Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho: Giải pháp quản lý kho trong xưởng dệt

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO

Giải pháp quản lý kho trong xưởng dệt

p. (+84)8 222 88 262 f. (+84) 8 222 88 268

Duy.doan@opticon.com www.opticon.vn

Công ty TNHH Opticon VN, 04 Nguyễn Đình Chiểu, P.Đa Kao, Q1, Tp.HCM

MỤC LỤC

I.

Lợi ích của mã vạch trong quản lý kho ................................................................... 2

Kiểm soát hiệu quả hàng hóa

Giảm lỗi từ người dùng

Tiết kiệm chi phí, thời gian

Quản lý kịp thời chuỗi cung ứng

II. Quản lý kho trong xưởng dệt .................................................................................... 3

III. Giải pháp mã vạch trong quản lý kho ..................................................................... 4

Quy trình dán nhãn mã vạch cho sản phẩm

Quy trình nhập kho

Quy trình xuất kho

Quy trình kiểm kê kho

Quy trình điều chỉnh hàng tồn kho

Quy trình kiểm tra nguồn gốc nguyên vật liệu

IV. Hệ thống quản lý kho................................................................................................. 8

Máy quét mã vạch

Phần mềm kiểm kho

LỢI ÍCH CỦA MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO

Đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, giải quyết bài

toán tồn kho là một vấn đề cấp thiết và quan trọng hàng đầu. Quản lý kho không tốt sẽ dẫn đến: số lượng

hàng tồn động trong kho, quản lý hàng thủ công, tốn nhiều thời gian và nguồn nhân lực, cập nhật không

kịp thời, kiểm soát không hết nếu số lượng hàng quá lớn… Những yếu tố này ảnh hưởng nghiêm trọng tới

chiến lược và kế hoạch của công ty.

Vậy làm sao để doanh nghiệp quản lý kho một cách hiệu quả nhất, nắm bắt kịp thời chính xác số lượng

hàng hóa với thời gian nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí nhất?

Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch với máy đọc mã vạch OPTICON sẽ là câu trả lời tốt nhất cho câu

hỏi này bằng những lợi ích to lớn dành cho doanh nghiệp.

hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần

Kiểm soát hiệu quả hàng hóa

phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, Với số lượng hàng hóa lớn, việc kiểm tra thủ tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian quý giá và công là một phương pháp tốn nhiều thời gian và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán. dễ sai sót. Bằng việc sử dụng mã vạch và thiết bị

kiểm kho di dộng, các hoàng hóa sẽ được quản Các chi phí cho các hoạt động quản lý kho và lý dễ dàng, nắm bắt được số lượng, thông tin sản nguồn nhân lực cũng giảm thiểu đáng kể khi các phẩm nhanh chóng, kiểm soát được các hàng hoạt động này đã trở nên đơn giản với giải pháp hóa lỗi, hết hạn sử dụng, thông báo kịp thời nếu mã vạch. có sự chênh lệch so với số lượng thực tế.

Quản lý kịp thời chuỗi cung ứng

Giảm lỗi từ người dùng

Nắm bắt được hàng hóa trong kho bằng công Việc tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống nghệ mã vạch giúp doanh nghiệp chủ động được quản lý nghiệp vụ, giải pháp mã vạch sẽ giảm chuỗi cung ứng của mình. Đối với hàng hóa còn thiểu các thao tác nhập liệu, hạn chế tối đa nhầm tồn động nhiều trong kho hoặc hàng hóa sắp hết, lẫn trong hoạt động nghiệp vụ, từ đó, tất cả các hệ thống sẽ tự động thống báo để người quản lý quy trình từ nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê kho có những hướng giải quyết thích hợp. Từ đó, sẽ hoàn toàn chính xác. doanh nghiệp chủ động được nguồn vốn cũng

như đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí, thời gian

Quản lý tồn kho bằng hệ thống mã vạch là một

công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

2

QUẢN LÝ KHO TRONG XƯỞNG DỆT

Ngành dệt may là một trong những ngành có lượng hàng hóa trong kho khá lớn. Hơn thế nữa, đặc thù của

ngành may là tính đa dạng trong mẫu mã, kích cỡ, chủng loại đơn đặt hàng sản phẩm và thường không lặp

lại nên việc quản lý càng khó khăn hơn. Quản lý nguyên liệu dệt may rất đa dạng và phức tạp. Ngoài size,

cỡ, màu, doanh nghiệp còn phải quản lý theo các tiêu thức khác như mẫu mã, hoa văn trên sản phẩm, các

cách phối màu, độ co dãn của vải, độ dài của sợi bông... Do vậy, hệ thống quản lý phải linh hoạt để đáp

ứng được các phân tích về tồn kho phục vụ sản suất cũng như bán hàng.

Mã vạch trong ngành dệt may

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

3

GIẢI PHÁP MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO

Hệ thống quản lý kho bằng công nghệ mã vạch là một giải pháp toàn diện, thống nhất, đầy đủ các tính

năng cho tất cả các quá trình liên quan tới quản lý kho bãi từ nhập hàng tới xuất hàng. Quá trình quản lý

hàng hóa sẽ hoàn toàn tự động, giảm thiểu các thao tác thủ công, đảm bảo các quá trình nhập liệu truy

xuất thông tin một cách chính xác nhất. Hơn nữa với công nghệ không dây, hệ thống cho phép người

dùng truyền tải thông tìn từ máy chủ một cách nhanh chóng và có thể truy xuất thông tin tại bất cứ địa

điểm, thời gian nào.

Quy trình dán nhãn mã vạch cho sản phẩm

Mã vạch hỗ trợ quản lý thông tin nguyên vật liệu, sản phẩm nhập và xuất kho theo mã hàng, nhóm hàng,

tên hàng, số lượng, trọng lượng…. Việc dán mã vạch cho nguyên vật liệu, sản phẩm giúp cho công tác

xuất, nhập và kiểm kho được thực hiện dễ dàng, chính xác và nhanh chóng đồng thời hỗ trợ truy tìm được

nguồn gốc khi gặp hàng hóa lỗi…thông qua các mã vạch.

Nhân viên sẽ tiến hành đặt mã cho sản phẩm. Sau đó, sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng, tùy thuộc

vào sản phẩm để tạo nhãn mã vạch thích hợp. Nhãn này sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất

xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất

xưởng.

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

4

Dán mã vạch cho sản phẩm

Đối với ngành dệt may, các nguyên vật liệu và sản phẩm có thể được phân chia theo từng loại như: màu

sắc, kích thước, chất liệu… để dể dàng cho việc quản lý. Mỗi loại sẽ có một mã vạch khác nhau.

Quy trình nhập kho

Ứng dụng mã vạch trong nhập kho

Sử dụng máy kiểm kho để thống kê lượng hàng nhập kho. Tất cả các thông tin được nhập vào phần mềm

để quản lý, đối chiếu, hỗ trợ truy xuất, sắp xếp đảm bảo hoạt động toàn bộ dây chuyền sản xuất.

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

5

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch di động của OPTICON lần lượt đọc mã vạch

trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông

tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã

vạch trên mỗi hàng hóa.

Quy trình xuất kho

Xuất kho hàng hóa với mã vạch

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị

đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy

tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt

hàng…đều được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào

máy tính.

Quy trình kiểm kê kho

Với sự hỗ trợ phần mềm và thiết bị mã số mã vạch, nhân viên nhanh chóng kiểm soát lượng nguyên vật

liệu, hàng hóa sẵn có trong kho. Dễ dàng kiểm soát lượng hàng sẵn có trong kho, giúp tiết kiệm chi phí

lưu kho, chủ động đặt hàng đảm bảo dây chuyền sản xuất liên tục, không bị gián đoạn.

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

6

Kiểm kê kho hàng hóa

Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả

mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu

về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực

tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời báo cáo với nhà quản lý và

cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Quy trình điều chỉnh hàng tồn kho

Trong quá trình kiểm kê kho hàng, khi có mặt hàng bị lỗi hay quá hạn sử dụng, với thiết bị quét mã vạch

di động, nhân viên có thể lập tức ghi nhận vào hệ thống dữ liệu. Từ đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng

nắm bắt kịp thời các mặt hàng này và điều chỉnh xử lý hay nhập hàng thay thế. Bên cạnh đó, nếu có mặt

hàng nào sai sót về thông tin hoặc cần thay đổi (ví dụ như thay đổi giá), người kiểm kho chỉ cần quét mã

vạch trên sản phẩm để lấy thông tin về sản phẩm và chỉnh sửa thích hợp.

Quy trình kiểm tra nguồn gốc nguyên vật liệu

Trong trường hợp hàng nhập bị lỗi, xảy ra các vấn đề kỹ thuật…Sử dụng mã số hàng hóa truy vấn vào

phần mềm để dễ dàng tìm kiếm thông tin nguồn lô hàng nhập, thời gian nhập, đơn vị cung cấp để đưa ra

những phương án giải quyết thích hợp.

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

7

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO

Máy quét mã vạch

Thiết bị kiểm kho được sử dụng như một máy quét mã vạch di động (OPTICON – H27), với ứng dụng

không dây khắc phục được hạn chế về phạm vi hoạt động của máy quét. Hơn thế nữa nó được tích hợp

như một máy tính di động, có thể hoạt động độc lập, lưu trữ dữ liệu. Thiết bị kiểm kho giúp kiểm soát

được lượng hàng tồn kho một cách dễ dàng, bạn có thể biết rõ tuổi hàng tồn kho để ra quyết định kinh

doanh, hay xuất hàng một cách hợp lý nhất. Đồng thời quản lý được lượng hàng thực tế và lượng hàng đã

xuất kho thông qua dữ liệu có được. Được ứng dụng rộng rãi trong bán lẻ như siêu thị, cửa hàng cũng như

trong quản lý kho, bãi của sản xuất, công nghiệp, dịch vụ.

Máy quét mã vạch di động (kiểm kho) H-27

Kết hợp máy tính di động, công nghệ quét mã vạch và nhận dạng tần số radio cùng kết nối LAN không

dây của OPTICON với các ứng dụng của đối tác để mang lại cho người dùng thông tin toàn diện về hàng

tồn kho của mình. Trở nên hiệu quả hơn trong kho hàng của bạn và bạn sẽ có thể có chính xác những gì

khách hàng mong muốn mà không cần lưu trữ nhiều hơn số lượng bạn cần.

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

8

MỘT SỐ THIẾT BỊ KIỂM KHO ĐƯỢC ĐỀ XUẤT

Thiết bị kiểm kho OPTICON H-27 Android

- Là thiết bị quét mã vạch di động chắc chắn

với mắt đọc laser 1D hoặc chụp ảnh 2D.

- Hệ điều hành Android 4.2.2

- Giao tiếp Bluetooth, Wifi, GPRS, 3G,

USB.

- Bộ nhớ trong 8GB, RAM 1GB, hỗ trợ thẻ

nhớ MicroSD lên tới 32GB

- Chuẩn công nghiệp IP: 65

Máy kiểm kho OPTICON H-22 Window Mobile

- Thiết bị quét mã vạch di động tích hợp mắt

đọc laser 1D và 2D.

- Hệ điều hành Windows Mobile 6.5.3

- RAM 256MB, ROM 512MB, hỗ trợ thẻ

microSD

- Giao tiếp Bluetooth, Wifi, 3G, USB

- Chuẩn công nghiệp IP: 65

Thiết bị kiểm kho OPTICON OPH-3001

- Thiết bị kiểm kho cầm tay tích hợp mắt đọc

laser 1D.

- Nand flash: 128 MB flashROM: 4 MB

Ram: 4 MB Sram

- Cổng giao tiếp USB, IrDA

- Chuẩn công nghiệp IP: 54

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

9

Thiết bị kiểm kho Bluetooh OPTICON OPN-

3002i

- Máy quét mã vạch di động tích hợp mắt

đọc laser 2D.

- Cổng giao tiếp: Bluetooth, USB

- 1 MB Storage Flash, 96 KB RAM

- Kích thước nhỏ gọn, chỉ 57gram.

- Chuẩn công nghiệp IP: 42

Phần mềm kiểm kho

Một số phần mềm hữu ích và hợp lý sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi chặt chẽ các mặt hàng trong kho hay

ngay tại các điểm bán hàng. Hãy tích hợp gói phần mềm kiểm kho của chúng tôi vào phần cứng máy quét

mã vạch của bạn để đạt hiệu quả quản lý tốt nhất.

Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm kiểm kho:

 Quản lý danh mục

 Quản lý danh mục nhóm hàng hóa, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp

 Quản lý đơn vị nhập, giá bán

 Quản lý kho

 Quản lý nhập, xuất, tồn:

o Phiếu nhập, xuất kho

o Giá bán, giá nhập có thể sửa đổi hoặc tự động theo quy định

 Quản lý chuyển kho

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

10

 Quản lý dỡ hàng

 Báo cáo kho

 Báo cáo tổng hợp tồn kho

 Báo cáo tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn

 Báo cáo tồn kho theo từng mặt hàng, theo hàng hóa

 Báo cáo chi tiết hàng hóa trong kho

 Quản lý công nợ

 Quản lý tổng hợp công nợ của khách hàng, chi tiết công nợ của từng khách hàng

 Quản lý tổng hợp công nợ của nhà cung cấp, chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp

 Tự động cảnh báo công nợ của khách hàng khi bán hàng

 Hệ thống

 Thiết lập tồn kho đầu kỳ và công nợ đầu kỳ

 Quản lý, phân quyền người dùng trong hệ thống nhằm bảo mật cho phần mềm

 Sao lưu và phục hồi dữ liệu, giúp hệ thống ổn định và an toàn

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015

11