CHƯƠNG 2 CHƯƠNG 2

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ  TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ  CƠ SỞ DỮ LIỆU KINH DOANH  CƠ SỞ DỮ LIỆU KINH DOANH  TRÊN MS. EXCEL TRÊN MS. EXCEL

11

ơ ở ữ ệ ơ ở ữ ệ

ệ ệ

1. Khái ni m C s d li u 1. Khái ni m C s d li u (CSDL) (CSDL)

  Một CSDL là một tập hợp các dữ liệu được xây

dựng theo một cấu trúc xác định để phục vụ cho  những mục tiêu sử dụng thông tin khác nhau.

22

TRONG EXCEL, MộT CSDL CÒN ĐƯợC GọI LÀ MộT  DANH SÁCH (LIST). TRONG MỗI CSDL CầN LƯU Ý  MộT Số THUậT NGữ SAU:

ữ ệ M i ỗ dòng d li u c g i là m t đ ộ ọ ượ (Record). m u ghi ẩ

đ đ tr tr

M i ỗ c t d li u ộ ữ ệ ộ ữ ệ M i ỗ c t d li u c g i là m t ộ ọ ượ c g i là m t ộ ọ ượ ngườ (Field). ngườ (Field).

ữ ữ

Giao đi m gi a ể Giao đi m gi a ể m t m u ghi và ẩ ộ m t m u ghi và ẩ ộ ộ ườ đ m t tr ộ ườ đ m t tr g i là m t ọ g i là m t ọ

ng c ượ c ượ ng ộ ô (Cell). ộ ô (Cell).

33

44

Cách 1: Gõ th ng t

ừ

55

ậ

2. TạO BảNG  2. TạO BảNG  bàn phím. ẳ CƠ Sở Dữ LIệU CƠ Sở Dữ LIệU Cách 2: Nh p d li u theo m u ẫ ữ ệ (Form).

B c 1:

Đánh tên các c t c a

ướ

ộ ủ

danh sách (Fields),

B c 2:

ướ

ứ

ọ ề ộ ừ

Ch n vùng ch a các tiêu đ c t v a gõ và danh sách,

B c 3:

ướ

ẽ

ấ

M ở Data/ Form, lúc này trên màn hình s xu t hi n ệ h p tho i Form nh sau:

ư

ộ

ạ

66

CÁCH 2…

Mỗi trường (cột) sẽ được hiển  thị trên một cửa sổ nhập dữ  liệu. Lần lượt gõ dữ liệu vào  các cửa sổ nhập tương ứng.

­  Kết thúc một mẩu ghi   bấm New  hoặc Enter  để  nhập vào một mẩu ghi mới.

­ Trở lại mẩu ghi phía trước,  bấm vào nút: Find Prev.

­  Tìm đến mẩu ghi phía sau,  bấm vào Find Next.

­ Điều kiện tìm kiếm dữ liệu

­  Kết thúc nhập, bấm Close.

77

3. SắP XếP Dữ  3. SắP XếP Dữ  LệNH  LIệU VớI  LệNH  LIệU VớI   SORT SORT

88

ế

ả

ầ

ắ

Các thao tác: B c 1: ướ B c 2: ướ

Bôi đen b ng d li u c n s p x p ữ ệ Mở Data/ Sort

99

BƯớC 3:   NHậP  CÁC  THÔNG  Số SắP  XếP VÀO  HộP  THOạI:

1010

Ưu tiên 1 Ư u tiên 1

Ưu tiên 2 Ư u tiên 2

ứ ứ

ề ề

Không ch a tiêu đ Không ch a tiêu đ

Có ch a tiêu đ ứ Có ch a tiêu đ ứ

ề ề

1111

4. LọC Dữ LIệU  4. LọC Dữ LIệU  VớI  LệNH   VớI  LệNH   FILTER FILTER

1212

1

ươ

đ ng L c t ọ ự ộ đ ng L c t ọ ự ộ (Auto filter) (Auto filter)

2 ph l c d li u ọ

ng pháp ữ ệ

2

ọ ọ

ọ ọ

L c tuỳ ch n L c tuỳ ch n (Advanced filter) (Advanced filter)

1313

1414

Bấm vào nút mũi tên tại cột cần đưa vào  điều kiện trên màn hình lại xuất hiện hộp  thoại để chọn điều kiện, bao gồm:

All: Hiện tất cả các dòng

Custom : Đưa vào các điều kiện phức tạp.

Các tiêu chí cụ thể cần lọc

 Ra khỏi Auto filter bằng lệnh: Data/ Filter/ Auto filter

1515

1616

1717

1818

1919

Bước 1: Thiết lập vùng điều kiện

lọc

 ­ Copy dòng tiêu đề ở vùng dữ

liệu             gốc

 ­ Nhập điều kiện lọc

Bước 2: Tiến hành lọc dữ liệu

2020

Mở DATA/ FILTER/ ADVANCED FILTER

2121

CHọN OK Để KếT  THÚC NHậP Dữ  LIệU.

2222

5. TạO PHụ TổNG Tự  5. TạO PHụ TổNG Tự  ĐộNG  LệNHLệNH   ĐộNG   SUBTOTAL SUBTOTAL

Cho phép tạo phụ tổng theo từng nhóm  dữ liệu trong bảng CSDL để phục vụ cho  nhu cầu phân tích các thông tin theo  những tiêu chuẩn khác nhau.

2323

CÁC THAO TÁC CƠ BảN:

 Nhập cơ sở dữ  liệu vào bảng  tính (tạo List  Range),

2424

CÁC THAO TÁC CƠ BảN: BƯớC 1:

 Sắp xếp vùng CSDL theo tiêu chuẩn cần tạo phụ tổng bằng

cách dùng lệnh Data/sort

2525

ĐàSắP XếP THEO THứ Tự CửA HÀNG…

2626

CÁC THAO TÁC CƠ BảN:

 M ở Data/ Subtotal

2727

2828

KếT QUả…

2929

* T* TạO PHụ TổNG LồNG VÀO NHAU: ạO PHụ TổNG LồNG VÀO NHAU:

B

T o ph t ng th nh t

ướ

ứ ấ theo các b

ụ ổ

c ướ

c 1: ạ đã nêu trên,

B

c 2:

M Data/ Subtotal đ

ở ướ s c a ph t ng th 2 ụ ổ ố ủ

ể nh p các thông ứ vào h p tho i, ộ

ậ ạ

Xoá ô Replace Current Subtotal trên

ướ

h p tho i.

 B ộ

c 3: ạ

ụ ổ

. Lúc đó các ph t ng s ẽ 3030

B đ

Ch n OK c 4: ọ ướ c l ng vào nhau. ượ ồ

VÍ Dụ: TÍNH THÊM TổNG ở CộT  VÍ Dụ: TÍNH THÊM TổNG ở CộT  MặT HÀNG  MặT HÀNG

3131

3232

ứ ộ

ể

ế ủ ả

ế

ả có th s ể ử

  Đ xem m c đ chi ti

d ng các núm công c c a Subtotal ụ

ụ ủ

phía trái c a màn hình ủ

t c a b ng k t qu , ở

ụ ổ

XOÁ VÀ THAY THế CÁC PHụ TổNG: * * XOÁ VÀ THAY THế CÁC PHụ TổNG:  Xoá các ph t ng:

Subtotal/ Remove all

ụ ổ

ế

ệ

3333

 Thay th các ph t ng hi n có: Subtotal/ Replace Current Subtotals

 Chú ý: Tạo phụ tổng gồm 2 bước  Bước 1: Sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần) tiêu

chí cần tạo phụ tổng

 Bước 2: Tiến hành tạo phụ tổng Data / Subtotal

3434

Pivot table là một công cụ phân  tích, tổng kết thông tin từ các  trường hợp đặc biệt của 1 DS , 1  CSDL có liên quan.

6. TạO BảNG  6. TạO BảNG  CHUYểN Vị CHUYểN Vị LệNH PIVOT    LệNH PIVOT  TABLE TABLE

3535

Doanh thu

ThuÕ VAT

CTõ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Ngµy Cöa hµng MÆt hµng 15/1 15/1 15/1 16/1 16/1 17/1 17/1 17/1 18/1 19/1 19/1 20/1 20/1

Xi m¨ ng S¾t 6 S¾t 6 S¾t 6 Xi m¨ ng S¾t 8 S¾t 8 Xi m¨ ng S¾t 6 Xi m¨ ng S¾t 8 S¾t 8 Xi m¨ ng

Sè 1 sè 2 sè 3 Sè 1 sè 2 Sè 1 sè 2 sè 3 Sè 1 sè 2 sè 3 Sè 1 sè 3

850.000              42.500          1.125.000              56.250            900.000              45.000          2.025.000            101.250          1.275.000              63.750          1.500.000              75.000          1.000.000              50.000          4.250.000            212.500          1.350.000              67.500          2.975.000            148.750          1.000.000              50.000          1.250.000              62.500            850.000              42.500

Sè 1

sè 2

sè 3

L p báo cáo ậ doanh thu bán hàng

Sum of Doanh thu Cöa hµng MÆt hµng S¾t 6 S¾t 8 Xi m¨ng Grand Total

3375000 2750000 850000 6975000

1125000 1000000 4250000 6375000

900000 1000000 3636 5100000 7000000

3737

* CÁC BƯớC Để TạO 1 BảNG  CHUYểN Vị (PIVOT TABLE):

 Chuẩn bị:

Bôi đen toàn bộ bảng cơ sở dữ liệu

gốc

  Chọn lệnh: Data / Pivot Table

And Pivot Chart

3838

3939

4040

BƯớC 2 (STEP 2 OF 3) XÁC ĐịNH Vị TRÍ CủA Dữ  LIệU NGUồN

4141

BƯớC 2…   Nhập địa chỉ tham chiếu của bảng CSDL

gốc vào ô Range.     Có thể dùng Browse để tìm các bảng CSDL

cần thiết.

 Nếu đã nhập đúng địa chỉ, bấm chọn Next

để thực hiện bước tiếp theo.

 Nếu có sai sót gì, bấm chọn Back để quay

trở lại bước liền trước.

4242

BƯớC 3 (STEP 3 OF 3) XÁC ĐịNH Vị TRÍ ĐặT  PIVOT TABLE

4343

4444

4545

BÁO CÁO Đà ĐƯợC THIếT LậP 4646

* THAY ĐổI HÀM TÍNH TOÁN  TRONG BảNG PIVOT TABLE

 Hàm  mặc  định:  Sum

Nháy đúp vào ô Sum of Doanh thu

 Thay  đổi  hàm  sử  dụng  bằng  cách:

4747

CHọN ĐịNH DạNG CHO PIVOT TABLE

Pivot Table / Format Report / Pivot Table / Format Report /

4848

CHỌN ĐỊNH DẠNG CHO PIVOT  TABLE

ị ị

-L a ch n đ nh L a ch n đ nh ọ ự ự ọ ạd ng báo cáo ạ d ng báo cáo

OK ch p nh n ậ ấ - OK ch p nh n ậ ấ l a ự l a ự ch n ọch n ọ

4949

HOMEWORK

  Ôn tập nội dung lý thuyết đã học

  Làm lại các ví dụ

  Phát triển các ứng dụng…

5050

Bước 1; Tạo vùng điều kiện lọc ­ Copy dòng tiêu đề (bảng cơ sở dữ

liệu gốc)

­ Thêm điều kiện cần lọc…vào

Bước 2: Tiến hành lọc Data/filter/advantage filter

5151