TIỂU LUẬN:
Hoàn thiện nội thất thư viện
Lời mở đầu
Hiện nay, có những công trình kém chất lượng, những dự án tiêu tốn hàng tỉ
đồng của Nhà nước mà vẫn chưa hoàn thành. Đó là do những người chịu trách nhiệm
về nó không có kiến thức quản trị dự án. Quản trị dự án tuy là môn học chưa được
phổ biến ở nước ta nhưng lại rất thiết thực với cuộc sống hàng ngày. Học quản trị dự
án không những chỉ để quản trị những công trình to lớn, kiên cố, nhiều kinh phí đầu tư
mà còn có thể quản trị cho chính mình, cho những gì gần gũi xung quanh mình.0
Đề tài quản trị dự án: “ Hoàn thiện nội thất thư viện ” gồm 4 phần :
Phần I: Đưa ra ý tưởng dự án: “ Hoàn thiện nội thất thư viện”
Phần II: Lập kế hoạh cụ thể cho các ban dự án
Phần III: Sơ đồ mạng cho toàn dự án và Bảng khái toán.
Phần IV: Kiểm tra kết quả, nghiệm thu và rút kinh nghiệm
Phần V: Quy định về an toàn và quản trị rủi ro
Phần I
Đưa ra ý tưởng dự án : Hoàn thiện nội thất thư viện
I. Đề xuất ý tưởng.
Trong tương lai, trường ĐH Thăng Long ngày càng mở rộng và hiện đại hoá
môi trường giáo dục,sinh viên Thăng Long cũng sẽ ngày một đông, có thể không chỉ là
3000 hay 4000 sinh viên như hiện nay mà sẽ gấp đôi hoặc gấp ba. Cùng với sự tăng lên
đó là nhu cầu nâng cao tri thức, hoàn thiện bản thân ngày càng cao hơn. Vì vậy, sinh
viên Thăng Long sẽ mong muốn có một nơi yên tĩnh, rộng rãi, phong phú, đa dạng về
sách vở để nghiên cứu và học tập. Do đó, việc mở rộng thư viện ra nhiều phòng và mỗi
phòng có một chức năng riêng là điều tất yếu, là “món quà “ quý giá cho những “ anh
mọt sách “ , những sinh viên say mê nghiên cứu khoa học một cách nghiêm túc.
Mục tiêu:
Mục tiêu ngắn hạn: Đáp ứng nhu cầu học, đọc và nghiên cứu của sinh viên
trong trường.
Mục tiêu dài hạn: Góp phần nâng cao chất lượng đầu ra của sinh viên. Từ đó, uy
tín của trường cũng dần được khẳng định.
Địa điểm:
Thư viện nằm ở tầng 5 của khu nhà A, bao gồm 5 phòng :
+ Phòng tự học.
+ Phòng đọc sách báo và tạp chí
+ Phòng ngoại văn
+ Phòng luận văn
+ Phòng tài liệu quý hiếm
Nhóm quản lý dự án chọn địa điểm này vì nó có thuận lợi và ưu điểm như sau:
Thư viện ở trên cao sẽ thoáng mát, yên tĩnh, không bị ảnh hưởng khi sinh viên
chuyển tiết nghỉ giải lao.
Nếu sinh viên đã đến thư viện thì học nhiều thời gian hơn vì trang thiết bị đầy
đủ và tư tưởng ngại đi lên, xuống mất thời gian.
Khu nhà A theo hướng Đông_Nam nên thư viện sẽ không bị nắng nóng vào mùa
hè và tránh gió hút vào mùa đông, tạo điều kiện đảm bảo sức khoẻ cho sinh viên.
Phạm vi: Thiết kế và bài trí các phòng của thư viện .
Thời gian hoàn thành: Vì cuối tháng 8 năm 2004 mới xây xong trường nên việc
hoàn thiện nội thất cho thư viện vào đầu tháng 9 năm 2004 đến cuối tháng 11 năm
2004 để kịp cho học kì tiếp theo của năm học. Thời gian của dự án từ khi bắt đầu đến
khi kết thúc là khoảng 3 tháng .
Chi phí: Tổng kinh phí nhà trường cấp là 300 triệu đồng.
II. Thành lập các nhóm dự án để và phân chia công việc .
Sau khi đã đưa ra những ý tưởng, trưởng Dự án lập ra các ban Dự án sau để thực
hiện từng phần các công việc.
Gồm có 8 ban :
+ Ban quản lý tài chính
+ Ban quản lý nguồn nhân lực
+ Ban thu thập nguồn tư liệu, tài liệu
+ Ban thiết kế và bài trí thư viện
+ Ban môi trường
+ Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị
+ Ban kiểm tra, giám sát và xúc tiến dự án
+ Ban thẩm định kết quả dự án
* Mỗi một Ban lại có một Trưởng Dự án của ban đó, chịu trách nhiệm về mọi mặt
trước Trưởng Dự án và trước pháp luật.
* Khi trưởng dự án giao nhiệm vụ cụ thể cho ban , nhóm dự án đều phải cụ thể
hoá bằng văn bản , có ký tên đóng dấu và xác nhận của các bên tham gia .
III. Tổ chức họp nhóm dự án và phân chia công việc cho các ban.
Sau khi đã thành lập các ban Dự án, Trưởng Dự án triệu tập các trưởng dự án
của các ban để lấy ý kiến đóng góp và bổ sung phần đưa ra ý tưởng và những điều
kiện ràng buộc, bàn bạc và thảo luận để đi đến thống nhất. Sau đó, từng ban dự án lại
họp lại với nhau để thấu hiểu và thông suốt công việc sắp tới phải làm của từng cá nhân
là gì.
1. Ban tài chính: Gồm có 2 người
Thực hiện việc quản lý tài chính bằng hoá đơn chứng từ , xuất tiền một cách hợp
lý. Ghi đầy đủ số lượng trang thiết bị và số tiền đã chi. Lập báo cáo cho từng tháng và
hạch toán khi kết thúc dự án.
2. Ban quản lý nguồn nhân lực: gồm 3 người
Chịu trách nhiệm thuê thợ lắp đèn trang trí, lắp kệ, giá sách, lắp đặt máy tính,
camera, điều hoà nhiệt độ, Tivi.Thuê thợ mang, vác đồ từ tầng 1 lên tầng 5
3.Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị:
Gồm có 4 người :
Chịu trách nhiệm về mua sắm trang thiết bị đảm bảo chất lượng tốt, vận chuyển
đến tận nơi an toàn, không để thất thoát, và phải có hoá đơn chứng từ đầy đủ. Mua
đúng yêu cầu, không mua quá nhiều hoặc quá ít.
4.Ban môi trường: gồm có 3 người
Thực hiện các công tác hỗ trợ trong quá trình thực hiện dự án như : điện, nước
uống, nơi ăn uống cho thợ. . . Bảo đảm dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ trong và sau khi hoàn
thành dự án. Ngoài ra, ban môi trường cũng phải có kế hoạch cho việc phòng cháy
chữa cháy.
5.Ban thu thập nguồn tư liệu, tài liệu: gồm 3 người
Trong khi hoàn thiện thư viện về mặt hình thức thì việc tìm nguồn tư liệu
là rất quan trọng.Ba người phải chia nhau đi thu thập thông tin, tìm nguồn rẻ và chất
lượng, có thể quyên góp từ sinh viên, giáo viên trong trường. Tìm nguồn trên internet
vì thư viện phục vụ cho sinh viên không chỉ sách thông thường mà còn cả sách báo