5 lời khuyên sắp xếp trình tự giải
quyết công việc.
Một doanh nghiệp luôn có nhiều việc cần làm, cần giải quyết trong
một thời gian nhất định, trên thực tế, hiệu quả đạt được phụ thuộc
một phần không nhỏ vào khả năng sắp xếp trình tự giải quyết công
việc. Bài viết sau đây đưa ra 5 lời khuyên giúp các chủ doanh
nghiệp cũng như các nhân viên có cách sắp xếp công việc hiệu quả
và thực tế, đạt được hiệu quả cao như mong muốn.
- Thay vì bắt bộ não phải ghi nhớ quá nhiều công việc, hãy liệt kê
bằng văn bản các công việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần
hay tháng để nắm rõ được mục tiêu và các nhiệm vụ cần thực hiện.
- Xác định những nhiệm vụ, công việc cần thực hiện cấp bách và
những công việc có thể trì hoãn trong một thời gian cụ thể.
- Phân biệt sự khác nhau giữa “quan trọng” và “khẩn cấp”. Một
công việc quan trọng là công việc cần được giải quyết, nhưng
“khẩn cấp” đòi hỏi có sự giải quyết ngay lập tức, có hiệu quả
nhanh chóng. Phân biệt được sự khác nhau này, bạn sẽ cảm thấy dễ
dàng hơn trong việc sắp xếp thứ tự các công việc cần làm.
- Hãy nhớ rằng chúng ta không thể làm được nhiều công việc một
lúc, vì thế hãy thực tế trong khi sắp xếp công việc.
- Trì hoãn tiến hành một công việc hay thực hiện một nhiệm vụ gì
đó có thể sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ của một dự án,
bởi giữa “nhiệm vụ” và “dự án” luôn có sự phản ứng dây chuyền.
Vì vậy hãy cân nhắc kĩ càng trước khi sắp xếp trình tự công việc
Công đoạn này bao gồm hai bước cơ bản:
- Tổng kết - đánh giá - báo cáo: Dựa trên tất cả những tài liệu sao
lưu diễn biến hội thảo như đã trình bày ở trên, ban tổ chức sự kiện
phải làm công tác báo cáo, trong đó tổng kết lại tất cả ý kiến, đề
xuất liên quan đến chủ đề hội thảo và đánh giá mức độ thành công
của hội thảo dựa trên các mục tiêu đã đặt ra trong phần hoạch định
hội thảo. Báo cáo này phải được gửi đi cho các cá nhân, tổ chức có
liên quan để thực hiện.
- Theo dõi - thực hiện: Dĩ nhiên, trong bản báo cáo phải bao gồm
nội dung về phần việc sẽ được thực hiện tiếp theo. Trong đó, thông
tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, ai thực hiện, khi nào,
ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… phải được đề cập rõ ràng,
chính xác. Dựa vào kết quả đó, người điều phối hoạt động sẽ điều
hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội thảo.
Làm được những việc như vậy thì hội thảo mới thực sự phát huy
công năng toàn vẹn của nó, đảm bảo được tính dân chủ trong khâu
đưa ra quyết định, đồng thới tối ưu hóa được sự đóng góp của
nhóm lợi ích có liên quan đến vấn đề cần được giải quyết