Thành viên của nhóm dự án
Trung tâm của bất kỳ dự án nào chính là các thành viên. Tất
nhiên, một nhà tài trợ tốt có thể chuẩn bị và đảm bảo các
nguồn lực cho nhóm, cũng như có thể thúc đẩy hiệu suất hoạt
động và giữ công việc tiến triển đúng hướng. Tuy nhiên các
thành viên trong nhóm dự án vẫn là những người thực hiện
hầu hết công việc. Do đó, việc lựa chọn đúng người có những
kỹ năng phù hợp vào nhóm là điều vô cùng quan trọng.
Việc chọn các thành viên phù hợp vào nhóm có thể là phần tốn
nhiều công sức và thời gian nhất trong giai đoạn thiết kế nhóm.
Nhóm có thể tiếp nhận thành viên theo một hoặc nhiều cách
sau đây:
• Phân công. Nhà tài trợ chọn nhân viên phù hợp và mời họ
tham gia.
• Tình nguyện. Những nhân viên quan tâm nhiều nhất đến
công việc sẽ tình nguyện trở thành thành viên của nhóm.
• Chỉ định. Những người quan tâm đến dự án sẽ chỉ định các
cá nhân có kỹ năng phù hợp và là người mà họ tin tưởng.
Không có phương pháp nào hoàn toàn tối ưu khi lựa chọn xem
xét thành viên cho nhóm. Mỗi phương pháp đều có thể giúp
nhóm chọn được các thành viên ưu tú, đồng thời cũng có khả
năng nhóm sẽ tuyển chọn sai người, đặc biệt là khi bộ máy và
chính sách của tổ chức còn nặng nề. Chúng ta cùng xem ví dụ
sau:
• Nhà tài trợ đã chọn được hầu hết các thành viên cho nhóm
thiết kế website mới. Trong số đó có Hugh – cánh tay đắc lực
của nhà tài trợ. Hugh không có trình độ về công nghệ thông
tin, cũng không có kỹ năng gì đặc biệt để đóng góp cho nhóm.
Mục đích duy nhất để anh ta tham gia vào nhóm là báo cáo lại
cho nhà tài trợ vốn không tin tưởng một vài thành viên trong
nhóm. Nhưng đối với nhóm, Hugh là một người thừa thãi, vô
dụng. Các thành viên trong nhóm sớm phát hiện ra vai trò của
anh ta và chắc chắn sẽ có những phản ứng tiêu cực.
• Ann tình nguyện tham gia vào một nhóm được tổ chức để tái
sắp xếp quy trình đáp ứng đơn hàng của công ty. Ann không
quan tâm lắm đến mục tiêu của nhóm, nhưng cô xem việc gia
nhập nhóm này là một cơ hội để cô đối mặt với Katherine –
người liên quan đến dự án và là một nhà quản lý đang thăng
tiến khá nhanh trong công ty. Ann còn lo rằng đối thủ chính
của cô đã tham gia vào nhóm. Cô lập luận: “Nếu cô ta tham gia
vào nhóm đó thì tốt nhất là mình cũng nên làm như vậy”. Rõ
ràng là sự nhiệt tình của Ann không dành cho mục tiêu của
nhóm, mà bắt nguồn từ những mục đích tư lợi của cô. Không
nên đưa những cá nhân như Ann vào nhóm.
• Harry tình nguyện tham gia nhóm vừa nêu trên. Anh quan
tâm đến quy trình đáp ứng đơn hàng hiện tại và tin rằng vị trí
của anh sẽ bị ảnh hưởng xấu nếu nhóm có thể thay đổi triệt để
quy trình đó. Mục đích của anh khi tham gia nhóm là tự bảo
vệ bản thân. Sự tận tâm của Harry không dành cho mục tiêu
chung của nhóm mà vì anh muốn giữ nguyên hiện trạng. Tuyệt
đối không nên chọn những người như Harry vào nhóm vì công
việc của nhóm sẽ bị cản trở và gặp khó khăn nhiều.
• Ralph đã chỉ định Muriel – một trong những người sẽ báo
cáo trực tiếp cho ông – vào nhóm thiết kế website. Ông tự nhủ:
“Đây sẽ là kinh nghiệm học hỏi tốt cho cô ấy”. Tất nhiên sự
tham gia của Muriel có thể sẽ có lợi cho sự phát triển nghề
nghiệp của cô, nhưng liệu có thật tốt đối với nhóm không? Cô
sẽ đóng góp những gì cho nhóm?
Bạn từng gặp trường hợp tương tự như thế trong tổ chức của
bạn chưa? Nếu có, bạn hãy đặc biệt chú ý. Trong từng ví dụ
trên, mỗi cá nhân đều gia nhập nhóm với một lý do của riêng
mình, song những lý do đó lại chẳng giúp ích gì cho nhóm
trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Không nên lựa chọn
thành viên theo những cách như vậy. Tuy nhiên, trường hợp
của Muriel vẫn có thể chấp nhận được, nếu cô là người chăm
chỉ, cầu tiến và có khả năng học hỏi nhanh. Nhưng việc đạt
được mục tiêu của nhóm phải được ưu tiên hơn việc phát triển
các thành viên.