Kỹ năng để thuyết trình thành công

UNDP GEF MOI PECSME

International Institute for Energy Conservation

Mô đun – Ph n 2-4 K năng thuy t trình ỹ

ầ ế

N i dung

ộ

ế

 Xác đ nh n i dung cho bài thuy t trình  Thuy t trình bán hàng  Chu n b bài thuy t trình hi u qu b ng ế ị

ả ằ

ệ

ị ế ẩ power point

 Th c hi n thuy t trình

ự

ệ

ế

PECSME Training Program Vietnam

ị

ữ

ể

Xác đ nh nh ng đi m mà chúng ta c n thuy t trình

ế

ầ

 Ch c năng truy n th ng c a thuy t trình là: đ ể

ứ ủ

 Hãy phân tích bài thuy t trình

thông báo, thuy t ph c hay gi ế . i trí ả ề ế ố ụ

: Chúng ta c n bi i ầ

ự ế ạ

ế ế

t t ế ế ạ i th c hi n bài thuy t trình này và sao chúng ta l ệ chúng ta mu n k t qu c a bu i thuy t trình này ổ ả ủ ố nh th nào. ư ế

ậ ụ ể: Chúng ta mu n đ t đ ố

ạ ượ ỏ ề ế ị ế

c đi u  L p m c tiêu c th ụ ề i c a chúng ta cho câu h i đó là tr ng gì? Câu tr l ọ ả ờ ủ tâm cho m i quy t đ nh c a chúng ta v bài thuy t ủ ọ trình.

PECSME Training Program Vietnam

Phân tích thính gi

(ng

i nghe)

ả

ườ

 Nh ng thông tin v cá nhân ng

đ tu i, ộ ổ

ườ ề ữ i tính, h c v n, kh năng kinh t ớ

ng i nghe: , tôn giáo, ngh ề ế ưở ị ả ọ ủ ệ ộ

gi ấ ả nghi p, ch ng t c/dân t c, chính tr , nh h ộ c a n n văn hóa. ủ

ị ườ ề ộ

ề ề ặ ủ ể ủ

công ty, ệ ở ụ

i nghe là gì?:  Thái đ , giá tr và ni m tin c a ng Chúng ta tìm hi u v đ c đi m tâm lý c a thính gi ả ể ví d nh ng i nghe đang làm vi c ườ ư phòng ban nào?

i nghe là gì? ườ

 Nh ng mong đ i c a ng ạ

ợ ủ i sao h l ự ế

Hãy tìm i tham d bu i thuy t trình ổ ế ế

ữ hi u xem t ể c a chúng ta; ví d h quan tâm đ n bài thuy t ủ trình hay h b bu c ph i nghe? ả ọ ạ ụ ọ ộ ọ ị

PECSME Training Program Vietnam

Thuy t trình bán hàng

ế

 Ph i nhi ả

ế ớ ả

ị

t huy t v i s n ph m/d ch v c a ụ ủ ẩ c a ề ầ ư ủ ệ ệ

ệ mình. Nhi cá nhân chúng ta vào s n ph m.

t tình là thông đi p v đ u t ả

ẩ

i ích mà d ch v c a chúng

ậ

ợ

ụ ủ

ị

 T p trung vào l i. ta s mang l ạ

ẽ

i ích khác v i đ c đi m c a nó. Đ c

ợ

ủ

ể

ặ

 Các l ể

ớ ặ đi m là kích c , màu s c và tính năng. ắ

ỡ

PECSME Training Program Vietnam

Thuy t trình bán hàng (2)

ế

ợ

ỏ

 L i ích chính là câu tr l ố

ị

i cho câu h i: “T i ạ ả ờ sao tôi mu n dùng d ch v này?“ c a khách ủ ụ hàng

 L i ích là lý do đ khách hàng mua. ể

ợ

 Đi u ch nh bài thuy t trình cho phù h p v i ớ ế

ợ

ỉ ng khách hàng

ề đ i t ố ượ

PECSME Training Program Vietnam

(3)

Thuy t trình bán hàng

ế

ữ

ạ ấ ậ

ợ

ể i ích nh sau: ệ

 Gi m tiêu th nhiên li u ụ  Ch DN có đ ượ c ch ng minh nh t đã đ ượ ả

c các công ngh m i ệ ớ ứ  Gi m gián đo n trong s n xu t (công

 Nâng cao ch t l

Đ i v i nh ng khách hàng làm trong lĩnh ố ớ v c k thu t, thì có th nh n m nh ỹ ự nh ng l ư ữ ả ủ ấ ả ệ ệ

ng s n ph m ấ ạ vi c) – đi n năng đáng tin c y ậ ẩ ấ ượ ả

PECSME Training Program Vietnam

(4)

Thuy t trình bán hàng

ế

ữ

Đ i v i nh ng khách hàng k thu t, thì có ữ

ố ớ th nh n m nh nh ng l ạ ể

ậ ỹ i ích nh sau : ư

ấ

ợ

ệ

 Tăng công su t s n xu t ấ ấ ả  Gi m phát th i khí nhà kính ả ả c xem là DN có trách nhi m  Ch DN đ ủ v i môi tr ng ớ

ượ ườ

PECSME Training Program Vietnam

(5)

Thuy t trình bán hàng

ế

ườ

ề i ích mà chúng ta có th nh n m nh là:

ế nh ng l ữ ạ

 Đem l ặ ươ  Đ c c p tài chính không t i

ấ ủ nh ng chi phí h at i làm v tài chính thì ạ ể ng cho ch DN ừ ữ ọ

ượ ộ ả ậ

N u khách hàng là ng ợ i dòng ti n m t d ề ấ ệ ạ ệ ả i nhu n và dòng ti n ị ườ c l ượ ợ ế

ồ

ề ng m i ớ ậ i thi u v các ngu n tài chính m i ớ i th c nh tranh c a DN đ ng hi n t  C i thi n đ  Có kh năng ti p c n th tr  Gi ề ệ ớ c l  Tăng đ ượ ợ ế ạ ủ

PECSME Training Program Vietnam

Thuy t trình bán hàng (6)

ế

 Hãy lên m c tiêu cho bu i thăm h i chào hàng.

ụ

ổ

ỏ

 Hãy vi

ế

ữ

ố

t ra nh ng m c tiêu và luôn có cu n s ổ ụ t ra nh ng đi m mà chúng ể ữ

ể ế

nh trong tay đ vi ta c n thêm vào.

ỏ ầ

i thi u v s n

ề ả

ệ

ớ

 Hãy mang theo các cu n gi ệ

ố ph m, tài li u bán hàng, và các thông tin b tr ổ ợ ẩ khác

PECSME Training Program Vietnam

Thuy t trình bán hàng (7)

ế

ọ ẽ

ờ

 Hãy đ khách hàng nói đ n 90% th i gian; H s cho ế t cách ph i bán hàng cho h . Chúng ta ch ỉ

ả

ọ

ế

ể chúng ta bi c n l ng nghe. ầ ắ

 Hãy dùng gi y ch ng nh n. Công c bán hàng t

t nh t

ấ

ố

ấ

ụ ấ

ậ ứ

ứ ằ

c a chúng ta là b ng ch ng cho th y các khách hàng hài ủ lòng.

 Hãy m i khách hàng ti p xúc v i s n ph m. Ví d nh ư

ớ ả

ụ

ế

ờ

ẩ khuy n khích khách hàng v n hành th thi

t b ế ị

ử

ế

ậ

PECSME Training Program Vietnam

ứ

ủ

B ng ch ng c a khách hàng hài lòng ằ là gì

ươ

ng nh ng u ữ

ư

ị

 M t đo n vi ế ả i tán d

ặ ẩ ươ

i n i ườ ổ

i bình th

ạ ộ ủ ể  Nh ng l ờ ữ ti ng ho c ng ặ ế

t ho c nói tán d đi m c a s n ph m/d ch v . ụ ng này là c a ng ủ ng ườ

ườ

PECSME Training Program Vietnam

Thuy t trình bán hàng (8)

ế

 Gi

3 s l a ch n khi thuy t trình.

i h n ớ ạ ở

ự ự

ế

ọ

ự ự

ế

ề

ợ

 Quá nhi u s l a ch n có th b ng p và k t ọ qu là không cái nào đ

ể ị c ch n. ọ

ượ

ả

ự

ọ

ộ

đánh giá mình sau m i cu c g i. Xác ỗ t cái gì và cái gì

ố

 Hãy t đ nh xem chúng ta đã làm t ị c n hoàn thi n. ệ ầ

 Lên k ho ch đ hoàn thi n.

ệ

ể

ế

ạ

PECSME Training Program Vietnam

Thuy t trình bán hàng (9)

ế

 Xác đ nh xem khách hàng có v quan tâm đ n

ế

ẻ

ị

cái gì nh t trong đ xu t c a chúng ta ề

ấ ủ

ấ

 Hãy xem xét trong k ho ch ti p theo c a ế

ủ

ế

ạ

chúng ta

 Liên t c theo đu i khách hàng. Th ổ

ườ

ấ

5 đ n 10 l n theo đu i thì m i bán đ

ng là m t c

ụ ế

ầ

ổ

ớ

ượ

t ừ hàng.

PECSME Training Program Vietnam

i khuyên khi chu n b ị i khuyên khi chu n b ị

ẩ ẩ

ằ ằ

M t s l ộ ố ờ M t s l ộ ố ờ bài thuy t trình b ng Power ế bài thuy t trình b ng Power ế Point Point

ộ

ộN i dung N i dung

B t đ u nh ng có nghĩ đ n đi m k t

ắ ầ

ư

ế

ể

ế

thúc

S d ng đ c t n i dung S d ng hình nh đ bài trình bày

ề ươ ả

ử ụ ử ụ ượ

ị

ng đ vi ể ế ộ ể đ c sinh đ ng h n, quí v có th trình ể ơ bày s li u b ng đ th hay bi u đ ồ ị

ộ ằ

ố ệ

ể

ồ

S d ng m u S d ng m u

ử ụ ử ụ

ẫ ẫ

S d ng “Slide Master” đ bài trình bày

ể

đ

ố

ữ

ể

S d ng các c ch và bi u màu s c ắ Nhi u ki u ch khác nhau s làm cho

ể

ẽ

ng

ử ụ ượ ử ụ ề ườ

c th ng nh t ấ ỡ ữ i nghe b r i ị ố

ChữChữ

Ch n ki u ch d đ c ữ ễ ọ ể Đ r ng x đ cao

ộ

ọ ộ ộ x x x x x (đều là chữ cỡ 28)

Ch Arial và Roman d đ c h n

ễ ọ

ơ chữ

ữ

thảo và kiểu chữ Anh cũ

C chỡ C chỡ

ữ ữ

i thi u c a tiêu đ nên là 28

C ch t ỡ

ữ ố

ủ

ể

ề

ữ ố

ụ

ủ

ể

ạ

đ i v i máy xách tay, và 24 đ i v i máy chi u

 C ch t ỡ ố ớ

i thi u c a các g ch đ u dòng (ti u m c) là 22 ầ ố ớ

ể ế

G ch đ u dòng ầ G ch đ u dòng ầ

ạ ạ

ỗ

ố ớ

ầ

ộ ạ ữ

ộ

Đ i v i m i m t g ch đ u dòng, c n duy trì các ch trong vòng m t dòng ho c t

i đa là hai dòng

ặ ố

Gi

ớ ạ

ạ

ng g ch đ u dòng là ầ ng

sáu – b n n u có nh hay bi u t

i h n s l ố ượ ế ố

ể ượ

ả

N u quí v dùng quá nhi u ch thì

ữ

ị

ế ng ườ ọ

ề i đ c s không đ c ọ

ẽ

Ch in và ch nghiêng Ch in và ch nghiêng

ữ ữ

CH IN S KHÓ Đ C H N

Ọ Ơ

Ữ

Ẽ

S d ng đ NH N M NH ể

ử ụ

Ạ

Ấ

Ch nghiêng đ

c dùng khi “trích d n”

ữ

ượ

ẫ

Ch nghiêng đ

ượ

ể

n i rõổ

c dùng đ làm ng

nh ng ý ki n hay ý t ế

ưở

ữ ữ

Màu s cắ Màu s cắ

Màu đ và

ẽ ễ t p trung

ỏ màu cam s d thu hút s ự ữ ậ

chú ý nh ng khó gi ư

Màu xanh lá cây, xanh da tr iờ và màu

ơ nâu là nh ng màu d u h n

ữ

ị

Không nên dùng màu tr ng trên n n

ề

ắ

ẫ

ả

s m n u kho ng cách > 20 feet Màu s m trên n n tr ng s phù h p ề

ế ẫ

ẽ

ắ

ợ

ng ph n ng ph n

Màu k t h p/màu t ế ợ Màu k t h p/màu t ế ợ

ươ ươ

ả ả

Màu c nh nhau hài hoà v i nhau

ớ

– Có th t o ra vân cho n n c a bài trình

ủ

ề

ạ ể ạ

bày

ng ph n nhau ươ ả ng ph n v i n n c a bài ớ ề

ủ

ả

Màu đ i ngh ch t ị ố – Màu c a ch t ữ ươ ủ trình bày thì s d đ c h n

ẽ ễ ọ

ơ

Hình nhả Hình nhả

C n liên quan v i n i dung c a thông ớ ộ c

ủ ệ

ượ

ầ đi p và giúp làm cho thông đi p đ ệ rõ h nơ ế

N u không liên quan đ n thông đi p s ẽ

ệ

S đ đ n gi n là kênh truy n thông

ề

ế i nghe b phân tán ị ườ ả đi p h u hi u ữ

làm cho ng ơ ồ ơ ệ

ệ

K ho ch làm vi c ệ K ho ch làm vi c ệ

ế ế

ạ ạ

đây

Xem xét các m c làm vi c chính ố

ệ

ở

Giai đo n 1ạ

Giai đo n 2ạ

Giai đo n 3ạ

T1

T2

T3

T4

T5

T6

T7

T9

T10

T11

T12

Đ CÓ THÊM THÔNG TIN...

ườ

ị

i liên l c đ xem k ho ch làm vi c chi ế

ệ

ạ

ệ

ể đây ở

Ể t kê đ a đi m hay ng Li ể ệ t (hay các tài li u liên quan khác) ti ế

Quí vị Quí vị

ươ

ề

ệ

Các ph ợ

ế

ị

ng ti n truy n thông tin ch h ỉ ỗ tr cho bài thuy t trình c a quí v ch ứ ủ không th là bài thuy t trình

ế

ể

ị ớ

ể

ớ

ỉ

Hãy nh , ch quí v m i có th không đ mình b “CH T vì power point” Ế

ể

ị

UNDP GEF MOI PECSME

International Institute for Energy Conservation

Thuy t trình hi u qu

ệ

ế

ả

Ng

i trình bày

ườ

ị

 Cách quí v thuy t trình cũng quan tr ng nh ư

ọ

ị

ế n i dung mà quí v thuy t trình…. ộ – Hình dáng bên ngoài c a quí v (qu n áo phù ầ

ế ủ

ị

ữ ệ ủ ị

h p)ợ – Gi ọ – Đ ng tác, hành đ ng c a quí v (không đ có ộ ing nói c a quí v (ng đi u) ị ộ ủ ể

hành đ ng lúng túng) ộ

– Tác phong c a quí v (d g n, t ị ễ ầ ủ ự tin, ki m soát ể

i nghe) ki n th c và ng ứ ế ườ

PECSME Training Program Vietnam

Các thành ph n chính – bài thuy t trình

ế

ầ

 Có hai ph nầ ầ

ạ

ỡ

• Dùng g ch đ u dòng, s , đ th , hình v

ẹ phân b , n n ố ề ầ ạ – Ph n trình bày c a ng

– Ph n trình bày v tài li u ệ • Trình bày đ p m t – đ th , lo i và kích c ch , s ữ ự ồ ị ề ặ

ố ồ ị ườ

i nghe.

ườ

ẽ i thuy t trình ế ớ ế tin)

• Ngôn ng c ch , gi ng nói, giao ti p v i ng ọ • Hi u nh ng tài li u trình bày (t

ầ

ữ ử ữ

ự

ể

ủ ỉ ệ

PECSME Training Program Vietnam

Chi n l

c trình bày

ế ượ

 Bám sát theo đúng n i dung và th i gian

ờ

thuy t trình – tránh l c đ . Gi

ộ ạ

ữ

ộ

ứ ạ

ơ ả

ế  Truy n t ề ả  Chuy n d n t ể  Giành kho ng 2 phút cho m t trang thuy t

đúng ti n đ ế ả ự ế đ n gi n đ n ph c t p ế ộ

ế

ề i thông tin đ n gi n và tr c ti p ầ ừ ơ ả trình (slide)

 Giành đ th i gian cho các câu h i và nh n

ủ ờ

ậ

ỏ

ế

 K t th c đúng th i gian, th m chí còn s m

xét trong và sau khi thuy t trình. ờ

ậ

ớ

ứ h n d ki n ự ế

ế ơ

PECSME Training Program Vietnam

Phong cách trình bày

 Di chuy n nh nhàng – đ ng đ ng m t ch , đút tay ừ

ứ ộ ỗ

ẹ ấ ấ

tài li u hay trên màn hình ừ ệ

– hãy gi

i nghe khi c n. Đ m b o là ườ ầ ả ả

ể vào túi, h p t p…  Dùng m t đ giao ti p ế ắ ể  Đ ng lúc nào cũng đ c ọ ở i thích n i dung ộ ả  Đ t câu h i cho ng ỏ i nghe hi u.

ặ ng ườ ắ ể ề ế

 L ng nghe, đi u ch nh và giao ti p  Hãy hài h ư

ng, nh ng nên th n ể ạ ấ ượ ướ ậ

ỉ c đ t o n t tr ng, dùng khi thích h p. ọ ợ

PECSME Training Program Vietnam

Gi ng nói và ngôn ng

ọ

ữ

ể ọ

ữ ườ

i thi u n i dung ộ ị

 Đi u ch nh gi ng nói: Nói v i s t

tài li u hay màn hình: ệ ừ

 Đ c rõ t ọ – Nh ng tài li u này truy n t ệ – Ng ề

ề ả i nghe có th đ c nhanh h n là quí v nói ư ỉ

ế ơ ớ ự ự

ữ

ể

ạ

tin nh ng đ ng ừ

ế ử ụ ự

ọ thuy t giáo – hãy trao đ i: ổ – S d ng ng đi u đ nh n m nh nh ng đi m chính. ữ ệ ấ – T tin v i tài li u. ệ ớ  T c đ nói và âm l ố ượ ọ ng – Đ ng n i to quá hay nh ỏ ừ ớ

quá, nhanh quá hay ch m quá.

ặ ậ

ậ  Ngôn ng dùng không nên quá thân m t ho c quá ng). (“Anh th a bi d dãi (đ i th t cái này…”) ữ ờ ườ ừ ễ ế

PECSME Training Program Vietnam

Di n m o

ệ

ạ

 Qu n áo cũng nói đôi đi u v cái mà chúng ta

ề

ầ

ồ

s trình bày. ẽ – N u đó là bu i thuy t trình g m nh ng ng ế

ườ ữ

ế ặ

ổ ọ ự ủ ề i ườ ị ớ ế

– N u đó là bu i thuy t trình khá tho i mái mà quí ế ả ổ

ặ ọ

i ăn m c trang tr ng mà quí v thì không, có nghĩa là quí v thi u s tôn tr ng v i ch đ và ng ọ ị nghe. ế v l ị ạ ch a hi u v ng ể ư i ăn m c quá trang tr ng thì có nghĩa là quí v ị i nghe – l c lõng. ạ ề

– Tuy nhiên, ăn m c quá trang tr ng v n t t h n là ẫ ố ơ ọ

ườ ặ quá tuy n toàng. ề