Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 47
BÀI 4 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH NHÂN SỰ
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
chương VII, tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International
Edition. NXB Prentice Hall
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài này tập trung vào giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự tiền lương và
các khoản khấu trừ lương của người lao động phục vụ cho chu trình sản xuất. Nội dung
bài giới thiệu quy trình thông tin của chu trình nhân sự, các rủi ro tiềm tàng và phương
p
háp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.
Mục tiêu
Sau khi học bài, sinh viên có khả năng:
Mô tả được những hoạt động kinh doanh chủ yếu và những hoạt động xử lý thông tin
được thực hiện liên quan đến chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực.
Thảo luận về những quyết định cơ bản trong chu trình tiền lương và quản lý nguồn
nhân lực và xác định những thông tin cần thiết cho việc đưa ra những quyết định đó.
Xác định những rủi ro trong chu trình tiền lương và quản lý nhân sự và đánh giá sự
đầy đủ của những thủ tục kiểm soát nội bộ khác nhau để kiểm soát những rủi ro.
Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự
48 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Tình huống dẫn nhập
Công ty Đại gia Việt
Giống như nhiều công ty, công ty Đại gia Việt không ứng dụng đầy đủ các thành phần của hệ
thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- ERP). Hệ thống
này tập trung kết hợp chu trình mua hàng và chu trình doanh thu với chu trình sản xuất
nhưng lại sử dụng tách rời hệ thống quản trị nguồn nhân lực và hệ thống tiền lương.
Hệ thống tiền lương dưới sự kiểm soát của phòng kế toán, lập các séc thanh toán lương cho
người lao động và duy trì việc kế toán tiền lương theo quy định của chính phủ. Hệ thống
quản trị nguồn nhân lực do phòng Quản lý nguồn nhân lực quản lý. Phòng này cập nhật tệp
hồ sơ nhân sự, kỹ năng, thay đổi tiền lương của lao động.
Mỗi hệ thống cập nhật thay đổi trên tệp tin tách biệt của riêng mỗi phòng. Điều này rất khó
khăn cho nhân viên kế toán lập các báo cáo kết hợp giữa dữ liệu tiền lương và dữ liệu quản lý
nguồn nhân lực.
Phương Thảo – một phó giám đốc mới được bổ nhiệm phụ trách lĩnh vực lao động tiền lương
trong công ty. Cô muốn tìm hiểu và giải quyết vấn đề khó khăn trong quản lý nguồn nhân lực
và tiền lương của công ty nên cô thảo luận với Ngân Hà – Trưởng phòng kế toán và Quốc
Quân – Trưởng phòng quản trị nguồn nhân lực của công ty.
Theo các bạn, Phương Thảo cần thảo luận những vấn đề gì với 2 trưởng phòng để
giải quyết vấn đề của công ty Đại Gia Việt?
Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 49
4.1. Khái quát chung về chu trình nhân sự
Nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và
tốn kém nhất. Vấn đề quản trị nguồn nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay
đổi liên tục của lao động trong doanh nghiệp liên quan đến tiền lương và quản lý
người lao động trong một nền kinh tế biến đổi không ngừng, cũng như sự gia tăng của
những điều luật và quy định về lao động. Chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân
lực là những hoạt động kinh doanh thường xuyên và liên quan đến hoạt động xử lý dữ
liệu kết hợp với việc quản lý lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Những công việc
quan trọng trong quá trình này bao gồm:
1. Tuyển dụng và thuê mới người lao động;
2. Đào tạo;
3. Phân công công việc;
4. Trả lương;
5. Đánh giá thành quả;
6. Chấm dứt lao động do tự nguyện hay chấm dứt hợp đồng.
Toàn bộ quá trình từ 1 đến 6 được thực hiện 1 lần đối với mỗi người lao động, trong
khi đó, công việc từ 2 đến 5 được thực hiện lặp đi lặp lại với người lao động trong
doanh nghiệp. Trong hầu hết các doanh nghiệp, 6 công việc này được phân tách giữa
hai hệ thống riêng biệt. Công việc thứ tư trả lương người lao động là chức năng chính
của hệ thống tiền lương. Tại bài chu trình sản xuất, chúng ta đã biết hệ thống tiền
lương phân bổ chi phí lao động cho sản phẩm và các bộ phận để cung cấp thông tin
cho quá trình định giá sản phẩm và đưa ra các quyết định kinh doanh. Hệ thống quản
lý nhân lực thực hiện các hoạt động khác (5 hoạt động còn lại). Ở một số doanh
nghiệp hai hệ thống này thường tách biệt. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực thường do
giám đốc quản lý nguồn nhân lực đảm nhiệm, trong khi đó hệ thống tiền lương sẽ do
giám đốc tiền lương quản lý. Tuy nhiên, trong hệ thống ERP thì 2 quá trình này kết
hợp với nhau.
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực liên quan đến các hoạt động như thuê mướn, đào
tạo, chuyển giao… và thu thập thông tin về sử dụng thời gian lao động xảy ra hàng
ngày. Quá trình xử lý thực tế xảy ra định kỳ bởi vì tại hầu hết các doanh nghiệp, lao
động được trả lương hàng tuần hàng tháng. Do vậy, quy trình tiền lương thường được
xử lý theo lô.
Các doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào kỹ năng và sự cải tiến của nhân viên bởi
vì những kiến thức và kỹ năng của lao động sẽ ảnh lưởng trực tiếp tới chất lượng hàng
hóa, dịch vụ. Thật vậy, đối với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp
như hãng tư vấn về kế toán, luật… thì kiến thức và kỹ năng của người lao động là
thành phần chính của sản phẩm của doanh nghiệp và chi phí lao động là chi phí chính
tạo ra doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngay cả ở những doanh nghiệp sản
xuất, chi phí lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng chi phí sản xuất trực
tiếp, người lao động cũng vẫn đóng vai trò chính chủ yếu ảnh hưởng đến kết quả hiệu
quả sản xuất và tỷ lệ sản phẩm hỏng của doanh nghiệp. Các nghiên cứu đều cho thấy
kỹ năng và kiến thức của người lao động có thể có giá trị nhiều lần so với những tài
Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự
50 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
sản hữu hình khác như hàng tồn kho, tài sản, thiết bị.
Để sử dụng hiệu quả người lao động trong doanh nghiệp, hệ thống tiền lường và quản
lý nguồn nhân lực phải thu thập và lưu trữ những thông tin cung cấp cho nhà quản trị
trả lời những câu hỏi sau:
Doanh nghiệp cần bao nhiêu người lao động để hoàn thành kế hoạch chiến lược?
Người lao động cần có những kỹ năng chuyên ngành nào?
Những kỹ năng nào cần đáp ứng trong ngắn hạn? những kỹ năng nào cần thành thạo?
Những chương trình đào tạo hiện tại nhằm duy trì và cải thiện trình độ kỹ năng của
người lao động hiệu quả như thế nào?
Hiệu suất làm việc của người lao động hiện nay được cải thiện hay sụt giảm?
Có những vấn đề nào về lợi nhuận, sự chậm trễ, hay sự vắng mặt của lao động tại
doanh nghiệp không?
Cơ sở dữ liệu về tiền lương và quản lý nguồn nhân lực cung cấp những thông tin cần
thiết để trả lời những câu hỏi như trên. Tuy nhiên, nó chỉ là những thông tin mô tả,
như người lao động cần phải có những kỹ năng và họ đã tham dự các chương trình
đào tạo khác nhau. Mặc dù những thông tin như vậy cho phép các nhà quản trị đưa ra
các quyết định liên quan đến nhân viên, nhưng nó không giúp nâng cao kiến thức và
kinh nghiệm cho những nhân viên trong doanh nghiệp.
Để sử dụng hiệu quả kỹ năng và kiến thức của người
lao động, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ thống
quản lý kiến thức. Hệ thống quản lý kiến thức không
chỉ cung cấp thông tin để xác định trực tiếp những lĩnh
vực chuyên môn của người lao động mà còn thu thập
và lữu trữ những kiến thức đó nhằm chia sẻ và cung
cấp cho những người khác sử dụng thông tin. Hệ thống
quản lý kiến thức có thể cải thiện năng suất lao động một cách rõ ràng. Ví dụ như
những doanh nghiệp tư vấn chuyên nghiệp thường cung cấp những dịch vụ giống
nhau cho những khách hàng khác nhau. Phần mềm quản lý kiến thức có khả năng tư
vấn để đưa ra những giải pháp cho những vấn đề đặc biệt với những dữ liệu được chia
sẻ. Thông thường, những giải pháp đó có thể được sử dụng như những khuôn mẫu để
gửi tới những khách hàng khác. Việc sử dụng lại những kiến thức, những giải pháp đó
sẽ được lưu lại để sử dụng cho những hợp đồng tư vấn trong tương lai. Truy cập vào
những cơ sở dữ liệu được chia sẻ cũng cho phép người lao động học hỏi những đồng
nghiệp bị phân tán về mặt địa lý cải thiện kỹ năng của người lao động.
Nhận ra giá trị của kỹ năng và kiến thức của người lao động có thể giúp doanh nghiệp
hiểu biết tốt hơn sự kết hợp giữa chi phí thực tế với doanh thu. Thêm vào đó, chi phí
trực tiếp kết hợp với quá trình thuê mướn (quảng cáo, kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn ứng
viên…) cũng có kết hợp của chi phí với thuê mướn tạm thời, đào tạo nhân viên mới
với sự giảm năng suất của những nhân viên mới tới khi họ học được đầy đủ kỹ năng
để thực hiện công việc của họ.
Tinh thần làm việc của nhân viên rất quan trọng. Tinh thần làm việc của nhân viên
thấp tạo ra chi phí tài chính và tác động đến doanh thu. Ngược lại, có những bằng
chứng thấy rằng tinh thần làm việc của nhân viên cao mang lại lợi ích về tài chính. Có
Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 51
những nghiên cứu dựa trên thu thập dữ liệu về sự hài lòng của nhân viên, thái độ thực
tế và sự hài lòng của khách hàng. Phân tích cho thấy, thái độ của nhân viên với công
việc có liên hệ với thái độ họ cư xử với khách hàng và ảnh hưởng tới sự hài lòng của
khách hàng. Như vậy, có mối quan hệ giữa tinh thần làm việc của nhân viên với sự hài
lòng của khách hàng và sẽ ảnh hưởng tới thành quả tài chính của doanh nghiệp. Hiện
nay, các doanh nghiệp rất chú trọng vào việc kiểm tra, đánh giá, sử dụng thông tin về
điều kiện làm việc và tinh thần làm việc của nhân viên nhằm cải thiện điều kiện làm
việc cũng như tinh thần làm việc của nhân viên, đặc biệt là trong điều kiện cạnh tranh
khốc liệt hiện nay.
4.2. Quy trình thông tin kế toán chu trình nhân sự
Sơ đồ 4.1. cho thấy 5 nguồn đầu vào chủ yếu của hệ thống thanh toán lương gồm có:
Phòng nhân sự, người lao động, các bộ phận sử dụng lao động, cơ quan quản lý nhà
nước, bảo hiểm và các đơn vị khác. Phòng nhân sự cung cấp thông tin về tuyển dụng,
chấm dứt hợp đồng, thay đổi thang bậc lương do tăng lương, khuyến khích, khen
thưởng… Người lao động đóng góp những khoản giảm trừ trong tiền lương. Những
bộ phận sử dụng lao động cung cấp dữ liệu thực tế về số giờ làm việc của người lao
động do bộ phận mình quản lý. Cơ quan quản lý nhà nước cung cấp thông tin về thuế
suất và những hướng dẫn về thủ tục luật lệ liên quan đến tiên lương. Công ty bảo hiểm
và các tổ chức khác cung cấp thông tin hướng dẫn về cách tính và miễn giảm các
khoản giảm trừ.
Sơ đồ 4.1: Các thành phần trong chu trình tiền lương và quản trị nguồn nhân lực
Sơ đồ 4.1 cũng chỉ ra séc (có thể là điện tử) là yếu tố đầu ra cơ bản của hệ thống thanh
toán tiền lương. Người lao động nhận tiền công tiền lương của mình bằng séc thanh
toán. Công ty sẽ gửi một séc trả lương tới ngân hàng để chuyển tiền trả lương từ tài
khoản thông thường tới tài khoản trả lương. Công ty cũng phải phát hành séc tới cơ
quan thuế, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác để thanh toán các khoản phải trả.
Bên cạnh đó, hệ thống tiền lương cũng cung cấp các báo cáo khác nhau cho các đối
tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Sơ đồ 4.2 cho thấy những hoạt động chủ yếu được thực hiện trong chu trình tiền lương
như sau:
Hệ thống
tính lương
Phòng nhân sự
Bộ phận sử dụng
lao động
Cơ quan
Nhà nước
Người lao động
Ngân hàng
Bảo hiểm và các
công ty khác
Tha
y
đổi chế độ lươn
g
Các khoản
g
iảm trừ Báo cáo
Dữ liệu chấm côn
g
Báo cáo
Thuế và báo cáo thuế
Thuế suất và hướn
g
dẫn Séc và báo cáo
Tha
y
đổi tỉ lệ và hướn
g
dẫn
Séc t
r
ả lươn
Séc t
r
ả tiền