1
Tiểu luận
Quản trị rủi ro trong event
2
LỜI MỞ ĐẦU
Event (hay tổ chức sự kiện) là một khái niệm không còn mấy xa lạ đối với tất cả mọi người,
ngày nay, việc tổ chức Event đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt
động Marketing. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện
là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ
khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Do những đặc thù riêng mà lĩnh vực tổ
chức event luôn tồn tại nhiều rủi ro và chúng thường ảnh hưởng đến sự thành công của cả
chương trình. Không phải ngẫu nhiên mà người ta thường ví việc tổ chức event như một “quả
bom hẹn giờ” và người tổ chức event luôn phải chịu áp lực lớn để giữ cho quả bom ấy trong
tầm kiểm soát. Đã có quá nhiều bài học về những event thất bại xuất phát từ những rủi ro rất
khác nhau như khách mời không tham dự vào phút cuối, sân khấu dựng không kịp giờ bắt đầu,
trục trặc về kĩ thuật, khán giả tham gia quá ít, vân vân. Chính điều đó đã khiến cho khái niệm
quản trị rủi ro trong evevnt trở nên quan trọng và cấp bách hơn bao giờ hết.
Nhằm làm rõ hơn về lĩnh vực quản trị rủi ro trong event, nhóm đưa ra đề tài trong đó đem đến
một cái nhìn tổng quát về event, những rủi ro thường gặp trong tổ chức event và cách phòng
tránh những rủi ro đó, đề tài được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, phân tích hai
event tiêu biểu là sự kiện Ngàn năm Thăng Long Hà Nội và chương trình Tự tin vào đời 2011
của giảng đường Marketing K34 trường Đại học Kinh tế TP. HCM.
Tóm lại, với một số nội dung như trên nhóm mong muốn có thể đem một ít kinh nghiệm chủ
quan lẫn khách quan đến với các bạn trong giảng đường, những con người marketing gắn liền
với nhiều hoạt động sinh viên như hiện nay hoặc có thể là những event mang tính chất quan
trọng hơn trong tương lai. Hy vọng mọi người sẽ tìm được cho mình những bài học hữu ích
thông qua bài tập nhỏ này của nhóm!
Trân trọng,
Nhóm thực hiện
3
NỘI DUNG CHI TIẾT:
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN: .................................................................................................4
1. Event là gì? ......................................................................................................................4
2. Các loại event:..................................................................................................................4
3. Quy trình thực hiện event: ................................................................................................6
4. Các loại rủi ro có thể gặp phải trong event: ......................................................................9
II. MỘT SỐ EVENT TIỂU BIỂU – RỦI RO VÀ CÁCH PHÒNG NGỪA: ..................................12
A. Chương trình “1000 năm Thăng Long Hà Nội”: ..............................................................12
B. Chương trình “Tự Tin Vào Đời 2010”: ............................................................................17
4
NỘI DUNG CHÍNH
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN:
1. Event là gì?
Event là hoạt động nhằm cụ thể hóa những thông điệp mà chúng ta đang muốn đưa đến đối
tượng mục tiêu
2. Các loại event:
Có rất nhiều sự phân chia các nhóm Event, không có sự phân chia nào mang tính chính xác vì
đây chỉ là những khái niệm mang tính tương đối, nhưng nhìn chung có thể xếp Event theo các
nhóm sau:
Sự kiện nội bộ công ty (Bussiness and Corporate Events)
Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events)
Sự kiện mang tính nhà nước, chính phủ (Government Events, Civic Events)
Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events
Event của cá nhân (Personal Events)
(Nguồn: Eventchannel.com)
Cụ thể như sau:
5
a. Sự kiện nội bộ:
Đối tượng của thể loại Event này được xác định dựa trên các mối quan hệ của công ty như
nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông... như:
Họp mặt (Meeting)
Hội nghị khách hàng (Customer Conference)
Họp báo (Press Conference)
Động thổ (Ground Breaking)
Khánh thành (Grand Opening)
Tiệc tối (Gala Dinner)...
Mục đích của các Event này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức
cho nhân viên), củng cố hình ảnh của công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay
xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông.
b. Sự kiện hướng đến khách hàng:
Đây là khái niệm dùng để chỉ những Event có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích
thích mua hàng (boost sales) và tương tác với khách hàng. Một số dạng tiêu biểu:
Tung sản phẩm (Product Launch)
Thi đấu (Tournament, Contest)
Giải trí văn nghệ (Entertaiment, Music show)
Lễ hội (Festive Event)
Hội chợ, triển lãm (Trade show, Exhibition)
Biểu diễn thời trang (Fashion show)...
c. Sự kiện mang tính chất nhà nước, chính phủ:
Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính trị như các
buổi hội nghị lớn (Convention), các Festival tầm địa phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng
tuyển cử...
d. Sự kiện cộng động, Sự kiện phi lợi nhuận:
Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực hiện, hoặc do
các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội. Một số hình thức tiêu biểu là: