Linh hoạt hay không linh hoạt?
Mặc dù vẫn gắn bó với nghề nghiệp của mình, nhưng một tỷ lệ phần trăm đáng kể
lực lượng lao động đang cảm thấy khó khăn khi phải “phân thân” cho công việc
đòi hỏi chuyên môn cao và cuộc sống riêng bận rộn. Tâm trạng của họ ngày càng
bất ổn, mất cân bằng. Họ cần một cách làm việc mới hơn và đòi hỏi một thời gian
làm việc linh hoạt hơn.
Nguyên nhân ở đây rất đa dạng, mà một trong số đó là chất lượng của cả công việc
lẫn cuộc sống gia đình riêng của nhân viên đang sụt giảm. Cha mẹ của những đứa
trẻ cần có thời gian để đưa chúng đến trường và trông nom khi chúng ở nhà.
Những nhân viên có cha mẹ già lại cần thời gian để chăm sóc họ. Nghĩa vụ đối với
con cái và cha mẹ đã chiếm gần trọn ngày làm việc của người lao động. Ngoài ra
còn có cả những nguyên nhân vượt ra khỏi các vấn đề truyền thống như vậy. Ví
dụ, một số nhân viên cần thời gian để tham dự hoặc giảng dạy ở các khóa học; một
số khác lại có công việc làm thêm… Và rất nhiều người muốn điều chỉnh chế độ
làm việc để tránh tiêu tốn quá nhiều thời gian vào việc đi lại, một số khác lại xem
làm việc theo một lịch trình bán thời gian lại là sự lựa chọn của phong cách sống
chủ động và hiện đại.
Nếu bạn là một nhà quản lý, tại sao bạn không cân nhắc đến một thời khóa biểu
làm việc linh hoạt. Xét cho cùng, điều đó làm cho công ty bạn trở nên khác biệt.
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp theo phong cách truyền thống, thì việc
nhìn thấy nhân viên “tự do ra vào” có thể khiến bạn khó chịu. Việc nhân viên
không thường xuyên có mặt đông đủ cũng sẽ cản trở việc kết hợp các nhóm,
nhiệm vụ và ảnh hưởng năng suất lao động. Vậy nhưng tại sao người quản lý vẫn
nên xem xét đến việc thiết lập những kế hoạch làm việc có tính cởi mở hơn?
Chế độ làm việc thế nào sẽ được xem là linh hoạt?
Có lẽ một trong những phương pháp cổ điển nhất là:
Chia sẻ công việc: Cụ thể là hai người thay nhau làm việc, mỗi người làm một nửa
thời gian, tương đương với một người làm toàn bộ công việc. Nếu sử dụng phương
pháp này, bạn cần đảm bảo rằng công việc, vai trò và trách nhiệm của nhân viên
thực thi phải được phối hợp ăn khớp để đạt năng suất làm việc tối ưu.
Cho phép nhân viên làm việc theo những thời gian khác nhau, nghĩa là họ sẽ đến
công sở hoặc sớm hơn hoặc muộn hơn những người khác. Ví dụ, thay vì làm việc
từ 8g30 đến 17g30, họ có thể làm việc từ 7g đến 16g, hoặc từ 10g đến 19g.
Sắp xếp để nhân viên làm việc luân phiên 5 ngày một tuần rồi 4 ngày một tuần, để
thời gian cuối tuần của họ sẽ là 3 ngày, thay vì 2 ngày truyền thống.
Tuỳ theo đặc thù của ngành nghề kinh doanh, nhân viên có thể làm việc liên tục 10
ngày (kể cả cuối tuần), sau đó họ có thể thưởng thức 4 ngày nghỉ liên tục, hoặc họ
có thể làm việc 4 ngày, mỗi ngày mười tiếng, và nghỉ ngơi 3 ngày liên tục. Sự lựa
chọn ở đây phụ thuộc vào đặc thù công việc kinh doanh của bạn.Ở doanh nghiệp
có các khoảng thời gian cao điểm như doanh nghiệp kế toán hoặc du lịch, nhân
viên có thể làm việc nhiều hơn 40 tiếng một tuần trong mùa kinh doanh, sau đó lại
làm việc ít hơn trong những khoảng thời gian công việc không quá bận rộn. Liên
quan mật thiết đến kế hoạch làm việc theo mùa này là việc “tự sắp xếp thời gian”,
có nghĩa là thời gian làm việc của nhân viên sẽ nhiều hơn bình thường, nhưng
khoảng thời gian vượt trội đó sẽ không được tính là giờ làm thêm. Thay vào đó,
nhân viên có thể ra về sớm hơn hoặc nghỉ một ngày để cân bằng thời gian của họ.
Trong một số doanh nghiệp, trách nhiệm nghề nghiệp của một số nhân viên chủ
yếu gắn liền với các dự án, ngay khi một dự án được hoàn thành, nhân viên sẽ tiếp
tục thực hiện những dự án tiếp theo. Đối với dạng công việc này, nhân viên được
trả lương dựa theo dự án. Nhân viên thực hiện có thể nghỉ trong khoảng thời gian
giữa các dự án nếu họ hoàn thành dự án sớm hơn so với kế hoạch. Trong ví dụ
này, vai trò của nhân viên giống như một cố vấn bên ngoài được thuê để thực hiện
các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.
Thông tin liên lạc là một phương pháp có thể kết hợp được lợi ích của những
phương pháp khác trong việc lựa chọn hệ thống giờ làm việc phù hợp. Với máy
tính cá nhân kỹ thuật số (PDAs), máy vi tính, Internet và điện thoại di động, nhân
viên không cần phải “thu về một mối” để thực thi công việc của họ nữa. Nhân viên
có thể làm việc tại nhà hoặc một nửa ở nhà, một nửa ở cơ quan. Phương pháp này
cho phép nhân viên kết hợp sự yên tĩnh và thoải mái ở nhà với sự năng động tại
công sở. Nó đặc biệt hữu dụng nếu không gian làm việc của họ quá nhỏ, đông đúc,
ồn ào, trong khi họ cần sự yên tĩnh để hoàn thành công việc.
Một số gợi ý
Nếu bạn đang lo lắng rằng nhân viên của bạn có thể lợi dụng sự tử tế của bạn và
sao lãng khi làm việc, thì những chỉ dẫn sau đây sẽ giúp bạn tối đa hoá hiệu quả.
Mục tiêu cho những nhân viên làm việc theo hệ thống giờ linh hoạt cần phải minh
bạch: Mục tiêu cần phải vừa cụ thể, vừa định hướng hành động để họ có thể đánh
giá được kết quả công việc vào giai đoạn cuối. Cả bạn và nhân viên của bạn phải
thoả thuận về giới hạn trách nhiệm của mỗi bên. Đó là điều tối quan trọng, đặc biệt
khi sử dụng những thiết bị viễn thông, việc truyền tải kết quả cuối cùng phải thật
rõ ràng. Ví dụ, bạn muốn được báo cáo chi tiết công việc hay sản phẩm cuối cùng
bằng điện thoại, Internet hay trực tiếp? Những bản thảo và một cú điện thoại là đủ
hay bạn cần một báo cáo bài bản?
Vai trò của một nhân viên trong công ty cần phải được xác định thật rõ ràng. Mỗi
người, dù là giám đốc hay nhân viên, đều cần phải thông suốt nghĩa vụ và trách
nhiệm của mình cũng như của người khác, nên biết được ai đang làm công việc gì
và ai quản lý người đó. Điều này rất cần thiết khi bạn có những nhân viên làm việc
ngoài văn phòng và chỉ liên lạc qua điện thoại hoặc thư điện tử. Khi sự minh bạch
này không được đảm bảo, thì việc hiểu lầm, buộc tội lẫn nhau, bất đồng, mâu
thuẫn và giảm sút năng suất là hệ quả tất yếu.
Bạn phải quy định cách thức liên lạc trước khi để cho nhân viên của bạn làm việc
theo thời khóa biểu linh hoạt. Mỗi nhà quản lý khác nhau sẽ có những khả năng
giám sát khác nhau, cũng như có yêu cầu liên lạc khác nhau đối với nhân viên của
mình. Có người muốn có một bản tóm tắt viết tay về công việc trong tuần vào mỗi
sáng thứ hai. Số khác cảm thấy hài lòng với một cú điện thoại. Trong khi đó một
số người lại cho rằng cần phải gặp mặt để trao đổi trực tiếp. Hãy nói rõ ý muốn
của bạn và đừng quên đưa ra vài lời chỉ dẫn.
Đặt ra một số giờ làm việc cố định đối với những nhân viên sử dụng hệ thống viễn
thông. Dường như nếu một nhân viên càng ít có mặt tại văn phòng, người ta lại
càng cần liên lạc với anh ta. Những người làm việc từ xa cần có một thời gian cụ
thể khi anh ta luôn sẵn sàng nhận điện thoại hoặc thư từ. Nhiều nhà quản lý và
những nhân viên làm việc theo hệ thống giờ linh hoạt đã khám phá ra khái niệm
“giờ triệu tập”, nghĩa là khoảng thời gian tất cả các nhân viên phải có mặt tại trụ
sở cơ quan. Ví dụ, nếu biết rằng tất cả các nhân viên sẽ có mặt tại một cuộc họp
vào mỗi thứ ba, từ trưa đến 2 giờ chiều, bạn có thể giảm thiểu nỗi băn khoăn về hệ
thống thời gian làm việc linh hoạt.