BQNQIVV
TIN HOC VAN PHONG
•
. . . TAp TAl LIEU GIANG DAY DANH eHO LOP BOI DUf1NG NGHIEP VU emYe DANH eONG emYe VAN PHONG-THONG KE xX KHU VVe TRUNG DU, MIEN NUl VA DAN TOe
(Ban hanh kem theo Quyit ainh s6: 348IQD-BNV ngily 19 thang 4 nam 2012 eua B(J truimg B(J N(Ji v~)
HaN(Ji - 2012
-~
Trang
:..
.
MVCLVC
1
1+14
~
~
". db ? ?
t'
h
....
L '· .,. h·" al gial t I~U
nQl ung ca an cua cong ac van t u
PHAN I: UNG DT/NG CNTT VAo CONG TAc VAN THU BAI 1. VAl mo vA NlIiJNG iJNG Dl)NG CNTf VAo CONG TAc vAN nID. " 1. Nhung
. .
.
4
5
.
6 6
.
2. Th\lc tr~ng ung dVng CNTT vao cong tac van thu 3. Sg ec1n thiSt phai ling d\lI1g CNTT vao eong tae van thu. ~ 4. Nhung ung d\lng CNTT trong cong tac van thu . 5. D'ng d\lng CNTT vao quan ly van ban 6. T6 ehue, xay dgng h~ th6ng thong tin quan ly van ban
6
.
.
.
"h " " Q? l' ..., b?
.
,
.
8 14 16+48 16 17
6.1. Phdn tich h? th6ng thong tin qulm If w'in bim 6.2. T6 chuc h? th6ng ca sa die li?u 7. Huang d~n cai d~t chuang trinh Quan Iy van ban BAI 2. ~nrONG DAN sir DVNG CHUONG TRiNH QUAN LYVAN BAN. 1 T ~ . ong quan ve p an mem uan y van an 2. Quan tri h~ th6ng
.
17
.
'h .... h~
? t ong
lam sat
.
.
19 20 20
21
. .
21
.
22
~
. .
23
· r ·
·
24
.
~
.
2.1. Phdn quyJn truy c(zp h? th6ng 22G.. " 3. Cae ehue nang h~ th6ng 3.1. Tq,o h6 sa adu nam 3.2. Khai bao nam 3.3. Tq,o ltj,p dl! phong 3.4. Khoi ph1:lc d1! phong................................................. ........... 3.5. Can nhat danh muc 3.6. Phan lot;li thong tin 3. 7. Thiit l(zp chi aQ ngdm ainh
...........
~
2 3
~
.
~t tong tIn
~p nh" h"
;..~
.
~
"*
:
.
~
. .
.
.
.
·
.
.'
-,.>_.----~
A
25 26 26 27 33 34 34 37 37 37 4. C " 4.1. T6 chuc thong tin 4.2. C(zp nh(zt thong tin van bim din . 4.3. Xem thong tin toan van 4.4. Hi¢u chinh thong tin 4.5. Ctj,p nhtj,t thong tin van ban di 4.6. Xem thong tin toan van 4. 7. Hi¢u chinh thong tin 5. C~p nh~t vo~g luan ehuy8n
. .
5.1. M1:lc aich, y nghia 5.2. Phuong phap th1fc hi¢n
•
.
6. In mve Il;lC van ban
L'l
..
~
~ ~
.. .
·
k·t.
7. T1m'
6.1. Gi6'i thi¢u chung 6.2. In mlfc IlfC wln bem ain 6.3. In m1:lc 11:lc van ban ai h'" lern tong tIn
.
:
. .
7.1. Tim kiim tuan t1f 7.2. Tim kiim t6 hfJP
..
37 37 38 38 39 40 42
8.1. Thimg ke t6ng hf!p van bem ain
.
/'0loI
I
· "1' '"
, d· h
•
•
.
' ~ u t q,p xac In gl trl tal If/U uu tru
..
/'0loI
?
?
, . / . ' "
If/U
I uu tru
8.2. Th6ng ke t6ng hfJp van blin ai . pHANII: UNG DVNG CNTT VAO CONG TAc LUU TRU BAI 3. VAl TRO vA NHiJNG UNG Dl)NG CNTf v Ao CONG TAc LlfU mu . 1. Nhfrng n9i dung ca ban Clla cong tae luu tru 1 1 1.T'h h '" 1.2. Th6ng ke 1.3. Xay d1fng cac c6ng C1:l tra cUu khoa h9C .. 14Bao quan tal
. .
.
2. ThlJc tr~ng ung d\lng CNTT vao cong tac luu tru 3. Sv can thiSt phai lmg d\mg CNTT vao cong tac lUll trii . 4. Nhfrng ung dl;lng CNTT trong cong tac lUll tru
4.1. Ung dlfng CNTI'viw thu thtjp xac ajnh gi trj tai li¢u luu tru
,.
.
5.Ung d\lng CNTT vao quan ly tai li~u lUll trfr 6. T6 chuc, xay d\f11g h~ th6ng thong tin quan ly tai li~u lUll tm
~ t
6.1. Xdy d1!ng chudn thong tin
..
~
6.2. Thong tin adu VaG cua cac loq.i hinh tai li¢u luu tru
.
:
.
8. Th6ng ke t6ng hgp
..
6.3. Thong tin adu ra cua cac loq.i hinh tai li¢u luu tru Huang d~n bien m\lc phiSu tin tai li~u lUll tm 7. HuOng d~n cai d~t chuang trinh Quan ly tai li~u luu tm BAI 4. HlJONG DAN sir DVNG CT QUAN LY TAl LI~U LUU TRU. 1. T6ng quan v@ h~ th6ng phful m@m Quan ly Tai li~u lUll trfr 2. ThiSt l~p h~ th6ng
.
42 42 45 46 48 49+87 49 49 49 49 . 49 50 50 51 51 .. 51 4.2. Ung dlfng CNTI'vao Th6ng ke .. 51 4.3. Ung dlfng CNTI' a~ xdy d1!ng cae cong Clf tra cUu khoa h9c..: .. 52 . 52 4.4. Ung dlfng CNTT trong qulin If; kho blio qulin tai li¢u luu tru 52 . 52 52 52 56 63 84 88+111
-~
B
88 89
.
.
'.
.
.J_
.
. .
.
v
h~
b?O
h.A h.A
. ..
.
. 89 90 93 97 97 97 97 97 103 105 108 112
2.1. Khai bcw quy~n truy cc}p h¢ th6ng 2.2. Quan trl· mq,ng 2.3. Giam sat h¢ th6ng 3 K ' h·" h" . y l~U tong tIn 3.1. M¥c tlich y ngh'ia 3.2. Phuangphap cg,p nhdt 4. C~p nh~t va l(hai thac thong tin 4.1. Ctj,p nhtj,t thong tin · 42C .A .. q,p n q,t tong tzn van an trong 0 sa 4.3. 11m kiim thong tin 4.4. In m¥c lij,c Tai li~u tham khao
:-
..J
c
Ph~n rnQt:
:
UNG DVNG CONG NGH~ THONG TIN vAo CONG TAc VAN THU Ngay nay, cung v6i SlJ phcit trien cua nSn kinh tS xii hQi, cUQc cach m~ng khoa hQc ky thu~t dang bu6c sang rnQt ky nguyen m6i, ky nguyen cua cong ngh~ thong tin. V6i tinh nang da d~ng va hi~u qua tuc thi, Cong ngh~ thong tin (CNTT) da va dang duQ'c nhiSu nganh quan tam nghien Clm va Ung d\lng.
Tuy nhien, qua thgc tS ta th~y, v6i th\1'c tiSn phat trien phong phu cua thong tin lam cho kh6i lUQ'Ilg van him hinh thanh trong cac cO" quan ngay cang nhiSu. Trong tiOO hinh do, nSu 'dung l~i a phuong phap thu cong thi khong the xu ly cac thong tin kip thai, diSu do se d~ dSn sv qua Uti d6i v6i cong tac van thu. Vi ' thS, Ung d\lng CNTT la mQt t~t ySu, cAn thiSt de cac cO" quan du kha nang dap Ung nhiing tAn t~i trong cong tac van thu - lUll trfr noi rieng va gop phAn vao sg nghi~p dBi m6i cong tac van phong noi chung.
De dauh gia duQ'C vai tro, vi tri cua CNTT va OOfmg Ung d\lng CNTT trong vi~c giai quySt nhfmg tAn t~i cua cong tac van thu - lUll trfr nhu thS nao, cimg v6i m\lc dich nghien cUu la n~m viing nQi dung cong tac van thu - luu tm tu do dua ra nhfrng thong tin c§n thiSt de trien khai Ung d\lng CNTT va xay d\Il1g cO" sa dfr li~u. Xu~t phat tu nhu cAu hi~n d~i hoa cong tac van thu t~i cac cO" quan, v~n de dua CNTT vao trien khai (rng d\lng co hi~u qua va th6ng nh~t tren toan qu6c ac~p xii la v~n dS cAn thiSt. Day la v~n dS d~t ra c§n duQ'c nghien cUu mQt cach t6ng the, tren cO" sa do de trien khai Ung d\lng tren toan qu6c m9t cach th6ng nh~t, phu 'hqp v6i yeu cAu th\1'c tS.
:r oJ
Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van phong da lam cho mO" u6c vS m9t van phong "tv dQng hoa" cua con nguai tra thanh hi~n th\lc. MQt trong nhfrng ySu t6 de van phong t\1' dQng hoa la Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll trfr. Thgc ch~t cua vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll tm la qua trinh xu 1y ky thll~t tv dQng hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu (xdy d1:fflg va ban hanh van bim; quan ly van ban; quan ly con ddu) va cong tac qucin ly, tra tim tai li~u lUll trUe
Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, lUll trfr se giai quySt duQ'c v~ dS quan ly, tra tim, cung c~p thong tin mQt cach thu~n ti~n, nhanh chong va dQ chinh xac cao. Vi~c l~p cac bao cao tBng hqp theo timg HOO vvc tbvc hi~n thu~n ti~n, co the t~o l~p OOiSu bieu m~u khac OOau.
De trien khai thlJC hi~n vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, luu trfr a c~p xa yeu cAu mQt s6 thiSt bi cong ngh~ thong tin, bao gAm m~g may tinh, cac thiSt bi dAu cu6i va quan trQng nh~t la ph§n mSm Quan ly van ban va phAn mSm Quan ly Tai li~u lUll tm. Tuy theo yeu cAu su d\lng, co the xay d\Il1g phat trien . thea tung giai do~n.
1
Biti rnQt: VAl TRO vA NHUNG UNG DVNG CNTT VAo CONG TAc VAN THU 1. Nhfrng nQi dung CO' ban eua eong tae van thO'
Cong tac van thu Ia linh Vl,lC ho~t d<)ng ph\lc Y\l qmin 19 nha nuac, bao g6m
cac linh V\lC:
SO?11 thao va ban hanh van ban;
- T6 chuc, quan 19 va giai quySt van ban; - Quan 19 va sir d\lng con dfiu. S(J'il8 chuc nang Clla cong tac van thU'
'"
~4t
- Xay d\Il1g van ban: thao van ball; duy~t ban thao; dfu.1h may van ban; ky
van ban, phat hanh van ban.
2
- Quan 1y van ban: quan 1y va giai quySt van ban dSn; quan 1y van ban di;
l~p h6 sa va giao n9P h6 sa.
~
- Bao quan va sir dVng con dfiu: cac lo~i dfiu; bao quan dfiu; sir dVng con
d§u.
Trong ho~t d9ng nghi~p V\l cua cong tac van thu, qua phan tich quy trinh xu 1y 'h~ th6ng thong tin, vi~c irng dvng CNTT vao cac khau nghi~p vv co thS irng dVng tI1Jc tiSp vao toan b9 h~ th6ng. 2. Th\fc tr~ng rrng d\l~g CNTT vao cong tac van thO'
>
Nh~n thuc dugc vai tro quan trQng cua CNTT, ngay til nhung nam cu6i cua thS ky 20, Nha nuac da xay dvng Chuong trinh qu6c gia vS CNTT- KS ho~ch t6ng thS dSn nam 2000, dugc ban hanh theo QuySt djOO 211/TTg ngay 07/4/1995 cua Thu tuang ChiOO phu, da d~t ra nhi~m vv cv thS vS: "Xay dvng h~ th6ng may tioo va phuong ti~n truySn thong dugc lien kSt vai OOau trong cac m~ng vai cac cong cv ph~n mSm du m~OO va cac h~ thong tin, cO' sa du li~u, co kha nang phvc vv ho~t d9ng quan 1y Nha nuac va cac ho~t d9ng huySt m~ch cua. nSn kiOO tS. M9t s6 h~ thong tin dugc phep n6i vai cac m~ng thong tin qu6c tS ". . Nhu v~y, Nha nuac da oo~ thfiy dugc t~m quan trQng cua CNTT va dS ra phuong huang, dUOng 16i dS xay dvng, phcit triSn va irng dVng vao mQi linh V\lC. Dung truac OOfmg chiOO sach d6i mai cua Dang va Nha nuac, cac nganh, cac cfip, da va dang d6i mai cac liOO V\lC ho~t d9ng, trong do co d6i mai vS cong tac van thu. Mu6n d6i mai dugc cong tac van thu, m9t trong OOfmg bi~n phap quan trQng 1a irng dVng CNTT vao cong tac van thu. DS th6ng nhfit cho vi~c irng dVng CNTT trong cong tac van thu - luu trfr, C\lC Van thu va Luu tm Nha nu6'c ban
-
wJ
hanh van ban s6 608/LTNN -TTNC ngay 19/11/1999 vS: "Huang'dftn irng dVng CNTT trong van thu - 1uu tm". Sau m9t thai gian triSn khai th\lc hi~n, Cvc Van thu va Luu tm Nha nuac da t6ng kSt, rut kiOO nghi~m va ban hanh cllc van ban mai phil hgp vai tiOO hinh th\lc tS, g6m cac van ban: Van ban vS irng dVng cong ngh~ thong tin trong cong tac van thu va cong tac lUll trfr, Ban hanh kern thea Van ban s6 139/VTLTNN-TTTH ngay 14/3/2009 cua Cvc tru(m~ Cvc Van thu va Luu tm Nha nuac huang dftn quan 1y van ban di, van ban dS~ va l~p h6 sa trong moi truang m~ng va Ban huang dftn vS irng dVng cong ngh~ thong tin trong cong tac van thu va cong tac lUll tm, Ban hanh kern theo Huang dftn s6
169/HD-VTLTNN ngay 10/3/2010 cua C\le truOng C\lC Van thu va Luu tru Nha nuac vS xay dvng cO' sa du li~u lUll tm.
3
Vi~c ung d\lng CNTT vao cong tac van thu chinh la qua trinh xu ly t\1 d9ng
=
hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu.
Trong ho~t dQng quan ly va giai quySt van ban, CNTT giup ho~t dQng quan ly, c~p nh~t va xu ly van ban du<}c ch~t che, t6ng h<}p, thBng ke chinh xac tinh hinh xu ly van ban, tra tim thong tin nhanh chong, theo d5i du<}c tiSn dQ giai qUYlh van ban va chu trinh xu ly van ban.
Trong ho~t d9ng quan ly va su d\lng con d~u, vi~c triSn khai Ung d\lIlg co thS th\lc hi~n duQ'c tuang dBi thu~ l<}i. VS m~t cong ngh~ cho phep triSn khai chii' ky, con d~u di~n tu b~ng cach rna hoa thong tin. Nhung trong diSu ki~n hi~n t~i, vS m~t quan ly Nha nu6c, dAu tu trang thiSt bi va nang l\lc Clla dQi ngfi can bQ cong chilc noi chung va c~p xii noi rieng, vi~c triSn khai lmg d\lng con g~p nhiSu kho khan. Xet vS diSu ki~n ky thu~t va kha nang kinh tS, hi~u qua dua l~i nen trong thai diSm hi~n t~i vi~c triSn khai lmg d\lIlg rQng rai dSn timg c~p xa con chua kha thi. Vi v~y, khi ung d\lng CNTT vao cong tac van thu hi~n nay chi dung l~i a hai linh VlJC la so~n thao va ban hanh van ban, quan ly van ban, con nghi~p V\l quan ly va su d\lng con d~u se triSn khai ch~ han khi co diSu ki~n.
Vi~c ung dt,mg CNTT vao cong tac van thu, da hoan toan thay thS lao dQng thil cong sang tlJ dQng hoa ho~c ban tlJ d9ng hoa cac nghiep V\l cua cong tac van thu nhu:
So~n thao van ban
L~p h6 sa
~.
Ngay tir khi may tiOO ra dai, vi~c Ung d\lng CNTT vao so~n thao, ban hanh van ban da duQ'c triSn khai rQng rai va ngay nay da tra thanh thong d\lng va khong thS thiSu duQ'c trong ho~t dQng nghi~p V\l. V6i kha nang luu gift thong tin Clla may tinh, nQi dung van ban co thS su d\lIlg l~i nhiSu l§n, thu~ ti~n cho vi~c sua chua, sao nhan van ban, til do tang hi~u qua lao d9ng nha cac cong C\l ti~n ich nh~m t~o ra nhfmg biSu m~u, khi c§n su d\lIlg, v6i cac thao tac dan gian nguai dung da t~o ra duQ'c cac biSu m~u van ban phu hqp.
4
- Quan ly van ban - ChuySn giao van ban qua m~g may tinh - - T6ng hQ'p va tra tim thong tin. 3. S" cAn thi~t phai ung dyng CNTT vao cong tac van thO' Tru6c day, khi so~ thao van ban cac dan vi thuang b~t dAu thao tren gi~y nhap, sau do sua chfta l~i hoan chinh. Cong vi~c nay co khi phai tiSn hanh r~t nhiSu l§n, tBn thai gian va gi~y to. Ben c~ do, vi~c dang ky vao s6 van ban di - dSn hang ngay m~c du vS ca ban da theo d5i du<}c van ban di - dSn Clla dan vi nhung v~n con mQt s6 t6n t~i nhu:
H~n chS trong vi~c th6ng ke, l~p m\lc l\lc phan lo~i van bim di - dSn, g'ay kho
khan trong vi~c thea d5i chi d(;lo cong vi~c cua Ianh d~o.
:;
H~n chS trong vi~c tra tim thong tin: dung cac s6 dang ky dS tra tim van ban thgc hi~n ch~m, t6n nhiSu thai gian, cong suc va dQ tin c~y thiSu chinh xac khi cAn t6ng hgp, bao cao.
, V6i vi~c Ung d\lng CNTT nhung h~n chS tren da duQ'c kh~c ph\lc va nang cao
hi~u qua trong vi~c xu If thong tin.
Vi~c Ung d\lng CNTT trong van thu khong thS tuy~t d6i hoa, vi nhu: trong cong tac so~ thao van ban, vi~c ky duy~t van ban phai thS hi~n tren ban thao bfulg gi~y, kS ca nhfrng van ban duQ'c thao tren may vi tinh ngay tir dAu v~n phai in ra dS trinh lanh d~o duy~t va ky t~t ctia thti truOng ca quan. Vi v~y, cong vi~c so~n thao van ban mQt s6 khau nghi~p V1) vS ca ban v~n ap d\lng phuang phap thti congo Day la m~t thvc tS khi tieu chufut ky thu~t chua cho phep cac dan vj th\fc hi~n quy trinh so~n thao van ban hoan toan t\f dQng hoa. 4. Nhfrng ung d\lng C~TT trong cong tac van thtr Vi~c Ung d\lng CNTT trong so~n thao van ban la ph6 biSn nh~t, vi trong qua trinh so~ thao, nguai thao van ban co thS sua chua, b6 sung cau chu ho~c thay , d6i phful do~n khac nhau trong van ban, t~o m9t van ban s~ch rna khong t6n kern thai gian, van phong phfim. CNTT dfi nang nang cao trinh dQ van -minh van phong, van minh hanh chinh.
Do CNTT la mQt nganh khoa hQc xu ly thong tin bfulg cong C\l la may tinh, v6'i cac chuc nang nh~n thong tin, xu If thong tin, dua thong tin ra... nen vi~c ung d\lng CNTT vao quan If van ban se dem I~i hi~u qua, boi no khong chi c~p nh~t thong tin t~o thanh h~ th6ng ca sa du li~u, rna con cho phep t6ng hgp, tra tim van ban thea cac thuQc tinh khac nhau (theo tac gia, thea thai gian, ten Io~i, trich ySu ... ). Tir do, nang cao hi~u qua lao dQng, gop phAn vao. cai each nSn hilllh chinh nu6cnha, tiSt ki~m gi~y to'.
Tom l~i, vi~c triSn khai Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu Ill. cAn thiSt, nhfun nang cao 'hi~u qua cong tac, dap Ung yeu cdu cai cach hanh chinh. Vi~c Iva chQn Ung d\lng vao thvc tS nghi~p V1) nao cful phan tich, dcinh gia cac ySu t6 di kern dS mang l~i hi~u qua t6t nh~t. Trong chuyen dS nay, nhom tac gia di sau vao Ung d\lng CNTT vao quan If van ban.
5. Ung d1}ng CNTT vito quan Iy van ban (ii, (i~n NQi dung ca ban la quan ly va giai quySt van ban dSn, van ban di; l~p h6 sa. Xay dlJl1g cac cong C\l tra tim m9t cach linh ho~t giup nguai su d\lng co thS tra tim van ban thea nhiSu diSu ki~n khac nhau. ThiSt kS cac biSu m~u th6ng ke, t6ng hgp tinh hinh xu Iy van ban, qua trinh luan chuySn van ban trong dan vj.
• Van ban d8n
5
- TiSp nh~n, dang ky, chuy~n giao van ban dSn - Ki~m tra, theo doi tiSn dQ giai quySt van ban
• T6 chuc phat himh van ban di - Bao dam th~ thue van ban - Danh may, in, dQe soat - Trinh kY, dong d~u - Dang ky, gui van ban di
• L~p h6 sa nQP luu
- Xay d\l'Ilg danh m\lc h6 sa - Ma h6 sa - S~p xSp van ban trong h6 sa
<
6. TB chtfc, xay d.,ng h~ thBng thong tin quan Iy van ban 6.1. Phan tich h? thang thong tin quan Iy van ban Phan tieh quy trinh nghi~p V\l eua eong tae quan Iy van ban, v6i ffi\le dieh danh gia kha nang dua CNTT vilO Ung d\lng, tren ca sa do danh gia vS muc dQ anh huang dSn nghi~p V\l truySn th6ng, hi~u qua kinh tS, tac d9ng dSn nguai su d\lng va quiin IY. Vi~c Ung d\illg CNTT co lam thay d6i nghi~p V\l truySn th6ng eua eong tae quan Iy van ban til tru6e t6'i nay hay khong, co phil hgp v6i trinh dQ chuyen mon cua can bQ, diSu ki~n chu quan va khach quan khong, so sarm quy trinh nghi~p V\l, Iva ehQn rno hinh thich hgp.
Xac dinh cac d6i tu<;mg co quySn truy nh~p vao h~ th6ng va muc thfun nh~p. Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng a chS dQ may dan Ie, v~n dS phan chia tai nguyen va muc dQ truy nh~p khong c~n d~t ra vi can bQ van thu co trach nhi~m diim bao toan bQ thong tin d~u vao va d~u ra, chiu trach nhi~m tru6c lanh d~o vS toan bQ thong tin trong dan vi. Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng tren moi truang m~ng, nSu khong co nhilng quy chS vS phan chia till nguyen va quySn truy nh~p h~ th6ng thi b~t cu thanh vien nao n~m tren h~ th6ng m~ng dSu co th~ biSt duQ'c cac thong tin. Xu~t phai tir bai toan bao m~t va an toan cho dii li~u' van thu, nguai lam phan tich h~ th6ng ban d~u phai xac dinh duQ'c quySn va muc truy nh~p eua m6i thanh vien tren m~ng.
~~
Muc cao nh~t aday la muc danh cho nguai xu ly h~ th6ng hay con gQi la can bQ quiin tri m~ng. Co th~ nguai can bQ nay khong co' quySn duQ'c hiSt thong tin vS dii li~u van thu cua don vi, song la nguai diSu ph6i va phan chia tai nguyen nen c~n biSt d~ quiin ly ho~t dQng cua chuong trinh.
Muc ti~p theo co quySn truy c~p dii li~u d~y du la can bQ van thu, lanh d~o don vi (theo S1! phdn cong). Khac v6i can bQ quan tri m~ng, cac d6i tu<;mg tren co quySn c~p nh~t d~y du vao ca so dii li~u xong khong co quySn phan chia tai nguyen dfr li~u tren h~ th6ng.
6
Muc th~p nh~t a day la cac can hQ chuyen vien. D6i v6i d6i tugng nay, quySn truy nh~p cua hQ tren rn~ng chi vS IInh V\IC rna hQ tharn gia giai quySt C\l thS. Nhu v~y chi nhUng thong tin rna can hQ co quySn xu Iy rn6i hi~n len, con cac thong tin khac thi se hi che khu~t.
Tu)' thuQc vao timg dan vi, rnuc phan chia cling co nhung diSrn khac nhau,
quySn truy nh~p khac nhau.
Qua trinh xu Iy, so~n thao cac van han va cac y kiSn vS xu Iy cac van han a day cling c~n dugc quy dinh ro rang. Chu trinh luan chuySn van han phai tuan thu theo cac quy dinh cua nguai. lam h~ th6ng va theo nguyen t~c van thu. Co nhu v~y h~ th6ng rn6i dam hao dugc cac thong tin ho~t dQng thong su6t va dQ an toan cao.
Til rno hinh C\l thS dS chQn phuong an thiSt kS thich hgp. Khi thiSt kS rnQt cO' sa dfr li~u (CSDL) quan h~ thuOng doi hoi phai chQn cac rno hinh lugc dB quan h~. Vi~c chQn cac lugc dB quan h~ nay co thS t6t han ho~c x~u han t~p cac lugc dB khac d\Ia tren rnQt s6 tieu chu~n nao do. Do do, cfuI nghien cUu rnQt s6 tinh ch~t cO' han, cling nhu cac thu~t toan, dS co thS nh~ dugc t~p cac lugc dB phil hgp. TrQng tam cua vi~c thiSt kS cac lugc dB CSDL la ph\l thuQc dfr li~u, tuc la . cac rn6i dang hUQc co thS gifra .cac gia tri hi~n hfru cua no. D\Ia tren rno hinh, quy trinh nghi~p V\l cua hai toan quan Iy van han di, dSn, vi~c thiSt kS CSDL cua h~ th6ng hao gBrn cac quan h~ sau:
- Quan h~ 1-1 (quan h~ tI'\IC tiSp): gifra hai t~p tin co rn6i quan h~ 1-1 nSu
rn6i hQ trong t~p tin nay co quan h~ v6i rnQt hQ trong t~p tin kia va ngugc I~i.
- Quan h~ I-N (quan h~ rnQt - nhiSu): gifra hai t~p tin RI va R2 co rn6i quan h~ I-N nSu rn6i hQ trong t~p RIco quan h~ v6inhiSu bQ trong t~p R2 nhung rn6i t~p trong R2 chi co quan h~ v&i mQt bQ trong t~p R t •
- Quan h~ N-N (quan h~ nhiSu - nhiSu): Gifra hai t~p tin Rl v.a R2 co rn6i quan h~ N-N nSu rn6i t~p trong hQ Rl co quan h~ ,,6i nhiSu hQ trong t~p cua R2, va ngugc I~i rn6i bQ trong t~p R2 co quan h~ v6i nhiSu hQ trong t~p Rl.
- Quan h~ Van han di va cac quan h~ Danh rn\lc dan vi so~n, nh~n tBn t~i rn6i
quan h~ N-I.
~
- Quan h~ Van han di va quan h~ Danh rn\lc hB sa tBn t~i rn6i quan h~ N-N (m6i van bim ili co thi luu trong nhiJu h6 sa khac nhau va ngu(1c 19i m9t h6 sa co thi luu nhiJu van bim ili khac nhau).
- Quan h~ Van ban dSn va cac quan h~ Danh rn\lc nai nh~, nai gui tBn t~i
rn6i quan h~ N-l.
- Quan h~ Van ban dSn va quan h~ Danh rn\lc hB So' tBn t~i rn6i quan h~ N-N. Do vi~c c~p nh~t dfr li~u (chen, lor;zi bo, thay il6i) thuOng gay nen dj thuOng, ·
do do cac quan h~ cfuI thiSt phai biSn d6i thanh d~g phu hgp, rna vfu1 khong hi
7
mAt thong tin. Qua trinh do gQi la qua trinh chuAn hoa cac lugc dB quan h~. Qua trinh chufut hoa dugc thgc hi~n dga tren khai ni~m phl,l thuQc ham. Mo hinh chuful hoa dfry du la mo hinh rna a day mBi thuQC tinh trong mBi quan h~ chi co mQt phl,l thuQc ham tI"l,l'c tiSp vao khoa cua m6i quan h~. 6.2. r8 chuc h? thang CO' siJ' dii Ii?u , 6.2.1. Thiit ki t6ng thd chuang trinh
6.2.2. Thiit ki cac dJ m1:lc - Chuc nang H~ th8ng
~ II
8
- Chfrc nang Quan Iy van ban di
::
- Chuc nang Qmin Iy van ban a~n
9
6.2.3. ThiJt ki cac m¥c - Cae thuQe tinh quan Iy trong van ban d~n
-.
7~
I..
.
S l.. 1. 0 den
2. Ngay den
.
3. So van ban
.
.
: , ' ..
~
.... ~.
.
,.
'.: :; ~ .
.
... :':':-: -:.: <:i· "'~:;"'~". ..... :.. ' . : . : : '": .
i:i?:j:I;(T:t) (p:.:·Y:i ~.n " "----------
-
4. Ngay van ban 5. MLrc do m~t . __6-L-MLr~_d~hAo __ -o -0
------1;,!t!#~~ldg:~i---::--'- .--- ---- ~-'-
7. Thai h~n giai quyet ...
4
:
:c.:···::;b~j"·-::<:::I:::::;
8. Ban vi nh~n ...
9. Ten lo~i ...
i.'.·.'·'2;i~~_~~~~i··i!1lt,~~.Oi'. (;>:;\:~l;~:n.rllq:~t'·· ..<:': :,.: .:: . .~ ..: ::<::-::::}7FT:: IJ;~rl:;:. :Qgl . .·~·L·~.n:h:·;d·~lO . -· .. ··::·:·~t_lfli·JJ6·::S()' so·
10. NgU'oi nh~n ban sao.
11. Phan lo~i
.
.
12. NO'i Qui
13. Trinh lanh d~o ...
1
14. Tra lai van ban 56: ...
~
15. Van ban tra lai ...
16. Luan chuyen ·van ban
Chu giai: ThUJ vien la nai IUJu trfr. cac danh mvc ten cac dan vi, ho sa ... de khi c~p nh~t dCf li~u co the trlch rut thang tiP d6 ra rna khong cfJn phai danh tiP ban phirn VaO.
:::
17. f)a xli' Iy ... 18. LU'u h6 sa so 19. Tom tat nQi dung ... 20. Y kien giai quyet
10
- Cae thuQc tinh quan Iy trong van ban di
=
..,
1. So di ...
2. s6 ky hi~u van ban ...
.
: . ' . : : '
: ' .. : .
.
.
1:;'.",{.:,;:'mh'tifuYI:en_
,
:
. .. :.;
:•..
.
-.N:dt:g(u'i
.
-------------- -- ··-'·'-=f)O'nvISO~lT-,-- -- -- ---- --------I~ --
T. uO'n VI 50~n ...
9. Ten lo~i
.
-,..en ~q:~i -Pha'n-:lo~i
10. Phan lo~i
.
i:i;3;j~~~~il~![;~····$Q···
11. NO'i nh~n 12. NgU'ai ky
3. Ngay van ban 4. Mlrc do m~t 5. Mlrc do khan 6. Thai h~n giai quyet ... ~-_.---.---- ---
13. Tra lai van ban so ...
1
la nai luu trif ca
14. Van ban tra lai ... 15. Da xli' Iy ... 16. LU'u ho sO' so ... 17. Tom tat noi dung ...
Chu gill;: ThLf vi~n danh m(Jc ten cac dan vi, ho sao. .. de kh·· c~p nh~t dCf li~u co the trich rut thang t' d6 ra ma khong can phai danh tif ba phim V80.
11
. .
- Cae thu{)e tlnh tim kiSm van ban liSn
1. So den
.
2. Ngay den
.
3. So van ban
.
4. Ngay van ban
.
5. MUG do m~t
.
.
6. MUG do khan 7. Thai h~n giai quyet~. __~
--1- - .-.---- -.----.
8. f)an vi nh~n ...
9. Ten lo~i ...
10. NgU'ai nh~n ban sao
11. Phan lo~i
.
12. NO'i QlI'i
.
13. Trinh lanh d~o ...
14. Tra lai van ban so ...
15. Van ban tra lai ...
16. Luan chuyen van ban
~
=
17. £)a Xli' Iy .... 18. LU'u ho sO' so ... 19. Tom tat nQi dung ... 20. Ykien giai quyet
.. I
'~:.' >:.::":;. ...... . ...
H:>::::: ..!:
:
:···· ..'.. ':.. ;iI':tr;glup.·.·~------- I
12
- Cae thuoe tinh tim ki~m van ban di
.
=
1. So di ...
2. So ky hieu van ban ...
3. Ngay van ban
.
.
4. MlfC do m~t
._ . - - - - - - - -
-
-
- - - - - - . - - " - - - - -
.
5. MlfC do khan -6.-Th-M t-l-a-R-fliai-q~--.. _L -
7. BO'n vi 50~n ...
.
.
9. Ten lo~i
10. Phan lo~i
.
11. NO'i nh~n
12. NgU'CYi ky .
13. Tra ICYi van ban so ...
14. Van ban tra ICYi ... 15. Da xu Iy ... 16. LlJ'u ho sa so ...
;::,
':[,:
:':: -,':::-~
:i .~::
:1-:'::::;::' ~ .>. ::,
c
c
,iidt~~Qr:b{~I":"
"::.:::,:.. :!.:::.:::"; <":::":" .....
17. T6m tat noi dung ...
13
7. Hrro-ng din cai d~t phin m~m Qmln Iy van ban
- Cho rna CD chua chuang trinh vim ACD, tfen mim hinh hi~n fa nhu sau:
.........................................
~~
+Bfun chuQt vao Next (HI) +Bfun chuQt vao m\lc I accept agreement (H2). +BAm chuQt vao Next (H3
+Man hinh hi~n ra nhu hinh du6i day.
...
+Nh~p rna dang ky vao 2 ola: 112-1234567(H4). +Nh~p ten vaQ 0 You name: HUE. +Nh~p ten dan vi vao 0 UBNDX VINHTAN +Bfun chuQt vao Next (H5) dS tiSp t\lC vi~c cai d~t chuang trinh. +Bfun chuQt vao Next (H6) dS tiSp tl)c:
14
+B~m chuQt vao Next (R7) de ti@p t\lC +B~m chuQt vao Continue (R8)
............................ fJi···:····.. :· ..·.. :·~·····.····~············
..··.. ···· .. ···
···
········ .. ···
··· ..·..·.. ················ ·:i/..
+Bfun chuQt vao OK (R9). +Bfim chuQt vilo Yes (HID).
15
Sau khi cai d~t xong chuang trinh QLVB theo cac bu6c dff neu atren, th\lC
hi~n cac buac tiSp thea nhu sau:
Copy toim bQ thu ml)c QLVB trong thu ml)c Thuvien sang B rna cUng (C: ho~c D:), b6 tat ca cac thuQc tinh (Read Only), sau do m6' QLVB, kich chuQt phai vao QLVB.EXE t~o mQt bieu tugng Shortcut ra ngoai man hinh Desktop de thu~n ti~n cho ch~y chuang trinh.
, M6' thu ml)c Thuvien\Hethong, sao chep tat ca cac t~p dfr li~u co trong thu fi\lC vao aC:\WINDOWS\SYSTEM.
Phcln m~m Quan ly van ban do Trung tam Tin hQc-Ngo~i ngfr truang D~i hQc NQi Vl) Ha NQi nghien CUu va phat trien tren cO' s6' Van ban huang dful cua Cl)C Van thu va LUll trfr Nha nuac ban hanh. Phful m~m se do truang D~i hQc NQi V\l Ha NQi cung cap va gift ban quy~n. Trong qua trinh trien khai ung dl)ng, nhfrng phat sinh mai do yeu cau se dugc Nha tru6ng tiSp nh~ va nang cap thea yeu cau cua nguai su dl)ng.
Biti 2:
h "
HUONG DAN sir DVNG CHUONG TRINH QUAN LV VAN BAN ~ Q? I '
~ h" th ~
ow b ?
-"
- -
quan ve ~ong p an memuany van an
1 T . A on~
Chuang trinh Quan ly van ban dugc viSt bAng ngon ngft Visual· FoxPro version 9.0. Phcln m~m dugc thiSt kS ch~y tren may tinh ca nhan (PC) va tren h~ th6ng m~ng (LAN), trong moi truang WINDOWS. cau truc cua Co' s6' dft li~u dugc thiSt kS thea mo hinh t~p trung tren may chu, xu ly thong tin thea mo hinh phan tan (xu ly thong tin ngay tren may ca nhan). Vai phuang phap thiSt kS mo hinh Co' s6' dft li~u t~p trung kSt hgp v&i phan tan se kh~c phl)c dugc nhfrng ySu t6 chu quan dful dSn ho~t dQng cua h~ th6ng (m~ng khong thong). Do chuang trinh ch~y trong moi truang m~g, nen d6ng thai co nhiSu nguai c:Ung thao tac tren mQt Co' s6' dft li~u. DiSu nay d~c bi~t hfru ich trong vi~c quill ly mQt cach th6ng nhat cac van ban dSn va di trong dan vi.
V&i giao di~n thu~n ti~n, cung nhiSu chuc nang, nhfun giup cho nguai su dl)ng giam thieu thai gian c~p nh~t thong tin va quan ly van ban. Ben c~nh do, chuc nang huang d~n su dl)ng (Help) dugc g~n vao chuang trinh, giup nguai su dl)ng t~i bat ky thai diem nao, ml)c nao dSu co the tra cUu huang ~~n su dl)ng bAng phim (F 1).
Co' s6' dfr li~u Van ban dugc phan quySn troy c~p, do do de dang nh~p vao
CSDL yeu cau nguai su dl)ng phai dugc phan quySn. Kh6'i dQng chuang trinh,
tren man hinh se hien thi cua sB, yeu cau nguai su d\lllg vao rna hi~u, m~t khdu.
Trong truang hgp vao rna hi~u va m~t khdu khong chinh xac (cho phep nh~p 3
Ian), chu 16 Sau khi cai d~t xong chuang trinh QLVB theo cac buac dff neu atren, th\lC hi~n cac buac tiep theo nhu sau: -, Copy toan bQ thu fi\lC QLVB trong thu fi\lC Thuvien sang 6 ilia cfu1g (C:
ho~c D:), bi> tAt ca cac thuQc tinh (Read Only), sau do rna QLVB, kich chuQt
phai vao QLVB.EXE t~o mQt biSu tUQ11g Shortcut ra ngoai man hinh Desktop dS
thu~n ti~n cho ch~y chuang trinh. , Ma thu m\lC Thuvien\Hethong, sao chep tAt ca cac t~p dfr li~u co trong thu m\lc vao 6c:\WINDOWS\SYSTEM. Phk m~m Quan ly van ban do Trung tam Tin hQc-Ngo~i ngfr truang f)~i hQc
NQi V\l Ha NQi nghien Clm va phat triSn tren ca sa Van ban huang dful cua C\lC
Van thu va Luu trfr Nha nuac ban harm. PhAn m~m se do truang f)~i hQc NQi V\l
Ha NQi cung cAp va gifr ban quy~n. Trong qua trinh triSn khai img d\lng, nhfrng
phat sinh mai do yeu cAu se duQ'c Nha truemg tiep nh~n va nang c~p theo yeu
cAu cua nguai sir d\lng. Biti 2: HUONG nAN sir nVNG CHUONG TRINH QUAN LV VAN BAN ~ h~ "hAth$.. "Q ? I' ~_L~· __---- 1. T ong quan ve ~ong p an memuao-y vall-llit-& Chuang trinh Quan ly van ban duQ'C viet bfulg ngon ngfr Visual· FoxPro
version 9.0. PhAn m~fi duQ'c thiet ke ch~y tren may tinh ca nhan (PC) va tren h~
th6ng m~.ng (LAN), trong moi truemg WINDOWS. cAu truc cua ca sa dfr li~u
duQ'c thiet ke theo mo hinh t~p trong tren may chu, xu ly thong tin theo mo hinh
phan tan (xu ly thong tin ngay tren may ca nhan). Vai phuang phap thiet ke mo
hinh ca sa dfr li~u t~p trung ket hQ'P vai phan tan se kh~c ph\lc duQ'c nhUng yeu
t6 chu quan dful den ho~t dQng cua h~ th6ng (m~g khong thong). Do chuang
trinh ch~y trong moi truang m~g, nen dang thai co nhi~u nguai c~ng thao tac
tren mQt ca sa dfr li~u. f)i~u nay d~c bi~t hfru ich trong vi~c quan ly mQt cach
th6ng nh~t cac van ban den va di trong don vi. Vai giao di~o thu~ ti~n, cimg nhi~u chuc nang, nhfun giup cho nguai sir
dVng giam thiSu thai gian c~p nh~t thong tin va qmin ly van ban. Ben c~ do,
chuc nang huang d~n su d\lI1g (Help) duQ'c g~n vao chuang trinh, giup nguai su
dVng t~i bAt ky thai diSm nao, m\lc nao d~u co thS tra cUu huang ?~n su dVng
bfulg phim (F 1). Ca sa dfr li~u Van ban duQ'c phan quy~n truy c~p, do do dS dang nh~p vao
CSDL yeu cAu nguai su d\lng phai duQ'c phan quy~n. Khai dQng chuang trinh,
tren man hinh se hiSn thi cira s6, yeu cAu nguai sir dVng vao.ma hi~u, m~t khAu.
Trong truang hQ'P vao rna hi~u va m~t khAu khong chinh xac (cho phep nh~p 3
lk), chU 16 vao h~ thtmg do can hQ qmin tri m;;tng cftp. Khi nguai qmin tri m;;tng cftp rna
hi~u, rn?t kh~u cho nguai dung, chuang trinh cho phep nguai sir d\mg dugc d6i
ill?t kh~u da cftp, nhung khong d6i dugcma hi~u (ten nguai dung). Khi thay d6i
m?t kh~u c§n ghi l;;ti vi chi rieng nguai sir d\lI1g hiSt dugc m?t kh~u (nguai qulin
tri m;;tng cling khong biSt). T;;ti rnQt thai diSm, chi co mQt rna hi~u dugc dUng tren h~ th6ng (khong dugc
trling rna hi~u). Trong chuang trinh, h~ th6ng canh hao se thong hao dS ngum su
d\lng hiSt Ma hi~u khi hi nguai sir d\lng khac chiSm d\lng.
Phuong phap thay d6i m?t kh~il thvc hi~n nhu sau: Buac m{5t: VelD ma hi¢u tla tlu(1c cap
Buac hai: Vao mgt khau tla tluf/C cap
Buac ba: Bam phim Tab vao clla s6 D6i mgt khau Sau khi thvc hi~n xong vi~c d6i m?t kh~u, hfun van nut B~t dAu dS.thvc hi~n chuang trinh. 2. QUaD tri h~ th6Dg 2.1. Phlin quy2n tFUy c¥p hi th8ng
2.1.1. M1:lc tlich, y nghTa 17 Buac b6n: Kieh ehu9t vao nut D6i m(zt kh4u, tren man hinh se xucit hi¢n
cua s6 dd vao m(zt khau maL Vao m(zt khau mai tc;zi ella s6 M(zt khau mai, sau tlo
vao Ifti mgt khau aClla s6 Xac nhgn (Nha la mgt khau hai Ian phai.gi6ng nhau),
sau tlo bdm nut OK. ~; Do tinh chdt cua cong tac van thu, lien quan dSn vein dS bao m~t thong tin,
nen doi hoi S\l pharr quySn troy c~p. Vi~c phan quySn do lanh d~o cua don vi,
pharr quySn cho cac thanh vien tham gia m~ng. Tu)' thuQc vao chirc nang, nhi~m
V\l cua cac thanh vien rna pharr quySn thea cac mirc khac nhau. QuySn cao nh~t
dugc d8.nh cho can bQ lam cong tac quan tri m~g. Quan tri m~ng co quySn t~o
l~p cac thanh vien m&i, d6i quySn troy c~p cua cac th8.nh vien (khong lam thay
iJ6i m4t khdu). H~ th6ng pharr quySn 0 day dugc t~o l~p thea cach phan quySn
cua H~ diSu hanh m~g Windows va til phAn mSm. Mirc phan quySn trong h~
th6ng dugc phan thanh 3 mirc. l'kl~· €' , h'M~ -h·" 1 .:. , "lh Jt a-a :. Muc 1: Co dAy du cac quySn
Muc 2: Co quySn c~p nh~t thong tin
Muc 3: Co quySn khai thac thong tin (tra tim, luarr chuySn van ban)
2.1.2. Phuong phap th1!c hi¢n
Khi thiSt kS, cal d~t chuong trinh, trong h~ th6ng da dugc khoi t~o mQt rna
hi~u va m~t khAu 0 muc Quan tri m~ng di kern. Khi chuySn giao cong ngh~,
nguai dugc giao nhi~m V\l se dugc trao quySn do. Khoi dQng chuong trinh, vao
b '
-mal¥U va m~ < auauQ'c cap.acuac tlep t leo a
lUI t~o cae t a VIen,
phan quySn troy c~p h~ th6ng. Sau khi khoi dQng chuong trinh, cac bu&c tiSn
hanh nhu sau: BU'(yc 1: Til man hinh chinh, vao Quan tri m~ng/ Pharr quySn.
BU'(yc 2: T~i cua s6 khai bao nguai su d\lIlg, c~p nh~t thong tin thea cac m\lc:
- Vao rna hi~u cua nguai su d\lng (ma nhan vien, viJt t&t)
BU'O'c 3: Khai bao quySn-truy c~p h~ th6ng
- Trong truang hgp xac l~p quySn Nguai quan tri thi tdt ca cac thong tin tren cua s6 se rna di, co nghia la co toan quySn. - Truang hgp khai bao la NgU'O'i sir dyng, cAn phai xac dinh nguai su d\lng la
can bQ tI1Jc tiSp lam cong tac van thu hay la chuyen vien. Ph\l thuQc vao chuc
nang giai quySt cong vi~c dS phan quySn C\l thS. . + D6i v&i nguai su d\lng lam cong tac van thu, kich chuQt dilllh ddu vao t~t ca cac 0 tren bang (van ban dSn, van ban di, h~ th6ng). + D6i v&i nguai sir d\lng la chuyen vien, chi cAn danh d~u vao 0 Xem va C~p
nh~t vong luan chuySn, co nghia la nguai sir d\lIlg chi co quySn xem, t6ng hgp
du li~u, rna khong co quySn lam thay d6i du li~u. Ph\l thuQc vao S\l phan cong
nhi~m V\l cua cac thanh vien, co thS phan quySn 0 muc nho hon 0 cdp Van ban
dSn, Van ban di, H~ th6ng rieng. Khai bao m~t khAu cho tUng thanh vien.TiSp
theo, co thS d~t m~t khAu va xac nh~ m~t khAu cua minh. Trong truang hgp
chua khai t~o m~t khAu thi khi khoi dQng chuong trinh co thSkhoi t~o m~t khAu
m&i ho~c d6i m~t khAu dii dugc cdp. 18 - Vao hQ ten dAy du cua nhan vien ,t-arm· - - - - - - - -_ .__._ - - - _ . BU'6'c 4: BAm vao m\lC Them dS ghi l~i thong tin, c~p nh~t vao Danh sach
thanh vien tham gia h~ th6ng. NSu trong danh sach rna khong co ten thi se
khong troy c~p dugc vao h~ th6ng. BU'6'c 5: Sau khi khai t~o xong cac thimh vien tham gia h~ thBng, bAm vao
Quay l~i va thoat ra khoi chuang trinh. TiSp thea khai dQng l~i chuang trinh, khi
do cac thimh vien se co quy8n troy c~p vao h~ th6ng. . H~ th6ng cho phep sua thong tin, d6i quy8n troy c~p, xoa cac thanh vien
tham gia vao h~ th6ng. ChQn Ten thanh vien trong bang Danh sach, bAm vao cac
m\lC tuang thich dS th\lc hi~n. DS hiSn thi toim bQ Danh sach cac thanh vien tham gia vao h~ th6ng, vao m\lc Xem tAt ca nguai su d\lIlg.
2.2. Giam sat-hi thang
2.2.1. Mtlc ilichy nghiaMQt h~ th6ng thong tin ho~t dQng t6t, doi hoi phai co
Co' chS kiSm tra, giam sat. M\lC dich cua cong C\l giam sat dung cho nguai quan
tri m~g luu l~i cac thong tin v8 cac thanh vien da va dang troy c~p vao h~
th6ng. V6i cong C\l Giam sat, nguOi quan tri co thS phat hi~n troy c~p trai phep
ho~c thanh vien khong dugc phan quy8n nhung su d\lng rna hi~u, m~t khftu cua
thimh vien khac troy c~p vao h~ th6ng. · 2.2.2. Phuangphap th1!c hi~n
Til cua s6 man hinh chinh, vao Quan tri m~ng/Giam sat. Tren mim hinh se
hiSn thj danh sach cac thanh vien dang troy c~p thong tin tren h~ th6ng. Tren man hinh tren ta thAy, t~i thai diem nay, co hai thanh vien dang truy c~p thong
tin tren h~ th6ng.
3. Cac chuc nang v~ h~ th8ng Trong chuang trinh, cong C\l kiem tra che dQ khai t~o t~p dfr li~u, n~u trong
CSDL dff t6n t~i t~p dfr li~u cua nam cAn t~o, chuang trinh se thong bao cho bi~t
la t~p dfr li~u dff duQ'c t~o l~p (ca a hai t~p dfr li~u van ban di, van ban d~n) va
khong cho phep t~o h6 sa m6i. V6i cO' ch~ kiem soat nay, chuang trinh khong
cho phep nguai dUng t~o nhiSu lfut vi khi khai t~o m6i, t~p dfr li~u m6i se ghi de
len t~p dfr li~u Cll dful d~n bi mAt thong tin. Sau khi th\lc hi~n trong CSDL (DATA), chuang trinh se t~o them hai t~p dfr
li~u m6i co cftu truc tuO'ng h;r nhu t~p ban dAu, cho phep nguai dung nh~p dfr
li~u vao. Vi~c khoi t~o t~p dfr li~u h6 sa dAu nam chi th\lc hi~n mQt IAn trong
rnQtnam. 3.2. Khai bao nam
3.2.1. M¥c ilich, y ngh'ia
- M\lc dich cua chilc nang la khai bao v6i h~ th6ng biSt c§n xu ly thong tin
v6i t~p dfr li~u nao, -d8 til do chuang trinh se goi dSn cac tep dfr lieu tuang
thich. Mo hinh t6 chilc dfr li~u trong CSDL dugc thiSt kS theo nam, nen vi~c
khai bao nam la cAn thiSt, vi h~ th6ng se xac l~p chinh xac moi truang lam vi~c.
Chi thgc hi~n chuc nang nay khi thao tac xu ly tren t~p dfr li~u khac v6i narn
hien t~i, vi d\l nam nay la nam 2012, nhung cAn dfr li~u cua nam 2010, khi do
m6i cdn khai bao nam 20 1O. 3.2.2. Phuong philp th1/c hi?n
- Til man hinh chinh, vao m\lc H~ th&ng/Khai bao nam.
- T~i cua s6 khai bao nam, bftm chuQt vao mlii ten ... d8 hi8n thi danh sach
nam, tro chuQt vao nam cAn khai bao d8 chQn ho~c nh~p tr\lc tiSp nam cAn chQn
VEtO cua sa, bftrn OK d8 th\lC hi~n. NSu t~p dfr 1i~u khong t6n t~i, thi h~ th6ng se thong bao h6 sa cua nam chua
co, d~ nghi chQn·I~i. D8 huy l~nh va thoat ra bftrn vao Cancel thi narn khai bao
vua xong se bi huy bo, khi do chuang trinh se th\lc hi~n tren narn hi~n hanh.
3.3. T{lo l{lp d{l' phong 3.3.1. M¥c ilich, y ngh'ia
M\lc dich cua chuc nang nay la cong C\l ti~n fch giup nguai su d\lng thu~n
ti~n trong vi~c sao luu dfr 1i~u, t~o ra cac t~p dfr li~u dv phong, rna khong c§n
thmit ra khoi chuang trinh d8 thvc hi~n cac l~nh sao chep. Cong vi~c t~o l~p dV
phong cAn thvc hi~n thuimg xuyen sau rn6i IAn c~p nh~t thong tin vi cAn d~
phong S\l rnftt thong tin do sv cd v~ ky thu~t ho~c do virus gay nen. 21 3.3.2. Phuong phap thlfc hi¢n ~;; BuO'c mQt: Tu man hiOO chiOO, vao m\lc H~ th8ng/T~o r,p dl}' phong. Khi
xu~t hi~n hQp tho~i, kich chuQt vao m\lc ChQn nam, tren man hinh se hien thi
danh sach cac nam, bfun chuQt vao nam cAn chQn, (vi d\l tren man hiOO dugc
chQn la cAn sao chep du li~u cho nam 2002). , BuO'c hai: Di con tro xu6ng m\lc ChQn Brna de chQn Brna cAn sao chep.
B~m chuQt vao bieu tugng ~ de chQn Brna va thu m\lc. Sau khi da vao dAy dil
cac tham s8 b~m OK dB thgc hi~n. Chb qua triOO sao chep du li~u xong thi m6i th\lc hi~n cac cong vi~c tiSp theo. De huy bo qua triOO sao chep b~m vao Cancel. Chit y: Niu tren dia dO. t6n tc;zi cac t?P dir li?u dO. sao chip ra tir truac, ldn sao chip tiip thea dir li?u rnai se ghi de len dir li?u cu. 3.4. Kho; phflC dv phong 3.4.1. M¥c dich, y nghzQ
M\lc dich cua chuc nang nay la cong C\l ti~n ich giup nguai sir d\lng thu~n
ti~n trong vi~c kh6i ph\lc l~i dft li~u tit dia chi lUll gift khi chuang trinh may tiOO
bi S\l c6 rna khong cAn thoat ra khoi chuang trinh de th\lC hi~n cac l~nh sao
chep. Cong vi~c khoi ph\lc d\l phong chi th\lc hi~n khi CSDL bi m~t thong tin. 3.4.2. Phuangphap thl!c'hi¢n
BuO'c mQt: Tir man hiOO chiOO, vao m\lc H~ th8ngfKhoi phy.c dl}" phong.
Khi xu~t hi~n hQp tho;;ti, kich chuQt chQn nam dia chi nai lUll giu du li~u, tren
man hiOO se hien thi danh sach dia chi, bfun chuQt dia chi cAn chQn. : BuO'c hai: Di con tro xu6ng m\lc ChQn Brna de chQn Bilia cAn sao chep
sang. Bfun chuQt vao bieu tUQ"Ilg ~ de chQn Brna va thu m\lc. Sau khi da vao
dAy dil cac tham s6 b~m OK de th\lC hi~n. Chb qua triOO sao chep du li~u xong thi m6i th\lc hi~n cac cong vi~c tiSp theo. De huy bo qua triOO sao chep bfun vim Cancel. 22 3.5. Cap nh{lt danh m'!c 3.5.1. M¥c dich, y nghia
Chuc nang mly dung dS c~p nh~t thong tin ph\lc V\l cong vi~c nh~p dii li~u
thu~ ti~n, nhanh chong va chinh xac. Ngoai ra, b~ng cong C\l nay giup cho
nguai nh~p dii li~u thea mQt chuftn th6ng nh~t ve cac thuQc tinh qmin Iy (Phan
lo~i, Ten lo~i van bim...). Vi~c chuftn hoa thong tin trong CSDL la mQt yeu c~u
quan trQng nh~m ph\lC V\l cho vi~c nh~p dii li~u, th6ng ke, tim kiSm thong tin. Vi v~y khi lam vi~c vai chuang trinh, buac d~u cAn thvc hi~n vi~c thiSt I~p
bang C~p nh~t danh m\lc, gc3m cac m\lc Co' bim, phu hgp vai don vi, sau do b6
sung them khi phat sinh cac thay dBi mai. Trong Modul C~p nh~t danh m\lc gc3m
cac ph~n sau: .(~ " - Danh fi\lC Dan vi Nh~n, So~n van ban
- Danh fi\lC Nai gui van ban 23 Danh m\lc Nai nh~n van ban
- Danh m\lc Phan lo~i van ban
Danh fi\lC Ten lo~i van ban
Danh fi\lC Nguai ky van ban
Danh fi\lC H6 sa
Dauh m\lC SB phan lo~i
3.5.2. Phuangphap th1!c hi?n
- Til man hinh chinh, vao H~ th8ngl C,p nh,t Danh ml}c, chQn m\lc tuong
thich, bfun chuQt tren thanh ghi, tren bang se hi~n len cac Tieu m\lC dS Iva chQn.
Trong ph~n nay, toan bQ cac danh m\lc dugc the hi~n tren mQt thanh ghi. Mu6n c~p OO~t m\lc nilO, kich chuQt vao ten m\lc do tren thanh ghi. Man hiOO
C~p nh~t duQ'c b6 tri thlinh hai cQt. CQt Mff (cQt 1) dung dS c~p OO~t Ten
viSt t~t hay Mff (theo chudn tit khoa, it nhdt g6m 02 leY t¥ khong co am nit di
dmg). Bfun phim Tab dS chuySn sang cQt 2, cQt 2 dUng dS c~p OO~t thong tin
d~y du vS m\lc do (ten ddy du). - B~m vao nut §n Them dS c~p OO~t them m\lc mai
- B~m chuQt vao m\lc c~n sua va sua dii li~u ngay tren man hiOO.
- Huy bomQt m\lc bAng nut Xoa
- Thmlt khoi va ghi l(;1.i bAng nut Thoat
- Mu6n in bang Mff b~m vao In danh m\lc
- Di chuySn chuQt len xu6ng d@ xem cac phAn khu~t. - Vi dfl: DJ ctjp nhtjt them Dan vi Nhtjn, Soq.n bdm vao Dan vi nhtjn tren
thanh ghi. Tren bang se hi¢n len danh sach cac dan vi da co. Niu cdn them thi
bdm vao m~c them va vao ten dan vi. - Khi th\Ic hi~n xoa, trong chuang trinh se th\Ic hi~n danh d~u m\lc cAn xoa,
khong th\Ic hi~n xoa hoan tolin, do do khi cAn khoi ph\lc hli chi c~n b~m vao
fi\lC Bo Xoa, cac m\lc dff daOO d~u xoa se khoi ph\lc 1(;1.i.
3.6. Phan to!,i thong tin
3.6.1. M~c dich, y nghia
M\lc dich oob xay dVng chufut th6ng nh~t thong tin, tren co sa do d@ chufuI
hoa thong tin trong co sa dfr li~u, thiSt l~p m6i quan h~, trao d6i thong tin trong
cac h~ th6ng, trong cac CSDL. Phan lO(;1.i thong tin thanh cac nhom theo liOO V\IC
hO(;1.t dQng, theo cac v~n dS mQt cach th6ng OO~t, ph\lc V\l cho vi~c tra tim thu~
lQ'i. M~t khac, kY hi~u thong tin la c~u n6i lien kSt gifra cac 10(;1.i hiOO tai li~u.
BAng ky hi~u thong tin th6ng OO~t, khi chuySn tai li~u tu van thu vao luu tm se
th6ng nh~t duQ'c phuong thuc phan 10(;1.i, s~p xSp tai li~u theo cac h6 sa cong
vi~c, theo cac linh V\IC hO(;1.t dQng. M~t khac, ky hi~u thong tin dung 'dS chufuI
hoa thong tin OOfun tang dQ chiOO xac cua vi~c th6ng ke t6ng hgp dfr li~u. Vi d\l, khi t6ng hgp san lUQ'ng ngo trong ca nuac, nSu khong th6ng nh~t
thong tin thi s6 lUQ'llg b~p (MiSn nam) se khong duQ'c t6ng hgp vao. Thong
thuang a c~p xff thong tin thuang duQ'c chia theo cac linh Vl)'C, Van hoa, giao
d\lc, tu phap, dia chiOO... C~u truc cua khung phan 10(;1.i thong tin, duQ'c t6 chuc duai d(;l.llg cay thong
tin, g6fi cac: DS fi\lC, Ti@u dS fi\lC, M\lc, TiSu fi\lC. Ph\l thuQc vao S\I phan c~p
va t6 chuc thong tin, co thS t(;1.0 cac fiUC khac OOau, theo yeu c~u quan lY. 24 3.6.2. Phuang philp th1!c hi¢n
TiT man hinh chinh, vao H~ thBng/Phin lo~i thong tin, tren man hinh se
xuAt hi~n h~ th6ng phan lo~i thong tin. Bfun vao dAu (+/-) de rna, dong cay
thong tin. ChQn d~ m\lC tuong thich vai don vi minh de t~o them cac m\lc nho. 3. 7. Thiit lQ-p chi il{j ngf,m ilinh
,3. 7.1. Ml:lc dich y nghia
Chuc nang nay dUng de thi8t l~p ch8 dQ ng~m dinh dung cho cong vi~c nh~p
dfr li~u thu~ ti~n, nhanh chong va chinh xac. Trong khi nh~p du li~u, co mQt s6
tru 3.7.2. Phuangphap th1!c hi~n Khi mUdn d~t ch8 dQ ng~m dinh, nguai dUng sau khi da: c~p nh~t d~y du
thong tin trong phdn C~p nh~t Van ban d8n/di, ghi l~i cac thong tin cua van ban,
sau do mai thgc hi~n d~t ngfun dinh. Trong tru 25 Til man hinh chinh, vao H~ thBng/Thi~t lip hf thBng, trenman hiOO se hien
thj cac truang thong tin cua t~p dfr li~u Van ban d~n, Van ban di. Danh dAu vao
o vuong t~i cac truemg ck d~t ch~ dQ ngAm djnh. Sau khi thgc hi~n xong bAm
vao m\lc Ghi l\li nhfrng thay d8i de ghi l~i va bAm vao quay l~i de quay v~ cac
m\lc truac. ~. , Hi~u 19c cua ch~ dQ co tac d\lng ngay sau khi rna m\lc c~p nh~t Van ban
d~n/di. De thi~t l~p l~i ch~ dQ mai, thgc hi~n l~i cac buac tuong tg. Chi d~t ch~
dQ ngfun djnh vai nhfrng twang thong tin co tAn xuAt l~p cao. 4.1. T8 chuc thong tin
T6 chuc thong tin trong h~ th6ng gam hai t~p dfr li~u chinh: Van ban di va
Van ban d~n. De h6 trQ' vi~c c~p nh~t thong tin, co them thu vi~n chua cac t~p
dfr li~u ph\l trQ'. Cac t~p tren duQ'c lUll t~i thu m\lc QLVB\DATA. Do t6 chuc dfr
li~u thea nam, nen khi nh~p dfr li~u ck phai khai bao nam. N~u la nam hi~n t~i,
thi khong cAn khai bao. MQt diem cAn lUll Yla nam aday, lAy thea nam h~ th6ng
cua may tiOO. Do do n~u ljch tren may tinh khong dUng vai thai giau" hi~n t~i,
cAn hi~u chinh l~i. Trong phk C~p nh~t thong tin gam cac phk: Nh~p dfr li~u, Sua dfr li~u va Huy dfr li~u. Phuong phap c~p nh~t thong tin Van ban d~n, Van ban di duQ'c thi~t k~ gi6ng nhau. Mu6n c~p nh~p thong tin cua m\lc nao, thi vao m\lc tuong thich. H~ th6ng duQ'c thi~t k~ ch~y tren m~g, nen trong mQt thai diem co the co
nhiSu van thu cling nh~p, dfr li~u van ban d~n, dfr li~u van ban di. DBi vai nhfmg
don vj nho, h~ th6ng van thu khong duQ'c k~t n6i m~ng thi co the chua dun nh~
duQ'c h~t hi~u qua cua chuong trinh, song d6i vai cac don vj lOn, h~ thBng van
thu duQ'c k~t n6i in~g, cling mQt lilc co rAt nhi~u cling thao tac, hi~u qua mang
l~i la khong nh6. ~ Mo hinh dfr li~u duQ'c t6 chuc theo mo hinh t~p trung. TAt ca cac thong tin
khi c~p nh~t se dugc t~p trung tren may chil. Rieng thong tin toan van thi dugc
t6 chuc ghi tren may cua Van thu. Vai vi~c t6 chuc dfr li~u nhu v~y se co OOfrng
thu~n 19i sau: Tim thong tin toan van se nhanh hon, khong bi h~n ch~ bai t6c dQ duang
, truyen cua m~ng. Quan ly t6t cong vi~c dang ky van ban di, d~n.
Thu~ ti~n cho vi~c t6ng hQ'P thong tin til ngan hang thong tin. 26 V6'i mo hinh dfr li~u t~p trung cling co nhfrng nhugc diSm khi trang thiSt bi
khong d6ng bQ, chuang trinh se bi h~ chS vS t6c dQ vi ph\l thuQc vao t6c dQ
dUOng truySn tren m~ng, t6c dQ xu ly cua may chu. D6i v6'i nhUng may chu m6'i,
co cau hinh tuong d6i m~nh thi van dS nay cling khong co anh huang nhiSu.
4.2. C{ip nh{ip thong tin van ban din .4.2.1. T6 chuc thong tin
T6 chuc thong tin di'r li~u van ban dSn, dugc thiSt kS thea mo hinh phan cap
tUng lo~i s6 thea cap giri dSn. Tu)' thea muc dQ quan ly cua tUng co quan, thong
tin van ban dSn co 100 hay khong, dVa vao do dS pharr cap. Vi d\l, co thS phan
cap cac van ban dSn til cO' quan Chinh phu, cac van ban dSn til cac bQ, co quan
ngang bQ, cac dja phuong, cac sa, ban nganh tn;rc thuQc. Chuang trinh cho phep
khai t~o cac s6 phan lo~i m6'i, thea cac Iva chQn cua nguai su d\lng. Khi khong
co oou c~u pharr 000 s6, nguai su d\lng co thS dS chung. Mo hinh t6 chuc dfr li~u pharr cap thea cac lo~i s6, se t~o diSu ki~n thu~n ti~n
cho vi~c c~p nh~t, lQc dfr li~u, l~t cac van ban tren man hinh. M~t khac rat thu~n
ti~n cho vi~c t6ng hQl>, dS lam cac bao cao, t6ng hQl>. Vi~c pharr cap thea cac
lo~i s6, khong lam anh huang dSn vi~c phan tan dfr li~u. Ban chat cua vi~c phan
cap thea tUng lo~i s6 la sv b6 tri cach quan ly cho phu hgp v6'i nguai· su d\lng,
con dit li~u trong t~p dfr li~u vfrn t~p trung. Do do khi cAn tra tim thong tin theo
cach tim kiSm t6 hgp, thi thong tin vfut dugc tim tren toan bQ t~p dfr li~u. - Tren ~an hiOO chiOO Cip nbit van ban d~n g6m cac chuc nang sau: 27 - Nh~p mai
- Hi~u chinh
- Xoa
Diu
- TrtrO'c
Ti~p
- Cu8i
- Ghi
- Tim VB tra liri
- Toan van
- ChQn sa
- K~t thuc
- Bim phim Fl - C~p nh~t dfr li~u m6i
- Sira d6i dfr li~u
- Xoa ban ghi (van ban)
- v~ dAu t~p dfr li~u
- L~t v~ tru6c mQt biSu ghi
- L~t v~ sau mQt biSu ghi
- v~ cu8i t~p dfr li~u
- Ghi l~i dfr li~u
-·Xem cac thong tin v~ van ban tni lai
- Xem toan van thong tin van ban
-ChQn s6 phan lo~i cAp giri
- Thoat ra kh6i chilc nang nh~p
- Xem thong tin huang dful sir d\illg 4.2.2. Phuangphap c~p nh~t thong tin - BtrO'c mQt: Kich van m\lC Ch(Jn sa dS chQn s6 cAn nh~p
- BtrO'c hai: B6 dAu (nJu co) t~i 0 Tim VB tra lui dS b6 qua cac phep tinh IQc khong cAn, nhfun tang t8c dQ may. - Bu'o'c ba: Nh~p cae thong tin vao man hinh nh~p li~u, dung phim Tab, ho~c
phim Enter dS chuySn til twang nay sang truang khac. Cac truang co cac k.Y
hi~u T iJ cu8i truang la cho phep van kY hi~u vi~t t~t, ho~c kich chuQt van danh
sach dS chQn thong tin. V6i vi~c cho phep chQn til danh sach, thong tin c~p nh~p
van se dugc chuAn hoa, thu~ ti~n cho vi~c tra tim va t6ng hQ'P. Khi khiJi dQng
M\lc C~p nh~t, trenman hinh chuang trinh luon dinh vi iJ van ban cu8i cung,
giup cho nguai sir d\lIlg bi~t da nh~p d~n van bim nao. ~ 1. sa din: Truang S8 d~n, dugc thi~t l~p la tr:uang kiSu d~g Ky tv (cho
phep nhtjp vao chu sci va cac kiJu leY ttc khac), ~o di~u ki~n cho vi~c chen s8,
trong truOng hQ'P cAn. S8 d~n se tv dQng tang dAn thea s8 thu tv khi rih~p m6i.
S8 d~n dugc dung lam khoa, dS thvc hi~n vi~c b~t 16i trung tv dQng, khi nguai
su d\lIlg nh~p l~i van ban da nh~p. Bfutg phuang phap nay, khong cho phep
nguai su d\illg nh~p l~i nhiSu lAn, tranh gay du thila thong tin. Trong truang hQ'P
nguai dung van S8 d~n, trung v6i s8 da co trong t~p dfr li~u, chuang trinh se
thong bao cho bi~t S8 d~n da co, sau do hiSn thi len man hinh. Trong twang hQ'P
co nhu cdu cdn sua d6i thong tin thi sira l~i tI'\Ic tiSp, sau do bfun van nut Ghi dS
ghi l~i van ban. Do chuang trinh d~t ngfun dinh la van ban cu8i cling, nen nguai
su d\lIlg chi cAn nh~p 86 d~n ti~p theo, sau do bAm phim Tab, man hinh nh~p
m6i se hiSn thi dS c~p nh~t thong tin. 86 d~n dugc dung lam khoa s~p x~p (theo
chiJu tang ddn), nen khi nh~p nguai dung phai tuan thil thea quy t~c toan hQc. 28 Do do phai u6c 1ugng xern s6 van ban d~n hang narn khoang bao nhieu, d@ chQn
s6 chfr s6 cho thich hgp. N~u rn6i lo~i s6 hang nam, van ban d~n du6i 1000 van
ban thi chi cAn chQn 3 s6 la dUe
Vi d~ - s6 ddn: 001; 010 - s6 ddn: 001IC.P; 0121UB (khong chr;m s6 rieng)
(chr;m s6 rieng) 2. Sa Kj hi?u van ban: S6 ky hi~u dinh d~g thea ki@u Ky t\1. Nh~p thea quy dinh Clla Tieu chuAn TCVN-5700/2002 (phong chfr TCVN3). Vi d~: s6 kY hi?u van bim: 111IQD-DHNV
3. Ngay d2n: Ngay d~n dugcdinh d~g thea ki@u ngay, thang, narn. Dung
SQC cheo (/) d@ ngan cach, thea ki@u Vi~t Narn thuang dUng. Quy dinh 2 chfr s6
dAu cho ngay, 2 s6 ti~p thea cho thang, va 4 s6 cho nam. Vi d~: Ngay ddn: 1110912011 - Ngay d~n dugc ngArn dinh thea ngay clla h~ th6ng, n~u ngay khong chinh xac, cAn chinh l~i ljch tren h~ th6ng cho phu hgp. :!~ '\ 4. Ngay thang van ban: Tuong tg truang Ngay din, di@rn cAn 1uu y 1a Ngay
van ban, phili bfuIg ho~c nhi> hoo ngay d~n. Chuoog trinh se tg dQng ki@rn tra 16i
khi nh~p du li~u sai. 5. Thui h{ln giai quyit: Truang dugc dinh d~g thea ki@u Ngay thang, vao
dfr li~u tuoog tg thea ki@u Ngay van ban a tren. Tuy thuQc vao rnuc dQ quan
trQng va sg quy dinh Clla doo vi cho timg th@ lo~i van ban, rna vao·thai h~ giai
quy~t. Vi~c vao dfr li~u nay co lien quan d~n vi~c th6ng ke chinh xac cac lo~i
van ban da d~n thai h~ giai quy~t, rna vfut chua dugc giai quy~t. 7. NguOi kj v.an ban: Nh~p tn.rc ti~p ten nguai ky van ban Vi d1:l- NguiJi kY van ban: Phqm Quang Nghi 8. Mtic dp khan: Truang dugc dinh d~ng thea ki@u truang s6. Gia tri nh~p
vao chi nh~ 1 trong b6n gia tri sau (gia tri ngfun dinh 1a 0- nghia 1a n~u rnuc dQ
m~t 1a binh thuang thi khong cAn nh~p vao co sa dfr li~u): o- Binh thuang
1 - KhAn
2 - Thugng khAn
3 - Hoa t6c Vi d\l- Muc dQ khdn: 1 29 6. Ndi gUi van ban: Truang nay co th@ nh~p vao b~ng hai cach, nh~p tn.rc
ti~p, rna don vi gui (ten t~t-n~u co) ho~c kich chuQt vao bi@u tugng (:!: ) a cu6i
0, d@ chQn ten don vi, dfr li~u se tg dQng c~p nh~t vao. N~u nhu trong bang Danh
rn\lc chua co, rna tAn su~t thuang g~p cao, hay vao rn\lc C{ip nh{it danh
mflcINdi gUi d@ c~p nh~p them vao. 9. Muc tip mQ,t: TruOng duQ'c dinh d~g thea kiSu truang s6. Gia tri nh~p
van chi nh~ 1 trong b6n gia tri sau (gia tri ngfun dinh la 0- nghla la n~u muc dQ
m~t la binh thuang thi khong c§n nh~p van co sa dfr li~u): ~-'l ...... :. , o- Binh thuang
1- M~t
2 - T6i m~t
3 - Tuy~t m~t
Vi dltl - Muc at} mt],t: 1 10. Ten IOf}i van ban: C~p nh~t thong tin tf\rc ti~p, thea ten t~t ho~c chQn til Vi dltl- Ten lot;li: Thong tll 11. Phan IOf}i van ban: Truang duQ'c thi~t k~ thea kiSu Cay phan lo~i thong
tin va thea d~ng bang Danh m\lc. N~u cap nh~t thea d~g Danh m\lc, thgc hi~n
thea phuong phap chQn til bang Danh m\lc da neu tren. N~u nhap thea Cay phan
lo~i thong tin thi bfun van nut ChQn, bfun tiSp van ffi\lC Dong/Ma dS rna cay
phan lo~i. Di chuQt dSn m\lc tuong thich, tro chuQt van ffi\lC c§n chQn, sau do
bfun van m\lc L"a chQn, t~i day man hinh se xuftt hi~n m\lC phan lo~i, ti~p thea .
bfun van m\lc chQn xong, dfr li~u se tI'l)'c tiSp c~p nhat van truang. Khac v&i
chuong trinh Quan ly tai li~u Luu trfr, a day se luu thea ten dAy du chu khong
luu thea rna. Vu diSm cua vi~c luu thea nQi dung dAy du, t~o thu~ ti~n cho
nguai sir d\lng tin khi tra tim. Co thS khong c§n nh& thong tin dAy du, chinh xac,
xong nguai tim tin chi c§n nh& mQt s6 d~c diSm la co thS tim duQ'c. Con n~u luu
thea d~g rna, thi nguai tim tin phai nh& chinh xac, nSu khong se khong tim
thfty. NhuQ'c diSm khi luu bfulg phuong phap nay la se thgc hi~n tim ch~m hon. Vi d¥ : Phdn lot;li tiIi li?u : 18.00.02
(Van h6a- Thong tin/Nhimg win aJ chung/Van bim chi ac;zo) . 17-wo d uc- DZic) tao
C::J 18-Van boa -ThOng" tin C::J OO-NhOng Vl!'n d~ ehuog .:: 02-Van ban chi. dao
04-Cb.ucrog ~ ice bo~cb. bao cao
06-H¢i Dg~ b¢i hQp
08-Ho~t d¢Dg eua lanh d~o 02-Vanboa qua.o.chUog
o3-Nghi t.b.LJc- Ngbi. ~
04-Van bOa cae dan t¢c ~u siS
06-Cha ret
08-Ng~ e6 truytn
10-Bao tOn
12-Bao mng
14-Tdn Jam.
16-Tbu~n
18-CoDg vieD.
20-C!u ~e b¢ 30 cua 86 Danh m\lc Ten lo~i. 12 .Trich yiu van ban: Truong duQ'c dinh d~ng thea ki8u Ky t\1. DQ dai clla truong la 255 ky t\1 (ki ca kY tl! trdng). 13. Trinh liinh i/{lo: Truong duQ'c dinh d~ng theo ki8u Ky t\1, thi~t k~ thea
d~g nh~p ten t~t ho~c chQn til' bang Danh m\lc. Khi c~p nh~t thong tin Trinh
lanh d~o, thi Ten lanh d~o trinh se tv d9ng e~p nh~t vao truong Vong Juan
ch'uydn van him, kern thea ngay thang. Van him se duQ'c xem la di8m khai dAu
Clla vong luan chuy8n. Trong truang hQ'p t~i truong Vong luan chuydn da co
thong tin thi Ten lanh d~o trinh se khong e~p nh~t vao.
Vi dlf, - Trinh lanh ago: Phgm Quang Nghi 14. Dun vi nh9n va xu ly: Truong duQ'c dinh d~ng thea ki8u Ky t\1, thi~t k~
thea d~ng nh~p ten cit ho~c ch<;m til' hang Danh m\lc. Phuong phap c~p nh~t,
th\1c hi~n gi6ng cac truong duQ'c thi~t k~ wong t\1. Trong truang hQP co cac dan
vi ph6i hQP xu ly, thi vao them dfiu (+).
Vi dlf,- Dan vi nh~n va xu if: Trung tamTHNN + Phong Quan tri Sau khi thong tin dugc luu l~i, b~ng cac thu~t toan, chuang trinh se tach cac dan vi
tranh vi~c xem Trung tam THNN n~m rieng v6i Trung tam tha11h rieng bi~t, d€
THNN + Phong Quan tri chung nhau 1ft hai dan vi khac nhau. Khi c~p nh~t thong tin Dun vi nh9n va xu Iy, n~u t~i truang Trinh liinh d!,o,
thong tin con trfulg, thi th6ng tin se t\1 dQng c~p nh~t vao truong Vong lUlm
chuydn van han, kern thea ngay thang. Van han se duQ'c xem la di8m khai dAu
cua vong lu§n chuy8n. 15. Ykiin giai quyit: Truong duQ'c dinh d~ng thea ki8u Ky t\1. Vao y ki~n giai quy~t cua cac Hinh d~o va chuyen vien . . 16. sa IU(fng ban sao: Truong duQ'c dinh d~ng thea ki8u truang 86.
Vi d~- 86 IU(1ng ban sao: 03
17. Tra Illi van ban sa: Truang duQ'C dinh d~g'theo ki8u Ky t\1, thi~t k~ thea
d~g nh~p ten t~t ho~c ch<;m til' hang Danh m\lc. M\lc dich clla truong 1 la S\1 trao
d6i thong tin til' bai t~p dfr li~u van han di va van han d~n. Thong tin clla t~p dfr
li~u van han d~n, tra lai cho t~p dfr li~u van han di va nguQ'c l~i. Khi ghi l~i,
thong tin nay se tv dQng e~p nh~t vao truOng Van ban tra lai eua t~p dfr li~u Van
ban di, con Van ban di l~i ghi nguge l~i vao truOng Van ban tra loi eua t~p dfr
li~u van han d~n. Nhung khong phai tfit ca cac van han d~n, di d~u tra lai cho
nhau rna doi khi chi la thong tin mQt chi~u, khi do t~i truOng nay cAn h6 tr6ng,
dung phim TAB d8 lum qua wOng khac. Vi dltl- Tra lifi van ban: 350/VHTT-TCCB 18. Van ban tra 111;: Truong duge dung luu thong tin til truOng Tra lai van
han. Nguoi dimg khong cAn c~p nh~p thong tin, vi chuang trinh se t\1 dQng c~p 31 . nh~t khi co van ban tni lai. Day la mQt uu diSm t6t ph\lc V\l cho cong tac lam
bao cao t6ng hgp. ~. 19. Luan chuy2n van ban: TruOng dugc dinh d~g theo kiSu ky tl,I. M\lc dich
cua truang la ghi l~i qua trinh luau chuySn cua van ban. Mu6n thl,Ic hien t6t
dugc cong tac quan ly van ban, can thl,IC hi~n cac quy t~c vS cong tac van thu,
tuy~t d6i phai tuan thu quy trinh luau chuySn van ban, khi do m&i dam bao dugc
dQ chinh xac. Tren man hinh g6m co hai cua s6. Cua s6 Luan chuy2n van ban,
dimg dS nh~p ten nguai, ho~c ten dan vi se luau chuySn van ban den. Cua s6
Vong luan chuy2n dimg dS luu l~i thu tl,I cac bu6c luau chuySn cua van ban. Tir
cua s6 Luan chuy2n van ban, vao ten nguai ho~c ten don vi can luan chuySn, .
sau do b~m phim Tab, thong tin se c~p nh~t vao cua s6 Vong luan ch~y2n cung
v6i thai gian chuySn. Vong luan chuySn dugc thiet ke diSm khai dAu la thong tin
l~y tir truOng Trinh lanh i/(lO ho~c truOng Dun vi nh~n, tiep theo la mlii ten tro
den dan vi tiep theo.Trong truOng hqp van ban dugc luau chuySn den mQt dan
vi khac thi vao l~i theo phuong phap da neUe DiSm uu vi~t a day la da luu l~i
toan bQ qua trinh va thai gian xu ly, luan chuySn cua mQt van ban C\l thS. Vi d\l- Vong luau chuySn: Ph~ Quang Nghi (05/05/2002) -> Phong · 20. Lwu h8 su sa: TruOng dugc thiet ke theo d~g bang Danh m\lc. Thong tin
dugc trich tir Bang Danh m\lc h6 sa. Thong tin dugc luu du&i d~ng rna cua h6
sa. M\lc dich cua truang nay la, giup cac chuyen vien l~p va theo doi cac h6 sa. Tu CSDL Van thu se th\1'c hi~n phan lo~i, xac dinh gia tri tai li~u dS chuySn sang
CSDL Luu true Vi d¥ - Luu h6 sa s6: AO]] (tfjp luu quyit ajnh) 4.3. Xem thong tin toan van
4.3.1. M6 hinh 16 chuc dii li¢u
Vai phien ban 9.0, cho phep xem toan bQ thong tin vS van ban, n~u cfin in I~i,
tu chuang triOO se in ra. DS co dUQ"c thong tin toan van, d6i vai van ban d~n la
tuang d6i kho th\1'c hi~n a thai diSm hi~n t~i, vi s6 dan vi girl qua m~g dang
con it. DS khllc ph\lc dUQ"c co hai giai phap. B~ng chuang trinh nh~ d~ng van
ban, chuySn van ban thanh d~g Text, ho~c d6i vai mQt s6 van ban quan tr<;mg,
phai danh may I~i. VS tuang lai, cac dan vi se n6i m~ng vai OOau, thong tin se
trao d6i vai nhau qua m~ng, vdn dS tra thanh dan gian. D6i van ban di, dSu xUdt
phat tir dan vi, do do chi ccln co quy diOO, tdt ca cac van ban giri di, khi qua Van
thu dang ky phat harm dSu phai chuySn thong tin toan van xU6ng may tioo cua
can bQ Van thu (hoqc VaG may chit). DS thu~n ti~n cho qmin Iy, t6 chilc thong
tin, chQn mo hiOO t~p trung. Vai mo hiOO t6 chilc thong tin t~p trung se co
OOfing thu~ IQ"i ch~ nguai quan Iy, vai cac yeu diSm sau: - Dfr li~u khong bi phan tan, h~ chS thai gian truy c~p d~n cac may. Trong
. twang hqp chuyen vien di vllng, may khong b~t thi v~n co thS khai thac thong
tin. - Dfr li~u sau khi dii phat di, cac chuyen vien khong thS thay d6i I~i nQi dung cua van ban. - DQ an toan dii li~u se cao hone
DS xem dUQ"c thong tin toan van, ccln phai co cach quan Iy t~p mQt cach th6ng
nhdt. MBi nam co hang ch\lc nghin van ban d~n, van ban di, cach d~t· ten t~p
cling Iii mQt v§.n dS. Phuang phap quan Iy hieu qu~ nhdt la Idy ten t~p van ban
triuig vai s6 kY hi~u van ban. Bfulg thu~t toan OO~n d~g, chuang triOO se t\1'
dQng tim dSn dia'chi luu gifr van ban.
4.3.2. Phttangphap th1!c hi~n
Btro-c 1: T~o mQt thu m\lC d~t ten la VANBAN t~i 6 rna (D:)
Btro-c 2: T~o tiSp hai thu m\lc con trong thu m\lc VANBAN d~t ten la:
VBDEN° va VBDI
BU'o-c 3:
- Tdt ca van ban di, t~p trung van thu m\lC VANBAN\VBDI
- Tdt ca van ban dSn, t~p trung van thu m\lc VANBAN\VBDEN
- D~t Ten t~p (File) thee s6 kY hi~u van ban. Do quy diOO cach d~t ten t~p
trong may tiOO, khong chdp nh~ ddu (/), ne~ trong s6 ky hi~u van ban co ddu (/) 33 thi khi d~t ten chi cAn bo d~u (/) di (chuong trinh se hien thi thong bao cAn d~t
ten t~p nhu thS nao cho tuang thich). Vi d¥- 86 IcY hi~u van him: 123IQD-VHTT-TCCB
123QD- VHTT- TCCB Ten t¢p se aq;t lil: . ~ - Khi cAn xem thong tin tocln van clla mQt van ban, b~m ehuQt vao m\lc Toan
van, chuang trinh MicroSoft Word se rna toan van van ban. Khi dong l~i,
chuang trinh ll;ti quay vS man hiOO C~p OO~t van bim. 4.4. Hi?u chinh thong tin
Phk C~p nh~t viin ban dSn ·l~y SB dSn hun khmi, nen khi cAn hi~u chinh
thong tin clla van ban nao, chi ck vao dung sB dSn, thong tin clla van ban se
hien thi len man hiOO. MuBn hi~u chiOO thong tin gi, hi~u chiOO ngay tren man
hinh OO~p. Sau khi hi~u chiOO xong, bfun vao m\lc Ghi, de ghi ll;ti thong tin da:
hi~u chiOO. MQt cach khac, khi khong nha SB dSn, thi bfun cac phim TrU'tYc,
Ti~p de l~t cac van ban, tim cac van ban de hi~u chiOO. Phuong phap thgc hi~n
tuang t\I. 4.5. Cpp nh~p thong tin van han di
4.5.1. TfJ chuc thong tin
T6 chuc thong tin dfr li~u van ban di, dUQ"c thiSt kS theo mo hinh ·phful c~p
tUng lOl;ti s6 ten lol;ti van bim. Tu}' theo muc dQ quan 1:9' clla tUng don vi, ph\l
thuQc vao dQ 100 ella thong tin de phful lol;ti. Vi d\l, co the phful lOl;ti s6 ghi cong
van, quySt dinh, thong tu, cac lOl;ti van ban khac ... Chuong trinh cho phep khbi
tl;tO cac s6 phful lol;ti mai, theo cac 19a chQn clla nguai sir d\lng. Khi khong co
nhu cAu phful 000 s6, nguai sir d\lIlg co the de chung. Mo hiOO t6 chuc dfr li~u phan c~p theo cac lol;ti s6, se tl;tO diSu ki~n thu~n ti~n
cho vi~c c~p OO~t, lQc dfr li~u, l~t cac viin ban tren ~an hinh. M~t khac rfit thu~
ti~n cho vi~c t6ng hgp de lam cac bao cao. Vi~c phful c~p theo cac lol;ti s6 khong
lam imh huang dSn vi~c phful tan dfr li~u. Ban ch~t clla vi~c phan c~p theo tUng
lol;ti s6 lil sg bB tri cach quan 1:9' cho phil hgp vai nguai sir d\lng, con dfr li~u
trong t~p dfr li~u Van ban di vdn t~p trung. Do do khi ck tra tim thong tin theo
cach tim kiSm t6 hgp, thi thong tin v§n dUQ"c tim tren toan bQ t~p dfr li~u.
Tren man hinh chinh C,p nh,t van ban di g6m cac chuc nang s~lU: - Nh~p D10·j
.
- Hieo chinh
- Xoa
- Diu
- TrU"(yc
Ti~p
- - C~p nh~t dfr li~u rn6i
.
- Sua d6i dfr lieu
- Xoa ban ghi (van ban)
- VS dAu t~p dfr li~u
- L~t vS truae mQt bieu ghi
- L~t vS sau,mQt bieu ghi 34 - Cu8i
- Ghi - VS cuBi t~p du li~u
- Ghi l~i du li~u
- Xem cac thong tin vS van ban tra lai Tim VB tra liri ..~ - Toan van
ChQo sA
K~t thuc
- Bam phim Fl - Xem toan van thong tin van ban
- ChQn sf, phan lo~i c~p girl
- Thoat ra kh6i chuc nang nh~p
- Xem thong tin huang d~n sir dVng (~' , · 4.5.2. Phuang phap cqp nhgt thong tin
Til man hinh chinh vao Van ban dilCip ohit m6'i dS vao man hinh nh~p
thong tin. Phuong phap c~p nh~t thong tin tuong tv phAn C~p nh~t van ban den.
1. sa Kj hi?u van ban: Truang SB kY hi~u van ban dugc dinh d~g la kiSu
truang d~g Ky tv. SB ky hi~u van ban dugc dUng him khoa, dS thvc hi~n vi~c
b~t 16i trung tv dQng, khi nguai su d\lng nh~p l~i van ban dii nh~p. Bfutg phuO'Ilg
phap nay, khong cho phep nguai su d\IDg nh~p l~i van ban nhiSu ian, trarm gay
du thira thong tin. Trong truang hqp nguai dung vao SB kY hi~u van ban, trung
v6i sB dii co trong t~p du li~u, chuO'Ilg trinh se thong bao cho biet, SB kY hi~u
van ban dii co, sau do hiSn thi len man hinh. Trong truang hgp co nhu cAu can
sua df,i thong tin thi sua l~i trgc ti~p, sau do b~m vao nut Ghi dS' ghi l~i van ban.
Do chuO'Ilg trinh d~t ngfun dinh la van ban cuBi cung, nen nguai su d\lllg chi can 35 ~ :.. nh~p S& ky hi~u van ban tiSp theo, sau do bfun phim Tab, man hinh nh~p m6i se
hiSn thi dS c~p nh~t thong tin. S& kY hi~u duClc dUng him khmi sAp xSp (theo
chi~u tang ddn), nen khi nh~p nguai dung phai tuan thu thea quy t~c toan hQc.
Do do phai u6c IUQ1lg xem s& van ban di hang nfun khoang bao nhieu, dS chQn
s& chit s6 cho thich hQ'P. NSu m6i lo~i sA hang nfun, van ban di du6i 1000 van
ban thi chi cAn chQn 3 s6 la dUe Vi d1:l: 86 leY hi?u van bim - 001IQD-BNV
2. Ngiiy van han: (Xem Cqp nhqt van bem din) - Ngay van ban duClc ngfun dinh thea ngay cua h~ th6ng, nSu ngay khong chinh xac, cAn chinh l~i lich tren h~ th&ng cho phu hQ'P. Xem cqp nhqt van bim din
Xem cqp nhqt van ban din
Xem cqp nhqt van ban din
Xem cqp nhqt win ban din
Xem cqp nhqt van ban din 4. Muc ilp khan:
5. Muc ilp m~t:
6. Ten IO(l; van han:
7. Phlin IO(l; van han:
8. Trich y/u van ban:
9. DlIn vi sO(ln van ban: TruOng dUClc dinh dt;Ulg kiSu truOng Ky tv, thiSt kS
thea kiSu nh~p ten tAt ho~c chQn tir bang Danh m\lc. Phuong phap c~p nh~t thvc
.hi~n gi6ng cac truOng dugc thiSt kS tuang tv. Trong truOng hQ'P co cac dan vi
ph&i hQ'P SOt;Ul, thi van them d:lu (+) tuang tv phfut c~p nh~t van ban dSn. 3. Thui h(ln gia; quy/t: Truang dugc dinh dt;Ulg thea kiSu ngay thang, van dit
li~u tuang tv thea truOng Ngay van ban atren. Tuy thuQc van c:lp gi'ri dS quy
dinh thai ht;Ul giai quySt. Vi d\l, huy~n ra van ban gui cac xa, yeu cAu dSn thai
ht;Ul nao phai gild quySt cac V\l vi~c, hun bao cao vS huy~n. Til do huy~n m6i
quan ly, tAng hQ'P duClC cae dan vi da giai quySt, bao cao cac yeu cAu gi'ri vS
huy~n. D&i v6'i c:lP du6'i gi'ri len c:lP tren, thi khong cAn m\lc nay,' vi khong co
thfun quySn yeu cAu c:lp tren dSn thai ht;Ul giai quySt. dt;Ulg nh~p ten t~t 'ho~c chQn tir bang Danh m\lc. Vi d¥- Nguai leY van ban: Ph{lm Quang Nghi 11. No"i nh~n van ban: Truang dUClc dinh dt;Ulg kiSu truOng Ky tv, thiSt kS
theo kiSu nh~p ten t~t ho~c chQn tir bang Danh m\lc, nh~p trgc tiSp. NSu trong
bang Danh m\lc chua co, rna thuang g~p, hay vao m\lc C,p ohit danb m\lc/No'i
nhin dS c~p nh~p them vao. Trong truOng hQ'P gi'ri cho nhiSu dan vi, chQn them
ten cac don vi, chuang trinh se tv dQng gfu1 them d:lu (+). NSu trvc tiSp danh
van thi phai van d:lu (+) sau m6i ten nai nh~. Vi d1:l- Nai nhtjn: UBNDxQ Vinh Tan + UBNDxQ Vinh Minh 36 10. Nglfu; kj van ban: Truang dugc dinh dt;Ulg thea kiSu Ky tv, thiSt kS thea Sau khi thong tin dugc lUll l~i, b~ng cac thu~t toan, chuong trinh se tach cac
dan vi thanh rieng bi~t, dS tranh vi~c xem UBND XQ V'inh Tan + UBND XQ Vinh
Minh chung nhau lit hai don vi khac nhau. Xem ctjp nhtjt van bim il€n
Xem ctjp nhtjt van bim il€n
Xem ctjp nhtjt van bim il€n 12. Tra liii van ban sa:
13. Van ban tra liii:
,14.Tinh tr(lng xu Iy:
15. LU'u h6 sO' sa: Xem ctjp nhtjt van bim il€n
3.3. Xem thong tin toan van: Xem ctjp nhtjt van bim il€n
3.4. Hi?u chinh thong tin PhAn C~p nh~t van bim di lAy S8 ky hi~u van ban lam khoa, nen khi cAn hi~u
chinh thong tin cua van ban nao, chi cAn vao dung S8 kY hi~u van ban, thong tin
cua van ban se hiSn thj len man hinh, mu8n hi~u chinh thong tin gi thi hi~u
chinh ngay tren man hinh nh~p. Sau khi hi~u chinh xong, bfun vao m\lC Ghi, dS
ghi l~i thong tin dii hi~u chinh. MQt cach khac, khi khong nh6" S8 ky hi~u van
ban, thi bAm cac phim Tru6"c, TiSp dS l~t cac van ban, tim cac van ban dS hi~u
chinh. Phuong phap th\lc hi~n tuong t\1.
5. Cip nbit yang luan cbuy~n
5.1. MIlC aich, y nghia
M\lc c~p nh~t vang luan chuySn, chi dung trong quan ly van ban dSn. D8i v6"i
van ban di, vi~c theo doi xu ly se kh6 khan hon, nen trong chuang trinh khong
dS c~p dSn. Do do am\lC van ban di, m\lc chQn nay se rna di. Day la cong C\l
ti~n ich, giup nguai su d\ll1g quan ly dugc qua trinh luan chuySn van ban. 5.2. PhU'O'ng phtip- thvc hi?n
Til man hinh chinh, vao Van ban dSn/C~p nh~t vang luan chuySn. 2437/IM-DB
2442TMlDB
29/VNBI
301CV-2002
7105IIC-HCSN
731IKHXH-KH
8312002/QD- IIO ._h"'M$W-4~""":· T~i cua s6 Danh sach cac van ban dii co, bAm chuQt vao Sc3 ky hi~u van ban
cAn luan chuy8n, s8 ky hi~u van ban se c~p nh~t vao cua s6 C~p nh~t. Bfun OK
dS th\lc hi~n. Tren man hiOO c~p OO~t du li~u, chi co truOng Luan chuySn van ban, Vang
luan chuySn va y kiSn giai quySt cho phep ngubi sir d\ll1g c~p nh~t thong tin, can 37 trinh se ngftm dinh l~i ngay thang cho dSn khi chQn l~i ngay thang mai va se
quay vS ngay thang h~ th6ng, sau khi dil kSt thuc in m\lc I\lC va ra khoi chuang
trinh. Phftn giai h~n (dSn-ngay) luon luon la ngay hi~n t~i dang thao tac, do do
nSu mu6n in m\lc l\lc dSn ngay hi~n t~i thi khong phai vao l~i ngay. NSu in m\lc
l\lc mQt ngay, chi cftn vao m\lc (dSn ngay), con m\lC (tir ngay) thi bo triing.
NguQ'c l~i, nSu nhu bo tr~ng ca hai m\lC thi chuang trinh se hiSu la in tfit ca m\lc
l\lc til dftu t~p CSDL cho dSn thai gian hi~n t~i.
.
6.2. In muc luc van ban din . Til man hinh chinh; vao Van' ban d@nlIn myc Iyc. Modul in van ban dSn, cho phep in sa theo 3 tieu chi: • In myc Iyc theo thai gian (In tdt ca cac van ban din tir thai gian din thai gian); • In myc Iyc theo sa phin IO\li (In mtlc ltlc theo phiin loq,i s6 tit cac cdp girl din); • In myc Iyc theo ten IO\li (Theo timg loq,i s6 khac nhau).
BtrcYc mQt: Vao thai gian cftn in (tit ngay din ngay).
BtrcYC hai: Kich chuQt vao dftu Tieu chi, tieu chi duQ'c chQn se dai mau.
Btr6-c ba: ChQn lo~i sa, ten lo~i (trit tieu chi thea thai gian)
BtrcYC ban: Bfim OK dS thgc hi~n, bfun Cancel dS huy boo 39 Bmyc nam: Neu trong t~p dfr li~u co chua thong tin, thi chuang triOO se g<;>i • • Menu in, cho phep·nguai sir d\lng 19a chQn:
Xem dfr li~u ngu6n (Plain)
Xem thong tin v~ CSDL (Summary)
Dieu ki~n (For...) va (Whille...) J •
, * Cac hra ch(Jn tren it du(J'c sir dung dJn. • Xem thong tin tren man hinh (Print Preview), co thS di~u chinh cho phil
hgp kich ca. Bfun phim ESC ho~c kich chuQt vao biSu tm;mg quySn sach dang
rna dS dong l~i va quay ra. Forml !l1iI. • Dua thong tin ra may in (Sent to Print), v6i dieu ki~n may in da ache dQ
sfut sang. Vi~c chuAn bi dua thong tin ra may in, phiti duqc ch~n bi cac cong
vi~c cAn thiet OOu thiet l~p che dQ in (ten lo~i may in, dQ phan giiti, lo~i giAy va
kich Co' cua trang giAy, in ra theo chi~u nao). Khac v6i cac phien ban tru6c day,
phien ban 9.0 nay, cho phep thiet l~p che dQ in, ~iBng trong Microsoft Word.
DBi v6i nhfmg nai chuyen dimg may tiOO cho rieng cong vi~c nay, thi nen d~t
che dQ ngAm diOO. • Luu thong "tin vao rna til (Save to File), cho phep mang chuySn di bAt Cll nai nao co may in dS in ra, ho~c lUll l~i thanh OOfmg t~p dfr li~u 000. ~ Trong mQt thai diSm, chi cho phep ch<;>n mQt trong cac khit nang tren, sau khi
ch<;>n xong bAm vao m\lc OK dS thlJc hi~n, bfun vao m\lC Cancel d€ huy bo I~OO
va thoat rae . .
6.3. In muc luc van han iii
Til man hiOO chinh, VelO Van ban eli! In myc Iyc. Modul in van ban di, cho phep in sA theo 2 tieu chi: 40 lit.. ~ ,.to . 7. Tim ki~m thong tin .. Phuong phap tim kiSm thong tin trong chuong trinh, dugc thiSt kS tim theo
hai cach, tim kiSm Tu§n tg va tim kiSm T6 hQ1>. Do mo hinh dfr li~u t6 chuc
timg nam, theo nghiep V\l truyen thBng cua cong tac van thu, nen khi c§n tim
kiSm thong tin, nguai sir dl)Ilg phai khai bao nam chua thong tin do. Tll' man
hinh chinh, vao H~ thBng/Khai bao nam, chQn nam c§n tim. NSu tim trong
nam hi~n t~i, thi khong c§n phai khai bao bao nam, vi chuong trinh luon ng~m
dinh nam dang thgc hi~n la nam hi~n t~i. Do cach t6 chuc dfr li~u theo timg s6,
Van ban dSn, Van ban di rieng, nen khi c§n tim van bim, c§n chQn m\lc tuong
ung. Phuong phap tim kiSm thong tin a van ban di, van bim dSn, dugc thiSt kS
giBng nhau.
7.1. Tim kiim tu8n tv Tll' man hinh chinh, vao Van ban dSn (Van bim di)/C~p nh~t mai, tren man
hinh se hi~n thi man hinh c~p nh~p van ban. Dfr li~u i:J day dugc t6 chuc theo
phuong phap phan lo~i theo s6 (theo c~p gui dSn), vi d\l cua cac cO' quan thuQc
Chinh phu, bQ, nganh, dia phuong. B~g mo hinh t6 chuc dfr li~u theo cach phan
nh6, se giup cho may xu ly nhanh hon va nguai su d\lng thao tac thu~n ti~n han.
TiSp theo bfun vao m\lc ChQn s6 d~ chQn s6 c§n tim. B~m vao cac m\Ic (D~u,
CuBi, Truac, Sau) d~ tim tu§n tg cac van ban.
7.2. Tim kiim ta h!yp Phuong phap tim kiSm thong tin trong chuang trinh dga tren cac thu~t tooo
cua d~i sB quan h~ (tuy~n, hQi, va...) cho phep tim theo cac bi~u thuc logic dQng.
Nguai su d\lng co th~ tim theo b~t cu mQt t6 hQ1> chi tieu nao rna co athong
tin d~u vao. Trong ph§n nay, d~ chuk hoa thong tin, tll' cac bi~u thuc tim kiSm,
d~ng khac nhau, dua ve mQt sB d~g chuk. Quy dinh cho cac truang dugc dinh
d~g bfutg ky tg (Text) thi l~y theo d~g bao ham, con cac d~g sB, logic, ngay
thoog thi l~y theo cac tooo tu trong d~i sB quan h~. Vi dfl: DS tim t~t ca cac van bim dSn ( nam hi?n tr;zi), co Ten lo~i la: _.. " Quy~t dinh". Phuong phap thvc hi~n se tiSn hanh nhu sau:
- Vao Van baD d~DI Tim kiSm.
- Kich chuQt vao truang: Ten lo,i chQn Quy~t dinb.
- B~m dup chuQt vao Quy~t dinh, d~ dieu ki~n tim chuy~n len cua s6 dieu
ki~n tim.
- B~m vao Nut OK d8 thvc hi~n tim.
- MuBn huy b6 bi8u thuc tim, bfun vao m\lc Reset.
- Thoat kh6i va huy b6 l~nh vao m\lc Cancel. 42 Trong truang hgp c§n tim theo nhi6u di6u ki~n khac nhau, b~ng phuong phap
tren, vao them di6u ki~n tim. Sau khi thiSt l~p dAy dil bieu thuc tim, bAm vao
Nut OK de thgc hi~n. cAn lUll y dSn cac toan tir va, ho~c ... Vi d1}: Khi tim ngay 11109/2011, xem co bao nhieu van ban dSn, thi tAt ca
cac van ban co ngay dSn la ngay 11109/2011 se hien thi, nhung them mQt di6u
ki~n mia la til cac co quan Chinh phil giri dSn, dfr li~u se lQc dAn va chi co cac
van ban til Chinh phil giri dSn mai hien thi. Nhu v~y vi~c lQc dfuI dfr li~u da lam
cho vi~c tim kiSm thgc hi~n dugc nhanh han, nguai sir dVng thao tac do phuc
t~p hone Khi thgc hi~n tim, nSu trong CSDL co cac bieu ghi thoa di6u ki~n cila bieu
thuc tim, chuang trinh se thong bao cho nguai sir d\lIlg biSt s6 ban ghi thoa di6u
ki~n tim va hien thi dfr li~u len man hinh bieu ghi dAu tien. De xem thong tin cac
bieu ghi tiSp theo, bAm vao cac Nut Diu, TrtrCYc, Ti~p, Cu8i de l~t cac bieu ghi.
De triSt xuftt thong tin ra thanh cac t~p dfr li~u tren dTa ho~c ra ngay may in chQn
Nut In. Sau khi vao Nut in co 3 kha nang cho b~n Iva chQn: - Xem, kiem tra l~i kSt qua truac khi in . " . . Y~phD~B9
c~~~ tbLi~b:i!u~dj&;n : .
IC~':sanq~yen rae g]a ...
Cl;JC VHrr.cc, sJ!j.
V!nphOngB¢
VtJBao cm
Vy· ti9~ .Toan.
":~~j!:';:: .."..~~~ .. qua ra dTa tu - In
- In kSt qua ra may in (wJi diJu ki~n may in dil achi d9 READY)
- Sau khi thgc hi~n xong, de thoat ra quay v6 mvc truac do bfun vao nut K~t thuc. 43 .. D6i v6i vi~c tra tim thong tin trong mQt khming thai gian, vi~c dua cau hoi
van bi~u thuc tim, phai dua van ngay b~t dAu, ngay k~t thuc va nen 006 rfutg,
thong tin chi duQ'c tim trong khoang thai gian 1 nam Iva chQn. BtrcYc 5: N~u cAn in danh m\lc cac van ban, bdm van nut In, cac 19a chQn v~ di~u ki~n in se hi~n thi tren man hiOO. . BtrcYc 6: ChQn di~u ki~n in, in tf\lc ti~p ra gidy, hay in ra man hiOO?
N~u chQn In ra gidy, chuang triOO se hi~n thi thong bao, oo~c b~t may in va
d~t gidy. Sau do se gQi d~n Ham chuful in dn, cho phep thi~t l~p cac tham s6 in
(gi6ng WinWord). Day la mQt di~u ki~n thu~n 19i cho nguai dung, vi cac phien
ban tru6c day, khong cho phep thi~t l~p tham s6 in.
8. Th8ng ke tAng hq"p M\lC dich cua chuc nang Th6ng ke - T6ng hgp dung d~ ph\lc V\l cho cong tac
quan ly, xu ly van ban, oob giup can bQ thu~ ti~n trong cong tac t6ng hgp,
lam bao cao trong cong tac giao ban hang tuAn. Khac v6i tim ki~m, Th6ng ke
T6ng hgp, dugc thi~t l~p thea mQt sa chi tieu c6 dinh, dinh d~ng tru6c. Tuang tg
OOu cac chuc nang khac khac, vi~c th6ng ke - t6ng hgp thgc hi~n thea nam, nen
vi~c khai bao nam cAn th6ng ke la cAn thi~t, n~u thai gian th6ng ke - t6ng hgp
khong phai Ia nam hi~n t~i. V6i mo hiOO chi li~u t6 chuc phan cdp thea S6 phan lo~i trong CSDL, vi~c
th6ng ke - t6ng hgp thea cac tieu chi thgc hi~n thu~n ti~n, OOanh chong, phan
lo~i C\l th~ thea timg lo~. Khi co OOu cAu t6ng hgp toan bQ van ban, chuang
triOO cling dap ll'ng dugc yeu cAu t6ng hgp bfutg phuang phap chQO Tdt ca. K~t
qua t6ng hgp se t6ng hgp tir tdt ca cac S6 trong t~p dfr li~u. Do chuc nang Th6ng ke - T6ng hgp dugc thi~t l~p thea mQt s6 chi tieu c6
diOO, nen khi co· cac yeu cAu v~ t6ng hgp thea cac tieu chi t6 hgp cac di~u ki~n
khac nhau, cAn su d\lng cac cong C\l tim ki~m t6 hgp trong chuc nang Tim ki~m 45 8.1. Th8ng ke - Tang h(lp van han din
Modul ThBng ke - TAng hQ'p van ban d~n bao gAm cac my.c sau: B¢ VAN HQA - THONG TIN .. ThBng ke theo ngay van ban • •
• • • • • ThBng ke theo Bo'n vi nhin giai quySt
ThBng ke theo Ten lo,i van ban
ThBng ke theo Tinh hinh xu Iy van ban
ThBng ke van ban qua h,n giai quy~t
TAng hClP tinh hinh xu Iy van ban theo Ban vi nhin
TAng hClP tinh hinh xu Iy van ban theo sA phan lo,i Modul ThBng ke van ban di, bao gAm cac tieu chi th8ng ke sau: ThBng ke van ban di theo ThOi gian • • •
• • • Th8ng" ke van ban di theo Ban vi so,n
Th8ng ke van ban di theo Ten lo~i
ThBng ke van ban di theo NgU'Oi ky van ban
ThBng ke van ban di Qua h~n giai quy~t
TAng hClP theo Ten lo~i van ban , . B9\JANlioA'~'iH6NO TIN" ,"61.11 'f1I • 8. """ 1002 Tir cua sB chinh cua man hinh, vao Van ban ail a~n, chQn m\lc Th8ng ke,
tren man hinh se hi~n thi khung cua sB tuang (mg. Nguyen t~c chinh cua vi~c
th6ng ke aday la tinh theo y~u t6 thai gian, nen tren cua sB luon luon hi~n thi
di~u ki~n thai gian. Thai gian hi~n thi CJ Idn xu~t hi~n dAu, la thai gian I~y tit h~
th6ng, mu6n chQn khoang thai gian chinh xac thi vao I~i ngay, thang, nam theo
quy djnh cua truOng ngay thang. Sau khi chQn l~i .ngay, thang, chuang"trinh se
ngAm dinh I~i ngay thang cho d~n khi chQn I~i ngay, thang, m6i va se quay v~
ngay thang h~ th.6ng sau khi dii k~t thuc ra kh6i chuang trinh. Phdn gi61 h~n (d~n
ngay) luon luon la ngay hi~n t~i dang thao tac, do do n~u mu6n th6ng ke d~n
ngay hi~n t~i thi khong phiii vao I~i ngay. N~u th6ng ke mQt ngay, chi cdn vao
m\lc (d~n ngay), con m\lC (tit ngay) b6 trfutg. Ngugc I~i n~u nhu b6 trfutg cii hai
m\lC thi chuang trinh se hi~u la se th6ng ke toan bQ dfr li~u hi~n co.: BuO'c 1: T~i cita 86 thin gian vao: 47 lIII.......-- __ -"l D~ th6ng ke theo mQt tieu chi nao do cua chuang trinh, bfun chuQt vao 0 tron
adAu "clia tieu chi, sau do chQn di~u ki~n th6ng ke, va bfun vao OK d~ thgc hi~n.
Vi dl}: Th6ng ke ~ ngay 0110112011 d~n ngay 11109/2011, xem co bao
nhieu van ban tit UBND gm d~n la Thong bao, thi cac buac thgc hi~n nhu sau: I 11109/2011 Til' ngay: I0110112011 ID~n ngay: BU'uc 2: ChQn lo~i so 1ft UBND
BtruC 3: Bfun chuQt vao 0 ThBng ke theo Ten lo~i, chQn Thong bao
BU'uc 4: Bdrn OK d~ th\lc hi~n.
N~u trong t~p dfr li~u tAn ~i cac van ban thmi theo cac diSu ki~n thBng ke
tren thi tren man hinh se hien thi dong thong bao, sB van ban sau do hi~n thi
du6i d~g khung nhin (Preview). Chuang trinh cho phep nguai sir d\lng co the xem ket qua tren man hinh
hoij,c in ra gifiy mQt cach thu~ ti~n. N~u' cAn in ra gifiy (A4) thi bful phim (F2).
Khi xem tren man hinh n~u thong tin bi che khufit thi dung cac phim mili ten len,
xuBng, trai, phai de di chuyen. Thoat ra khoi chuang trinh quay ve m\lc truac
bfutg bfun phim (ESC).
8.2. Thang ke - Tang h!lp van ban iii Ph§n ThBng ke - TBng hQP van ban d~n va ThBng ke - TBng hQP van ban di, phuong phap th\fc giBng nhau. 48 Phin hai:
. UNG DUNG CONG NGHE. THONG TIN VAo CONG TAc LUiJ TRU
Biti 3:
VAl TRO vA NHifNG UNG DVNG CNTT VAo CONG TAc LUU TRU 1. Nhtrng nQi dung cO' ban cua cong tac IUD trfr , Tai li~u luu tm la mQt nguBn lvc thong tin quan tn;mg, ph\lC V\l cho quan ly
nha nuac, qmin ly xii hQi, xay dlJIlg kinh t€ phat tri@n va nang cao dai s8ng
van hoa cua nhan dan. Vi~c khai thac, sir d\lIlg nguBn 19c thong tin luu trfr dii
duQ'c cac cO' quan luu tni d~t thanh mQt nhi~m V\l chu y€u. Lau nay, cac cO'
quan lUll tru thuOng sir d\lng cong C\l khai thac tai li~u luu tm qua hQ the, m\lc
l\lc hB sO'. Vi~c quan ly, th8ng ke, tAng hgp tai li~u then cac chuyen d~ mdt rdt
nhi~u thai gian va chua chinh xac. f)@ kh~c ph\lc nhfing h~ ch€ neu tren can
phai Ung d\lng Cong ngh~ thong tin (CNTT) vao cong tac luu tm. Theo quy trinh nghi~p V\l v~ cong tac luu tm, til thu th~p, xac dinh gia tri
tai li~u, phan lo~i d€n vi~c hiOO thanh cac hB sO' luu tm, phan tich tirng khia
c~ v~ chuyen mon, qua do xay d\IIlg quy triOO d@ tUng buac tin hQc hoa. 1.1. Thu th~p, xac t/jnh gia tri tai liiu Iltu tra
- Til mang luai luu tni qu8c gia phan diOO cac lo~i kho luu tm. Luu tm hi~n haOO, luu tm c8 diOO va m8i quan h~ gifra chung. . - Cac nguBn thu th~p tai li~u cua cac lo~i luu tni, luu tm cua cO' quan quan ly OOa nuac, luu tni sg nghi~p, luu trU qu8c 'gia - Cae lo~i wi li~u c§n thu th~p cua tirng luu tm
- Thai h~n bao quim cac lo~i tai li~u
- Thli t\lc giao nQp tai li~u vao luu tm
- Lo~i huy tai li~u
1.2. Thang ke
M\lc dich OO~m quim ly chiOO xac s8 li~u tai li'~u luu tm.
- Th8ng ke tM li~u trong cac luu tm hi~n hanh
- Th8ng ke 'tM li~u trong cac luu tni c8 diOO
- Th8ng ke tai li~u trong cac cO' quan qmin lfluu tm
- Th8ng ke kho luu tm: Quim ly kho, chuc nang OOi~m V\l, cO' cau tA chuc, s8 lUQ'Ilg can bQ, trang thi€t bi v~t tu, nQi dung tai li~u. - Th8ng ke cac lo~i hiOO tai li~u, trang thi€t bi trong kho. 1. 3. Xay dVng cac cong CII tra cuu khoa hpc - Theo cac d~c trung cua lo~i hiOO tai li~u, van ban, nghe nhin, anh, ban dB, tai li~u khoa hQc ky thu~t. · - Phong luu tm, then cac chuyen d~, nQi dung tai li~u. Giup cac cO' quan
quan ly n~m duQ'C tiOO hiOO cO' ban v~ s8 lUQ'Ilg, chat lUQ'Ilg va nQi dung cua
49 \ cac phong lUll tm. Quan ly dugc cac nguBn Clla CSDL phong lUll trU, thanh
phfut tai li~u. - Khai thac sir d\lng tai li~u: Xay d\ffig CSDL vS quan ly phong dQc, dQc gia, theo d5i sB lugng dQc gia, chu dS thuang khai thac. - ThBng ke kSt qua sir d\ffig tai li~u: sB lfut sir d\lng tai li~u, cong bB, sao ch\lp, triSn Him. 1.4. Bao quan tili lifu IITu trit
- Quan ly moi truang bao quan tai li~u: nhi~t dQ, dQ Am, cuang dQ arm sang, bvi. - Quan ly h~ thBng an ninh, hoa ho~.
2. Thl}'c tr,ng .rng dyng CNTT vao cong tac IUD trfr
Nh~n thuc du<}c vai tro quan trQng cua CNTT, ngay tiI nhftng nam cuBi
cua thS ky 20, Nha nuac d3: xay d\ffig Chuang trinh quBc gia vS CNTT- KS
ho~ch t6ng thS dSn nam 2000, dugc ban hanh theo QuySt dinh 211/TTg ngay
07/4/1995 cua Thu tuang Chinh phu, d3: d~t ra nhi~m V\l C\l thS vS xay d\ffig
h~ thBng quan ly bao quan tai li~u lUll tm. QuySt dinh 58IBTC cua BQ Chinh
tri cling dS c~p dSn linh V\lC quan trQng nay. Nhu v~y, Dang va Nha nuac d3: nh~ thuc du<}c tAm quan trQng cua CNTT
va dS ra phuong huang, duang IBi dS xay d\ffig, phat triSn va Ung d\ffig no vao
mQi linh V\lC dai sBng x3: hQi. DUng truac nhftng chinh sach d6i mai cua Dang va Nha nuac, cac nganh,
cac cftp, d3: va dang d6i mai cac linh V\lC ho~t dQng, trong do co d6i mai vS
cong tac lUll tm. MuBn d6i mai dugc cong tac lUll tru thi mQt trong nhftng
bi~n phap quan trQng liL Ung d\lng CNTT vao cong tac lUll tm. DS thBng nhftt
cho vi~c Ung d\lng CNTT trong cong tac
lUll tm, Cvc Van thu va Luu tm
Nha nuac d3: ban hanh cac van ban vS: "Huang dan lrng d\ffig CNTT trong
van thu - lUll tm" (xem chi tiSt trong phfut van thu-trang 3). Vi~c lrng d\lng CNTT vao cong tac lUll trCl chinh la qua trinh xu ly t\l dQng hoa cac khftu nghi~p V\l cua cong tac lUll trCl. Ngay til khi may tinh ra dai, vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac lUll trCl
trong cac linh V\lC lUll trCl tai li~u, thBng ke, t6ng h 50 - Quan ly kho luu tru
- Quan ly Tai li~u lUll tru Bao quan, thu th~p, xac dinh gia trj tai li~u - T6ng hqp va cong C\l tra tim thong tin.
3. S., cAn thi~t phai u-ng dy.ng CNTT vao cong tac hm trfr , Tru6c day, khi may tinh chua ra dai vi~c khai thac tai li~u luu tru g~p
nhi8u kh6 khan vi vi~c tim ki~m, t6ng hqp thong tin r~t kh6 khan, tBn nhi8u
thai gian nhung dQ chinh xac khong cao. Nhimg tan t~i trong phuong phap
truy8n thBng nhu: H~n ch~ trong vi~c thBng ke, l~p m\lC l\lc phan lo~i tai li~u, trong vi~c theo
doi chi d~o cong vi~c cua la:nh d~o don vi trong cong tac thu th~p va nQp luu
tai li~u lUll tni. H~ ch~ trong vi~c tra tim thong tin: dung cac bQ the d8 tra tim thgc hi~n
ch~, tBn nhi8u thai gian, cong suc va dQ tin c~y thiSu chinh xac vi khong
t6ng hqp duqc t~t ca cac ali li~u n~m trong cac ha so, m\lc l\lc, phong luu tni
khac nhau. Thai gian xay dgng bQ the r~t lau, khi c6 sg thay d6i l~i phai xay
dgng l~i. V6i vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac luu tni se h~n chS duqc nhimg kh6
khan tren, kh~c ph\lc va b6 sung cac cong C\l m6i nh~m nang cao' hi~u qua
trong vi~c xu ly thong tin. Vi~c Ung d\lng CNTT trong luu tni khong th8 tuy~t dBi hoa toan bQ cac
nghi~p V\l cong tac luu tni rna chi Ung d\lng vao nhimg khau nghi~p V\l mang
hi~u qua cao. Vi v~y, mQt sB khau nghi~p Vl,l v8 co bim v§n ap d\lng phuong
phap thu congo Day Ia m~t thgc tS khi tieu chuful ky thu~t chua cho phep cac
dan vi thgc hi~n Ung d\lng CNTT vao lUll tni hoan toan tg dQng hoa. 4. Nhfrng u-ng d\lng CNTT vao cong tac Itr~ tro
4.1. Thu th{ip, xac t/inh gia tFj tai liiu luu trw
- Til mang lu6i luu tni qUBc gia phan dinh cac lo~i kho luu tm. Luu tru
hi~n hclnh, l~ tni cB dinh va mBi quan h~ giua luu tni hi~n hclnh va luu tm cB
dinh. = - Cac nguan thu th~p tai li~u cua cac lo~i luu tni, luu tni cua co quan quim ly nha nu6c, luu tni sg nghi~p, luu tni quBc gia - Cac lo~i tai li~u cAn thu th~p cua timg luu tni
- Thai h~ bao quan cac lo~i tai li~u
- Thu t\lC giao nQP tai li~u vao lUll tni
- Lo~i huy tai li~u
4.2. Ung dflng CNTT vao Thang k2
M\lc dich nhfun quim ly chinh xac sB li~u tai li~u luu trii. 51' - Th6ng ke tai li~u trong cac luu trfr hi~n haOO
- Th6ng ke tai li~u trong cac luu tm c6 dinh
- Th6ng ke tai li~u trong cac co quan quan ly luu tm
- Th6ng ke kho lUll tm: Quan ly kho, chuc nang nhi~m V\l, co cfiu t6 chuc, s6lugng can bQ, trang thiSt bi v~t tu, nQi dung tai li~u. '- Th6ng ke cac lo~i hiOO tai li~u, trang thiSt bi trong kho. 4.3. Ung dftng CNTT til xay d,!ng cac cong cft tra cuu khoa h{Jc - Theo cac d~c trung cua lo~i hiOO tai li~u, van ban, nghe nhin, arm, ban dB, tcli li~u khoa hQc ky thu~t. - Phong luu tru, theo cac chuyen de, nQi dung tai li~u. Giup cac co quan
qmin ly n~m dugc tiOO hinh co ban ve s6 lugng, chfit lugng va nQi dung cua
cac phong lUll tm. Quan ly dugc cac nguBn cua CSDL phong lUll tm, thanh
phAn tai li~u. - Khai thac sir dVng tai li~u: Xay d\ffig CSDL ve quan ly phong dQc, dQc gia, theo doi s6 lugng dQc gia, chu de thU - Th6ng ke kSt qua sir dl)llg tai li~u: s6 Ian sir dVng tai li~u, cong b6, sao ch\lp, tri~n Him. . 4.4. Ung dftng CNTT trong quan Ij kho bao quan tai li~u Ilru tra-
- Quan ly moi tru sang, bvi. - Quan ly h~ th6ng an niOO, hoa ho~.
5. i.rng dyng CNTT vila quan Iy tili li~u IU'U trfr
- Theo cac d~c trung cua lo~i hiOO tai li~u, van ban, nghe OOin, arm, ban dB,
tai li~u khoa hQc ky thu~t, tai li~u luu tm di~n tir, theo cac chuyen de, nQi
dung tai li~u xay d\ffig phAn mem quan ly tai li~u luu tm. - Xay d\ffig CSDL ve quan ly phong dQc, dQc gia, theo doi s6 iugng dQc gia, chu de thuang khai thac. Th6ng ke kSt qua sir dl)llg tai li~u. · . . 52 ~" r ." • ~ _J/ (Da; tU'(lng mo ta dun vi bao quan muc h8 su)
I.Ten kho lUll trfr
2. Ten phong luu trfr
3. S6 luu trfr - M\lc l\lc s6
- HQp sB
- H6 So' s6
4. Tieu dB h6 So'
s. Ky hi~u thong tin
6. Tac ghi h6 sa
7. Thai gian: - Thai gian b~t dAu
- Thai gian k8t thuc 8. Ngon ngfr
9. But tich
10.SBlugngta
11. Thai h~n bao quan
12. Ch8 dQ sir d\lng
13. Tinh tr~ng v~t ly
- Rach thung
- N~mrn6c
- Chfr rna
-0 14. Nam nQp lUll
(Da; tU'(lng mo ta dun vi bao quan muc van ban trong h8 su)
1. Ten kho luu trfr
2. Ten phong lUll trfr
3. S31uU tm - M\lc l\lc s3
-HQp sB
-H6 So' s3 4. TO' s6
5. SB ky hi~u van ban
6. Ngay thang van ban
7. Co' quan ban hanh van ban
8. Ten ·lo~i van ban
9. Ky hi~u thong tin
10. Tom t~t nQi dung van ban 53 11. Thai h~n bao quan
12. Che dQ sir d\Ulg
13. Tinh tr~ng v~t ly - Rach thung
- NAmm6c
- Chfr ma
- 6 6.2.2. Thong tin ddu VaG cua tai li?u Khoa h9C kY thuq,t
(Dai tu(Yng mo tii la Tai lifu KHKT muc h8 SlI)
I.Ten kho luu tm
2. Ten phong lUll tru
3. S6luu tru - M\lc l\le s6
- HQp sf>
-HB So' s6 4. Ten cong trinh (ten d\l an)
5. Ky hi~u thong tin
6. Ten h~ng m\lc
7. Tieu d~ hB So'
8. Chu giai
9. Tac gia
10. Dja diSm xay d\IIlg
11. Thai gian · - Thai gian b~t dAu
- Thai gian ket thuc
12. Dc) tin e~y eua tai li~u
13. Ngon ngfr
14. But ti~h
15. sf> lugng to'
16. V~t mang tin khac
17.Thai h~n bao quan
18. Che dQ sir d\Ulg
19. Tinh tr~ng v~t ly - Rach thung
-NAmm6c
- Chuma
-6 54 ~ 6.2.3. Thong tin dau VaG cua tai li?u Nghe nhin
(Dai ttr!J'ng mo fa iii hoi noi) I.Ten kho luu tru
2. S6luu tru
- Bang g6c
- Bang sao
- DTa CD
- Ten file 3. Ky hi~u thong tin
4. Ten S\l ki~n
5. Tieu de hili n6i
6. Chu giai
7. Nguai, eo quan ghi am
8. Dja diSm ghi am
9. Thai gian ghi am
10. DQ tin e~y eua tili li~u
11. Ngon ngfr
12. T6c dQ ghi
13. Thai lugng phat
14. Tcli li~u di kern
15. Ch~ dQ sir d\lng
16. Ch~t lugng am thanh - Qu~, xoim, bSt diOO
- Nam, mae
- Bong lOp hQt tu, xuae
- DUt, n6i 6.2.4. Thong tin dau VaG cua tai li?u Anh (Dai ttr!J'ng mo ta lo: tam phim ho;,e hue anh)
1. Ten kho lUll tm
2. Th~ lo~i fum
3. s6 luu tm
4. Ky hi~u thong tin
5. Ten S\l ki~n 55 - L§n t~p am
- TiSng re
-Meo
- TiSng to, 006
17. TiOO tr~g v~t ly 6. Tieu d8 Anh
7. Chil giai
8. Nguai eh\lp
9. Thai gian eh\lp
10. Dia diSm ch\lp
11. XuAt xu
12. CO' anh
13. Mau s~e - Den trfutg
-Mau
14. DQ tin e~y
15. Tai li~u di kern
16. ChS dQ sir d\lng
17. Tinh tr~g v~t ly - Raeh, gion
- NAm, mde
- Ma, yang
-0 6.3. Thong tin iliu ra cua cac lopi hinh tai liiu
6.3.1. Thong tin il6u ra cila teli li?u Hemh chinh (muc h6 sa) . Ghi chu - M\le l\le h6 sa
- M\lc l\lc h<3 sa theo thai h~ bao quan
- M\lc l\lc h<3 sa theo thai h~ bao quan vinh viSn
- M\lc l\lc h<3 sa theo thai h~ bao quan lfiu did
- M\lc l\lc h<3 sa theo thai h~ bao quan ~ thai
- M\lc l\lc h<3 sa theo dan vi hinh thanh phong
- M\lC l\lc h<3 sa theo tac gia h<3 sa
- Danh ml).C h<3 sa nQP lUll
- Cae bieu mftu thea diSu ki~n tim ki~m
- M\lc l\lc van ki~n trong h<3 sa
.
Miul: Mue lue b8 SO' tii lieu binb ebinb
Tenpheng Bja chi ThOi gian
BAt dAu-Ket thuc Seta ThOih~
baa quan ML-HS-HS .
Tieu de
H6sa 56 6.3.2. Thong tin ildu ra cua tiJi li¢u Khoa h(Jc leY thwj,t (muc h6 sa) - M\lc l\lc h6 sO'
- M\lc l\lc hB sa thea dan vi hinh thanh phong
- M\lc l\lc hB sa thea tac ghi hB sa
- Cae biBu mfiu thea diSu ki~n tim kiBm
MAo 2. Mye lye htl SO' eong trinh XDCB STT Ghi chu Tieu de
Hasa Dja chi
ML-HS-HS Thai gian
B~t dAu-K~t thuc Seta Thai h~n
baa quan MAo 3. Mye lye ehoyen d~ v~ ••• STT Seta Ceng trinh Dia chi
ML-HS-HS Tieu de
Hasa Thai gian
B~t dAu-K~t thuc 6.3.3. Thong tin ildu ra cua tiJi li¢u Nghe nhin - M\lc l\lc hB sa
- M\lc l\lc hB sa thea tac gilL hB sa
- Cac biBu m~u thea diSu ki~n tim kiBm
MAo 4: Mye lye tii lifo bang Ghi am s'! kifn ~. 1-1 ~
t:r'
Q~
~. .. ;
s: ....,
(1»
t:S
en
.~ rJl
0)"
.....
.§~ (JQ
~. t!J .~.
p.,
n
t:T
~" 0
t:r.....
n
t:r
s::" ~. n
t:r'
~>"
r+
...-....
.§~ ...-....
.§~ § Z
(JQ
0>
t:S
t:S
(JQ
~l Z
n
Q
~
§ ~
0)"
n
QI.
·0>
(JQ
t:r' ~
~
<
.~
...-....
~" ~. t!'
~
(1»"
8
(JQ
t:r' (JQ ~. ~
.(1»
t:S (JQ (JQ
t:r' ~. (JQ
~
t:r'
~"
r+ t:r' ~.8) (JQ
r::r
§"
en
~ : 57' 6. 3.4. Thong tin dau ra cua tiJi li?u Anh ..
Min 5. Mne luc titi lieu Anb (D) ~
(D)
::s ~ ~).. (l
Ql
~" (':) t!'
·0)
~..-.
::s z C1Q
§~.... (D)", ~ ~
~
-< .~ ~
.....
~
~...",
(':) f""'+
~
~.. t/.)
.~
~ ~
~~ = t/.)
~( ..
(':) 0
t:r....
t:rr=.. ~....
r=
~
(D)~
~", I--" (':)
~) ,,<.. (':) ~ (':) (':)
t:r
.~
~ ....
.g>
~ t!'
.....
~
~....
S
t:r.r=
"'C ~
t:r
Q~....
C1Q....
§
t:r.r=
"'C - M\le l\lc h6 So'
- M\lc l\lc h6 sa theo tac gHi h6 sa
- Cae bi~u mdu thea diBu ki~n tim kiBm
. Dja chi IlfU trif Ten 8'1 ki~n va tieu d~ anh sa thtr tv ... 58 I I . : : ........ ; ; . : • ~-, lr.. Min 6. Ml}c Il}c chnyen d~ v~: •••••••••••• I " '(1 PHIEU TIN TAl LI~U GHI AM 51! KI~N
(Dei tltQng rna ta la bai n6i) ~ b B~ . eng sao : d. Ten file: .
.
.
.
. 1. Ten kho IltU trlt :
2. So IltU trlt :
a. B ~
ang coc:
c. f>ia CD :
3. Ky hi~u thong tin : ' . 4. Ten Sl! ki~n : ~ . 7. Ngltai I cd quan ghi am : . 5. Tieu de bai n6i : <.n
<0 A h· A ::. h· A A ? t· t"· I· A .........." . . ? . '
6 Ch
U 91al:
. . ............................................................•................................... .n· d· ?
8. ula lem 9 I am :
.
9 Th "··
01 glan 9 I am :
.
.
.n A
10. u9 In c~y cua al I~U: ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
11. Ngon ngCl' :
.
12. Toc dQ ghi :
.
.
13. Thai ILtc;Jng phat :
14. Tai li~u di kern :
.
15. Che do sa dung :
.
.
16. Chat ILtc;Jng am thanh :
a. Lan t~p am D b. Tieng ra, mea D c. Tieng to, tieng nho D
17. Tinh tr~ng v~t Iy :
a. Quan, xoan, bet dfnh : ................................................................................................ c. Bong lop bQt tlt, xLtoc : o
D o b. Nam moc:
o d. BUt, noi : .. I.! PHIEU TIN
(fJoi tLlc;Jng rna ta la ho sal dan vi baD quan tai Ii~u cong trinh XDC~) 1. Ten kho 11!U trG' :
2. 56 11!U trG' : a. Ml)c Il)c 56 : b. Ho sa I dvbq so : 3. Ky hi~u thong tin : .
.
.
. . ? ' 8. Tacgla: .............•.................................................................. .
.
. 4. Ten cong trinh :
.
5. Tien hang muc :
.
6. Tieu de ho sd : "" J:'\. d d· A? ? . b. Kat thuc : , ? t'· I· ""
cua al I~U : . ? . '
7. ChU glal : 9. uta lem xay vng:
10 Th ' · ·
t'·I·""
a. Bat dau :
11 J:'\ "" t·
""
. u9 In c~y
12. Ngon ngG' :
13. But tlch : .
01 glan cua al I~U : ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
.
.
.
. , .
.
.
. . ·, ",,' 14. So Ilt<;lng td :
15. V~t mang tin khac :
16. Thai h~n baa quan :
17. Che do sa dung :
.
18. TInh tr~ng v~t Iy :
a. ac,. ung, glon: R ' h th?
c. ChG'rna : t '
. am mac:............... 0
to b N~
T '
d
To d. 6 : (l 110 • " J b. Chu giai va dQ tin c~y, ten lo~i van ban va tac gia van ban: PHIEU TIN
(£>oi tl1Qng ma ta la ho sd tai li~u IU'U trCr hanh chfnh) . 1. Ten (ho~cma) kho IU'U trG' : : 2. Ten (ho~c rna) phong :
3. s6 ItJu trii : a. Mvc Ivc s6 : . ? ~t'" ". ,.., en ngllOI: . '
c. Chu glal ve ,..
b· H9P so:
c. Ho so so : 4. Ky hi~u thong tin : .
.
.
.
. • I~n: I I • • . ? · ?
d. Ch '
u glal ve
'
e. Chu glal ve ~ th" . .
01 glan sl!
~ d· d·"'?
!a . k· ,..
k·'"
lem Sl! lE~n: .., 5. Tieu de ho so : . . ? .... t t· v~ mang In: . '
~
f. Chu glal ve 0')
~ ? t" · I·'" • 01 glan cua al I~U: •..••••••..••...••..••.••..••••.....•..•...•••.••••..•... . b. Kat thuc : ,;, . . ? glal: . 7 Th "··
a. Bat dau :
8. Ngon ngG' :
9. But tfch : . ? ~ ,... d '
6• Ch U
'
a. Ch
u glal ve n91 ung: .
. . . . . ................................................................................................ I I • • td b. Nam moc : td te) 10. s6 Iltc;Jng td :
11. Thai h9n bao quan :
12. Che do sa dung :
.
13. Tinh tr~ng v~t Iy :
a. Rach, thung:
c. ChG'me) : td d. 6, gion: '/' PH·IEU TIN
(Doi t119ng rna ta la tam phim ho~c buc anh) 1. Ten kho Ittu trlt :
2. Th~ lo~i anh :
3. s61lJU trCt :
4. Ky hi~u thong tin : .
.
.
. . 5. Ten sV ki~n : ~ . . . 6. Tieu de anh : . 8. Nglloi chl:lP:
9. Thoi gian chl:Jp :
10. Bia di~m chup :
.
11. Xuat xU : .
.
.
. . ? glal : . '
7 Ch
U
. 12. Co anh : . Mau : 0 0 . . .
. D D D D 13. Mau sac: Ben trang :
14.89 tin c~y :
15. Tai li~u di kern:
:16. Che do sa dung :
.
17. Tinh tr~ng v~t 1'1 :
a. Rach, gion :
c. Mo, vang : b. Nam moc :
d. 6 : <. . j HtraNG DAN BIEN MUC PHIEU TIN TAl LIEU LtrU TRU . . M\lc dich OOfun xay d\ffig chufut th6ng OO~t thong tin dAu vao cua cac lo~i
hiOO tai li~u, tren cO' sa do d~ xay d\ffig cac cO' sa dfr li~u, thi~t l~p m6i quan
h~, trao d6i thong tin trong cac h~ th6ng, trong cac cO' sa dfr li~u. 1. Khung phin lo,i thong tin
Nh~m phan lo~i thong tin v~ cac liOO v\l'c ho~t dQng, theo cac vfin d~ mQt
cach th6ng nh~t, ph\lc V\l cho vi~c tra tim thu~n 19i. M~t khac, kY hi~u phan
lo~i thong tin la cAu n6i lien k8t gifra cac lo~i hiOO tai li~u, cac phong luu tm,
trong cac trung tam lUll tm v6i OOau. Bfutg ky hi~u phan lo~i thong tin th6ng
nh~t, khi chuy~n tai li~u tir van thu vao lUll tm se th6ng nh~t dugc phan lo~i,
s~p x~p tai li~u theo cac h6 sa cong vi~c, theo cac liOO vvc ho~t dQng. ~ , D" Ph h'" TeA TeA.;it" leu myc. leu ue myc, C~u trUc cua khung phan lo~i thong tin, dugc t6 chuc du6i d~g cay thong
·
M
h"
tIn, gom cac: e m\lc,
\l t UQC vao S\l p an
yc,
c~p va t6 chuc thong tin, co th~ t~o cac muc khac OOau, theo yeu cAu quein IY.
Trong chuang triOO Quim ly Tai li~u lUll tm dung h~ th6ng Khung phan
lo~i th6ng OO~t thong tin tai li~u luu tm tiT sau 1945 d~n nay do C\lC Van thu .
va Luu tm Nha nuac ban hanh, hi~n dang ap d\lng t~i cac Trung tam LUll tru
Qu6c gia (mang tiOO miOO hQa cho bai giang). D6i v6i c~p xa, chi'cAn phan
lo~i tai li~u thea liOO V\lC ho~t dQng t~i dja phuong. 2. Huang dAn bien ml}c phi~u tin
2.1. Huling din bien mf'c philu tin Tai Ii?u luu tru hanh chinh (H6 S(1)
A - Yeu cAu chung
1- M6i h6 sa dugc bien m\lc len mQt phi~u tin.
2- Bien m\lC phi~u tin dugc ti~n himh trong qua triOO chinh ly tai li~u ho~c dugc ti~n harm sau khi h6 sa da: dugc chiOO ly hoan chiOO. 3 - Khi bien m\lc cAn h~n ch~ t6i muc t6i da vi~c trimg l~p thong tin tren mQt phi~u. 4- Khong vi~t ~t OOfmg tir chua dugc qui diOO trong being chfr vi~t t~t.
5 - Cach vi~t hoa: cach vi~t hoa khi bien m\lc phi~u tin dugc thgc hi~n theo
Thong tu 01/2011/TT- BNV huang dful th~ thuc va ky thu~t triOO bay van bein
hanh chiOO do BQ NQi V\l ban haoo. . B - Yeu cAu Cl} thS khi bien ml}c tung truO'ng thong tin
1. Ten ho,c (rna) kho luu trfr Ghi ten cO' quan, don vi trgc ti~p quein ly tai li~u.
Vi df': Trung tam LUll trii Qu6c gia III; Chi Cl)C LUll trii tiOO Thanh H6a. Truimg hqp ten kho lUll trfr da dugc rna hoa thi chi cAn ghi rna kho luu trfr. 63 2. Ten ho,c (rna) phong IUD tru
Ohi dAy du ten phong
Vi dfl: Phu Thu tuOng; Be} Khoa hQc - Cong ngh~
Nhiing nai dii co "SB ThBng ke cac phong" thi chi cAn ghi sA phong.
Vi d{l: Phong Phu Thu tuang trong "SB ThAng ke cac phong" cua Trung
tam Luu tm QuAc gia III mang sA phong la 02 thi trong phi8u chi cAn ghi sA
02. 3. Sa IUD true
a - M {lC I{lC sa: ghi sA thu tv cua m\lC l\lc trong phong.
h - Hpp sa: ghi sA thu tv cua hQp sA theo m\lc I\lC hQP sA.
C - Ha sO' sa: ghi sA thu tv cua h6 sa ho~c dan vi bao qU3n theo m\lC l\lc h6 sa. 4. Ky hi~D thong tin
Ohi ky hi~u theo khung phan lo~i thAng nh~t thong tin tai li~u thai ky sau
nam 1945. Vi8t lien nhau, dimg d~u chfun d~ phan cach. Khi nh~p dfr li~u,
n8u khong chQn trong khung phan lo~i thong tin rna danh tl1IC ti8p vao thi
phai dS trong d~u ngo~c ( ). • 6. Chii giai Nhfun m\lc dich lam sang to them nQi dung van ban, ten lo~ van ban,
dQ tin c~y cua van ban, v~t mang tin va thai gian, dia di~m xay ra sv ki~n rna
tieu de h6 sa chua phan arm. Tuy theo thvc t8 cua t.img h6 sa rna co chu giai
cho phuhgp. a - Chu giai v2 npi dung van 42 Khong ch6 giai dAi vai cac h6 sa co tieu de la: "Chuang trinh, kB ho~ch, bao cao cong tac djnh ky". Chi chu giai h6 sa vi~c rna tieu de h6 sa phan anh con chung chung ho~c
qua khai quat, d~ sang to nQi dung van de rna tai li~u co trong h6 sa phan arm.
Vi du 1: " Bao cao eua giao su Hoang T\lY ve chuy8n di cong tac t~i mQt
sA nuac nam 1985". Trong truOng hgp nay, cAn chu giai nhu sau: di Phap,
CHLB Duc, CHDC Duc, Bi, My d~ dV hQi thao "Toan hQc cho ly thuy8t tAi
uu" va giang ve "Quy ho~ch Lipschitz", "Quy ho~ch D.C, "Quy ho~ch tmin
hQC". tl.!l.H. 2: " H6 So' doan ra, doan vao nam 1975 cua Be} Van hoa". 64 Vi dfl: (18.16.08)
.;t-~ h~
leU ue 0 sa
5 T eA
Ohi nhu tieu de h6 sa dft duy~t. TruOng hgp bien m\lc phi8u tin k8t hgp khi
l~p h6 sa trong chinh ly thi tieu de h6 sa dugc dV thao theo ban huOng dfu1l~p
h6 sa dii dugc duy~t. Trong truang hgp nay cAn chu gild d~n ten nu6c oou sau: Vi du 3: "Cong van cua HD BQ truang eho phep rnQt 86 dia phuong lam
dich V1) ki~u h6i va giao cho T8ng C\lC Hai quan trach OOi~rn chiOO trong vi~c
ki6rn tra, ki6rn soat hang cua Vi~t ki~u gui v~ narn 1985". - Doan ra: CHDC Duc, Phap, Lien xo, Ba Lan, Mong C8, Nh~t, My.
- Doan vao: Ti~p Kh~c, Thuy, Di6n, Phap, Lien Xo. Vi du 4: "Cong van eua HD BQ truang eho phep BQ Nong nghi~p sir d\lng ngo~i t~ do UNDPIFAO tra thea d\l an 6 CP/RASI 107/JPN nam 1985". Trong truimg hgp nay chu giai la: Cho phep Ha NQi va TP. H6 Chi Minh
dung ki~u h6i rnua thu6c chua b~OO, rnua tu li~u san xudt va tra ti~n b~ng
d6ng Vi~t Narn cho gia diOO atrong nu6c. Vi du 5: "Bao cao eua UBND tiOO Ngh~ 1100 v~ tinh hiOO tr~t t\I tri an a Trong truimg hgp nay cAn chu gilll lam ra ten d\I an nhu sau: D\I an 6
CP/RAS/I07/JPN la dv an v~ "Khao sat tinh tr~g ddt lam giarn nang suAt cay
tr6ng". xom Tan Yen va HQi Phuae xii Truong Son huy~n AOO Son nam 1978". d~o Thien chua. b. Chu giai v2 tip tin c¥y, ten lopi van ban va tac gia cua van ban.
v~ chu giai v~ ten loai van ban: N~u trong h6 sa co OOi~u van ban rna tieu
d~ chua khai quat h~t, thi cAn chu giai, OOung khong cAn li~t ke toan bQ, rna
chi chu giai nhUng lo~i van ban co nQi dung quan trQng hoij.c dij.c bi~t can lUll
y. V~ chu giai do tin cay eua van ban: dQ tin c~y la ban g6c (liz bem co chit leY
tiit cua nguai co thdm quyJn duy?t, chua aong dau, chua co s6 viz ngizy thimg
chinh thuc), ban chiOO (bem co ady au chit leY cua nguai co thdfrJ quyJn, aUr;1c
dong dau, ghi s6 viz ngizy thang cua van bem), "ban dv thao, ban sao. DQ tin
c~y chi dugc chu giai d6i v6i cac van ban sau: Trong truimg hgp nay chu giai la: Sv vi~c xay ra akhu V\IC d6ng bao theo - yan ban quy dinh phap lu~t.
- Hi~p uae.
- Tuyen b6.
- Tuyen ngon.
- Bai noi eua cae ea nhan quan trQng.
V~ chu giai tac gia van ban: Tac gia van ban la nguai hoij.c ca quan lam ra
van ban. Chi chu giai tac gia cua nhfmg van ban quan trQng hoij.c dij.c bi~t cAn
IUlly. DQ tin c~y, ten lo~i van ban va tac gia van ban chu giai li~n nhau. 65 Vi du: "H6 sa ve dam phan cho vay dai h~, trao d8i hang hoa va thanh toan tir 1976 den 1981 gifra Vi~t Nam va CHDC Duc". Chu giiii: Ban sao Thu cua Thu tuang Ph~ Van D6ng.
c. Chu giai vi ten nguiti
Neu trong h6 So' de c~p den ca nhan quan trQng ho~c d~c bi~t c§n luu y thi phai chu giai. Vi du: "Cong van cua BQ Van hoa, BQ DH va TH chuyen nghi~p, UBKH va KT Nha nuac ve vi~c mang tai li~u khoa hQc ra nuac ngoai nam 1976
1978". Trong truOng hgp nay chu giili la: De xu!t cho ong Nguy~n NgQc Chau mang tM li~u sang Lien Xo d~ lam lu~ an pho tien sy. Neu ca nhan mang nhieu hi danh, but danh, cAn phili thBng nh!t l!y mQt
ten gQi chung cho cac bi danh, but danh cua nguoi do. Ten gQi chung duQ'c
chu giai sau ten hi danh va d~t trong ngo~c don. Vi du: Anh Ba (H6 Chi Minh); Tr§n Lvc (H6 Chi Minh); Chien sy (H6 Chi Minh). Neu ca nhan gifr chilc Y\l Hinh d~o, ho~c co hQc vi, ho~c dugc Nha nuac
t~ng hQc ham, thi chuc V\l ho~c hQc ham, hQc vi dugc ghi truac hQ va ten ca
nhan. Vi du: Chu tich H6 Chi Minh; Pho thu tuang Le Thanh Nghi; Giao su Ton Th!t TUng. d. Chu giai vi thiti gian Sf" kiin
Thai gian S\I ki~n la thai gian rna S\I ki~n xiiy ra. Chu giili dAy du ngay
thang nam. Gifra ngay thang nam cach nhau d!u chfun. Ngay duai 10 va thang
1, 2 thi them sB 0 phia truac. TruOng hgp h6 So' keo dai nhieu ngay ho~c
nhieu thang, nam thi gifra ngay thang nam dAu vai .ngay thang nani cuBi cach
nhau d!u g~ch ngang (-). Vi df': 01.12.1970 - 12.01.1971. e. lJja tli2m sv kiin Dia diSm S11 ki~n 18. nai S\l ki~n di~n rae Chu giili thea thu t11: xii (phuong), huy~n (qu~), tinh (thanh phB). Neu dia danh nai S\I ki~n di~n ra ngay nay, dii mang ten mQt dia danh mai,
thi ten dia danh mai c§n dugc chu giili sau ten dia danh Cll va d~t trong ngo~c
dan. Vi df': Thang Long ngay xua nay d8i la Ha NQi, thi aphAn chu giili ghi: Thang Long (Ha NQi). f. Chu giai vi vpt mang tin 66 Trir ali li~u co v~t mang tin hi giAy, con tAtca nhfmg tai li~u ghi tren v~t mang tin khac co trong hB sa d~u cfut chu giai. Vi dfl: Trong hB sa co anh, thi aphftn chu giai ghi la: Co iinh ch\lp ai ho~c St;C ki~n gi dang diSn ra a dau? khi mio? NO'i bao quan? 7. ThO'i gian cua titi li~u.
a. Biit diu: Ghi thai gian s6m nhAt cua tai li~u co trong hB sa.
h. Kit thuc: Ghi thai gian mUQn nhAt cua ali li~u co trong hB sa.
Ghi d~y du ngay thang nam. Giiia ngay thang nam cach nhau dAu chAm. Ngay du6i 10, thang 1, 2 thi them sA 0 phia tru6c. Vi dfl: Trong "HB sa phe duy~t dt;r an "Trung tam Thong tin Nong nghi~p"
cua BQ Nong nghi~p do FAO ali trg nam 1985" co tai li~u s6m nhAt hi ngay
10.4.1985 va mUQn nhAt la ngay 22.5.1985 thi ghi: a. B~t dAu: 10.4.1985;
b. KSt thuc: 22.5.1985.
Trong truang hgp thai gian b~t dftu va k6t thuc cua tai li~u trimg nhau, thi .t'\ ghi nhu am\lc a.
8. NgOD Dgil
N~u trong hB sO', tai li~u dan thufut ghi b~g ti6ng Vi~t thi d~ trAng.
N6u trong hB sa co ca tai li~u ti6ng Vi~t va bAng ti6ng nu6c ngoai thi ghi ca ti6ng Vi~t va ca ti6ng nu6c ngoai. Vi d",: Vi~t, Anh
9. But tich
But tich la chu ky phe duy~t, ghi gop y, sua chua tren van ban. Chi ghi but
tich cua nhfmg ca nhan gift chuc V\l: Chu tjch, Chu tjch QuAc hQi, TBng bi thu
Dang CQng san Vi~t Nam, Thti tuOng. Nhfmg ca nhan nay truO'c do thuang
gift nhi~u chuc V\l khac, do v~y a truang but tich khong ghi chuc V\l, chi co
ghi hQ ten va ca nhan. . Vi dfl: DB Muai, Ton Duc ThfuIg, Vo Van Ki~t
Truang helP tren tai li~u ghi hi danh, thi sau bi danh ghi hQ va ten Cel nhdn va d~t trong ngo~c dan. Vi dfl: To (Ph~m Van DBng); Th~ (Truang Chinh)
10. sa to'
Ghi tBng sA to' t~i li~u co trong hB sa.
11. ThO'i h~D bao qUaD
Ghi thai h~ bao quan da dugc xac djnh dAi v6i hB sa nhu:
- Vinh vi~n.
- Ldu dai
- T~m thai 67 12. Ch~ dQ sir dyng
Ghi la "h~ chS" ho~c ky hi~u B, nSu nQi dung tai li~u thuQc hi m~t quc3c
gia ho~c hi m~t dO'i tu. NSu hB sa khong co tai li~u thuQc di~n do thi dS trdng
ho~c ghi ky hi~u A. 13. Tinh tr,ng vit If
, Tinh tr~g tai li~u hu hong, quy dinh thanh 4 nhom: a, h, c, d. NSu tai li~u
trong hB sa hu hong anhom nao, thi ghi sc3 lugng to' hi hu hong trong nhom
do. 14. Nam ni}p IUD Ddi v&i cac lUll trii hi~n hanh, la nguBn nQp lUll vao cac lUll tm Quc3c
gia, hQ, tinh, chuyen nganh, khi nQp hB sa vao lUll trit cd dinh thi ghi them
nam da chuySn nQp tai li~u. Vi dfl: 1995; 1998. 2.2. Huo-ng dan bien m!'c philu tin Tili li?u KHKT (XDCB)
A - Yeu cAu chung
1. M6i hB sa dugc hien mvc len mQt phiSu tin.
2. Bien mvc phiSu tin, dugc tiSn hanh trong qua trinh chinh ly tM li~u, ho~c dugc tiSn hanh sau khi hB sa da dugc chinh ly hOM chinh. 3. Khi hien mvc, cAn h~ chS t&i muc tc3i da vi~c trimg l~p thong tin, tren mQt phiSu. 4. Khong viSt t~t nhUng tiI chua dugc quy dinh trong hang chit viSt t~t.
5. Cach trinh hay thong tin tren phiSu quy dinh nhu sau:
a. Cac chii' trong mQt tir phili viSt liSn nhau. Giiia cac tiI phili cach nhau mQt chu ho~c 1 ky tv. Vidu:. Cach viSt dUng Cach viSt sai B~~o B~c~ h. Cac ddu (.); (:); ("); (...) phili danh liSn ngay sau chii cudi cung ciia tiro
Vi du: ho~c ai?
c. ViSt hoa
- Danh tic rieng chi ten nguo-i Vi?t Nam: viSt hoa tdt cil chii cai am ddu. Giii'a cac tiI khong dugc g~ch ndi. Vidu:. Cach viSt dUng Cach viSt sai HB Chi Minh . . . H6 - Chi - Minh
- Ten ilia danh Viet Nam: viSt hoa tdt ca chit cai dAu am ten dia dalm.
Vi d!,: Thli do Ha NQi; Thanh phd HB Chi Minh; Thanh phc3 Hili Phong, tinh Thanh Hoa, huy~n Vinh LQc, xii Vinh Tan. 68 ".".' - Ten co quan, t6 chuc Vi~t Nam: viet hoa OOfmg tir OOu quy diOO t~i Quyet diOO thanh I~p co quan, t6 chuc do. Vi df': BQ Cong thuong; BQ NQi V\l; C\lC Van thu va LUll trfr Nha nu6c; Bao Nhan dan; T~p chi CQng san. - Ten ilia danh nU'uc ngoai ho{lc ngU'ui nU'uc ngoa;: , Ten nuac ngoai ho~c ten nguai nuac ngoai nhung dQc thea am Han - Vi~t
thi viet hoa chi! cai am ddu OOu ten rieng nguai Vi~t. Vi dfl ]: Ten nuac ngoai: Trung Qu6c; Trieu Tien; Tay Ban Nha; My; Phap. Vi dfl2: Ten nguai: Mao Tr~ch Dong; T6ng Khanh LiOO; Kim Nh~t Thanh.
- Ten nuac ngoai ho~c ten nguai nuac ngoai, dii phien am sang tieng Vi~t,
thi ghi OOu trong tai li~u b~g chi! in hoa va sau tir phien am, neu co thS ghi
ten dia daOO ho~c ten rieng cua nguai d6 b~g tieng nuac ngoai. Vi dfl: UYLIAM SECHXPIA (WIlLIAM SHAKESPEARE) (AOO)
- Danh tir rieng chi phuung huung giin /i2n vui ] ilia danh Cfl thi, 1 vung hopc] mi2n: viet hoa chi! cai ddu am ten danh tir rieng.
Vi dfl: Dong Duong; Nam Ban Cdu; B&c Trieu Tien...
- Tic chi phuung huung nhung khong giin /i2n vui ] ilia danh Cfl thi thi khong viit hoa. . Vi dfl: Ngh~ An phia bic giap Thanh Hoa, phia dong giap BiSn Dong.
- Ten chliu /flC, ilpi duung, biin, thien thl ..: viet hoa chi! cai ddu am ten gQi chau I\lc, d~i duong, biSn, thien thS... A auca~ . Vi dfl: Chau Au; Thai BiOO Duoog; BiSn HB; Ban Tich; Sao Hoa.
- Ten van ban: viet hoa am ddu van ban co ten gQi.
Vi dfl: Chi thi; Quyet diOO; Bao cao...
- D ~
- Cau trich d~ trong ngo~c kep: viet hoa chi! 'cai am ddu.
- Sau dAu chb (.), dAu chb than (!) va dAu hoi (?): viet hoa chi! cai am dAu. - Sau dAu hai chb (:), dAu chb phAy (;), dAu phAy (,): khong viet hoa.
d. Danh dAu thanh di~u cua tieng Vi~t tren may vi tiOO: danh dAu thanh di~u acu8i am ti@t. B. Yen cAn cy th~ khi bien myc timg truO'ng thong tin.
1. Ten kho luo tro-
Ghi ten co quan, don vi tI'\fC tiep quiin If tai li~u.
Vi dfl: Trung tam LUll trfr QU6c gia I; Phong LUll trfr BQ Cong Thuoog.
Truimg hqp ten kho lUll trfr da dugc rna hoa thi chi cAn ghi rna kho luutrfr. ·
2. sa IlfU trif 69 a. MfiC lflc sa: ghi s6 thut\1 cua rn\lc l\lc trong rnQt cong trinh.
h. H6 sO' sa: ghi s6 thu t\1 cua don vi bao quan trong rnQt cong trinh
3. Ky hi~u thong tin
Ghi ky hi~u theo khung phan lo~i th6ng nh~t thong tin tm li~u.
4. Ten cong trinh
, Ghi ten gQi dAy du cua cong trinh.
Vi dfl: Cong trinh Lang Chu tich H6 Chi Minh va Quang truOng Ba Dinh.
5. Ten h,ng myc cong trinh
Ghi ten h~g m\lc cong trinh. .
Vi dfl: Lang Chu tich H6 Chi Minh, Quang tnrOng Ba Dinh, Khu t~p kSt...
6. Ten tieu d~ h6 SO'
Ghi nhu tieu dS h6 sa dii dugc duy~t.
Luu y: niu la h6 sa leY thuqt thi cac yiu t6 thong tin tren tieu dJ dU{1C s&p xip theo thu tl! nhu sau: Ten lo~i van ban -> ten giai do~ thiSt kS ho~c xay d\ffig -> nQi dung -> thai gian -> ten ca quan thiSt kS. Trong th\1c tS co cong trinh phan chia theo giai do~ nhu: thiSt kS sa bQ;
thiSt kS ky thu~t; thiSt kS ky thu~t- thi cong; thi cong; hom congo Co .nhiing
cong trinh phan chia giai do~ nhu: chufut bi dAu tu; th\lc hi~n dAu tu; nghi~m
thu dua cong trinh vilO su d\lng. Do v~y, khi xac dinh ten giai do~ thiSt kS
ho~c xay d\ffig phai din cu vao th\lc tS cua rn6i cong trinh. Vi dfl 1: Ban ve thiSt kS ky thu~t - thi cong l~p rap cftu ki~nc6p pha Lang nam 1973 cua Vi~n ThiSt kS Mat-xca-va Vi dfl 2: Ban ve thiSt kS thi cong h~ diSu hoa khong khi ky thu~t giai do~ II K3, phAn trung tam nam 1974 cua Dom l~p 259. Vi dfl3: Ban ve hom cong l~p d\ffig c6p pha c6t.th6p kh6i I khu'phai Lang nam 1974 cua Chuyen gia Lien XO. 7. Chu giii
Chi chu giai tiong tnrang hgp tieu dS h6 sa chua khai quat dAy du, ho~c co vAn dS d~t bi~t cAn lUll Y. Vi d':ll:
Til~u d~ h8 sa: "Ban ve thiSt kS thi cong rn~t b~ng ranh cap phong bang di~n nam 1975". Trong tnrOng hgp mly chu giai: Ban ve nay C\l th8 va b6 sung cho thong bao s6 52 ngay 18.02.1975. Vi d\l2:
Tieu d~ h8 sa: "Ban ve thiSt kS thi cong chi tiSt cac khung do tfun chili chan sanh. chinh va sanh ttVC na.m 1975". 70 Trong truang hgp nay chu giai: Ban ve nay xem cling ban ve AC-1-4'9 t~p
1-1-5 chi tiSt B, C kinh thuac ngmli ngo~c dimg cho m~t c~t 1-1, 7-7; kich
thuac trong ngo~c dimg cho m~t c~t 2-2, 8-8.
Luu y: khong cdn chit giai kY hi?u ban vi.
8. Tac gia , - NSu la h6 sO' hanh chinh thi tac gia. van banchinh la ten cO' quan ban hanh
van ban. co) truac hQ va ten ca nhan Vi d,!: Chu tjch H6 Chi Minh; Pho Thu tu6ng Le Thanh Nghj ...
9. Bja tli~m xiy dl}'llg
Ghi noi xay d\ffig cong trinh, h~ng m\lC cong trinh.
Vi df': Ba Dinh, Ha NQi.
10. Thai gian ella tai li~u
a. Bdt adu: ghi thai gian sam nh~t cua tai li~u co trong h6 sO'
b. Kit thuc: ghi thai gian mUQn nh~t cua tai li~u co trong h6 sO'
Ghi dAy du ngay thang nam. Giua ngay, thang, nam cach nhau d~u cham. - NSu la h6 sO' ban ve thi ghi ten cO' quan duy~t thiSt kS.
- NSu tac gia van ban la ca nhan thi neu chuc V\l ho~c hQc ham, hQc vi (niu Vi df':
Tieu tI~ hB sO': " Ban ve hom cong l~p d\Il1g cAp pha cAt thep khAi I khu Ngay duai 10 thang 1, 2 thi them sA 0 phia truac. phcii Lang nam 1974 cua Chuyen gia Lien xo". b. K~t thuc: 24.5.1974 Thai gian cua tai li~u:
a. B~t dAu: 13.5.1974
11. DQ tin e,y eua tai li~u
Tuy thuQc vao th\lc tS tai li~u rna ghi mQt trong nhiing muc d.Q tin c~y cua
tai li~u la: ban chinh; ban sao ... (niu 10, to'i li?u ho'nh chinh) ho~c la ban can;
ban in; ban sao anh sang; ban phac ho~ ... (niu za ban ve). 13. But tieh 12. Ngon ngif
Chi ghi ngon ngii khong phai la tiSng Vi~t nhu: Anh; Phap; Nga; Duc...
NSu ngon ngii do dugc djch ra tiSng Vi~t thi ghi tiSng Vi~t sau ngon ngii
dugc dich va d~t trong ngo~c dan. Vi d\L· tai li~u ghi bfutg tiSpg Anh dugc
djch ra tiSng Vi~t thi ghi: Anh (Vi~t). NSu tiSng Vi~t dugc dich ra ngon ngii
nuac ngoai thi ngon ngii nuac ngoai ghi sau tiSng Vi~t va d~t trong dau ngo~c
dan. Vi d\l: tai li~u ghi bfutg tiSng Vi~t dugc djch ra tiSng Trung thi ghi: Vi~t
(Trung). 71 But tich 18. chu ky phe duy~t, ghi gop y, sua chua... tren van ban. Chi ghi
but tich ctia nhfing ca nhan gift chuc V\l: Chti tich, Chti tich Qu6c hQi, TAng bi
thu Dang CQng san Vi~t Nam, Thti tuang, TAng th6ng. Nhfing ca nhan nay
truo-c do thuimg gift nhi~u chuc V\l khac, do v~y atruimg but tich khong ghi
chuc V\l, chi co ghi hQ ten va ca nhan. Vi df': Rach: 2; 6: 2
19. NaID n{)p IU"U: DB tr6ng, chi ghi vao khi tai li~u dfi giao nQp. 2.3. HU'dng dan bien mf'c phi2u tin tlli liiu anh.
A . Yeu ciu chung
1. MBi anh bien m\lc 1 phieu tin.
2. Bien m\lc phieu tin duQ'c tien hanh trong qua trinh chinh ly anh ho~c .: duQ'c tien hanh sau khi anh duQ'c chinh ly hoan chinh. 3. Khi bien m\lC anh cAn h~ che t6i da vi~c trimg l~p thong tin tren mQt phieu tin. 4. Khong viet t~t nhfing tir chua duQ'c quy dinh trong bang chft V!et t~t.
5. Cach trinh bay thong tin tren phieu quy dinh nhu sau:
a. Cac chft trong mQt tir phai viet li~n nhau. Gifta cac tir phai cach nhau rnQt chu ho~c 1 ky t\l. Cach vi~t dung Cach viet sai B~c~
B~c~
b. Cac dAu (.); (:); ("); (...) phai danh li~n ngay sau chu cu6i cling cua tiro 72 Vi du: ho~c ai?
c. Vi~t hoa
- Danh tir rieng chi ten ngU"iIi Viit Nam: viBt hoa tdt ca chii' cai am dAu. Giii'a cac ill khong dugc g~ch nBi. Vi dfl: Cach viBt dung Cach viBt sai H6 Chi Minh
H6 - Chi - Minh
- Ten hiiu, ten but danh, ten tv, ten tU"dc hiiu ngU"iIi Viit: viBt hoa tdt ca chu cai d§u am. . . Vi dfll: Ten hi~u cua Nguy~n Hu~ Ia Quang Trung.
Vi df' 2: Ten but danh cua Chu tich HB Chi Minh la ChiBn sy; TrfuI L\l'c.
Vi df' 3: Ten tl! cua NguyBn Du la TB Nhu.
- Ten rieng chi sv ton kinh: viBt hoa tdt ca chii' cai dAu am.
Vi df': Bac HB; Bac Ton; C\l DB Chi~u.
.
- Ten ilia danh Viet Nam: vi~t hoa tat ca chu cai d§u am ten dia danh.
Vi df': Thu do Ha NQi; Thanh phB HB Chi Minh; Thanh phB Hai Phong... tinh Quang Ninh, tinh Thanh Hoa, huy~n Vinh LQc, xa Vinh Tan. - Ten Cd quan, ta chuc Viit Nam: viBt hoa nhiing ill nhu quy dinh t~i QuyBt dinh thanh l~p co quan, t8 chuc do. Vi df': BQ Cong nghi~p; Ban T8 chuc Can bQ - Chinh phu; Cvc LUll tm Nha nuac; Bao Nhan dan; T~p chi"CQng san... - Ten ilia danh nUdc ngoai ho~c nguui nUdc ngoai:
- Ten nuac ngoai ho~c ten nguai nuac ngoai nhung dQc theo am Han Vi~t thi viBt hoa chii' cai am dAu nhu ten rieng nguai Vi~t. Vi df' I-Ten nuac ngoai: Trung QUBc; Tri~u Tien; Tay Ban Nha; My; Phap... Vi df' 2- Ten nguai: Mao Tr~ch Dong; TBng Khcinh Linh; Kim Nh~t Thanh... - Ten nuac ngoai ho~c ten nguai nuac ngoai, da phien am sang tiBng Vi~t,
thi ghi nhu trong tai li~u bfutg chii' in hoa, va sau til phien am, nBu co th~ ghi
ten dia danh ho~c ten rieng cua nguai do bfutg tiBng nuac ngoai. Vi d\l: UYLIAM SECHXPIA (WIlLIAM SHAKESPEARE) (Anh)
- Danh tir rieng chi phU"dng hU"dng gdn li2n vdi 1 ilia danh cft thi, 1 vung hopc 1 mi2n: viBt hoa chii' cai dAu am ten danh til rieng.
Vi df': Dong Duong; Nam Ban cAu; B~c Tri~u Tien...
- Tir chiphU"dng hU"dng nhU"ng khong gdn li2n vdi 1 ilia danh Cf' thi thi khong viit hoa. Vi df': Ngh~ An phia bie giap Thanh Hoa, phia dong giap Bi~n Dong. 73 - Ten chau IflC, d{li dUling, biin, thien thl ..: viet hoa chu cai dAu fun ten
... gQi chau l\lc, d~i duong, bi€n, thien th€ vinh dg. Vi dfl: Chau Au; Thai Blnh Duong; Bi€n HB; Ban Tich; Sao Hoa...
- Ten cac danh hifU vinh dv: viet hoa chfr cai dAu am ten gQi danh hi~u dan; Anh hung; Ba m~ Vi~t Nam anh hung. - Ten cac nam am I;ch, cac ngay tilt am I;ch, cac sv kifn I;ch sir quan
tr(Jng: viet hoa chu cai dAuam ten gQi cac nam, ngay tiet am lich va cac S\l
ki~n Ijch su. , Vi dfl: Huan chuang DQc l~p; Huan chuang Quan cong; Ngh~ sy nhful Cach m~ng thang Muai Nga... (cac S\l ki~n ljch sir) , A A - Ten cac ton giao: viet hoa chu cai dAu am ten cac ton giao.
Vi dfl: d~o Ph~t; Tin Lanh; d~o Cao Dai...
- Ten van ban: viet hoa am dAu van ban co ten gQi.
Vi dIp Chi thi; Quyet djnh; Bao cao...
- Dau cau:
- Cau trich dful trong ngo~c kep: viet hoa chfr cai am dAu.
- Sau dAu chAm (.), dAu chAm than (!) va dAu hoi (?): viet hoa chu cai fun dAu. - Sau dAu hai chfun (:), dAu chfun phAy (;), dAu phAy (,): khong viet hoa.
d. Danh dAu thanh di~u cua tieng Vi~t tren may vi dnh: danh dAu thanh di~u acuBi am ti8t. B. Yeo cAo cy th~ khi bien my.c tirng trU'ang tJ,ong tin.
1. Ten kho lU'll trif
Ghi ten co quan, don vi noi tf\lc tiep quan ly tm li~u
Vi dfl: Trung tam Luu trii Qu8c gia I; Trung tam Luu trii BQ Giao d\lC va Dao t~o. Ghi C\l th€ lo~i anh: am ban, duong ban ... 2. Tb~ loai. 80b
3. Sa lUll trif
Ghi s6 thu t\l phim g8c ho~c anh gBc trong kho. MBi tfun phim g8c hay buc anh g8c, la 1 don vi bao quan, va duQ'C danh 1 s8 luu tru rieng. Neu 180 anh ho~c phim sao, thl s8 luu trii cua anh ho~c phim sao chinh la s8
lUll trii cua anh g8c ho~c cua phim g8c va kern thea kY hi~u S c6 ngma la sao. Vi dfl: 308 74 Vi dfll: Giap TuAt; Dinh D~u; Tet Nguyen Dan...
Vi dfll: Dong chi; L~p xuful; D~i han... (ngay, tiet)
Vi dfl3: Cach m~g thang Tam nam 1945; D~i thing mila xuful nam 1975; Vi df': ChiI tich H6 Chi Minh sang Phap nam 1946; D~i hQi Lien minh Vi~t - Mien - Lao t~i Dinh Hoa (Thai Nguyen) nam 1949. 6.Tien d~ anh - 30 la s6luu trit ciIa fmh g6c
- S la s6 leY hi~u anh sao tir anh g6c
4. Ky hi~u thong tin
Ghi ky hi~u theo khung phan lo~i th6ng nhAt thong tin tai li~u.
.
.
5. Ten sO' kien
, Ghi ten gQi dAy diI ciIa S\l ki~n. Ghi theo thu t11: ai dang lam gi, ho~c S\l ki~n gi dang di8n ra i:J dau, khi nao. NSu trong anh co nhi8u nguai, thi phai ghi ro chuc V\l, ho~c hQc ham, hQc Vi dill:
Tieu dJ tinh: ThiI tu6ng BIDAULT b~t tay ChiI tich H6 Chi Minh tren 18
dai mit tinh ky ni~m ngay Qu6c khanh Phap 4.7, t~i Quang tru vi, hQ va ten tUng nguai, thea thir tv hang va tr~t tv til trai sang phai. Hang 1 tir trai sang phai: D~i tu6ng Juin, ChiI tich H6 Chi Minh, ThiI . tu6'ng BIDAULT, ThuQ1lg thu BQ L8 Phap DUMAINE. N8u nguai trong anh khong xac dinh ro hQ ten, thi d~t dAu hoi trong ngo~c Vi d1l2:
Tieu dJ tinh: bu6i don tiSp ChiI tich H6 Chi Minh t~i san bay BOURGET don (?). (Paris), ngay 22.6.1946. Hang 1 tir trai sang phai (?), tu6ng GENTIEHOMME, ChiI tich H6 Chi Minh, BQ truOng Hai ngo~i Phap MAURIUS MOUTET. Hang 2 til trai sang phai: BQ truOng BQ Canh nang Huynh Thi~u LQc, BQ
truOng BQ Qu6c phong Phan Anh, TruOng phai doan Vi~t Nam t~i HQi nghi
PONTAINEBLAU PhliUll Van D6ng. NSu trong fmh co nhi8u nguai khong xac dinh dugc hQ va ten thi lAy vi tn . Vidu3:.
Tieu dJ tinh: Thi truOng Paris VERZOULLE (ngud'i cdm but) mai ChiI nguai bi8t chinh xac lam m6c. tich H6 Chi Minh leY vao s6 vang. Nguai thu 3 tir trai sang phai: Thuy su Do D6c - Cao uy Phap iJ Dong
tich H6 Chi Minh, Thi TruOng Paris ducrng DEGENLIEU,' ChiI
VERZOULLE. 75 Vi df' 4: Chil tich HB Chi Minh an com t~i khach s~ DEANVILLE, thuQc vung NORMANDY ngay 17.7.1946. Tir trai sang phai theo vong ban tron: Chil tich HB Chi Minh, chau
JARQUELNE, Vii Dinh HuYnh, Le Van CUll, DB Dinh Thien, MISSOFFE
va SAINTENY. , Vi df'S: HQi dam gilia d~i biBu, Chinh phil Viet Nam va 3 d~i dien lanh S\l
Anh - My - Tuang t~i ngo vao cBng dinh Dong g§n nga tu 6 chg Dira ngay
09.01.1947, quy~t dinh ngimg bfut vao ngay 15.01.1947 dB dBng bao di di cu. 7. Chii giii
Chu giai nhiing nQi dung d~c biet cAn lUll y rna chua dugc phiin anh (y tieu de anh. Vi dill:
Tieu d~ arm: Thi truang Paris VERZOULLE (ngum cam but) moi Chil tich HB Chi Minh ky vao sB Yang. Nguoi thu 3 tir trm. sang phai: Thuy su Do DBc - Cao uy Phap (y Dong
truang Paris tich HB Chi Minh, Thi duang DEGENLIEU, Chil
VERZOULLE. Chu giai: Chii tich HB Chi Minh tay phai cAm qua dao lAy tir tiec tra.
Nguai cho chau ong Thi truang Paris, nhung chau khong an va cling khong
cho ai so va noi do la qua cila Chii tich HB Chi Minh cho. Vi d1l2:
Tieu de anh: Chti tich H6 Chi Minh an com t~i khach s~n DEANVILLE thuQc vUng NORMANDY ngay 17.7.1946. Tir tnii sang phai theo vong ban tron: Chii tich HB Chi Minh, chau
JARQUELINE, Vli Dinh Huynh, Le Van CUll, DB Dinh Thi~n, MISSOFFE
va SAINTENY. Chu giai: NORMANDY la nai Anh - Phap dB bQ danh phat xit Due trong
chi~n tranh th~ giai IAn thit II (1939 - 1945). Blia an sau tai n~ 0 to: 'ong DB
Dinh Thien bi say xat nh~, vg chBng giao su HERTRICH va lai xe bi thuang
phai dua di b~nh vi~n. Vi d1l3:
Tieu 42 anh: Chii tich HB Chi Minh om hon anh Nguy8n Van TAn, dl;ti
biBu thanh nien trong phai doan Nam BQ, di dV HQi nghi quBc t~ thanh nien
sinh vien ph\! nfl, t~i CABACATTA (Hungari) nfun 1948. Chu giai: arm chVP t~i Viet B~c truac khi doan len duOng.
8. NguOi ch1}p
Ghi hQ ten nguai ch\!p anh.
9. Dja 4i~m ch\lp 76 10. Thai gian ch\lp
Ghi ngay, thang, nam chVP anh. Ngay du6i 10 va thang 1, 2 thi them s6 0 Ghi dia di~m nO'i chVP anh.
Vi dfl: Truong D~i hQc Bach khoa - Ha N Qi Vi dfl: 05.6.1946.
11. Ngu8n gBc xuit xu
Ghi cO' quan hay ten ca nhan cung cAp anh, ho~c tiI phong lUll trfr nao?
Vi dip Ong Bili Xuan Hoan nQp; Ong DB Dinh Thi~n nQp.
12. CO' anh phirn
Ghi thea th\Ic t~ tai li~u anh
Vi dfl: 3 x 4; 4 x 6; 6 x 9...
13. Mao sic
Tu)' thuQc vao th\fc t~ tai li~u ghi Ia den trfutg hay mau.
14. DQ tin c,y
Tu)' thuQc vao th\lc t~ tai li~u, ghi III phim am ban g6c, phim duang ban, phia tru6'c. 15. Tai li~D di kern
N~u co taili~u di kern theo buc anh thi ghi. N~u khong co thi d~ tr6ng.
16. ChS dQ sir d1}ng
N~u tai li~u thuQc di~n bi m~t chua th~ dua ra phvc V\l sir d\ffig rQng dii thi hayanh. 17. Tinh tr,ng v,t Iy
Tu)' thuQc vao th\fc t~ tlli li~u rna danh dAu (v) (y cac nhom: a, b, c hay d. 2. 4. Hll'ung dan bien mfle philu tin tili /ifu ghi lim S(r kifn .
A. Yeu cAu chung
1. M6i bai noi bien mvc 1 phi~u tin.
2. Bien mve phi~u tin duQ'c ti~n hanh trong qua trinh chinh Iy bang ghi am ho~c sau khi bang ghi am da dugc chinh ly hoan chinh. 3. Khi bien mvc cAn h~ ch~ t6i muc t6i da vi~c trimg I~p thong tin tren 1 ghi "h~ ch~" ho~c B, n~u khong thuQc di~n do thi khong ghi ho~c ghi Ia A. phi~u. 4. Khong vi~t t~t nhiing tiI chua duQ'c qui dinh trong bang chfr vi~t w.t.
5. Cach trinh bay thong tin tren phi~u quy dinh nhu sau:
a. Cac chfr trong mQt tiI phai vi~t li~n nhau. Gifra cac tiI phai cach nhau . Vidu:. rnQt chu ho~c 1 ky tV. 77 Cach vi~t dUng Cach vi~t sai B~c~ B~c~ b. Cac dAu (.); (:); ("); (...) phai danh lien ngay sau chit cu3i cimg cua tiro
Vi du: ho~c ai?
c. Vi~t hoa
- Danh tir rieng chi ten ngltO'i Viit Nam: viSt hoa tAt ca chit cM fun dAu. Giita cac til khong duQ'c g~ch n3i. Vidu:. Cach viSt dUng
H6 Chi Minh Cach viSt sai
HB - Chi - Minh - Ten hiiu, ten but danh, ten tv, ten tltUC hiiu ngltui Viit: viSt hoa tAt ca chit cai ddu am. . . Vi df'l: Ten hi~u cila Nguy~n Hu~ la Quang Trung.
Vi df'2: Ten but danh cila Chil tich HB Chi Minh la ChiSn sy; Trfut Lgc.
Vi df' 3: Ten tg cila Nguy~n Du la T3 Nhu.
- Ten rieng chi Sl,f ton kinh: viSt hoa tAt ca chit cai dAu fun.
Vi df': Bac HB; Bac Ton; 'C\l DB Chi~u.
.
- Ten ilia danh Viet Nam: vi8t hoa tAt ca chit cai ddu am ten dia danh.
Vi df': Thil do Ha NQi; Thanh ph3 HB Chi Minh; Thanh ph3 Hai.Phong, tinh Thanh Hoa, huy~n Vinh LQc, xa Vinh Tan. - Ten Cd quan, ta chuc Viit Nam: viSt hoa nhUng til nhu quy dinh t~i QuySt dinh thanh l~p co quan, t6 chuc d6. Vi df': BQ Cong nghi~p; Ban T6 chuc Can bQ - Chinh phil; C\lC LUll tm Nha nuac; Bao Nh8n dan; T~p chi CQng san... - Ten ilia danh nuuc ngoai ho~c nguO'i nU'uc ngoa;:
- Ten nuac ngoai ho~c ten nguai nuac ngoai nhung dQc thea am Han Vi~t thi viSt hoa chit cai fun dAu nhu ten rieng ngu~i Vi~t. Vi df' 1: Ten nuac ngoai: Trung Qu3c; Trieu Tien; Tay Ban Nha; My; Phap... Vi df' 2: Ten nguoi: Mao Tr~ch Dong; T3ng Khanh Linh; Kim Nh~t Thanh... - Ten nuac ngoai ho~c ten nguoi nuac ngoai, dii phien fun sang tiSng Vi~t,
thi ghi nhu trong tai li~u b~ng chit in hoa va sau tir phien fun, nS~ c6 the ghi
ten dia danh ho~c ten rieng cila nguoi d6 bfutg tiSng nuac ngoai. Vi d\l: UYLIAM SECHXPIA (WIlLIAM SHAKESPEARE) (Anh)
- Danh tir rieng chi phltdng hitting gin li2n vtYi 1 ilia danh Cf' thi, 1 vung hopc 1 mi2n: viSt hoa chit cai dAu fun ten danh tir rieng.
Vi df': Dong Duong; Nam Ban cAu; Bic Trieu Tien... 78 - Tir chi phlrdng hlr6'ng nhlrng khong gin li~n v6'i 1 ilia danh Cfl thi thz Vi dfl: Ngh~ An phia bic ghip Thanh Hoa, phia dong giap Bi~n Dong.
- Ten chliu lflC, ilpi dlrdng, biin, thien thi. .. : viet hoa chit cai dAu am ten khong viit hoa. gQi chau ll)c, dlili duang, bi~n, thien th~...
, Vi dfl: Chau Au; Thai BiOO Duang; Bi~n H6; Ban Tich; Sao Hoii... - Ten cac danh hiju vinh dl}". viet hoa chit cai dAu am ten gQi danh hi~u viOO dlJ. dan; AOO hung; Ba m~ Vi~t Nam anh hung. Vi dfl: Huan chuang DQc I~p; Huan chuang Quan cong; Ngh~ sy nhan Vi dfll: Giap TuAt; DiOO D~u; Tet Nguyen Dan...
Vi dfl2: Dong chi; L~p xuan; Dlili han... (ngay tiet)
Vi dfl3: Cach m~g thang Tam nam 1945; Dlili thfulg mua xuan nam 1975; Cach m~ng thang Muai Nga... (cac SlJ ki~n Iich sir) , ;\ - Ten cac nam lim lich, cac ngay tiit lim lich, cac sf'" kijn lich su quan
trpng: viet hoa chit cai dAu am ten gQi cac nam, ngay tiet am lich va cac sg
ki~n Iich sir. - Ten cac .ton giao: viet hoa chit cM dAu am ten cac ton giao.
Vi dfl: d~o Ph~t; Tin Lanh; d~o Cao Dai...
- Ten van ban: viet hoa am dAu van ban co ten gQi.
Vi dfl: Chi thi; Quyet diOO; Bao cao...
D;\
- au cau:
- Cau trich d~n trong ngo~c kep: viet hoa chit cM am dAu.
- Sau dAu chAm (.), dAu chAm than (!) va dAu hoi (?): viet hoa chfr cai am ddu. di~u & cu6i am ti8t. ; B. Yen cAn cy th~ khi bien myc tirng truo-ng thong tin
1. TeD kho Itru trif
Ghi ten ca quan, dan vi nai tl1!C tiep quan Iy tai li~u.
Vi dfl: Trung tam Luu tm QuBc gia I; Phong luu tnl BQ Giap d\lc va Dao t~o. 2. sa Ilfu trif
a. Bang g8c
Ghi sB thu tg cua bang gBc. Mc3i cUQn bang gBc la 1 dan vi bao quart.
Truimg hgp thu ve chi co bang sao rna khong co bang gBc, thi bang sao do ·
dugc coi OOu bang gBc. 79 - Sau dAu hai chb (:), dAu chb phAy (;), dAu phAy (,): khong viet hoa.
d. Danh dAu. thanh di~u cua tieng Vi~t tren may vi tiOO: daOO dAu thanh h. Bang sao
NSu bang sao dUQ'e sao l~i tir bang gde, thi s6lUll tm eua bang sao ehinh la .
Vi du: 108.
10 - la s6 thu tg eua bang g6e. , S - bieu thi do la bang sao eua eUQn bang g6e co sd lUll tm la 10. sd lUll trfr eua bang g6e co kern ky hi~u S phia sau bieu thi do la bang sao. Vi d!l: CUQn bang g6e sd 10, dUQ'e sao thanh 3 eUQn bang sao, thi sd lUll NSu mQt eUQn bang gde, dUQ'e sao thanh nhi6u eUQn bang sao, thi sau sd
lUll tm eua bang g6e la s6 thu tg eua tUng eUQn bang sao. Gilia sd lUll tm eua
bang g6e va s6 thu tg eua tUng eUQn bang sao ngan each nhau bing d~u ehfun
(.) tru cua tUng cUQn bang sao do dugc ghi nhu sau: - CUQn 11ft: 10.1/38
- CUQn 21ft: 10.2/38
- CUQn 3 lit: 10.3/38 C. Dia CD
NSu bang dUQ'e ehuyen sang rna CD, thi sd lUll trfr eua rna CD ehinh la s6 Vi d!l: Dia CD dUQ'e in til bang g6e s6 10, thi s6 lUll trfr eua rna CD la 10 lUll tm eua bang co kern ky hi~u CD phia sau, bieu thi do la rna CD. CD. NSu 1 rna CD dUQ'e in tir nhi6u eUQn bang, thi s6 lUll trli eua rna CD se la Vi dfl: 1-5 CD
1-5: la cae bang s6 co s6lUll tm tir sd 1 dSn s6 5.
CD: bi~u thi do lit dIa CD.
d. Ten File
La t6 hgp s6 lUll tm eua rna CD va sd thu tg bai noi trong nmg dIa CD.
3. Ky hi~u thong tin s6 lUll tm eua cae bang. .
.
4. Ten sO' kieo
Ghi ten gQi dAy du eua sg ki~n.
Vi d,,: HQi nghi Paris, LB tang Chu tjeh HB Chi Minh.
5. Tieu d~ bili n6i
Ghi theo thu tv: ten lo~i bai noi -> nguai trinh bay -> n9i dung
-> dia diem ->thcri gian.
Luu y: Ten loq,i hili noi: ten lo~i bili noi duqc xac dinh tuy thuQc vao thvc Ghi kY hi~u theo khung phan lo~i th6ng nh~t thong tin tai li~u. tS. Co the 19a ehQn ttlQt trong nhUng ten lo~ibai noi duai day: 80·· 1. Bai phat bieu 2. Bai n6i chuy~n
3. Bao cao
4. Ban tin
5. ChAt vAn
6. Cong b6 .- , 7. Di~n van khai m~c
8. Di~n van b8 m~c
9. Di~n tu
10. Dap tu
11. Di~n mUng
12. Di~n van
13. Di8u van
14. Gi6i thi~u chuang trinh
15. HuAn thi
16. Laihua
17. Lai keu gQi
18. Lai phat bieu
19. Lai chao mUng
20. Lai chilc mUng
21. Lai khai m~c
22. Lai gi6i thi~u
23. Lai can d~n
24. Lai giiii thich
25. Loi cam an
26. Loi phien dich
27. Nh~t l~nh
28. Nh~c
29. Nh~n tin
30. Ph6ng vAn
31. QuyBt tam thu
32. Tham lu~n
33. ThuyBt minh
34. ThuyBt trinh
35. Thong bao
36. Thong cao
37. Thong di~p
38. Tuyen b6
39. Tuyen ngon 81 40. Tuyen th~
41. Tra lai chAt vAn
42. Truy~n kS
43.Thu
44. Tuang thu~t
45. To~ dam
- Nguai trinh bay: N@u xac dinh dUQc chuc danh, ho~c d~i di~n cho co
quan hay dia phuong, thi ghi chuc danh, hQ va ten nguai trinh bay. TruOng
hgp khong ro chuc danh, thi ,ghi -ong ho~c ba, hQ va ten nguai trinh bay. Vi d¥: Thu tuang Phan Van Khai; D~ biSu QuBc hQi tinh Quang Ninh Hoang QuBc Vi~t. - N(Ji dung: Ghi v§.n d~ rna bai n6i d~ c~p.
Vi d¥ 1: Di@u van cua BCHTW Dang cQng san Vi~t Nam va di chuc cua
Chu tich Hd Chi Minh, do Bi thu thu nh~t Ban ch~p harm Trung uong, dQc t~
Ie truy di~u t~i Quang truang Ba Dinh hdi 7gio 30 ngay 09.09.1969. Vi d¥ 2: Bao cao cua Chanh an TANDTC Ph~ Hung, v~ cong tac ngarm Toa.an, t~i phien hQp QuBc hQi ngay 26.6.1984. Vi d¥ 3: LOi tuyen bB dftu hang, cua TBng thBng Vi~t Nam CQng hoa Duong Van Minh ngay 30.4.1975. Vi d¥ 4: To~ dam "40 nam du6i hi co ve vang cua Dang", do Dai ti@ng n6i Vi~t Nam, tB chuc t~i Ha NQi, til ngay 20.01 d@n ngay 17.02.1970. 6- ehu giai a- Chu giai ten sv kiin
Vi dfl: Ten S\l ki~n la "Mj v~n"
Chu giai: My v~n Ia cac bai phat biSu tren dai ti@ng n6i Vi~t Nam, dS
tuyen truy~n nhan dan My va nhan dan th@ gi6i,. ung hQ cUQc khang chi@n
chBng My Clm nu6c cua nhan dan Vi~t Nam.
h- Ch" gia; npi dung hili noi Vi d¥: Tieu aB bai n6i: Bao cao cua Chanh an TANDTC Ph~ Hung t~i Ky hQp thu 4 QUBc hQi khoa VII, tB chuc t~i Ha NQi ngay 17.10.1982. Chu giai: vB v~n dB xet xu cua Toa an cac c~p, va vi~c thi hanh Lu~t toa an sua d6i. c- Ch" gia; am thanh il~c hiit Vi d¥: Tieu dB bai n6i "Di@u van cua BCHTW Dang cQng san Vi~t Nam
va di chilc cua Chu tich Hd Chi Minh, do Bi thu thu nh~t Ban ch~p hanh
Trung uong, dQc t~ Ie truy di~u t~ Quang truang Ba Dinh hdi 7gio 30 ngay
09.09.1969". 82 nh~c chieu h6n tu sy. chAm. Ngay duai 10 va thang 1, 2 thi ghi s6 0 phia truac. . Vi~t sau ngon ngu nuac ngoai, va d~t trong ngo~c dan. . N8u tai li~u .thuQc di~n bi m~t chua th~ dua ra ph\lc V\l sir d\lIlg r-Qng rai thi
ghi "h~ ch8l1"ho~c B, nc§u khong thuQc di~n do thi khong ghi ho~c ghi la A. - Cho rna CD chua chuong trinh vao t, CD man hinh hi~n ra nhu sau: +Bfun chuQt vao Next (HI)
+Bfun chuQt vao m\lC I accept agreement (H2).
+Bfun chuQt vao Next ill3 ................................. +Nh~p rna dang ky vao 2 ola: 112-1234567 (H4).
+Nh~p ten vao 0 You name: HUE.
+Nh~p ten dan vi vao 0 UBNDX VINHTAN
+Bfun chuQt Next (H5) d~ ti8p 1\lc vi~c cai d~t chuong trinh.
+B~m chuQt vao Next (H6) d~ ti8p t\l:c. +BAm chuQt vao Next (H7) d~ ti8p tl)c
+BAm chuQt vao Continue (H8)
N'=~'A"'~'''':''''''''~'''' :>.f.. ··~· • .. +Bfun chuQt vao OK (H9).
+BAm chuQt vao Yes (HIO). Sau khi cm d~t song phAn mem Visual Studio (n8u dti cai Quan Ii Van ban rBi khong cAn thvc hi~n l~i), thvc hi~n cac buac sau: 2. Ma thu m\lC Thuvien\Hethong, sao chep tAt ca cac t~p dir li~u co trong 3. Sao chep toan bQ thu m\lC QLTI...LT trong Thu m\lC Thuvien sang Ailia
ctmg (C:; ho~c D:), bi> tAt ca cac thUQC tinh (Read Only), sau do keo mQt biSu
tugng ra ngoai man hinh nen (Desktop) dS thu~ ti~n cho ch~y chuang trinh. _. . . .iiP!'IH~"_.. _~·dJ"~J~'~P,III~H_dH~J..~_dJ·~P,.. IJI~.. :...~•• ~__ ~~~~ 7. BAm chuQt vao Add, dS chQn t~p dir li~u MS Access Driver, bAm chuQt vao
Finish dS Iva chQn ti8p theo. • 9. B~n chuQt vao Select de chQn Database, rna f, rna (C: ho~c D:), chQn thu
m\lc QLTLLT, chQn Data.mdb, bfun OK\OK de k8t thuc va thmit ra. • Bfun dup chuQt vao bieu tugng QLTLLT tren man hinh n8n de ch~y Phdn m8m Quan ly Tai li~u lUll trU do Trung tam Tin hQc-Ngo~i ngu "";........... ..... _ . ,;,.- "''''". -. • ." ......~•. ~ 'Ii ~ ~;-,:_~~ _. ~. truimg f)~i hQc NQi V\l Ha NQi nghien dIu va phat trien tren co So' Van ban
• huang dfut cua C\lC Van thu va LUU.~ Nha nuac ban hanh. Phfut m8m se do
truimg f)~i hQc NQi V\l Ha NQi cung c~p va giu ban quy8n. Trong qua trinh trien khai Ung d\IDg, nhUng phat sinh mai do yeu cAu se duQ'c Nha truang ti8p nh~ va nang c~p theo yeu cau cua nguOi sir d\IDg. Bai 4: DUONG DAN sir Dl}NG PHAN MEM QUAN LY TAl LI~U LUlJ TRU 1. TAng quan v~ h~ th8ng phin m~m Quan Iy titi li~u IU'U trw Chuoog trinh QUID If thong tin Uli li~u lUll tm, dugc vi~t b~g ngon ngfr
Visual Basic, thi~t k~ ch~y tren m~g, vai giao thuc qua ODBC trong moi
trtrang WINDOWS. Vai giao di~n than thi~n, cimg nhi8u chilc nang, nhim giup cho nguai sir
d\lIlg giam thi8u thai gian c~p nh~t va qUID If thong tin. C\l th8 chuang trinh
co cac chuc nang chinh nhu sau: +Tili lieu Hanh chlnh .
a. Tai lieu IUD trfr
.
- Van han trong H8 S(/
+Tai liiu Khoa hpc kj thu~t
.
+Tai lieuAnh
+ Tili liiu Nghe nhin 88 ~ . .. d. Thi~t lip h~ th6ng 2. Thi~t lip h~ th6ng 2.1. Khai hao quy~n truy nhpp hi thang
CO' sa dti li~u Tid li~u luu trU, duqe phan quyBn troy e~p, do do de troy e~p
vao CSDL, nguai sir d\lllg cAn phiLi duqe phan quyBn. Vi~e phan quyBn eho
cae thanh vien tham gia h~ th6ng, do quy dinh eua tUng dan vi, dum S\1 kiem
smit eua nguai quan tri h~ th6ng. 89 ~ Kh&i dQng chuang trinh, tren man hinh se hi8n thi cira s6, yeu cAu nguai
sir d\Ulg vao rna hi~u, m~t khdu. Trong wOng hgp vao rna hi~u va m~t khdu
khong chinh xac (eho phep nJuJ,p vilo 3 Zan), chuang trinh se ngirng kh&i dQng
va thoat rae Khi nguai quan tIi m~ng cdp rna hi~u, m~t khdu kh&i t~o ban dAu, cho
phep troy c~p h~ thBng, n8u nguai sir d\lng khong muBn dimg m~t khdu dugc
cdp, co th8 thay d6i m~t khdu. Khi thay d6i m~t khdu, thi chi co rieng rnQt
minh nguai sir d\lng bi8t, nguai quan tri m~g cfing khong bi8t, do do n8u
quen m~t khdu thi khong th8 truy c~p vao h~ thBng dugc. Trong truOng hgp Mil hi~u va M~t khdu hi nguai khac sir d\log, khi troy
c~p chuang trinh, h~ thBng se thong bao d8 nguai sir d\Ulg bi8t rfutg Ma hi~u
cua minh da bi nguai khac chi8m d\lng. Phuong phap thay d6i m~t khdu thgc hi~n nhu sau: Birtle mpt: Vilo ma hi?u aa aU(1c cap
Birtle hai: Vilo mq,t khtlu ali aU(1e cap
BUtie ba: Bam phim Tab vilo ella s6 1J8i m~t khOu Birtle ban: Kieh ehu(Jt vao m7:le 1J8i m9-t khOu, tren miln hinh se xuat hi?n
ella s6 ad e~p nh~t m~t khtlu mm. Vilo m~t kMu mai t{li ella s6 M~t khOu
mtii, sau ao vilo Z{li m~t khtlu a ella s6 Xae nh~n (m~t khtlu hai Zan phai
gi6ng nhau), rai bam vilo m7:lC OK d~ th1!c hi?n. 90 Sau khi th\fc hi~n xong vi~c d6i rn~t khAu, bftrn vao rn\lc Bit diu de th\fC
hi~n chuang trinh. Tit lful kho dQng sau, khi ch~y chuang trinh, phili vao m~t
khftu mai. 2.2. Quan tri m(lng
2.2.1. M~c dich, y nghia:
Do tinh chftt cua cong tac luu tm, lien quan d~n vAn d8 bao m~t thong tin,
nen doi hoi S\f phan quy8n troy c~p. Vi~c phan quy8n do lanh d~o cua dan vj,
phan quy8n cho cac thanh vien tharn gia h~ th6ng m~g. Tuy thuQc vao chire
nang, nhi~m V\l cua cac thanh vien, vi~c phan quy8n dugc th\fC hi~n theo cac
muc khac nhau. Quy8n cao nhftt dugc danh cho can bQ lam cong tac quan ttl
m~ng. Quan trj rn~g co quy8n t~o l~p cac thanh vien rn6'i, d6i quy8n truy c~p
cua cac thanh vien (nhtmg khong lam thay d6i m~t kh6u cua cac thanh vien).
H~ th6ng phan quy8n 0 day dugc t~o l~p theo cach phan quy8n cua H~ di8u
hanh WindowsNT va tit phful rn8m. Mirc phan quy8n trong h~ th6ng duge
phan thanh 3 mirc. Muc 1: Co ddy du cac quy8n
Muc 2: Co quy8n c~p nh~t thong tin
Muc 3: Co quy8n xem, tra tim, in m\lC l\lc 2.2.2. Phuong phap th1:tc hi¢n:
Khi thi~t k~, cai d~t chuang trinh, trong h~ th6ng da dugc khai ~o mQt rna
hi~u va rn~t khdu amuc Quan trj rn~g di kern. Khi chuyen giao cong ngh~,
nguai dugc giao nhi~m V\l se dugc trao quy8n do. Khai dQng chuang trinh,
vao rna hi~u va m~t khdu da dugc cftp. Cac bu6'c ti~p theo la khai t~o cae
thanh vien, phan quy8n troy c~p h~ th6ng. Sau khi khai dQng chuang trinh,
cac buac ti~n hanh nhu sau: Btr6'c 1: Tit man hinh chinh, vao Quan trj m,ngl Phan quy~n.
Btr6'c 2: T~i cira s6 Khai b~o ngtrOi sir d\lng, c~p nh~t cac thong tin theo .. cac fiVC: - Vao rna hi~u cua nguai sir d\lllg (mil nhan vien, viit tiit)
- Vao hQ ten ddy du cua nhan vien
- Khai bao quy8n truy c~p h~ th6ng. Trong truang hgp dugc phan quy8n
Nguai quan trj, thi tftt ca cac thong tin tren cira s6 se rna di, co nghia la co
tom quy8n, khi do khong cful chQn cac thong tin ti~p theo. Sau do co the d~t
rn~t khAu va xac nh~ rn~t khAu cua rninh. Trong truang hgp chua khoi t~o
m~t khAu, thi khi khoi dQng chuang trinh, co the khoi t~o m~t khAu m6'i, ho~e
d6i m~t khAu da dugc cftp. 91 - TruOng hgp khai bao 1a NguOi su d1}og, cAn phai th\lc hi~n cac buac tiSp
theo. Xem nguai sir d\Ulg dugc phan quyen gi? Kich chuQt danh dAu vao cac
o tren bang. NSu nguai sir d\lI1g dugc phan quyen iJ Muc 2 thi chi cdn danh
dAu vao 0 c~p nh~t, co ngma 1a nguai sir d\Ulg da: co quyen c~p ·nh~t thong tin,
trong do bao gAm ca xem va sua du li~u. TruOng hgp con l~i 1a phan quyen iJ
Muc 3, thi danh dAu vao cac 0 Xem, co nghi'a 1a nguai sir dl,lng chi co quyen
xem, t6ng hgp du li~u, rna khong co quyen lam thay d6i du li~u. Phl,l thuQc
vao S\l phan cong nhi~m Vl,l cua cac thanh vien, co .the phful quyen'iJ muc nh6
hone BucYc 3: BAm vao ml,lC Them, de ghi l~i thong tin vao Danh sach thanh
vien tham gia h~ thAng. NSu trong danh sach chua co ten, thi se khong troy
c~p dUQ"c vao h~ thAng. BucYc 4: Sau khi khiJi t~o xong cac thanh vien tham gia h~ thAn~, bAm vao
Quay I,i va thoat ra kh6i chuang trinh. TiSp theo, khiJi dQng l~i chuang trinh,
khi do cac thanh vien se co quyen troy c~p vao h~ thAng. , Cua s6 ben phai dUng de hien thi toan bQ Danh sach cac thanh vien tham
gia vao h~ thAng. H~ th6ng cho phep sua, d6i quyen troy c~p, xoa cac thanh .
vien trong h~ thAng. ChQn ten thanh vien trong bang danh sach, bAm vao cac
fi\lC tuong thich de th\lc hi~n. 92 2.3. Giam sat hi th6ng
2.3.1. Ml:lC dich, y ngh'ia
MQt h~ th6ng thong tin ho~t dQng t6t, doi hoi phiii co cO' chB kiem tra, giam
sat. M\lc dich i:J day la giam sat cac thanh vien troy c~p vao h~ th8ng. Kiem
tra tren h~ th6ng, xem co thanh vien nao khong dugc phan quySn, nhung sir
d\lng rna hi~u, m~t khdu cua thanh vien khac troy c~p vao h~ th6ng khong,
d6ng thai biBt dugc ~i thai diem hi~n t~i, co bao nhieu thanh vien dang troy
c~p h~ th6ng. B~ Villi noo
Nguyen Th~ Luong 2.4. Cae ehfre nang v2 h? th6ng
2.4.1. Cap nh~t danh ml:lc
a- Ml:lc dfch y nghia Module Cap nb,t danb ml}e, dimg d~ c~p nh~t cac thong tin vS Danh
m\le cac don vi, Ten lo~i, Ten phong . . . vao CSDL. M\lc dich nhfun th6ng 93 2.3.2. Phuangphap th1/c hi?n
Til cira sB man hinh chinh, vao Quan trj m,ng/Giam sat. Tren man hinh
se hien thi danh sach cac thanh vien dang troy c~p thong tin tren h~ th6ng.
Tren man hinh ta thdy, t~i thai diem nay, co hai thanh vien dang troy c~p
thong tin tren h~ th6ng. nhfrt viec nh~p dfr li~u, thu~ ti~n, giup vi~c th6ng ke, tim ki~m thong tin theo
dfr li~u chuAn. ~ Vi v~y, khi lam vi~c voi chuong trinh, vi~c dAu tien cAn th\lc hi~n la thi~t
l~p bang C~p nh~t danh m\lc. Buoc dAu, c~p nh~t cac m\lC cO" ban, co tAn xUfrt
su d\IDg cao, phil hgp voi don vi, sau do b6 sung them khi phat sinh cac thay
d6i moi. Trong phfut Cip nhitdanh my.c g8m cac m\lC sau: - Danh m\lc Ten phong
- Danh m\lc Ten lo~i van ban
- Danh m\lc Nguai kyvan ban
- Danh m\lc CO' quan ban hanh van ban
- Danh m\lC H8 sO" thuQc flon vi hinh thanh tai li~u b- Phuong phap th1!c hi~n.
Til man hinh chinh, vao Thi~t lip H~ th3ng/Cip nhit Danh my.c, ci'ra s6
C~p nh~t danh m\lC dugc hi8n thi len man hinh. Tren thanh Tieu d8, chua cac
tieu m\lC, bfun chuQt vao cac Tieu m\lC d8l\la chQn. Ci'ra s6 c~p nh~t thong tin
cua tUng Tieu m\lC dugc b6 tri thanh hai cQt. - CQt Ma (C9tl), dUng d8 c~p nh~t Ten vi~t t~t hay Ma (thea chutin tit khaa, tit 02 kY tll tra len khong co am tiit tq.a thanh tit ai cimg, vi dtl: an).
- CQt Ten (c9t 2), dUng d8 c~p nh~t thong tin dAy du (Ten adyau).
- Bfun phim Tab, d8 chuy8n tir cQt 1 sang cQt 2 va ngugc l~i.
- Them dif Ii~u: fl8 con tro t~i m\lC (*), bfun phim (4,). (Khong aJ dong
trdng, dtiu * liz ddu ajnh vj cu6i bemg danh mtlc).
- Sira dif Ii~u: Nh~p chuQt vao m\lC cAn sua, hi~u chinh dfr li~u ngay t~i m\lc do. - Xoa mQt m\lC (m9t hang) bfulg bfrm chuQt v~o dAu hang, khi xUfrt hi~n
mGi ten tro tren hang, bfun phim Delete.
- In bang Mil, ma Microsoft Access\ QLTLLT\DATA, chQn m\ic tuO'ng thich, th\Ic hi~n·ln m\lC l\lc gi6ng trong Microsoft Word. - Thoat ra va ghi l~i bfulg nut Quay I,i
- Di chuy8n chuQt len xu6ng d8 xem cac phAn khufrt.
Vi df': DJ cq.p nhq.tthem Ten phong, bdm vaa Mtlc Ten phong tren thanh
ghi. Tren bemg se hi?n len danh mtlc Phong aa co, ad can tro vaa ddu *, bdm
phim mili ten xu6ng, nhq,p vaa Ten phong cdn b6 sung. 2.4.2. Thiit lq.p h? th6ng Trong phfut thi~t l~p h~ th6ng, g8m 2 m\lc: a. Thidt lq,p chi a9 ngdm ajnh a6i vbi h6 sa
b. Thidt lq,p chi a9 ngdm ajnh a6i vbi van bem trang h6 sa 94 • Ghi chu: Khi a~t chi a9 ng6m ainh, nhb phai nhq.p a6y au thong tin
cua h6 sa, van ban, sau ao mbi th1:lc hi?n a~t chi a(j ng6m ainh. Trong truang
h9]J aJ thong tin trlzng t~i cac truang thi khi th1:lc hi?n nhq.p mbi, thong tin se
khong hiJn thi. ~ 2.4.3. Sao luu dii li?u.
a- Ml:lc dich
Mo hinh t6 chuc dfr li~u cua chuoog trinh, dugc thi8t k8 thea mo hinh t~p
trung. TAt ca dir li~u dBu nb t~i may chu. Cac may tr~ se truy c~p vao may
chu dS tra tim thong tin. Do tAn xuAt thay d6i cua dir li~u lUll trU khong cao,
nen vi~c thay d6i dfr li~u khong Ian. Vi~c t6 chuc dfr li~u t~p trung, nen cling
co nhirng vAn dB cAn d~t ra v6i S\l an toan cua dfr li~u. Lam th8 nao dfr li~u
khong bi thay d6i vB nQi dung, ho~c do vo tinh dfr li~u bi xoa di. XuAt phat til
vAn dB tren, nen mo hinh t6 chuc dfr li~u ciing dugc b8 tri mQt cach thich hgp.
D8i v6i cac may tr~, dimg dS c~p nh~t thong tin, thi dir li~u se t~p hgp iJ mQt
may tr~. Khi c~p nh~t xong, hIe do m6i chuySn dir li~u len may chu. V6i mo
hinh thi8t k8 linh ho~t nhu v~y, vi~c mAt dir li~u tren duimg truyBn it khi bi
xay ra, trong wimg hgp bi nghen duimg truyBn thi s8 li~u vin dugc lUll t~i
may tr~m. Nhu v~y, cac t~p dfr li~u luon tAn ~i t~i hai nai, dB phong S\l mAt
thong tin do bi nhirng S\l c8 v8 ky th~t ho~c do virus gay nen. b- Phuong philp th1/C hi?n. Til man hinh chinh, vao m\lC Hf th6ng/Sao hm dilliiu. Do dugc ~ d~t ch8 dQngfun dinh dia chi duimg·truy8n tir may tr~ vB may chu, nen chi
cAn bAm vao m\lc Bit aiu la dfr li~u se dugc sao chep sang. Khi nao h~ th8ng
con ch~y ngirng ho~t dQng, co nghia la dli li~u da duQ'c sao lUll xong. 96 l ~ 3. Ky hi~u thong tin
3.1. Mllc i1ich,j nghia
M\lc dich nh~m xay d\lIlg chufut thBng nhAt thong tin dAu vao cua cac lOlili
hinh tai li~u, tren cO' sa do d8 xay d\lIlg cac cO' sa du li~u, thiSt l~p mBi quan
h~, trao dAi thong tin trong cac h~ thBng, trong cac CSDL. Nhfun phan lOlili thong tin thanh cac nhom thea linh V\lC hOlilt dQng, thea
cac vAn d8 mQt cach thBng nhAt, ph\lc V\l cho vi~c tra tim thu~n lQ'i. M~t khac,
ky hi~u thong tin hi cAu nBi lien kSt giiia cac lOlili hinh tai li~u lUll tri!. B~ng ky
hi~u thong tin thBng nhAt, khi ~huy8n tai li~u tu van thu vao lUll trU se thBng
nhAt duQ'c phuang thuc phan lOlili, s~p xSp tai li~u thea cac hB sa cong vi~c,
thea cac linh vvc hOlilt dQng. M~t khac, kY hi~u thong tin dung d8 chudn hoa
thong tin nhfun tang dQ chinh xac cua vi~c thBng ke tAng hgp du li~u. Vi d\l,
khi tAng hgp sB lUQ1lg dan lQ1l trong ca nu6'c, nSu khong thBng nhAt thong tin
thi nhiing con heo (Mi8n nam) se khong duQ'c tAng hgp vao. Thong thuimg a
cAp xii thong tin thuimg duQ'c chia thea cac linh V\lC, van hoa, giao d\lc, tu
phap, dia chinh... cAu truc cua khung phan lOlili thong tin, duQ'c tA chuc du6'i dlilIlg cay thong
tin, gBm cac: DS m\lc, Ti~u tiS m\lc, M\lc, Ti~u m\lc. Ph\l thuQc vao S\l phan
cAp va tA chuc thong tin, co th8 tlilo cac muc khac nhau, thea yeu cAu 'qmin lY. 3.2. PhU'ung phap c~p nh~t
Tu man hinh chinh, vao Khung phan lOlili thong tin, tren man hinh se xuAt
hi~n h~ thBng phan lOlili thong tin. Bfun vao dAu (+/-) d~ rna, dong cay thong
tin. ChQn D8 m\lC tuang thich v6'i linh vvc phan lOlili d8 t~o them cac m\lc
nho. D8 tlilo cac Ti8u d8 m\lC trong D8 m\lC, d8 v~t sang xanh tren D8 m\lc, sau
do bfun vao Nhanh m6'i, tren man hinh se xuAt hi~n cua sA d8 c~p nh~t thong
tin. Bfun vao mvc Ghi d8 ghi llili, bfun vao Huy d8 khong ghi. ; 4. C,p nh,t va khai thac thong tin
4.1. C~p nh~t thong tin
cAu trUc, tA chuc thong tin cua cac lOlili hinh tai li~u dBi v6'i hB sa ho~c van
ban d8u duQ'c t~p hgp tren mQt t~p du li~u. T~p dii li~u nay duQ'c lUll giu tlili
thu fi\lC QLTLLT\DATA. Khac v6i chuang trinh quan ly van b~, cac t~p dfr
li~u duQ'c thiSt kS rieng, con du li~u cua chuang trinh lUll trU duQ'c goi gQn
trong mQt t~p. TA chuc thong tin trong t~p du li~u dBi v6'i m6i lOlili hinh tai
li~u, duQ'c gfut v6'i mQt chi m\lc {Index). Do chuang trinh duQ'c thiSt kS chlilY
tren moi truimg mlilng, nen dii li~u duQ'c d8 tren may chu, cac may trlilffi c~p
nh~t thong tin v8 may chu, thong qua giao thuc kSt nBi ODBC. Phuang thuc
thu hai, co th8 t~p trung du li~u chinh ~i may trlilID cua can bQ lUll tri!, vi~c 97 ) c~p nh~t thong tin dugc th\Ic hi~n t~i day, sau do chuy~n dfr li~u len may chu
d~ cac may tr~ troy c~p vao may chu khai thac thong tin. Vi~c bd tri nhu
v~y, se co mQt uu di~m IOn cho vi~c c~p nh~p dfr li~u, vi tdc dQ nh~p se
nhanh, khong ph\! thuQc vao duoog truy~n. M~t khac, vi~c phan quy~n troy
c~p m~ng chi cAn (y che dQ Read-only (chi cho phep i/9C), tranh vi~c thay d6i
xoa dli li~u tren may chu. Vai mo hinh t6 chuc dfr li~u t~p trung, cling co OOUng OOugc di~m khi
trang thiet bi khong d6ng bQ. ChuOOlg trinh se bi h~ che v~ tdc dQ vi ph\!
thuQc vao tdc dQ duoog truy~n tren m~ng, tdc dQ xu ly cua may chu. Ddi vai
nhfrng may chu co cAu hinh tUOOlg ddi m~, dfr li~u khong qua lOn, thi vAn
d~ nay cling khong co 3nh huang nhi~u. Ddi vai cAp xii thi vAn d~ nay khong
h~ bi 3nh huang vi tai li~u luu trii (y cAp xii khong nhi~u. Phful tich, danh gia uu, nhugc di~m cua hai mo hinh neu tren, trong
chuang trinh nay, chQn mo hinh c~p nh~t thong tin til may tr~m, sau do mai
chuy~n len may chu. Ddi voo dOOl vi khong co h~ thdng may chu thi dung may
tr~ nhung se cai d~t theo co che (eng dl)ng Clla may chu. : In in Trong phAn C,p nh,t thong tin g6m cac chuc nang: Nh,p dfi' Ii~u, Slht
dfi' Ii~u va Huy dfi' Ii~u. PhAn c~p nh~t thong tin Vin ban trong h8 sQ', dugc
thiet ke theo phUOOlg phap ket ndi thong tin til H6 so chuy~n sang. Cac thong
tin Clla h6 so co lien quan den van ban, se tv dQng giln vao, khi chuy~n tir h6
so sang van ban, chi cAn c~p nh~p them cac thong tin cAn thiet v~ van ban. V~
phUOOlg phap thiet ke va c~p nh~t thong tin ddi vai cac lo~i hiOO tai li~u lUll
trii, d~u th\lc hi~n gidng nhau, do mo hinh dfr li~u dugc t6 chuc gidng nhau,
nen trong phAn hUOng dfut su d\!ng nay, chi d~ c~p den phuOOlg phap c~p nh~t
thong tin lo~i hinh Tai li~u Hanh chinh.
4.1.1. C~p nh~p thong tin h6 sa
• Nhip mai (Ctrl +N)
• Ghi I,i (Ctrl +G)
• Xoa bo (Ctrl +X)
•
(Ctrl +P)
• Tim ki~m (Ctrl +T)
• Diu «<)
• Trtrac (»
• Ti~p «)
• Cuai (»)
• Chuy~n dSn (may bay)?
• Tang sa - C~p nh~t dfr li~u mai
- Ghi l~i dfr li~u
- Xoa ban ghi
- In ket qua tim kiem
- Tim kiem thong tin
- V~ dftu t~p dfr li~u
- L~t v~ truac mQt bi~u ghi
- L~t v~ sau mQt bi~u ghi
- V~ cudi t~p dfr li~u
- Chuy~n den mQt h6 so bAt ky
-TAng sd h8 so trong t~p dfr li~u , ....:. ;.Q:~ ;:,:'l(:":!~'(""" - Khi khiri dQng, chuang trinh gQi tI1)'c tiSp dSn man hinh c~p nh~p H6 sa (Tai li?u Himh chinh). Man hinh nh~p dugc t6 chuc g6m cac chuc nang sau: - C~p nh~p m6'i
- BU'cYc mi}t: Kich chuQt vao m\lC Nh,p moo de khai t~o man hinh nh~p.
- ButYc hai: Nh~p cae thong tin vao man hlnh nh~p li~u, dung phim Tab,
ho~c phim Enter de chuyen tir truang nay sang truOng khac. Cac truOng co
cac kY hi~u (T) a cu8i truang la cho phep nh~p vao kY hi~u viSt ~t, ho~c
kich cilUQt vao danh sach mdu de chQn thong tit?-. V&i vi~c cho phep chQn ill
danh sach, thong tin c~p nh~p vao se dugc chu;An hoa, thu~ ti~n cho vi~c tra
tim va t6ng'hgp. Khi khai dQng, tren"man hinh chuang trinh luon dinh vi ah6
sa cu8i cimg, giup cho nguoi sir d\lIlg biSt da nh~p dSn h6 sa nao. Sau khi c~p
nh~t dAy du thong tin, bAm vao m\lC Ghi I,i de lUll l~i thong tin. 1. Ten phong: TruOng ten phong, dugc djnh d~g la truang kieu Ky t\l
(cho phep~hq,p vaa chft 86 va cac ki~u kY tltt khac). Ten phong g6m hai phAn,
g6m rna cua phong va ten dAy du cua phong. Thong tin luu tren may la phAn
rna cua phong. Ten phong thuemg d~t achS dQ ngfun dinh, vi rdt it thay d6i.
De chuAn hoa du li~u, th8ng nhdt trong cach c~p nh~t thong tin, cAn th\lc hi~n
vi~c nh~p ten cac phong vao ngay til khi khiri t~o ban dAu. Kich chuQt vao
bieu tugng (~ ) acu8i 0, de chQrl ten phong cAn nh~p.
+ Vi dll- Ten ph6ng: 01- B(J Van hoa - Thong tin .... 9'9 ~ -_'lit 2. Ml}c II}C sA: TruOng djnh d~g thea kieu kY tg, 410 diBu ki~n cho vi~c
chen sA trong truOng hgp cAn sir d\lIlg. Trong m(>t phong co the co nhiBu m\lC
I\lC khac nhau. Tu)' thea sA lUQ'llg m\lc I\lC C\l the d~ quy8t djnh sA chfr sA
dUng de lam kY hi~u m\lc l\lc. N8u nhiBu hon 10 m\lC l\lc thi phai dUng hai
chit 88.
, + Vi du- MlJ,c 11J,c s6: 01,. 12. 3. Hqp sA: TruOng dugc dinh d~g tuang tg nhu truOng M\lc l\lc sA. Nhu
da: neu atren, phai uac lUQ'llg sA h(>p trong m\lC I\lC de chQn sA chfr sA, de lam
kY hi~u cho h(>p sA. N8u sA h(>p Ian han m(>t tram thi phai chQn ba chit sA.
Nhu v~y, h(>p sA dAu tien phai chQn ky hi~u la 001 va tang dAn len. • Vi dfl- Hl)p s6: 005; 065.
4. H8 sa sA: HB sa sA dugc dUng lam khoa, de th\lC hi~n vi~c b~t IBi trimg
n.r d(>ng, khi nguai sir d\Ulg nh~p l~i hB sa da: nh~p. B~g phuong phap nay,
khong cho phep nguai sir d\Ulg nh~p l~ nhiBu lAn, tranh gay du thira thong
tin. Trong truOng hgp nguai dung vao HB sa sA, bung vai sA da: co trong t~p
dit li~u, chuang trinh se thong bao cho nguai dUng bi8t, hB sa da: co, sau do
hien thi len man hinh. Trong truOng hgp co nhu cAu cAn sua dBi thong tin, thi
sira l~i tf\lc ti8p ngay tren bieu ghi, sau do bAm vao m\lc Ghi I,i de c~p nh~t
l~i thong tin mai. Tuang tv phAn h(>p sA, cAn uac lugng sA hB sa. trong m\lC
I\lC de chQn sA chfr sA trong hB sa. Nguyen t~c danh sA kY hi~u hB sa trong
timg m\lc la danh l~i tiI dAu. sA hB sa co the trimg nhau, nhung sA m\lc I\lC
phai khac nhau. :. + Vi du- H6 sa s6: 0055; 0100.
5. Noi I1ru gift (aja chi luu giii): DAi vai tiLi li~u lUll trU, tAn xuAt thay dBi
vi tn trong kho la rAt thAp, nen de thl$l ti~n cho vi~c lAy tai li~u t~ong kho ra
dAi vai m(>t sA can b(> mai, trong chuong trinh co thi8t k8 m(>t truang de c~p
nh~t thong tin v~ vi tri lUll gifr trong kho. Trong truOng hgp, xet thAy cAn thi
c~p nh~t thong tin vao, n8u khong cAn thi b6 tring truOng nay. + Vi du- Nai luu gifi: P5G11.3
6. Ky hi~u thong tin: TruOng dugc thiSt kS thea kieu Cay th~ng tin. H~
thAng cho phep nh~p tl'\Ic tiSp kY hi~u thong tin vao ho~c chQn tiI bang Danh
m\lC phan lo~i thong tin. NSu chQn til Cay thong tin, bfun vao 0 vuong acuAi
m\lC, bAm tiSp vao m\lc DonglMo- (+/-) de rna cay thong tin. Di chu(>t dSn
m\lc tuong thich, tr6 chu(>t vao m\lc cAn chQn, sau do bAm vao m\lC Llf3
chqn, t~i day man hinh se xuAt hi~n m\lC phan lo~i, tiSp thea bfun vao m\lc
chQn xong, dfr li~u se tn;rc ti8p c~p nh~t vao truOng. 100 7. Tieu d~ h8 sO': TruOng dinh d~g theo ki~u kY tg, cho phep rna rQng
toan bQ mim hinh d~ nguai sir dl)ng nhin tAng qmit dugc toan bQ thong tin
nh~p vao. Day la mQt yeu di~m cho vi~c ki~m tra thong tin, vi thong tin khong
bi che khu~t tren man hinh nh~p. D~ rna rQng man hinh nh~p tieu d~ hB so,
bfun vao 0 vuong a cu6i truOng, sau khi c~p nh~t xong, bfun vao m\lC Quay
'I\li d~ tra v~ man hinh nh~p. 8. H8 SO' thu{)c dO'n vi (dan vi hinh thanh tai li~u): TruOng dugc diOO d~g
theo ki~u Ky tg, thiSt kS cho phep go ten ~t tf\lC tiSp ho~c chQn til bang Danh
myc. NSu OO~p kY hi~u t~t (tit khoa) thi vao tf\lc tiSp til khmi, sau do bfun
phim Tab, nSu tir do co trong bang Danh myc thi se hi~n len ten dan vi hinh
thanh tai li~u, nSu khong se hi~n thong bao khong co ten dan vi, yeu cdu chQn
l~i. Trong truOng hqp khong 000 tir khoa, thi kich chuQt vao bi~u tugng (~ )
acuBi 0, d~ chQn ten dan vi, dii' li~u se tg dQng di~n vao. NSu OOu trong bang
Danh m\lC chua co, rna tAn su~t thuOng g~p cao, hay vao m\lC Thi~t I,p b~
th3ng/C,p nh,t danb myclThu{)c dO'n vi d~ c~p OO~p them vao. • Vi dfl- Thu9c dan vi: Vtt Chinh quyJn diaphuang
9. Chu giii: TruOng dinh d~g theo ki~u kY tv. Nh~p trvc tiSp cac thong
tin vao truOng. Chi OO~p cac thong tin v~ chu giai khi tieu d~ hB so chua phan
anh ddy du nQi dung cua hB so. Cac chu giai bao gBm: Chu giai v~ nQi dung;
chu giai v~ dQ tin c~y, ten lo~i van ban, tac gia van ban; chu giai v~ ten nguai;
chu giai v~ thai gian S\l ki~n; chu giai v~ dia di~m S\l ki~n; chu giai ve v~t
mang tin. 10. ThOi gian tai Ii~u (biit d6u - kit thuc): TruOng dinh d~g theo ki~u kY
tv, cho phep nh~p cac d~g ki~u chfr cai va chii' s6. Do d~c thiI cua tai li~u lUll
trfr, vi~c dinh. d~g truOng ki~u ngay thang (D.ate) se gay tra ng~i cho vi~c
nh~p dfr li~u. Nguai sir d\Ulg co th~ chi nh~p nam tai li~u rna khong cAn nh~p
ngay thang, chuang trinh se khong bao IBi. Song day cling la vAn d@ nguOi sir
dl)Ilg cAn qu~ tam dSn dQ chinh xac cua dfr li~u, khi c~p nh~t. NSu dfr li~u
khong dUng, dan dSn vi~c th6ng ke, tAng hqp se thiSu chinh xac. + Vi du:. - Thin gian biit d6u: 2000; 24.6.2000
- Thin gian kit thuc: 2010; 16.6.2010 11. Ngon ngfr: TruOng dinh d~g theo ki~u kY tv, vao dfr li~u binh thuOng.
Trong truOng hqp co nhieu ngon ngfr khac nhau trong hB so, dUng d~u phfty
d~ phan cacho + Vi dfl- Ngon ngfi: Vi?!, Nga. 101 12. But tich: Truong dinh d~g theo ki8u ky t\1'. But tich la chit kY phe
duy~t, ghi gop y, sua chua... tren van ban. C~p nh~t thong tin theo ban huOng
dful bien fi\lC da: neu tren. ~ • Vi df'- To (Pht;lm Van D6ng); Thq.n (Truirng Chinh)
13. S6 tir: Truong dinh d~g theo ki8u kY tV. Ghi tBng s6 to t:li li~u co ttong hB so. + Vi du-. s6 ta: 10
14. Thiri h,n bao quan: TruOng dinh d~g theo ki8u ky t\!. Ghi thai h~
hao quan da: dUQ"c xac dinh d6i' v&i hB so nhu: Vinh vi8n, lau dai, t~m thai.
Kich chuQt vao bi8u tUQ1lg (~ ) iJ cu6i truOng d8 chQn, ho~c hfun cac phim t - T~m thai; 1- Lau dai; v - Vinh vi~n.
• Vi df'- Thai ht;ln baa quan: Vinh viin
15. ChS dQ sir d1}ng: TruOng dinh d~g theo kiBu ky t\!. Nh~p vao la B
"ht;ln chi" neu nQi dung tili li~u thuQc bi m~t qu6c gia ho~c hi m~t dai tu. Neu
hB so khong co tai li~u thuQc di~n do thi ghi 1a A (khong ht;ln chi). Tuy theo
cach phan lo~i d8 khong gay sv hi8u lAm cua dQc gia khi khai thac tai li~u. • Vi df'- Chi at) sic dtmg: A
16. Tinh tr,ng vit It: Truimg dinh d~g theo ki8u kY tv. Tinh tr~g v~t 1y d6i v&i tai li~u quy dinh thanh 4 nhom: ~ a. Rach thimg: Ghi s6 lUQ1lg to rach thimg; vi df': 12
b. N~m m6c: Ghi s61uQ1lg to nb m6c; vi df': 17
c. Chit rna: Ghi s6 lUQ1lg to bi rna; vi df': 21
d. 6: Ghi s6 1uQ1lg to bi 6; vi df': 28
Vi~c ghi chinh xac tinh tr~g v~t ly, s6 1uQ1lg tcli li~u se giup c~o cong tac
th6ng ke, tBng hQ"P cua can bQ quan 1y, d8 t11 do l~p ke ho~ch vS vi~c tu bB,
ph\lc che tai li~u. Neu khong co tcli li~u hu hong thi ghi s6 1uQ1lg ~a bi hu
hongbfutgO. ~ 4.1.2. Hi~u chinh thong tin
Phdn C~p nh~t m6i HB so l~y truimg HB so s6 lam khoa, nen khi cAn hi~u
chinh thong tin cua hB so nao, chi cAn vao dUng s6 HB so do, thong tin cua hB
so se hi8n thi len man hinh. Mu6n hi~u chinh thong tin gi, hi~u chinh ngay
tren man hinh nh~p. Sau khi hi~u chinh xong, nh& bdm vao m\lc Ghi I,i, d8
ghi l~i thong tin da: hi~u chinh. MQt cach khac, khi khong nh& s6 hB so, thi
bfun cac pmm Tru-O"c, TiSp d8 l~t cac hB sO", tim cac hB sO" co l6i d8 hi~u
chinh. Phuong phap thgc hi~n tuong t\l. 102 4.2. C~p nh~p thong tin van han trong h8 SO'
- Til che dQ c~p nh~t thong tin vS H6 sa, mu8n chuyBn sang nh~p van ban
trong H6 sa, bdm van m\lc Van ban trong h6 sa, chuang trinh se chuyBn sang
man hinh c~p nh~p Van bim. Man hinh nh~p dugc t6 chuc tuang tg gi8ng
man hinh c~p nh~t H6 sa, g6m cac chuc nang sau: - C~p nh~t dfr li~u mai
- Ghi l~i dfr li~u
- Xoa ban ghi
- In ket qua tim kiem
- Tim kiem thong tin
- VS van ban dAu eua H6 So'
- L~t ve truae mQt van ban
- L~t vS sau mQt van bim
- vs van ban eu6i
- Nhay den mQt van ban bdt kY
- T6ng s8 van bim trong h6 sa. • Nh,p mai
• Ghi l,i
• Xoa bo
• In in
• Tim ki~m
• Diu
• Tru6'c
• Ti~p
• Cu8i
• Chuy~n c1~n?
A
"
• Tong so 103 4.2.1. C(lp nh(lp rnai
Phuong phap c~p nh~t thong tin, th\1'c hi~n thea phuong phap c~p OO~t H6 So' da neu tren. ~ 1. Ten phong: Ten phong se t\1' dQng chuy~n til H6 sa sang.
2. M\lc Iyc sa: M\lC l\lC sa chuy~n t\1' dQng til ben H6 sa sang. , 3. HQp sa: HQp sa t\1' dQng chuy~n til H6 sa sang. 4. H6 sO' sa: H6 sa sa dugc chuy~n tl! dQng til H6 sa sang
5. TO' sa: ghi to dAu cua van ban, thea cach huang dfut bien m\lc.
6. Ky hi~u thong tin: Thvc hi~n thea quy trinh ben C~p OO~t tin v~ H6 sa.
7. Sa Ky hi~u van ban: TruOng sa ky hi~u van ban dugc dinh d~g la
ki~u truOng d~g Ky t\1'. sa kY hi~u van ban dugc dung lam khoa, d~ th\1'c
hi~n vi~c b~t l6i trimg t\1' dQng, khi nguoi sir d1)Ilg OO~p l~i van ban da OO~p.
Bing phuong phap nay, khong cho phep nguoi sir d1)Ilg nh~p l~i van ban
nhi~u lAn, tninh gay du thila thong tin. Trong truOng hgp nguoi dUng vao sa
kY hi~u van ban, trimg voi sa da co trong t~p dir li~u, chuong triOO se thong
bao cho bi~t, sa ky hi~u van ban da co, sau do hi~n thi len man hiOO. Trong
truOng hgp co nhu cAu cAn sua d8i thong tin thi sua l~i tI1!c ti~p, sau do bfun
vao nut Ghi d~ ghi l~i van ban. • Vi dfl- 86 kY hi?u van him: OOOl/QD-DHNV
8. Ngay thang van ban: Ngay d~n dugc dinh d~g thea ki~u Ky t\1'. Dung d~u chfun (.) d~ ngan cach, thea quy diOO i:J ban huang dfut bien m\lc. ~ .
.. + V{ dfl- Ngay thang van ban: 01.10.1993
9. NgllOi kY van ban: Nh~p tI'\lc ti~p hQ ten dAy du nguoi kyvan ban
+ V{ dfl- Nguai kY van ban: Phc;zm Quang Nghi
10. Ten IO\li van ban: C~p nh~t thong tin tI1!C ti~p ten gQi C\l th~ cua van
bim, ho~c chQn til bimg Danh myc. N~u nh~p k~ hi~u t~t (tir khoa) thi vao
tI1!c ti~p til khoa, sau do bfun phim Tab, n~u til do co trong bimg Danh m\lc
thi se hi~n len ten lo~i van ban C\l th~.
+ V{ dfl- Ten lOf;li: Thong ttl
11. Tac gia van ban: C~p nh~t thong tin v~ ca quan ban hanh van bim.
+ V{ dfl: Van phdng Chinh phu.
12 . Trich y~u van ban: ghi thong tin tom t~t v~ nQi dung van bim.
13. Ngon ngii': C~p nh~t theo quy djnh bien m\lc.
+ Vi dfl- Ngon ngu: Vi?t, Nga.
14. S6 hr(}'l1g trang: C~p nh~t thong tin thea sa lugng trang C\l th~, thea quy dinh trong ban huang dfut bien m\lc. • Vi dfl- 86 Itf(1ng trang: 10 104 15. Thai h,n bao qUaD: Thgc hi~n theo quy dinh ben c~p nh~t thong tin v~ H6 so. 16. Ch~ dQ sO' d\1ng: Th\lc hi~n theo quy dinh ben c~p nh~t thong tin v~ H6 sO'. 17. Tinh tr~ng vit If: Th\lC hi~n theo quy dinh ben c~p nh~t thong tin v~ 'H6 sO'. 4.2.2. Hi?u chinh thong tin PhAn C~p nh~t van bim trong HB sa, Idy S6 ky hi~u van ban lam khoa,
nen khi cAn hi~u chinh thong- tin cua van bim nao, chi cAn vao dung S6 kY
hi~u van bim, thong tin cua van ban se hi~n thi len man hinh. Hi~u chinh
nhiing thong tin cAn thi~t ngay tren man hinh nh~p. Sau khi hi~u chinh xong,
bfun vao mvc Ghi I~i, d~ ghi l~i thong tin dii hi~u chinh. MQt cach khac, khi
khong nh6 S6 kY hi~u van ban, thi bfun cac phim TrU'O'c, Ti~p d~ l~t cac van
ban, tim cac van ban de hi~u chinh.
4.3. Tim kiim thong tin " 4.3.1. Tim kiim tUdn t1!
Tim ki~m tuAn tv la tim ki~m ngay tren man hinh nh~p du li~u. Bfun vao
cac mvc: Diu «<), Cu8i( »), TrUde (<), Sau( » d~ l~t cac bi~u ghi, ho~c
bfun vao bi~u tugng (may bay) d~ nhay d~n mQt bi~u ghi bdt kyo Phuong phap
tim ki~m nay chi thu~ ti~n cho vi~c hi~u chinh du li~u. Phuong phap tim ki~m thong tin trong chuang trinh, dugc thi~t k~ tim theo
ba cach: tim ki~m tuAn t\l, tim ki~m t6 hgp va theo khung phan lo~i thong tin. 4.3.2. Tim /dim t6 hlJP
Phuong phap tim ki~m thong tin trong chuong trinh d\la tren cac thu~t
toan cua d~i s6 quan h~ (tuyJn, ht)i, va...) cho phep tim theo cac bi~u thuc
logic dQng. Nguai sir dVng co th8 tim theo bdtcu mQt t6 hgp di~u ki~n nao ma co a
thong tin dAu·vao. Trong phAn nay, d8 chuful hoa thong tin, til cac bi8u thuc
tim ki~m d~g khac nhau, dua v~ mQt s6 d~g chuful. Quy dinh cho cac
truang dugc dinh d~g bfutg kY tv (Text), Idy theo d~g bao ham, con cac
d~g s6, l~gic, ngay thang thi ldy theo cac toan tir trong d~i s6 ql;lan h~. Mo hinh t6 chuc du li~u muc hB sa, va muc van ban trong hB sa a CSDL
nay dugc thi~t k~ gi6ng nhau. Vi v~y, tim ki~m hB sa, van ban trong hB sa,
phuong phap th\lc hi~n gi6ng nhau. Khi tim van ban trong hB sa, chuong trinh
se thgc hi~n tim tren toan bQ t~p du li~u (trong ttit ca cac h6 sa), chu khong
phai chi trong mQt hB sa. Bfutg phuong phap nay, vi~c tAng hgp thong tin
th\lc hi~n rriQt cach tAng quat. M~t khac,. cling chi ra nhihlg thong tin du thila 105 , TB chuc va bB tri man hinh tim ki~m: Man hinh tim ki~m duqc thi~t k~
v6'i cac giao di~n thu~n ti~n cho nguai sir d\lng. Tat ca cae thong tin dugc
phai len man hinh. Khong doi hoi nhieu ve kien thuc tin hQc vdn co thS tra
tim mQt cach d~ dang. Man hinh tim kiem dugc bB tri nhu sau: khi chinh ly tai li~u, cimg mQt van ban co thS duQ'c hru gift anhieu hB sa khac
nhau. 1. M1}c tin cAn tim: Chua tAt ca cac trlrcmg thong tin dAu vao cua HB sa 2. Cfta sA chinh: chua cac diSu ki~n tim.
3. Gia tf! cAn tim: Nai c~p nh~t thong tin cAn tim.
4. Them di~u ki~n tim: Dua thong tin cAn tim tir cua s6 Gia tti cAn tim (Van ban). . . . . len cira s6 chinh. w .. ,~· ._v.w ·~·_w~_. ~__,·.w_,·,·_·N'·'-".· :~'._"W""'~._W'W_'W'W_.'_.'__'·"_~W"'''''''_'~.'M W.,·__·_·_.,w",,_·~·_·,.,·, __.·.·'_.w •• ~..... .v__.w.v>.v.w__.'w,._·.·.~__·_'v.w,_v_,.·.·,.w,.w_·_·'.·h·.·OWN_·.W__.w,••·_--_·,······;7':;;:J . , . , . . . .. . . . . •.••••• ~ _.• •••••••• h •••••·•.· · "'.'••••· " " " ·. .·••· - "'''' u·••"." •••••••·••-••' ·••" •••· n - · . :: TenphOng
Muc luc ssi)
H~pSo
osdso
Ky hi,u thong tin
Tiiu cfe
ChCa giil
Thuocddnvi
BitcfSu
·
Ke't thuc
Ngon "glt
BClt·tich
So lliqng te.
Thc.i han BQ
Chi' cf~ su dl:lng
Rachthung ..,
"" 2.2. Phu-ung phap thvc hiin BU'O'c 1. Tit man hinh chinh, vao Lo~i hinh tai li~u, chQn lo~i hinh tai li~u 5. Xoa di~u ki~n: Dimg dS xoa dieu ki~n tim 4li cua s6 chinh
6. Cac toan til d~li sa quan h~: Iva chQn cac tOM til tuang thich.
7. ThU'c hien tim: B~t dAu thuc hien tim
8. Quay I,i: Thoat ra khoi cua s6 tim kiem, quay ve m\lC tnroc. Buac 2. Til man hinh C~p nh~t HB so eV:an ban), chQn Tim ki~m. tuang thich. 106 Bmye 3: TiI M\lc tin cAn tim, tro chuQt vao tru khong phiin bi?t chit thuang hay chit hoa). Bu6'e 5: ChQn tmin ti'r d~i s6 quan h~ (niu ltiy dung thea thong tin ddu vao thi chr;m =, niu ltiy baa ham thi chr;m Chua, .. .). Bu6'e 6: BAm vao Them di~u ki~n tim dS dua thong tin tiI ci'ra sf, Gia trj
tim len ci'ra sf, Di~u ki~n tim (cita s6 chinh). Trong tru Brie 7: BAm vao m\lC Th'!e hi~n tim dS thgc hi~n tim thong tin.
Buac 8: BAm vao Quay t,i dS thoat ra.
Khi th\lC hi~n tim, n~u trong CSDL co cac biSu ghi (h6 sO', van bim) thoa
cac di~u ki~n cua biSu thuc tim, chuong trinh se thong bao cho nguai si'r d\IDg
bi~t s6 ban ghi tim thAy thoa vai di~u ki~n tim va hiSn thi dfr li~u len man
hinh biSu ghi dAu tien. DS xem thong tin cac biSu ghi ti~p theo, bAm vao cac
Nut Diu, Tru6'e, Ti6p, CuBi dS l~t cac biSu ghi. DS in k~t qua tim ki~m bAm
vao My.e In in, thong tin se dua ra man hinh tAt ca cac biSu ghi dii tim thAy.
DS in ra giAy, bAm v~obiSu tuQllg May in (vOi diJu ki?n may in air 6' chi d(j
Ready). H~ th6ng se gQi d~n chuang trinh in (git5ng trong Microsoft Word). - Sau khi th\lc hi~n xong, de quay vB fi\lC truac do bam vao nut Close va Quay t,i dS thoat ra. - K~t qua tim ki~m in ra man hinh:
- Tren co sa chUdn hoa cac d~g biSu thuc tim tin, dS dua v~ mQt s6 d~g
nhAt dinh, chuong trinh dii dap img dugc hAu h~t cac cau hoi rna nguai tim t~n
dua ra. 107 ::. ....,., D~ lam tuO'i l~i s6 li~u, nhay dup chuQt vao K~t qua tren thanh tr~g thai a
day man hinh. S6 li~u se hi~n len tBng s6 ban ghi trong t~p dfr li~u. Mu6n
th\lc hi~n tim theo cac chi tieu khac, thvc hi~n l~i cac bU<1c tuong t\1.
3. Tim ki~m theo Ky hi~u thong tin. .... Til man hinh chinh, vao Khung phan lo~i thong tin, tren man hinh xu~t
hi~n h~ th6ng thong tin. B~m vao d~u (+/-) d~ rna, dong cay thong tin. ChQn
De m\lc tuang thich voi linh V\fC ho~t dQng d8 t~o them cac m\lc nhi>. 11- Van hoa-Thang tin 00 _.Tang hgp . . . . . . . . . 01- Chinh aach chung cua eing. va Nhi n~ ~ V"t1TT
04 - Van hoi de din t«)c thilu so =
... . " 4.4. In mllc fllC
4.4.1. cdu true va t6 ehile
M\lc In m\lc l\lc dUng d8 in m\lc l\lc H3 sa va cac ban bao cao tBng hgp.
Khac v6i cach lam thu cong, sau khi chinh ly, bien fi\lC tai li~u xong, danh
may l~i toan bQ m\lC l\lc h3 sO', con trong chuang trinh nay, sau ~i c~p nh~t
thong tin vao CSDL, til do trich cac thong tin rae V6i vi~c trich thong tin tu
CSDL ra, cho phep t~o l~p thanh nhieu m\lc l\lc theo nhieu tieu chi khac nhau,
nhu M\lc l\lc h3 sa theo nam, theo thai h~ bao quan, theo tac gia h3 sa ... - M\lC I\lC hB sa
- M\lC I\lC hB sa theo nam Phin In my.e Iy.e gAm eo eae d~ my.e:
• M flC /fiC H8 S(1 (g6m cac lot;li hinh tai li~u) 108 - M\lc l\lc hB sa thea thai h~ bao quan
- M\lc l\lc h6 sa thuQc dan vi (tac gia hB sa)
- M\lc l\lc h6 sa d~n h~ n(>p luu
- M\lC l\lc h6 sa dii n(>p luu
- Bao cao t6ng hgp
.
• M uc luc Van ban . Phuong phap th,!c hifn: Til man hinh chiOO, vao In m1}c Iyc, tren man
hinh se hi~n thi lo~i hinh tiLi li~u (h6 sa), bao g6m tiLi li~u harm chiOO, tili li~u
khoa hQc kY. thu~t, Van ban trong H6 sa tai li~u Harm chiOO. Bfun chuQ! vao bi~u tugng Tai Ii~u Banh chinh, bi~u tugng se. d6i mau,
rBi tren ci'ra s~ ~an hinh se hi~n thi cac tieu chi d~ nguai si'r d\lIlg Iva chQn.
Cac bu6c thgc hi~n nhu sau: Bmyc mqt: Kich chu(>t vao dAu Tieu chi d~ chQn, tieu chi dugc chQn se d6i mau. ' Btr6'c hai:Khai bao cac yeu cAu Iva chQn
Btr6'c ba: Kich dup chu(>t vao man hiOO hi~n thi k~t qua, ho~c bfun vao
OK, n~u dieu ki~n Iva chQn thaa dieu ki~n, thong tin se hi~n thi tren man
.
hinh.
Btr6'~ ban: D~·in M\lC l\lc ra man hinh, ho~c gidy, bfun vao m\lC In, m(>t thong bao hi~n thi, nh~c b~t, ki~m tra may in. Bfun vao OK d8 109 \ th\IC hi~n, m\lc l\lc h6 sa se hien thi tren man hlnh, vo'i cac tham s6, thong bao s6 trang, s6 h8 sa (ban ghi). :. -I' " ~.. Bfun vao cac biSu tU<}Ilg mlii ten d~ l~t xem cac trang truac, sau.
BtrcYc nim: Bfun vito bi~u tU<}Ilg may in d~ in m\lC l\lc ra gidy, d~ huy b6 vi~c in ra gidy bdm vao Close d~ dong l~i va quay ve man hlnh In m\lc l\lc. . . s6: • Tenphong
• M\lc l\lc s6
• ChQn H8 So' (b&t ddu in tit s6 h6 sa din s6 h6 sa).
• Tdt ca (in toem b9 mtlc Itlc h6 sa co !rong CSDL). r... ~.h.:_ 1lLW rh~h.. 1Ia Hi_. OQQ<1' :coo1 is "RliI"I" : :J G002 000-1 to LoIIliG'I ,. . G003 coot t$ aJlliG.a1 COO4 ,_1 Q05 c001 ,t2 yns.....I..
~ .. ·:4
.:~ . T,pCltrdtl e&l. 16 ""II'IICll 1'''''' 1or~
T,p ~I~ bll' 'd. 10 Y~III1~ ..",. 1~1,
,. . . . .
' ~.P 11Iertg ~ .'d~ '.~:V"II iiClill ~;,... '1Qrt:
. T;p "t~~ Oia"~ cli. :16 ""~:~Ol P~",: 1Q7t
l.ao~.aoe.ae...,.; ,~t:di: i:~.' ~6·Y."1I ..ella ~......
1~1 'f'ltOrtt IlII' ,&I. ,10 Yitll' ~ella...~.. ~gr2 , I I'tfP.
I
I COOt ~ ,COO", 0001 ' 46 "rra",~'"
L.lIliG.II' 84 1.IIIiG.III GOO4 000-1' Vi dfl: In mflc lflc Ha S(f
BlrO'c mot: BAm chuot vao Tieu d~ ML. h6 SO'
.
BuO'c hai: Khai bao cac tham ' Qlr:.I~&I. 16".,,, "o..:I'~..qor~
1.110 e.llo '.lie....'a; e~t d' ,&I., I~ ""II ..~ ""...
101'2 CQOO 71.1111iG.III II'" bll' IIcp,&I. 16""11 Itella II"'" tgr'2 1_1 oott COOt 3t I.llIIiG.II' .ts. LoIIaG.III ooo.t· 0012: I . t6 \I...... ~, .. 'OOU 0001 ., OOt4 . COOt 1f'It&l1 II ell. 10·\'''"· "ella II"" ·tgr~
T,p Tb.'-'II" ~".I~~"''':''ella:II''~ n"2:.
r,p TIi&tt II' ~... 16 \I~.. ".al ~"... 1~J
T,p a-r dtl ell. 16 "'''II lIol.~"... tWJ, .....,
~ MIS COOt I ~ J2 "'ht"~l"
u"rra"~,,,, '1 I OOot6 ooot "'.., ~ MtT t1 1.I1IiG.II' t4 tAlliG.II1 ,...... I'oe'ode ..."a;e&tt·g, ell. 10""..·..oa .."...
tor3
r,p 1'111 bI~ ·,11. 16 """" "~,,,~,, tQ'73
",p ro all'lt cd. 16Y"lIltoa II..... t~3 0016 COOt ~ " ...... ~I.. ~
:.<~ 001~ COOt t2 YI'llIt~I" 002.0 COO1 T,p T1I&tt IlII' ell. 10 """ Itella II"" tgr'4
T,p a-r dtl ,&I. 10 ""II ItCla II..... tgr'4
T,p 1.110"0'&1.10""1' Itol ""'" tgr'4 .n "...... ~I..
.n UlaUi JQ "i'It"~I" I_~~ .-.....:.. __._ ._ .. ~_ "'_L _~__ ~_ I J4 JQr"'~1 21 ~IIiG.II1 JO 1.IIIiG.III 110 BuO'c ba: ChQn mQt trong hai di8u ki~n, n6u chQn til s6 d6n s6 thi sau khi
kich chuQt vao ChQn HS, vao til s6 hB sa d6n s6 hB sa, xong bAm OK dB thgc
hi~n, con n6u chQn TAt ca thi k6t qua se hiBn thi ngay tren man hiOO. BuO'c ban: Kich chuQt vao m\lc In, bfun OK khi xuAt hi~n thong bao b~t may in, k6t qua se hiBn thi tren man hiOO. BuO'c nam: Th\lC hi~n in ra giAy, n6u bfun vao biBu tUQ11g May in, n6u khong bfun vao Close dB dong l~i. - N6u chQn In ra giAy, chuang triOO se hiBn thi thong bao, oo~c b~t may in
va d~t giAy. Sau do se gQi d6n ham chudn in An, cho phep thi6t l~p cac tham s6
in. Day la mQt di8u ki~n thu~ lqi cho nguai dung, vi cac phien ban truac day,
khong cho phep thi6t l~p tham s6 in. . oW .. ~m.'· , •••SX£.Qj£w .... N ~i2i1!!lii8i1 ~ 4.4.2. In mlj,C lyc Van ban
- V8 phuong phap t6 chilc, thi6t k6 in M\lc l\lc van ban trong hB sa vai H6
sa la gi6ng OOau, do d6 dfut d6n phuong phap th\lc hi~n gi6ng OOau. cAn luu
ymQt diBtn la khai bao cac tham s6 cho phu h2E~.. . . . - . ' . t 11 1 . . ... !1!J.~., ....w.t..,..W.W.~ ..... II ~ .• !!L II . . . . . . .w . · . ,.....m:.. m.N'.m~ 'Ill'.. Vi dfl- Cae tham·s8 can khai baD til: - Ten phong: 01 (BQ Van boa - Thong tin)
- M\lc l\lc s6: 01; HB sa s6: 73 p. 'el'•.BQ TRUONG ~.IL(f TRUONG CQIr -- 11119
3.1. T{lo h6 SO' oJu niim
3.1.1. M1f,c dich, y nghia
CO' sa dfr li~u Qmin ly van ban di - d~n duQ'c thi~t k~ theo phuO'ng phap c~p
nh~p dfr li~u theo timg nam, do do khi b~t d~u mQt narn m6i c~n phai thgc hi~n
vi~c t~o cO' sa dfr li~u cho nam tuang img (rna sA m6i). Chuc nang nay la t~o ra
cAu trUc cac t~p CSDL m6i (sA dang nh~p van ban di, d~n).
3.1.2. Phuangphap th1:fc hi~n
Til man hinh chinh, vao m\lc H~ th8ng/T,0 hB so' diu nam. T~i cua sA khai
bao nam bfim chuQt vao mlii ten ~ dB hi~n thj danh sach nam, tro chuQt vao
nam cAn t~o de ch<;m. Trong truang hgp nam cAn chQn khong co trong danh sach
hien thi, co the dcinh trgc ti~p vao 0 cua sA va bAm OK de chQn. Trong truang
hgp nam cAn t~o dff co thi bAm Cancel de huy b6 19a chQn.
20
Vi d\l, Ngay d~n (11/09/2011), sau khi thi~t l~p ch~ dQ ngAm djnh, khi c~p
nh~t van ban d~n, t~i twang thong tin nay luon luon xuAt hi~n ngay 11/09/2011.
4. C,p nh~t thong tin
L~y mQt vi d\l, UBND huy~n phat di m9t van bim gui cho t~t ca cac xa tIVc
thu9c, yeu cAu cac sa phai gui bao cao tra lai UBND huy~n. Yeu cAu dua ra la:
hi~n nay da co bao nhieu sa co cong van tra lai. DS t6ng hqp xem da: co bao
nhieu, chi cAn danh d~u vao 0 Tim win ban tra IlIi, chQn van ban UBND huy~n
gui di, tren man hinh se hi~n len danh sach s6 ky hi~u van ban, ngay thang tra
lai cua cac dan vj (xem man hinh nhq,p atren).
T6ng hgp (06/05/2002) -> Phong Tai V\l (07/05/2002)
19. Tinh tr(lng xu Ij: TruOng dugc dinh d~g theo kiSu Logic: t~i mQt thai
diSm, chi nh~n mQt trong hai gia'tri da xu ly ho~c chua xu If (co, kh6ng). M\lc
dich cua truOng nay la danh d~u cac van ban da giro quyet va nhfrng van ban
chua dugc giai quyet. Tren co sa do dS hUn cac bao cao t6ng hgp vS tinh hinh
xu ly van ban. Trong m9t s6 lo~i van ban denldi, chi mang tinh ch~t thong bao
dS biet, thi nguai nh~p phai danh dfiu vao truOng nay dS xem nhu van ban da
dugc xu lYe Neu khong danh d~u, khi lam bao cao t6ng hqp, van bfm chua danh
d~u da xu ly se dugc xem la van ban chua xu lY. Kich chuQt vao 0 vuong dS
danh dAu.
32
cac thong tin khac se atn;mg thai rna, khong cho phep nguai su dl,lng thay d6i
cac thong tin. Vao·ten nguai cAn chuySn dSn va y kiSn giai quySt (nJu co). Sau
do bAm vao nut Ghi d@ ghi l~i cac thong tin, bfun vao K~t thuc d@ tra vS rn\lc
trucrc do.
6. In m1}.c l1}.c van baD
6.1. GiO'i thiiu chung
Modu1 In m\lc l\lc dUng d@ in rnl,lc l\lc van ban thay s6 Dang ky' van ban di,
van ban dSn. Do diSu ki~n phan cAp quan 1y ella timg dan vi, nen yeu cAu vi~c
dang ky van ban di, van ban dSn cling khac OOau. Co dan vi dang ky van ban
dSn theo timg cAp gui dSn, vi d\l, tit cac co quan ChiOO phil, bQ, nganh, dia
phuong, cac co quan theo nganh dQc. Van ban 'di thi dang ky theo ten lo~i van
ban, vi dl,l theo cong van, quySt dinh, bao cao . . . , co dan vi tAt ca van ban dSn
vao rnQt s6, van ban di vao rnQt s6. D@ dap img duQ'c yeu cAu Clla n~uai su d\lllg,
chuang trinh cho phep nguai su dl,lng, chQn theo cac yeu cAu khac nhau. Nguyen
t~c chinh clla vi~c in ffi\lC ll,lc van ban, 1a tiOO theo ySu t3 thai gian. In rn\lc ll,lc
trong ngay, in rn\lc l\lc theo khoang thai gian. Khi khai dQng, thai gian hi@n thi
a cua s6 Tit ngay, DSn ngay 1a thai gian lAy tit ngay h~ th3ng cila may. Mu3n
chQn khoang thai gian theo y rnu3n, vao l~i ngay, thang, narn tlJ chQn theo quy
diOO dinh d~g cua kiSu truO'ng ngay thang. Sau khi chQn l~i ngay thang, chuang
38
• In myc h}c theo thiYi gian (In ttit ea cae van ban dJn tir thOi gian dJn
thai gian);
• In myc Iyc theo ten lo~i (Theo timg [Ot;li s6 khae nhau).
- Phuong phap th\lc hi~n, tuang tv phfut InID\lC l\lc van ban den,
- Neu chQn In ra gi~y, chuang trinh se hi~n thj thong bao, nh~c b~t may in va
d~t gi~y. Sau do se gQi den Ham chufut in ~n, cho phep thiet l~p cac tham s6 in.
Day la rnQt di~u ki~n thu~n lqi cho nguai dung, vi cac phien ban trucrc day,
khong cho phep thiet l~p tham s6 in.
41
- Trong M\lc tim kiem, tren cO' sa cua cac thu~t toan d~i s6 quan h~, giup cho
nguai sir d\lng nhanh chong IQc ra cac d6i tugng cAn tim va thu gQn den ket qua
chinh xac nhAt.
Vi dfl: Tim b(J nh(ln Tu phap nh(ln bao nhieu van ban?
- Thgc hi~n tuAn tg thea cac bUGC sau:
BU'o-c 1: Vaa Van ban dSn/Tim kiSm
Btro-c 2: Vaa TruOng Dan vi nh~n/chQn Tu phap
BU'O'c 3: BAm vao nut OK, dieu ki~n tim se chuy8n vao cira s6.
BU'o-c 4: BAm vao nut OK de th\lC hi~n tim.
Neu trong t~p dii li~u tBn t~i cac ban ghi thoa dieu ki~n thi tren man hinh se
hi~n thi thong bao s6 lugng van ban tim thAy va dinh vi den ban ghi dAu (tren
mim hinh hidn thi 70 van him thoa diJu ki?n tim). Bfun vao cac nut Diu, TrU'tYc,
Ti~p, Cu8i d8 l~t cac bi8u ghi. Trong truOng hgp khong tim thAy co~van ban nao
thoa dieu ki~n, chuang trinh se thong bao cho nguai tim tin biet khong co van
ban nao thoa dieu ki~n va tra ve man hinh Tim kiem d8 nguai tim tin tiSp t\lC
thvc hi~n.
44
11I""Ci Kl vtlIt MIt .CIt: 111M ·ZOOZ
46
6. T6 chuc, xiy d\fng h~ th8ng thong tin quan Iy tili li~u hru trii
6.1. Xay d""g chulin thong tin
- Till li~u luu tm dugc phan lam cac nh6m chu ySu sau:
- Tai lieu baoh chiob
- Tai li~u kboa hqc ky thu,t
- Tai li~u oghe ohio (ghi am, ghi biob)
- Titi lieu aoh
·
- Tili Ii~u ban (fa
·
- Titi lieu dieD til'
6.2. Thong tin tlau van cua cac IOf}i hinh tai li~u Ilru tra
6.2.1. Thong tin eMu vao cua tai li~u Hanh, chinh
, Vi df': DB Muoi, Ton Duc Th~ng, Vo van Ki~t.
14. Sa hrQ1lg to'
Ghi tAng s6 to tai li~u co trong hB sa.
15. V,t mang tin khac
Chi ghi v~t mang tin khong phai bfutg giAy.
Vi dfl: anh
16. Thai h~n bao quaD
Ghi thoi h~ bao quan dfi duQ'c xac dinh d6i vo-i hB sa.
17. Ch~ d{) sli' dyng
Ghi la "h~ che" ho~c ky hi~u B, neu nQi dung tai li~u thuQc bi m~t quac
gia. Neu hB sa khong co tai. li~u thuQc di~n do thi dB tr6ng ho~c ghi kY hi~u
A.
18. Tinh tr~Dg v,t Iy
Tinh tr~g tai li~u hu hong quy thanh 4 nhom: a, b, c, d. Neu tai li~u trong
hB sa bi hu hong a nhom nao thi ghi ro s6 lugng to hi hu hong trong nhom
do.
Vidu:.
Chu giai: nh~c qu6c tc§ ca; nh~c lanh 1\1 ca; tic§ng sUng d~i bac; tic§ng khoc;
7- NgllCri/cO' quan ghi am
Ghi ro hQ va ten nguai ghi am ho~c ten cO' quan ghi am
8- J>ja di~m ghi am: Ghi dia di~m nai ghi am
9- Thai gian ghi am
Ghi dAy du ngay thang name Gilia ngay thang thang nam cach nhau dAu
Vi du: 01.12.1970
10- Ngon ngii'
Chi ghi ngon ngli khong phili la ti8ng Vi~t nhu: Anh, Nga ...
Nc§u bai noi la ngon ngli nuac ngoai, dugc dich ra ti8ng Vi~t, thi ghi tic§ng
Vi du: Anh (Vi~t)
N8u bai noi la ti8ng Vi~t, dugc dich ra ngon ngir nuac ngoai, thi ghi ngon
ngir ti8ng Vi~t truac ngon ngfr nuac ngoai. Ngon ngfr nuac ngoai dugc d~t
trong ngo~c dan.
Vi dfl: Vi~t (Anh)
11- T8c dQ ghi: Ghi t6c dQ ghi thea th\lc tc§ cua bang
Vi du: 19, 05; 4, 5
12- ThCri ItrQ'og phat
Ghi C\l th~ thai gian phat dai bao nhieu phut
Vidu: 5'; 10'.
.
13- Tai lieu di kern
Ghi cae tai li~u co lien quan di kern.
Vi dfl: Bai gO' bang, anh ...
14- ChS dQ sft d1}ng
15- Chit hr(}'l1g am thanh
Tu)' thuQc vao th\lc t8 rna danh dAu (v) vao cac m\lc: a, b, c
.
16- Tinh tr,ng v,t It
Tu)' thuQc vao th\Tc t8 tai li~u rna danh dAu (v) 6 cac nhom: a: b, c hay d.
83
4. Huang d~n cai d,t phin m~m Quan Iy Tai Ii~u luu trfr
+Man hinh hi~n ra nhu hinh .du6i day.
84
.:
85
1. Ma thu m\lC Thuvien\LUUTRU, ch~y Setup dS c~p nh~t cac thong tin
vao h~ th8ng (n8u ch~y- hi 16i thi chQn ch8 dQ Ignore), va ti8p tl)c cai d~t d8n
kBt thuc.
thu m\lc vao 8C:\WINDOWS\SYSTEM.
4. Vito Start\Setting\Control Panel
5. BAm dup chuQt vao ODBC
6. ChQn MS-Access
8. Vao ten TTNCKH, t~i fi\lC Data Source Name
86
chuang trinh.
-T",.
.. "'",
87
b. Khung phan lo,i thong tin
.
.
c. In mue luc
3.1. In muc luc tai lieu hanh chinh
3.2. In mflc IflC van han trong h8 SO'
3.3. In mllc Illc tai liiu khoa hpc ky thu~t
..
.
3.4. In muc luc tai lieu anh
3.5. In mllC IIlC tai liiu ghi am
4.1. C~p nhQ;t danh mllc
4.2. Thilt lpp chi dp lam viic ng6m dinh
4.3. Sao IU'u die liiu
4.4. Quan trj m{lng
a- M1J,c aich y nghza.
Trong khi nh~p dft li~u, co mQt s6 thong tin duQ'c l~p l~i til cac bi@u ghi
truac, vi d\l H6 sO'thuQc don vi, Ten lo~i van bim .... Khi nh~p bi@u ghi mai,
thi cac thong tin tren l~i phiii nh~p l~i. Nhu v~y d6i vai nguai nh~p du li~u hI
t6n thai gian va bAt ti~n. Bfulg m\lC Thi~t lip h~ thBng, se giup cho nguai
ilh~p du li~u, gift l~i cac thong tin tir ban ghi truac, khong c§n c~p nh~t l~i
iJ
cac bi@u ghi mai. Phuong phap nay gQi la d~t ch8 dQ lam vi~c ngAm dinh.
b- Phuong philp thl/c hi?n.
Til man hinh chinh, vao Tbi~t I~p h~ thBng/Ch~ dq ngim dinh, tren man
hinh se hi@n thi cac truOng thong tin cua t~p dft li~u. ChQn lo~i hinh tai li~u
c§n thi8t l~p, tai li~u hanh chinh, tai li~u khoa hQc ky thu~t, ho~c van ban
trong h6 so. Kich chuQt vao cac 0 d@ danh dAu t~i cac truOng c§n d~t d@ thi8t
l~p ch8 dQ ngfun dinh. Sau khi th\IC hi~n xong, bfun chuQt vao m\lC Ghi I\li
nhfrng thi~t lip moo, d@ ghi l~i cac thong tin mai duQ'c thi8t l~p. Trong
truOng hgp, mu6n lAy l~i cac thong tin tir ban gh~ cu6i dii n~p, bAm vao m\lc
N\lp I\li tir lin Ghi cuAi. Thoat ra kh6i m\lC Thi8t l~p h~ th6ng, bfun vao m\lc
c§n chuy@n d8n.
95
'.
I COOt
.~
" II\_.:;l__~_.
