Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC SÀI GÒN<br /> KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG<br /> <br /> TẬP BÀI GIẢNG<br /> <br /> TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ<br /> <br /> TP. HCM, 2014<br /> 1<br /> <br /> I. KHAÙI NIEÄM, MUÏC ÑÍCH, YÙ NGHÓA, NGUYEÂN TAÉC CUÛA VIEÄC SÖÛ DUÏNG TAØI<br /> LIEÄU LÖU TRÖÕ<br /> <br /> 1. Khaùi nieäm<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø toaøn boä coâng taùc cung caáp cho caùc cô<br /> quan Nhaø nöôùc, caùc toå chöùc xaõ hoäi, caùc caù nhaân nhöõng thoâng tin caàn thieát töø taøi<br /> lieäu löu tröõ nhaèm phuïc vuï caùc muïc ñích chính trò, kinh teá, vaên hoaù, khoa hoïc vaø<br /> caùc lôïi ích chính ñaùng cuûa coâng daân.<br /> 2. Muïc ñích<br /> Vieäc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ nhaèm phuïc vuï caùc muïc ñích sau ñaây:<br /> a) Chính trò<br /> Ñaây laø muïc ñích quan troïng haøng ñaàu cuûa toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ.<br /> Muïc ñích chính trò ñöôïc theå hieän trong vieäc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phuïc vuï söï<br /> laõnh ñaïo cuûa Ñaûng ñoái vôùi nhaø nöôùc vaø xaõ hoäi, phuïc vuï chính saùch ngoaïi giao,<br /> baûo veä chuû quyeàn ñaát nöôùc, phaùt trieån quan heä hôïp taùc quoác teá giöõa nöôùc ta vaø<br /> caùc nöôùc khaùc, phuïc vuï an ninh chính trò vaø traät töï an toaøn xaõ hoäi.<br /> b) Kinh teá<br /> Muïc ñích kinh teá ñöôïc theå hieän trong vieäc söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeå xaây<br /> döïng caùc chieán löôïc kinh teá, caùc quy hoaïch, keá hoaïch phaùt trieån caùc ngaønh kinh<br /> teá quoác daân, caûi caùch quaûn lyù kinh teá, tieán haønh nghieân cöùu, thieát keá caùc coâng<br /> trình xaây döïng cô baûn vaø cheá taïo caùc saûn phaåm coâng nghieäp.<br /> c) Khoa hoïc<br /> Taøi lieäu löu tröõ ñöôïc söû duïng ñeå nghieân cöùu, giaûi quyeát caùc vaán ñeà khoa<br /> hoïc caáp thieát nhaèm ñöa ñaát nöôùc thaønh quoác gia coù neàn khoa hoïc tieân tieán.<br /> Taøi lieäu löu tröõ coøn ñöôïc söû duïng ñeå phaùt trieån khoa hoïc lòch söû nhö nghieân<br /> cöùu lòch söû Ñaûng, lòch söû daân toäc vaø lòch söû cuûa töøng ñòa phöông.<br /> Ngoaøi caùc muïc ñích noùi treân, taøi lieäu löu tröõ coøn phuïc vuï cho muïc ñích baûo<br /> toàn vaø phaùt trieån neàn vaên hoaù, giaùo duïc ñaäm ñaø baûn saéc daân toäc…<br /> 3. YÙ nghóa<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø moät trong nhöõng coâng taùc quan troïng<br /> nhaát vaø laø muïc tieâu cuoái cuøng cuûa coâng taùc löu tröõ.<br /> Toå chöùc söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu löu tröõ seõ coù taùc duïng thieát thöïc trong<br /> vieäc tieát kieäm thôøi gian, coâng söùc vaø tieàn cuûa cho Nhaø nöôùc vaø nhaân daân. Noùi<br /> caùch khaùc, toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ seõ bieán tö lieäu thaønh cuûa caûi vaät chaát<br /> cho xaõ hoäi, naâng cao möùc soáng tinh thaàn vaø vaên hoaù cho nhaân daân.<br /> 2<br /> <br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø caàu noái giöõa caùc löu tröõ vôùi xaõ hoäi, vôùi nhaân<br /> daân, taêng cöôøng vai troø xaõ hoäi cuûa taøi lieäu löu tröõ. Thoâng qua caùc hình thöùc söû duïng taøi<br /> lieäu löu trö,õ moïi cô quan Nhaø nöôùc vaø coâng daân thaáy ñöôïc vò trí vaø taàm quan troïng cuûa<br /> caùc kho löu tröõ; qua ñoù moïi ngöôøi seõ yù thöùc ñöôïc traùch nhieäm vaø nghóa vuï cuûa mình<br /> trong vieäc giöõ gìn vaø baûo quaûn an toaøn taøi lieäu löu tröõ.<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø moät ñoäng löïc maïnh meõ ñeå thuùc ñaåy caùc<br /> coâng taùc nghieäp vuï löu tröõ phaùt trieån. Nhu caàu söû duïng taøi lieäu löu tröõ caøng phong<br /> phuù, ña daïng thì baét buoäc caùc coâng taùc nghieäp vuï nhö thu thaäp, chænh lyù, phaân<br /> loaïi, thoáng keâ, laäp coâng cuï tra cöùu khoa hoïc cho taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaåy maïnh<br /> hôn, laøm toát hôn.<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ mang laïi lôïi ích thieát thöïc cho xaõ hoäi, cho<br /> caùc kho löu tröõ vì theá ñaõ taïo neân nguoàn ñoäng vieân höõu hieäu cho caùn boä caû veà vaät<br /> chaát laãn tinh thaàn.<br /> 4. Nguyeân taéc<br /> Coâng taùc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaûm baûo caùc nguyeân taéc sau ñaây:<br /> a) Nguyeân taéc chính trò<br /> Trong xaõ hoäi cho giai caáp, taøi lieäu löu tröõ bao giôø cuõng laø coâng cuï ñaáu tranh<br /> giai caáp. Chính vì vaäy moïi giai caáp trong xaõ hoäi ñeàu söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeå<br /> baûo veä quyeàn lôïi cuûa giai caáp mình, choáng laïi caùc giai caáp thuø ñòch.<br /> Do ñoù vieäc ñöa taøi lieäu ra ñeå phuïc vuï caùc nhu caàu khai thaùc caàn phaûi coù<br /> quan ñieåm giai caáp, cuï theå hôn, ôû nöôùc ta phaûi phuïc vuï caùc nhieäm vuï chính trò<br /> cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Nhö vaäy, coâng taùc toå chöùc söû duïng taø i lieäu löu tröõ ñoøi hoûi<br /> phaûi ñaûm baûo nguyeân taéc chính trò. Ñeå thöïc hieän ñöôïc nguyeân taéc naøy, caùc löu<br /> tröõ, ñaëc bieät laø löu tröõ nhaø nöôùc phaûi nhaïy beùn veà chính trò, xuaát phaù t töø nhieäm vuï<br /> chính trò trong töøng thôøi kyø cuï theå maø taäp hôïp vaø toå chöùc cung caáp nhöõng taøi lieäu<br /> caàn thieát.<br /> b) Nguyeân taéc cô maät<br /> Nhö ñaõ bieát, trong kho löu tröõ coù moät soá khoâng nhoû taøi lieäu löu tröõ chöùa<br /> nhieàu bí maät cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Ñieàu naøy khoâng coù nghóa laø taøi lieäu löu tröõ<br /> khoâng ñöôïc ñöa ra söû duïng ñeå phuïc vuï caùc nhu caàu khaùc nhau. Ñieàu ñaùng noùi ôû<br /> choã, nhöõng taøi lieäu naøy luoân laø ñoái töôïng ñeå caùc löïc löôïng thuø ñòch chieám ñoaït.<br /> Chính vì vaäy, vieäc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaûm baûo nguyeân taéc cô<br /> maät. Ñeå thöïc hieän nguyeân taéc naøy, taøi lieäu löu tröõ phaûi ñöôïc phaân loaïi theo möùc<br /> ñoä cho pheùp söû duïng taøi lieäu nhö loaïi ñöôïc söû duïng roäng raõi, loaïi haïn cheá söû duïng<br /> vaø loaïi taøi lieäu maät. Ñoàng thôøi, trong quaù trình toå chöùc söû duïng phaûi coù caùc bieän<br /> phaùp baûo ñaûm an toaøn cho taøi lieäu, ñaëc bieät laø caùc taøi lieäu maät.<br /> 3<br /> <br /> II. CAÙC HÌNH THÖÙC SÖÛ DUÏNG TAØI LIEÄU LÖU TRÖÕ<br /> <br /> Ñeå toå chöùc söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu löu tröõ, ôû caùc kho löu tröõ ñaõ vaän<br /> duïng nhieàu hình thöùc sinh ñoäng veà söû duïng taøi lieäu löu tröõ. Trong moät kho löu tröõ<br /> ñeå phuïc vuï moät nhieäm vuï chính trò cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc giao cho coù theå keát<br /> hôïp moät luùc nhieàu hình thöùc söû duïng taøi lieäu xen keõ nhau. Ví duï, ñeå phuïc vuï kyû<br /> nieäm 100 naêm ngaøy sinh cuûa Chuû tòch Hoà Chí Minh, caùc kho löu tröõ ñaõ söu taàm,<br /> coâng boá taøi lieäu cuûa Ngöôøi, trieån laõm caùc taøi lieäu löu tröõ cho caùc cô quan, caùc nhaø<br /> nghieân cöùu veà Chuû tòch Hoà Chí Minh.<br /> Moãi cô quan löu tröõ coù theå töï mình toå chöùc caùc hình thöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ,<br /> nhöng cuõng coù theå keát hôïp moät soá cô quan löu tröõ vôùi nhau ñeå toå chöùc söû duïng taøi lieäu;<br /> coù nhieàu tröôøng hôïp cô quan löu tröõ phoái hôïp vôùi moät soá cô quan khaùc nhö Vieän thoâng<br /> tin, Vieän baûo taøng, Sôû vaên hoaù… ñeå söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu.<br /> Hieän nay, ôû nöôùc ta vaø caùc nöôùc khaùc, coâng taùc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu<br /> tröõ ñöôïc tieán haønh vôùi caùc hình thöùc sau ñaây:<br /> 1. Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc laø moät trong nhöõng hình thöùc<br /> chuû yeáu ñöôïc aùp duïng phoå bieán nhaát trong caùc löu tröõ nhaø nöôùc vaø löu tröõ cô<br /> quan. Söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc coù nhieàu öu ñieåm: Ngöôøi ñoïc coù theå<br /> tröïc tieáp nghieân cöùu nhieàu vaên baûn caàn thieát coù noäi dung lieân quan vôùi nhau;<br /> phoøng ñoïc coù ñieàu kieän ñeå phuïc vuï ñöôï c ñoâng ñaûo ñoäc giaû, giôùi thieäu cho ñoäc giaû<br /> nhieàu taøi lieäu löu tröõ lieân quan ñeán caùc chuû ñeà nghieân cöùu cuûa hoï. Toå chöùc toát<br /> phoøng ñoïc, caùc löu tröõ nhaø nöôùc, caùc löu tröõ cô quan coù ñieàu kieän baûo veä an toaøn<br /> taøi lieäu löu tröõ, traùnh ñöôïc söï maát maùt, hö hoûng taøi lieäu goùp phaàn baûo veä bí maät<br /> Nhaø nöôùc. Phoøng ñoïc laø nôi tieáp xuùc vôùi nhieàu ñoäc giaû cho neân tröïc tieáp thu ñöôïc<br /> nhieàu yeâu caàu nghieân cöùu cuûa ñoäc giaû vaø nhöõng yù kieán ñoùng goùp khaùc ñeå caûi tieán<br /> coâng taùc phuïc vuï ñoäc giaû.<br /> Quy moâ phoøng ñoïc trong caùc kho löu tröõ phuï thuoäc vaøo quy moâ lôùn nhoû cuûa<br /> kho löu tröõ vaø phuï thuoäc vaøo ñaëc ñieåm taøi lieäu cuûa kho löu tröõ. Nhöõng löu tröõ coù<br /> soá löôïng taøi lieäu nhieàu vaø noäi dung quyù giaù, ñoâng ñoäc giaû thì phoøng ñoïc cuûa noù<br /> ñöôïc toå chöùc vôùi quy moâ lôùn; coù ñaày ñuû thieát bò vaø phöông tieän khai thaùc. Traùi laïi,<br /> nhöõng kho löu tröõ coù quy moâ nhoû, soá löôïng taøi lieäu ít thì phoøng ñoïc toå chöùc ñôn<br /> giaûn hôn, nheï nhaøng hôn.<br /> Phoøng ñoïc cuûa kho löu tröõ phaûi ñaët nôi yeân tónh, ít oàn aøo, thoaùng maùt, coù ñuû<br /> aùnh saùng thích hôïp cho ngöôøi nghieân cöùu laøm vieäc.<br /> Noùi chung, phoøng ñoïc caàn trang bò caùc thieát bò toát, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi<br /> cho ñoäc giaû tìm kieám saâu saéc vaø ñaày ñuû noäi dung taøi lieäu, ruùt ngaén thôøi gian<br /> 4<br /> <br /> nghieân cöùu taøi lieäu, taêng naêng suaát lao ñoäng. Thieát bò cuûa phoøng ñoïc goàm: baøn<br /> gheá thích hôïp cho ñoäc giaû ngoài nghieân cöùu taøi lieäu moät caùch thoaûi maùi; ñuû aùnh<br /> saùng ñeå ñoïc taøi lieäu. AÙnh saùng trong phoøng ñoïc toát nhaát laø duøng aùnh saùng töï<br /> nhieân, khi khoâng coù aùnh saùng töï nhieân thì duøng aùnh saùng ñieän. Phoøng ñoïc phaûi coù<br /> nhieàu cöûa thoâng thoaùng, quaït traàn. Phoøng ñoïc phaûi coù giaù ñöïng taøi lieäu, tuû, theû vaø<br /> caùc coâng cuï tra cöùu khoa hoïc khaùc ñeå giôùi thieäu thaønh phaàn vaø noäi dung taøi lieäu<br /> cho ñoäc giaû. Nhöõng kho löu tröõ coù baûo quaûn taøi lieäu mi-croâ-phim thì phoøng ñoïc<br /> phaûi coù maùy ñoïc nhöõng taøi lieäu ñoù.<br /> Ngoaøi caùc thieát bò treân, caùc phoøng ñoïc ñeàu phaûi coù tö lieäu tra cöùu boå trôï.<br /> Thaønh phaàn cuûa tö lieäu tra cöùu boå trôï goàm: Caùc taùc phaåm kinh ñieån chuû yeáu cuûa<br /> nhöõng ngöôøi saùng laäp chuû nghóa Maùc – Leâ nin, caùc vaên kieän quan troïng cuûa Ñaûng<br /> vaø Nhaø nöôùc, Coâng baùo nöôùc Vieät Nam Daân chuû Coäng hoaø, Coäng hoaø Xaõ hoäi chuû<br /> nghóa Vieät Nam, caùc töø ñieån, moät soá baùo vaø taïp chí quan troïng lieân quan maät thieát<br /> vôùi chöùc naêng cuûa kho löu tröõ.<br /> Ñeå höôùng daãn ñoäc giaû thöïc hieän toát caùc quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc veà baûo veä<br /> an toaøn taøi lieäu löu tröõ trong caùc phoøng ñoïc goàm: Nhöõng thuû tuïc ban ñaàu ñoái vôùi<br /> ñoäc giaû ñeán nghieân cöùu taøi lieäu phoøng ñoïc, nhöõn g quy ñònh veà baûo veä an toaøn vaø<br /> baûo maät taøi lieäu löu tröõ, nhöõng quyeàn lôïi vaø nghóa vuï cuûa ñoäc giaû. ÔÛ caùc löu tröõ<br /> cô quan, noäi quy phoøng ñoïc do thuû tröôûng cô quan kyù vaø ñoùng daáu.<br /> Ñoái töôïng phuïc vuï cuûa phoøng ñoïc trong caù c löu tröõ noùi chung laø roäng raõi,<br /> phoøng ñoïc cuûa caùc löu tröõ nhaø nöôùc tieáp nhaän ñoäc giaû töø caùc cô quan trong nöôùc,<br /> nöôùc ngoaøi, tieáp nhaän quaàn chuùng nhaân daân ñeán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ.<br /> Phoøng ñoïc cuûa caùc löu tröõ cô quan chuû yeáu phuïc vuï caùn boä coâng nhaân vieân chöùc<br /> cuûa cô quan ñoù. Tuy nhieân, phoøng ñoïc naøy cuõng phuïc vuï nhöõng ñoái töôïng khaùc<br /> nhöng möùc ñoä haïn cheá hôn.<br /> Nhöõng ñoäc giaû muoán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc phaûi coù giaáy<br /> giôùi thieäu cuûa cô quan ñang tröïc tieáp quaûn lyù ngöôøi ñoù. Noäi dung giaáy giôùi thieäu<br /> phaûi ghi roõ teân taøi lieäu nghieân cöùu hoaëc muïc ñích nghieân cöùu taøi lieäu. Nhaân daân<br /> muoán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ phaûi vieát ñôn xin nghieân cöùu taøi lieäu vaø coù chöùng<br /> nhaän cuûa chính quyeàn ñòa phöông cuûa ngöôøi ñoù. Caùc giaáy giôùi thieäu, ñôn xin<br /> nghieân cöùu taøi lieäu cuûa ñoäc giaû ñöôïc chuyeån cho caùn boä phuï traùch phoøng ñoïc giaûi<br /> quyeát. Ngöôøi nöôùc ngoaøi muoán ñoïc taøi lieäu löu tröõ phaûi laøm ñôn xin ñoïc taøi lieäu<br /> löu tröõ theo maãu ñöôïc quy ñònh trong vaên baûn soá 478/LTNN-NVTÖ ngaøy<br /> 01/12/1997 cuûa Cuïc Löu tröõ Nhaø nöôùc (bieåu maãu soá 01). Ngöôøi nöôùc ngoaøi muoán<br /> nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ phaûi laøm phieáu yeâu caàu söû duïng taøi lieäu theo maãu ñöôïc<br /> quy ñònh trong vaên baûn soá 478/LTNN-NVTÖ ngaøy 01/12/1997 cuûa Cuïc Löu tröõ<br /> Nhaø nöôùc (bieåu maãu soá 02).<br /> 5<br /> <br />