Quy chế công tác văn thư Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng (mới nhất)

Ủ

Ộ

Ủ

Ẵ

ộ ậ ự ạ

Y BAN NHÂN DÂN Ố THÀNH PH ĐÀ N NG

Ệ C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c L p T do H nh phúc

ố

S : /QĐUBND

ẵ Đà N ng, ngày tháng năm

ề ố ẵ ư ủ Ủ ố ế ị ẵ ố QUY CHẾ V công tác văn th c a y ban nhân dân thành ph Đà N ng ủ Ủ (Ban hành kèm theo Quy t đ nh s : /QĐUBND ngày tháng năm c a y ban nhân dân thành ph Đà N ng)

ươ Ch ng I

Ị QUY Đ NH CHUNG

ề ố ượ ỉ

ề ệ ư ủ ế ề ạ ng đi u ch nh Đi u 1. Ph m vi và đ i t ả 1. Quy ch này quy đ nh v vi c qu n lý công tác văn th c a UBND

ố ơ ả ố thành ph và các c quan, t

ư ch c thu c thành ph qu n lý. ồ ế ệ ạ ị ổ ứ ị 2. Công tác văn th quy đ nh t ộ i Quy ch này bao g m các công vi c:

ạ ả ả ệ ả ả

ủ ồ ơ ệ ồ ơ ố ộ ư ả

So n th o, ban hành văn b n; qu n lý văn b n và tài li u khác hình thành trong ạ ộ ộ ổ ứ ch c thu c thành quá trình ho t đ ng c a UBND thành ph và các c quan, t ử ữ ậ ả ố ph qu n lý; l p h s hi n hành, giao n p h s vào l u tr ; qu n lý và s ụ d ng con d u.

ề ả ấ Đi u 2. Gi i thích t ừ ữ ng

ượ ả " là b n đ c vi

ả 1. "B n th o văn b n ả ả ả ủ ơ ả ạ ế ộ quá trình so n th o m t văn b n c a c quan, t ặ t ho c đánh máy, hình thành trong ổ ứ ch c;

ả ả ả ả ố ố ượ ườ ẩ 2. "B n g c văn b n" là b n th o cu i cùng đ c ng ề i có th m quy n

duy t;ệ

ả ả ỉ

ề ể ứ ả ề ề ộ ể ượ ơ ả ả 3. " B n chính văn b n" là b n hoàn ch nh v n i dung v th th c văn c c quan ban hành. B n chính có th làm thành nhi u b n có

ả ả b n văn b n đ ị ư giá tr nh nhau;

ủ ả ả ầ ộ 4. "B n sao y b n chính

ủ ả ả " là b n sao đ y đ , chính xác n i dung c a văn ả ượ ể ứ c

ả ị ượ ả c trình bày theo th th c quy đ nh. B n sao y b n chính ph i đ b n và đ ệ ừ ả ự b n chính; th c hi n t

ả ầ ộ ả ộ " là b n sao m t ph n n i dung c a văn b n và đ

5. "B n trích sao ể ứ ự ả ị ả ủ ả ượ c th c hi n t ượ c ệ ừ ả b n

trình bày theo th th c quy đ nh. B n trích sao ph i đ chính;

ầ ủ ủ ả ả ụ " là b n sao đ y đ , chính xác n i dung c a văn b n, đ ượ c

ự ả ị ả 6. "B n sao l c ệ ừ ả ộ ể ứ th c hi n t b n sao y b n chính và trình bày theo th th c quy đ nh;

ớ

ả ụ ể ặ ộ

ạ

ộ ố ặ ờ ế ữ ể 7. "H sồ ơ" là m t t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t v n ệ ộ ậ ề ộ ấ ể ặ ộ ố ượ ề ộ ự ệ đ , m t s vi c, m t đ i t ng c th ho c có m t (ho c m t s ) đ c đi m ả ư ặ ổ ứ ơ ả ch c ban hành văn b n; th i gian ho c chung nh tên lo i văn b n; c quan, t ệ ả ặ i quy t công vi c nh ng đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi, gi

ạ ộ ơ ụ ủ ứ ệ ổ ứ ộ ặ ủ ch c ho c c a m t cá

ộ thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a m t c quan, t nhân;

ệ ả ắ ợ

ữ ệ ồ ơ" là vi c t p h p và s p x p văn b n, tài li u hình thành ệ ậ ế ắ ồ ơ ế i quy t công vi c thành h s theo nh ng nguyên t c

ấ ị ươ ậ 8. "L p h s ả trong quá trình theo dõi, gi ng pháp nh t đ nh. và ph

ố ớ ề ệ ư Đi u 3. Trách nhi m đ i v i công tác văn th

ề ạ 1. Ng ầ ơ i đ ng đ u c quan, t

ạ ượ ch c, trong ph m vi quy n h n đ ứ ứ ệ ườ ứ ệ ỉ ạ

ọ ổ ứ c giao, ỉ ạ ụ ư có trách nhi m ch đ o công tác văn th , ch đ o vi c nghiên c u, ng d ng ư ệ khoa h c và công ngh vào công tác văn th .

ọ ả ế

ư ệ ạ ị ị ệ i quy t công vi c có liên quan ị i Ngh đ nh này và

ủ ị 2. M i cá nhân trong quá trình theo dõi, gi ỉ ự ả ế đ n công tác văn th , ph i th c hi n nghiêm ch nh quy đ nh t ư ậ ề quy đ nh khác c a pháp lu t v công tác văn th .

ươ Ch ng 2:

Ạ Ả Ả SO N TH O, BAN HÀNH VĂN B N

ứ ề ả Đi u 4. Hình th c văn b n

ạ ộ ủ ứ ả ơ Các hình th c văn b n hình thành trong ho t đ ng c a các c quan, t ổ

ứ ồ ch c bao g m:

ả ạ ậ ậ ị

ủ ậ ử ổ ậ ổ

ả 1. Văn b n quy ph m pháp lu t theo quy đ nh c a Lu t Ban hành văn b n ộ ố ạ ề ủ ậ ả ậ quy ph m pháp lu t ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Lu t s a đ i, b sung m t s ạ đi u c a Lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu t ngày 16 tháng 12 năm;

ả 2. Văn b n hành chính

ế ị ươ ệ ỉ t), thông cáo, thông báo, ch

ả ờ

ợ ấ ệ ậ

ờ ế ử ệ ồ ơ ứ ườ ỷ ậ ế ấ ỉ ị ệ ng trình, t), ch th (cá bi Quy t đ nh (cá bi ươ ồ ề ạ ế trình, h p đ ng, công văn, ng án, đ án, báo cáo, biên b n, t k ho ch, ph ấ ớ ấ ấ ấ i thi u, gi y công đi n, gi y ch ng nh n, gi y u nhi m, gi y m i, gi y gi ấ ngh phép, gi y đi đ ệ ể ng, gi y biên nh n h s , phi u g i, phi u chuy n;

ả 3. Văn b n chuyên ngành

ứ ộ ưở ả Các hình th c văn b n chuyên ngành do B tr

ấ ớ ủ ưở ộ ưở ả ậ ố ị ơ ng c quan ộ ộ ng B N i

ng, Th tr ả qu n lý ngành quy đ nh sau khi tho thu n th ng nh t v i B tr v ;ụ

ả ủ ổ ứ ị ổ ứ ị 4. Văn b n c a t ch c chính tr , t ộ ch c chính tr xã h i

ị ổ ứ

ch c chính tr , t ủ ổ ứ ị ổ ứ ộ ị ả ủ ổ ứ ứ Các hình th c văn b n c a t ươ ầ ơ i đ ng đ u c quan Trung ng c a t ị ch c chính tr xã h i do ch c chính tr xã ch c chính tr , t

ườ ứ ng ị ộ h i quy đ nh.

ề ả ể ứ Đi u 5. Th th c văn b n

ể ứ ả ạ ậ ả 1. Th th c văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính

ả ạ ậ ả ồ a) Th th c văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính bao g m

ể ứ ể ứ ầ các thành ph n th th c chính sau:

ệ ự ạ ị Th c hi n theo quy đ nh t ị liên t ch s

ư ộ ộ ụ

ủ ộ ộ ụ h s 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 c a B N i v

ư ố ề ể ứ ậ ả ỹ ố 55/2005/TTLTBNV i Thông t ủ ủ VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005 c a B N i v và Văn phòng Chính ph và ngướ Thông t ẫ d n v th th c và k thu t trình bày văn b n.

ệ ố Qu c hi u;

ổ ứ ả ơ Tên c quan, t ch c ban hành văn b n;

ạ ả ậ y ph m pháp lu t có ghi năm ban

ệ ầ ả ệ ố S , ký hi u văn b n, riêng văn b n qu ướ c ph n ký hi u; hành tr

ế ạ ả ộ Tên lo i, trích y u n i dung văn b n;

ả ộ N i dung văn b n;

ứ ụ ọ ữ ủ ề ạ ườ ề ẩ Quy n h n, ch c v , h tên, ch ký c a ng i có th m quy n;

ấ ủ ơ ổ ứ D u c a c quan, t ch c;

ậ ơ N i nh n;

ị ạ ề ư ố i Đi u 15 Thông t s 01/2011/TT

Các thành ph n khác theo quy đ nh t ủ ầ ộ ộ ụ BNV c a B N i v ngày 19/01/2011.

ể ứ ả 2. Th th c văn b n chuyên ngành

ỹ ộ ưở ậ ả

Th th c và k thu t trình bày văn b n chuyên ngành do B tr ị ấ ớ ả ậ ả ố ủ ộ

ưở ưở ể ứ ng, Th ơ ng c quan qu n lý ngành quy đ nh sau khi tho thu n th ng nh t v i B ộ ộ ụ ng B N i v . tr tr

ề ả ạ ả Đi u 6. So n th o văn b n

ạ ả ự

ậ ượ ậ ạ ạ

ậ ạ ả

ệ ả 1. Vi c so n th o văn b n quy ph m pháp lu t đ ủ ả ậ ộ ố ề ủ ậ ử ổ ậ ệ c th c hi n theo quy ị đ nh c a Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t ngày 12 tháng 11 1996 và ổ Lu t s a đ i, b sung m t s đi u c a Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t ngày 16 tháng 12 năm 2002.

ệ ạ ả ượ ư ị ả 2. Vi c so n th o văn b n khác đ c quy đ nh nh sau:

ả ầ ấ ạ ả ộ

ủ a) Căn c tính ch t, n i dung c a văn b n c n so n th o, ng ặ ứ ứ ặ ạ ả ổ ơ ị ầ ườ ứ i đ ng đ u ạ ủ ch c giao cho đ n v ho c cá nhân so n th o ho c ch trì so n

ơ c quan, t th o.ả

ự ệ ệ ệ ặ ơ ị b) Đ n v ho c cá nhân có trách nhi m th c hi n các công vi c sau:

ẩ ủ ứ ầ ả ộ ộ ị ạ ộ ậ Xác đ nh hình th c, n i dung và đ m t, đ kh n c a văn b n c n so n

th o;ả

ử ậ Thu th p, x lý thông tin có liên quan;

ả ạ ả So n th o văn b n;

ườ ế ơ Trong tr t, đ xu t v i ng

ầ ế i đ ng đ u c quan, t ị ứ ệ ơ ổ ầ ch c ho c đ n v , cá nhân có

ườ ứ ặ ứ ả ả ề ơ ể ả ứ ế ấ ớ ợ ng h p c n thi ổ ủ ch c vi c tham kh o ý ki n c a các c quan, t ỉ ế liên quan; nghiên c u ti p thu ý ki n đ hoàn ch nh b n th o;

ệ ả ệ ả ả Trình duy t b n th o văn b n kèm theo tài li u có liên quan.

ệ ả ệ ử ữ ổ ề ả ả ả ệ Đi u 7. Duy t b n th o, vi c s a ch a, b sung b n th o đã duy t

ả ả ả ả ườ ề ệ ẩ ả 1. B n th o văn b n ph i do ng i có th m quy n ký văn b n duy t.

ợ ử ữ ả ả ả ượ ng h p s a ch a, b sung b n th o văn b n đã đ ả ệ c duy t ph i

2. Tr ườ ổ ế ị ệ ườ i duy t xem xét, quy t đ nh. trình ng

ề ả Đi u 8. Đánh máy, nhân b n

ả ả ữ ệ ả ả ả ầ Vi c đánh máy, nhân b n văn b n ph i b o đ m nh ng yêu c u sau:

ể ứ ả ả ậ ỹ

ườ ự ặ

ả ạ ặ ả ặ ị 1. Đánh máy đúng nguyên văn b n th o, đúng th th c và k thu t trình ả ng h p phát hi n có s sai sót ho c không rõ ràng trong b n ườ i i đ n v ho c cá nhân so n th o ho c ng

ả ệ ợ bày văn b n. Tr ả ỏ ạ ơ ườ i đánh máy ph i h i l th o thì ng ả ệ ả duy t b n th o đó;

ố ượ ị ả 2. Nhân b n đúng s l ng quy đ nh;

ậ ộ ự ệ ả ả gìn bí m t n i dung văn b n và th c hi n đánh máy, nhân b n theo

3. Gi ờ ị ữ đúng th i gian quy đ nh.

ề ể ả ướ Đi u 9. Ki m tra văn b n tr c khi ký ban hành

ủ ưở ạ ả ả ơ 1. Th tr

ể ng đ n v ho c cá nhân ch trì so n th o văn b n ph i ki m ệ ủ ủ ộ ị ề ộ ả ả ị ặ tra và ch u trách nhi m v đ chính xác c a n i dung văn b n.

ề ể ứ ệ ị ỹ

ậ

ệ ặ ấ 2. Chánh Văn phòng UBND các c p ch u trách nhi m v th th c, k ấ ả ủ thu t trình bày văn b n c a UBND cùng c p. ườ ượ i đ 3. Chánh Văn phòng ho c ng

ị ả ườ ứ i đ ng c giao trách nhi m giúp ng ệ ư ả ch c qu n lý công tác văn th ph i ki m tra và ch u trách nhi m

ổ ứ ậ ỹ ả ủ ơ ể ổ ứ ch

ầ ơ đ u c quan, t ề ể ứ v th th c, k thu t trình bày văn b n c a c quan, t ả ề Đi u 10. Ký văn b n

ả ẩ ế ệ ự

ng, ng

ề ổ

ế ộ ủ ưở ủ ơ t c văn b n c a c quan, t ủ ườ ứ i đ ng ứ ả ch c. ấ ch c có th giao cho c p phó c a mình ký thay

ộ

ế ộ ậ ủ ơ ữ

ậ ậ ch c, ph i đ

ả ượ ệ ề ệ ủ 1. Th m quy n ký ban hành văn b n th c hi n theo Quy ch làm vi c c a ổ ứ ơ ừ ch c. t ng c quan, t ệ ổ ứ ố ớ ơ ch c làm vi c theo ch đ th tr 2. Đ i v i c quan, t ứ ổ ơ ấ ả ẩ ầ ch c có th m quy n ký t đ u c quan, t ứ ầ ể ổ ơ ườ ứ Ng i đ ng đ u c quan, t ự ượ ả ụ c phân công ph trách. (KT.) các văn b n thu c các lĩnh v c đ ệ ổ ứ ố ớ ơ ể 3. Đ i v i c quan, t ch c làm vi c ch đ t p th : ề ọ ổ ấ ố ớ ch c mà theo quy a) Đ i v i nh ng v n đ quan tr ng c a c quan, t ể ả ượ ề ệ ủ ổ ứ ặ ậ ủ ị đ nh c a pháp lu t ho c theo đi u l c th o lu n t p th c a t ư ị ố ế ị và quy t đ nh theo đa s , vi c ký văn b n đ ứ ả c quy đ nh nh sau:

ổ ầ ứ ể ặ ậ ạ Ng i đ ng đ u c quan, t ch c thay m t (TM.) t p th lãnh đ o ký

ữ ầ

ổ

ơ ổ ứ ch c; ườ ứ ứ i đ ng đ u và các thành viên gi ườ ứ ể i đ ng đ u c quan, t ầ ườ ứ ầ ữ ủ ả ộ ạ ụ ch c v lãnh đ o ữ ứ ơ ch c nh ng i đ ng đ u và nh ng văn b n thu c các lĩnh

ườ ứ ả ủ ơ các văn b n c a c quan, t ấ ủ C p phó c a ng ặ ậ ượ khác đ c thay m t t p th , ký thay ng ề ỷ ả văn b n theo u quy n c a ng ự ượ c phân công ph trách; v c đ

ụ ả ượ ự ư ệ ị ữ ề ấ c th c hi n nh quy đ nh

ạ t

ặ ợ ổ ứ ề ệ b) Vi c ký văn b n v nh ng v n đ khác đ ề ả i kho n 1 Đi u này. 4. Trong tr ch c có th u ầ ơ i đ ng đ u c quan, t

ộ ng h p đ c bi ụ

ộ ả ộ ấ ừ ừ ỷ ề

ỷ ấ ị ể ỷ ườ ứ i mình m t c p ký th a u quy n (TUQ.) ệ c quy ỷ c u

ề ệ ườ t, ng ề ề ướ quy n cho m t cán b ph trách d ả ượ ộ ố m t s văn b n mà mình ph i ký. Vi c giao ký th a u quy n ph i đ ườ ượ ằ ị đ nh b ng văn b n và gi i đ quy n không đ

ệ ả

i cho ng ổ ừ ệ ụ ể ạ ộ ặ

ổ ứ ả ộ ờ ớ ạ ả i h n trong m t th i gian nh t đ nh. Ng ườ ề ạ ượ ỷ i khác ký. c u quy n l ể ơ ứ ầ ườ ứ i đ ng đ u c quan, t ch c có th giao cho Chánh Văn phòng 5. Ng ộ ố ạ ộ ố ơ ị ưở ặ ng m t s đ n v ký th a l nh (TL.) m t s lo i văn b n. Vi c giao ho c Tr ế ế ả ượ ừ ệ ký th a l nh ph i đ ư ư công tác văn th , l u tr c a c quan, t

ị c quy đ nh c th trong quy ch ho t đ ng ho c quy ch ữ ủ ơ ả ả ặ ch c. ự ậ 6. Khi ký văn b n ph i dùng bút kim, màu đen ho c màu xanh, m c đ m;

ứ ự ễ ự ỏ ặ không dùng bút chì, bút lông, không dùng m c đ ho c các th m c d phai.

ề ả ả Đi u 11. B n sao văn b n

ứ ả ượ ị ạ ế ả ồ i Quy ch này g m b n sao y

c quy đ nh t ụ ả ả 1. Các hình th c b n sao đ ả b n chính, b n trích sao và b n sao l c.

ượ ư ị ể ứ ả 2. Th th c b n sao đ c quy đ nh nh sau:

ứ ụ ặ ơ

ả

ả ệ ườ ấ ủ ơ ố ủ ề ẩ ổ i có th m quy n; d u c a c quan, t

ơ ặ Hình th c sao: sao y b n chính ho c trích sao, ho c sao l c; tên c quan, ứ ả ị ổ ứ ch c sao văn b n; s , ký hi u b n sao; đ a danh và ngày, tháng, năm sao; ch c t ữ ụ ọ ứ v , h tên và ch ký c a ng ch c sao ậ ả văn b n; n i nh n.

ả ự ệ ả 3. B n sao y b n chính, b n trích sao và b n sao l c đ c th c hi n theo

ư ả ả ị ả ị ạ ị ụ ượ ị i Ngh đ nh này có giá tr pháp lý nh b n chính. đúng quy đ nh t

ả ượ ủ ụ ự ả 4. B n sao ch p c d u và ch ký c a văn b n không đ

ữ ả ủ ề ạ ỉ ệ c th c hi n ị i kho n 2 c a Đi u này, ch có giá tr thông tin,

ả ấ ị ể ứ theo đúng th th c quy đ nh t tham kh o.ả

ươ Ch ng 3:

Ử Ụ Ả Ả Ả Ấ QU N LÝ VĂN B N, QU N LÝ VÀ S D NG CON D U

M c 1ụ

Ả Ả Ế QU N LÝ VĂN B N Đ N

ề ự ả ế ả Đi u 12. Trình t qu n lý văn b n đ n

ấ ả ử ế ả ổ ứ ch c (sau

ể ả ơ ế ả ả ư T t c văn b n, k c đ n, th do cá nhân g i đ n c quan, t ả ượ ọ đây g i chung là văn b n đ n) ph i đ ơ ự c qu n lý theo trình t sau:

ế ế ậ ả 1. Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n;

ể ế ả 2. Trình, chuy n giao văn b n đ n;

ả ế ệ ố ả ế ế ả 3. Gi i quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n

ế ế ề ậ ả Đi u 13. Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n

ả ượ ậ ề b t k ngu n nào đ u ph i đ i văn th c

ả Văn b n đ n t ứ ổ ạ c t p trung t ả ữ ồ ế ậ ư ơ ch c đ làm th t c ti p nh n, đăng ký. Nh ng văn b n đ n không

ư ệ ế ạ ả ơ ị ế ừ ấ ỳ ể ủ ụ i văn th , các đ n v , cá nhân không có trách nhi m gi ế i quy t. c đăng ký t quan, t ượ đ

ế ề ả ể Đi u 14. Trình, chuy n giao văn b n đ n

ả ả ượ ệ ị 1. Văn b n đ n ph i đ c k p th i trình cho ng

ườ ả ế ỉ ị

ế ậ ượ ể ứ ộ ể ẩ ế ơ chuy n giao cho các đ n v , cá nhân gi ả ượ c trình và chuy n giao ngay sau khi nh n đ m c đ kh n ph i đ ờ i có trách nhi m và ấ ả i quy t. Văn b n đ n có d u ch các c.

ả ả ể ệ ả ả ữ 2. Vi c chuy n giao văn b n ph i b o đ m chính xác và gi ậ gìn bí m t

ả ộ n i dung văn b n.

ề ả ố ệ ế ả ế ế ả Đi u 15. Gi i quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n

ệ ả ơ

ầ ấ

ủ ả ữ ế ả ế i quy t c giao ầ i đ ng đ u

ự ượ ả ộ ườ ứ ứ ỉ ạ ổ ch c có trách nhi m ch đ o gi i đ ng đ u c quan, t 1. Ng ổ ứ ượ ầ ơ ườ ứ ế ả ị ờ i đ ng đ u c quan, t k p th i văn b n đ n. C p phó c a ng ch c đ ườ ứ ủ ế ỉ ạ i quy t nh ng văn b n đ n theo s u nhi m c a ng ch đ o gi ụ ế ữ và nh ng văn b n đ n thu c các lĩnh v c đ ệ ự ỷ c phân công ph trách.

ứ ế ả ơ ổ

ế ị

ơ ờ ạ ả ậ ặ ị ầ ch c giao ệ i quy t. Đ n v ho c cá nhân có trách nhi m nghiên c pháp lu t quy đ nh ho c theo

ườ ứ ứ ộ 2. Căn c n i dung văn b n đ n, ng i đ ng đ u c quan, t ặ ả ị ặ ơ cho đ n v ho c cá nhân gi ả ượ ế ế ứ c u, gi i quy t văn b n đ n theo th i h n đ ổ ứ ủ ơ ị ch c. quy đ nh c a c quan, t

ườ ứ ể ầ ơ ổ i đ ng đ u c quan, t

ự ệ ặ ưở 3. Ng ng phòng Hành chính ho c ng ứ ch c có th giao cho Chánh Văn phòng, ữ ệ ườ ượ c giao trách nhi m th c hi n nh ng i đ

Tr ệ công vi c sau:

ữ ế ề ả ả ộ ọ a) Xem xét toàn b văn b n đ n và báo cáo v nh ng văn b n quan tr ng,

ẩ ấ kh n c p;

ế ả ơ ị ả ế b) Phân văn b n đ n cho các đ n v , cá nhân gi i quy t;

ệ ố ả ế ế ả c) Theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n.

ự ướ ệ c th c hi n theo h ẫ ủ ng d n c a

ả ữ ả ư ưở ề Đi u 16. Nghi p v qu n lý văn b n đ n đ ướ ụ C c tr ế ư th và L u tr nhà n ệ ụ ụ ng C c Văn ượ c.

M c 2ụ

Ả Ả QU N LÝ VĂN B N ĐI

ề ự ả ả Đi u 17. Trình t qu n lý văn b n đi

ấ ả ổ

ơ ả ọ ả ượ ổ ứ ch c phát hành (sau đây g i chung là văn ả c qu n lý ch c phát hành. ph i đ

ự ứ ả T t c văn b n do c quan, t ơ ả b n đi) Văn b n đi là văn b n do c quan, t theo trình t ả sau:

ứ ệ ậ ố ỹ 1. Ki m tra th th c, hình th c và k thu t trình bày; ghi s , ký hi u và

ể ứ ả ủ ể ngày, tháng c a văn b n;

ứ ộ ấ ơ ế ậ ẩ ấ 2. Đóng d u c quan và d u m c đ kh n, m t (n u có);

ả 3. Đăng ký văn b n đi;

ủ ụ ể ể ệ ả 4. Làm th t c, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi;

ư ả 5. L u văn b n đi.

ể ề ả Đi u 18. Chuy n phát văn b n đi

ả ủ ụ ư c hoàn thành th t c văn th và chuy n phát ngay

ả ượ 1. Văn b n đi ph i đ ượ ả ệ ấ ậ ể ế trong ngày văn b n đó đ c ký, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti p theo.

ể ậ ằ ặ ơ ể ượ ể c chuy n cho n i nh n b ng Fax ho c chuy n

ể ả 2. Văn b n đi có th đ ạ qua m ng đ thông tin nhanh.

ề ệ ư ả Vi c l u văn b n đi Đi u 19.

ộ ả ư ạ ả ả ấ 1. M i văn b n đi ph i l u ít nh t hai b n chính; m t b n l u t i văn th ư

ả ư ộ ả ư ơ c quan, t ỗ ồ ơ ổ ứ ch c và m t b n l u trong h s .

ả ư ả ạ ổ ứ ả ượ ắ ế 2. B n l u văn b n đi t ư ơ i văn th c quan, t ch c ph i đ c s p x p th ứ

ự t đăng ký.

ọ

ậ ấ ố ạ ằ ả ộ ạ ủ 3. B n l u văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n quan tr ng khác c a ượ c t, có đ pH trung tính và đ c làm b ng lo i gi y t

ả ả ư ổ ứ ả ượ ch c ph i đ ự ề ơ c quan, t ằ in b ng m c b n lâu.

ả Đi u 20. Nghi p v qu n lý văn b n đi đ ướ ng

ẫ ủ ụ ệ ụ ụ ưở ệ c th c hi n theo h ướ ữ ư ề d n c a C c tr ng C c Văn th ượ ả ư và L u tr nhà n ự c.

M c 3ụ

Ộ Ư Ệ Ữ

Ậ Ồ Ơ Ệ Ệ Ổ Ứ L P H S HI N HÀNH VÀ GIAO N P TÀI LI U VÀO L U TR Ủ Ơ HI N HÀNH C A C QUAN, T CH C

ệ ậ ồ ơ ệ ộ Đi u 21. N i dung vi c l p h s hi n hành và yêu c u đ i v i h s ầ ố ớ ồ ơ

ượ ậ ề c l p đ

ồ ơ ệ ệ ậ ộ ồ 1. N i dung vi c l p h s hi n hành bao g m:

ở ồ ơ a) M h s ;

ả ậ ậ ệ b) Thu th p, c p nh t văn b n, tài li u hình thành trong quá trình theo dõi,

ệ ế ả ậ ồ ơ i quy t công vi c vào h s ; gi

ế ụ ồ ơ c) K t thúc và biên m c h s .

ỗ ồ ơ ượ ậ ầ ố ớ 2. Yêu c u đ i v i m i h s đ c l p:

ồ ơ ượ ậ ả ụ ủ ơ ệ ả a) H s đ ị

ặ ủ ơ ứ c l p ph i ph n ánh đúng ch c năng, nhi m v c a đ n v ổ ứ ch c; ho c c a c quan, t

ệ ả ượ ự b) Văn b n, tài li u đ

ậ ặ ả ồ ơ c thu th p vào h s ph i có s liên quan ch t ự ả ế ủ ự ệ ự ễ i gi di n bi n c a s vi c hay trình t

ẽ ớ ế ệ ả ch v i nhau và ph n ánh đúng trình t quy t công vi c;

ệ ả ượ ồ ơ ị ả ậ ả ả c thu th p vào h s ph i có giá tr b o qu n

c) Văn b n, tài li u đ ề ố ồ ươ ng đ i đ ng đ u. t

ề ủ ơ ữ ệ ư ộ ệ Đi u 22. Giao n p tài li u vào l u tr hi n hành c a c quan, t ổ

ch cứ

ủ ệ ơ ơ ị 1. Trách nhi m c a các đ n v và cá nhân trong c quan, t ổ ứ ch c

ơ ả ổ ch c ph i giao n p nh ng h

ứ ủ ơ ơ ữ ệ ộ ổ ứ ồ ữ ờ ch c theo th i

a) Các đ n v và cá nhân trong c quan, t ữ ả ị ị ư ạ ư ề ị ệ ơ s , tài li u có giá tr l u tr vào l u tr hi n hành c a c quan, t ạ ượ h n đ i kho n 2 Đi u này. c quy đ nh t

ệ ầ ợ ặ ng h p đ n v ho c cá nhân c n gi

ủ ơ

ờ ạ ườ ồ ơ ữ b) Tr i nh ng h s , tài li u đã ộ ư ế ữ ệ ụ ử ạ đ n h n n p l u thì ph i l p danh m c g i cho l u tr hi n hành c a c quan, ượ ư ổ ứ ch c nh ng th i h n gi t ữ ạ l ư c quá hai năm. ị ơ ả ậ ữ ạ l i không đ

ọ ứ ỉ ư ệ c) M i cán b , công ch c, viên ch c tr

ề ả ệ ị ướ ứ ạ ồ ơ i h s , tài li u cho đ n v hay ng c khi ngh h u, thôi vi c hay ườ ơ i

ệ ộ ể chuy n công tác khác đ u ph i bàn giao l ế k nhi m.

ờ ạ ư ệ ữ ệ ượ ộ 2. Th i h n giao n p tài li u vào l u tr hi n hành đ ị c quy đ nh nh ư

ể ừ ệ ộ ệ ế a) Tài li u hành chính: sau m t năm k t năm công vi c k t thúc;

ệ ứ b) Tài li u nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c và công ngh : sau

ượ ọ ứ ệ ứ ộ ệ ể ừ năm công trình đ ọ ụ c nghi m thu chính th c; m t năm k t

ơ ả ể ừ ự ệ ượ c) Tài li u xây d ng c b n: sau ba tháng k t khi công trình đ ế c quy t

toán;

ệ ả ệ

ệ ế ể ừ ệ ệ ả d) Tài li u nh, phim đi n nh; micrôphim; tài li u ghi âm, ghi hình và khi công vi c k t thúc. tài li u khác: sau ba tháng k t

ủ ụ ộ 3. Th t c giao n p

ộ ệ ệ

ả ậ ậ ả ộ

ả ữ ệ ủ ơ ộ ả ặ ạ ư ụ ụ ồ ơ ộ ư ả Khi giao n p tài li u ph i l p hai b n "M c l c h s , tài li u n p l u" ơ ệ ị ệ và hai b n "Biên b n giao nh n tài li u". Đ n v ho c cá nhân giao n p tài li u ữ ỗ ổ ứ ch c gi và l u tr hi n hành c a c quan, t m i lo i m t b n.

ề ố ớ ồ ơ ộ ệ ậ ệ Trách nhi m đ i v i công tác l p h s và giao n p tài li u

ư Đi u 23. ữ ệ vào l u tr hi n hành

ườ ứ ỉ ạ ệ ơ 1. Ng

i đ ng đ u c quan, t ộ ữ ệ ố ớ ơ

ầ ồ ơ ả ệ ủ ạ ộ ậ ổ ứ ch c có trách nhi m ch đ o công tác l p ổ ư ồ ơ h s và giao n p h s , tài li u vào l u tr hi n hành đ i v i các c quan, t ứ ch c thu c ph m vi qu n lý c a mình.

ưở ng phòng Hành chính, ng ườ ượ i đ c giao trách

ệ ệ 2. Chánh Văn phòng, Tr ụ nhi m có nhi m v :

ườ ứ ứ ầ ơ i đ ng đ u c quan, t

ể ổ ồ ơ ệ ư ệ ỉ ạ ch c trong vi c ch đ o, ữ ệ ộ ng d n vi c l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u tr hi n

ư a) Tham m u cho ng ệ ậ ẫ ơ ướ ki m tra, h ố ớ hành đ i v i các c quan, t ồ ơ ổ ứ ấ ướ ch c c p d i;

ồ ơ ồ ơ ệ ổ ộ ư b) T ch c th c hi n vi c l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u

ữ ệ ứ ạ ơ ổ ứ tr hi n hành t ệ ự i c quan, t ệ ậ ch c mình.

ệ ơ ị ị

ng các đ n v trong c quan, t ơ ườ ứ ướ c ồ

ơ ủ ưở 3. Th tr ổ ứ ề ệ ậ ầ i đ ng đ u c quan, t ư ệ ủ ơ ủ ơ ữ ệ ị ổ ứ ồ ơ ả ch c v vi c l p h s , b o qu n và giao n p h ng ơ s , tài li u c a đ n v vào l u tr hi n hành c a c quan, t ch c ch u trách nhi m tr ộ ả ổ ứ ch c.

ả ả ậ ế ệ 4. Trong quá trình theo dõi, gi ỗ i quy t công vi c, m i cá nhân ph i l p h ồ

ệ ơ ề s v công vi c đó.

ề

ệ ụ ậ ượ ộ ẫ ủ ồ ơ ụ ướ ệ ệ ồ ơ ệ Đi u 24. Nghi p v l p h s hi n hành và giao n p h s , tài li u ưở ự hi n theo h ư ng ng d n c a C c tr

ư ụ ữ ệ vào l u tr hi n hành đ ữ ư C c Văn th và L u tr nhà n c th c ướ . c

M c 4ụ

Ử Ụ Ả Ư Ấ QU N LÝ VÀ S D NG CON D U TRONG CÔNG TÁC VĂN TH

ề ả ấ Đi u 25. ử ụ Qu n lý và s d ng con d u

ả ư ượ 1. Vi c qu n lý và s d ng con d u trong công tác văn th đ

ử ụ ậ ề ử ụ ệ ị ự ị ủ ả ấ

ị ệ ấ c th c hi n ủ theo quy đ nh c a pháp lu t v qu n lý và s d ng con d u và các quy đ nh c a ị Ngh đ nh này.

ứ ả ượ ch c ph i đ c giao cho nhân viên văn th

ư ứ ệ ủ ơ i c quan, t ư ổ ự ch c. Nhân viên văn th có trách nhi m th c

và đóng d u t ị ữ ệ ữ ấ 2. Con d u c a c quan, t ổ ấ ạ ơ gi hi n nh ng quy đ nh sau:

ườ ư ượ ằ i khác khi ch a đ ả c phép b ng văn b n

a) Không giao con d u cho ng ườ ề ẩ ấ i có th m quy n; ủ c a ng

ả ự ấ ờ ủ ơ ấ ả ổ ứ b) Ph i t tay đóng d u vào các văn b n, gi y t c a c quan, t ch c;

ấ ờ ả ữ ữ c đóng d u vào nh ng văn b n, gi y t sau khi đã có ch ký

c) Ch đ ườ ỉ ượ ẩ ề ấ i có th m quy n; ủ c a ng

ượ ấ ố d) Không đ ỉ c đóng d u kh ng ch .

ấ ủ ch c và con d u c a văn phòng

3. Vi c s d ng con d u c a c quan, t ủ ơ ơ ổ ứ ị ư ệ ử ụ ị hay c a đ n v trong c quan, t ấ ủ ơ ổ ứ ượ ch c đ c quy đ nh nh sau:

ơ ổ ứ ấ ả ch c ban hành ph i đóng d u c a c ủ ơ

ả ữ a) Nh ng văn b n do c quan, t ổ ứ ch c; quan, t

ữ ả ơ ị ề b) Nh ng văn b n do văn phòng hay đ n v ban hành trong ph m vi quy n

ấ ủ ơ ấ ủ ả ị ạ c giao ph i đóng d u c a văn phòng hay d u c a đ n v đó. ạ ượ h n đ

ề ấ Đi u 26. Đóng d u

ề ả ấ ắ ự ấ 1. D u đóng ph i rõ ràng, ngay ng n, đúng chi u và dùng đúng m c d u

ị quy đ nh.

ữ ữ ấ ả ả ấ 2. Khi đóng d u lên ch ký thì d u đóng ph i trùm lên kho ng 1/3 ch ký

ề v phía bên trái.

ụ ụ ườ ả 3. Vi c đóng d u lên các ph l c kèm theo văn b n chính do ng

ầ ầ ộ ấ ấ i ký văn ơ c đóng lên trang đ u, trùm lên m t ph n tên c quan,

ượ ụ ụ ủ ệ ả ế ị b n quy t đ nh và d u đ ặ ổ ứ ch c ho c tên c a ph l c. t

ệ ấ ả

ổ ộ ưở ủ ưở ượ ủ ự ệ ơ ị ấ 4. Vi c đóng d u giáp lai, đóng d u n i trên văn b n, tài li u chuyên ả ng c quan qu n ệ c th c hi n theo quy đ nh c a B tr ng, Th tr

ngành đ lý ngành.

ạ ử ng và x lý vi ph m

ư ượ c

ủ ưở ưở ổ ứ ch c, cá nhân có thành tích trong công tác văn th đ ị xét khen th

ứ ế ỳ ị

ứ ạ ạ ặ

ậ ề Khen th Đi u 27. ơ 1. Các c quan, t ậ ng theo quy đ nh c a pháp lu t. ấ ủ ạ 2. Công ch c vi ph m các quy đ nh c a Quy ch này thì tu theo tính ch t, ứ ử ị ử ộ m c đ vi ph m mà b x lý k lu t, x lý vi ph m hành chính ho c truy c u trách nhi m hình s theo quy đ nh c a pháp lu t.

ự ợ ị ứ ạ

ệ ườ 3. Tr ủ ị

ỷ ậ ủ ạ ị ng h p công ch c vi ph m các quy đ nh t ệ ạ ậ ị ệ ạ ấ ủ ườ ậ ế i Quy ch này và các ứ ổ ch c, cá t h i v t ch t cho t ệ t h i theo quy đ nh c a pháp lu t hi n ng thi

ậ quy đ nh c a pháp lu t có liên quan mà gây thi ả ồ nhân có liên quan ph i b i th hành.

ề cáo

ạ ố ứ ế ổ ơ ạ ố ớ ề ế ch c, cá nhân có quy n khi u n i đ i v i các hành vi vi

ạ

ề ố ậ ề ạ Đi u 28. Khi u n i, t 1. C quan, t ư ậ ề ph m pháp lu t v công tác văn th . ố ớ 2. Cá nhân có quy n t cáo đ i v i các hành vi vi ph m pháp lu t v công

tác văn th .ư

ả ư ượ i quy t khi u n i, t ự c th c

ệ 3. Vi c gi ị ủ ệ ế ậ ề ạ ố ế hi n theo quy đ nh c a pháp lu t v khi u n i t cáo.

ng 4 Ch

ạ ố cáo trong công tác văn th đ ế ươ Ả ĐI U KHO N THI HÀNH

ề ệ

ố ể ố ổ ứ Đi u 29. T ch c th c hi n 1. Giám đ c S N i v có trách nhi m t ch c theo dõi, đôn đ c, ki m tra

ổ ứ ế ự ị ơ các c quan, đ n v , đ a ph

Ề ự ở ộ ụ ệ ươ ng th c hi n Quy ch này. ươ ứ ơ ầ ổ ị ố ộ ệ ch c, đ a ph ơ ị ườ ứ i đ ng đ u c quan, t ị ng thu c thành ph ch u

2. Ng trách nhi m:ệ

ể ự ế ệ ạ ị

ổ ế ứ i Quy ch này. ậ

ế

ế ư ủ ơ ế ơ ổ ứ ụ ơ ế ủ ị a) Ph bi n, tri n khai th c hi n các quy đ nh t ự ả b) Căn c Quy ch này và các văn b n pháp lu t có liên quan xây d ng ổ ứ ế ch c. N u các c quan, t ch c không ị t h n các quy đ nh c a Quy ch này thì áp d ng Quy

ơ ế ch c mình. quy ch công tác văn th c a c quan, t có quy đ nh gì khác chi ti ch này cho c quan, t

ặ ầ ử ề

ề ở ộ ụ ể ổ ế ươ ệ ị ơ ổ 3. Trong quá trình th c hi n, n u có v n đ phát sinh ho c c n s a đ i, ợ ng ph n ánh v S N i v đ t ng h p,

ế ị

ơ

Ủ

ậ ơ

ị ự

ộ

TM. Y BAN NHÂN DÂN Ủ Ị CH T CH ổ ứ ấ ự ả ổ ổ ứ b sung, các c quan, t ch c, đ a ph ố báo cáo UBND thành ph xem xét, quy t đ nh./. N i nh n: Các đ n v tr c thu c; L u: VT.

ứ ỳ ơ Hu nh Đ c Th