờ tr ng c a nhà tr ng, khoa Qu n lý Văn th không m i gi ng viên ngoài

ệ ạ ả ả ầ ờ ọ ữ n a mà m i gi ng gi ng viên khoa Công ngh d y h c ph n này. Không có

ỉ ơ ế ề ề ả ầ ầ ầ ạ ả ph n m m, gi ng viên ch đ n thu n gi ng v ph n lý thuy t và d y sinh

ậ ữ ệ ộ ữ ệ ư ậ ẻ ấ ề viên k các c t d li u trên máy tính và nh p d li u vào. Nh v y, r t nhi u

ủ ọ ề ả ả ầ ộ n i dung c a h c ph n gi ng viên khó truy n t ộ i và sinh viên không lĩnh h i

ư ứ ụ ệ ệ ả ế ượ h t đ c nh : ng d ng công ngh thông tin trong vi c theo dõi và qu n lý

ả ệ ủ ơ ề ế ả ệ ế gi i quy t công vi c c a c quan; phân quy n gi i quy t công vi c; thanh

ể ệ ả ệ ủ ế ậ ơ ộ ki m tra vi c gi i quy t công vi c c a cán b nhân viên trong c quan; l p và

ữ ồ ơ ệ ử ệ ủ ơ ồ ơ ả ư l u tr h s đi n t ử ụ , qu n lý h s , tài li u c a c quan, khai thác s d ng

ữ ệ ư tài li u l u tr ...

ế ủ ộ ộ ự ạ ả ả ả 1.2.3. Th c tr ng qu n lý văn b n đi, n i b , văn b n đ n c a tr ườ ng

ư ạ ẳ ươ Cao đ ng S ph m Trung ng

13

ộ ộ ả ả 1.2.3.1 Qu n lý văn b n n i b , đi

ủ ế ả ả ườ ẳ ạ Công tác qu n lý văn b n đi, đ n c a tr ư ng Cao đ ng S ph m Trung

ươ ử ụ ế ầ ả ả ề ng không s d ng ph n m m qu n lý văn b n đi, đ n.

ế ượ ả ả ự ư Quy trình qu n lý văn b n đi, đ n đ ệ c th c hi n nh sau:

ơ ị ườ ượ ụ ạ ệ Các đ n v trong tr ng có liên quan đ ả c giao nhi m v so n văn b n

ứ ả ạ ấ ả ư ẽ ế s ti n hành so n th o văn b n sau đó in ra gi y, trình viên ch c văn th .

ư ể ứ ế ậ ả ả ỹ Viên ch c văn th ki m tra k thu t trình bày văn b n, n u sai thì ph i đem

ẽ ượ ế ế ả ề ử ạ v s a l i và trình ti p, n u văn b n trình bày đúng s đ ố c đánh s vào văn

b n.ả

ả ượ ố ẽ ư ạ ườ Văn b n đ c đánh s s đ a trình lãnh đ o tr ng ký.

ữ ủ ả ạ ườ ượ ụ ấ ườ Văn b n có ch ký c a lãnh đ o tr ng đ c ch p d u (thông th ng 3

ự ế ủ ữ ạ ườ ả b n có ch ký tr c ti p c a lãnh đ o tr ng).

ữ ệ ự ư ế ế ằ ư Văn th đăng ký vào d li u t thi t k b ng Excel trên máy tính, l u 1

ạ ả ư ắ ư ế ả b n chính t i phòng Văn th . Các văn b n l u s p x p theo tháng.

ơ ị ườ ự ử ế ả ơ ị Các đ n v trong tr ng t photo văn b n g i đ n các đ n v có liên

ố ớ ộ ộ ủ ụ ư ể ả ế ứ quan đ i v i văn b n n i b , viên ch c văn th làm th t c chuy n phát đ n

ổ ứ ố ớ ậ ả ả ơ c quan, t ch c nh n văn b n đ i v i văn b n đi.

14

ế ả ả 1.2.3.2) Quy trình qu n lý văn b n đ n

ể ế ậ ả ạ ả ả Ti p nh n văn b n, ki m tra và phân lo i văn b n, bóc bì văn b n, đóng

ố ớ ế ể ế ằ ườ ư ả ả ấ d u đ n (đ i v i văn b n chuy n đ n b ng con đ ệ ng b u đi n). T i văn

ố ớ ư ủ ế ề ấ ấ ả b n v máy tính c a phòng văn th , in ra gi y, đóng d u đ n (đ i v i văn

ạ ậ ả ậ b n c p nh t qua m ng internet).

ế ủ ế ệ ả ả ườ Đăng ký văn b n đ n: Vi c đăng ký văn b n đ n c a tr ẳ ng Cao đ ng

ư ạ ươ ượ ự ủ ệ ẫ ằ ổ S ph m Trung ng đ c th c hi n b ng s theo m u c a Thông t ư ố s

07/2012/TTBNV.

ứ ư ế ế ả ả ạ Trình văn b n đ n: Viên ch c văn th trình văn b n đ n lãnh đ o nhà

ườ ỉ ạ ỉ ạ ể ế ố ố tr ạ ng đ xin ch đ o phân ph i. Lãnh đ o ghi ý ki n ch đ o phân ph i vào

ề ả phía trên l trái văn b n.

ỉ ạ ủ ứ ế ạ ườ ư ứ Căn c vào ý ki n ch đ o c a lãnh đ o tr ng, viên ch c văn th photo

ả ử ế ạ ặ ị ả ế ơ văn b n g i đ n lãnh đ o các đ n v ho c cá nhân có liên quan gi i quy t.

ậ ủ ự ế ạ ả ả ườ 1.2.3.2. Nh n xét ng Cao th c tr ng qu n lý văn b n đi, đ n c a tr

ươ ư ạ ẳ đ ng S ph m Trung ng

Ư ể a) u đi m:

ư ứ ứ ề ớ V i quy trình trên, viên ch c văn th và các viên ch c khác đ u có th ể

ả ử ụ ế ả ả tham gia vào quá trình gi i quy t văn b n ngay c khi s d ng máy tính không

thành th o.ạ

ự ế ả ệ ệ ễ ố ả D cho vi c chèn s văn b n đi trong tình hình th c t ả x y ra vi c ph i

ề ố chèn s nhi u.

ượ b) Nh ể c đi m

ờ ỳ ệ ờ ỳ ệ ớ ợ Không phù h p v i th i k hi n nay, th i k công nghi p hoá t ự ộ đ ng

ễ ẫ ế ề ậ ồ ễ hoá. Các thao tác c ng k nh, ch m tr , không chính xác d d n đ n sai sót,

ư ỏ ấ m t mát h h ng.

ế ạ ấ ờ ố Tìm ki m, phân lo i, th ng kê công văn m t th i gian, khó khăn.

ấ ờ ổ ư ữ ả ả ố ễ ẫ L u tr công văn trên gi y t s sách, b o qu n không t ế t d d n đ n

ấ ư ỏ h h ng làm m t thông tin.

ố ượ ể ả ế ả Không ki m tra và đôn đ c đ ệ c vi c gi i quy t văn b n.

15

ể ử ệ ả ố ơ ị T n kinh phí cho vi c in, photo văn b n đ g i cho các đ n v .

ươ Ch ng II

Ế

Ự

Ả

Ầ

Ả

Ề

Ế

THI T K VÀ XÂY D NG PH N M M QU N LÝ VĂN B N ĐI, Đ N

ế ế ệ ố ế ả ả 2.1. Phân tích thi t k h th ng “Qu n lý văn b n đi, đ n”

ả ủ ệ ố ạ ộ ế ả ả 2.1.1. Mô t quy trình ho t đ ng c a h th ng qu n lý văn b n đi, đ n

ố ớ ế ả 2.1.1.1. Đ i v i văn b n đ n

ớ ượ ả ộ ử ế ườ ư Khi có m t văn b n m i đ c g i đ n (qua đ ệ ng b u đi n, máy fax,

ẽ ế ả ậ ả qua internet), nhân viên phòng hành chính s ti p nh n văn b n, scan văn b n

ầ ấ ế ể ề ậ ả ậ và l y các thông tin c n thi ằ ầ t đ c p nh t vào ph n m m qu n lý b ng

ố ế ư ế ệ ế ề ả ộ quy n văn th : Ngày đ n, s đ n, Ký hi u văn b n, trích y u n i dung… Sau

ế ề ậ ậ ả ầ ở ủ ề khi đã c p nh t thông tin văn b n đ n vào ph n m m thì quy n c a lãnh

ử ư ẽ ệ ấ ả ớ ạ ạ ơ đ o c quan s xu t hi n văn b n m i ch a phân công x lý, khi đó lãnh đ o

ị ử ử ả ơ ồ ơ ị ố ẽ s phân công x lý văn b n đó bao g m đ n v x lý chính và các đ n v ph i

ợ ử h p x lý.

ủ ề ạ Khi lãnh đ o phân công xong thì các quy n c a user phòng ban và khoa

ượ ế ử ử ế ả ậ ẽ s nh n đ ấ c phân công và ti n hành x lý văn b n. N u x lý xong thì nh n

ử ế ế ả ử x lý và k t thúc quá trình x lý văn b n đ n.

ả ố ớ 2.1.1.2. Đ i v i văn b n đi

ộ ộ ẽ ượ ả ả ồ ạ ả Văn b n đi (bao g m c văn b n n i b ) s đ c lãnh đ o phòng, ban

ệ ơ ị ườ ả ạ ả giám hi u hay các đ n v trong tr ng so n th o. Các văn b n này đ ượ c

ệ ố ể ể ế ậ ậ ớ chuy n đ n phòng hành chính đ nhân viên c p nh t vào h th ng v i các

ệ ế ậ ạ ố ơ ả thông tin: Ngày ban hành, lo i văn b n, s ký hi u, trích y u, n i nh n…

ướ ượ ử tr c khi đ c g i đi.

ề ườ ử ụ ườ Tùy theo phân quy n ng i s d ng, mà ng ệ ố i dùng h th ng có th ể

ử ế ế ặ ả thêm, s a, xóa ho c tìm ki m văn b n đ n và đi…

ườ ế ể ả Ng ế i dùng có th tìm ki m văn b n đ n – đi theo: ngày ban hành, theo

ệ ế ạ ả ả ổ ố trích y u, theo lo i văn b n, theo s ký hi u vb, s văn b n.

ố ượ 2.1.1.3. Các đ i t ử ụ ng s d ng

16

ố ượ ử ụ ứ ạ ườ Có 04 đ i t ụ ng s d ng ng d ng là lãnh đ o tr ạ ng, lãnh đ o phòng

ạ ộ ư ban, lãnh đ o khoa, văn th ; thu c vào các nhóm sau:

ạ ườ ưở ệ ưở Lãnh đ o tr ệ ng (Hi u Tr ng, Phó Hi u Tr ng),

ạ ưở Lãnh đ o các phòng ban (tr ng phòng, phó phòng),

ưở ưở ạ Lãnh đ o khoa (tr ng khoa, phó tr ng khoa),

ườ ư Văn th nhà tr ng.

ố ượ ẽ ươ ả Các đ i t ng s có các thao tác khác nhau trong ch ng trình qu n lý

ề ả văn b n và đi u hành:

ự ế ệ ệ ể ạ ả ố Lãnh đ o : có th xem các văn b n đi, đ n và th c hi n vi c phân ph i

ỉ ạ ư ế ả ấ ả ệ ố ế văn b n, đ a ra ý ki n ch đ o, xem t t c vb đ n và đi trong h th ng, theo

ử ả ố dõi quá trình x lý văn b n khi phân ph i.

ớ ử ể ự ố ớ ư ả ệ Đ i v i văn th : có th th c hi n thêm m i, s a, xóa văn b n, thêm

ớ ử ự ạ ả ả ả ổ m i, s a, xóa lo i văn b n; Phòng ban; Lĩnh v c văn b n; S văn b n.

ố ớ ể ự ệ ạ ạ

ố ậ ượ ượ ố ậ Đ i v i lãnh đ o phòng ban và lãnh đ o khoa : có th th c hi n nh n ả ả Qu n lý văn b n ả ồ ơ c phân ph i, l p h s các văn b n đã đ c phân ph i. ả văn b n đã đ

ề và đi u hành

ề ặ ứ 2.1.2. Phân tích v m t ch c năng

ể ấ ồ

ứ QL văn

QL danh

QL văn

2.1.2.1. Bi u đ phân c p ch c năng QL h ệ

QL h ồ

Tra

Theo

ả

m cụ

b n đi

b n ả

th ngố

sơ

c uứ

dõi

đ nế

Vào s ổ

Tra c u ứ

Phòng

Theo

T o ạ

HS cá

ớ

VB

s VBổ

ban

dõi KQ

m i HS

nhân

x lý ử

Đ i ổ

VB

DS h ồ

Lĩnh

DS văn

MK

đ nế

sơ

v cự

b nả

Nhóm

Lo i ạ

Phân

ND

văn

ph iố

Phân

b nả ổ S văn

quy nề

b nả

17 Tr ợ

giúp

ồ ồ ề ữ ệ 2.1.2.2. Bi u đ lu ng d li u

ữ ả ứ a) M c ng c nh

Y/c x lýử

Lãnh đ o ạ

ự

ệ Báo cáo/KQ th c hi n

Lãnh đ oạ

phòng, khoa

ỉ ạ

ế

Ý ki n ch đ o/Y/c

Thông tin vb

0. QLVB và

x lýử

ệ ự KQ th c hi n

ề

đi u hành

Thông tin vb

YC/KQ

TT văn b n ả

Văn thư

ả

K t quế

đ nế Văn thư

TT VB đi

YC/KQ

4.QL VB

3.QL VB đi

đ nế

ứ ỉ b) M c đ nh

VB đ nế

VB đi

Mã

TT Theo dõi

Lãnh đ oạ

Mã

5.QL h sồ ơ

Mã

Lo i VBạ

Mã

7.Theo

dõi

Phòng ban

LV VB

S VBổ

H sồ ơ

S VBổ

Phân quy nề

Mã

2.QL danh m cụ

ườ

Ng

i dùng

6.Tra

Nhóm ND

TT danh m cụ

YC/KQ

c uứ

1.QL h ệ

YC/KQ

TT tra c uứ

Văn thư

th ngố

YC/KQ

TT

Văn thư

18 Lãnh đ oạ

ứ ướ ỉ c) M c d i đ nh

ệ ố

* QL h th ng

Lãnh đ oạ

ử

ả

YC x lý/tt qu n lý

KQ/TT x lýử

KQ

YC đ i MKổ

1.1.QLHS cá nhân

ườ

Ng

i dùng

ậ

ổ 1.2.Đ i m t

kh uẩ

ẩ ậ Mã, m t kh u

TT qu n lýả

YC đ i MKổ

Lãnh đ oạ

ườ

Nhóm ng

i dùng

Mã

KQ

Văn thư

Mã nhóm

KQ/TT x lýử

1.4.Phân

1.3.QL nhóm

quy nề

ND

ợ

Tr giúp

Phân quy nề

Yêu c uầ

ả

K t quế

Văn thư

Lãnh đ oạ

ợ 1.5.Tr giúp

Yêu c uầ

ả

K t quế

19 *QL danh m cụ

Văn thư

Phòng ban

Lĩnh v c ự

VB

TT qu n lýả

ả

K t quế

ả

K t quế

2.1.QL phòng

2.2.QL Lĩnh

ban

v cự

Lo i VBạ

ả

K t quế

Văn thư

S VBổ

ả

Văn thư

K t quế

TT qu n lýả

2.3.QL Lo i ạ

2.4.QL S ổ

vb

VB

ả

*QL văn b n đi

Lo i VBạ

Văn thư

TT VB đi

Ma lo iạ

VB đi

Văn thư

ả

K t quế

ế

ả K t qu /tìm

ổ

3.1.Vào s VB đi

Ma VB

ki mế

TT DSVB

đi

ế

ả K t qu /tìm

3.2.DS VB đi

ki mế

Lãnh đ oạ

TT DSVB

đi

20 ế

ả

* QL văn b n đ n

TT VB đ nế

Văn thư

Lo i VBạ

Mã lo iạ

ả

K t quế

Văn thư

ổ

4.1.Vào s VB đ nế

TT KQ

TT DS vb đ nế

Phòng ban

Vb đ nế

Mã PBan

Mã VB

4.2.QL DSVB

Mã VB

đ nế

4.3.Phân ph iố

ỉ ạ

TT ch đ o

KQ x lý ử

VB

Lãnh đ oạ

ồ ơ

ả

* Qu n lý h s

TT KQ

Lãnh đ oạ

Yêu c uầ

ạ

ớ

5.1.T o m i HS

Mã

H sồ ơ

Mã LV

Mã

VB đ nế

Mã lo iạ

Lĩnh v c ự

VB

VB đi

5.2.DS h sồ ơ

Lo i ạ

VB

TT KQ

Yêu c uầ

Lãnh đ oạ

21 ứ ổ

* Tra c u s VB

Văn thư

S vbổ

Yêu c uầ

TT KQ

ứ ổ Tra c u s VB

Yêu c uầ

TT KQ

Lãnh đ oạ

ế

ả

ế ả ử * Theo dõi k t qu x lý văn b n đ n

ế

ả Văn b n đ n

Yêu c uầ

Lãnh đ oạ

Theo dõi KQ XL văn

ế

ả b n đ n

TT KQ

22

ề ặ ữ ệ 2.1.3. Phân tích v m t d li u

ả ươ Các b ng CSDL trong ch ng trình

Table: Vanbandi

ể Ki u d ữ R nỗ Tên Khóa chính Chú thích li uệ g

ả Mã văn b n đi Id_vanbandi int(5) PK NN (khóa)

ệ ả kyhieuvanban Varchar(20) Ký hi u văn b n

ngaybanhanh date Ngày ban hành

ả ạ loaivanban varchar(50) Lo i văn b n

ế ả trichyeu varchar(250) Trích y u văn b n

ả ổ sovanban varchar(100) S văn b n

ự ả linhvuc varchar(50) Lĩnh v c văn b n

ẩ ộ dokhan varchar(50) Đ kh n

soban varchar(10) ố ả S b n

ố sotrang varchar(10) S trang

filedinhkem varchar(200) File đính kèm

ườ nguoisoan varchar(100) Ng ạ i so n

ườ nguoiky varchar(100) Ng i ký

ậ ớ noinhan varchar(250) N i nh n

ử xuly Tinyint(1) ạ Tình tr ng x lý

Quyenxem varchar(100) ề Quy n xem

luu varchar(100) L uư

ữ ả ả ả ữ ệ ư B ng 1: B ng d li u l u tr văn b n đi

Table: Vanbanden

ể Ki u d ữ R nỗ Tên Khóa chính Chú thích li uệ g

23

ố sovanbanden Int(5) PK NN ả S văn b n (khóa)

ệ ả Ký hi u văn b n kyhieuvanban varchar(20)

Ngày đ nế ngayden date

Ngày ban hành Ngaybanhanh date

ơ C quan ban hành Coquan varchar(50)

Trích y uế trichyeu varchar(250)

ự ả Lĩnh v c văn b n Linhvuc varchar(100)

ạ ả Lo i văn b n Loaivanban varchar(50)

ẩ ộ Đ kh n Dokhan varchar(50)

ộ ậ Đ m t Domat varchar(50)

File đính kèm Filedinhkem varchar(200)

ử ạ Tình tr ng x lý Xuly Tinyint(1)

ề Quy n xem Quyenxem varchar(200)

ạ Lãnh đ o phân Lanhdao varchar(50) công

ỉ ạ ế Ý ki n ch đ o Ykienxuly Text

ệ ự Ngày th c hi n ngaythuchien Date

ử Phòng x lý chính Phongbanchinh varchar(100)

Phongbanphoiho ố ợ Phòng ph i h p varchar(100) p

ạ ử H n x lý date Hanxuly

Ngày x lýử date Ngayxuly

ườ ử Ng i x lý varchar(50) Nguoixuly

ả ổ S văn b n năm varchar(100) Sovanban

ố S trang varchar(5) Sotrang

ữ ế ả ả ả ữ ệ ư B ng 2: B ng d li u l u tr văn b n đ n

Table: hoso

ể Ki u d ữ Khóa R nỗ Tên Chú thích li uệ chính g

24

ồ ơ int(3) PK NN Id h s (khóa) Id_hoso

mahoso Varchar(20) Mã h sồ ơ

ề ồ ơ tieudehoso Varchar(100) Tiêu đ h s

ườ ậ ồ ơ nguoilap varchar(50) Ng i l p h s

ậ ầ ắ Ngày b t đ u l p h ồ ngaybatdau date sơ

ế ậ Ngày k t thúc l p h ồ ngayketthuc date s ơ

toso varchar(20) S t ố ờ

ế ạ ả Lo i văn b n đ n hay loai Tinyint(1) đi

ữ ệ ư ữ ồ ơ ả ả B ng 3: B ng d li u l u tr h s

Table: chitiethoso

ể Ki u d ữ Khóa R nỗ Tên Chú thích li uệ chính g

ế ồ ơ Id int(5) PK NN Id chi ti t h s (khóa)

idhoso int(5) id h sồ ơ

idvanban int(5) Id văn b nả

ngaybanhanh date Ngày ban hành văn b nả

ả ố sokyhieu varchar(20) ệ S ký hi u văn b n

ế ả trichyeu varchar(250) Trích y u văn b n

ạ ả Lo i văn b n đi hay loai Int(5) đ nế

ứ ự ả thutu Int(3) Th t văn b n

ữ ệ ư ữ ả ả B ng 4: B ng d li u l u tr chi ti ế ồ ơ t h s

Table: phanquyen

ể Tên Ki u d ữ Khóa R nỗ Chú thích

25

chính g li uệ

ề maquyen PK NN Mã quy n (khóa) int(2)

manhanvien Mã nhân viên int(2)

Xem Bit(1) xem

S a ử Bit(1) sua

Xóa Bit(1) xoa

In n ấ Bit(1) in

ấ ữ ệ Xu t d li u Bit(1) export

ấ ữ ệ L y d li u Bit(1) import

ữ ề ả ả ữ ệ ư B ng 5: B ng d li u l u tr phân quy n

Table: vh_category

ể Ki u d ữ Khóa R nỗ Tên Chú thích li uệ chính g

Cat_id int(11) PK NN ụ Id danh m c (khóa)

code Varchar(50) Mã danh m c ụ

title Varchar(255) Tên danh m cụ

ụ ạ P_id int(11) Lo i danh m c

ạ ụ Tr ng thai danh m c status Tinyint(4) ệ ẩ ( n, hi n)

ữ ệ ư ữ ả ả ụ B ng 6: B ng d li u l u tr các danh m c

Table:vh_ nhanvien

ể Ki u d ữ Khóa R nỗ Tên Chú thích li uệ chính g

maNV int(5) PK NN Mã nhân viên (khóa)

ọ Hten Varchar(100) H và tên

ẩ ậ matkhau Varchar(100) M t kh u

email varchar(100) Email

26

ệ ệ Dthoai varchar(50) ạ Đi n tho i liên h

Maphonban int(11) Mã phòng ban

ữ ệ ư ữ ườ ả ả B ng 7: B ng d li u l u tr ng i dùng

Table:phongban_khoa

ể Ki u d ữ Khóa R nỗ Tên Chú thích li uệ chính g

idphongban int(5) PK NN Id phòng ban (khóa)

Maphongban Int(11) Mã phòng ban

tenphongban Varchar(100) Tên phòng ban

ữ ệ ư ữ ả ả B ng 8: B ng d li u l u tr phòng ban khoa

27

ệ ơ ồ 2.1.4. S đ quan h

n

1 chitiethoso

n

ididhosoidv

vanbanden

hoso id

anban

mahosotie

sovanbanden

ngaybanha

udehosong

kyhieuvanban

nhsokyhieu

uoilapidvan

ngayden

trichyeuloai

ban

ngaybanhanh

idvanbandi

thutu

coquan .trichyeu

linhvucloaivanba

ngaybatda

ndokhan domat

flidinhkem xuly

1

ngayketthu

quyenxem

1

c toso

n

1

lanhdao

nhanvien

Phongban_khoa

ykienxulyngayth

1

idphongban

MaNVMatKhauH

uchienphongban

maphongba

TenEmail

chinhphongbanp

ntenphongb

Maphongban

hoihop hanxuly

ngayxulynguoixu

1

lysovanban

vh_category sotrang

n

cat_idcode

1

title p_id

vanbandi

n

status

vanbandi

n

kyhieuvanba

phanquyen

nngaybanha

maquyenmanh

loaivanbantri

anvienxem

chyeusovan

them sua xoa

ban

in exportimport

linhvucdokh

an domat

sobansotran

gflidinhkem

nguoisoan

nguoikynoin

han

xulyquyenxe

mluu

28

ự ể ươ 2.1.5. Xây d ng và tri n khai ch ng trình

ự ế ả ế ế D a vào các k t qu trong quá trình phân tích và thi t k , chúng tôi xây

ườ

ư

ể

ệ ố ả ớ Công c và môi tr ụ

ng tri n khai nh sau:

ả ự d ng h th ng qu n lý văn b n v i

ị ơ ở ữ ệ

ệ

ả

 H qu n tr c s d li u MySQL

 Ngôn ng l p trình PHP ữ ậ

ầ ứ ề ầ ầ 2.1.5.1. Yêu c u ph n c ng, ph n m m

ầ ứ ầ a. Yêu c u ph n c ng

ấ ố ồ ọ C u hình t i thi u: ể Chíp E2200 2.2GHz , RAM 1G, Card đ h a 128MB

ề ầ ầ b. Yêu c u ph n m m

ệ ề ể ể ả ở ự H đi u hành: Windows XP tr lên (có th up lên host đ qu n lý tr c

tuy n)ế

ệ ề ầ 2.1.5.2. Giao di n ph n m m

ệ ố ậ a. Đăng nh p h th ng

ể ắ ầ ươ ườ ệ ố ậ ầ Đ b t đ u ch ng trình thì ng i dùng c n đăng nh p h th ng, h ệ

ư ề ạ ố ồ ườ th ng g m 4 quy n: Admin, văn th , lãnh đ o nhà tr ạ ng, lãnh đ o phòng

ban.

ườ ề ề ậ ố ớ Đ i v i ng i đăng nh p là quy n ADMIN thì có toàn quy n đ i v i h ố ớ ệ

ố th ng.

ề ầ ậ Hình 1: Đăng nh p ph n m m

29

b. Trang ch ủ

ủ ủ ề ậ ầ ề Hình 2: Trang ch c a ph n m m khi đăng nh p quy n admin

ệ ố ề c. Phân quy n h th ng

ượ ườ Admin đ ề c phép phân quy n theo nhóm ng i dùng, có 04 nhóm ng ườ i

ư ạ ồ ườ ạ ạ dùng bao g m: văn th , lãnh đ o tr ng, lãnh đ o khoa, lãnh đ o phòng ban.

ề ủ ệ ố ệ ằ ậ Hình 3: Giao di n phân quy n c a h th ng khi đăng nh p b ng Admin

30

ả ớ d. Thêm m i văn b n đi

ề ệ ậ ớ ư ả Hình 4: Giao di n thêm m i văn b n đi khi đăng nh p quy n văn th

ế ả ớ e. Thêm m i văn b n đ n

ề ế ệ ậ ớ ư ả Hình 5: Giao di n thêm m i văn b n đ n khi đăng nh p quy n văn th

31

ế ả ố f. Tìm ki m, th ng kê văn b n đi

Ở ứ ườ ể ế ả ổ ch c năng này ng i dùng có th tìm ki m theo s văn b n, theo s ố

ế ệ ả ả ạ ký hi u văn b n, trích y u, lo i văn b n và ngày ban hành.

ệ ả ố ế Hình 6: Giao di n tìm ki m, th ng kê văn b n đi

ế ế ả ố g. Tìm ki m, th ng kê văn b n đ n

Ở ứ ườ ể ế ả ổ ch c năng này ng i dùng có th tìm ki m theo s văn b n, theo s ố

ế ệ ả ả ạ ký hi u văn b n, trích y u, lo i văn b n và ngày ban hành.

ệ ế ả ố ế Hình 7: Giao di n tìm ki m, th ng kê văn b n đ n

32

ế ả ố ử h. Phân ph i – x lý văn b n đ n

ứ ề ườ ạ ơ Ch c năng này dành cho quy n ng i dùng là lãnh đ o c quan, khi văn

ư ậ ượ ệ ố ớ ẽ ế ả ậ th nh n đ c văn b n đ n m i s nh p thông tin vào h th ng, khi đó lãnh

ả ớ ơ ị ườ ạ ẽ ế ượ đ o s bi t đ ố c và phân ph i văn b n đó t i các đ n v trong tr ng.

ạ ơ ố ớ ử ệ ế ả ố Hình 8: Giao di n phân ph i x lý văn b n đ n đ i v i lãnh đ o c quan

ậ ậ i. C p nh t phòng ban – khoa

ệ ậ ố ớ ậ ư Hình 9: Giao di n c p nh t phòng ban khoa đ i v i văn th

ậ ả ạ ậ j. c p nh t lo i văn b n

ệ ậ ố ớ ả ạ ư ậ Hình 10: Giao di n c p nh t lo i văn b n đ i v i văn th

33

ự ậ ả ậ k. c p nh t lĩnh v c văn b n

ệ ậ ố ớ ự ậ ả ư Hình 11: Giao di n c p nh t lĩnh v c văn b n đ i v i văn th

ế ế ả ả ử l. Theo dõi k t qu x lý văn b n đ n

ố ớ ế ệ ế ạ ả ả ử Hình 12: Giao di n theo dõi k t qu x lý văn b n đ n đ i v i lãnh đ o

34

ạ ớ ồ ơ m. T o m i h s

ứ ườ ồ ơ ồ ữ ậ ả Ch c năng này cho phép ng i dùng l p h s g m nh ng văn b n có

ữ ặ ả ớ ự ủ ệ ộ liên quan v i nhau ho c nh ng văn b n có trình t c a m t công vi c nào đó.

ớ ồ ơ ậ ệ ạ ồ ơ Hình 13: Giao di n t o m i h s (l p h s )

ứ ồ ơ n. Tra c u h s

ườ ứ ồ ơ ồ ơ ề ể ố Ng i dùng có th tra c u h s theo mã h s , theo tiêu đ và th ng kê

ế ắ ầ ồ ơ h s theo ngày b t đ u, ngày k t thúc.

ạ ậ ủ ừ ệ ứ ồ ơ Hình 14: Giao di n tra c u h s đã t o l p c a t ng user

ệ ả o. Giao di n in danh sách văn b n

35

ự ề ầ ệ 2.2. Th c nghi m ph n m m

ự ế ề ệ ầ ả ả 2.2.1. Th c nghi m ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n” trong quá trình

ọ ầ ế ả ạ ả ả gi ng d y các h c ph n có liên quan đ n công tác qu n lý văn b n

ạ ả ầ ọ ở ươ ả Khi gi ng d y các h c ph n nêu ch ử ụ ng I, các gi ng viên đã s d ng

ả ả ế ề ả ả ầ ả ấ ph n m m “Qu n lý văn b n”. K t qu cho th y c gi ng viên và sinh viên

ấ ớ ờ ằ ầ ớ ớ ứ ề đ u th y h ng thú v i gi ề lên l p. Các em sinh viên cho r ng v i ph n m m

ư ế ọ ẽ ế ữ ả ớ ơ ờ nh th h s ti p thu bài gi ng và thích thú h n v i nh ng gi ớ lên l p. Tuy

ườ ề ệ ạ ầ nhiên, theo sinh viên nhà tr

ượ ự ầ ầ ố ộ ng và các th y cô nên t o đi u ki n cho sinh ờ ọ c th c hành trên máy tính. Các h c ph n trên c n b trí m t th i viên đ

ượ ấ ị ọ ở ế ố l ng nh t đ nh cho sinh viên h c phòng máy tính có k t n i internet đ h

ượ ự ế ề ầ ả ả đ c th c hành trên ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n”. Đây là m t đ ể ọ ộ ề

ỳ ớ ọ ị ố ợ ư ẽ ả ớ ngh chính đáng nên h c k t i khoa Qu n lý Văn th s ph i h p v i khoa

ổ ọ ộ ố ấ ị ế ệ ắ Công ngh thông tin s p x p m t s bu i h c nh t đ nh trên phòng máy tính

ử ụ ề ầ ầ ọ cho các h c ph n có s d ng ph n m m này.

ự ế ề ệ ầ ả ả 2.2.2. Th c nghi m ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n” vào công tác

ả ủ ườ ả ạ ư qu n lý văn b n c a tr ng t i phòng Văn th

ế ặ ả ả ầ ủ ề Chúng tôi ti n hành cài đ t ph n m m qu n lý văn b n vào máy tính c a

ứ ứ ử ụ ư ề ổ

ế ỉ ế ề ầ ấ ỉ ứ viên ch c văn th đ viên ch c s d ng và đánh giá. Qua trao đ i, viên ch c ế ử ễ ử ụ t, t m và d s d ng. N u s t: ph n m m này r t chi ti ư văn th cho bi

ủ ả ườ ẽ ả ế ả ụ d ng vào quá trình qu n lý văn b n c a nhà tr ng s gi ả i quy t văn b n

36

ờ ị ế ượ nhanh chóng, k p th i, chính xác và ti ệ t ki m đ c chi phí. Tuy nhiên, viên

ư ứ ế ử ụ ộ ấ ậ ề ả ầ ch c văn th cho bi ẽ t s d ng ph n m m này s có m t b t c p x y ra do

ễ ự ườ ủ ả ố th c ti n ban hành văn b n c a tr

ữ ả ẫ ả ả ố ố ng là khó chèn s . Trong quá trình ban ố hành văn b n có nh ng lúc ph i chèn s . Đây là tình hu ng v n x y ra đ i

ổ ứ ư ố ở ỗ ơ ớ ấ ả v i t ơ t c các c quan, t ch c nh ng tình hu ng đó m i c quan khác nhau

ề ứ ộ ề ẽ s khác nhau v m c đ nhi u, ít.

ư ế ậ ả ổ

ố ẫ ự ư ệ ố ươ ế Sau khi có ý ki n trao đ i nh trên, chúng tôi đã th o lu n và đi đ n ư ng án đ a ra cách th ng kê theo tháng. Khi chèn s v n th c hi n nh cũ ph

ữ ầ ố ứ ự Ả ậ ầ (thêm ch cái theo v n a, b, c… vào sau s th t

ậ ườ ố ạ ữ ả nh p bình th ng. Khi th ng kê l r p c n chèn) và đăng ả i văn b n theo tháng thì nh ng văn b n

ố ở ứ ự ủ ố chèn s ẽ ề tháng nào s v đúng th t ế c a tháng đó. H t năm, th ng kê l ạ i

ừ ả ả ổ ớ ươ văn b n theo t ng tháng, in ra và đóng thành s văn b n đi. V i ph ng án

ầ ế ẫ ượ ố ả ả ượ này, khi c n thi t v n chèn đ ả c s cho văn b n và đ m b o đ c y u t ế ố

ự ẩ ẩ ả ổ ỹ ỹ th m m cho s đăng k văn b n đi (không có s t y xóa).

37

Ế ƯƠ K T LU N Ậ CH NG II

ế ề ả ầ ả ượ ế ế ớ ữ ệ c thi t k v i các d li u theo 1. Ph n m m “Qu n lý văn b n đi, đ n” đ

ế ả ẫ ả ổ ượ ị đúng m u s qu n lý văn b n đi, đ n đ c quy đ nh trong Thông t ư ố s

07/2012/TTBNV.

ứ ề ầ ượ ạ ủ ả ầ ầ ọ c các yêu c u gi ng d y c a các h c ph n có 2. Ph n m m này đáp ng đ

ế ả ả ặ ệ ầ Ứ ụ ọ liên quan đ n công tác qu n lý văn b n đ c bi t là h c ph n ng d ng công

ử ụ ề ệ ầ ngh thông tin vào công tác văn phòng. Khi s d ng ph n m m này vào quá

ạ ả ầ ọ ượ ứ trình gi ng d y các h c ph n nêu trên đã gây đ c h ng thú, kích thích tính

ự ệ ầ ả ả ỹ tích c c và góp ph n rèn luy n k năng qu n lý văn b n cho sinh viên.

ầ ượ ử ụ ủ ả ả c s d ng vào quá trình qu n lý văn b n c a nhà ề 3. Ph n m m này đ

ườ ỉ ả ẽ ả ả ả ượ tr ng s làm cho công tác qu n lý văn b n không ch đ m b o đ c các yêu

ấ ố ờ ị ế ượ ầ c u: th ng nh t, nhanh chóng, k p th i, an toàn mà còn ti ệ t ki m đ c chi phí.

ự ế ề ề ạ ầ ả ệ 4. Ph n m m ch y trên n n web cho phép qu n lý tr c tuy n, có giao di n

ớ ườ ượ ế ệ thân thi n v i ng i dùng và đ c vi t theo mô hình MVC (ModelView

ệ ả ễ ấ Controller) giúp cho vi c b o trì và nâng c p d dàng.

38

Ậ Ế Ế Ị K T LU N VÀ KI N NGH

ậ ế 1. K t lu n

ữ ề ượ 1.1. Nh ng đi u đã làm đ c

ự ề ề ế ạ ầ ả ệ Ph n m m ch y trên n n web cho phép qu n lý tr c tuy n, có giao di n

ớ ườ ượ ế ệ thân thi n v i ng i dùng và đ c vi t theo mô hình MVC

ễ ả ự ứ ấ ớ Controller) d b o trì và nâng c p, xây d ng v i các ch c năng: Qu n lý h (ModelView ệ ả

ụ ế ả ả ả ả ả ả ố th ng, Qu n lý danh m c, Qu n lý văn b n đi, Qu n lý văn b n đ n, Qu n lý

ứ ổ ả ử ế ế ả ả ồ ơ h s , Tra c u s văn b n, Theo dõi k qu x lý văn b n đ n.

ượ ứ ụ 1.2. Đ c ng d ng trong

ứ ề ầ ượ ầ ả ầ ọ Ph n m m đáp ng đ ạ c các yêu c u gi ng d y các h c ph n có liên

ề ệ ế ả ả ả ờ quan đ n công tác qu n lý văn b n, giúp cho gi ng viên có đi u ki n tăng th i

ượ ọ ể ự ệ ề ỹ l ng th c hành môn h c đ rèn luy n k năng ngh cho sinh viên.

ứ ề ầ ượ ầ ử ụ ơ ả ả Ph n m m đáp ng đ c nhu c u s d ng c b n trong công tác qu n lý

ả ủ ườ ệ ề ề ấ ầ ố băn b n c a Nhà tr ặ ng đ c bi t là v n đ chèn s mà các ph n m m khác

ứ ượ ả ế ễ không đáp ng đ c.giúp cho quá trình gi

ứ ệ ệ ậ ờ ị ử ụ ả ồ chóng, k p th i và thu n ti n cho vi c tra c u, s d ng văn b n đ ng th i ti ả i quy t văn b n di n ra nhanh ờ ế t

ượ ệ ả ấ ả ệ ki m đ c chi phí (gi m chi phí cho vi c in n văn b n).

ị ế 2. Ki n ngh

ườ ế ố ầ ọ ị Nhà tr

ể ả ử ụ ạ ả ầ ầ ọ ấ ng c n trang b phòng h c máy tính có k t n i internet, nâng c p ề ạ m ng internet đ gi ng viên gi ng d y các h c ph n có s d ng ph n m m

ờ ượ ế ả ả ự qu n lý văn b n đi, đ n và tăng th i l ề ng th c hành giúp sinh viên có đi u

ệ ệ ỹ ề ki n rèn luy n k năng ngh .

ể ứ ụ ề Đ ng d ng đ tài vào th c t ự ế :

ạ ố ớ ườ ề ộ Đ i v i lãnh đ o nhà tr ng:

ườ ề ầ ậ ơ ị ph n m m lên môi tr

ườ ự ứ ủ ề ệ ậ ầ ể ư Cho mua m t host và tên mi n riêng đ đ a ỉ ạ ng internet, đăng nh p và ch đ o các đ n v trong ầ ng đăng nh p ph n m m và th c hi n các ch c năng đã có c a ph n tr

m m.ề

ố ớ ố ợ ủ ệ ề ể ớ ể Đ i v i các phòng, khoa: Ph i h p cùng v i ch nhi m đ tài đ tri n

ệ ử ụ ự ề ầ khai th c hi n s d ng ph n m m.

ể ủ ề ướ 3. H ng phát tri n c a đ tài