QUY ĐỊNH
HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC
I. MỤC ĐÍCH:
Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn Phong Nhân Sự và các Trưởng Đơn Vị đối
với CBCNV mới.
Giúp cho CBCNV tân tuyển hội nhập vào môi trường làm việc của Công ty và
nhanh chóng nắm bắt công việc mới.
Giúp cho các đơn vị có khả năng thiết kế một chương trình hội nhập vào môi
trường làm việc vừa hoàn chỉnh về nội dung, vừa phù hợp với điều kiện SXKD
thực tế của Công ty/Đơn vị cũng như trình độ của CBCNV mới.
II. TIẾN TRÌNH HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC:
2.1Đối tượng - Phạm vi áp dụng:
Đối tượng : Tất cả CBCNV mới tuyển không phân biệt dạng hợp đồng lao động,
vị trí tuyển dụng, tuổi tác, giới tính, nơi làm việc, đã từng làm việc tại Công ty
hay chưa đều thuộc đối tượng áp dụng của qui định này.
Phạm vi áp dụng : Qui định này có giá trị áp dụng trong tất cả các đơn vị: trong
Công ty bao gồm cả các chi nhánh, đơn vị đóng tại các tỉnh, thành phố khác.
2.2Trách nhiệm thực hiện:
Phong NS: thực hiện đối với CBQL cấp Trưởng/Phó đơn vị trực thuộc Công ty,
Giám đốc và CBCNV khác trực thuộc khối các Phòng Công ty.
Các Ngành: PNS Ngành thực hiện đối với CBQL cấp Phó Giám đốc XN, Phó
Phòng trực thuộc Ngành, Quản đốc Xưởng trực thuộc Ngành, Trưởng/Phó
Phòng trực thuộc Xí Nghiệp và CBCNV các Phòng trực thuộc Ngành không
thuộc đối tượng nêu trên.
CBCNV khác tại từng Xí Nghiệp do PNV Xí Nghiệp thực hiện.
2.3 Tiến trình hội nhập:
Tiến trình hội nhập được bắt đầu kể từ khi quyết định tuyển dụng được phê
duyệt và kéo dài từ 3-6 tháng, tùy theo đối tượng (CBQL, CBĐH: 6 tháng; CNV
khác: 3 tháng)
Quá trình hội nhập gồm các giai đoạn sau:
2.3.1 Giai đoạn chuẩn bị trước khi CBCNV đến nhận việc:
Trưởng đơn vị có trách nhiệm thông báo trong toàn đơn vị về thời điểm
CBCNV mới đến nhận việc và công việc của CBCNV đó. Ngoài việc yêu cầu toàn
thể CBCNV trong đơn vị hoan nghênh và giúp đỡ CBCNV mới, Trưởng Đơn vị
còn có trách nhiệm chỉ định một người đồng nghiệp với nhân viên mới làm nhiệm
vụ hướng dẫn trong suốt tuần lễ đầu tiên.
Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:
- Chuẩn bị Bảng Mô Tả Công Việc.
- Chuẩn bị Chương Trình Thử Việc.
- Chuẩn bị các phương tiện cho nhân viên mới.
- Thời gian biểu cho tuần lễ làm việc đầu tiên.
- Bảng giới thiệu tóm tắt về đơn vị.
- Các tài liệu về đơn vị cần thiết để CBCNV mới đọc trong 2-3 ngày đầu tiên.
2.3.2 Giai đoạn huấn luyện:
a.) Trách nhiệm của bộ phận nhân sự:
Hướng dẫn hội nhập đối với nhân viên mới (Biểu mẫu Hướng dẫn hội nhập), nội
dung hướng dẫn:
- Hoàn chỉnh các thủ tục giấy tờ cần thiết.
- Quá trình hình thành và phát triển công ty.
- Sơ đồ tổ chức công ty/ đơn vị và giải thích các mối quan hệ trong sơ đồ.
- Nội quy lao động Công ty và đơn vị.
- Chính sách và thủ tục công ty về HĐLĐ, HĐTV, thủ tục thử việc và đánh
giá thử việc.
- Các chính sách và thủ tục nhân sự.
- Chính sách/các qui định về khoán lương/phân phối tiền lương của Công
ty/đơn vị, chế độ lương bổng, khen thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi.
- Qui định về đi công tác và thanh toán công tác phí.
- Qui định sử sụng văn phòng phẩm, máy fax.
- Qui định về ATLĐ, BHLĐ, VSLĐ.
b) Trách nhiệm của Trưởng Đơn vị:
Tuần lễ đầu tiên hội nhập:
Để giảm bớt lo âu của nhân viên mới trong ngày làm việc đầu tiên, Trưởng
Đơn vị có trách nhiệm tạo ra môi trường làm việc thân thiện. Những việc Trưởng
Đơn vị có trách nhiệm thực hiện trong ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới
bao gồm:
- Nói lời chào mừng và thảo luận với họ về kế hoạch ngày làm việc đầu tiên.
- Đưa nhân viên mới đến nơi làm việc của họ.
- Đưa nhân viên mới đi tham quan toàn đơn vị và các nơi làm việc liên quan
đồng thời giới thiệu họ với các nhân viên khác.
- Giao bảng mô tả công việc cho nhân viên mới và giải thích cho họ các công
việc được ghi trong bảng mô tả công việc.
- Giới thiệu và hướng dẫn các chính sách, thủ tục của các đơn vị bao gồm:
+ Qui định về hội họp.
+ Qui định về trách nhiệm CBCNV.
+ Triết lý phục vụ khách hàng của đơn vị.
+ Qui định về bảo mật thông tin.
+ …
- Xây dựng phương án đào tạo, hỗ trợ cần thiết.
- Tạo mối quan hệ phối hợp giữa CBCNV cũ và CBCNV mới.
- Giới thiệu nhân viên mới với người bạn đồng nghiệp chịu trách nhiệm
hướng dẫn trong tuần lễ đầu tiên, bao gồm các công việc:
+ Hướng dẫn sử dụng các thiết bị máy tính phục vụ cho công việc.
+ Hướng dẫn cách sử dụng điện thoại, email, Internet, các phần mềm liên
quan công việc (nếu có).
+ Qui định về quản lý và sử dụng tài liệu, hồ sơ đơn vị.
+ Qui định về thời gian làm việc.
+ Chỉ dẫn vị trí các nhà vệ sinh, nơi nghỉ giải lao, nhà ăn giữa ca, nơi để
xe.
+ Giao sổ tay nhân viên, chìa khoá, dụng cụ, phương tiện làm việc cần
thiết cho công việc của họ.
+ Hướng dẫn nhân viên mới đi ăn trưa.
Giai đoạn huấn luyện chuyên môn:
Giai đoạn này bắt đầu từ tuần lễ thứ 2 cho đến khi kết thúc tiến trình hội nhập môi
trường làm việc. Các công việc được tiến hành trong giai đoạn này bao gồm:
- Trưởng đơn vị giao chương trình thử việc và hướng dẫn phương pháp thực
hiện các công việc trong chương trình thử việc.
- Trưởng đơn vị giải thích chi tiết về công việc dựa vào bản MTCV, hướng
dẫn cách thức thực hiện bao gồm cả các mối quan hệ với công việc, đồng
nghiệp khác và chỉ rõ mục tiêu mà đơn vị kỳ vọng ở nhân sự mới.
- Trong thời gian thử việc, Trưởng đơn vị có trách nhiệm gặp gỡ nhân viên
mới ít nhất 2 giờ/tuần để thảo luận về các vấn đề khó khăn thường lệ của
công việc và cách thức tránh hoặc vượt qua các vấn đề đó.
- Trưởng đơn vị có trách nhiệm cử CBCNV có kinh nghiệm theo dõi và
hướng dẫn nhân viên trong suốt thời gian hội nhập:
+ Thực hiện các nhiệm vụ công việc cụ thể.
+ Cách thức kiểm tra công cụ làm việc, nhận dụng cụ, vật tư, hồ sơ, tài liệu.
+ Cách thức sử dụng các phương tiện BHLĐ, ATLĐ, phòng ngừa cũng như
tường trình các sự cố tai nạn tại nơi làm việc.
- Bố trí sắp xếp các khóa đào tạo theo phương án đào tạo đã xây dựng.
III. ĐÁNH GIÁ TRONG QUÁ TRÌNH HỘI NHẬP:
3.1 Đối tượng - Phạm vi áp dụng:
Đối tượng : Tất cả CBCNV tân tuyển từ Trưởng/Phó Phòng trực thuộc Xí
Nghiệp trở lên và CBCNV trình độ đại học.
Phạm vi áp dụng : Qui định này có giá trị áp dụng trong tất cả các đơn vị:
Ngành, Phịng Phòng Công ty bao gồm cả các chi nhánh, đơn vị đóng tại các
tỉnh, thành phố khác.
3.2 Trách nhiệm thực hiện:
Phịng NS kết hợp với Trưởng Đơn vị: thực hiện đối với CBQL cấp Trưởng/Phó
đơn vị trực thuộc Công ty, Giám đốc Xí Nghiệp, Trưởng Phòng trực thuộc
Ngành và CBCNV khác trực thuộc khối các Phịng, Phòng, chi nhánh Công ty.
Các Ngành: thực hiện đánh giá với đối tượng CBQL cấp Phó Giám đốc XN,
Phó Phòng trực thuộc Ngành, Quản đốc Xưởng trực thuộc Ngành và CBCNV
trình độ đại học các Phòng trực thuộc Ngành.
Các Xí Nghiệp: thực hiện đánh giá Trưởng/Phó Phòng trực thuộc Xí Nghiệp và
CBCNV trình độ đại học.
3.3 Đánh giá trong thời gian hội nhập:
Trong thời gian thử việc định kỳ 02 tuần/lần, Trưởng đơn vị có trách nhiệm thực
hiện đánh giá, nhận xét quá trình làm việc, tác phong và đề ra kế hoạch làm việc của 02
tuần tiếp theo cho đến khi kết thúc thời gian thử việc (theo biểu mẫu đánh giá hội nhập
đính kèm)
- Cuối thời gian thử việc: Trưởng đơn vị có trách nhiệm đánh giá kết quả thử việc
với các nội dung sau:
+ Kết quả thực hiện chương trình thử việc.
+ Sự chấp hành nội qui, kỷ luật của công ty.
+ Trưởng đơn vị phải mạnh dạn đề xuất rút ngắn thời gian thử việc với nhân viên
có năng lực, nhiều triển vọng và đề xuất chất dứt thời gian thử việc trước thời hạn
nếu kết quả công việc hoặc tính cách, tố chất của nhân viên không phù hợp yêu cầu
công việc.
- Trong thời gian hội nhập (kể từ khi kết thúc thử việc), định kỳ hàng tháng Trưởng
đơn vị tiếp tục thực hiện đánh giá trong thời hạn: 06 tháng đối với CBQL, 03 tháng đối với
nhân viên trình độ CĐ trở lên; nội dung đánh giá:
+ Kết quả công việc đã thực hiện trong suốt thời gian hội nhập.
+ Khả năng thực hiện các công việc trong bảng MTCV.
+ Mức độ am hiểu các quy định, nội quy công ty.
IV. TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN TRONG VIỆC CHUẨN BỊ PHƯƠNG TIỆN
LÀM VIỆC CHO CBCNV:
4.1Trưởng Đơn vị:
- Trước khi CBCNV mới đến nhận việc ít nhất 01 ngày, Trưởng đơn vị có
trách nhiệm lập bảng danh mục các phương tiện làm việc cần thiết để
CBCNV mới có thể hoàn thành những nhiệm vụ được quy định trong bảng
MTCV, trường hợp đơn vị chưa có sẵn phương tiện làm việc (như yêu cầu),
Trưởng đơn vị phải lập phiếu đề nghị cung cấp gửi đến các đơn vị có trách
nhiệm liên quan để thực hiện.
- Tổ chức kiểm tra tình trạng của các phương tiện làm việc nói trên và tập kết
tại nơi làm việc trong ngày làm việc đầu tiên của CBCNV mới. Trường hợp
có phương tiện dùng chung, Trưởng đơn vị phải chỉ định rõ phương tiện
dùng chung đó bao gồm cả vị trí đặt, cất giữ chúng.
4.2Trưởng Phịng Nhân Sự:
Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng Phịng NS trong việc chuẩn bị phương
tiện làm việc đối với đối tượng là CBQL trực thuộc Công ty được quy định như
sau:
- Trưởng Phịng NS có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị liên quan
trong việc chuẩn bị/cung ứng các phương tiện làm việc và kiểm tra lần cuối
trước khi nhân sự mới đến nhận việc.
- Nếu nhận thấy việc chuẩn bị chưa tốt có thể ảnh hưởng đến khả năng hội
nhập của nhân sự mới, Trưởng Phịng NS có quyền dời thời điểm mời nhận
việc đến 7 ngày và Trưởng đơn vị liên quan phải hoàn toàn chịu trách nhiệm
về hậu quả việc chậm trể này (nếu có).
- Để có thể giải quyết kịp thời việc chuẩn bị các phương tiện làm việc cần
thiết cho nhân sự mới, Trưởng Phịng NS có quyền:
+ Huy động nhân sự các đơn vị (thông qua Trưởng đơn vị) có chức năng
về sửa chữa điện, vi tính, mạng, máy văn phòng... để thực hiện các công
việc nhằm chuẩn bị phương tiện làm viêc cho nhân viên mới.
+ TUN.TGĐ phê duyệt các phiếu đề xuất mua sắm/sửa chữa phương tiện
làm việc với mức tương đương từ 1.000.000đồng/người trở xuống: áp
dụng trong trường hợp chuẩn bị phương tiện làm việc cho CBQL.
+ Trưởng Phịng NS chịu trách nhiệm trước TGĐ nếu nhân sự mới vào
làm việc mà thiếu các phương tiện làm việc cần thiết theo yêu cầu công
việc.
4.3Trách nhiệm kiểm tra:
- Phịng NS có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện qui định này.
- Căn cứ vào trách nhiệm thực hiện được quy định tại mục 3.3 của quy định
này, các đơn vị có trách nhiệm theo dõi quá trình hội nhập của CBCNV tân
tuyển:
+ Gặp gỡ trao đổi với CBNV mới và Trưởng đơn vị của họ ít nhất 1 tháng/
lần để nắm bắt tình hình hội nhập; các khó khăn vướng mắc, tâm tư nguyện vọng
của CBNV tân tuyển.
+ Hỗ trợ họ giải quyết các khó khăn. Nếu vượt quá thẩm quyền báo cáo cấp
trên xem xét giải quyết.
+ Tìm hiểu, động viên và có biện pháp phù hợp đối với các trường hợp khó
hội nhập, dao động tư tưởng.
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:
- Qui định này có giá trị áp dụng kể từ ngày Phịng hành có hiệu lực. Mọi qui định
trước đây trái với qui định này sẽ không có giá trị thực hiện.
- Trưởng Phịng Nhân sự và các Trưởng đơn vị trực thuộc Công ty có trách nhiệm
phổ biến và hướng dẫn cho toàn thể CBCNV biết và thực hiện đúng qui định này.