Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG TẬP BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP. HCM, 2014

1

I. KHAÙI NIEÄM, MUÏC ÑÍCH, YÙ NGHÓA, NGUYEÂN TAÉC CUÛA VIEÄC SÖÛ DUÏNG TAØI

LIEÄU LÖU TRÖÕ

1. Khaùi nieäm

Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø toaøn boä coâng taùc cung caáp cho caùc cô quan Nhaø nöôùc, caùc toå chöùc xaõ hoäi, caùc caù nhaân nhöõng thoâng tin caàn thieát töø taøi lieäu löu tröõ nhaèm phuïc vuï caùc muïc ñích chính trò, kinh teá, vaên hoaù, khoa hoïc vaø caùc lôïi ích chính ñaùng cuûa coâng daân.

2. Muïc ñích

Vieäc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ nhaèm phuïc vuï caùc muïc ñích sau ñaây:

a) Chính trò

Ñaây laø muïc ñích quan troïng haøng ñaàu cuûa toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ. Muïc ñích chính trò ñöôïc theå hieän trong vieäc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phuïc vuï söï laõnh ñaïo cuûa Ñaûng ñoái vôùi nhaø nöôùc vaø xaõ hoäi, phuïc vuï chính saùch ngoaïi giao, baûo veä chuû quyeàn ñaát nöôùc, phaùt trieån quan heä hôïp taùc quoác teá giöõa nöôùc ta vaø caùc nöôùc khaùc, phuïc vuï an ninh chính trò vaø traät töï an toaøn xaõ hoäi.

b) Kinh teá

Muïc ñích kinh teá ñöôïc theå hieän trong vieäc söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeå xaây döïng caùc chieán löôïc kinh teá, caùc quy hoaïch, keá hoaïch phaùt trieån caùc ngaønh kinh teá quoác daân, caûi caùch quaûn lyù kinh teá, tieán haønh nghieân cöùu, thieát keá caùc coâng trình xaây döïng cô baûn vaø cheá taïo caùc saûn phaåm coâng nghieäp.

c) Khoa hoïc

Taøi lieäu löu tröõ ñöôïc söû duïng ñeå nghieân cöùu, giaûi quyeát caùc vaán ñeà khoa

hoïc caáp thieát nhaèm ñöa ñaát nöôùc thaønh quoác gia coù neàn khoa hoïc tieân tieán.

Taøi lieäu löu tröõ coøn ñöôïc söû duïng ñeå phaùt trieån khoa hoïc lòch söû nhö nghieân

cöùu lòch söû Ñaûng, lòch söû daân toäc vaø lòch söû cuûa töøng ñòa phöông.

Ngoaøi caùc muïc ñích noùi treân, taøi lieäu löu tröõ coøn phuïc vuï cho muïc ñích baûo

toàn vaø phaùt trieån neàn vaên hoaù, giaùo duïc ñaäm ñaø baûn saéc daân toäc…

3. YÙ nghóa

Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø moät trong nhöõng coâng taùc quan troïng

nhaát vaø laø muïc tieâu cuoái cuøng cuûa coâng taùc löu tröõ.

Toå chöùc söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu löu tröõ seõ coù taùc duïng thieát thöïc trong vieäc tieát kieäm thôøi gian, coâng söùc vaø tieàn cuûa cho Nhaø nöôùc vaø nhaân daân. Noùi caùch khaùc, toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ seõ bieán tö lieäu thaønh cuûa caûi vaät chaát cho xaõ hoäi, naâng cao möùc soáng tinh thaàn vaø vaên hoaù cho nhaân daân.

2

Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø caàu noái giöõa caùc löu tröõ vôùi xaõ hoäi, vôùi nhaân daân, taêng cöôøng vai troø xaõ hoäi cuûa taøi lieäu löu tröõ. Thoâng qua caùc hình thöùc söû duïng taøi lieäu löu trö,õ moïi cô quan Nhaø nöôùc vaø coâng daân thaáy ñöôïc vò trí vaø taàm quan troïng cuûa caùc kho löu tröõ; qua ñoù moïi ngöôøi seõ yù thöùc ñöôïc traùch nhieäm vaø nghóa vuï cuûa mình trong vieäc giöõ gìn vaø baûo quaûn an toaøn taøi lieäu löu tröõ.

Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø moät ñoäng löïc maïnh meõ ñeå thuùc ñaåy caùc coâng taùc nghieäp vuï löu tröõ phaùt trieån. Nhu caàu söû duïng taøi lieäu löu tröõ caøng phong phuù, ña daïng thì baét buoäc caùc coâng taùc nghieäp vuï nhö thu thaäp, chænh lyù, phaân loaïi, thoáng keâ, laäp coâng cuï tra cöùu khoa hoïc cho taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaåy maïnh hôn, laøm toát hôn.

Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ mang laïi lôïi ích thieát thöïc cho xaõ hoäi, cho caùc kho löu tröõ vì theá ñaõ taïo neân nguoàn ñoäng vieân höõu hieäu cho caùn boä caû veà vaät chaát laãn tinh thaàn.

4. Nguyeân taéc

Coâng taùc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaûm baûo caùc nguyeân taéc sau ñaây:

a) Nguyeân taéc chính trò

Trong xaõ hoäi cho giai caáp, taøi lieäu löu tröõ bao giôø cuõng laø coâng cuï ñaáu tranh giai caáp. Chính vì vaäy moïi giai caáp trong xaõ hoäi ñeàu söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeå baûo veä quyeàn lôïi cuûa giai caáp mình, choáng laïi caùc giai caáp thuø ñòch.

Do ñoù vieäc ñöa taøi lieäu ra ñeå phuïc vuï caùc nhu caàu khai thaùc caàn phaûi coù quan ñieåm giai caáp, cuï theå hôn, ôû nöôùc ta phaûi phuïc vuï caùc nhieäm vuï chính trò cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Nhö vaäy, coâng taùc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñoøi hoûi phaûi ñaûm baûo nguyeân taéc chính trò. Ñeå thöïc hieän ñöôïc nguyeân taéc naøy, caùc löu tröõ, ñaëc bieät laø löu tröõ nhaø nöôùc phaûi nhaïy beùn veà chính trò, xuaát phaùt töø nhieäm vuï chính trò trong töøng thôøi kyø cuï theå maø taäp hôïp vaø toå chöùc cung caáp nhöõng taøi lieäu caàn thieát.

b) Nguyeân taéc cô maät

Nhö ñaõ bieát, trong kho löu tröõ coù moät soá khoâng nhoû taøi lieäu löu tröõ chöùa nhieàu bí maät cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Ñieàu naøy khoâng coù nghóa laø taøi lieäu löu tröõ khoâng ñöôïc ñöa ra söû duïng ñeå phuïc vuï caùc nhu caàu khaùc nhau. Ñieàu ñaùng noùi ôû choã, nhöõng taøi lieäu naøy luoân laø ñoái töôïng ñeå caùc löïc löôïng thuø ñòch chieám ñoaït. Chính vì vaäy, vieäc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaûm baûo nguyeân taéc cô maät. Ñeå thöïc hieän nguyeân taéc naøy, taøi lieäu löu tröõ phaûi ñöôïc phaân loaïi theo möùc ñoä cho pheùp söû duïng taøi lieäu nhö loaïi ñöôïc söû duïng roäng raõi, loaïi haïn cheá söû duïng vaø loaïi taøi lieäu maät. Ñoàng thôøi, trong quaù trình toå chöùc söû duïng phaûi coù caùc bieän phaùp baûo ñaûm an toaøn cho taøi lieäu, ñaëc bieät laø caùc taøi lieäu maät.

3

II. CAÙC HÌNH THÖÙC SÖÛ DUÏNG TAØI LIEÄU LÖU TRÖÕ

Ñeå toå chöùc söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu löu tröõ, ôû caùc kho löu tröõ ñaõ vaän duïng nhieàu hình thöùc sinh ñoäng veà söû duïng taøi lieäu löu tröõ. Trong moät kho löu tröõ ñeå phuïc vuï moät nhieäm vuï chính trò cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc giao cho coù theå keát hôïp moät luùc nhieàu hình thöùc söû duïng taøi lieäu xen keõ nhau. Ví duï, ñeå phuïc vuï kyû nieäm 100 naêm ngaøy sinh cuûa Chuû tòch Hoà Chí Minh, caùc kho löu tröõ ñaõ söu taàm, coâng boá taøi lieäu cuûa Ngöôøi, trieån laõm caùc taøi lieäu löu tröõ cho caùc cô quan, caùc nhaø nghieân cöùu veà Chuû tòch Hoà Chí Minh.

Moãi cô quan löu tröõ coù theå töï mình toå chöùc caùc hình thöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ, nhöng cuõng coù theå keát hôïp moät soá cô quan löu tröõ vôùi nhau ñeå toå chöùc söû duïng taøi lieäu; coù nhieàu tröôøng hôïp cô quan löu tröõ phoái hôïp vôùi moät soá cô quan khaùc nhö Vieän thoâng tin, Vieän baûo taøng, Sôû vaên hoaù… ñeå söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu.

Hieän nay, ôû nöôùc ta vaø caùc nöôùc khaùc, coâng taùc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu

tröõ ñöôïc tieán haønh vôùi caùc hình thöùc sau ñaây:

1. Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc

Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc laø moät trong nhöõng hình thöùc chuû yeáu ñöôïc aùp duïng phoå bieán nhaát trong caùc löu tröõ nhaø nöôùc vaø löu tröõ cô quan. Söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc coù nhieàu öu ñieåm: Ngöôøi ñoïc coù theå tröïc tieáp nghieân cöùu nhieàu vaên baûn caàn thieát coù noäi dung lieân quan vôùi nhau; phoøng ñoïc coù ñieàu kieän ñeå phuïc vuï ñöôïc ñoâng ñaûo ñoäc giaû, giôùi thieäu cho ñoäc giaû nhieàu taøi lieäu löu tröõ lieân quan ñeán caùc chuû ñeà nghieân cöùu cuûa hoï. Toå chöùc toát phoøng ñoïc, caùc löu tröõ nhaø nöôùc, caùc löu tröõ cô quan coù ñieàu kieän baûo veä an toaøn taøi lieäu löu tröõ, traùnh ñöôïc söï maát maùt, hö hoûng taøi lieäu goùp phaàn baûo veä bí maät Nhaø nöôùc. Phoøng ñoïc laø nôi tieáp xuùc vôùi nhieàu ñoäc giaû cho neân tröïc tieáp thu ñöôïc nhieàu yeâu caàu nghieân cöùu cuûa ñoäc giaû vaø nhöõng yù kieán ñoùng goùp khaùc ñeå caûi tieán coâng taùc phuïc vuï ñoäc giaû.

Quy moâ phoøng ñoïc trong caùc kho löu tröõ phuï thuoäc vaøo quy moâ lôùn nhoû cuûa kho löu tröõ vaø phuï thuoäc vaøo ñaëc ñieåm taøi lieäu cuûa kho löu tröõ. Nhöõng löu tröõ coù soá löôïng taøi lieäu nhieàu vaø noäi dung quyù giaù, ñoâng ñoäc giaû thì phoøng ñoïc cuûa noù ñöôïc toå chöùc vôùi quy moâ lôùn; coù ñaày ñuû thieát bò vaø phöông tieän khai thaùc. Traùi laïi, nhöõng kho löu tröõ coù quy moâ nhoû, soá löôïng taøi lieäu ít thì phoøng ñoïc toå chöùc ñôn giaûn hôn, nheï nhaøng hôn.

Phoøng ñoïc cuûa kho löu tröõ phaûi ñaët nôi yeân tónh, ít oàn aøo, thoaùng maùt, coù ñuû

aùnh saùng thích hôïp cho ngöôøi nghieân cöùu laøm vieäc.

Noùi chung, phoøng ñoïc caàn trang bò caùc thieát bò toát, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho ñoäc giaû tìm kieám saâu saéc vaø ñaày ñuû noäi dung taøi lieäu, ruùt ngaén thôøi gian

4

nghieân cöùu taøi lieäu, taêng naêng suaát lao ñoäng. Thieát bò cuûa phoøng ñoïc goàm: baøn gheá thích hôïp cho ñoäc giaû ngoài nghieân cöùu taøi lieäu moät caùch thoaûi maùi; ñuû aùnh saùng ñeå ñoïc taøi lieäu. AÙnh saùng trong phoøng ñoïc toát nhaát laø duøng aùnh saùng töï nhieân, khi khoâng coù aùnh saùng töï nhieân thì duøng aùnh saùng ñieän. Phoøng ñoïc phaûi coù nhieàu cöûa thoâng thoaùng, quaït traàn. Phoøng ñoïc phaûi coù giaù ñöïng taøi lieäu, tuû, theû vaø caùc coâng cuï tra cöùu khoa hoïc khaùc ñeå giôùi thieäu thaønh phaàn vaø noäi dung taøi lieäu cho ñoäc giaû. Nhöõng kho löu tröõ coù baûo quaûn taøi lieäu mi-croâ-phim thì phoøng ñoïc phaûi coù maùy ñoïc nhöõng taøi lieäu ñoù.

Ngoaøi caùc thieát bò treân, caùc phoøng ñoïc ñeàu phaûi coù tö lieäu tra cöùu boå trôï. Thaønh phaàn cuûa tö lieäu tra cöùu boå trôï goàm: Caùc taùc phaåm kinh ñieån chuû yeáu cuûa nhöõng ngöôøi saùng laäp chuû nghóa Maùc – Leâ nin, caùc vaên kieän quan troïng cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc, Coâng baùo nöôùc Vieät Nam Daân chuû Coäng hoaø, Coäng hoaø Xaõ hoäi chuû nghóa Vieät Nam, caùc töø ñieån, moät soá baùo vaø taïp chí quan troïng lieân quan maät thieát vôùi chöùc naêng cuûa kho löu tröõ.

Ñeå höôùng daãn ñoäc giaû thöïc hieän toát caùc quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc veà baûo veä an toaøn taøi lieäu löu tröõ trong caùc phoøng ñoïc goàm: Nhöõng thuû tuïc ban ñaàu ñoái vôùi ñoäc giaû ñeán nghieân cöùu taøi lieäu phoøng ñoïc, nhöõng quy ñònh veà baûo veä an toaøn vaø baûo maät taøi lieäu löu tröõ, nhöõng quyeàn lôïi vaø nghóa vuï cuûa ñoäc giaû. ÔÛ caùc löu tröõ cô quan, noäi quy phoøng ñoïc do thuû tröôûng cô quan kyù vaø ñoùng daáu.

Ñoái töôïng phuïc vuï cuûa phoøng ñoïc trong caùc löu tröõ noùi chung laø roäng raõi, phoøng ñoïc cuûa caùc löu tröõ nhaø nöôùc tieáp nhaän ñoäc giaû töø caùc cô quan trong nöôùc, nöôùc ngoaøi, tieáp nhaän quaàn chuùng nhaân daân ñeán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ. Phoøng ñoïc cuûa caùc löu tröõ cô quan chuû yeáu phuïc vuï caùn boä coâng nhaân vieân chöùc cuûa cô quan ñoù. Tuy nhieân, phoøng ñoïc naøy cuõng phuïc vuï nhöõng ñoái töôïng khaùc nhöng möùc ñoä haïn cheá hôn.

Nhöõng ñoäc giaû muoán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc phaûi coù giaáy giôùi thieäu cuûa cô quan ñang tröïc tieáp quaûn lyù ngöôøi ñoù. Noäi dung giaáy giôùi thieäu phaûi ghi roõ teân taøi lieäu nghieân cöùu hoaëc muïc ñích nghieân cöùu taøi lieäu. Nhaân daân muoán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ phaûi vieát ñôn xin nghieân cöùu taøi lieäu vaø coù chöùng nhaän cuûa chính quyeàn ñòa phöông cuûa ngöôøi ñoù. Caùc giaáy giôùi thieäu, ñôn xin nghieân cöùu taøi lieäu cuûa ñoäc giaû ñöôïc chuyeån cho caùn boä phuï traùch phoøng ñoïc giaûi quyeát. Ngöôøi nöôùc ngoaøi muoán ñoïc taøi lieäu löu tröõ phaûi laøm ñôn xin ñoïc taøi lieäu löu tröõ theo maãu ñöôïc quy ñònh trong vaên baûn soá 478/LTNN-NVTÖ ngaøy 01/12/1997 cuûa Cuïc Löu tröõ Nhaø nöôùc (bieåu maãu soá 01). Ngöôøi nöôùc ngoaøi muoán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ phaûi laøm phieáu yeâu caàu söû duïng taøi lieäu theo maãu ñöôïc quy ñònh trong vaên baûn soá 478/LTNN-NVTÖ ngaøy 01/12/1997 cuûa Cuïc Löu tröõ Nhaø nöôùc (bieåu maãu soá 02).

5

Moïi ñoäc giaû nghieân cöùu taøi lieäu taïi phoøng ñoïc cuûa caùc löu tröõ coù traùch nhieäm keâ khai moät baûn sô yeáu lyù lòch. Noù ñöôïc duøng ñeå quaûn lyù ñoäc giaû vaø laøm cô sôû laäp keá hoaïch khai thaùc, söû duïng taøi lieäu cuûa caùc löu tröõ. Nhöõng ngöôøi vi phaïm noäi quy phoøng ñoïc seõ tuyø theo möùc ñoä vi phaïm maø chòu nhöõng hình thöùc xöû lyù thích öùng. Nhöõng hình thöùc xöû lyù thöôøng aùp duïng trong caùc phoøng ñoïc cuûa löu tröõ laø: Ñoäc giaû phaûi boài thöôøng nhöõng taøi lieäu maø ngöôøi ñoù laøm hö hoûng, maát maùt; töôùc quyeàn nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ maø ñoäc giaû ôû löu tröõ ñoù trong moät thôøi gian nhaát ñònh hoaëc vónh vieãn. Nhöõng ñoäc giaû coù yù laáy caép taøi lieäu löu tröõ, tieát loä bí maät cuûa Nhaø nöôùc, vi phaïm caùc ñieàu trong Phaùp leänh Baûo veä Taøi lieäu löu tröõ Quoác gia thì tuyø thuoäc vaøo möùc ñoä naëng nheï maø bò kyû luaät hoaëc bò truy toá tröôùc phaùp luaät.

ÔÛ caùc löu tröõ Nhaø nöôùc, phoøng ñoïc do moät caùn boä löu tröõ coù nhieàu kinh nghieäm chuyeân traùch; ôû caùc phoøng, kho löu tröõ nhoû thì do moät caùn boä kieâm nhieäm. Ngöôøi phuï traùch phoøng ñoïc coù nhieäm vuï toå chöùc quaûn lyù toaøn boä coâng taùc ôû phoøng ñoïc, naém vöõng thaønh phaàn vaø noäi dung taøi lieäu trong kho löu tröõ, giaûi ñaùp nhöõng yeâu caàu ñoäc giaû, söû duïng thaønh thaïo caùc thieát bò cuûa phoøng ñoïc….

Caùn boä löu tröõ phuï traùch phoøng ñoïc coù nhieäm vuï chuû yeáu sau ñaây:

- Tieáp nhaän ñoäc giaû ñeán nghieân cöùu taøi lieäu taïi phoøng ñoïc; caáp theû ñoïc cho ñoäc giaû. Theû ñoïc laø phöông tieän giao dòch giöõa ñoäc giaû vaø caùn boä phuï traùch phoøng ñoïc, laø giaáy ra vaøo cô quan löu tröõ vaø noù laø phöông tieän choáng keû gian giaû maïo giaáy tôø ñeå laáy caép bí maät quoác gia, taøi lieäu löu tröõ. Theû ñoïc coù giaù trò söû duïng trong thôøi gian ñoäc giaû nghieân cöùu taøi lieäu ñöôïc ghi trong giaáy giôùi thieäu. Sau khi ñoäc giaû hoaøn thaønh coâng vieäc thì theû ñoïc heát giaù trò.

- Moãi ñoäc giaû söû duïng taøi lieäu taïi phoøng ñoïc cuûa löu tröõ ñeàu ñöôïc laäp hoà sô ñoäc giaû. Hoà sô ñoäc giaû coù taùc duïng phaân loaïi vaø quaûn lyù ñoäc giaû. Noäi dung hoà sô ñoäc giaû goàm nhöõng giaáy tôø lieân quan ñeán ñoäc giaû trong thôøi gian laøm vieäc taïi phoøng ñoïc nhö: Giaáy giôùi thieäu cuûa cô quan, ñôn xin ñoïc taøi lieäu löu tröõ, sô yeáu lyù lòch, caùc giaáy tôø khaùc. Hoà sô ñoäc giaû ñöôïc saép xeáp theo vaàn chöõ caùi teân taùc giaû.

- Giaûi ñaùp caùc caâu hoûi do ñoäc giaû neâu ra. Thoâng thöôøng caùc loaïi caâu hoûi do ñoäc giaû neâu ra nhö: Höôùng daãn söû duïng caùc coâng cuï tra cöùu ôû phoøng ñoïc, giaûi ñaùp nhöõng thaønh phaàn vaø noäi dung taøi lieäu coù trong kho löu tröõ coù lieân quan ñeán caùc ñeà taøi nghieân cöùu. Ñeå giaûi ñaùp thoaû ñaùng nhöõng caâu hoûi naøy, ñoøi hoûi ngöôøi phuï traùch phoøng ñoïc phaûi coù nhieàu kinh nghieäm, thaâm nieân coâng taùc; naém vöõng thaønh phaàn noäi dung taøi lieäu hieän baûo quaûn trong kho löu tröõ. Ñoái vôùi nhöõng caâu hoûi noäi dung ñôn giaûn thì caàn giaûi ñaùp ngay taïi choã; ñoái vôùi nhöõng caâu hoûi noäi dung coù ñoä phöùc taïp cao thì seõ chuyeån cho phoøng khai thaùc taøi lieäu chuaån bò vaø giaûi ñaùp.

6

- Quaûn lyù chaët cheõ nhöõng taøi lieäu löu tröõ vaø caùc trang thieát bò ôû phoøng ñoïc. Noäi dung nhieäm vuï naøy bao goàm: Theo yeâu caàu cuûa ñoäc giaû, caùn boä phuï traùch phoøng ñoïc tröïc tieáp nhaän taøi lieäu ôû kho löu tröõ vaø giao cho ñoäc giaû söû duïng. Nhöõng taøi lieäu ñaõ ñöôïc ñoäc giaû nghieân cöùu xong thì nhaän trôû veà phoøng ñoïc vaø laøm thuû tuïc traû laïi kho löu tröõ.

- Baát kyø taøi lieäu naøo ñoäc giaû nghieân cöùu ñeà vaøo soå giao nhaän taøi lieäu haøng ngaøy vôùi ngöôøi ñoïc vaø keøm theo chöõ kyù cuûa ñoäc giaû (bieåu maãu soá 03). Haøng ngaøy cuoái giôø laøm vieäc taïi phoøng ñoïc coù traùch nhieäm thu laïi taøi lieäu ôû ñoäc giaû, kieåm tra laïi tình hình baûo quaûn taøi lieäu, gaïch soå vaø kyù teân vaøo choã ñaõ ñaêng kyù nhöõng taøi lieäu ñöôïc thu hoài töø ñoäc giaû….

Tröôøng hôïp ñoäc giaû laøm maát, hö hoûng taøi lieäu löu tröõ thì caùn boä phuï traùch phoøng ñoïc phaûi laäp bieân baûn. Bieân baûn naøy coù ñuû chöõ kyù cuûa ñöông söï vaø ngöôøi phuï traùch phoøng ñoïc (bieåu maãu soá 04).

- Caáp phaùt cho ñoäc giaû caùc baûn sao luïc, trích luïc taøi lieäu löu tröõ… Trong quaù trình söû duïng taøi lieäu löu tröõ, nhöõng ñoäc giaû coù nguyeän voïng sao luïc hoaëc trích luïc taøi lieäu löu tröõ ñeå phuïc vuï nhu caàu baûn thaân thì phaûi vieát phieáu xin sao chuïp taøi lieäu (bieåu maãu soá 05). Caùc phieáu xin sao chuïp taøi lieäu do ngöôøi coù thaåm quyeàn cho pheùp. Vieäc sao luïc, trích luïc taøi lieäu löu tröõ phuïc vuï ñoäc giaû do phoøng ñoïc toå chöùc theo hình thöùc dòch vuï. Coâng vieäc naøy neáu ñoäc giaû coù ñieàu kieän coù theå töï laøm laáy. Caùn boä phuï traùch phoøng ñoïc kieåm tra laïi söï chính xaùc cuûa nhöõng taøi lieäu ñaõ sao luïc, trích luïc. Taát caû caùc baûn sao luïc, trích luïc töø taøi lieäu löu tröõ ñeàu phaûi coù chöùng thöïc cuûa thuû tröôûng löu tröõ. Caùc baûn sao luïc, trích luïc taøi lieäu löu tröõ ñeàu phaûi vaøo soå ñaêng kyù caáp baûn sao, trích luïc vaø chöùng thöïc löu tröõ (bieåu maãu soá 06).

- Quaûn lyù caùc ñeà taøi taøi nghieân cöùu khoa hoïc ñaõ söû duïng taøi lieäu cuûa caùc kho löu tröõ. Muïc ñích cuûa coâng vieäc naøy laø giuùp ñoäc giaû traùnh nhöõng truøng laëp trong nghieân cöùu khoa hoïc vaø taïo ñieàu kieän ñeå caùc ñoäc giaû hôïp taùc, thoâng tin cho nhau caùc keát quaû nghieân cöùu khoa hoïc. Moãi ñeà taøi nghieân cöùu khoa hoïc ñaõ söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñöôïc ñaêng kyù vaøo moät taám theû goïi laø “Theû ñaêng kyù ñeà taøi nghieân cöùu khoa hoïc”. Noäi dung taám theû coù: Teân ñeà taøi, teân taùc giaû, ñòa chæ, muïc ñích nghieân cöùu, teân taøi lieäu löu tröõ ñaõ söû duïng, thôøi gian nghieân cöùu, caùc phoâng taøi lieäu ñöôïc söû duïng… Caùc taám theû naøy ñöôïc phaân loaïi theo chuyeân ñeà nghieân cöùu hoaëc theo vaàn chöõ caùi teân ngöôøi nghieân cöùu.

Tuyø theo ñaëc ñieåm cuûa töøng phoøng ñoïc cuûa moãi löu tröõ cuï theå maø caùn boä phuï

traùch phoøng ñoïc coù theå taêng theâm hoaëc giaûm bôùt moät soá coâng vieäc nhaát ñònh.

2. Thoâng baùo taøi lieäu löu tröõ

7

Thoâng baùo taøi lieäu löu tröõ cho caùc cô quan höõu quan laø moät hình thöùc söû duïng taøi lieäu mang tính tích cöïc, chuû ñoäng vaø ñöôïc aùp duïng phoå bieán trong caùc löu tröõ Nhaø nöôùc hoaëc caùc löu tröõ cô qaun. Muïc ñích cuûa coâng vieäc naøy laø giôùi thieäu, thoâng tin cho caùc cô quan, ngöôøi nghieân cöùu nhöõng taøi lieäu khoa hoïc, lòch söû vaø thöïc hieän baûo quaûn trong löu tröõ Nhaø nöôùc hoaëc löu tröõ cô quan. Thoâng qua hình thöùc naøy ngöôøi nghieân cöùu naém ñöôïc thaønh phaàn vaø noäi dung trong caùc kho löu tröõ ñeå coù keá hoaïch nghieân cöùu phuïc vuï coâng taùc. Caên cöù vaøo noäi dung, ñòa ñieåm cuûa caùc baûn thoâng baùo, ngöôøi ta chia noù thaønh ba loaïi chính nhö sau:

- Baûn thoâng baùo taøi lieäu löu tröõ.

- Baûn giôùi thieäu taøi lieäu löu tröõ theo chuyeân ñeà.

- Muïc luïc taøi lieäu löu tröõ theo chuyeân ñeà.

Caùc baûn thoâng baùo taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaït ñöôïc yeâu caàu: Giôùi thieäu cho ngöôøi nghieân cöùu nhöõng taøi lieäu coù giaù trò hoaëc nhöõng taøi lieäu coù giaù trò môùi phaùt hieän ôû trong kho löu tröõ. Noäi dung caùc taøi lieäu phuïc vuï thieát thöïc caùc nhieäm vuï chính trò cuûa Ñaûng, Nhaø nöôùc, yeâu caàu coâng taùc cuûa cô quan. Noùi caùch khaùc, noäi dung cuûa baûn thoâng baùo taøi lieäu phaûi theå hieän roõ tính thôøi söï, tin töùc phuïc vuï ñaéc löïc cho nhu caàu cuûa xaõ hoäi. Sau ñaây seõ trình baøy caùc ñaëc ñieåm vaø noäi dung cuûa caùc loaïi thoâng baùo taøi lieäu:

a) Baûn thoâng baùo taøi lieäu löu tröõ

Baûn thoâng baùo taøi lieäu löu tröõ coù theå duøng ñeå giôùi thieäu toùm taét moät taøi lieäu

löu tröõ, hoaëc moät phoâng taøi lieäu löu tröõ, moät söu taäp löu tröõ.

Noäi dung baûn thoâng baùo moät taøi lieäu löu tröõ bao goàm:

Teân goïi taøi lieäu, taùc giaû, thôøi gian vaø ñòa ñieåm saûn sinh taøi lieäu, möùc ñoä chính xaùc (baûn chính hay baûn sao, daáu, chöõ kyù…), ngoân ngöõ vieát taøi lieäu, phöông phaùp, vaät lieäu laøm ra vaên baûn. Phaàn chuû yeáu cuûa baûn thoâng baùo giôùi thieäu toùm taét noäi dung taøi lieäu. Phaàn naøy coù theå giôùi thieäu khaùi quaùt toaøn boä noäi dung taøi lieäu, ñaëc bieät chuù yù giôùi thieäu phaàn chính cuûa taøi lieäu ñoù. Trong phaàn chính cuûa taøi lieäu coù theå giôùi thieäu cho ngöôøi nghieân cöùu nhöõng ñoaïn vaên trích daãn coù giaù trò nhaát trong taøi lieäu, gaây ñöôïc söï quan taâm chuù yù cuûa ngöôøi ñoïc. Ngoaøi ra, coøn phaûi giôùi thieäu soá tra tìm cuûa taøi lieäu ñoù ôû trong kho löu tröõ, caùc hình thöùc ñeå söû duïng taøi lieäu, thôøi gian, ñòa chæ lieân heä.

Nhöõng noäi dung chuû yeáu cuûa baûn thoâng baùo taøi lieäu moät phoâng löu tröõ goàm: Teân goïi cuûa phoâng, thôøi gian baét ñaàu vaø keát thuùc taøi lieäu cuûa phoâng, soá löôïng taøi lieäu (bao nhieâu hoà sô, bao nhieâu caëp). Phaàn giôùi thieäu noäi dung taøi lieäu cuûa phoâng coù theå baèng hai caùch: Ñoái vôùi nhöõng phoâng löu tröõ maø ñôn vò hình thaønh phoâng coù chöùc naêng, nhieäm vuï roõ raøng, cô caáu toå chöùc ít thay ñoåi thì noäi dung taøi lieäu giôùi

8

thieäu theo töøng ñôn vò toå chöùc saûn sinh ra taøi lieäu ñoù. Traùi laïi, ñoái vôùi nhöõng phoâng löu tröõ maø chöùc naêng, nhieäm vuï, cô caáu toå chöùc ñôn vò hình thaønh phoâng hay thay ñoåi thì noäi dung taøi lieäu neân giôùi thieäu töøng chuû ñeà maø taøi lieäu phaûn aùnh. Khi giôùi thieäu noäi dung taøi lieäu phaûi chuù yù nhöõng taøi lieäu coù giaù trò ñaëc bieät trong phoâng ñoù, nhöõng taøi lieäu phaûn aùnh chöùc naêng, nhieäm vuï vaø caùc hoaït ñoäng chuû yeáu cuûa ñôn vò hình thaønh phoâng aáy.

Sau phaàn noäi dung, baát kyø baûn thoâng baùo taøi lieäu naøo cuõng phaûi baùo caùo cho ñoäc giaû hình thöùc söû duïng taøi lieäu cuûa phoâng ñoù, thôøi gian, ñòa chæ lieân heä. Caùc baûn thoâng baùo taøi lieäu löu tröõ neâu treân caàn bieân soaïn nhanh, giôùi thieäu kòp thôøi taøi lieäu cho ngöôøi nghieân cöùu. Tuy nhieân, taùc duïng cuûa noù coøn haïn cheá, chöa giuùp ngöôøi nghieân cöùu söu taàm, löïa choïn, taäp hôïp taøi lieäu löu tröõ theo töøng chuyeân ñeà cuï theå. Ñeå giaûi ñaùp yeâu caàu naøy cuûa ñoäc giaû, caùc löu tröõ thöôøng bieân soaïn baûn giôùi thieäu taøi lieäu chuyeân ñeà hoaëc baûn muïc luïc taøi lieäu chuyeân ñeà.

b) Baûn giôùi thieäu taøi lieäu löu tröõ theo chuyeân ñeà

Baûn giôùi thieäu naøy duøng ñeå thoâng baùo toùm taét cho ngöôøi nghieân cöùu nhöõng taøi lieäu ñöôïc baûo quaûn trong caùc kho löu tröõ veà moät chuyeân ñeà cuï theå, coù yù nghóa thieát thöïc phuïc vuï yeâu caàu cuûa xaõ hoäi.

Baûn giôùi thieäu taøi lieäu löu tröõ theo chuyeân ñeà coù theå giôùi thieäu taøi lieäu löu tröõ trong phaïm vi moät löu tröõ Nhaø nöôùc, moät löu tröõ cô quan hoaëc moät soá löu tröõ coù chöùc naêng gioáng nhau.

Noäi dung chuû yeáu cuûa baûn giôùi thieäu taøi lieäu chuyeân ñeà goàm hai phaàn nhö

sau:

- Teân chuyeân ñeà trình baøy ôû baûn thoâng baùo.

- Noäi dung taøi lieäu giôùi thieäu töøng phaàn tuyø theo ñaëc ñieåm vaø noäi dung taøi lieäu söu taàm ñöôïc. Khi bieân soaïn phaàn naøy caàn phaân chia noäi dung caùc taøi lieäu söu taàm ñöôïc thaønh töøng phaàn, töøng chuyeân muïc nhoû. Noùi caùch khaùc ñeå giôùi thieäu noäi dung taøi lieäu chuyeân ñeà phaûi caên cöù vaøo noäi dung nhöõng taøi lieäu söu taàm ñöôïc ñeå thaønh laäp ñeà cöông chuyeân ñeà. Sau khi hoaøn thaønh ñeà cöông chuyeân ñeà thì tieán haønh vieát baûn giôùi thieäu taøi lieäu. Ñôn vò ñeå giôùi thieäu toùm taét noäi dung taøi lieäu ôû ñaây laø töøng ñeà muïc nhoû ñöôïc neâu trong ñeà cöông chuyeân ñeà. Moãi ñeà muïc nhoû coù theå bao goàm moät vaên baûn hoaëc moät nhoùm vaên baûn noäi dung lieân quan ñeán nhau. Khi giôùi thieäu moät ñeà muïc nhoû phaûi trình baøy teân loaïi vaên baûn, taùc giaû vaø noäi dung chuû yeáu cuûa caùc vaên baûn ñoù. Trong moãi ñeà muïc nhoû neáu phaùt hieän ñöôïc nhöõng vaên baûn coù giaù trò ñaëc bieät (vaên baûn môùi phaùt hieän laàn ñaàu tieân, vaên baûn ñöôïc nhieàu ngöôøi quan taâm chuù yù, vaên baûn coù buùt tích cuûa laõnh tuï…) thì caàn giôùi thieäu vaøi neùt ñaëc ñieåm chuû yeáu cuûa nhöõng vaên baûn ñoù. Thoâng thöôøng trong baûn giôùi thieäu taøi lieäu löu tröõ theo chuyeân ñeà khoâng vieát cuï theå soá tra tìm töøng hoà sô;

9

tröôøng hôïp giôùi thieäu nhöõng vaên baûn giaù trò ñaëc bieät thì môùi vieát soá tra tìm cuûa vaên baûn ñoù (soá phoâng, soá muïc luïc, soá hoà sô, tôø soá).

c) Baûn muïc luïc taøi lieäu löu tröõ chuyeân ñeà

Baûn muïc luïc naøy laø moät loaïi hình taøi lieäu, trong ñoù lieät keâ teân vaên baûn hoaëc hoà sô ñöôïc baûo quaûn trong moät phoâng hoaëc moät soá phoâng veà moät chuyeân ñeà nhaát ñònh.

Hình thöùc thoâng baùo taøi lieäu chuyeân ñeà giuùp ngöôøi nghieân cöùu taäp hôïp taøi lieäu löu tröõ veà töøng chuyeân ñeà moät caùch nhanh choùng, goùp phaàn ruùt ngaén thôøi gian söu taàm thoâng tin, taïo ñieàu kieän sôùm hoaøn thaønh ñeà taøi nghieân cöùu ñeå ñöa vaøo öùng duïng thöïc teá.

Baûn muïc luïc taøi lieäu chuyeân ñeà do caùc löu tröõ Nhaø nöôùc hoaëc löu tröõ cô quan thaønh laäp theo yeâu caàu cuûa cô quan höõu quan, hoaëc do saùng kieán chuû ñoäng cuûa caùc löu tröõ.

Noäi dung muïc luïc taøi lieäu chuyeân ñeà goàm caùc phaàn chuû yeáu:

- Teân goïi chuyeân ñeà vieát ôû ñaàu baûn muïc luïc taøi lieäu, trình baøy chöõ ñaäm neùt,

gaây söï chuù yù cho ñoäc giaû.

- Lôøi giôùi thieäu neâu roõ lyù do bieân soaïn, muïc ñích, yù nghóa vaø ñoái töôïng phuïc vuï cuûa baûn muïc luïc, phaïm vi nhöõng phoâng löu tröõ ñöôïc söu taàm, choïn loïc taøi lieäu ñöa vaøo muïc luïc naøy, thöù töï saép xeáp caùc thoâng tin trong muïc luïc. Lôøi giôùi thieäu vieát raát ngaén goïn.

- Danh saùch nhöõng taøi lieäu hoaëc ñôn vò baûo quaûn (hoà sô) veà chuyeân ñeà ñoù. Ñaây laø phaàn chuû yeáu cuûa baûn muïc luïc. Teân caùc taøi lieäu hoaëc hoà sô ñöôïc saép xeáp trong baûn muïc luïc theo moät traät töï loâgic, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho ngöôøi nghieân cöùu tìm hieåu noäi dung vaán ñeà. Thoâng thöôøng teân taøi lieäu hoaëc hoà sô saép xeáp theo caùc ñaëc tröng: vaán ñeà, thôøi gian, yù nghóa quan troïng cuûa taøi lieäu.

Vieäc saép xeáp naøy phuï thuoäc vaøo noäi dung cuûa chuyeân ñeà vaø khoái löôïng taøi lieäu söu taàm, löïa choïn ñöôïc nhieàu hay ít. Danh muïc nhöõng taøi lieäu hoaëc hoà sô ñöôïc thoáng keâ theo maãu sau: Ví duï, muïc luïc taøi lieäu löu tröõ theo chuyeân ñeà:

PHONG TRAØO CAÀN VÖÔNG TRONG NHÖÕNG NAÊM 1885-1886

Tieâu ñeà taøi lieäu hoaëc hoà sô Soá tra tìm Thôøi gian cuûa taøi lieäu Soá TT Ghi chuù

15 F.3

ML. 5

HS.8234T.9 15/3/1885 Baùo caùo cuûa chæ huy taøu Las Lione veà tình hình khi taøu ñeán Nha Trang thì nhaân daân boû laøng ruùt vaøo noäi ñòa, nhieàu nôi khoâng baùn thöïc phaåm

10

cho taøu

16 ………… …………………………. ………… …….

17 F.3

ML.5

HS.8247

11/9/1896 Baùo caùo cuûa Toân Thaát Baù veà tình hình hoaït ñoäng cuûa nghóa quaân ôû Quaûng Nam, yeâu caàu ñöa quaân Phaùp ôû Ñaø Naüng vaøo Quaûng Nam ñeå ñaùnh phaù caên cöù cuûa nghóa quaân

- Phaàn cuoái cuûa baûn muïc luïc taøi lieäu chuyeân ñeà chæ roõ hình thöùc vaø phöông phaùp nghieân cöùu, söû duïng taøi lieäu cuûa chuyeân ñeà ñoù, thôøi gian hoaøn thaønh bieân soaïn vaø ñòa chæ lieân heä.

- Ñoái vôùi nhöõng baûn muïc luïc taøi lieäu löu tröõ chuyeân ñeà bao goàm nhieàu taøi lieäu coù noäi dung phong phuù caàn phaûi laäp chuù daãn nhöõng noäi dung caàn thieát ñeå höôùng daãn ñoäc giaû tìm hieåu ñöôïc nhanh choùng. Noäi dung chuù daãn goàm: chöõ vieát taét, thuaät ngöõ khoù hieåu, tieáng nöôùc ngoaøi.

Noäi dung coâng vieäc bieân soaïn baûn muïc luïc taøi lieäu chuyeân ñeà goàm: löïa choïn chuyeân ñeà, laäp keá hoaïch bieân soaïn, laäp baûn ñeà cöông chuyeân ñeà, söu taàm vaø löïa choïn taøi lieäu, trình baøy baûn muïc luïc. Baûn bieân soaïn keá hoaïch muïc luïc ñöôïc laäp moät caùch cuï theå, xaùc ñònh roõ nhöõng ngöôøi tham gia bieân soaïn, ngöôøi chuû trì, yeâu caàu, noäi dung bieân soaïn, thôøi gian hoaøn thaønh, kinh phí.

Vieäc söu taàm vaø löïa choïn taøi lieäu cho baûn muïc luïc laø coâng vieäc maát nhieàu thôøi gian, thöôøng do moät soá caùn boä thöïc hieän. Moãi taøi lieäu söu taàm ñöôïc phaûi moâ taû leân moät taám theû. Ñôn vò moâ taû leân theû goàm: tieâu ñeà, taùc giaû, thôøi gian, soá tra tìm, nhöõng chuù thích caàn thieát. Caùc taám theû naøy ñöôïc phaân loaïi theo ñeà cöông chuyeân ñeà ñaõ neâu treân. Sau khi caùc taám theû ñaõ phaân loaïi xong thì tieán haønh vieát muïc luïc taøi lieäu. Caùch vieát muïc luïc taøi lieäu toát nhaát laø döïa theo caùc taám theû ñaõ ñöôïc phaân loaïi. Boä theû naøy trôû thaønh theû tra cöùu chuyeân ñeà trong löu tröõ.

Muïc luïc taøi lieäu chuyeân ñeà ñöôïc nhaân baûn vaø göûi ñeán caùc cô quan lieân

quan.

3. Caáp phaùt baûn chöùng nhaän löu tröõ, caùc baûn sao luïc vaø trích luïc taøi lieäu

löu tröõ

Baûn chöùng nhaän löu tröõ coøn goïi laø chöùng thöïc löu tröõ laø moät vaên baûn do löu tröõ bieân soaïn vaø chöùng thöïc ñeå xaùc minh trong löu tröõ Nhaø nöôùc hoaëc löu tröõ cô quan baûo quaûn nhöõng taøi lieäu löu tröõ lieân quan ñeán moät vaán ñeà, moät söï vieäc nhaát ñònh.

11

Theo tính chaát vaø noäi dung, caùc baûn chöùng thöïc löu tröõ chia thaønh hai

nhoùm: Chöùng nhaän tieåu söû vaø chöùng nhaän chuyeân ñeà.

Baûn chöùng nhaän tieåu söû thöôøng ñöôïc caáp cho caùc caù nhaân coù yeâu caàu xaùc nhaän thôøi gian coâng taùc trong cô quan, xaùc nhaän trình ñoä vaên hoaù, baèng caáp, thaønh tích coâng taùc, baäc löông, quyeàn thöøa keá taøi saûn…

Baûn chöùng thöïc theo chuyeân ñeà chöùa ñöïng nhöõng thoâng tin veà moät vaán ñeà hoaëc

moät söï vieäc nhaát ñònh maø cô quan hoaëc caù nhaân yeâu caàu kho löu tröõ xaùc nhaän.

Caùc baûn chöùng thöïc do cô quan löu tröõ caáp laø nhöõng vaên baûn chính thöùc coù

giaù trò phaùp lyù.

Caùc loaïi chöùng thöïc löu tröõ coù maãu in saün vaø coù kyù hieäu rieâng cuûa töøng kho

löu tröõ ñeå traùnh tình traïng giaû maïo.

Trong tröôøng hôïp nhaän ñöôïc ñôn yeâu caàu caáp chöùng nhaän löu tröõ, nhöng tra tìm khoâng phaùt hieän ñöôïc taøi lieäu ôû trong kho löu tröõ thì phaûi vieát coâng vaên traû lôøi cho ñöông söï roõ lyù do. Tröôøng hôïp caùn boä löu tröõ bieát chính xaùc teân kho löu tröõ hieän ñang baûo quaûn caùc taøi lieäu lieân quan ñeán ñôn yeâu caàu thì coù theå chuyeån ñôn yeâu caàu ñoù ñeán löu tröõ höõu quan giaûi quyeát vaø thoâng baùo cho ñöông söï roõ vieäc naøy.

Ngoaøi loaïi chöùng nhaän löu tröõ neâu treân, caùc löu tröõ coøn cung caáp cho caùc cô

quan vaø caù nhaân caùc baûn sao luïc, trích luïc taøi lieäu löu tröõ theo yeâu caàu cuûa hoï.

Baûn sao taøi lieäu laø baûn sao nguyeân vaên toaøn boä moät taøi lieäu löu tröõ coù keøm

theo chöùng nhaän cuûa cô quan löu tröõ.

Baûn trích luïc taøi lieäu laø baûn sao nguyeân vaên moät phaàn vaên baûn cuûa moät taøi

lieäu löu tröõ coù keøm theo chöùng nhaän cuûa cô quan löu tröõ.

Khi vieát baûn trích luïc taøi lieäu löu tröõ caàn ñaëc bieät chuù yù ñeán yù nghóa chính xaùc cuûa ñoaïn trích. Khoâng ñöôïc caét xeùn hoaëc hieåu sai yù cuûa taùc giaû vaên baûn. Nhöõng ñoaïn trích luïc phaûi ñeå trong ngoaëc keùp, keøm theo chuù daãn xuaát xöù cuûa noù (soá phoâng, soá muïc luïc, soá hoà sô, tôø soá).

Cuoái baûn sao luïc, baûn trích luïc ñeàu ghi thôøi gian, ñòa ñieåm coù chöõ kyù vaø daáu

cô quan löu tröõ chöùng nhaän.

4. Trieån laõm, trưng bày taøi lieäu löu tröõ

Trieån laõm taøi lieäu löu tröõ thöôøng nhaèm hai muïc ñích:

- Tuyeân truyeàn giaùo duïc quaàn chuùng veà truyeàn thoáng anh huøng caùch maïng trong döïng nöôùc vaø giöõ nöôùc cuûa daân toäc, giôùi thieäu chuû nghóa anh huøng caùch maïng cuûa caùc chieán só coäng saûn trong cuoäc ñaáu tranh giaûi phoùng daân toäc, baûo veä ñoäc laäp töï do. Trieån laõm cuõng giôùi thieäu veà nhöõng taøi lieäu löu tröõ coù yù nghóa nhö

12

nhöõng chöùng tích veà maët lòch söû Ñaûng, lòch söû daân toäc, lòch söû cô quan, lòch söû ñoaøn theå, nhaø maùy, lòch söû quan heä hôïp taùc giöõa nöôùc ta vôùi caùc nöôùc khaùc treân theá giôùi. Thuoäc loaïi naøy, trieån laõm taøi lieäu löu tröõ thöôøng toå chöùc nhaân dòp kyû nieäm nhöõng ngaøy leã lôùn cuûa daân toäc, cuûa Ñaûng v.v…

- Giôùi thieäu taøi lieäu cho ngöôøi nghieân cöùu. Vôùi muïc ñích naøy caùc cuoäc trieån laõm thöôøng giôùi thieäu nhöõng taøi lieäu coù giaù trò môùi phaùt hieän trong caùc kho löu tröõ gaây söï quan taâm chuù yù cuûa ñoäc giaû. Trieån laõm cuõng coù theå giôùi thieäu nhöõng taøi lieäu lieân quan ñeán moät chuû ñeà ñang ñöôïc söï theo doõi cuûa nhieàu ngöôøi….

Trieån laõm taøi lieäu löu tröõ coù nhieàu hình thöùc: Trieån laõm thöôøng xuyeân vaø trieån laõm ñònh kyø. Trieãn laõm ñònh kyø thöôøng toå chöùc ôû nhöõng nôi coâng coäng taïi caùc nhaø vaên hoaù cuûa thaønh phoá, thò xaõ. Trieån laõm taøi lieäu coøn aùp duïng hình thöùc trieån laõm coá ñònh moät choã hoaëc trieån laõm löu ñoäng ôû nhieàu ñòa ñieåm khaùc nhau.

Trieån laõm taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaûm baûo hai yeâu caàu cô baûn: Thöù nhaát, trieån laõm phaûi coù chuû ñeà tö töôûng roõ raøng. Chuû ñeà ñoù laø phuïc vuï thieát thöïc caùc nhieäm vuï chính trò cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc trong töøng thôøi kyø lòch söû nhaát ñònh. Caùc cô quan löu tröõ phaûi nhaïy beùn vôùi coâng taùc chính trò tö töôûng, naém baét ñöôïc caùc yeâu caàu ñoøi hoûi cuûa xaõ hoäi, cuûa ñoäc giaû ñeå choïn chuû ñeà trieån laõm taøi lieäu. Thöù hai, trieån laõm taøi lieäu phaûi baûo ñaûm theå hieän caùc yeâu caàu myõ thuaät, laøm taêng söùc theå hieän noäi dung vaø chuû ñeà trieån laõm, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho khaùn giaû lónh hoäi saâu saéc vaø toaøn dieän noäi dung trieån laõm.

Toå chöùc trieån laõm taøi lieäu löu tröõ bao goàm caùc coâng vieäc:

- Choïn chuû ñeà trieån laõm: Ñaây laø coâng vieäc ñaàu tieân vaø quan troïng cuûa trieån laõm. Ñeå phuïc vuï caùc nhieäm vuï chính trò cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc, chuû ñeà trieån laõm thöôøng phuïc vuï caùc ngaøy leã lôùn cuûa daân toäc, cuûa Ñaûng, sinh nhaät cuûa caùc laõnh tuï, nhaø khoa hoïc, nhaø vaên, nhaø thô….

Ví duï: Nhaân dòp kyû nieäm laàn thöù 35 naêm ngaøy thaønh laäp nöôùc Coäng hoaø xaõ hoäi chuû nghóa Vieät Nam, Cuïc Löu tröõ ñaõ toå chöùc cuoäc trieån laõm veà chuû ñeà: “Nhöõng cuoäc ñaáu tranh vì ñoäc laäp daân toäc cuûa nhaân daân Vieät Nam trong giai ñoaïn hieän ñaïi”.

- Laäp keá hoaïch toå chöùc trieån laõm. Ñaây laø coâng vieäc maáu choát trong toaøn boä coâng vieäc toå chöùc trieån laõm. Baûn keá hoaïch toå chöùc trieån laõm seõ chæ ñaïo vaø höôùng daãn moïi coâng vieäc tieán haønh trieãn laõm. Noäi dung keá hoaïch neâu roõ muïc ñích, yeâu caàu, noäi dung, bieän phaùp toå chöùc trieån laõm, kinh phí, thieát bò.

Noäi dung trieån laõm taøi lieäu ñöôïc cuï theå hoaù thaønh ñeà cöông chuyeân ñeà, trong ñoù trình baøy noäi dung caùc phaàn, caùc ñeà muïc seõ ñöôïc tröng baøy trong cuoäc trieån laõm.

13

Thoâng thöôøng, ñeà cöông chuyeân ñeà cuûa caùc cuoäc trieån laõm taøi lieäu löu tröõ ñöôïc laäp theo caùc ñaëc tröng: thôøi gian dieãn bieán cuûa söï vieäc, chuyeân ñeà, ñòa dö….

Keá hoaïch toå chöùc trieån laõm caàn ñöôïc caùn boä laõnh ñaïo coù thaåm quyeàn xem

xeùt vaø pheâ duyeät.

- Söu taàm vaø löïa choïn taøi lieäu cho cuoäc trieån laõm:

Caên cöù vaøo keá hoaïch trieån laõm, noäi dung vaø ñeà cöông chuyeân ñeà cuûa trieån laõm ñeå tieán haønh söu taàm vaø löïa choïn taøi lieäu. Ñoái töôïng söu taàm vaø taøi lieäu löu tröõ, ngoaøi ra coøn söu taàm moät soá taøi lieäu boå trôï nhö sô ñoà, bieåu ñoà, hieän vaät khaùc. Vieäc söu taàm taøi lieäu ñöôïc tieán haønh ôû nhöõng phoâng löu tröõ coù nhieàu taøi lieäu lieân quan maät thieát vôùi chuû ñeà trieån laõm.

Nhöõng taøi lieäu söu taàm ñöôïc thöôøng nhieàu hôn soá löôïng taøi lieäu ñem tröng baøy ôû trieån laõm. Vì theá, chæ coù nhöõng taøi lieäu coù giaù trò khoa hoïc, lòch söû, theå hieän saâu saéc chuû ñeà môùi ñöa vaøo tröng baøy. Taát caû taøi lieäu ñem tröng baøy ñeàu vieát lôøi thuyeát minh. Noäi dung thuyeát minh neâu roõ xuaát xöù, noäi dung taøi lieäu vaø yù nghóa cuûa noù, cuøng vôùi soá tra tìm taøi lieäu (phoâng soá, muïc luïc soá, soá hoà sô, tôø soá).

Taøi lieäu ñöa trieån laõm laø baûn sao chuïp hoaëc photocopy.

- Laäp phöông aùn tröng baøy trieån laõm: Taát caû caùc hieän vaät löïa choïn ñöôïc ñem tröng baøy trong cuoäc trieån laõm phaûi saép ñaët theo moät phöông aùn nhaát ñònh. Ñoù laø phöông aùn tröng baøy trieån laõm. Trong phöông aùn tröng baøy caàn chæ roõ vò trí saép xeáp caùc phaàn, caùc ñeà muïc vaø vò trí saép ñaët töøng hieän vaät cuï theå theo moät tyû leä nhaát ñònh so vôùi thöïc teá. Laøm toát phöông aùn tröng baøy seõ goùp phaàn quan troïng theå hieän noäi dung trieån laõm.

- Trình baøy myõ thuaät trieån laõm: Coâng vieäc naøy goùp phaàn laøm noåi baät chuû ñeà trieån laõm, laøm taêng söùc theå hieän vaø yù nghóa cuûa töøng hieän vaät, laøm taêng caûm xuùc cuûa khaùn giaû.

Noäi dung trình baøy myõ thuaät trieån laõm raát phong phuù vaø vaän duïng nhieàu thaønh töïu cuûa caùc ngaønh khoa hoïc kyõ thuaät khaùc. Trình baøy myõ thuaät trieån laõm theå hieän ôû choã caùch boá trí vaø tröng baøy caùc phaàn ñeà muïc, hieän vaät moät caùch loâgic roõ raøng. Phaàn troïng taâm cuûa trieån laõm boá trí ôû trung taâm ñeà laøm taäp trung söï chuù yù cuûa khaùn giaû. Nhöõng taøi lieäu coù giaù trò ñöôïc trình baøy noåi baät baèng caùch ñaët taøi lieäu ñoù ôû vò trí trung taâm, phoùng ñaïi kích thöôùc cuûa noù lôùn hôn caùc taøi lieäu khaùc, taêng cöôøng aùnh saùng hoaëc ñaët taøi lieäu ñoù treân neàn ñaëc bieät so vôùi caùc taøi lieäu khaùc.

Khi tröng baøy caùc vaên baûn trong trieån laõm khoâng ñöôïc saép xeáp saùt nhau, trình baøy la lieät quaù nhieàu taøi lieäu. Laøm nhö vaäy gaây aán töôïng khoù chòu, moûi maét cho khaùn giaû, laøm cho hoï khoâng höùng thuù tìm hieåu noåi dung trieån laõm.

14

Ñeå taïo ñieàu kieän cho khaùn giaû tìm ñoïc taøi lieäu, caùc taøi lieäu ñöôïc treo treân dieän tích thaúng ñöùng trong khu vöïc tröng baøy (khu vöïc tröng baøy caùch saøn nhaø töø 80-200 cm). Caùc baûn thuyeát minh baèng chöõ to, caùc baûn sô ñoà tröng baøy ôû ñoä cao treân 2m.

Duïng cuï tröng baøy taøi lieäu löu tröõ trong caùc cuoäc trieån laõm phaûi ñaït ba yeâu caàu: Giuùp khaùn giaû deã ñoïc taøi lieäu, coù tính chaát thaåm myõ vaø baûo quaûn an toaøn taøi lieäu. Tuû kính, töôøng giaû laø nhöõng duïng cuï tröng baøy taøi lieäu toát nhaát trong trieån laõm.

Neàn tröng baøy taøi lieäu trong trieån laõm goùp phaàn taêng theâm söùc theå hieän noäi dung cuûa caùc taøi lieäu, hieän vaät. Neàn tröng baøy taøi lieäu trong trieån laõm phoå bieán laø töôøng queùt voâi môø, maøu saéc ñoái laäp vôùi hieän vaät tröng baøy ñeå khaùn giaû deã xem; caàn traùnh laøm neàn tröng baøy quaù saùng laøm loeù maét khaùn giaû vaø khoâng ñoïc ñöôïc noäi dung taøi lieäu.

AÙnh saùng trong phoøng trieån laõm taøi lieäu thoâng thöôøng duøng aùnh saùng nhaân taïo. Ñoái vôùi nhöõng taøi lieäu coù giaù trò, caàn taäp trung söï chuù yù cuûa khaùn giaû thì taêng theâm aùnh saùng cho hieän vaät ñoù.

Phoøng trieån laõm caàn boá trí ôû nhöõng nôi thuaän lôïi giao thoâng, thoaùng gioù, saïch seõ, roäng raõi ñeå baûo quaûn an toaøn taøi lieäu, thuaän tieän cho vieäc tham quan, nghieân cöùu taøi lieäu cuûa khaùn giaû.

- Thuyeát minh trieån laõm: Noù giuùp khaùn giaû hieåu saâu, chính xaùc chuû ñeà, noäi dung caùc taøi lieäu trieån laõm, höôùng daãn khaùn giaû nghieân cöùu noäi dung trieån laõm. Caùc hình thöùc thuyeát minh trieån laõm taøi lieäu: Trình baøy sô ñoà boá trí caùc phaàn, caùc muïc cuûa trieån laõm, thuyeát minh töøng taøi lieäu tröng baøy trong ñoù neâu xuaát xöù, noäi dung, yù nghóa taøi lieäu trích daãn caùc caâu noùi noåi tieáng cuûa caùc laõnh tuï, nhöõng ñoaïn vaên kieän Ñaûng, Nhaø nöôùc ñeå giôùi thieäu yù nghóa, taùc duïng cuûa trieån laõm. Hình thöùc thuyeát minh coù taùc duïng nhaát laø cöû caùn boä löu tröõ höôùng daãn khaùn giaû xem trieån laõm. Noäi dung trieån laõm taøi lieäu ñöôïc thoâng baùo leân ñaøi phaùt thanh, baùo chí, voâ tuyeán truyeàn hình vaø quaûng caùo ôû nhöõng nôi coâng coäng.

5. Söû duïng taøi lieäu löu tröõ vieát baøi cho caùc tôø baùo, taïp chí, caùc buoåi phaùt

thanh, voâ tuyeán truyeàn hình

Söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeå vieát baøi cho caùc tôø baùo, taïp chí, caùc buoåi phaùt thanh thöôøng aùp duïng trong caùc löu tröõ Nhaø nöôùc, caùc löu tröõ cô quan. Noäi dung caùc baøi baùo giôùi thieäu caùc söï kieän lòch söû cuûa Ñaûng, cuûa daân toäc, cuûa Quaân ñoäi nhaân daân Vieät Nam, lòch söû caùc ñòa phöông, caùc nhaø hoaït ñoäng noåi tieáng veà khoa hoïc, vaên hoïc… Caùc baøi baùo cuõng coù theå thoâng baùo veà nhöõng taøi lieäu löu tröõ coù giaù trò môùi phaùt hieän. Ví duï, nhaân dòp kyû nieäm 100 naêm ngaøy sinh Chuû tòch Hoà Chí Minh, Baùo Nhaân daân soá chuû nhaät ngaøy 01/9/1089 giôùi thieäu hai baøi thô môùi tìm thaáy cuûa Baùc Hoà.

15

Caùc baøi baùo coù theå vieát döôùi nhieàu theå loaïi khaùc nhau nhö baøi nghieân cöùu,

baûn tin thoâng baùo, baûn giôùi thieäu taøi lieäu, v.v….

Giôùi thieäu taøi lieäu löu tröõ treân maøn aûnh truyeàn hình laø moät hình thöùc tuyeân truyeàn raát haáp daãn, loâi cuoán ñöôïc ñoâng ñaûo khaùn giaû. Qua maøn aûnh truyeàn hình thoâng thöôøng ñöôïc giôùi thieäu nhöõng taøi lieäu, tranh, aûnh coù yù nghóa lòch söû phuïc vuï caùc ngaøy leã lôùn.

Ví duï: Nhaân kyû nieäm 100 naêm ngaøy sinh cuûa Hoà Chuû tòch, Vieän tö lieäu phim ñaõ giôùi thieäu treân maøn aûnh cuûa Ñaøi truyeàn hình Trung öông phim “Hoà Chí Minh - chaân dung moät con ngöôøi”.

6. Coâng boá taøi lieäu löu tröõ

Coâng boá taøi lieäu chieám vò trí quan troïng trong coâng taùc cuûa caùc cô quan löu tröõ. Coâng boá taøi lieäu nhaèm cung caáp cho ngöôøi nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ coù giaù trò ñeå nghieân cöùu khoa hoïc; hoaëc thoâng qua coâng taùc naøy ñeå tuyeân truyeàn, giaùo duïc quaàn chuùng veà moät chuû ñeà coâng taùc tö töôûng. Ví duï, ñeå oân laïi lòch söû Caùch maïng thaùng 8/1945 cuûa daân toäc, chuùng ta coâng boá toaøn vaên baûn Tuyeân ngoân ñoäc laäp do Hoà Chuû tòch ñoïc ngaøy 02/9/1945. Coâng boá taøi lieäu coøn laø moät coâng cuï ñaáu tranh vaïch traàn nhöõng aâm möu thaâm ñoäc, nhöõng yù ñoà ñen toái cuûa keû thuø. Ví duï, chuùng ta ñaõ coâng boá taøi lieäu löu tröõ ñeå chöùng minh tính phaùp lyù cuûa nhieàu vuøng laõnh thoå thieâng lieâng cuûa toå quoác, qua ñoù vaïch roõ nhöõng aâm möu cuûa keû thuø. Nhöõng taøi lieäu löu tröõ ñöôïc coâng boá coøn laøm taøi lieäu hoïc taäp, hoã trôï cho caùc baøi giaûng lòch söû cuûa giaùo vieân vaø baøi hoïc cho hoïc sinh, sinh vieân ñaïi hoïc, trung hoïc.

Caên cöù vaøo ñaëc ñieåm, tính chaát cuûa töøng xuaát baûn phaåm taøi lieäu coù theå chia ra laøm ba theå loaïi: xuaát baûn phaåm khoa hoïc phuïc vuï cho ngöôøi nghieân cöùu; xuaát baûn phaåm giaùo khoa phuïc vuï cho giaùo vieân vaø hoïc sinh; vaø xuaát baûn phaåm phuïc vuï quaûng ñaïi quaàn chuùng nhaân daân.

Veà maët hình thöùc, coâng boá taøi lieäu coù theå chia ra laøm nhieàu daïng: toaøn taäp, tuyeån taäp, coâng boá taøi lieäu moät phoâng löu tröõ, coâng boá taøi lieäu treân baùo vaø taïp chí…

Noäi dung coâng taùc coâng boá taøi lieäu raát phöùc taïp, bao goàm caùc coâng vieäc: choïn ñeà taøi coâng boá, xaùc ñònh theå loaïi vaø hình thöùc coâng boá taøi lieäu, söu taàm vaø löïa choïn taøi lieäu ñeå coâng boá, löïa choïn vaø truyeàn ñaït baûn vaên cuûa taøi lieäu, trình baøy xuaát baûn phaåm, hieäu ñính vaø xuaát baûn.

Ñeå coâng boá taøi lieäu löu tröõ, caùc cô quan löu tröõ phaûi phoái hôïp vôùi caùc nhaø

xuaát baûn, ban bieân taäp caùc tôø baùo, taïp chí trong coâng taùc bieân taäp.

Hieän nay coâng taùc coâng boá taøi lieäu phaùt trieån maïnh trong caùc cô quan löu tröõ vaø trôû thaønh moân khoa hoïc boå trôï cuûa khoa hoïc lòch söû goïi laø coâng boá hoïc. Noù

16

coù ñoái töôïng nghieân cöùu, phöông phaùp nghieân cöùu vaø coù lòch söû cuûa noù. Moân khoa hoïc naøy ñöôïc giaûng daïy ôû baäc ñaïi hoïc, trung hoïc.

III. THEO DOÕI VAØ QUAÛN LYÙ CAÙC KEÁT QUAÛ SÖÛ DUÏNG TAØI LIEÄU LÖU TRÖÕ

Theo doõi keát quaû söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø ñeå giuùp caùc cô quan löu tröõ naém ñöôïc chính xaùc keát quaû söû duïng taøi lieäu döôùi moïi hình thöùc. Treân cô sôû ñoù phaân tích ñaëc ñieåm tình hình söû duïng taøi lieäu cuûa ñoäc giaû ñeå cô quan löu tröõ coù caên cöù xaây döïng keá hoaïch phuïc vuï ñoäc giaû coù hieäu quaû. Ñoàng thôøi vieäc theo doõi keát quaû söû duïng taøi lieäu coøn giuùp caùc cô quan löu tröõ toång keát nhöõng keát quaû phuïc vuï khai thaùc taøi lieäu, ruùt ra nhöõng öu, khuyeát ñieåm goùp phaàn caûi tieán coâng taùc phuïc vuï ñoäc giaû, ñoäng vieân coå vuõ caùn boä löu tröõ tieán leân trong phong traøo thi ñua xaây döïng ngaønh lôùn maïnh.

Ñeå theo doõi keát quaû söû duïng taøi lieäu, caùc cô quan löu tröõ thöôøng aùp duïng

caùc phöông phaùp:

- Phöông phaùp duøng “Phieáu söû duïng taøi lieäu”. Moãi ñôn vò baûo quaûn ñöôïc keøm theo moät tôø phieáu naøy. Moãi ñoäc giaû nghieân cöùu taøi lieäu ñaït keát quaû coù traùch nhieäm vieát leân tôø phieáu nhöõng keát quaû ñoù. Noäi dung caàn vieát laø thôøi gian söû duïng taøi lieäu, hoï teân vaø muïc ñích söû duïng. Phieáu naøy giuùp caùc ñoäc giaû phoái hôïp vôùi nhau trong khi söû duïng taøi lieäu löu tröõ.

- Phöông aùn duøng “Soå thoáng keâ keát quaû söû duïng taøi lieäu”. Moãi löu tröõ Nhaø nöôùc, moãi löu tröõ cô quan ñeàu laäp soå thoáng keâ naøy ñeå ñaêng kyù taát caû caùc keát quaû söû duïng taøi lieäu döôùi moïi hình thöùc theo thöù töï thôøi gian. Haøng tuaàn, haøng thaùng, haøng naêm caùc löu tröõ Nhaø nöôùc, caùc löu tröõ cô quan duøng soå naøy toång hôïp caùc keát quaû söû duïng taøi lieäu cuûa cô quan mình. Caáu taïo cuûa “Soå thoáng keâ keát quaû söû duïng taøi lieäu” coù theå laøm theo hai caùch:

Caùch moät: Haøng thaùng cô quan löu tröõ söû duïng moät tôø giaáy keû saün vaø ghi caùc hình thöùc söû duïng taøi lieäu cuøng vôùi keát quaû cuï theå baèng soá. Cuoái naêm caùn boä phoøng ñoïc toång hôïp caùc tôø giaáy ñoù vaøo moät tôø bìa vaø ñoùng thaønh soå.

Caùch hai: Moãi löu tröõ Nhaø nöôùc, löu tröõ cô quan môû moät cuoán soå thoáng keâ keát quaû söû duïng taøi lieäu. Treân caùc tôø giaáy ñöôïc keû thaønh maãu thích öùng, thoáng keâ toaøn boä nhöõng keát quaû ñaõ ñaït ñöôïc veà söû duïng taøi lieäu.

Bieåu maãu soá 01.

ÑÔN XIN ÑOÏC TAØI LIEÄU LÖU TRÖÕ

(Ñoäc giaû nöôùc ngoaøi)

17

1- Hoï vaø teân: .............................................................................................

2- Quoác tòch: ..............................................................................................

3- Soá hoä chieáu: ..........................................................................................

4- Soá Visa vaø ngaøy nhaäp caûnh: ..................................................................

5- Ñòa chæ vaø ñieän thoaïi lieân heä taïi Vieät Nam: ..........................................

...................................................................................................................

6- Xin ñoïc taøi lieäu: ....................................................................................

7- Teân ñeà taøi vaø thôøi gian cuûa taøi lieäu xin nghieân cöùu: .............................

...................................................................................................................

...................................................................................................................

8- Muïc ñích nghieân cöùu: ............................................................................

...................................................................................................................

9- Thôøi gian nghieân cöùu: ...........................................................................

Toâi xin cam ñoan chaáp haønh ñuùng quy cheá, noäi quy phoøng ñoïc.

………, ngaøy…..thaùng…….naêm 2000

Ngöôøi laøm ñôn

(Kyù teân)

Bieåu maãu soá 02:

Teân cô quan COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM

Ñoäc laäp - Töï do - Haïnh phuùc

18

......ngaøy……thaùng…….naêm………

PHIEÁU YEÂU CAÀU SÖÛ DUÏNG TAØI LIEÄU

Soá: ………….

1- Hoï vaø teân ñoäc giaû: .........................................................................

2- Cô quan coâng taùc:............................................................................

3- Soá, ngaøy thaùng coâng vaên, giaáy giôùi thieäu:......................................

4- Ñeà taøi nghieân cöùu:.........................................................................

5- Muïc ñích nghieân cöùu:....................................................................

6- Thôøi gian nghieân cöùu:....................................................................

7- Taøi lieäu xin nghieân cöùu ...............................................................

Kyù hieäu tra tìm

Noäi dung Soá TT Teân, soá taøi lieäu Soá Muïc luïc Hoà sô soá Tôø soá phoâng

DUYEÄT CUÛA

ÑEÀ NGHÒ CUÛA

ÑOÄC GIAÛ KYÙ TEÂN

THUÛ TRÖÔÛNG CAÁP TREÂN

GIAÙM ÑOÁC LÖU TRÖÕ

19

Bieåu maãu soá 03:

SOÅ GIAO NHAÄN TAØI LIEÄU HAØNG NGAØY VÔÙI NGÖÔØI ÑOÏC

Kyù hieän löu tröõ

Soá

Ngaøy

Soá

löôïng

Taäp

Ghi chuù

Thaùng

TT

Tieâu ñeà hoà sô

tôø

Phoâng soá

Muïc luïc soá

Caëp soá

Ñôn vò baûo quaûn

Vaên baûn soá

Chöõ kyù cuûa ñoäc giaû

soá

Hoï vaø teân, cô quan coâng taùc cuûa ñoäc giaû

Chöõ kyù cuûa caùn boä phoøng ñoïc

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

20

Bieåu maãu soá 04:

Teân cô quan COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM

Löu tröõ Ñoäc laäp - Töï do - Haïnh phuùc

……..ngaøy……..thaùng…….naêm……..

BIEÂN BAÛN SOÁ:………

Veà vieäc laøm maát taøi lieäu löu tröõ

Hoâm nay, ngaøy …….thaùng……..naêm……..

Hoï vaø teân ngöôøi laøm maát taøi lieäu: .....................................................

Soá chöùng minh nhaân daân: ..................................................................

Ñòa chæ: ..............................................................................................

Cô quan: ............................................................................................

Ñaõ laøm maát taøi lieäu sau: ....................................................................

Soá TT Kyù hieäu tra tìm Nguyeân nhaân Tieâu ñeà hoà sô, taøi lieäu

TRÖÔÛNG PHOØNG

NGÖÔØI LAØM MAÁT TAØI LIEÄU

TOÅ CHÖÙC SÖÛ DUÏNG TAØI LIEÄU

(Kyù teân)

(Kyù teân)

20

Bieåu maãu soá 05:

Teân cô quan COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM

Löu tröõ Ñoäc laäp – Töï do – Haïnh phuùc

……..ngaøy……..thaùng…….naêm……..

PHIEÁU XIN SAO CHUÏP TAØI LIEÄU

Soá:………..

1- Hoï vaø teân ñoäc giaû: .........................................................................

2- Ñeà taøi nghieân cöùu: .........................................................................

Soá trang Hoà sô soá Teân phoâng Soá TT Teân vaên baûn, soá kyù hieäu, taùc giaû, trích yeáu noäi dung vaø ngaøy thaùng cuûa vaên baûn

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DUYEÄT CUÛA

ÑEÀ NGHÒ CUÛA

NGÖÔØI XIN SAO CHUÏP

(Kyù teân)

THUÛ TRÖÔÛNG CAÁP TREÂN

GIAÙM ÑOÁC LÖU TRÖÕ

21

Bieåu maãu soá 06:

SOÅ ÑAÊNG KYÙ CAÁP BAÛN SAO, TRÍCH LUÏC

VAØ CHÖÙNG THÖÏC LÖU TRÖÕ

Kyù hieäu löu tröõ

Ngaøy

Soá

Ghi chuù

Thaùng

TT

Phoâng soá

Caëp soá

Tôø soá

Noäi dung baûn sao

Teân, chöõ kyù cuûa ñoäc giaû

Muïc luïc soá

Ñôn vò baûo quaûn

Chöõ kyù cuûa caùn boä phoøng ñoïc

1

2

3

4

5

6

7

9

10

11

8

22