Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ
loại thông tin trong quản trị là một quá trình chia thông tin thành những lớp, những
dạng đồng nhất trên một số khía cạnh nào đó để phục vụ cho quá trình quản trị. Nhờ
phân loại thông tin một cách khoa học người ta có thể dễ dàng tìm ra những qui luật và
phương pháp thực hiện thông tin có hiệu quả nhất trong việc đáp ứng những nhu cầu
thông tin về quản trị. Thông thường người ta phân loại thông tin quản trị theo những
cách cơ bản sau:
- Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kết
quả v.v.
- Phân loại theo vật mang: Thông tin bằng văn bản, bằng âm thanh, bằng băng,
dĩa, tranh ảnh v.v ..
- Phân loại theo tầm quan trọng: Thông tin rất quan trọng, quan trọng và không
quan trọng.
- Phân loại theo phạm vi: Thông tin toàn diện, thông tin từng mặt ...
- Phân loại theo đối tượng sử dụng: Thông tin cho người thực hiện, thông tin
cho người ra quyết định v.v.
- Phân loại theo giá trị: Thông tin có giá trị và thông tin không có giá trị, thông
tin có ít giá trị.
- Phân loại theo tính thời sự: Thông tin mới, thông tin cũ, v.v.
- Phân loại theo kỹ thuật thu thập, xử lý và trình bày: Thông tin thu thập bằng
kỹ thuật điện tử, thông tin thu thập bằng phỏng vấn v.v...
- Phân loại theo phương pháp truyền tin: bằng miệng, bằng sóng điện từ, bằng
điện thoại, bằng máy tính, v.v.
- Phân loại theo mức độ bảo mật: Thông tin mật, tuyệt mật, bình thường.
- Phân loại theo mức độ xử lý: Thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp.
Trên thực tế việc sử dụng cách phân loại thông tin quản trị nào là tuỳ thuộc vào
từng vụ việc cụ thể, vào mục đích và khả năng nghiên cứu cùng nhiều yếu tố chủ quan
và khách quan ở mỗi tổ chức.
III. Nguồn thông tin
Tin tức và thông tin trong quản trị nói chung không tự nhiên sinh ra, nó phát
sinh từ những nguồn gốc cụ thể. Có rất nhiều nguồn sản sinh và cung cấp thông tin.
Tuy nhiên trong thực tế, tin tức và thông tin thường được phát sinh tập trung ở một số
nguồn có giá trị. Nghiên cứu các nguồn cung cấp thông tin trong quản trị là một việc
làm hết sức cần thiết để bảo đảm tính kinh tế và tính hiệu quả của công tác thông tin.
Kinh nghiệm chỉ ra rằng, nếu có 100 nguồn cung cấp thông tin thì thường chỉ có
khoảng 20- 30 nguồn có giá trị mà thôi. Như vậy việc nghiên cứu các nguồn tin sẽ cho
phép chúng ta xác định đúng nguồn gốc và xuất xứ của thông tin, đảm bảo thuận tiện
trong khai thác sử dụng và bảo vệ các nguồn tin trong quản trị
Trên phương diện lý thuyết người ta có thể phân loại các nguồn thông tin trong
quản trị thành các loại sau: nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn
bên ngoài, nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng v.v. Để
khai thác và sử dụng các nguồn tin có hiệu quả người ta thường tập trung khai thác và
49
Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ
sử dụng những nguồn tin có sẵn, kinh tế, rẻ tiền kết hợp bổ sung, tham khảo khai thác
những nguồn khác về tính thời sự, tính khách quan, tính toàn diện, tính kịp thời v.v...
IV. Mục tiêu và chức năng của thông tin
4.1. Mục tiêu của thông tin
Thông tin là một quá trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng nào đó vì
vậy nó cần có tính định hướng. Nội dung thông tin chỉ có thể xác định khi biết rõ
thông tin cho đối tượng nào, thông tin phục vụ ai, phục vụ cái gì, để giải quyết vấn đề
nào và thực hiện ra sao v.v.. nói cách khác mục tiêu thông tin là kim chỉ nam cho các
hoạt động về thông tin hay các hoạt động về thông tin chỉ có hiệu quả khi chúng ta xác
định rõ mục tiêu của thông tin là gì ?
Có thể thấy rằng, các hệ thống quản trị đều là những hệ thống phức tạp và đa
dạng, chính vì vậy mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị cũng phức tạp đa
dạng và phong phú không kém. Người ta có thể phân loại mục tiêu thông tin thành
những loại sau: mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược, mục tiêu
chiến thuật v.v...
Xét theo quan điểm hệ thống chúng ta thấy rằng ngoài những mục tiêu chung;
trong hệ thống thông tin về quản trị còn có một hệ thống các mục tiêu riêng của từng
bộ phận trong hệ thống đó. Chẳng hạn, hệ thống mục tiêu trong các lĩnh vực kinh
doanh, quyết định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, cạnh tranh và nhiều lĩnh
vực khác nữa.
Xác định cho đúng mục tiêu không phải là một việc đơn giản. Muốn xác định
đúng đắn mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị người ta thường dựa trên các
cơ sở khoa học sau:
- Mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp;
- Nhu cầu về thông tin trong các hoạt động quản trị;
- Hoàn cảnh thực tế trong và ngoài công ty;
Xét về mặt tổng thể thì qui trình xác định và thực hiện mục tiêu thông tin
thường được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Phát hiện và xác định vấn dề
Bước 2: Xác định nhu cầu về thông tin
Bước 3: Nghiên cứu khả năng đáp ứng các nhu cầu về thông tin
Bước 4: Phác thảo sơ bộ mục tiêu của thông tin và hệ thống thông tin trong một
tổ chức
Bước 5: Thẩm định và lựa chọn mục tiêu.
Bước 6: Thực hiện và kiểm soát việc hoàn thành mục tiêu.
4.2. Chức năng của thông tin
Để xây dựng một hệ thống thông tin có hiệu quả trong mỗi tổ chức thì ngoài
việc phải xác định rõ mục tiêu, chúng ta còn phải nhận thức được những chức năng cơ
bản mà hệ thống này cần phải gánh vác. Một khi những chức năng cơ bản của thông
50
Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ
tin và hệ thống thông tin được xác định đúng đắn thì nó sẽ là những căn cứ khoa học
để xác định những nhiệm vụ thông tin cụ thể, và nhất là để đánh giá mức độ hoàn
thành nhiệm vụ của toàn bộ hệ thống thông tin. Xét về mặt tổng thể thì những chức
năng chủ yếu của hệ thống thông tin trong quản trị sẽ là:
- Thu thập thông tin;
- Xử lý thông tin;
- Phổ biến thông tin;
- Phục vụ thông tin;
- Kiểm soát và đánh giá các hoạt động về quản trị;
- Làm cơ sở cho việc ra các quyết định.
Xác định cho đúng những chức năng thông tin của hệ thống thông tin là một
việc hết sức quan trọng. Nhưng thực hiện cho đúng các chức năng của nó cũng không
phải là một việc dễ dàng. Chính vì vậy việc phân tích và đánh giá quá trình thực hiện
và hoàn thành các chức năng thông tin là một việc làm hết sức cần thiết. Để làm tốt
những việc này người ta phải cụ thể hóa các chức năng thông tin bằng những việc làm
cụ thể, bằng những công việc tổ chức và thực hiện cụ thể rồi sau đó dựa trên những kết
quả cụ thể của những công việc này chúng ta sẽ đánh giá được quá trình thực hiện các
chức năng đang ở mức độ nào. Trong thực tế thường có khuynh hướng coi nhẹ việc
kiểm soát các chức năng về thông tin. Theo quan điểm của nhiều tác giả thì các nhà
quản trị phải coi đây là một khâu tất yếu của quá trình thực hiện các chức năng về
thông tin và không nên xem nhẹ chúng
V. Nội dung và hình thức thông tin
5.1 Nội dung thông tin
Nội dung thông tin một trong những khâu cơ bản và quan trọng nhất của quá
trình thực hiện thông tin trong quản trị. Những nội dung thông tin chủ yếu trong quản
trị kinh doanh thường là:
* Thông tin đầu vào: Tình hình nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, thị trường,
tình hình cạnh tranh.
* Thông tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh.
* Thông tin phản hồi: Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện,
quá trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh.
* Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh (pháp
luật, chính sách, thời tiết, khí hậu v.v...).
* Thông tin về các đối tượng quản trị. Thông tin về nhân sự, sản phẩm,
marketing, tài chính, chất lượng v.v...
* Thông tin về kết quả quản trị: Thông tin về lợi nhuận, năng suất hiệu quả, thị
phần, cạnh tranh v.v ...
* Thông tin về hoạt động quản trị: Thông tin về quá trình ra quyết định, hoạch
định, tổ chức...
51
Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ
Tùy từng trường hợp cụ thể nội dung thông tin có thể khác nhau, nhưng nhìn
chung nội dung thông tin trong quản trị thường được xác định bởi mục tiêu và nhu cầu
về thông tin của những người muốn hay sẽ sử dụng nó. Để xây đựng nội dung thông
tin trong quản trị một cách khoa học người ta cũng thường phải tuân thủ những yêu
cầu chung sau đây:
- Ngắn gọn
- Chính xác
- Mạch lạc
- Rõ ràng
- Đầy đủ
- Khách quan
Qui trình xây dựng nội dung thông tin trong quản trị thường được thực hiện theo
những bước dưới đây:
- Xác định mục tiêu
- Xác định những yêu cầu cơ bản về nội dung
- Chuẩn bị tư liệu
- Phác thảo sơ bộ nội dung
- Xem xét đánh giá
- Sửa chữa và hoàn chỉnh
5.2. Chất lượng của thông tin
Thông tin giữ một vai trò quan trọng trong các hoạt động quản trị là điều ai
cũng biết, nhưng làm thế nào để thông tin trong công tác quản trị có hiệu quả lại là một
việc không đơn giản. Muốn thông tin có hiệu quả thì một điều chắc chắn là chất lượng
của thông tin và các hoạt động thông tin phải cao. Có thể khẳng định rằng, chất lượng
thông tin có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của quá trình quản trị, đến hiệu quả kinh
doanh, tới sự sống còn của doanh nghiệp. Vậy chất lượng thông tin là gì? Đây không
phải là một câu hỏi để trả lời. Theo nhiều tác giả, chất lượng thông tin là mức độ thoả
mãn nhu cầu về thông tin của những người sử dụng nó. Nó thể hiện ở các mặt sau:
mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ chính xác, mức độ quan trọng v.v...
Muốn đánh giá chất lượng người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn. Những tiêu
chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin trong quản trị là nhanh, chính xác, kịp thời, bí
mật, đầy đủ v.v...
Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin: tiến bộ khoa học kỹ
thuật, con người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức v.v...
Phương pháp nâng cao chất lượng thông tin: Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới,
đào tạo và sử dụng con người, tổ chức hệ thống khoa học, có cơ chế quyền lợi và trách
nhiệm thích hợp v.v...
52
Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ
5.3. Hình thức thông tin
Con người gửi và nhận thông tin thông qua các ký hiệu, tín hiệu và như vậy con
người tiếp nhận thông tin cũng phải thông qua các hình thức thông tin cụ thể của các
ký hiệu, tín hiệu đó. Khả năng tiếp nhận thông tin của người trong các hoạt động về
quản trị phụ thuộc rất nhiều vào các hình thức thông tin được sử dụng. Những hình
thức thông tin chủ yếu trong quản trị thường là bằng lời nói, chữ viết, ký ám hiệu, văn
bản, điện thoại, thư tín v.v.. Muốn lựa chọn hình thức thông tin nào là có hiệu quả
người ta thường căn cứ vào hiệu quả truyền thông và hiệu quả kinh doanh, căn cứ vào
khả năng của doanh nghiệp, căn cứ vào bản chất, ưu nhược điểm của từng hình thức,
căn cứ vào nội dung và tính bảo mật v.v.. của các hình thức thông tin.
Giữa nội dung và hình thức thông tin có những mối quan hệ chặt chẽ, đó là quan
hệ hai mặt của một quá trình, bổ sung hợp tác cùng nhau trong quá trình truyền thông.
Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạng phong phú, sinh động
mới chuyển tải hết nội dung.
Để hoàn thiện các hình thức thông tin người ta phải căn cứ vào các yếu tố ảnh
hưởng chủ yếu đến chất lượng và số lượng phong phú của các hình thức thông tin là:
tiến bộ khoa học kỹ thuật, con người, môi trường, văn hóa, cơ sở vật chất, nhu cầu
hoàn thiện, mức độ quan trọng v.v... Sử dụng và khai thác các yếu tố vừa nêu trong
từng tổ chức quản trị để hoàn thiện các hình thức thông tin là một việc làm không thể
bỏ qua và không thể xem nhẹ ở các tổ chức này.
VI. Quá trình thông tin
Hệ thống thông tin trong quản trị là một hệ thống rất phức tạp và bị chi phối bởi
nhiều yếu tố chủ quan cũng như khách quan. Nhận thức đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng
đến quá trình thông đạt là rất cần thiết để đảm bảo cho các hoạt động thông tin trong
quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Hình 4.1 dưới đây chỉ ra quá trình thông tin trong quản
trị. Mô hình này chỉ ra quá trình thông đạt bao gồm 7 thành tố: (1) Nguồn thông đạt
(người gởi), (2) Thông điệp, (3) Mã hóa, (4) Kênh, (5) Người nhận, (6) Giải mã, và (7)
Phản hồi. Thêm vào đó toàn bộ quá trình thông đạt sẽ bị tác động bởi nhiễu, những
nhân tố gây trở ngại, làm lệch lạc các thông tin ví dụ như tiếng ồn, từ ngữ tối nghĩa,
thiết bị truyền dẫn kém chất lượng...
Truyền Đạt
Thông Tin
Người Gởi Người Nhận
Ý Nghĩ Mã Hóa Tiếp
Nhận
Giải
Mã
Nhận
Thức
Phản Hồi
Nhiễu
Hình 4.1. Quá trình truyền đạt thông tin
53