CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIET SJC
--------------------
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------***---------
Số : HC- KT/VNJ
QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI CHÍNH NỘI BỘ
(Tạm thời)
I. QUY ĐỊNH VỀ ĐỊNH MỨC CHI TIÊU.
A/ Quy định chung
-Tất cả các khoản chi tiêu đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định
hiện hành của Nhà nước.
-Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định như : tên, địa chỉ, mã số thuế,
chữ ký, dấu (nếu có) của cả người bán và người mua.
-Việc thực hiện thu chi, tạm ứng thanh quyết toán thực hiện theo đúng quy định và hướng dẫn
của Công ty (Phần II Quy định về thủ tục thanh toán)
-Các khoản tạm ứng chi phí thường xuyên, phải thực hiện hoàn ứng trong vòng 01 tháng kể từ
ngày nhận ứng, trừ trường hợp đặc biệt được Ban giám đốc phê duyệt thì chỉ được phép kéo
dài tối đa 02 tháng. Các khoản tạm ứng chi phí theo vụ việc, phải thực hiện hoàn ứng trong
vòng 15 ngày kể từ ngày nhận ứng và trước khi nhận các khoản tạm ứng mới. Quá thời hạn
quy định, Công ty sẽ xem xét và xử lý trừ trực tiếp vào thu nhập của người nhận tạm ứng.
B/ Định mức một số khoản chi phí.
1/ Chi phí giao dịch tiếp khách
Là những khoản chi cần thiết cho triển khai hoạt động kinh doanh của Công ty hoặc gián tiếp
gắn với công việc kinh doanh của Công ty. Về nguyên tắc các khoản chi này phải được Ban
giám đốc Công ty phê duyệt trước.
Hàng tháng hoặc hàng quý các Phòng ban phải có kế hoạch trình Ban giám đốc phê duyệt
hạn mức và thực hiện tạm ứng tiền trước khi chi phí. (Trường hợp phát sinh chi tiếp khách đột
xuất phải được Ban giám đốc Công ty chấp thuận khi thanh toán.)
Nếu trong tháng có phát sinh chi phí tiếp khách, việc thanh toán phải thực hiện hàng tháng,
không để tình trạng ngày ghi trên hoá đơn và ngày làm thủ tục thanh toán quá xa nhau, gây
ảnh hưởng đến việc phản ánh chi phí trong kỳ báo cáo.
2/ Chi phí công tác
Quy định chung về công tác phí:
1CÔNG TY CP KIM KHI NAM VIET
-Việc đi công tác phải có quyết định cử đi công tác do cấp có thẩm quyền phê duyệt, trong
đó nêu rõ lý do cử đi công tác.
-Thời gian công tác là số ngày công tác thực tế của cán bộ, nhân viên (kể cả ngày lễ, chủ
nhật), nhưng không vượt quá 90 ngày cho một đợt công tác.
-Việc thanh toán tiền công tác phí của cán bộ công nhân viên trong công ty được thực
hiện theo như tinh thần của Thông tư 23/2007/TT- BTC ngày 21 tháng 03 năm 2007 về
Quy định chế độ công tác phí cho các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp thuộc mọi
thành phần kinh tế trên cả nước Việt Nam.
-Tiền công tác phí chỉ được thanh toán khi có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ (hóa đơn,
vé tàu xe…) và được phụ trách bộ phận ký xác nhận trước khi chuyển kế toán thanh toán.
a. Công tác phí trong nước:
-Cán bộ nhân viên VI NA VJC khi đi công tác trong lãnh thổ Việt Nam nhưng quãng đường
từ nơi đi đến nơi đến dưới 40 km thì không được hưởng công tác phí. Nếu đi công tác mà
quãng đường từ nơi đi đến nơi đến từ 40 km trở lên mà về trong ngày thì được thanh toán
tiền công tác phí là 50.000 đồng.Đối với đoạn đường thuộc vùng núi cao, hải đảo, biên
giới thì được thanh toán tối đa gấp 2 lần giá cước vận tải hành khách công cộng thông
thường tại địa phương công tác.Nếu ở lại qua đêm thì công tác phí được tính như sau:
Tiền tàu, xe: được thanh toán bao gồm tiền mua vé tàu, xe, cước qua
phà, đò ngang cho bản thân người đi công tác, phí sử dụng đường bộ và cước chuyên
chở tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác (nếu có). Nếu đi công tác bằng phương tiện
máy bay được thanh toán các khoản sau: tiền vé máy bay và tiền cước phương tiện vận
tải công cộng từ nơi công tác ra sân bay và ngược lại (nếu có). Các khoản thanh toán
theo thực tế và chứng từ hợp lệ (thanh toán một lần cho chuyến đi công tác).
Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp công tác phí:
Người đi công tác được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp
công tác phí theo định mức quy định sau đây:
Đối tượng Phụ cấp công tác
phí/ngày/người
Chi phí phòng
nghỉ/ngày/người
Thành viên HĐQT, Trưởng BKS,
TGĐ
70.000đTối đa không quá 400.000đ
Thành viên BKS, các Phó TGĐ70.000đTối đa không quá 350.000đ
Giám đốc, Kế toán trưởng,Trưởng
các bộ phận
50.000đTối đa không quá 300.000đ
Các đối tượng khác 30.000đTối đa không quá 200.000đ
b. Công tác phí nước ngoài:
-Cán bộ nhân viên VI NA VJC đi công tác ngoài lãnh thổ Việt Nam do VNJ đài thọ toàn bộ
chi phí sẽ được thanh toán các khoản chi phí sau đây:
2CÔNG TY CP KIM KHI NAM VIET
Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp công tác phí
theo định mức quy định sau đây:
Đối tượng Phụ cấp công tác
phí/ngày/người
Chi phí phòng
nghỉ/ngày/người
Thành viên HĐQT,Trưởng
BKS,TGĐ
20USD Phòng hạng đặc biệt
Thành viên BKS, các Phó TGĐ20USD Phòng hạng sang
Giám đốc, Kế toán trưởng,Trưởng
các bộ phận
20USD Phòng hạng thường
Các đối tượng khác 15USD Phòng hạng trung bình
-Thanh toán tiền phương tiện đi lại bao gồm tiền vé máy bay, vé tàu, xe từ Việt Nam đến
nước công tác và ngược lại theo chứng từ hợp lý, hợp lệ.
-Thanh toán tiền lệ phí sân bay, visa và cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt
công tác theo thực tế ghi trên chứng từ thu/hoá đơn thu tiền hợp pháp, hợp lệ.
-Thanh toán lệ phí hội nghị, hội thảo: Căn cứ trên thư mời, hoặc thông báo của cơ quan tổ
chức hội nghị, cán bộ được thanh toán thực chi theo chứng từ hợp lệ.
-Tiền bảo hiểm: Căn cứ yêu cầu bắt buộc của nước mà cán bộ, nhân viên được cử đến
công tác, VI NA VJC sẽ thanh toán khoản chi mua bảo hiểm chăm sóc sức khoẻ cho cán
bộ, nhân viên trong thời gian công tác với phạm vi bảo hiểm cơ bản bao gồm: chi y tế
phát sinh trong quá trình điều trị do hậu quả của ốm đau, bệnh tật (loại trừ các bệnh có
sẵn) hay tai nạn bất ngờ; chi phí vận chuyển cấp cứu tại nước đang công tác; chi phí hồi
hương cán bộ, nhân viên trong trường hợp ốm đau, tai nạn khẩn cấp; chi phí vận chuyển
hồi hương thi hài trong trường hợp cán bộ, nhân viên không may bị tử vong.
c. Chi phí đi lại công tác:
-Đối với từng vụ việc cụ thể việc giao dịch với bên ngoài khi không thể khắc phục việc đi
lại bằng xe gắn máy hoặc trong trường hợp không bố trí được xe ôtô của Công ty. Người
giao dịch hay đi làm việc sẽ đề xuất với Tổng giám đốc và được Tổng giám đốc chấp
thuận thì sẽ được thuê Taxi phục vụ cho công việc của mình.
-Trường hợp sử dụng vượt quá hạn mức hoặc sai mục đích thì người sử dụng phải có giải
trình hợp lý được chấp nhận. Nếu không có giải trình hoặc giải trình không hợp lý và
không được chấp nhận, phần chi phí sử dụng taxi phụ trội sẽ được trừ vào thu nhập tháng
của cá nhân sử dụng hoặc Phụ trách phòng.
3/ Chi phí hội nghị, hội thảo, chi photo tài liệu
3.1/ Chi cho cán bộ Công ty làm phiên dịch cho các cuộc hội thảo, hội nghị
3CÔNG TY CP KIM KHI NAM VIET
Mức chi sẽ căn cứ trên mức giá thuê ngoài, trường hợp thuê ngoài thì theo hợp đồng thỏa
thuận.
3.2/ Thuê dịch tài liệu
Tài liệu nghiên cứu triển khai nghiệp vụ mới, tài liệu hội nghị, hội thảo…
-Từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt: Mức chi 100.000 đồng/350 từ hoặc sẽ căn cứ trên
mức giá thuê dịch bên ngoài.
-Từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài: Mức chi 140.000 đồng/350 từ hoặc sẽ căn cứ trên
mức giá thuê dịch bên ngoài.
-Đối với những tài liệu dịch phục vụ cho công việc chuyên môn hàng ngày của các Phòng
thì không được thanh toán.
3.3/ Chi cho các đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn nghiệp vụ
Đối với các cuộc hội nghị, hội thảo có tính chất quan trọng, thành phần do Tổng giám đốc
Công ty triệu tập theo đề nghị của các Phòng ban chức năng: Mức chi tối đa không quá
200.000 đồng/người/ngày.
Các cuộc họp đặc biệt cần có mức chi vượt quy định, các Phòng lập phương án đề xuất Tổng
giám đốc Công ty xem xét phê duyệt nhưng mức chi tối đa cũng không vượt quá 200.000
đồng/người/ngày.
Các cuộc họp thông thường trong nội bộ phòng ban – quy mô nhỏ không được áp dụng mức
chi cho thành viên tham dự.
Các cuộc họp riêng của Hội đồng Quản trị, của Ban Giám đốc hay của Hội đồng Quản trị và
Ban Giám đốc sẽ được chi theo yêu cầu của Hội đồng Quản trị hoặc Ban Giám đốc.
Các cuộc họp giữa cán bộ nhân viên VI NA VJC và Ban Giám đốc sẽ được Ban Giám đốc
duyệt chi khi thấy cần thiết. Mức chi không vượt qúa 100.000 đồng/người
Mức chi cho việc đào tạo, tập huấn phải có tờ trình của các bộ phận gửi lên được Tổng giám
đốc phê duyệt tuỳ theo từng chương trình đào tạo, tập huấn. Chi phí bồi dưỡng cho từng cá
nhân được phê duyệt cử đi đào tạo, tập huấn không vượt quá 50.000 đồng/người/ngày (áp
dụng trong địa bàn Hà Nội), 100.000 đồng/người/ngày (áp dụng cho các địa điểm trong nước
khác). Với trường hợp cho cá nhân đi tập huấn, đào tạo ở nước ngoài sẽ được xem xét và phê
duyệt theo từng trường hợp cụ thể.
3.4/ Chi sao chụp tài liệu, in ấn tài liệu
Tài liệu thuê bên ngoài sao chụp chỉ được thanh toán theo sự phê duyệt trực tiếp của Ban
giám đốc Công ty.
4/ Chi mua tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu nghiệp vụ
4CÔNG TY CP KIM KHI NAM VIET
Phải được Tổng giám đốc Công ty phê duyệt trên cơ sở đề xuất trình duyệt của các Phòng và
thanh toán theo chứng từ thực tế phát sinh.
Các ấn phẩm, tạp chí phục vụ cho nghiệp vụ đầu tư, phân tích, tài chính kế toán, thuế và
kinh doanh phải được trình và phê duyệt trước theo từng quý hoặc từng năm. Các chi phí phát
sinh sẽ được thanh toán nếu được sự chấp thuận của Tổng giám đốc và bắt buộc phải thực
hiện đầy đủ theo điều kiện thanh toán của quy trình này.
5/ Chi phí điện thoại
5.1/ Điện thoại cố định
Tiền cước phí điện thoại hàng tháng sẽ được thanh toán theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, trên
cơ sở đề nghị thanh toán của Trưởng phòng Hành chính với tinh thần triệt để tiết kiệm, tránh
lạm dụng và lãng phí điện thoại công.
Các cuộc gọi đi nước ngoài phải đăng ký vào sổ theo các thông tin như thứ tự cuộc gọi, ngày
gọi, số máy gọi đến và nội dung đàm thoại. Tất cả các cuộc gọi đi nước ngoài phải được Ban
giám đốc Công ty phê duyệt.
Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm đề xuất, ban hành thành quy định và thực hiện
các giải pháp kiểm soát nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng và lãng phí điện thoại công tại
Văn phòng Công ty. Phòng Hành chính – Nhân sự dự toán hạn mức kinh phí sử dụng điện
thoại công tại văn phòng trong kế hoạch chi phí năm, Ban Giám đốc Công ty có trách nhiệm
ban hành các quy định và thực hiện các giải pháp kiểm soát nhằm hạn chế tình trạng lạm
dụng và lãng phí điện thoại công tại Công ty.
5.2/ Điện thoại di động
a - Trang bị máy:
Điện thoại di động chỉ được trang bị cho Lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt Công ty, bao gồm
Ban Giám đốc Công ty, Trưởng các phòng Công ty để chỉ đạo, phối hợp triển khai hoạt động
kinh doanh của Công ty một cách kịp thời nhưng phải được Tổng giám đốc Công ty phê
duyệt.
Chi phí mua máy điện thoại di động tối đa là 5.000.000 đồng/máy.
b - Mức phí điện thoại di động:
Tất cả các đối tượng được Công ty trang bị máy đều được thanh toán cước điện thoại di động
hàng tháng. Các đối tượng không thuộc diện được trang bị máy (Phó trưởng phòng Công ty
và các đối tượng khác…) nếu tự trang bị máy có thể được xem xét thanh toán cước điện thoại
(thường xuyên hoặc có thời hạn) khi Ban giám đốc Công ty xét thấy thực sự có nhu cầu để
phục vụ hoạt động kinh doanh.
Mức cước phí điện thoại được quy định như sau:
5CÔNG TY CP KIM KHI NAM VIET
