Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

BÀI 5 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH SẢN XUẤT

Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia

thảo luận trên diễn đàn.

 Đọc tài liệu:

1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.

2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International

Edition. NXB Prentice Hall 2012.

3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,

NXB Wiley.

4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th

edition, NXB Thomson South Western.

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung Bài này tập trung vào giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất và hệ thống thông tin giá thành sản phẩm. Nội dung bài giới thiệu quy trình thông tin của chu trình sản xuất, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.

Mục tiêu  Hiểu rõ được các hoạt động chính và dòng thông tin liên quan trong chu trình sản xuất.  Hiểu được cách thức tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất.  Xác định được các rủi ro tiềm tàng và các hoạt động kiểm soát trong chu trình sản xuất.  Làm rõ các quyết định cơ bản cần thực hiện trong chu trình sản xuất và xác định

những thông tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Tình huống dẫn nhập

Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất của công ty điện tử

Một công ty thay đổi chiến lược kinh doanh từ chỗ chuyên sản xuất hàng điện tử gia dụng giá thấp sang sản xuất sản phẩm khác biệt. Công ty đã tăng sự đa dạng về kích cỡ, phong cách và các tính năng của mỗi dòng sản phẩm. Để hỗ trợ cho việc chuyển dịch chiến lược kinh doanh này, công ty đã đầu tư mạnh vào việc tự động hóa nhà máy. Công ty cũng đã vận dụng kỹ thuật sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing techniques) với mục tiêu giảm dần thành phẩm tồn kho. Tuy nhiên, hệ thống kế toán chi phí của công ty không thay đổi, cụ thể: chi phí sản xuất chung vẫn phân bổ theo giờ nhân công trực tiếp trong khi việc tự động hóa đã giảm mạnh nhân công trực tiếp sử dụng trong quá trình sản xuất. Kết quả là, những đầu tư mới vào máy móc thiết bị đã làm tăng chi phí sản xuất chung. Vấn đề đặt ra:  Giám sát sản xuất cho rằng hệ thống kế toán không có vai trò gì và họ đang bị phạt dù việc đầu tư làm tăng hiệu quả chung. Hơn nữa, cũng theo thông tin kế toán, một số sản phẩm hiện sản xuất với chi phí cao hơn. Trong khi thiết bị sản xuất mới đã tăng khả năng sản xuất đồng thời giảm các khiếm khuyết.

 Điều hành bộ phận thiết kế sản phẩm và marketing có tất cả thông tin nhưng bỏ qua hệ thống số liệu về chi phí sản phẩm vì không có tác dụng trong việc định giá hoặc xác định lợi nhuận dự kiến của sản phẩm mới. Hơn nữa, một số đối thủ cạnh tranh đã bắt đầu đặt giá bán của họ thấp hơn chi phí sản xuất mà hệ thống kế toán chi phí của công ty xác định.

 Mặc dù một loạt các hoạt động đã được thực hiện để cải thiện chất lượng, hệ thống kế toán chi phí vẫn không cung cấp đủ số liệu để đánh giá hiệu quả của các hoạt động này và chỉ ra rằng cần phải cải tiến hơn. Phó giám đốc phụ trách sản xuất của công ty đã thất bại khi không đủ khả năng định lượng những ảnh hưởng do cải tiến chất lượng đem lại.

 Báo cáo hoạt động tiếp tục tập trung vào các số liệu tài chính cơ bản trong khi các quản lý bộ phận than phiền rằng họ cần thông tin chính xác và kịp thời hơn về sản lượng sản xuất, tỷ lệ sản phẩm hỏng và thời gian sản xuất.

 Phó giám đốc phụ trách sản xuất đã thất bại vì chuyển dịch sang sản xuất tinh gọn đã giảm đáng kể mức hàng tồn kho nhưng các báo cáo tài chính dựa trên nguyên tắc kế toán chung truyền thống (GAAP) cho thấy việc chuyển dịch này làm giảm đáng kể lợi nhuận.

Vậy làm thế nào để sửa đổi hệ thống kế toán chi phí nhằm phản ánh chính xác hơn những cải tiến và công ty áp dụng?

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

5.1. Khái quát chung về chu trình sản xuất

Chu trình sản xuất (Production cycle) là một tập hợp theo trình tự những hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm.

 Chu trình sản xuất có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình

khác trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp, cụ thể: o Với chu trình bán hàng (Revenue cycle): chu trình sản xuất sử dụng các thông tin về yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm để đáp ứng các đơn đặt hàng. Chu trình sản xuất cũng sử dụng các thông tin dự báo về tình hình tiêu thụ do chu trình bán hàng cung cấp để lập kế hoạch sản xuất phù hợp. Ngược lại, chu trình sản xuất cung cấp cho chu trình bán hàng các thông tin về sản phẩm hoàn thành phục vụ quá trình tiêu thụ.

o Với chu trình mua hàng (Expenditure cycle): trên cơ sở kế hoạch sản xuất, chu trình sản xuất sẽ cung cấp cho chu trình mua hàng các yêu cầu về nguyên vật liệu và các chi phí khác phục vụ cho quá trình sản xuất. Đồng thời, chu trình sản xuất cũng tiếp nhận các thông tin về chi phí nguyên vật liệu và các chi phí khác do chu trình mua hàng cung cấp để tính giá thành sản phẩm.

o Với chu trình nhân sự (Human resources management cycle): chu trình sản xuất cung cấp các thông tin về nhu cầu nhân sự phục vụ cho quá trình sản xuất và tiếp nhận thông tin về chi phí nhân công để tính giá thành sản phẩm.

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng Sản lượng tiêu thụ dự kiến Chu trình sản xuất Chi phí SXC Chu trình bán hàng Chu trình mua hàng Thành phẩm Chi phí NVL

Nhu cầu nhân công Chi phí nhân công Giá vốn hàng bán Báo cáo

Chu trình quản lý nguồn nhân lực Bộ phận ghi sổ và lập báo cáo kế toán Bộ phận quản lý

Sơ đồ 5.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát chu trình sản xuất

 Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất có nhiệm vụ:

o Tập hợp và xử lý dữ liệu về các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình sản xuất; o Lưu trữ và tổ chức thông tin để phục vụ việc ra các quyết định kinh doanh; o Tổ chức kiểm soát rủi ro để đảm bảo độ tin cậy và an toàn của thông tin.

 Sự chính xác và kịp thời của thông tin kế toán chu trình sản xuất đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin chung toàn doanh nghiệp và đó là cơ sở thiết yếu để ra các quyết định liên quan như: o Cơ cấu sản xuất sản phẩm; o Giá bán sản phẩm; o Kế hoạch sản xuất và phân bổ các nguồn lực;

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

o Quản trị chi phí (lập kế hoạch và kiểm soát chi phí sản xuất, đánh giá kết quả

thực hiện).

5.2. Quy trình thông tin kế toán chu trình sản xuất

5.2.1. Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình sản xuất

 Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm qui trình sản xuất, đặc điểm sản phẩm khác nhau, nhưng về cơ bản, chu trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp đều gồm 4 hoạt động sau: o Thiết kế sản phẩm (Product design); o Lập kế hoạch sản xuất (Planning and scheduling); o Thực hiện sản xuất (Production operations); o Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm (Cost accounting). Mỗi hoạt động trong chu trình sản xuất thực hiện những chức năng riêng. Việc xử lý các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định của mỗi hoạt động sẽ tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động đó và cung cấp các hoạt động khác bên trong cũng như bên ngoài chu trình.

Thành phẩm Sản lượng tiêu thụ dự kiến Chu trình bán hàng Chu trình mua hàng Yêu cầu mua hàng

Đơn đặt hàng

Công thức sản phẩm Chi phí NVL

1.0 Thiết kế sản phẩm Bảng kê hoạt động 2.0 Lập kế hoạch sản xuất Đặt hàng sản xuất

Sản phẩm dở dang Chi phí

Thành phẩm Nhân công sẵn có Đơn đặt sản xuất, yêu cầu NVL, phiếu chuyển kho

Sản phẩm dở dang Chi phí nhân công Chu trình quản lý nguồn nhân lực

Phiếu theo dõi thời gian, phiếu chuyển kho, yêu cầu NVL 4.0 Tập hợp chi phí tính Zsp 3.0 Thực hiện Chi phí NVL, chi phí SXC Báo cáo Giá thành sản phẩm

Bộ phận quản lý Bộ phận ghi sổ và lập báo cáo kế toán

Sơ đồ 5.2. Sơ đồ các hoạt động của chu trình sản xuất

 Hoạt động thiết kế sản phẩm

Thiết kế sản phẩm là hoạt động đầu tiên trong chu trình sản xuất. Chức năng của hoạt động này là thiết kế ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất lượng, độ bền và các tính năng với điều kiện tối thiểu hóa chi phí.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Dòng thông tin đầu vào cho hoạt động thiết kế sản phẩm là các yêu cầu về sản xuất sản phẩm do chu trình bán hàng cung cấp. Nội dung chính của hoạt động Thiết kế sản phẩm gồm: (1.1) Thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng; (1.2) Xác định kết cấu nguyên vật liệu của sản phẩm hoàn thành; (1.3) Xây dựng trình tự sản xuất, đồng thời xác định nhu cầu về nhân công và tư

liệu lao động khác phục vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm.

Chu trình mua hàng Yêu cầu sản phẩm

1.1. Thiết kế sản phẩm 1.2. Xác định kết cấu nguyên vật liệu

Lập kế hoạch sản xuất Tính giá thành 1.3. Xây dựng trình tự sản xuất

Sơ đồ 5.3. Hoạt động thiết kế sản phẩm

Dòng thông tin đầu ra từ hoạt động Thiết kế sản phẩm là hệ thống định mức về nguyên vật liệu, nhân công và các yếu tố khác để sản xuất ra một sản phẩm hoàn thành. Đây là thông tin cần thiết phục vụ cho các hoạt động Lập kế hoạch và Tập hợp chi phí tính giá thành trong chu trình sản xuất.

 Hoạt động lập kế hoạch sản xuất

Chức năng của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là xác định các nguồn lực cần thiết phục vụ quá trình sản xuất nhằm đáp ứng đủ nhu cầu hiện tại của các đơn hàng cũng như nhu cầu về sản phẩm được dự báo. Dòng thông tin đầu vào cho hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là dự toán tiêu thụ do chu trình bán hàng cung cấp và kết cấu của sản phẩm do hoạt động Thiết kế sản phẩm cung cấp. Nội dung chính của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất bao gồm: (2.1) Hoạch định sản xuất (xác định số lượng từng loại sản phẩm được sản xuất

trong mỗi giai đoạn).

(2.2) Lệnh sản xuất (cho phép sản xuất các loại sản phẩm theo số lượng và yêu

cầu đã xác định).

(2.3) Xác định nhu cầu nguyên vật liệu (trên cơ sở Lệnh sản xuất và kết cấu nguyên vật liệu của từng sản phẩm để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất).

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

1.0 Thiết kế sản phẩm Kết cấu sản phẩm

2.1. Hoạch định sản xuất

Dự toán tiêu thụ 2.2. Lệnh sản xuất

Chu trình bán hàng 2.3. Nhu cầu NVL

Thực hiện sản xuất Tập hợp chi phí tính giá thành

Sơ đồ 5.4: Hoạt động lập kế hoạch sản xuất

Dòng thông tin đầu ra của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là cơ sở cho các hoạt động Thực hiện sản xuất và Tập hợp chi phí tính giá thành của qui trình sản xuất.

 Hoạt động thực hiện sản xuất

Chức năng của hoạt động này là thực hiện sản xuất theo kế hoạch đã đề ra. Dòng thông tin đầu vào cho hoạt động Thực hiện sản xuất là Lệnh sản xuất từ hoạt động Lập kế hoạch, thông tin về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí khác do chu trình mua hàng và chu trình nhân sự cung cấp. Nội dung chính của hoạt động Thực hiện sản xuất gồm: (3.1) Tổ chức sản xuất theo qui trình xác định; (3.2) Sử dụng nguồn lực; (3.3) Hoàn thành sản xuất.

2.0. Kế hoạch sản xuất

Lệnh sản xuất Chu trình mua hàng

3.1. Tổ chức sản xuất

Chu trình nhân sự 3.2. Sử dụng nguồn lực

3.3. Hoàn thành sản xuất

Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Sơ đồ 5.5. Hoạt động thực hiện sản xuất

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Dòng thông tin đầu ra của hoạt động Thực hiện sản xuất phản ánh tình hình sản xuất thực tế (số lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang, tình hình sử dụng các nguồn lực trong quá trình sản xuất…), do đó là cơ sở quan trọng cho hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm.

 Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm

Chức năng cơ bản của hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm là: cung cấp thông tin về việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá quá trình sản xuất; cung cấp số liệu về chi phí để định giá và xác định cơ cấu sản phẩm; tập hợp và xử lý thông tin để xác định giá trị hàng tồn kho cũng như giá vốn hàng bán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Dòng thông tin đầu vào cho hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm là tình hình sử dụng thực tế nguyên vật liệu, nhân công và các tư liệu lao động khác do hoạt động Thực hiện sản xuất cung cấp. Nội dung của hoạt động này bao gồm: (4.1) Tập hợp từng loại chi phí của quá trình sản xuất; (4.2) Tổng hợp chi phí sản xuất; (4.3) Đánh giá sản phẩm dở dang; (4.4) Tính giá thành sản phẩm. Dòng thông tin đầu ra của hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm sẽ sử dụng cho quá trình ghi sổ kế toán để xử lý thành các thông tin kế toán của quá trình sản xuất. Thông tin từ hoạt động này cũng được sử dụng để lập báo cáo về tình hình thực hiện chi phí thực tế nhằm thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong thiết kế sản phẩm và ra các quyết định quản lý phù hợp.

4.1. Tập hợp chi phí Chi phí NVL, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung

4.2. Tổng hợp chi phí sản xuất 3.0 Thực hiện sản xuất

4.3. Đánh giá sản phẩm dở dang

Hệ thống ghi sổ và lập báo cáo 4.4. Tính giá thành sản phẩm

Sơ đồ 5.6. Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm

5.2.2. Tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất

 Hoạt động thiết kế sản phẩm

o Hoạt động thiết kế sản phẩm tạo ra 2 chứng từ chính:

 Danh mục nguyên vật liệu (Bill of materials): mô tả đặc điểm, chất lượng và định mức nguyên vật liệu của mỗi thành phần cấu tạo nên sản phẩm hoàn thành.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

 Bảng kê hoạt động (Operations list): mô tả những yêu cầu về lao động, máy móc, thiết bị phục vụ cho từng giai đoạn tạo ra sản phẩm và thời gian hoàn thành của từng giai đoạn đó.

o Nhằm phục vụ cho hoạt động thiết kế, các thông tin cần lưu trữ gồm:

 Thông tin sản phẩm (mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, yêu cầu đối

với sản phẩm…).

 Thông tin nguyên vật liệu (mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, đơn vị

tính, đặc điểm nguyên vật liệu…).

 Thông tin về nhân công, máy móc thiết bị… phục vụ sản xuất.  Thông tin chi phí sản phẩm (mã sản phẩm, yêu cầu sản phẩm, kết cấu chi

phí, định mức chi phí...).

 Hoạt động lập kế hoạch sản xuất

o Hoạt động lập kế hoạch sản xuất tạo ra các chứng từ cơ bản sau:

 Kế hoạch sản xuất tổng thể (Master production schedule): mô tả số lượng sản phẩm từng loại cần sản xuất trong mỗi kỳ dự toán. Kế hoạch sản xuất được sử dụng để xây dựng thời gian biểu chi tiết cho từng ngày sản xuất và xác định lượng nguyên vật liệu cần mua.

 Lệnh sản xuất (Production order): liệt kê các hoạt động cần thực hiện, xác định số lượng sản phẩm từng loại cần sản xuất và địa điểm giao hàng.  Yêu cầu nguyên vật liệu (Materials requisition): thể hiện lượng vật liệu cần

thiết phải sử dụng cho hoạt động sản xuất của từng đơn đặt hàng.

 Phiếu chuyển kho (Move tickets): xác định các thành phần được chuyển

kho, vị trí chuyển đến và thời gian chuyển giao.

o Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này gồm: thông tin đặt hàng của khách hàng (từ chu trình bán hàng), thông tin về dự toán nguyên vật liệu và các chi phí khác (từ chu trình mua hàng) cũng như thông tin về nhân công sẵn có (từ chu trình nhân sự).

 Hoạt động thực hiện sản xuất

o Mục đích của hoạt động này là chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm theo mẫu thiết kế và kế hoạch sản xuất.

o Chứng từ tạo ra từ hoạt động này gồm:

 Chứng từ phản ánh nguyên vật liệu, nhân công và chi phí khác đã sử dụng phục vụ sản xuất: Phiếu yêu cầu xuất kho (Routing slip) – mô tả loại và lượng nguyên vật liệu cần sử dụng cho sản xuất; Phiếu xuất kho (Dispatched note) – mô tả loại và lượng nguyên vật liệu thực tế xuất kho phục vụ cho sản xuất; Phiếu theo dõi thời gian (Job time tickets): ghi nhận thời gian sử dụng để sản xuất sản phẩm…

 Chứng từ phản ánh sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành: báo cáo tình trạng hàng tồn kho (Inventory Status Report) – thể hiện mực độ hoàn thành sản phẩm và nguồn lực sử dụng trong quá trình sản xuất. Báo cáo

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

hàng tồn kho (Inventory Warehousing) – quản lý lượng hàng tồn kho sẵn sàng để bán.

o Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này gồm: thông tin xuất kho nguyên vật liệu và các chi phí khác phục vụ sản xuất, thông tin về mức độ sử dụng nhân công, thông tin về sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành.

 Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm

o Để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp thường chọn phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng (job-order costing) hoặc xác định chi phí theo quá trình sản xuất (process costing).

o Phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng được áp dụng cho những sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu của từng khách hàng riêng biệt. Theo phương pháp này, đối tượng tập hợp chi phí là từng mẻ sản phẩm hoặc từng đơn hàng.

o Phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất được áp dụng trong doanh nghiệp sản xuất sản phẩm đại trà với số lượng lớn. Theo phương pháp này, chi phí sản xuất được tập hợp theo từng công đoạn hoặc từng phân xưởng sản xuất khác nhau của doanh nghiệp, sau đó tính chi phí bình quân cho cả các sản phẩm hoàn thành.

o Dù áp dụng phương pháp nào, trong từng kỳ kế toán, kế toán chi phí cần ghi nhận chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình sản xuất.  Chi phí nguyên vật liệu được thu thập dựa vào phiếu xuất kho và báo cáo tình trạng hàng tồn kho. Chi phí này tăng lên khi xuất nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất và ghi giảm khi vật liệu sử dụng không hết, trả lại kho.  Chi phí nhân công được thu thập căn cứ vào Phiếu theo dõi thời gian - phản ánh thời gian thực tế để các nhân công thực hiện phần công việc tại mỗi công đoạn trong qui trình sản xuất.

 Chi phí sản xuất chung: là những chi phí sản xuất không thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng, do đó kế toán cần thu thập và phân bổ theo những tiêu thức thích hợp. Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát sự thay đổi của tổng chi phí sản xuất chung khi có sự thay đổi về cơ cấu sản phẩm.

o Chứng từ tạo ra từ hoạt động này là: bảng phân bổ chi phí sản xuất, bảng tính

giá thành sản phẩm.

o Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này là thông tin về giá thành sản phẩm.

5.3. Các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin chu trình sản xuất

Trong cả chu trình sản xuất nói chung cũng như ở mỗi hoạt động thuộc chu trình sản xuất nói riêng đều có thể phát sinh những rủi ro ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán. Do vậy, để hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất được tổ chức hiệu quả cần phải tổ chức tốt hoạt động kiểm soát với các mục tiêu cơ bản sau:

 Mọi hoạt động sản xuất đều được phê duyệt hợp thức;

 Sản phẩm dở dang được bảo quản an toàn;

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

 Các nghiệp vụ hợp lệ đã được phê duyệt trong chu trình sản xuất đều được ghi nhận;

 Tất cả các nghiệp vụ trong chu trình sản xuất đều được ghi chép chính xác;

 Các dữ liệu cần được duy trì và đảm bảo an toàn;

 Các hoạt động trong chu trình sản xuất được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả. Với mỗi loại rủi ro tiềm tàng có thể phát sinh trong chu trình sản xuất, cần phải có những hoạt động kiểm soát phù hợp.

Phạm vi phát sinh Rủi ro phát sinh Thủ tục kiểm soát

Cả chu trình Dữ liệu bị chỉnh sửa, không chính xác. Ban hành thủ tục kiểm soát nhập liệu và xử lý dữ liệu. Hạn chế tiếp cận hệ thống dữ liệu. Kiểm soát mọi thay đổi của hệ thống dữ liệu.

Thông tin bị tiết lộ trái phép. Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu. Cài mã bảo vệ.

Dữ liệu bị mất. Xây dựng qui trình phục hồi và sao lưu dữ liệu.

Hoạt động thiết kế Thiết kế không phù hợp làm tăng chi phí. Phân tích sự thay đổi chi phí khi thay đổi các phương án thiết kế. sản phẩm

Phân tích chi phí bảo hành và sửa chữa sản phẩm để xác định lỗi trong thiết kế.

Rà soát lại hệ thống kế hoạch sản xuất. lập kế Hoạt động hoạch sản xuất Sản xuất thừa khiến hàng tồn kho tăng, ảnh hưởng khả năng thu hồi vốn; Xem xét lại và phê duyệt các qui trình sản xuất và đơn đặt hàng.

Hạn chế sự tiếp cận với các qui trình sản xuất và đơn đặt hàng.

thiếu ảnh hoặc sản xuất thu và hưởng đến doanh không đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Xét duyệt từng nghiệp vụ mua tài sản cố định. Đầu tư không hiệu quả vào tài sản cố định. Tổ chức đấu thầu.

Kiểm soát khả năng tiếp cận với tài sản. Hoạt động thực hiện sản xuất Nguyên vật liệu và các tư liệu sản xuất bị mất cắp. Phân công theo dõi chi tiết từng loại tài sản từ việc ghi sổ đến việc điều chuyển theo lệnh.

Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ nhập xuất hàng tồn kho, thay đổi tài sản cố định, kể cả nghiệp vụ thanh lý.

Kiểm kê định kỳ tài sản và ghi nhận sự điều chỉnh nếu có. Hạn chế khả năng truy cập hệ thống dữ liệu.

Có các biện pháp đảm bảo an toàn (bình cứu hỏa, bể nước cứu hỏa…). Nguyên vật liệu và các tư liệu sản xuất bị hư hỏng do hỏa hoạn, thiên tai. Mua bảo hiểm tất cả tài sản.

Hoạt động sản xuất không hiệu quả. Theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động sản xuất.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động phù hợp. Đào tạo nhân sự.

Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Hoạt động sản xuất bị gián đoạn. Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp có năng lực. Xây dựng kế hoạch phục hồi sau sự cố.

chi phí không Tự động hóa dữ liệu nguồn. tính giá Dữ liệu chính xác. Kiểm soát toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu. Hoạt động tập hợp chi thành phí sản phẩm

Phân bổ chi phí sản xuất chung không hợp lý. Áp dụng phương pháp xác định chi phí sản xuất dự trên hoạt động (activity – based costing).

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Báo cáo sai lệch. Cải tiến công cụ đánh giá kết quả thực hiện.