Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 (2016): Chương 3

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƯƠNG 3

HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN THƯƠNG MẠI TRÊN PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG

GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Nộp danh sách nhóm (!)

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Mục tiêu

Ứng dụng phần mềm kế toán để thực hiện các quy trình kế toán cơ bản:

• Kế toán mua hàng • Kế toán kho, TSCĐ • Kế toán bán hàng • Kế toán vốn bằng tiền

Hệ thống thông tin kế toán (*)

Phần mềm /Phương tiện

Phần cứng

Thao tác xử lý / thủ tục

Con người Dữ liệu (chứng từ…) Thông tin (báo cáo kế toán)

Tổ chức dữ liệu

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Hoạt động thương mại

Mua hàng

Hàng hóa

Phải trả người bán

Bán hàng Thanh toán

Tiền

Thu tiền

Phải thu khách hàng

Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Quy trình

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Các chức năng thuộc về: - Nhập liệu đầu vào (Input) (Process) - Xử lý - Kết xuất báo cáo đầu ra (Output) ? ? ?

Thực hành trên phần mềm

Chọn thời gian làm việc – kì kế toán!

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC

Ngày bắt đầu: 01/01/20XX Kì kế toán: QUÝ Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX

Quy trình mua hàng

 Đơn mua hàng – Mua hàng kèm HĐ dựa theo đơn mua hàng

 Mua hàng kèm HĐ – trả lại hàng mua đã nhập kho

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

*

Tình huống 1. 1a. Ngày 09/01/20XX, Cty ABC đặt hàng NB010 theo đơn mua hàng số DMH00001 (VAT 10%):

HH04 HH05 SL 4.000 3.000 ĐG (VNĐ/KG) 10.000 12.000

1b. Ngày 11/02/20XX: số hàng mua theo đơn đặt hàng DMH00001 ngày 09/01/20XX được chuyển về và nhập kho Hàng hóa (chưa thanh toán cho NB010):

SL 4.000 3.000 ĐG (VNĐ/KG) 10.000 12.000

HH04 HH05 VAT 10%, theo HĐ GTGT số 0011234 số Seri AT/10, ngày 11/02/20XX, hạn thanh toán 12/04/20XX

Tình huống 2.

HH04

2a. Ngày 12/01/20XX: mua hàng nhập kho Hàng hóa, từ NB004; HĐ GTGT 0044321 số Seri AT/10 – thuế VAT: 10%, ngày 12/01/20XX (chưa thanh toán cho NB004):

SL 2.000 ĐG (VNĐ/KG) 10.000

2b. Ngày 14/01/20XX, trả lại ½ số hàng cho người bán – HĐ trả hàng Seri AB/11T, số 0000001 đối với số hàng mua ngày 12/01/20XX của HĐ GTGT 0044321 - NB004

Yêu cầu: Ghi nhận HĐ và tiến hành trả lại ½ số hàng

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Bài tập quy trình mua hàng

 Mua hàng không qua kho

 Theo dõi công nợ phải trả - thanh toán tiền hàng cho người bán

 Hàng về trước, HĐ về sau

Tình huống 3.

Mua hàng không qua kho?

3. Ngày 15/03/20XX mua 2.000 Kg hàng hóa HH06 từ NB009 sử dụng trực tiếp cho bộ phận bán hàng. Đơn giá chưa thuế: 5.000 VNĐ, thuế VAT 10% theo hóa đơn GTGT số 0011745, ký hiệu AP/11N. Chưa thanh toán cho người bán. Yêu cầu thao tác nghiệp vụ kế toán trên phần mềm.

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tình huống 4.

4a. Ngày 22/03/20XX: Thanh toán hết tiền hàng cho HĐ GTGT 0044321 - NB004, tiếp theo tình huống trả hàng ngày 14/01/20XX. Phương thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng – Chuyển khoản qua TK ngân hàng Đông Á.

4b. Nếu ghi nhận thanh toán cho NB010 từ phân hệ Quỹ (hay phân hệ Tiền gửi ngân hàng) vào ngày 29/03/20XX.

Giải thích ý nghĩa?

Yêu cầu:

- Sử dụng báo cáo công nợ phải trả - Ghi nhận thanh toán cho người bán

Tình huống 5. 5. Hàng về trước, hóa đơn về sau - Đơn mua hàng - 20/01/20XX đặt mua mặt hàng HH06 (SL=100; ĐG=10.000) từ NB009 - Nhận đủ hàng về nhập kho – 10/02/20XX (không kèm hóa đơn) - Nhận được hóa đơn vào 20/02/20XX, kế toán ghi vào H/T. Chi tiết HĐ bao gồm thuế GTGT: 10%; mẫu số HĐ: 01GTKT3/001; ký hiệu HĐ AP/11T; số HĐ 0000200, ngày HĐ: 12/02/20XX – hạn thanh toán 28/02/20XX.

- Trả tiền cho NB009 trên HĐ mua hàng này bằng tiền mặt vào ngày 28/02/20XX

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Bài tập thực hành

In và xuất ra Excel các báo cáo: - Tổng hợp công nợ phải trả - Sổ chi tiết mua hàng - Chi tiết công nợ phải trả theo HĐ

Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, đặt tên: THUCHANH_CTYABC_Mhang.zip

Tự đánh giá

1. Quy trình mua hàng cơ bản bao gồm những bước nào ? 2. Phân loại các chức năng trong phân hệ mua hàng theo mô hình I-P-O ?

3. Những “AI” tham gia quy trình mua hàng và công nợ phải trả ?

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Bài tập thực hành tổng hợp

BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 02 – Kế toán mua hàng

Công ty TNHH TM XYZ

Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình - AI ? - Chứng từ ? định khoản ?

Kế toán hàng tồn kho

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Hàng tồn kho trong thương mại bao gồm: Hàng hóa mua về để bán – hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến.

Tính giá trị của vật tư, hàng hóa xuất kho được thực hiện theo một trong các phương pháp:

+ Phương pháp giá đích danh + Phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)

(Chuẩn mực kế toán Việt Nam 02 “Hàng tồn kho” và Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014)

Quy trình

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Các chức năng thuộc về: - Nhập liệu đầu vào (Input) (Process) - Xử lý - Kết xuất báo cáo đầu ra (Output) ? ? ?

Thực hành trên phần mềm

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Báo cáo tổng hợp tồn kho

Báo cáo / Kho / Tổng hợp tồn kho

Kho / danh mục Hàng hóa

- Đầu kỳ - Nhập và Xuất trong kỳ - Cuối kỳ

>> số lượng / giá trị

Quản lý tồn kho trong thương mại

 Nhận HĐ trước – hàng mua về sau

 Hàng tồn kho gửi đi bán

 Xuất kho dùng cho hoạt động SXKD (tính vào C/P)

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tình huống 1. 1a. Cty ABC mua hàng từ NB001: ngày 12/02/20XX - nhận HĐ GTGT 0099876 số Seri AB/11 – thuế VAT: 10%. Người bán chịu C/P vận chuyển. Sau khi ABC đồng ý mua hàng, người bán vận chuyển số hàng này về kho công ty. Dự kiến ngày 22/02/20XX, hàng được chuyển đến kho công ty.

HH08 SL 20 ĐG (VNĐ/cái) 500.000

Xem xét: Kho sử dụng? Tài khoản kế toán?

1b. Ngày 22/02/20XX: hàng mua từ nghiệp vụ ngày 12/02/20XX của NB001; HĐ 0099876 về đến kho công ty. Công ty tiến hành kiểm tra và nhập kho toàn bộ số hàng vào kho Hàng hóa. Xem xét: Kho sử dụng? Tài khoản kế toán?

Thủ kho nhập / xuất

TH: mua hàng…

TH: chuyển hàng…

TH: xuất hàng…

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tình huống 2. 2. Ngày 27/02/20XX, xuất kho gửi bán đại lý Minh Ngọc (DL001 – tính chất: khách hàng) theo hợp đồng số KT001, đã ký ngày 20/02/20XX của Cty TNHH TM ABC:

ĐG (VNĐ/KG)

HH04 HH05

SL 1.000 1.000

* Lưu ý: không nhập đơn giá bán

Tạo mã DL001 – đại lý Minh Ngọc

78 Nguyễn Bỉnh Khiêm Q.4 TP. HCM MST: 0313286237

Tình huống 3.

3. Ngày 02/03/20XX, xuất kho HH04 sử dụng cho phòng Kế toán: ĐG (VNĐ/KG) HH04 SL 100

Tình huống 1, 2 và 3 - Giá vốn / Giá xuất?

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Thiết lập kiểm tra HTK khi xuất

Mặt hàng A với số lượng tồn kho là x (B/C tổng hợp tồn kho) - Trong danh mục Vật tư / Hàng hóa: đặt tồn kho tối thiểu cho mặt hàng A là y (với y

Tại Phân hệ kho / thực hiện xuất kho cho mặt hàng A VD. xuất cho phòng Kinh doanh – lý do xuất dùng – ngày xuất: 17/03/20XX – số lượng xuất: z (với z > x-y)

* Sự hỗ trợ của kế toán máy trong quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho trong thương mại

 Tiến hành kiểm kê – xử lý thừa, thiếu hàng tồn kho

 Tính giá xuất kho / giá vốn

Những thao tác trên thường được xử lý vào cuối kì kế toán (sẽ trao đổi trong học phần Phân hệ Sổ cái)

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Bài tập thực hành

In và xuất ra Excel các báo cáo: - Tổng hợp tồn kho - Sổ chi tiết vật tư hàng hóa

Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, đặt tên: THUCHANH_CTYABC_HTK.zip

Tự đánh giá

1. Phân loại các chức năng thuộc kế toán hàng tồn kho trong thương mại theo mô hình I-P-O ?

2. Nhận xét về mối

liên hệ giữa phân hệ mua hàng – kho – bán hàng trong thương mại ?

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Bài tập thực hành tổng hợp

BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 03 – Kế toán kho

Công ty TNHH TM XYZ

Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình - AI ? - Chứng từ ? định khoản ?

Tự đánh giá

1. Phân loại các chức năng thuộc kế toán hàng tồn kho trong thương mại theo mô hình I-P-O ?

2. Nhận xét về mối

liên hệ giữa phân hệ mua hàng – kho – bán hàng trong thương mại ?

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Kế toán tài sản cố định

Quy trình

Hoạt động tăng TSCĐ

Hoạt động giảm TSCĐ

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tài sản cố định Yêu cầu: tìm hiểu phân hệ và thao diễn cơ bản

- Thiết lập danh mục một TSCĐ

- Khai báo nguyên giá (tăng giá trị) TSCĐ, phương pháp và thời hạn khấu hao…

- Khấu hao TSCĐ qua một vài kì

- Thanh lý TSCĐ

- Các báo cáo về tình hình của TSCĐ

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Quy trình

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Các chức năng thuộc về: - Nhập liệu đầu vào (Input) (Process) - Xử lý - Kết xuất báo cáo đầu ra (Output) ? ? ?

Thực hành trên phần mềm

Chọn thời gian làm việc – kì kế toán!

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC

Ngày bắt đầu: 01/01/20XX Kì kế toán: QUÝ Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX

Quy trình bán hàng

 Bán hàng thu tiền ngay – xuất kèm hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sau

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tình huống 1.

Ngày 26/02/20XX: bán hàng cho khách hàng KH001; HĐ 0000002, mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001; số Seri AB/11T – thuế VAT: 10%. Bên mua hàng thanh toán ngay bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng (TK ngân hàng Đông Á 0105860411).

HH04 HH05

1.000 1.000

15.000 25.000

SL(KG) ĐG(VNĐ/KG)

Lưu ý

Tách rời nghiệp vụ xuất hóa đơn và nghiệp vụ lập chứng từ bán hàng để đáp ứng các trường hợp: - NVBH lập hóa đơn trước, cuối ngày kế toán mới lập

chứng từ bán hàng;

- Trong tháng, khách hàng mua hàng nhiều lần, cuối

tháng mới yêu cầu xuất hóa đơn;

- Trong ngày lập chứng từ bán hàng nhưng khách hàng không lấy hóa đơn, cuối ngày tổng hợp lại lập 1 hóa đơn tổng hợp.

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Quy trình bán hàng

 Lập báo giá gửi khách hàng – nhận đơn đặt hàng từ khách hàng – chuyển hàng cho khách hàng và xuất hóa đơn

 Khách hàng trả lại hàng

*

Tình huống 2. 2a. Ngày 24/02/20XX Cty ABC lập báo giá (BG00001) và gửi cho KH002 công ty Hoa Mộc Lan; thuế VAT 10% với chi tiết như sau:

HH04 HH05 SL(KG) 800 800 ĐG(VNĐ/KG) 12.000 22.000

2b. Ngày 26/02/20XX căn cứ vào báo giá (BG00001) nhận được, khách hàng KH002 lập đơn đặt hàng và gửi Cty ABC với chi tiết đặt hàng như sau (đơn đặt hàng DDH00001, thuế VAT 10% ):

HH04 HH05 SL(KG) 800 800 ĐG(VNĐ/KG) 12.000 22.000

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tình huống 2 (tt.)

2c. Ngày 27/02/20XX: Cty ABC chuyển hàng cho KH002 theo đơn hàng số DDH00001 ngày 26/01/2012; sau đó, xuất hóa đơn (chưa thu tiền khách hàng):

HH04 HH05 SL(KG) 800 800 ĐG (VNĐ/KG) 12.000 22.000

Thuế VAT: 10%; HĐ GTGT 0000003, mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001, số Seri AB/11T; ngày 27/02/20XX

Tình huống 3.

3. Ngày 28/02/20XX: KH002 công ty Hoa Mộc Lan trả lại hàng cho Cty ABC theo HĐ trả hàng 0000102, mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001; số Seri AC/11P – thuế VAT: 10% cho hàng mua trên HĐ GTGT 0000003 ngày 27/02/20XX với chi tiết như sau:

HH04 HH05

400 400

12.000 22.000

SL(KG) ĐGI(VNĐ/KG)

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Quy trình bán hàng

 Bán hàng chưa thu tiền – xuất kèm hóa đơn

 Theo dõi công nợ – thu tiền từ khách hàng

Tình huống 4.

Ngày 10/03/20XX Cty ABC bán hàng cho KH001 – chưa thu tiền; xuất HĐ GTGT 0000004, mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001, số Seri AB/11T, thuế VAT: 10%

HH04 SL(KG) 100 ĐG (VNĐ/KG) 14.000

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tình huống 5.

5a. Ngày 01/03/20XX: KH002 thanh toán hết cho HĐ GTGT 0000003 – ngày 27/02/20XX, và tiếp theo tình huống trả hàng ngày 28/02/20XX. Phương thức thanh toán: Tiền mặt. Do thanh toán sớm, nên KH002 được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%.

5b. Ghi nhận thu tiền của khách hàng KH001 vào ngày 30/03/20XX – đối với HĐ GTGT 0000004 ngày 10/03/20XX; từ phân hệ Quỹ (hay phân hệ Ngân hàng). Giải thích ý nghĩa?

Yêu cầu:

- Sử dụng báo cáo công nợ phải trả - Ghi nhận thanh toán cho người bán

Chức năng đối chiếu nghiệp vụ

Đối chiếu: - Bán hàng – hóa đơn - Bán hàng – xuất kho - Hàng bán bị trả lại – nhập kho

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Bài tập thực hành

Xem, in báo cáo và xuất ra Excel báo cáo: - Tổng hợp công nợ phải thu - Sổ chi tiết bán hàng

Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, đặt tên: THUCHANH_CTYABC_Bhang.zip

Bài tập thực hành tổng hợp

BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 04 – Kế toán bán hàng

Công ty TNHH TM XYZ

Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình - AI ? - Chứng từ ? định khoản ?

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tự đánh giá

1. Quy trình bán hàng cơ bản bao gồm những bước nào ? 2. Phân loại các chức năng trong phân hệ bán hàng theo mô hình I-P-O ?

3. Những “AI” tham gia quy trình bán hàng và công nợ phải thu ?

Kế toán vốn bằng tiền

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Mô hình hoạt động

Mô hình ……………….

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Mô hình ……………….

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Chứng từ gốc liên quan đến thu chi tiền mặt:

Phiếu thu

Phiếu chi

Bảng kiểm kê quỹ

Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng

Giấy đề nghị tạm ứng

…

Mô hình ……………….

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Mô hình ……………….

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Chứng từ gốc liên quan đến thu chi tiền gửi:

Giấy báo Có

Giấy báo Nợ

Bản sao kê của ngân hàng (Sổ phụ)

Ủy nhiệm thu

Ủy nhiệm chi

Séc chuyển khoản

…

Thực hành trên phần mềm

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Tạo tài khoản ngân hàng (nhắc lại)

Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng

a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ)

b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 Diễn giải: TK ngân hàng Đông Á (TK Tiền USD)

Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM

1. Phiếu thu

1. Ngày 16/03/20XX: nhân viên Nguyễn Thị Hằng rút 40.000.000 từ tài khoản VNĐ, ngân hàng Đông Á về nhập quỹ tiền mặt. (Loại đối tượng – Nhân viên)

Lưu ý. thu nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt

Ai? Chứng từ liên quan?

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

Thủ quỹ thu / chi tiền

TH: thu tiền mặt…

TH: chi tiền mặt…

2. Phiếu chi

2a. Ngày 28/03/20XX: nhân viên Nguyễn Thị Hằng xuất quỹ thanh toán tiền cho người bán NB009 5.000.000 – cho HĐ 0011745.

2b. Ngày 30/03/20XX: nhân viên Lê Văn Hùng xuất quỹ tiền mặt 20.000.000 gửi vào tài khoản VNĐ của Công ty tại ngân hàng thương mại Á Châu ACB. (Loại đối tượng – Nhân viên)

Ai? Chứng từ liên quan?

Vũ Quốc Thông 6/29/2016

3. Thu tiền gửi

3a. Ngày 31/01/20XX: KH001 công ty Trường Sơn chuyển vào tài khoản VND của Công ty tại ngân hàng thương mại Á Châu ACB để thanh toán thêm một phần số nợ đầu kì với số tiền là 25.000.000. Công ty đã nhận được giấy báo có từ ngân hàng Á Châu ACB.

3b. Theo hợp đồng bán hàng ký kết với khách hàng KH002: - Ngày 15/04/20XX, công ty ABC giao hàng cho KH002. KH002 sẽ phải trả trước 30% tiền hàng, 70% còn lại sẽ được thanh toán sau khi nhận được hàng (giá trị hợp đồng là 100.000.000đ) - Ngày 27/03/20XX, KH002 chuyển khoản trả trước một phần tiền hàng cho công ty ABC qua TK ngân hàng ACB.

4. Chi tiền gửi

4. Ngày 31/01/20XX công ty thanh toán tiền nước (NB099) tháng 01/20XX cho P. Kinh doanh bằng Ủy nhiệm chi từ tài khoản VNĐ tại ngân hàng thương mại Á Châu ACB với số tiền chưa thuế là 5.000.000, VAT 10% theo hóa đơn GTGT số 1234567, ngày HĐ 25/01/20XX.