SỞ Y TẾ PHÚ YÊN
TRƯỜNG TRUNG CẤP Y TẾ
SÁNG KIẾN
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
Tên đề tài:
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM DROPBOX TRONG VIỆC TRUYỀN - TẢI DỮ
LIỆU GIỮA NHÀ TRƯỜNG VÀ HỌC SINH THÔNG QUA INTERNET
TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP Y TẾ PHÚ YÊN.
(Thời gian thực hiện: từ tháng 05/2012 đến tháng 12/2012)
Người thực hiện:
1. YS Lê Văn Hoàng
2. CN Nguyễn Vũ Bảo
1
I - ĐẶT VẤN ĐỀ:
Trong những năm gần đây, Internet phát triển mạnh và nhanh với tốc độ chóng
mặt: khi con người cần một thông tin nào đó họ chỉ cần truy cập vào mạng internet và
chỉ vài giây sau là họ đã có ngay kết quả thông tin tìm kiếm. Nhu cầu sử dụng Internet
cũng tăng cao, yêu cầu thông tin cập nhật phải nhanh và kịp thời hơn nữa.
Trường Trung Cấp Y Tế Phú Yên từ những năm 2010 trở về trước, việc tập hợp
điểm số từ các giáo viên cho đến khi điểm tổng kết đến được với học sinh phải mất
một thời gian khá dài với lý do sau: khi một giáo viên mượn sổ điểm để vào điểm thì
các giáo viên khác phải chờ đợi để đến lượt mình mượn sổ, sau khi các giáo viên hoàn
thành việc vào điểm xong thì người tổng hợp và tính điểm mới làm việc, thời điểm
này đã trễ với kế hoạch và khi học sinh nhận được điểm tổng kết của mình thì cũng đã
quá trễ so với quy định của Bộ Giáo Dục & Đào Tạo. Ngày nay với số lượng học sinh
tăng gấp 3 lần so với các năm trước ở Trường Trung Cấp Y Tế Phú Yên thì công việc
thủ công như trên là không còn phù hợp nữa hoặc là sẽ gây bức xúc cho học sinh khi
điểm tổng kết quá chậm (có khi đến vài tuần)
Để giải quyết vấn đề trên cần phải có một giải pháp đáp ứng một số yêu cầu cấp
thiết như các giáo viên phải vào sổ điểm nhanh, không đợi chờ đến lượt mình mượn
sổ, học sinh biết được điểm số của mình ngay sau khi có điểm.
Tuy nhiên, do kinh phí còn hạn hẹp nên Trường Trung Cấp Y Tế Phú Yên chưa
đủ điều kiện để mua những phần mềm quản lý đào tạo. Với khó khăn đó, chúng tôi đã
phải tự tìm tòi, học hỏi thêm và tự mình xây dựng mô hình quản lý đào tạo nhờ phần
mềm Dropbox.
Phần mềm Dropbox ra đời đã lâu nhưng khi tìm hiểu thì biết được rằng có thể
ứng dụng phần mềm này để truyền tài dữ liệu giữa các giáo viên và ngay sau đó học
sinh cũng nhận được điểm số của mình. Phần mềm này gần như đáp ứng được những
yêu cầu để giải quyết vấn đề thông tin điểm số từ giáo viên đến học sinh một cách
nhanh nhất thông qua mạng Internet
Vậy Dropbox có đặc điểm gì? Cơ chế hoạt động chia sẻ dữ liệu của Dropbox ra
sao? Ứng dụng của nó cho tập thể giáo viên và học sinh Trường Trung Cấp Y Tế như
thế nào?
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm Dropbox
trong việc truyền - tải dữ liệu giữa nhà trường và học sinh thông qua Internet tại
Trường Trung Cấp Y Tế Phú Yên”
Nhằm mục tiêu sau:
1. Giới thiệu những tiện ích mà phần mềm Dropbox mang lại cho toàn thể giáo
viên và học sinh của Trường Trung Cấp Y Tế Phú Yên.
2. Giải quyết vấn đề thông tin điểm số từ giáo viên đến học sinh một cách nhanh
nhất thông qua mạng Internet.
2
II - TỔNG QUAN
1. Dropbox là gì?
Dropbox là dịch vụ sao lưu, lưu trữ dữ liệu trực tuyến với khả năng đồng bộ theo
thời gian thực và tự động thực hiện sao lưu, hỗ trợ miễn phí 2GB dung lượng lưu trữ
trực tuyến trên máy chủ của họ.
Đặt các tập tin của bạn vào trong Dropbox trên một máy tính nào đó và ngay lập
tức, chúng sẽ xuất hiện trên bất kì các máy tính khác mà đã được cài đặt sẵn Dropbox
của bạn (Windows, Mac, và Linux). Các tập tin này của bạn sẽ được Dropbox sao
chép và lưu trữ trên các máy chủ an toàn của họ nên bạn cũng có thể truy cập vào
chúng từ bất kì các máy tính hoặc các thiết bị di động khác của bạn thông qua trang
web của Dropbox.
2. Đặc điểm của Dropbox:
a) Với Dropbox, các tập tin của bạn luôn luôn được đồng bộ hóa:
Khi bạn đang chỉnh sửa một tài liệu ở nhà. Ngay sau khi bạn click vào nút “Save”.
Dropbox sẽ đồng bộ hóa tài liệu đó với các máy tính khác của bạn một cách nhanh
chóng và tự động. Dropbox mang đến cho bạn sự thoải mái để làm việc trên bất kỳ các
máy tính của bạn và luôn luôn có các tập tin bạn cần.
b) Dropbox cho phép bạn chia sẻ tập tin một cách dễ dàng:
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ toàn bộ thư mục hoặc các Album ảnh của bạn. Chỉ việc
đặt các thư mục mà bạn muốn chia sẻ vào trong Dropbox của bạn rồi sau đó, gửi e-
mail mời những người mà bạn muốn chia sẻ thư mục đó. Bạn cũng có thể gửi liên kết
của những tập tin có trong Dropbox của bạn. Dropbox sẽ rất hoàn hảo cho những dự
án cần hoạt động nhóm.
3
c) Với Dropbox, sao lưu trực tuyến là tự động
Bất kì các tập tin mà bạn bạn đặt vào trong thư mục Dropbox sẽ được tự động sao
lưu vào các máy chủ của họ. Thậm chí, nếu máy tính của bạn bị hư hỏng thì các dữ
liệu của bạn vẫn sẽ được lưu trữ an toàn trên Dropbox và có thể phục hồi lại chúng
vào bất kì thời điểm nào mà bạn muốn.
d) Dropbox cho phép bạn quay trở lại quá khứ để khôi phục những dữ liệu bị xóa
hoặc bị thay đổi
Mỗi khi bạn lưu một tập tin nào đó vào trong Dropbox, Dropbox sẽ đồng bộ nó với
máy chủ an toàn của họ. Dropbox lưu giữ một lịch sử của những lần thay đổi do bạn
thực hiện để bạn có thể hoàn tác lại bất kỳ sai lầm và thậm chí lấy lại được các tập tin
đã bị xóa. Theo mặc định, Dropbox giữ 30 ngày lịch sử cho tất cả các tập tin của bạn.
Dropbox cũng có một lựa chọn hoàn tác không giới hạn.
Dropbox thay thế:
oViệc đính kèm tập tin vào e-mail
oSử dụng ổ USB để di chuyển dữ liệu sang máy tính có nối mạng khác
o… và nhiều hơn nữa
3. Các tính năng của Dropbox:
a) Đồng bộ hóa dữ liệu: Dropbox cho phép bạn đồng bộ hóa các dữ liệu lưu trữ trực
tuyến với máy tính của bạn
o2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến miễn phí, 100GB dung lượng lưu trữ
trực tuyến cho khách hàng trả phí
4
oĐồng bộ hóa tất cả các thể loại và kích thước của tập tin
oĐồng bộ hóa cho các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, Mac và
Linux
oTự động đồng bộ hóa khi có sự thay đổi được phát hiện
oLàm việc với các tập tin trên Dropbox của bạn ngay cả khi bạn đang ở
trong tình trạng không có mạng Internet. Các dữ liệu của bạn sẽ được
đồng bộ hóa ngay sau khi kết nối Internet được thiết lập lại
oĐồng bộ hóa hiệu quả – Khi có sự thay đổi nào đó, Dropbox sẽ chỉ đồng
bộ hóa phần bị thay đổi, không đồng bộ hóa tất cả dữ liệu – giúp tích
kiệm thời gian của bạn
b) Chia sẻ tập tin: Chia sẻ các tập tin của bạn một cách đơn giản nhất và có thể hoàn
thành chỉ với vài click chuột
oShared folders cho phép một vài người có thể hợp tác sử dụng các tập tin
có trong thư mục đó
oBạn có thể ngay lập tức thấy được sự thay đổi của các tập tin do người
khác “gây ra”
oMột thư mục “Public” cho phép bạn liên kết trực tiếp tới các tập tin trong
Dropbox của bạn
oKiểm soát những người có thể truy cập vào các Shared folders (bao gồm
cả khả năng để trục xuất người đó ra và loại bỏ các tập tin chia sẻ từ máy
tính của họ)
oTự động tạo phòng trưng bày ảnh trực tuyến từ các thư mục hình ảnh
trong Dropbox của bạn.
c) Sao lưu trực tuyến: Dropbox sao lưu các tập tin trực tuyến của bạn mà không cần
bạn phải suy nghĩ về nó
oTự động sao lưu các tập tin của bạn
oKhôi phục lại các tập tin và thực mục bị xóa
oKhôi phục lại các phiên bản trước đó của tập tin của bạn
o30 ngày để quay trở về lịch sử, không giới hạn cho các tài khoản trả phí
d) Kết nối web: Một phiên bản sao chép các tập tin của bạn sẽ được lưu trữ lại tại
máy chủ an toàn của Dropbox. Điều này cho phép bạn truy cập vào chúng từ bất kì
máy tính hay các thiết bị di động khác của bạn một cách dễ dàng
oThao tác với các tập tin giống y như đang làm việc trên máy tính của bạn
vậy – chỉnh sửa, xóa, đổi tên, di chuyển…
oHỗ trợ hộp tìm kiếm tập tin trên Dropbox
o“Recent Events” cho phép bạn theo dõi các hoạt động gần đây nhất trên
Dropbox của bạn
oTạo shared folders và mời những người xung quanh cùng sử dụng nó
oKhôi phục lại các phiên bản trước của tập tin hoặc các tập tin đã bị xóa
oXem phòng trưng bày ảnh trực tuyến đã được tạo tự động từ những bức
ảnh trong Dropbox của bạn
