Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Một số vấn đề chung về thông tin và hệ thống thông tin

19/04/2010

THÔNG TIN VỀ HỌC PHẦN

Tên học phần: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS)

Hệ đào tạo : Sau đại học Ngành học: Quản trị Kinh doanh Số tín chỉ: 3 (45 tiết) Yêu cầu của học phần: Bắt buộc Mục đích môn học

1.Cung cấp kiến thức cơ bản về tổ chức thông tin và hệ thống thông tin; Cơ sở công nghệ thông tin của hệ thống thông tin.

NGUYEN MAU HAN, PHD

2. Cung cấp cho ngƣời học một phƣơng pháp luận để phân tích thiết kế các hệ thống thông tin quản lý.

HUE UNIVERSITY

1

2 THÔNG TIN VỀ HỌC PHẦN (tt)

NỘI DUNG

CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TT VÀ HTTT

CHƢƠNG 2 CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HTTT

Phân giờ tín chỉ đối với các hoạt động: + Nghe giảng lý thuyết: 30 (=30) + Kiểm tra, làm bài tập trên lớp: 10(=5) + Tự học và viết tiểu luận: 30 (=10)

CHƢƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƢƠNG 4 THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN HTTT

Chính sách đối với học phần và yêu cầu của Gviên: Ngƣời học bắt buộc phải tham gia các hoạt động sau:

CHƢƠNG 5 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

CHƢƠNG 6 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING

+ Kiểm tra định kỳ + Thi cuối kỳ + Tiểu luận

CHƢƠNG 7 HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH VÀ SXUẤT

CHƢƠNG 8 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH

Phƣơng pháp, hình thức kiểm tra Kiểm tra – Tiểu luận Thi cuối kỳ : 40 % : 60 %

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Information Systems – Foundation of E-Business, Steven Alter, Prentice Hall, 2002 [2] Management Information Systems, Managing the Digital Firm. 9th edition, Laudon, K C and Laudon, J.P., Prentice Hall, New Jersey, 2006 [3] Management Information Systems, Giáo trình của chương trình Bách khoa-Genetics [4] Hệ thống thông tin quản lý, Giáo trình của Đại học Kinh tế Quốc dân [5] Giáo trình Phân tích & Thiết kế Hệ thống thông tin, Nguyễn Mậu Hân, 2003

CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

6

1 19/04/2010

I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƢƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TT VÀ HTTT

• Thông tin (Informations): NỘI DUNG I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

II. PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN

 những sự kiện

III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ

 những khái niệm

IV. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA MỘT HTTT

 những hiểu biết và

V. CÁC TÍNH NĂNG CỦA MỘT Hệ THốNG THÔNG TIN

 những phán đoán

VI. CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MỘT HTTT QUẢN LÝ

có đƣợc ở một thời điểm ấn định về một hiện

VII. CÁC MỨC BẤT BIẾN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ

VIII.VAI TRÕ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HTTT TRONG DNGHIỆP

tƣợng, một sự việc hay một con ngƣời.

IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG

TRONG QUẢN LÝ

I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống - Hệ thống thông tin Hệ thống • Tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau • Cùng hoạt động hƣớng đến một mục tiêu chung

• Tiếp nhận các đầu vào và sản xuất các đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi đƣợc tổ chức. (Dynamic System) Hệ thống mở (hệ thống có tính xác suất) trong đó đầu vào, đầu ra không thể xác định chính xác nhƣng có thể dự đoán đƣợc. Ví dụ: hệ thống đặt chổ vé máy bay không thể đoán chính xác bao nhiêu chỗ sẽ đƣợc đặt cho một chuyến bay nào đó. Hệ thống đóng Hệ thống có thể đoán trƣớc kết quả đầu ra nếu biết đầu vào. Vd: HTTT QLNS & TIỀN LƢƠNG  hệ thống đóng dễ quản lý hơn hệ thống mở.

I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Thông tin và Ra quyết định Mục đích của thông tin:  giúp nhà quản lý/lãnh đạo ra quyết định Ra Quyết định  một hành động (hay sự thực hiện) nhằm thay đổi trạng thái hiện tại tới 1 trạng thái mong muốn.

Hệ thống thông tin(information system) Về hình thức- là một hệ thống, gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa các thành phần này cũng nhƣ liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệ thông tin. Về nội dung - Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lƣu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

Các loại quyết định:  QĐ có cấu trúc  QĐ bán cấu trúc  QĐ không có cấu trúc

2 19/04/2010

I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống xử lý giao dịch (tt)

Các công việc TPS thƣờng giải quyết Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS) Mục đích

TPS giúp nhà quản lý Xử lý các giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng

Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã đƣợc xử lý VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?

Giá trị là bao nhiêu? Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách các khách hàng

TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những hoạt động hàng ngày(các giao dịch). Thu thập và lƣu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết định đƣợc tạo ra nhƣ một phần trong giao dịch Dùng ở cấp tác nghiệp Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; đạt hiệu suất lớn hơn

I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống xử lý giao dịch (tt)-Ví dụ về TPS Hệ thống xử lý giao dịch (tt) Môi trƣờng hoạt động của TPS: TPS trực tuyến (online)

Nối trực tiếp giữa ngƣời điều hành và chƣơng trình TPS. Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời. TPS theo lô (batch)

Tất cả các giao dịch đƣợc tập hợp lại với nhau và đƣợc xử lý chung 1 lần. Phƣơng thức nhập dữ liệu:

 Thủ công  Bán tự động  tự động

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS)  Mục đích

 Tạo ra các báo cáo thƣờng xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp của các đối tƣợng giao dịch (khách hàng và nhà cung cấp).

các tổ chức

 Vấn đề đặt ra

 MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạch định, thực

hiện và kiểm soát).

– Cung cấp những thông tin phản hồi chính xác – Cung cấp các báo cáo đặc biệt trên cơ sở đã

đƣợc lập kế hoạch

 MIS chỉ quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các đối tƣợng trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp đối xử và phân bổ nguồn lực thích hợp.

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS) Chức năng của MIS – Cung cấp thông tin cho việc quản lý tổ chức – Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPSs – Cho phép các nhà quản lý kiểm soát và điều khiển

3 19/04/2010

 Cấu trúc chung của MIS

 Đặc điểm MIS

CSDL MIS

 TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lƣu trữ giao dịch  MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức

Hệ thống thông tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) Hệ thống thông tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS)

Chương trình MIS

năng trong tổ chức

Truy vấn (queries)

 MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng đƣợc với những

CSDL của TPS

nhu cầu về thông tin của tổ chức

Biểu (forms)

 MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT và phân quyền cho việc

Báo cáo (reports)

truy nhập HT

 MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà QL,

chủ yếu là các thông tin có cấu trúc

- Định kỳ - Bất thƣờng (adhoc) - Ngoại lệ

Ví dụ:

• Dự báo bán hàng (Sales forecasting) • Dự báo & quản lý tài chánh (Financial

management and forecasting)

• Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing

planning and scheduling)

• Lập kế hoạch & quản lý tồn kho (Inventory

management and planning)

• Định giá sản phẩm & Quảng cáo (Advertising and

product pricing)

Hệ thống thông tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) Hệ thống thông tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS)

Ví dụ về HTTT quản lý

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS)

Định nghĩa:

Các dạng quyết định

Quyết định có cấu trúc:  quyết định có thể đƣa ra thông qua một loạt các thủ tục đƣợc xác định trƣớc

 DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con ngƣời với khả năng của MT, cải thiện chất lƣợng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề bán cấu trúc.

 DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán

cấu trúc trong 1 hoàn cảnh nhất định / không thƣờng xuyên.

 HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin tƣơng tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc

 có tính lặp lại  theo thông lệ. VD: Xác định số lƣợng đặt hàng Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)

4 19/04/2010

DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thƣờng

(lâu lâu mới đặt ra và không lặp lại)

Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.

 Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu  Số liệu thu thập đƣợc không chính xác  Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia

của ngƣời RQĐ là cực kỳ quan trọng.

Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS) Các vấn đề liên quan đến DSS

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Quyết định bán cấu trúc:  Dựa trên kinh nghiệm đã có  Ít có tính lặp lại  Con ngƣời ra quyết định +sự hỗ trợ của máy tính Quyết định phi cấu trúc:  Phải tự đánh giá, hiểu rõ các vấn đề đƣợc đặt ra  Thƣờng không có tính lặp lại VD: Thăng tiến nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới  Con ngƣời ra quyết định và máy tính có thể hỗ trợ một số phần việc

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS)

 Các mô hình cơ sở: Các mô hình phân tích

Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS) Các thành phần chính của DSS  CSDL

 Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép ngƣời sử dụng can thiệp vào CSDL & mô hình cơ sở

và toán học giải đáp; ví dụ: mô hình nếu – thì và các dạng phân tích dữ liệu khác

Tri thức là "những cảm nhận, hiểu biết và bí quyết thực tế mà chúng ta có-là nguồn lực cơ bản cho phép chúng ta hành động một cách thông minh." theo Wiig, 1996. Đặc điểm: tri thức đƣợc hình thành từ não ngƣời, con ngƣời sử dụng tri thức để tƣ duy và ra các quyết định tạo ra giá trị. Quá trình phát triển tri thức luôn gắn liền với học hỏi, đổi mới và sáng tạo.

HTTT quản lý tri thức (Knowledge Management System-KMS)

5 19/04/2010

Tri thức tồn tại dƣới hai dạng: Tri thức tƣờng minh: tri thức đã đƣợc "mã hoá" và dễ dàng chuyển giao từ ngƣời này sang ngƣời khác, thƣờng nằm trong hệ thống văn bản của tổ chức, các quy trình, quy tắc, hƣớng dẫn công việc, chuẩn mực hoạt động, cơ sở dữ liệu,… những tri thức này thƣờng học đƣợc qua giáo dục và đào tạo chính quy. Tri thức ẩn tàng là những tri thức thu đƣợc từ sự trải nghiệm thực tế, dạng tri thức này thƣờng ẩn trong mỗi cá nhân và rất khó "mã hóa", thƣờng bao gồm: niềm tin, giá trị, kinh nghiệm, bí quyết, kỹ năng,…

Các loại tri thức:  Biết cái gì (Know-what): tri thức về sự kiện.  Biết tại sao (Know-why): tri thức về thế giới tự nhiên, xã hội và suy nghĩ của con ngƣời.  Biết ai đó (Know-who): về thế giới của các quan hệ xã hội, là tri thức về ai biết cái gì và ai đó đƣợc những gì. Việc biết đƣợc những ngƣời cần thiết đôi khi còn quan trọng đối với quản lý hơn là biết đƣợc các nguyên tắc quản lý.  Biết chỗ và biết thời gian (Know-where và Know when): đang ngày càng quan trọng trong nền kinh tế linh hoạt và năng động.  Biết cách làm (Know-how): các kỹ năng và khả năng thực hành thành thạo công việc.

HTTT quản lý tri thức (Knowledge Management System-KMS) HTTT quản lý tri thức (Knowledge Management System-KMS)

 Các hoạt động cơ bản: kiến tạo, khai thác, sử dụng,

chia sẻ

 Phát triển nguồn tài sản tri thức trong tổ chức nhằm tạo

ra giá trị.

 QL tri thức là một quá trình liên tục vì bản thân tri thức

cũng luôn thay đổi.

Nội dung cơ bản trong quản lý tri thức: 1. QL tri thức là một quá trình, bao gồm:

2. Tri thức không ngẫu nhiên mà có, nó là quá

Nội dung cơ bản trong quản lý tri thức: 4. QL tri thức cần phải quan tâm đến cả 02 loại tri thức: tri thức tƣờng minh và tri thức ẩn tàng. Việc khai thác tri thức ẩn tàng và biến nó thành tri thức tƣờng minh phụ thuộc rất nhiều vào môi trƣờng và văn hoá của từng tổ chức. Cần tạo môi trƣờng tin cậy, cởi mở, khuyến khích đổi mới, sáng tạo va chấp nhận rủi ro, thất bại để cho phép khai thác tối đa tri thức ẩn trong mỗi con ngƣời của tổ chức. trình nỗ lực học hỏi không ngừng của từng cá nhân và tổ chức để tìm kiếm các ý tƣởng sáng tạo.

HTTT quản lý tri thức (Knowledge Management System-KMS)

HTTT quản lý tri thức

Các yếu tố cơ bản trong quản lý tri thức 1. Con ngƣời: tạo ra tri thức và sử dụng tri

Nội dung cơ bản trong quản lý tri thức: 5. QL tri thức cần tiếp cận một cách có hệ thống và mang tính chiến lƣợc gắn kết chặt chẽ với chiến lƣợc và mục tiêu kinh doanh. Đối với mỗi doanh nghiệp cần xác định thật rõ chiến lƣợc và mục tiêu kinh doanh trong từng giai đoạn và gắn kết các mục tiêu của quản lý tri thức để hiện thức hoá các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. thức để làm việc và tạo giá trị. Nhƣ vậy một trong những điều quan trọng của quản lý tri thức trong doanh nghiệp đó tạo môi trƣờng mà trong đó tri thức mới đƣợc kiến tạo, sử dụng và chia sẻ, các ý tƣởng sáng tạo đƣợc nuôi dƣỡng, cổ vũ và phát huy.

6 19/04/2010

HTTT quản lý tri thức

Các yếu tố cơ bản trong quản lý tri thức 2. Quy trình:

QL tri thức nhất thiết phải gắn liền với các quá trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. Tri thức cần tập trung vào cải tiến và đổi mới các quá trình nghiên cứu triển khai sản phẩm mới, quá trình sản xuất, kinh doanh và bán hàng.

Các yếu tố cơ bản trong quản lý tri thức 3. Công nghệ: CNTT bao gồm cả phần cứng và phần mềm có vai trò cũng rất quan trọng trong quản lý tri thức, nó là công cụ để lƣu trữ, chuyên chở, chia sẻ tri thức và qua đó tăng cƣờng khả năng đóng góp của tri thức cho phát triển. Tuy nhiên, từ thực tế cũng cho thấy doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lƣỡng về nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin để đầu tƣ cho phù hợp với nhu cầu và trình độ sử dụng.

HTTT quản lý tri thức

Đặc điểm trong quản lý tri thức  Chia sẻ và sử dụng thông tin thƣờng không phải là một hành động tự nhiên  Quản lý tri thức có ý nghĩa là phát triển quá trình xử lý tri thức  Truy cập dữ liệu mới là bƣớc đầu tiên  Quản lý tri thức không bao giờ có điểm dừng

Đặc điểm trong quản lý tri thức  Quản lý tri thức là công việc tốn kém  Quản lý tri thức hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải pháp lai ghép giữa con ngƣời và công nghệ  Quản lý tri thức cần phải có những ngƣời quản lý có kiến thức  Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hƣớng nhiều hơn là từ các mô hình, đƣợc xây dựng từ thị trƣờng hơn là từ hệ thống cấp bậc

HTTT quản lý tri thức

Hệ chuyên gia (Expert System, ES)  Chuyên gia là những ngƣời có kiến thức và kinh nghiệm

đặc biệt trong lĩnh vực cần giải quyết vấn đề.

VD: Chọn lựa thiết bị, ngân sách cho quảng cáo, chiến lược quảng cáo.

 ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần

mềm máy tính) giúp nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn.

 ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo đƣợc áp dụng trong

nhiều lĩnh vực khác nhau.

VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, …

So sánh việc xử lý tri thức và xử lý thông tin thông thƣờng

7 19/04/2010

Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Các thành phần của hệ chuyên gia

Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Hệ chuyên gia (Expert System - ES)  Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thông thƣờng phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết

 Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp  Thƣờng sử dụng quy luật nếu-thì  Cơ sở dữ liệu chuyên gia

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Đặc điểm của ES

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Cấu trúc chung của ES

 Áp dụng kiến thức 1 lĩnh vực riêng biệt cho 1 hoàn cảnh

Hệ thống Giải thích

Giao diện Ngƣời sử dụng

Kiến thức chuyên gia (Quy tắc)

hay 1 vấn đề không chắc chắn hay thiếu thông tin.  Đƣa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả, như chẩn đoán 1 vấn đề, đánh giá 1 hoàn cảnh, cho lời khuyên, …

Máy suy luận

Nhà quản lý/ Ngƣời sử dụng

Hệ thống thu thập Kiến thức

Kiến thức chuyên gia (các quy tắc)

Các sự kiện Cụ thể (CSDL)

 Giải thích và lý giải các lời khuyên mà nó đƣa ra.  Cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia.  Nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và biết luôn những chuyên gia khác có thể cho lời khuyên.  Cải thiện tri thức và chuyên môn nếu đƣợc “học” thêm

Cơ sở tri thức

bằng cách cho thêm tri thức vào.

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES)

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Ích lợi của ES

chuyên gia

 Tỷ lệ sai sót khá thấp (đôi khi còn thấp hơn một chuyên gia)  Có khả năng tạo đƣợc những lời khuyên phù hợp và không

thay đổi

 Có thể đóng vai trò của một chuyên gia hiếm ở lĩnh vực hẹp  Khi đƣợc sử dụng cho mục đích đào tạo, ES giúp quá trình

học hiệu quả hơn

 Có thể sử dụng ES cho những môi trƣờng gây nguy hiểm

cho con ngƣời

 Có thể sử dụng để tạo kiến thức của một tổ chức  Có thể cung cấp kiến thức tại bất kỳ thời điểm nào

Ƣu điểm  Hoàn thành các phần công việc thậm chí nhanh hơn một  Bảo tồn đƣợc tri thức của chuyên gia.  Giúp cho nhiều ngƣời có cùng trình độ “chuyên gia” để RQĐ.  Tăng hiệu quả của quá trình RQĐ.  QĐ nhất quán, ít phụ thuộc vào con ngƣời.  Có thể dùng làm công cụ huấn luyện.

8 19/04/2010

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Nhƣợc điểm  Giới hạn về mặt công nghệ  Khó thu thập kiến thức cho ES  Phải xác định đƣợc ai là chuyên gia cho lĩnh

vực đang quan tâm  Phải có sự thống nhất giữa các chuyên gia

trong cùng lĩnh vực về giải pháp cho một vấn đề cụ thể  Chuyên gia phải sẵn sàng hợp tác với các

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Các lĩnh vực ứng dụng của ES  Phân loại  Chẩn bệnh  Điều khiển  Kiểm soát các quá trình  Thiết kế  Lập kế hoạch và lịch trình  Tạo các lựa chọn  …

nhân công kiến thức  Khó duy trì các chuyên gia trong một tổ chức

Tƣơng quan giữa các hệ thống

III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ

 Thành phần thông tin:

Có 3 thành phần:  Thành phần quyết định: Chức năng: ra quyết định.

 Thành phần tác nghiệp:

Chức năng: tiếp nhận, xử lý, truyền tin và lƣu trữ thông tin.

Chức năng: bảo đảm các hoạt động cơ sở của tổ chức.

9 19/04/2010

III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ

Hệ thống thông tin của một tổ chức là tập hợp các phƣơng tiện, nhân lực, vật lực, thông tin và phƣơng pháp xử lý tin nhằm cung cấp các thông tin cho quá trình ra quyết định đúng thời hạn và đủ độ tin cậy.

Định nghĩa hệ thống thông tin

III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ

Trong đó: *Nhân lực: bao gồm tập thể, cá nhân tham gia vào việc phát triển và duy trì Hệ THốNG

*Tổ chức: là một hệ thống đƣợc tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Ở đây tổ chức đƣợc hiểu là một cơ quan, xí nghiệp, trƣờng học, ... *Thông tin: Các thông tin sử dụng trong hệ thống, cácthông tin từ môi trƣờng bên ngoài vào hệ thống, các thông tin từ hệ thống ra môi trƣờng bên ngoài.

*Phƣơng pháp xử lý tin: các tài nguyên phi vật chất nhƣ các mô hình toán học, các thuật toán, tri thức của con ngƣời trong hệ thống, các phần mềm. *Phƣơng tiện (phần cứng-phần mềm): cơ sở vật chất dùng để thu nhập, xử lý, lƣu trữ, chuyển tải thông tin trong hệ thống nhƣ máy tính, máy in, điện thoại ...

 Hệ thống tin học: là tập hợp  các thiết bị xử lý thông tin  các phần mềm cơ bản, tiện ích  mạng truyền thông.

 HTTT tin học hóa: là hệ thống bao gồm:

 con ngƣời  các qui trình  dữ kiện chƣơng trình  và máy tính, mạng truyền thông.

III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ

Chú ý:

 Chƣơng trình là các chỉ thị cho máy tính.  Các quy trình là các chỉ thị cho con ngƣời.

VAI TRÕ, NHIỆM VỤ CỦA HTTT QUẢN LÝ Vai trò  Hệ thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý. Nhiệm vụ  Trao đổi thông tin với môi trƣờng ngoài  Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các thành phần tác nghiệp và thành phần quyết định.

10 19/04/2010

 Vai trò của máy tính trong việc tạo ra thông tin  MT phục vụ nhƣ 1 kho dữ liệu và công cụ truy xuất

 MT cung cấp các khả năng xử lý cho việc tạo ra

III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ

thông tin

Hệ thống tin học

 MT phục vụ nhƣ 1 công cụ giao tiếp để thu nhận dữ

Hệ thống thông tin

Hệ thông tin tin học hóa

 MT trình bày thông tin (bằng bảng biểu, báo cáo, biểu đồ, đồ thị, các tài liệu đã được định dạng)

kiện hay thông tin từ các MT khác

Quan hệ giữa 3 loại hệ thống trong một tổ chức

III. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT IV. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA MỘT HTTT

Dữ liệu: là nguyên liệu của hệ thông tin đƣợc

biểu diễn dƣới nhiều dạng:  văn bản  truyền khẩu  hình vẽ  và những vật mang tin: giấy, bảng từ, đĩa từ...

Có thể diễn tả mối liên hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin nhƣ sau:

Các xử lý: Thông tin đầu vào qua các xử lý thành thông tin đầu ra.

Các sự kiện tiến hóa

IV. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA MỘT HTTT V. CÁC TÍNH NĂNG CỦA MỘT HTTT

Hình ảnh về cấu trúc nội bộ cơ quan

 Thời gian trả lời: đƣợc tính bằng khoảng thời gian từ khi thông tin đƣợc hệ thống tiếp nhận đến khi hệ thống tác nghiệp nhận đƣợc quyết định tƣơng ứng với thông tin đến.

Các xử lý:

Kết quả ra

Các tham số

 Bản chất của quyết định thuộc loại tự động hóa

• Các quy tắc xử lý • Các thủ tục, quy trình

Các sự kiện hành động

đƣợc hay không.

Hình ảnh về hoạt động kinh doanh của cơ quan

 Kiểu sản phẩm của hệ thống tác nghiệp.

11 19/04/2010

V. CÁC TÍNH NĂNG CỦA MỘT HTTT V. CÁC TÍNH NĂNG CỦA MỘT HTTT

 Khối lƣợng thông tin đƣợc xử lý.

CÁC LOẠI PHẦN MỀM THÔNG DỤNG

 Độ phức tạp của dữ liệu.

 Độ phức tạp của xử lý.

 Độ phức tạp về cấu trúc của hệ thống.

 Độ tin cậy của hệ thống.

 Phần mềm hệ thống (System SW)  Phần mềm thời gian thực (Real-time SW)  Phần mềm nghiệp vụ (Business SW)  Phần mềm tính toán KH&KT (Eng.&Scie. SW)  Phần mềm nhúng (Embedded SW)  Phần mềm máy cá nhân (Personal computer SW)  Phần mềm trên Web (Web-based SW)  Phần mềm trí tuệ nhân tạo (AI SW)

 Nghiên cứu nhu cầu (hệ thống cần gì?)

 Nghiên cứu khả thi (cân nhắc giữa nhu cầu và khả

VI.CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MỘT HTTT VI.CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MỘT HTTT QUẢN LÝ QUẢN LÝ

 Đề xuất một kiểu kiến trúc mới của HT

 Mã hóa (tổ chức dữ liệu và lập trình)

 Thử nghiệm và khai thác

năng)

VI.CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MỘT HTTT VI.CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MỘT HTTT QUẢN LÝ QUẢN LÝ

12 19/04/2010

VI.CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MỘT HTTT VI.CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MỘT HTTT QUẢN LÝ QUẢN LÝ

VII. CÁC MỨC BẤT BIẾN CỦA MỘT HTTT VII. CÁC MỨC BẤT BIẾN CỦA MỘT HTTT

a. Mức quan niệm

a. Mức quan niệm (tiếp)

1.Ý nghĩa:

Có 3 loại quy tắc:

Mô tả mục đích hệ thống thông tin và những ràng buộc phải tôn trọng trong mối quan hệ với mục đích của hệ thống. Các mô tả này phải độc lập với mọi giải pháp cài đặt

+ Qui tắc quản lý: qui định mục tiêu và ràng buộc của hệ thống (thƣờng là những quy định, luật lệ áp đặt từ môi trƣờng ngoài). Một cách để xem xét một quy tắc có phải là quy tắc quản lý không là nếu hủy bỏ quy tắc này thì hệ thống có nguy cơ bị phá vỡ không?

2. Những đối tƣợng cần phải mô tả ở mức quan niệm: • Các đối tƣợng đƣợc sử dụng trong hệ thống. • Các hiện tƣợng và các mối quan hệ thông tin giữa các đối

+ Qui tắc tổ chức:qui tắc liên quan đến giải pháp

tƣợng, giữa các hệ thống con trong hệ thống và giữa hệ thống với môi trƣờng bên ngoài.

họat động của hệ thống.

• Thứ tự công việc đƣợc thực hiện trong hệ thống. • Các qui tắc biến đổi, công thức tính toán, thuật toán. • Các nhiệm vụ hệ thống phải thực hiện và các ràng buộc mà hệ

+ Qui tắc kỹ thuật:qui tắc liên quan đến các yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo hệ thống có thể họat động đƣợc.

thống phải tôn trọng.

13 19/04/2010

VII. CÁC MỨC BẤT BIẾN CỦA MỘT HTTT VII. CÁC MỨC BẤT BIẾN CỦA MỘT HTTT

a. Mức quan niệm (tiếp)

b. Mức tổ chức

• Mục đích: xác định các phƣơng tiện, nhân lực, máy móc, cách tổ chức để cung cấp các thông tin cho ngƣời sử dụng đúng thời hạn và đủ độ tin cậy.

Ở mức quan niệm cần trả lời các câu hỏi: WHAT?

• Tại mức này, cần trả lời các câu hỏi:

• Chức năng của hệ thống thông tin là gì?

Ai làm? (WHO?)

• Hệ thống thông tin cần những yếu tố gì?

Làm ở đâu? (WHERE?)

Làm khi nào? (WHEN?)

• Hệ thống có dữ liệu và những quy tắc quản lý

• Thông tin ở mức tổ chức đƣợc mô tả theo giải pháp

cơ sở dữ liệu và thực chất là quan hệ logic của chúng. Do đó, đối với dữ liệu mức tổ chức còn gọi là mức logic.

gì?

VII. CÁC MỨC BẤT BIẾN CỦA MỘT HTTT VII. CÁC MỨC BẤT BIẾN CỦA MỘT HTTT

c. Mức vật lý (tác nghiệp)

Lựa chọn quản lý

Hệ thống thông tin tự nhiên

Mục đích:

Lựa chọn tổ chức

Mức Quan niệm

HTTT tổ chức

Loại tài nguyên và phân công

• Xác định cách thực hiện của hệ thống thông tin

Mức Tổ chức

trong một môi trƣờng cài đặt nào đó

Lựa chọn phần mềm

Phương tiện là tài nguyên CNTT

• Đây là mức ít trừu tƣợng nhất vì nó chính là hệ

Mức Logic

thống có thể họat động và vận hành.

Lựa chọn kỹ thuật

HTTT tin học hóa

• Tại mức này, cần trả lời câu hỏi hệ thống hoạt

Mức Vật lý

Tài nguyên hiện hữu

Ứng dụng tin học hỗ trợ HTTT

động nhƣ thế nào? (HOW?) • Thông tin ở mức vật lý đƣợc mô tả với các cấu trúc, giá mang và phƣơng thức truy nhập.

Các mức trừu tượng theo MERISE

Dữ liệu

Xử lý

VIII. VAI TRÕ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HTTT TRONG DN

Mô hình ý niệm dữ liệu

Mô hình ý niệm xử lý

HỆ

Mức ý niệm

THỐNG

Ý nghĩa thông tin không có ràng buộc kỹ thuật hay kinh tế

THÔNG

Hoạt động của lĩnh vực không chính xác các tài nguyên hay tổ chức nó.

TIN

Mức

Mô hình tổ chức dữ liệu

Mô hình tổ chức xử lý

TỔ

tổ

CHỨC

chức

Ý nghĩa thông tin với các ràng buộc tổ chức và kinh tế

Vận hành của lĩnh vực với các tài nguyên được dùng và tổ chức nó.

HỆ

Mức

Mô hình logic dữ liệu

Mô hình logic xử lý

Bộ máy nhân sự CNTT trong doanh nghiệp  Phòng CNTT  Quản trị viên hệ thống (System Administrator)  Lập trình viên (Programmer)  Nhà thiết kế hệ thống (System Designer)  Nhà phân tích hệ thống (System Analyst)  Nhà quản lý HTTT

logic

THỐNG

Mô tả dữ liệu tính đến các điều kiện và kỹ thuật ghi nhớ

THÔNG

Vận hành của lĩnh vực với các nguồn tài nguyên và tổ chức tin học của nó.

TIN

– Trƣởng phòng CNTT – GĐ CNTT – GĐ Dự án

Mô hình vật lý dữ liệu

Mức

TIN

Mô hình vật lý xử lý

vật

HỌC

Mô tả cơ sở dữ liệu trong cú pháp của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Kiến trúc kỹ thuật các chương trình.

lý

 Phó TGĐ phụ trách CNTT (Chief Information Officer-CIO)

HÓA

Phân bố các mối quan tâm giữa các nhà quản lý và nhà tin học đối với tám mô hình của MERISE cùng sự liên hệ của chúng.

14 19/04/2010

VIII. VAI TRÕ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HTTT TRONG DN

Tác động của HTTTQL tới DN Các thách thức khi ứng dụng HTTTQL  Thay đổi nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức, nhân sự  Ứng dụng trong nội bộ phòng, ban, bộ phận chức năng  Tranh giành nội bộ  Ứng dụng tích hợp các phòng, ban, bộ phận  Kiểm soát và bảo mật  Chất lƣợng HTTTQL  Cải tổ quy trình nghiệp vụ, tái cơ cấu tổ chức: sáp nhập phòng ban, cơ cấu tổ chức mỏng, tổ chức ảo

 Thay đổi quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng, nhà trung gian  Thay đổi sản phẩm, dịch vụ

 Phân tích chi phí-lợi ích (Cost-benefit analysis):

IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ Lợi nhuận hữu hình (Tangible Benefits)

 Lợi nhuận hữu hình & vô hình

 Chi phí hữu hình & vô hình

 Chi phí 1 lần và chi phí lặp lại

xác định tất cả các chi phí & lợi nhuận liên quan đến dự án

Lợi nhuận có thể đo đƣợc bằng tiền & chắc chắn

IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ

 Hữu hình (Tangible): có thể đo đƣợc bằng tiền &

Các loại chi phí

 Vô hình (Intangible): không thể dễ dàng đo đƣợc

chắc chắn

 1 lần (One-time): chi phí liên quan đền việc khởi

bằng tiền hay không chắc chắn

 Lặp lại (Recurring): chi phí liên quan đến việc đổi

động & phát triển dự án hay khởi động HT

Lợi nhuận không có thể đo đƣợc bằng tiền hay không chắc chắn

mới & sử dụng HT

15 19/04/2010

IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ Các chi phí cho một HTTT Chi phí 1 lần (One-time Costs)

 Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value-NPV)

 Dùng tỉ suất chiết khấu để xác định giá trị hiện

IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ Chi phí lặp lại (Recurring Costs) IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ Đo lƣờng tài chánh cho tính khả thi kinh tế

 Lải trên vốn (Return on Investment-ROI)  Tỉ lệ lợi nhuận trên tiền đầu tƣơng ứng

 Phân tích điểm hòa vốn (Break-Even Analysis-

hành của dòng tiền

BEA)  Số thời gian cần để tích lủy đủ dòng tiền thu hồi vốn đã bỏ ra

 Giá trị hiện tại (Present value): giá trị hiện thời

IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value) Các thuật ngữ

của dòng tiền trong tƣơng lai

PVn = Giá trị hiện tại của Y dollars trong năm n dựa trên tỉ suất chiết khấu i.

 Tỉ suất chiết khấu (Discount rate): tỉ suất sinh lợi đƣợc dùng để tính giá trị hiện tại của dòng tiền trong tƣơng lai

 Giá trị thời gian của tiền tệ (Time value of

NPV = Tổng của tất cả các PV qua các năm.

money - TVM): so sánh dòng tiền hiện thời với giá trị trả về tƣơng lai

16 19/04/2010

IX. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ Phân tích Điểm hòa vốn (Break-Even Analysis)

CHƢƠNG 2: CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

98

CHƯƠNG II. CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HTTT

1. Các khái niệm cơ bản và định nghĩa

 Cơsởdữliệu(database)là sự tập hợp có tổ chức các

NỘI DUNG

dữ liệu có liên quan logic với nhau.

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ CẢN VÀ ĐịNH NGHĨA

II. CÁC LOẠI CƠ SỞ DỮ LIỆU

 Dữliệu (data): sự biểu diễn của các đối tƣợng và sự kiện đƣợc ghi nhận và đƣợc lƣu trữ trên các phƣơng tiện của máy tính.

III. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU

 Dữ liệu có cấu trúc: số, ngày, chuỗi ký tự, …  Dữ liệu không có cấu trúc: hình ảnh, âm thanh, đoạn phim,

IV. CÁC MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU THÔNG DỤNG

…

A. MÔ HÌNH THỰC THỂ MỐI QUAN HỆ

 Có tổ chức (organized): ngƣời sử dụng có thể dễ

dàng lƣu trữ, thao tác và truy xuất dữ liệu.

B. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ

C. MÔ HÌNH DỮ LIỆU HƢỚNG ĐỐI TƢỢNG

 Có liên quan logic (logically related): dữ liệu mô tả một lãnh vực mà nhóm ngƣời sử dụng quan tâm và đƣợc dùng để trả lời các câu hỏi liên quan đến lãnh vực này.

100

1. Các khái niệm cơ bản và định nghĩa

 Thông tin - Information

Thông tin là dữ liệu đã đƣợc xử lý để làm

Dữliệu 50010273 50100298 59900012 50200542 50000075

Nguyễn Trung Tiến Lê Việt Hùng Trần Hùng Việt Hồ Xuân Hƣơng Bùi Đức Duy

MT00 MT01 MT99 MT02 MT00

20 19 21 18 20

 Dữ liệu trong ngữ cảnh.  Dữ liệu đƣợc tổng hợp / xử lý.

 Siêu dữ liệu – metadata

Siêu dữ liệu là dữ liệu dùng để mô tả các tính chất / đặc tính của dữ liệu khác (dữ liệu về dữ liệu).

 Các đặc tính: định nghĩa dữ liệu, cấu trúc

tăng sự hiểu biết của ngƣời sử dụng.

Thôngtin:dữliệutrongngữcảnh Họ và tên sinh viên Mã sinh viên Nguyễn Trung Tiến 50010273 Lê Việt Hùng 50100298 Trần Hùng Việt 59900012 Hồ Xuân Hƣơng 50200542 Bùi Đức Duy 50000075

Lớp MT00 MT01 MT99 MT02 MT00

Tuổi 20 19 21 18 20

101

102

dữ liệu, qui tắc / ràng buộc.

17 19/04/2010

1. Các khái niệm cơ bản và định nghĩa

2. Các loại cơ sở dữ liệu

 CSDL cá nhân

SiêudữliệuchotậpdữliệuKHACHHANG

personaldatabase  CSDL riêng.  CSDL nhóm làm việc

Data Item

Value

Min Max Description

workgroupdatabase  Mạng cục bộ (ít hơn 25 NSD)

 CSDL phòng ban

Name Type MaKH Character Hoten Character DiachiCharacter

Length 8 30 3

Mã khách hàng Họ tên khách hàng Địa chỉ

departmentdatabase  Mạng cục bộ (từ 25 đến 100 NSD)

 CSDL xí nghiệp

enterprisedatabase  Mạng diện rộng (hàng trăm hoặc hàng

103

104

ngàn NSD)

3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Các chức năng của hệ quản trị CSDL

 Lƣu trữ, truy xuất và cập nhật dữ liệu

 Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu (DDL - DataDefinitionLanguage)  Ngôn ngữ thao tác dữ liệu (DML- DataManipulationLanguage).

 DBMS – DataBaseManagementSystem Hệ quản trị CSDL là tập hợp các chƣơng trình dùng để quản lý cấu trúc và dữ liệu của CSDL và điều khiển truy xuất dữ liệu trong CSDL.

 Cho phép ngƣời sử dụng định nghĩa, tạo lập và bảo trì CSDL và cung cấp các truy xuất dữ liệu.

 Quản lý giao tác (transactionmanagement).  Điều khiển tƣơng tranh (concurrencycontrol)  Chép lƣu và phục hồi dữ liệu.  Bảo mật dữ liệu

 Ngôn ngữ điều khiển dữ liệu (DCL-DataControlLanguage).

 Hỗ trợ truyền thông dữ liệu.  Duy trì tính toàn vẹn / nhất quán dữ liệu.  Cung cấp các tiện ích.

105

106

3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Sự phát triển các hệ CSDL

 Hệ thống tập tin (flatfile): 1960 - 1980

Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu: Tạo cấu trúc của bảng Customer CREATE TABLE CUSTOMER

 Hệ CSDL phân cấp (hierarchical): 1970 - 1990

 Hệ CSDL mạng (network): 1970 - 1990

VARCHAR(20),

 Hệ CSDL quan hệ (relational): 1980 - nay

(CUST_ID NUMBER(11,0) NOT NULL, NAME VARCHAR(25) NOT NULL, ADDRESS VARCHAR(30), CITY CONSTRAINT PK_CUSTOMER PRIMARY KEY (CUST_ID));

 Hệ CSDL hƣớng đối

Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: Liệt kê mã, tên và địa chỉ của các khách hàng thuộc thành phố „HCM‟

 Hệ CSDL đối tƣợng - quan hệ (object-relational):

SELECT CUST_ID, NAME, ADDRESS FROM CUSTOMER WHERE CITY = „HCM‟;

tƣợng (object-oriented): 1990 - nay

Ngôn ngữ điều khiển dữ liệu: Cho phép ngƣời sử dụng Tien và Truc đƣợc phép xem và thêm dữ liệu vào bảng Customer

 Kho dữ liệu (datawarehouse): 1980 - nay

GRANT SELECT, INSERT ON CUSTOMER TO TIEN, TRUC;

 Web-enabled: 1990 - nay

107

108

1990 - nay

18 19/04/2010

4. CÁC MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU

A. Mô hình thực thể-mối quan hệ

 Các thành phần của mô hình thực thể-mối quan hệ

A. Mô hình thực thể-mối quan hệ (ER)

Tập thực thể và các thuộc tính. Mối quan hệ và các thuộc tính.

entity-relationshipmodel  Mô hình thực thể-mối quan hệ là cách tiếp cận chính để mô hình hóa dữ liệu ý niệm (conceptualdatamodeling).

 Mô hình ER là công cụ giao tiếp giữa ngƣời thiết kế CSDL và ngƣời sử dụng cuối cùng để xây dựng CSDL trong giai đoạn phân tích.

 Mô hình ER đƣợc dùng để xây dựng mô hình dữ liệu ý niệm (conceptualdatamodel) nhằm biểu diễn cấu trúc và các ràng buộc của CSDL.

109

110

Relationship symbols

A. Mô hình thực thể-mối quan hệ

Entity symbols

Attribute symbols

A special entity that is also a relationship

Relationshi p degrees specify number of entity types involved

Sơ đồ thực thể-mối quan hệ (ERD - Entity-Relationship Diagram)

Relationship cardinalities specify how many of each entity type is allowed

111

112

Thực thể

 tập thực thể

 Thểhiệnthựcthể(entityinstance)

Thểhiệnthựcthể là ngƣời, vị trí, đối tƣợng, sự kiện, khái niệm (thƣờng tƣơng ứng với một hàng của bảng).  Thực thể nên là

entitytype tập thực thể là tập hợp các thực thể thuộc cùng một loại (thƣờng tƣơng ứng với một bảng).

Đƣợc biểu diễn bằng hìnhchữnhật.

 đối tƣợng có nhiều thể hiện trong CSDL.  đối tƣợng có nhiều thuộc tính.  đối tƣợng cần đƣợc mô hình hóa.

 Thực thể không nên là

 ngƣời sử dụng của hệ CSDL.  kết xuất của hệ CSDL (ví dụ bản báo cáo).

 Đặc điểm của thực thể là tính phân biệt (distinctness): có thể phân biệt giữa thực thể này với thực thể khác.

113

114

19 19/04/2010

Thuộc tính

 Thuộc tính

 Thuộc tính đơn và thuộc tính phức hợp

Thuộc tính đơn (simple attribute)

là thuộc tính không bị phân rã thành nhiều thuộc tính khác.

attribute Thuộctính là một đặc tính / tính chất của một tập thực thể (thƣờng tƣơng ứng với một vùng tin trong một bảng).

 Đƣợc biểu diễn bằng hìnhbầudục.

 Các loại thuộc tính

Thuộc tính phức hợp (composite attribute) là thuộc tính bị phân rã thành nhiều thuộc tính khác.

 Thuộc tính bắt buộc và thuộc tính tùy chọn.  Thuộc tính đơn và thuộc tính phức hợp.  Thuộc tính đơn trị và thuộc tính đa trị.  Thuộc tính chứa và thuộc tính dẫn xuất.  Thuộc tính khóa và thuộc tính không khóa.

115

116

Thuộc tính

 Thuộc tính đơn trị và thuộc tính đa trị

Thuộctínhđơntrị(single-valuedattribute)

là thuộc tính chỉ chứa một giá trị.

Thuộc tính đơn

Thuộc tính phức hợp

Thuộctínhđatrị (multivaluedattribute) là thuộc tính chứa nhiều giá trị khác nhau thuộc một miền trị, đƣợc biểu diễn bằng hìnhbầudụcnétđôi.

117

118

Thuộc tính

 Thuộc tính chứa và thuộc tính dẫn xuất

Thuộc tính đơn trị

Thuộctínhchứa (storedattribute) là thuộc tính mà giá trị của nó không đƣợc suy dẫn từ các thuộc tính khác.

Thuộc tính dẫn xuất

Thuộc tính đa trị

Thuộctínhdẫnxuất (derivedattribute) là thuộc tính mà giá trị của nó đƣợc suy dẫn từ các thuộc tính khác, đƣợc biểu diễn bằng hìnhbầu dụcnétđứt.

Thuộc tính chứa

119

120

20 19/04/2010

Khóa

 Khóa đơn và khóa phức hợp

Khóađơn(simplekey) là khóa chỉ có một thuộc

Khóa phức hợp (composite key) là khóa có

tính.

 Khóa / thuộc tính xác định key/identifier Khóa là một thuộc tính hoặc tổ hợp các thuộc tính dùng để xác định duy nhất một thể hiện của một tập thực thể.  Thuộc tính khóa và thuộc tính không khóa

 Khóa dự tuyển

Thuộctínhkhóalà thuộc tính ở trong khóa.

 keyattribute/primeattribute/ identifierattribute  Thuộc tính khóa đƣợcgạchdƣới.

candidatekey Khóadựtuyểnlà khóa của một tập thực thể.  Một tập thực thể có ít nhất một khóa dự tuyển.

Thuộc tính không khóa (non-key attribute) là

nhiều hơn một thuộc tính.

là thuộc tính

môtả(descriptor).

121

122

Khóa

 Khóa chính (primary key)

Khóa chính là một khóa tiêu biểu trong các khóa dự tuyển của một tập thực thể.

Khóa đơn

Một tập thực thể chỉ có một khóa chính.

Khóa chính dùng để liên kết giữa các thực

thể.

Thuộc tính không khóa

Khóa phức hợp

123

124

Mối quan hệ

 Kiểu mối quan hệ

 relationshiptype  Kiểumốiquanhệlà sự liên kết giữa các tập thực

thể.

Hai thực thể có nhiều mối quan hệ

 Đƣợc biểu diễn bằng hìnhthoi.  Mối quan hệ có thể có nhiều thuộc tính dùng để mô tả các đặc tính của sự liên kết giữa các thực thể.

 Hai thực thể có thể có nhiềukiểu mối quan hệ giữa

chúng.

Mối quan hệ có thuộc tính

125

126

thuộc tính không ở trong khóa.  Thuộc tính không khóa còn đƣợc gọi

21 19/04/2010

Mối quan hệ

 Bậc / ngôi của mối quan hệ

degree/arityofrelationship Bậccủa mối quan hệ là sốlƣợngtậpthựcthể

 Các loại mối quan hệ

Entities of two different types related to each other

One entity related to another of the same entity type

Entities of three different types related to each other

 Mối quan hệ 1-ngôi (unaryrelationship)  Mối quan hệ 2-ngôi (binaryrelationship)  Mối quan hệ 3-ngôi (ternary relationship): 3 tập thực thể đồngthờitham gia vào mối quan hệ.

127

128

Mối quan hệ

Mối quan hệ 2-ngôi

Mối quan hệ 1-ngôi

129

130

tham gia đồngthờivào mối quan hệ này.

3. Mối quan hệ giữa các tập thực thể

Mối quan hệ

Bản số

 Mục đích:

 Để diễn tả tần suất xuất hiện của các phần tử của tập thực thể

trong một mối quan hệ.

 Định nghĩa:

 bản số (Cardinality) là một cặp số nguyên dƣơng (i,j), chứa số tối thiểu và số tối đa trƣờng hợp có thể có của các phần tử của tập thực thể tham gia vào mối quan hệ.

 Bản số của tập thực thể nào thì đƣợc ghi trên nhánh của tập

thực thể đó.

 Nếu i,j nhận giá trị lớn hơn 1 thì quy ƣớc thay chúng bởi ký tự

Mối quan hệ 3-ngôi

132

131

22 19/04/2010

3. Mối quan hệ giữa các tập thực thể

Bản số (tiếp)

a. Giả sử mỗi ngƣời phải ở và chỉ ở trong một nhà, khi đó bản số của các tập thực thể NGƢỜI và NHÀ qua mối quan hệ Ở là (1,1)-------(1,n)

( , ) 1 1

( , ) 1 n

NGƢỜI

Ở Năm

-Họ tên -Số CMND

NHÀ - Số nhà - Đường - Dtích

b. Bản số của tập thực thể NGƢỜI trong mối quan hệ Kết hôn của công dân Việt nam

( , ) 0 1

NGƢỜI

Kết hôn

-Năm

-Họ tên -Số CMND -Gtính

0 1( , )

133

134

3. Mối quan hệ giữa các tập thực thể

Bản số trực tiếp giữa các tập thực thể

MốiquanhệISA:ChohaitậpthựcthểAvàB.TanóiA cómốiquanhệISAvớiBnếumỗithựcthểtrongAcũng làmộtthựcthểtrongB(còngọilàAlàconcủaB).

 Định nghĩa: Giả sử tập thực thể E1 có bản số trong mối quan hệ là (i1:j1); tập thực thể E2 có bản số trong mối quan hệ là(i2:j2). Khi đó bản số trực tiếp giữa hai tập thực thể E1,E2 là (j2:j1).

Ký hiệu

Ví dụ

135

136

3. Mối quan hệ giữa các tập thực thể

4. Một vài nhận xét để rà soát lại mô hình ER

a. Đối tƣợng nào có thể làm tập thực thể?

 Một đối tƣợng có thể làm tập thực thể nếu nó đƣợc tạo

thành từ một lớp các cá thể tƣơng ứng.

b. Yếu tố TT gì có thể làm thuộc tính cho một tập thực thể?  Các thông tin đặc trƣng để xác định các thực thể trong một tập thực thể đều có thể làm thuộc tính cho tập thực thể đó.  Để tránh nhầm lẫn khi xác định thuộc tính cho một tập thực thể, ta đặt hệ thống thông tin ở trạng thái tĩnh và xem thử thuộc tính đó có nguy cơ bị phá vỡ không. Nếu có, thì thuộc tính đó là một tập thực thể hoặc là thuộc tính của một tập thực thể khác.

c. Loại bỏ các thuộc tính vô nghĩa

 Loại bỏ các thông tin không bao giờ sử dụng đến.

137

138

23 19/04/2010

4. Một vài nhận xét để rà soát lại mô hình ER

 d. Tính độc lập của các thuộc tính

 Thuộc tính của một tập thực thể không đƣợc suy từ những

thuộc tính khác của tập thực thể đó.

f. Tách thuộc tính có dung lƣợng lớn  Nếu một thuộc tính của tập thực thể có nhiều giá trị, mỗi giá trị chiếm một dung lƣợng lớn và lặp lại nhiều lần thì nên tách thành một tập thực thể riêng có tên là và có hai thuộc tính là: Mã + và Tên +

 e. Xác định thuộc tính khóa

 Trong mỗi tập thực thể nên chọn khóa chỉ có một thuộc tính để tiện việc xử lý. Nếu trong tập thực thể không có một thuộc tính nào để làm khóa thì nên áp đặt một thuộc tính bên ngoài để làm khóa. Thông thƣờng thuộc tính áp đặt này có dạng: Mã +

139

140

4. Một vài nhận xét để rà soát lại mô hình ER

h. Xử lý một nhóm thuộc tính lặp nằm trong một tập thực thể  Nếu trong một tập thực thể có một nhóm thuộc tính lặp thì tách

g. Xử lý một thuộc tính lặp nằm trong một tập thực thể  Nếu trong tập thực thể có thuộc tính lặp (đa trị) thì tách thuộc tính

chúng (các thuộc tính lặp) thành một tập thực thể riêng.

 Tập thực thể này nhận các thuộc tính lặp làm thuộc tính và nhận

thuộc tính khóa của tập thực thể gốc làm khóa.

này thành một tập thực thể có tên là và có hai thuộc tính là Mã + và Tên + .

 Ví dụ: một bệnh nhân có thể có nhiều: triệu chứng, ngày khám và

bác sĩ khám. Trong trƣờng hợp dƣới đây chúng ta chuyển các thuộc tính lặp này thành một tập thực thể riêng.

chuyển thành

141

142

4. Một vài nhận xét để rà soát lại mô hình ER

B. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ

 Quanhệ(relation) là một bảng dữ liệu hai chiều bao gồm nhiều hàng (mẩu tin) và nhiều cột (thuộc tính hoặc vùng tin).  Mỗi hàng là duy nhất: không thể có hai hàng

i. Các tập thực thể có mối quan hệ ISA  Khi một thuộc tính của tập thực thể mà chỉ có một số phần tử có giá trị, nếu phần tử nào có giá trị thì có thêm một số thuộc tính riêng của nó thì chuyển thành một tập thực thể riêng có tên là và có thuộc tính là các thuộc tính riêng của nó. Tập thực thể gốc gọi là tập thực thể Cha, tập thực thể đƣợc tách ra gọi là tập thực thể Con.

Ví dụ

 Thứ tự của các hàng là không quan trọng.  Thứ tự của các cột là không quan trọng.  Không phải mọi bảng đều là quan hệ. Quan hệ là một bảng không chứa các hàng giống hệt nhau.

143

144

có cùng các giá trị ở tất cả vùng tin.

24 19/04/2010

B. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ

Các định nghĩa cơ bản

• Do Codd đề xuất năm 1970

• Được hoàn thiện và sử dụng rộng rãi trong các

a. Quan hệ: • Cho D1, D2,..., Dn là n miền giá trị của các thuộc

hệ quản trị cơ sở dữ liệu thương mại.

• Có nhiều ưu điểm:

tính A1, A2, ..., An. Một quan hệ r trên các miền D1, D2, ..., Dn là một tập con của tích đê-cat D1 x D2 x... x Dn. – Nghĩa là, quan hệ r sẽ bao gồm những n-bộ  D1 x D2 x... x Dn, di Di.

– Một quan hệ thường được mô tả bởi một bảng hai

chiều các giá trị, đó là tập hợp các bộ của quan hệ tại một thời điểm nào đó.

145

146

– đơn giản, – chặt chẻ, – tính độc lập giữa dữ liệu và chương trình cao, – cung cấp cho các ngôn ngữ truy cập dữ liệu ở mức cao, dễ sử dụng.

B. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ B. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ

Các định nghĩa cơ bản (tiếp)

b. Lược đồ quan hệ

Một lược đồ quan hệ là sự hợp thành bởi hai yếu tố:

• Một cấu trúc, gồm tên lược đồ quan hệ và một

danh sách các thuộc tính.

c. Phụ thuộc hàm • Định nghĩa: cho lược đồ quan hệ R(A1,...,An), X, Y là hai tập thuộc tính của R. Y được gọi là phụ thuộc hàm vào X (hoặc X xác định hàm Y), ký hiệu X  Y, nếu mỗi bộ của quan hệ r trên R các giá trị của X xác định duy nhất các giá trị của Y

• Một tập hợp các ràng buộc, tức là các điều kiện mà mọi quan hệ trong lược đồ đều phải thoả mãn.

• Ý tưởng của phụ thuộc hàm: mỗi phần tử của một lớp đối tượng nào đó sẽ được xác định thông qua một đại diện của một số lớp đối tượng khác.

• Ký hiệu R(A1, A2, ..., An)

147

148

B. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ B. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ

Các định nghĩa cơ bản (tiếp)

MÔN HỌC

PHÕNG HỌC

Công nhân

Xí nghiệp

(1,1)

(0,n)

thuộc

Dạy học

MaCN Hten

MaXN TenXN

GIÁO VIÊN

LỚP HỌC

• Với quy tắc quản lý: "mỗi công nhân luôn

• Ta có các phụ thuộc hàm:

thuộc về một xí nghiệp nào đó. Biết được một công nhân thì sẽ biết được xí nghiệp".

• Ta có các phụ thuộc hàm:

– (LỚP HỌC, MÔN HỌC)  GIÁO VIÊN – (LỚP HỌC, MÔN HỌC)  PHÒNG HỌC

• Nếu hai tập thực thể có quan hệ ISA với nhau, giả sử (E1 isa E2) thì ta luôn luôn có E1E2

149

150

MaXN  TenXN – MaCN  Hten – Công nhân  Xí nghiệp

25 19/04/2010

B. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ C. MÔ HÌNH DỮ LIỆU HƢỚNG ĐỐI TƢỢNG

Tập hợp các lược đồ cơ sở dữ liệu được

1. Giới thiệu chung Mô hình tổ chức dữ liệu của một HTTT • Phát triển vào cuối những năm 1980

chuyển đổi từ mô hình quan niệm về dữ liệu của hệ thống thông tin đó.

• Các khái niệm CSDL hƣớng đối tƣợng đã hình thành 1 cách tự nhiên.

Mô hình này sẽ cho biết các dữ liệu với các cấu trúc dữ liệu tương ứng của hệ thống.

151

152

• Hình thành đồng thời các khái niệm của ngƣời lập trình hƣớng đối tƣợng.

C. MÔ HÌNH DỮ LIỆU HƢỚNG ĐỐI TƢỢNG C. MÔ HÌNH DỮ LIỆU HƢỚNG ĐỐI TƢỢNG

3. Thuộc tính và phƣơng thức • Việc khai báo các thuộc tính thể hiện cấu trúc của lớp đƣợc khai báo. • Mỗi thuộc tính có thể là thuộc tính đơn trị hoặc thuộc 2. Lớp, đối tƣợng và định danh đối tƣợng • Lớp đƣợc hiểu nhƣ là một tập các thực thể, hay các đối tƣợng có cùng các đặc tính và hành vi giống nhau. Các đặc tính này đƣợc mô tả nhƣ các thuộc tính bên trong 1 lớp đối tƣợng. • Các hành vi  các phƣơng thức (methods) đƣợc tính đa trị (sử dụng từ khoá “set” để khai bào). • Một thuộc tính có thể là 1 thuộc tính phức hợp: là thực hiện trên mỗi đối tƣợng của lớp đó. • Mỗi đối tƣợng trong 1 lớp đƣợc xác định thông qua thuộc tính đƣợc xác định từ tập các thuộc tính khác (sử dụng từ khoá “tuple” để khai báo). tên của đối tƣợng.

153

154

• Việc khai báo các phƣơng thức của mỗi đối tƣợng trong 1 lớp nhằm phản ánh các hành vi đƣợc thực hiện trên mỗi đối tƣợng thuộc lớp đó. • Sử dụng thuộc tính định danh OID (Object Identifier) để xác định tên duy nhất cho các đối tƣợng trong mỗi lớp.

Ví dụ: Mô hình ER mở rộng

Id_SV

(1 , n)

(1 , 1)

Hoctai

LOP

Class properties

{khai báo các thuộc tính}

Siso

TDNN

Operations

Id_Lop

Ten

{khai báo các phương thức}

end .

 Mô hình hƣớng đối tƣợng:

156

155

C. MÔ HÌNH DỮ LIỆU HƢỚNG ĐỐI TƢỢNG C. MÔ HÌNH DỮ LIỆU HƢỚNG ĐỐI TƢỢNG Mẫu đặc tả cho 1 lớp có thể đƣợc xác định nhƣ sau:

26 19/04/2010

Class SV

Class LOP

string; string; integer; set(SV); { tập các OID của các SV Hoctai LOP}

string; string; Date; set(string); set( tuple( NN : string; CB : char(1))); LOP; { mang giá trị OID của class LOP}

properties Id_Lop : Ten : Siso : Hoctai : operations ………….

End LOP;

properties Id_SV : HT : NS : ST : TDNN : Hoctai : operations ……….

End SV; {=======================================}

157

158

C. MÔ HÌNH DỮ LIỆU HƢỚNG ĐỐI TƢỢNG C. MÔ HÌNH DỮ LIỆU HƢỚNG ĐỐI TƢỢNG

CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN NỘI DUNG

1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG KHI NGHIÊN CỨU HTTT

2. YÊU CẦU ĐẶT RA ĐỐI VỚI HTTT TIN HỌC HÓA

CHƢƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

3. QUY MÔ TIN HỌC HÓA

4. VAI TRÕ CỦA NHỮNG NGƢỜI THAM GIA PHÁT TRIỂN

HTTT

5. NGHIÊN CỨU HIỆN TRẠNG HTTT

6. PHÂN TÍCH MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN

7. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

8. MÔ HÌNH HOÁ CÁC TIẾN TRÌNH CỦA HỆ THỐNG

9. KỸ THUẬT PHÂN MỨC

160

159 1. Một số vấn đề chung khi nghiên cứu hệ thống

 b. Sai lầm về dữ liệu:

Trong thực tế gần 75% các HTTT lớn và phức tạp đã hoạt động yếu kém, không đạt đƣợc mục tiêu đề ra ban đầu. Lý do:

Dữ liệu trong hệ thống không thống nhất, không đầy đủ hoặc không thích hợp cho mục đích của hệ thống, đôi khi còn sai lệch vô nghĩa.

 a. Sai lầm về thiết kế:

 c. Hoạt động yếu kém:

 Không hiểu biết đầy đủ các yêu cầu về thông tin của tổ chức  Nhiều chức năng của tổ chức không đƣợc đáp ứng  Giao diện ngƣời-máy nghèo nàn, khó sử dụng.  Cấu trúc rối rắm, phức tạp khó bảo trì và hạn chế công việc

phát triển.

hệ thống hoạt động không hiệu quả, làm mất nhiều thời gian để bảo trì sửa chữa, chƣa đáp ứng chức năng của một hệ hỗ trợ ra quyết định. Không đạt đƣợc yêu cầu các chuẩn về thông tin, ngƣời dùng không muốn sử dụng.

 d. Không bảo đảm tính năng hoàn vốn đầu tƣ:

 Chƣơng trình không mềm dẻo. Nguyên nhân của sai lầm về thiết kế là do việc phân tích về hệ thống không đầy đủ.

HT hoạt động với chi phí cao, tốn kém nhân lực. Đôi khi không sử dụng hệ thống còn tốt hơn, nhanh hơn.

161

162

27 19/04/2010

1. Một số vấn đề chung khi nghiên cứu hệ thống

2. Yêu cầu đặt ra đối với HTTT tin học hóa

 Hệ thống thông tin tin học hoá phải có chức năng hỗ trợ ra quyết định và giảm thời gian ra quyết định.

 Hệ thống thông tin tin học hoá phải cho sản

 Không ngừng hoàn thiện và phát triển công nghệ, tăng cƣờng sử dụng các công cụ tiện ích để tự động hoá ngày càng nhiều các hoạt động phát triển,... làm cho hệ thống có tính mở (openning) cao.

Làm sao để khắc phục các vấn đề trên?  Nâng cao kỹ năng của các nhà phát triển hệ Yêu cầu từ phía chủ đầu tƣ?  Hệ thống thông tin tin học hoá phải phù hợp thống. với chiến lƣợc hoạt động của tổ chức.

 Hoàn thiện quá trình quản lý các dự án phát

 Khả năng hoàn vốn đầu tƣ

phẩm hoặc dịch vụ mới tốt hơn.

163

164

triển phần mềm.

2. Yêu cầu đặt ra đối với HTTT tin học hóa

3. Quy mô tin học hóa

 Trình độ quản lý của tổ chức cao hay thấp.

 Quy mô hoạt động của tổ chức

Yêu cầu từ phía ngƣời sử dụng?  HTTT phải có nhiều khả năng  HTTT phải dễ sử dụng và có ích thực sự cho Quy mô tin học hoá của một tổ chức cho biết trình độ quản lý và mức độ tin học hoá của tổ chức đó, nó phụ thuộc vào các yếu tố sau:  Tổ chức có nhu cầu tin học hoá nhiều hay ít. ngƣời sử dụng

 Hệ thống phải có độ tin cậy cao Quan niệm đúng đắn nhất là:  HTTT tồn tại ngay trong hoạt động của tổ chức, nó phục vụ cho mục đích chiến lƣợc của tổ chức sau đó mới đến nhu cầu cụ thể của ngƣời sử dụng.

165

166

Trong thực tế việc tin học hoá một hệ thống thông tin xảy ra một trong hai dạng: tin học hoá toàn thểvà tin học hoá từng bộ phận.

4. Vai trò của những ngƣời tham gia phát triển HTTT

 a. Ngƣời quản lý hệ thống thông tin

 là những ngƣời đƣợc lãnh đạo của tổ chức giao trách

 Có kỹ năng phân tích

nhiệm đƣa ra các yêu cầu chi tiết cho phân tích viên và triển khai tổ chức thực hiện khi hệ thống hoạt động.

 b. Ngƣời phân tích hệ thống

 Có kỹ năng kỹ thuật

 Có kỹ năng quản lý

 là ngƣời chủ chốt trong quá trình phát triển hệ thống  là ngƣời sẽ quyết định vòng đời của hệ thống.  trong các HTTT vừa và nhỏ một phân tích viên có thể là

ngƣời lập trình của hệ thống.

 Có kỹ năng giao tiếp

 đối với các HTTT lớn thì bộ phận phân tích viên phải là

một tập thể, vì nhƣ thế mới có đủ khả năng nắm bắt các lĩnh vực và hoạt động của tổ chức.

167

168

Một phân tích viên đƣợc gọi là có năng lực nếu hội đủ các điều kiện sau:

28 19/04/2010

5. Nghiên cứu hiện trạng HTTT

Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng:  Tìm hiểu môi trƣờng xã hội, kinh tế và kỹ thuật của HT.

Tóm lại, mục đích của việc nghiên cứu hiện trạng là trả lời cho đƣợc các câu hỏi sau:

Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản của HT.  Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp quyền hạn trong tổ chức  Thu thập, nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các file dữ liệu

 Hệ thống đang làm gì?  Gồm những công việc gì?  Đang quản lý cái gì?  Những công việc trong hệ thống do ai làm? Làm ở

cùng với các phƣơng thức xử lý các thông tin đó.

đâu? Khi nào làm?

 Mỗi công việc đƣợc thực hiện nhƣ thế nào? Mỗi công

 Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý  Thu thập và tìm hiểu các chứng từ giao dịch. Mô tả các luồng

việc liên quan đến dữ liệu nào?

thông tin và tài liệu giao dịch.

 Thống kê các phƣơng tiện và tài nguyên đã và có thể sử

dụng.

 Thu thập và tìm hiểu các ý kiến khen chê về HTTT cũ và

 Chu kỳ, tần suất, khối lƣợng công việc?  Đánh giá các công việc hiện tại: tầm quan trọng nhƣ thế nào? Các thuận lợi, khó khăn? Nguyên nhân dẫn đến khó khăn?

những yêu cầu, đòi hỏi về hệ thống tƣơng lai.

 Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

169

170

5. Nghiên cứu hiện trạng HTTT

Các khái niệm và thuật ngữ  Quy tắc nghiệp vụ :

 Một chức năng đƣợc hiểu là một hoặc nhiều

 là những quy định hoặc những hƣớng dẫn mà chúng sẽ chi phối các hoạt động của tổ chức nhằm bảo đảm cho hoạt động của tổ chức đạt đƣợc các mục tiêu đề ra trong những điều kiện cụ thể. Các quy tắc nghiệp vụ đƣợc chia làm 3 loại:

 Quy tắc về quản lý: là các quy tắc quy định mục tiêu và ràng buộc của hệ thống. Các quy tắc này có thể đƣợc áp đặt từ bên ngoài hệ thống, cũng có thể là do tổ chức quy định

Các kỹ thuật thu thập thông tin Các khái niệm và thuật ngữ  Chức năng-Công việc

 Quy tắc về tổ chức: là các quy tắc liên quan đến giải pháp hoạt

động của hệ thống. Đây là các quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ để đạt đƣợc mục tiêu trong điều kiện của tổ chức.

 Quy tắc về kỹ thuật: là các quy tắc liên quan đến các yêu cầu kỹ

thuật để bảo đảm sự hoạt động của hệ thống.

 Những tác động trực tiếp lên dữ liệu và thông tin thƣờng đƣợc nhắc đến nhƣ: cập nhật, lƣu trữ, truyền thông tin, xử lý và biểu diễn thông tin

171

172

công việc nhằm thực hiện một nhiệm vụ ở một phạm vi nào đó có tác động trực tiếp lên dữ liệu và thông tin của hệ thống đó.

5. Nghiên cứu hiện trạng HTTT

Các phƣơng pháp nghiên cứu hiện trạng  b. Phƣơng pháp điều tra bằng phiếu thăm dò

 thƣờng đƣợc sử dụng trong xã hội học,

 ít đƣợc sử dụng,

những điều tra mang tính vĩ mô.

Các phƣơng pháp nghiên cứu hiện trạng a. Phƣơng pháp quan sát:phân tích viên có thể quan sát trực tiếp hoặc gián tiếp và ghi chép lại các yêu cầu sau:  Các bộ phận trong tổ chức  Mối quan hệ nghiệp vụ giữa các bộ phận trong tổ chức  Các hoạt động tác nghiệp của mỗi bộ phận  Cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ

 chỉ thích hợp với mục đích điều tra tần suất

phận

 Khối lƣợng công việc của mỗi bộ phận  Những yếu tố bất thƣờng để xác định tính khả thi của

 chỉ sử dụng để lấy những thông tin mang

dự án mà trong giai đoạn lập kế hoạch trƣớc đây chúng ta chƣa lƣờng đƣợc hết.

trong nghiên cứu khả thi.

173

174

tính định hƣớng.

29 19/04/2010

5. Nghiên cứu hiện trạng HTTT

Các phƣơng pháp nghiên cứu hiện trạng (tt)  c. Phƣơng pháp phỏng vấn

 Thƣờng đƣợc sử dụng trong các hệ thống

Các kỹ thuật thu thập thông tin Các khái niệm và thuật ngữ  Điểm công tác: Là các điểm, đầu mối phát sinh hoặc

và phát sinh thông tin

 Điểm công tác ngoài: là nơi phát sinh hoặc thu nhận

 Mang lại những thông tin xác thực và chi tiết cho quá trình phân tích và thiết kế.

thông tin.

 Tài liệu: đƣợc dùng với ý nghĩa là giá mang thông

 Phỏng vấn 2 đối tƣợng: Ban lãnh đạo (tph QĐ)và các điểm công tác (Tph Thông tin).

thu nhận thông tin. Có hai loại điểm công tác:  Điểm công tác trong: có thể là nơi lƣu trữ, xử lý, thu nhận thông tin kinh tế xã hội

nhƣ các file dữ liệu, ảnh số,...

175

176

tin đƣợc sử dụng trong hệ thống.  Ví dụ: tài liệu giấy nhƣ hoá đơn, hồ sơ,...; tài liệu số hoá

5. Nghiên cứu hiện trạng HTTT

c. Phƣơng pháp phỏng vấn  Phỏng vấn lãnh đạo: Mục đích là nắm các

 Phỏng vấn các điểm công tác: Mục đích thu thập các thông tin chi tiết liên quan đến các hoạt động cụ thể và tất cả các thông tin liên quan đến hệ thống thông tin.

Tại mỗi điểm công tác cần phải mô tả và liệt kê các quy trình của công việc phải thực hiện. Mỗi qui trình phải nắm cho đƣợc:  Phƣơng thức hoạt động: tự động, thủ công, bán tự động.  Thông tin và khối lƣợng thông tin liên quan đến công việc,

các quy tắc thực hiện công việc.

 Các số liệu chung - Chúng sẽ cho biết quy mô

 Điều kiện khởi động: khi nào, với điều kiện nào thì công

thông tin chung nhất của tổ chức:  Nhiệm vụ chung của tổ chức  Sơ đồ tổ chức - Chúng sẽ cho danh sách các điểm công tác và vai trò của chúng trong hệ thống

việc đƣợc khởi động.

 Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến

 Thời gian và chu kỳ thực hiện công việc

của hệ thống

177

178

hệ thống thông tin sắp đƣợc xây dựng

5. Nghiên cứu hiện trạng HTTT

 d. Tổ chức phỏng vấn

c. Phƣơng pháp phỏng vấn

 thông báo trƣớc thời gian, địa điểm và nội dung phỏng vấn với

 Ngoài ra, phân tích viên cũng phải nắm:

ngƣời đƣợc phỏng vấn.

 Ngôn ngữ công việc tại mỗi điểm công tác

 phải tạo quan hệ tốt với ngƣời đƣợc phỏng vấn.  Cần mở đầu hợp lý, biểu lộ thiện cảm, sự tin cậy và tôn trọng

đối với ngƣời đƣợc phỏng vấn.

 Sau khi phỏng vấn xong, phân tích viên phải tóm tắt nội dung

đã phỏng vấn

 khẳng định các thoả thuận, để ngỏ khả năng tranh luận để

 Các luồng thông tin tác nghiệp đi từ điểm

phát huy tính tích cực của ngƣời đƣợc phỏng vấn.

để thiết kế giao diện ngƣời-máy giữa ngƣời sử dụng với hệ thống thông tin tƣơng lai.

 ghi chép lại các thông tin về cuộc phỏng vấn nhƣ: ngƣời đƣợc phỏng vấn, chức vụ, chủ đề phỏng vấn, tên dự án, ai hỏi, thời gian hỏi, địa điểm hỏi, các câu hỏi, các câu trả lời tƣơng ứng, đánh giá của ngƣời phỏng vấn, ngày tháng năm phỏng vấn,...

179

180

công tác này đến điểm công tác khác hoặc đến môi trƣờng ngoài của hệ thống.

30 19/04/2010

5. Nghiên cứu hiện trạng HTTT

Mẫu ghi chép phỏng vấn

e. Nghiên cứu các tài liệu  Qua các tài liệu của hệ thống phân tích viên có

 Các tài liệu nghiên cứu bao gồm:

 Các văn bản pháp quy, quy định về chức năng, nhiệm

vụ của tổ chức và của mỗi điểm công tác.

 Các văn bản pháp quy, quy định về tiêu chuẩn, quy

tắc, phƣơng thức làm việc.

 Các chủ trƣơng chính sách mà tổ chức, mà nhà nƣớc

đã ban hành.

 Các báo cáo, báo biểu, thống kê đã có.

181

182

thể nắm đƣợc: các công việc, các chức năng, các quy tắc làm việc tại mỗi điểm công tác.

Các công việc sau khảo sát hiện trạng

 Tổng hợp các xử lý

 xác định đƣợc các chức năng và dữ liệu của hệ thống: nhƣ

các đối tƣợng, các điểm công tác, các hoạt động.

 Mục đích là làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc của các

yếu tố liên quan đến công việc khi phỏng vấn.

 Có hai cách tổng hợp các xử lý:

 tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức

 Đối với mỗi chức năng cần làm rõ: điều kiện khởi động, kết quả thu đƣợc, thời gian thực hiện, tần số, chu kỳ, các quy tắc phải tuân thủ.  Rà soát lại dữ liệu:

 tổng hợp tách rời các yếu tố tổ chức.

 Tổng hợp các dữ liệu

 Mục tiêu của tổng hợp dữ liệu là liệt kê ra tất cả các dữ liệu có liên quan đến hệ thống nhằm xây dựng một từ điển dữ liệu chung cho toàn nhóm phân tích.

 Tên dữ liệu: do ngƣời phân tích lựa chọn  Định nghĩa về dữ liệu: mô tả bằng lời hoặc bằng công thức  Kiểu dữ liệu (số, chuỗi,...)  Loại: là dữ liệu cơ sở hay dữ liệu đƣợc suy từ dữ liệu khác.  Ràng buộc về giá trị

183

184

b. Tổng hợp kết quả khảo sát a. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát  Làm rõ các chức năng của hệ thống

Các công việc sau khảo sát hiện trạng

Giới thiệu một số nghiên cứu hiện trạng

a. Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng"

c. Hợp thức hoá kết quả khảo sát  Mục đích:

 xác định tính đúng đắn của thông tin và dữ liệu phản ánh yêu

cầu thông tin của hệ thống

 bảo đảm tính pháp lý của nó cho việc sử dụng sau này.  Hợp thức hoá kết quả khảo sát bao gồm các công việc:

 Hoàn chỉnh và trình bày các dữ liệu thu đƣợc để ngƣời sử dụng

xem xét và cho ý kiến.

 Tổng hợp các tài liệu để các nhà quản lý và lãnh đạo đánh giá và

bổ sung.

 Đề đạt thêm một số quy tắc mới (nhƣ các quy tắc về an toàn hệ

thống, các yêu cầu về nhân sự,...)

Một công ty sản xuất bánh kẹo, có nhiều kho để chứa vật tƣ và hàng hoá: . Kho nguyên liệu: chứa đƣờng, bột, hƣơng liệu, bao bì,... . Kho nhiên liệu: chứa xăng, dầu, than . Kho phụ tùng: chứa các thiết bị thay thế . Kho thành phẩm: chứa bánh kẹo đã sản xuất đƣợc Mỗi kho đều có thủ kho chuyên trách. Nhiệm vụ của thủ kho là xuất nhập vật tƣ hàng hoá theo phiếu xuất hoặc phiếu nhập do ngƣời quản lý kho viết ra. Ví dụ, phiếu xuất hoặc phiếu nhập kho thành phẩm do bộ phận kinh doanh viết, phiếu xuất hoặc phiếu nhập kho nguyên liệu do phòng cung ứng viết theo công việc thực tế. Ngoài ra định kỳ, ngƣời thủ kho phải kiểm kê và báo cáo tồn kho từng loại mặt hàng trong kho.

Hợp thức hoá là một khâu không thể bỏ qua, nếu không có thể sẽ đối mặt với những khó khăn không lƣờng khi triển khai dự án.

185

186

31 19/04/2010

Giới thiệu một số nghiên cứu hiện trạng

Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng" (tiếp)

Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng" (tiếp) Báo cáo tồn kho đƣợc dùng với mục đích sau:

. Để làm kế hoạch sản xuất, ví dụ xem xét khả năng có thể đáp ứng một hợp đồng không. . Đối chiếu với các chứng từ xuất nhập xem tồn kho trên thực tế có phù hợp với tồn kho theo chứng từ hay không. Công việc này nhằm mục đích xem có thất thoát về vật tƣ hoặc có nhầm lẫn về chứng từ không. . Để bảo đảm sản xuất ổn định, một số mặt hàng và vật tƣ phải đạt đƣợc một độ dự trữ lớn hơn một mức nào đó đƣợc gọi là dự trữ tối thiểu, nếu mức dự trữ này thấp hơn thì quản lý kho phải làm đơn đặt hàng bổ sung. Một số mặt hàng nào đó cũng quy định một mức gọi là dự trữ tối đa, nếu tồn kho vƣợt quá mức này thì phải có biện pháp khắc phục để tránh đọng vốn trên nguyên vật liệu hoặc hàng hoá không tiêu thụ đƣợc.

Nếu có sự không phù hợp với giữa tồn kho theo thực tế và tồn kho theo chứng từ thì hoặc có sự thất thoát về vật tƣ hàng hoá hoặc có sự nhầm lẫn về chứng từ. Cần kiểm tra. Để tiện theo dõi xuất nhập theo chứng từ, thủ kho lập cho mỗi mặt hàng một thẻ kho. Mỗi lần xuất hoặc nhập hàng đều ghi vào thẻ kho đó số lƣợng xuất, số lƣợng nhập, số lƣợng tồn kho tƣơng ứng. Bản báo cáo tồn kho có dạng nhƣ trong tài liệu A và thẻ khó có dạng nhƣ trong tài liệu B. Ngƣời quản lý kho không trực tiếp xuất nhập hàng hoá mà chỉ là nơi phát sinh các chứng từ xuất nhập. Các chứng từ chủ yếu là chứng từ xuất hoặc nhập. Khi có nhu cầu về vật tƣ, ngƣời quản lý kho tiếp xúc với Nhà cung cấp để làm đơn đặt hàng. Khi hàng về, sau khi giám định chất lƣợng, ngƣời quản lý kho viết phiếu nhập lƣu lại một bản, một bản gửi cho kế toán để thanh toán, một bản gửi cho Nhà cung cấp và một bản cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho.

187

188

Giới thiệu một số nghiên cứu hiện trạng

Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng“ (tiếp)

189

190

Giới thiệu một số nghiên cứu hiện trạng

Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng“ (tiếp)

191

192

32 19/04/2010

Giới thiệu một số nghiên cứu hiện trạng

Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng“ (tiếp)

193

194

• Là giai đoạn trung tâm khi xây dựng 1 hệ thống thông tin, giai đoạn này khởi sự ngay trong giai đoạn lập kế hoạch. Phân tích bao gồm các công việc sau:

6. Phân tích một hệ thống thông tin 6. Phân tích một hệ thống thông tin

mục đích hoạt động của tổ chức.

B. Phân tích khả thi và lập hồ sơ nhiệm vụ: . Phân tích khả thi về kỹ thuật: xem xét khả năng kỹ thuật hiện có để đề xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng cho httt mới. A. Phân tích hiện trạng Mục đích: hiểu rõ tình trạng hoạt động của hệ thống cũ trong . Phân tích khả thi kinh tế: xem xét khả năng tài

Nội dung công việc: • Tìm hiểu hiện trạng: thông qua việc nghiên cứu hồ sơ, tài liệu để tìm hiểu thông tin chung về ngành dọc của tổ chức.

• Tìm hiểu hoạt động hiện tại của tổ chức • Xác định các thành phần tham gia trong tổ chức • Các nhiệm vụ của các tổ chức thành viên và các tổ chức

chính để chi trả cho việc xây dựng hệ thống thông tin mới cũng nhƣ chỉ ra những lợi ích mà hệ thống sẽ đem lại.

bên ngoài có liên quan

• Các mối quan hệ thông tin giữa các thành viên trong tổ

chức

195

196

. Phân tích khả thi hoạt động: khả năng vận hành hệ thống trong điều kiện khuôn khổ, điều kiện tổ chức và quản lý cho phép của tổ chức.

Tóm lại, trong giai đoạn này ngƣời phân tích phải tìm ra một điểm cân bằng giữa nhu cầu và khả năng.

 Các mức độ diễn tả chức năng

Sau khi đã chọn lựa xong giải pháp ngƣời phân tích cần phải lập hồ sơ nhiệm vụ. Công việc này nhằm mục đích:

• Định hình các chức năng hệ thống cần đạt đƣợc. • Định ra các thủ tục xây dựng quan niệm và thực hiện hệ

 Mô tả vật lý : mô tả chức năng ở mức độ vật lý đòi hỏi phải nói rõ mục đích và cách thực hiện của quá trình xử lý, nghĩa là phải trả lời câu hỏi: làm gì?và làm nhƣ thế nào?

thống

• Định hình sơ lƣợc giao diện của hệ thống với ngƣời sử

 Mô tả logic: mô tả chức năng ở mức độ logic lại

dụng trong tƣơng lai.

• Làm các bản mẫu (prototype) để NSD hình dung đƣợc

hệ thống trong tƣơng lai.

Tóm lại, lập hồ sơ nhiệm vụ là một thỏa thuận không chính thức giữa 3 phía: Ngƣời phân tích, Chủ đầu tƣ và Ngƣời sử dụng.

6. Phân tích một hệ thống thông tin 6. Phân tích hệ thống về chức năng

197

198

đơn giản hơn, chỉ cần trả lời đầy đủ câu hỏi làm gì?Nghĩa là chỉ diễn tả mục đích, bản chất của quá trình xử lý mà không cần quan tâm đến các yếu tố về thực hiện, cài đặt nhƣ phƣơng pháp, phƣơng tiện, tác nhân, thời điểm, thời gian,...

33 19/04/2010

7. Phân tích hệ thống về chức năng

 Các mức độ diễn tả chức năng(tiếp)

 Thông thƣờng mô tả vật lý đƣợc sử dụng trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống có sẵn, còn mô tả logic đƣợc sử dụng trong giai đoạn thiết kế.

 Một chức năng đƣợc mô tả dƣới dạng hộp đen.  Nội dung bên trong hộp đen không đƣợc chỉ rõ mà chỉ

mô tả các thông tin vào và ra hộp đen đó.

 Có thể thấy sự thay đổi mức độ mô tả vật lý/logic trong hình dƣới đây, trong đó các bƣớc chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích còn bƣớc chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế.

 Ở mức độ chi tiết

Mô tả HT cũ làm nhƣ thế nào?

Mô tả HT mới làm nhƣ thế nào?

 Nội dung của quá trình xử lý phải đƣợc chỉ rõ hơn:

Các chức năng con

(1)

(3)

Mô tả đại thể và mô tả chi tiết:  Ở mức độ đại thể

Mức vật lý

 Các mối quan hệ thông tin và điều khiển giữa những

Mức logic

chức năng đó.

(2)

Mô tả HT cũ làm gì?

Mô tả HT mới làm gì?

 Nếu một chức năng có nhiều chức năng con thì để mô tả chi tiết ngƣời phân tích phải phân rã các chức năng con này thành nhiều mức. Các mức này đƣợc biểu diễn qua biểu đồ phân cấp chức năng dƣới đây.

Một trình tự mô hình hoá hệ thống

199

200

7. Phân tích hệ thống về chức năng

Ví dụ: Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống thông

tin “quản lý doanh nghiệp”

Biểu đồ chức năng nghiệp vụ BFD (Business Function Diagram)  BFD là một sơ đồ hình học dùng để mô tả sự phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết.

Quản lý Doanh nghiệp

 Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, các chức năng này có quan hệ bao hàm với nhau và chúng đƣợc nối với nhau bằng các cung để tạo nên một cấu trúc cây.

 Các chức năng:

Quản lý Nhân sự

Quản lý Vật tƣ

Quản lý Tài chính

 Định nghĩa: một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu

(thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới)

 Ký hiệu: một chức năng đƣợc biểu diễn bởi một hình chữ nhật

Thiết bị

Lƣơng tiền

Kế toán

hoặc một vòng tròn (SADT)

Tài sản cố định

201

202

7. Phân tích hệ thống về chức năng

Có hai dạng để biểu diễn mô hình chức năng nghiệp vụ

Ví dụ: BFD về “Quản lý trông giữ xe”

a. Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng:

Quản lý trông giữ xe

3. Giải quyết sự cố

1. Nhận xe

2. Trả xe

Phân chia một chức năng của một bộ phận thành các chức năng con và dựa trên nguyên tắc sau:  Tính thực chất của mỗi chức năng: mỗi chức năng đƣợc phân rã là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.

1.1 Nhận dạng xe

3.1 Kiểm tra sổ gửi

2.1 Kiểm tra vé

 Tính đầy đủ của mỗi chức năng con: Việc thực hiện các chức năng ở mức kế tiếp phải bảo đảm thực hiện đƣợc chức năng mức trên đã phân rã ra chúng

1.2 Ktra chổ trống

3.2 Ktra hiện trƣờng

2.2 Đối chiếu vé

 Bố trí, sắp xếp các chức năng:một BFD không nên có quá 6 mức, một hệ thống nhỏ thông thƣờng có khoảng 3 mức

1.3 Ghi vé xe

2.3 Thanh toán

3.3 Lập biên bản

 Đặt tên cho chức năng: Mỗi chức năng nên có một tên riêng

đơn giản nhƣng thể hiện bao quát các chức năng con

1.4 Ghi số xe vào

2.4 Ghi số xe ra

3.4 Thanh toán sự cố

 Mô tả chi tiết chức năng lá:các chức năng cuối cùng của một

BFD đƣợc gọi là chức năng lá phải đƣợc mô tả chi tiết

203

204

34 19/04/2010

6. Phân tích hệ thống về chức năng

b. Xây dựng BFD theo dạng công ty (tiếp) Ví dụ: Biểu đồ chức năng nghiệp vụ mức cao nhất (dạng công ty) của hệ thống thông tin quản lý đào tạo trong một trƣờng đại học.

Quản lý Đào tạo

b. Xây dựng BFD theo dạng công ty BFD dạng công ty đƣợc sử dụng để mô tả chức năng tổng quát của tổ chức, thƣờng đƣợc sử dụng trong các hệ thống lớn, đòi hỏi phải phân tích sao cho dữ liệu phải đƣợc xử lý và sử dụng chung trong toàn bộ hệ thống. Để mô tả BFD dạng công ty phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ ở mức cao nhất của tổ chức.

Quản lý

Quản lý Giáo viên

Sinh viên

Môn học

205

206

7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống

Các thành phần của một DFD:  Luồng dữ liệu (Data flow):

Biểu đồ luồng dữ liệu DFD  Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD-Data Flow Diagram ) là một sơ đồ hình học nhằm diễn tả các luồng tài liệu thông qua các chức năng của hệ thống.

Những hỗ trợ của DFD  Xác định yêu cầu của ngƣời dùng.  Lập kế hoạch và minh hoạ những phƣơng án cho phân tích viên và ngƣời dùng xem xét.

Định nghĩa: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. Chức năng: luồng dữ liệu dùng để mô tả dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến vị trí khác. Ký hiệu: một luồng dữ liệu đƣợc mô tả bởi một mũi tên với tên dữ liệu kèm theo, chiều của mũi tên chỉ hƣớng di chuyển của dữ liệu. Tên của luồng dữ liệu thể hiện trạng thái logic của thông tin chứ không phải dạng vật lý của nó.

 Trao đổi giữa những phân tích viên và ngƣời dùng

trong hệ thống.

Thẻ kho

Phiếu nhập

 Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả

207

208

Nhập kho thiết kế hệ thống.

7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống

Các thành phần của một DFD (tiếp)

Kho dữ liệu (Data store)

 Là các dữ liệu đƣợc lƣu giữ tại một nơi nào đó trong hệ

thống để có thể sử dụng về sau.

Phiếu xuất

Kho dữ liệu

 Về mặt vật lý, kho dữ liệu là các tập tin dữ liệu trong máy tính hoặc những tập tài liệu đƣợc lƣu trữ ở văn phòng.

 Một kho dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu đƣợc lƣu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau, nhƣ các thƣ mục khác nhau, các máy tính khác nhau,...

 Kho dữ liệu là các dữ liệu đƣợc lƣu giữ trên giá mang nó, vì vậy ngƣời ta thƣờng lấy tên của vật mang nó làm tên của kho dữ liệu.

209

210

35 19/04/2010

7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống

Các thành phần của một DFD (tiếp) Tiến trình (Proccess):  Là một công việc hoặc một hành động có tác động lên dữ liệu làm

Các thành phần của một DFD (tiếp) Tác nhân ngoài (extenal entity):  Là một cá nhân hoặc một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực

cho chúng di chuyển, thay đổi hoặc đƣợc phân phối.

nghiên cứu của hệ thống.

 Chỉ đƣợc xem là một tiến trình trong DFD nếu chúng nhận thông

tin đầu vào và có thông tin đầu ra.

 Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, bởi vì chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nguyên nhân kích hoạt hệ thống.

 Ví dụ: một luồng dữ liệu là “Đơn đặt hàng” đến một

tác nhân ngoài là “Nhà cung cấp”.

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàng

211

212

7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống

 B1: Vẽ biểu đồ chức năng nghiệp vụ BFD của hệ

c. Các bƣớc để xây dựng một DFD Có thể dựa vào các bƣớc sau để xây dựng một DFD: Các thành phần của một DFD (tiếp) Tác nhân trong (intenal entity): Định nghĩa:

 B2: Liệt kê tất cả các luồng dữ liệu, kho dữ liệu,

 Ví dụ: một luồng dữ liệu là “Phiếu xuất/nhập” đến

là một chức năng hoặc một hệ thống con của hệ thống. thống

một tác nhân trong là “Thủ kho” tác nhân ngoài, tác nhân trong đƣợc sử dụng trong hệ thống

Thủ kho

Phiếu nhập/xuất

 B3: Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu DFD ở các mức, bắt

213

214

đầu từ mức 0, 1, ...

7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống

c. Các bƣớc để xây dựng một DFD (tt) Đối với mỗi mức cần thực hiện:  Với mỗi tiến trình của mỗi biểu đồ vừa nhận đƣợc ở mức

d.CácchúýkhixâydựngmộtDFD  Dựa vào biểu đồ chức năng nghiệp vụ  Sử dụng BFD để xác định các tiến trình theo từng mức cho DFD. Bởi vì BFD đƣợc thực hiện phân rã thành các mức nên nó dùng để chỉ ra các mức tƣơng ứng trong DFD.

 Nhận dạng ra đƣợc các tác nhân ngoài, các luồng dữ liệu

vào và ra hệ thống.

n-1:  Vẽ DFD tƣơng ứng, DFD này có các DFD con là các chức năng lấy từ BFD có cấp tƣơng ứng. Đối với mỗi DFD con cần xác định: các luồng dữ liệu đi vào và đi ra từ nó, các nguồn và đích tƣơng ứng (tác nhân, kho dữ liệu, tiến trình con). Vẽ các luồng dữ liệu này và các thành phần liên kết với nó (có thể thêm vào nếu chƣa có). Trong số này phải bao gồm cả các luồng dữ liệu và các nguồn và đích đã gắn với tiến trình mức trên vừa chọn khi phân rã.

 Đối với mỗi biểu đồ luồng dữ liệu thì vẽ từ trái sang phải. Nói cách

 Tuy nhiên để kiểm tra tính đúng đắn của các thành phần trong một DFD cần phải dựa vào các đặc trƣng dƣới đây.

khác, các dữ liệu đều chạy từ trái sang phải.

215

216

36 19/04/2010

7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống

Kho dữ liệu:  Tên một kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ.

Tiếntrình:  Không một tiến trình nào chỉ có thông tin vào mà không có thông tin ra. Nếu một đối tƣợng nào đó mà chỉ có thông tin vào mà không có thông tin ra thì đó có thể là một tác nhân ngoài (đích-thu nhận thông tin).

 Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một kho dữ liệu này đến một kho dữ liệu khác.  Không thể di chuyển trực tiếp dữ liệu từ một

 Không một tiến trình nào chỉ có thông tin ra mà không có thông tin vào. Nếu một đối tƣợng nào đó mà chỉ có thông tin ra mà không có thông tin vào thì đó có thể là một tác nhân (nguồn-phát sinh thông tin).

 Không thể di chuyển trực tiếp dữ liệu từ một

 Thông tin vào của một tiến trình phải khác với thông tin ra

tác nhân đến một kho dữ liệu.

của tiến trình đó.

 Tên một tiến trình phải duy nhất và là một mệnh đề chỉ

hành động.

217

218

kho dữ liệu đến một tác nhân.

7. Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống

8. Kỹ thuật phân mức

Căn cứ vào việc phân rã chức năng của một BFD:

Tác nhân:  Tên một tác nhân phải là một mệnh đề danh từ.  Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân

này đến một tác nhân khác.

 Mô tả một DFD theo nhiều mức khác nhau.  Mỗi mức đƣợc thể hiện trong một hoặc nhiều trang.  Mức 0: còn gọi là mức bối cảnh

Luồng dữ liệu:  Tên một luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ.  Một luồng dữ liệu chỉ có một hƣớng chỉ hƣớng di chuyển

của dữ liệu.

 chỉ gồm một DFD, trong đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống) trao đổi các luồng thông tin với các tác nhân ngoài.

 Một luồng dữ liệu không thể quay lui nơi nó vừa đi khỏi.  Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là kho đƣợc

cập nhật dữ liệu.

 Tên của trang mức 0 là tên của hệ thống.

 Một luồng dữ liệu đi ra khỏi một kho có nghĩa là dữ liệu

 Mức 1: còn gọi là mức đỉnh

đƣợc đọc từ kho.

 chỉ gồm một DFD

219

220

8. Kỹ thuật phân mức

10. Kỹ thuật phân mức

 Các mức 2,3,4,... mỗi mức gồm nhiều DFD đƣợc

nhƣng bây giờ phải vào hoặc ra chức năng con thích hợp.

 Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con, nhờ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ.

 Các chức năng đƣợc đánh số theo ký pháp chấm (.)

thành lập nhƣ sau: Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một DFD ở mức dƣới, gọi là biểu diễn DFD ở mức con. Các DFD này đƣợc xây dựng nhƣ sau:  Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con  Vẽ lại các luồng dữ liệu vào và ra chức năng trên,

221

222

để tiện theo dõi vệt triển khai từ trên xuống.

37 19/04/2010

8. Kỹ thuật phân mức

 Tổng quát, có thể định nghĩa một cách quy nạp

biểu đồ luồng dữ liệu các mức nhƣ sau:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức n là biểu đồ luồng dữ liệu nhận đƣợc từ việc phân rã một tiến trình thuộc biểu đồ luồng dữ liệu mức n-1.

223

224

Nhƣ vậy biểu đồ luồng dữ liệu ở mỗi mức là tập hợp các DFD ở mức đó.

8. Kỹ thuật phân mức

 Mức 0:

 Mức 1

 chức năng ở mức 0 đƣợc phân rã thành 2 chức năng con

 chức năng tổng quát của hệ thống là: “Quản lý tín

là “Cho vay” và “Thu nợ”.

dụng”.

 Tác nhân của hệ thống là “Khách vay”.

Trả lời đơn vay

 Ngoài ba luồng dữ liệu đã có ở mức 0 phải đƣợc bảo toàn, thì ta thấy luồng dữ liệu trao đổi giữa hai chức năng “Cho vay” và “Thu nợ” không trực tiếp mà phải thông qua một kho dữ liệu đó là “Sổ nợ”. Ta có DFD mức đỉnh nhƣ hình dƣới đây.

Đơn vay

Trả lời đơn vay

Khách vay

QUẢN LÝ TÍN DỤNG

1.Cho vay

Đơn vay

Sổ nợ

Khách vay

Nợ hoàn trả

2. Thu nợ

Nợ hoàn trả

DFD ở mức 0 (mức bối cảnh)

225

226

DFD ở mức 1 (mức đỉnh)

8. Kỹ thuật phân mức

 Mức 2

. Mức 2: chức năng “Cho vay” ở mức 1 đƣợc phân rã

thành 3 chức năng con là “Nhận đơn”, “Duyệt vay” và

Đơn đã kiểm tra

Đơn vay

1.1 Nhận đơn

1.2 Duyệt vay

“Trả lời đơn”; chức năng “Thu nợ” ở mức 1 đƣợc phân

Khách vay

rã thành 3 chức năng con là “Xác định kỳ hạn trả”,

Đơn đã duyệt

“Xử lý nợ trả trong hạn” và “Xử lý nợ trả ngoài

Sổ nợ

hạn”. Để bảo toàn các luồng dữ liệu vào/ra và thêm các

Từ chối vay

luồng dữ liệu nội bộ ta thành lập đƣợc hai DFD định

1.3 Trả lời đơn

Đáp ứng vay

nghĩa cho hai chức năng 1 và 2 nhƣ sau:

DFD ở mức 2 (định nghĩa chức năng 1: Chovay)

227

228

38 19/04/2010

8. Kỹ thuật phân mức

Nợ trả trong hạn

 Mức 2

2.2 Xử lý nợ trả trong hạn

CHƢƠNG IV: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN

Nợ hoàn trả

Khách vay

2.1 Xác định kỳ hạn trả

Sổ nợ

2.3 Xử lý nợ trả ngoài hạn

Nợ trả ngoài hạn

DFD ở mức 2 (định nghĩa chức năng 2: Thu nợ)

229

230

CHƯƠNG IV. THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HTTT

NỘI DUNG

Các nội dung thiết kế 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu: xác định các đối tƣợng và cấu trúc dữ liệu đƣợc sử dụng trong hệ thống.

2. Thiết kế chức năng: định ra các modun xử lý

I. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG

thể hiện các chức năng xử lý của HTTT

A. Thiết kế logic CSDL

3. Thiết kế giao diện: chi tiết hóa hình thức giao

B. Thiết kế vật lý CSDL

tiếp ngƣời - máy

II. THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

III. THIẾT KẾ GIAO DIỆN CỦA HỆ THỐNG

4. Thiết kế an toàn hệ thống 5. Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ

IV. THIẾT KẾ BÁO BIỂU

thuật, cơ sở vật chất cho hệ thống

V. THIẾT KẾ AN TOÀN HỆ THỐNG

231

232

6. Dự kiến nhân sự tại các vị trí công tác của HT

A. Thiết kế logic CSDL: độc lập với một hệ quản trị

1. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống A. Thiết kế logic CSDL

Xác định các quan hệ:

CSDL.

 Xác định các quan hệ: Chuyển từ mô hình thực thể

liên kết sang mô hình quan hệ.

 Chuẩn hoá các quan hệ: chuẩn hoá các quan hệ về

dạng chẩn ít nhất là chuẩn 3 (3NF)

Chuyển từ mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ.

Mô hình thực thể-Mối quan hệ

Mô hình quan hệ

Các bảng trong Hệ QTCSDL

B. Thiết kế vật lý CSDL: dựa trên một hệ quản trị

CSDL cụ thể.

Tập thực thể

Quan hệ

Bảng

 Xây dựng các bảng trong CSDL quan hệ: quyết định

Thể hiện của thực thể

Bộ

Dòng hay bản ghi

cấu trúc

Thuộc tính

Cột hay trƣờng

 thực tế của các bảng lƣu trữ trong mô hình quan hệ.  Hỗ trợ các cài đặt vật lý trong CSDL: cài đặt chi tiết

trong HQTCSDL lựa chọn.

233

234

39 19/04/2010

 Quy tắc 2

A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ

Tập thực thể tham gia vào mối quan hệ hai ngôi có cặp bản số (1,1) ----- (1,n) thì quan hệ sinh ra bởi tập thực thể ở nhánh (1,1) sẽ nhận khóa của tập thực thể ở nhánh (1,n) làm khóa ngoại. a. Chuyển một tập thực thể thành quan hệ  Quy tắc 1: Mỗi tập thực thể trong mô hình quan niệm dữ liệu đƣợc chuyển thành một quan hệ: có tên là tên của tập thực thể; có thuộc tính và khóa là thuộc tính và khóa của tập thực thể và có thể có thêm thuộc tính là khóa ngoại nếu có.

Nhân viên

(1,1)

(1,n)

Thuộc

Chuyển thành

Nhân viên

Chuyển thành

Đơn vị -Mã đơn vị -Tên đơn vị

-Mã NV -Họ tên

- Ngày sinh

Nhân viên (MãNV,Họtên,Ngàysinh,Mãđơnvị)

-Mã NV -Họ tên -Ngày sinh -Mã đơn vị

Nhân viên (Mã NV, Họ Tên, Ngày sinh, Mã đơn vị) Đơn vị

(Mã đơn vị, Tên đơn vị)

235

236

A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ

 Chú ý, thuộc tính khóa trong quan hệ, đƣợc

Quy tắc 3: Chuyển tập thực thể trong mối quan hệ ISA

 Mô tả dƣới dạng bảng:

gạch dƣới liền nét, thuộc tính khóa ngoại đƣợc gạch dƣới không liền nét.

Tập thực thể con trong mối quan hệ ISA của mô hình quan niệm dữ liệu đƣợc chuyển thành một quan hệ, với tên là tên của tập thực thể con, có các thuộc tính là thuộc tính của tập thực thể con và nhận khóa của tập thực thể cha làm khóa.

237

238

Trƣờng hợp xảy ra quan hệ ISA trong một quan hệ ISA thì lƣợc đồ quan hệ sinh ra từ tập thực thể "cháu" nhận thuộc tính khóa của tập thực thể "Ông" làm thuộc tính khóa.

A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ

Quy tắc 3: Chuyển tập thực thể trong mối quan hệ ISA

b. Chuyển một mối quan hệ thành quan hệ

 Qui tắc 4:

Nhân viên

Đảng viên

isa

Bộ đội -Ngày NN

-Ngày VĐ

-Ngày XN

-Ngày CT

i. Mối quan hệ hai ngôi không có thuộc tính riêng, có cặp bản số (1,1) ---- (1,n) thì không chuyển thành một quan hệ.

-Mã NV -Họ NV -Tên NV

-Ngày sinh

(1,1)

(1,n)

H-T

Chuyển thành

Huyện -Mã huyện -Tên huyện

Tỉnh -Mã tỉnh -Tên tỉnh

Chuyển thành

Đảng viên (Mã NV,Ngày VĐ, Ngày CT) (Mã NV,Ngày NN, Ngày XN) Bộ đội Nhân viên (Mã NV,Họ NV, Tên NV, Ngày sinh)

Huyện (Mã huyện, Tên huyện, Mã tỉnh) Tỉnh (Mã tỉnh,Tên tỉnh)

239

240

40 19/04/2010

A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ

b. Chuyển một mối quan hệ thành quan hệ

 Qui tắc 4:

b. Chuyển một mối quan hệ thành quan hệ

(1,1)

(1,n)

ii. Mối quan hệ hai ngôi có thuộc tính riêng, có cặp bản số (1,1) ---- (1,n) thì chuyển thành một quan hệ, có tên là tên của mối quan hệ, có thuộc tính là thuộc tính của mối quan hệ và có khoá là khoá của các tập thực thể tham gia vào mối quan hệ. Cán bộ

Đơn vị

Mô tả dƣới dạng bảng

Thuộc

- Năm

-Mã ĐV -Tên ĐV

-Mã CB -Tên CB -HSL

chuyển thành

Cán bộ Đơn vị Thuộc

(Mã CB, Tên CB, HSL) (Mã ĐV, Tên ĐV) (Mã CB, Mã ĐV, Năm)

241

242

A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ

Qui tắc 5 Chuyển đổi mối quan hệ hai ngôi 1-1

Qui tắc 5 Chuyển đổi mối quan hệ hai ngôi 1-1  Ta gộp các quan hệ tƣơng ứng S và S‟ thành một

 Đối với mối quan hệ hai ngôi có cặp bản số (1,1)----

(1,1), ta xác định các quan hệ S và S’ tƣơng ứng với

các tập thực thể E và E’ tham gia vào mối quan hệ R.

quan hệ T bao gồm đầy đủ các thuộc tính của S và S‟ và tất cả các thuộc tính đơn trị của mối quan hệ R. Chọn khoá chính của T là khoá chính của S hoặc S‟.

Khi đó, tuỳ thuộc vào sự tham gia của E và E’ đối với

mối quan hệ R là toàn bộ hay cục bộ (chỉ số cực tiểu

của bản số tại cung nối tƣơng ứng trong sơ đồ ER là 1

hay 0) mà ta có các chọn lựa cách thực hiện khác nhau

cho việc chuyển đổi. Xét cách chuyển đổi mối quan hệ

1-1 nhƣ sau:

243

244

A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ

Qui tắc 6: Mối quan hệ hai ngôi có cặp bản số (1,n) ----

(1,n) hay mối quan hệ nhiều hơn hai ngôi (không phân biệt bản số) đƣợc chuyển thành một quan hệ: có tên là tên của mối quan hệ; có khóa là khóa của tất cả các tập thực thể tham gia vào mối quan hệ - có thể có khóa riêng của mối quan hệ - có thuộc tính là các thuộc tính riêng của nó (nếu có).

245

246

41 19/04/2010

----------

A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Xác định các quan hệ

Mô tả dƣới dạng bảng

247

248

A. Thiết kế logic CSDL A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ

Mục đích của chuẩn hóa

 1NF

Chuẩn hoá các quan hệ: (Chuẩn hoá các quan hệ về dạng chuẩn 3-3NF)

Chuẩn hóa dữ liệu là một quá trình chuyển một cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các cấu trúc dữ liệu đơn giản, rõ ràng và nhằm các mục đích sau:

Tối ƣu hóa lƣu trữ

 2NF

Tránh dƣ thừa dữ liệu

 3NF

Thông tin nhất quán

 BCNF

Đảm bảo các phụ thuộc dữ liệu theo đúng mô

hình mà vẫn không làm tổn thất thông tin.

 4NF

249

250

A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ

Định nghĩa các dạng chuẩn •Dạng chuẩn 1 (1NF) Một lƣợc đồ quan hệ đƣợc gọi là ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính của nó là thuộc tính đơn (các thuộc tính không có nhu cầu phân rã trong các xử lý). Ví dụ: lƣợc đồ quan hệ dƣới đây không phải ở 1NF SINHVIEN(MSSV, HTEN, QQUAN, TĐNN) •Dạng chuẩn 2(2NF) Một lƣợc đồ quan hệ đƣợc gọi là ở dạng chuẩn 2 nếu nó là dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá phải phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính. Ví dụ: lƣợc đồ quan hệ R(ABCD) với tập phụ thuộc hàm F={AB  C, B  D, C  D} không phải ở 2NF vì D không phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa

•Dạng chuẩn 3 (3NF) Phụ thuộc hàm bắc cầu:cho lƣợc đồ quan hệ R và tập phụ thuộc hàm F xác định trên R; X, Y R, AR. Nếu ta có: X  Y , Y X, Y A và AXY thì ta nói A phụ thuộc hàm bắc cầu vào X. A đƣợc gọi là thuộc tính phụ thuộc bắc cầu, Y là các thuộc tính cầu. Định nghĩa 1: Lƣợc đồ quan hệ R với tập phụ thuộc hàm F xác định trên R đƣợc gọi là ở 3NF nếu nó là 2NF và không tồn tại thuộc tính không khoá phụ thuộc hàm bắc cầu vào khoá. Định nghĩa 2:Lƣợc đồ quan hệ R với tập phụ thuộc hàm F xác định trên R đƣợc gọi là ở 3NF nếu mọi phụ thuộc hàm XA đúng trong R, AX thì X phải là siêu khóa hoặc A là thuộc tính khóa.

251

252

42 19/04/2010

A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ

a. Trƣờng hợp LĐQH chƣa là 1NF:

1NF

0NF

Khi một LĐQH chƣa là 1NF thì nó có chứa thuộc tính lặp hoặc thuộc tính phức hợp.

SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH

Nếu lƣợc đồ có thuộc tính lặp thì ta tách thành hai lƣợc đồ con:

1NF

LĐ quan hệ 1: gồm các thuộc tính lặp và khoá chính xác định chúng.

SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH TÊNHÀNG (lặp) MÃHÀNG (lặp) ĐƠNVỊ (lặp) ĐƠNGIÁ (lặp) SỐLƢỢNG (lặp)

Ví dụ

LĐ quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại (đơn) và khoá chính.

SỐPHIẾUXUẤT TÊNHÀNG MÃHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ SỐLƢỢNG

254

253

A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ

2NF

a. Trƣờng hợp LĐQH chƣa là 2NF:

1NF

Khi một LĐQH là 1NF nhƣng không là 2NF thì trong quan hệ sẽ tồn tại thuộc tính không khoá phụ thuộc vào một bộ phận của khoá chính.

SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH

Khi đó ta tách thành hai lƣợc đồ quan hệ con:

SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH

2NF

LĐ quan hệ 1: gồm các thuộc tính phụ thuộc không đầy đủ vào khoá chính và phần khoá bị phụ thuộc.

1NF

SỐPHIẾUXUẤT MẪHÀNG SỐLƢỢNG

2NF

LĐ quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính

Ví dụ

SỐPHIẾUXUẤT TÊNHÀNG MẪHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ SỐLƢỢNG

MẪHÀNG TÊNHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ

256

255

3NF

2NF

A. Thiết kế logic CSDL- Chuẩn hoá các quan hệ

a. Trƣờng hợp LĐQH chƣa là 3NF:

SỐPHIẾUXUẤT NGÀY SỐCMND MỤCĐÍCH

3NF

SỐPHIẾUXUẤT NGÀY NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ MỤCĐÍCH

Khi một quan hệ là 2NF nhƣng không là 3NF thì sẽ tồn tại phụ thuộc hàm bắc cầu trong quan hệ. Khi đó ta tách thành hai lƣợc đồ quan hệ con:

NGƢỜI MUA ĐẠILÝ SỐCMND ĐỊACHỈ

2NF

LĐ quan hệ 1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc

3NF

cầu và thuộc tính cầu.

SỐPHIẾUXUẤT MẪHÀNG SỐLƢỢNG

LĐ quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc

SỐPHIẾUXUẤT MẪHÀNG SỐLƢỢNG

2NF

tính cầu.

3NF

Ví dụ

MẪHÀNG TÊNHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ

258

257

MẪHÀNG TÊNHÀNG ĐƠNVỊ ĐƠNGIÁ

43 19/04/2010

B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu

Sơ đồ chuẩn hoá Quá trình chuẩn hoá có thể mô tả bằng sơ đồ dưới đây.

 Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý là quá trình ánh xạ

Quan hệ với các thuộc tính lặp

cấu trúc dữ liệu logic đƣợc xây dựng ở mô hình tổ chức dữ liệu vào mô hình bên trong hệ thống.

Tách các thuộc tính

lặp

Chuẩn hoá thành 1NF

 Đa số các hệ thống thông tin hiện nay đều sử dụng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đó để tạo ra cơ sở dữ liệu cho hệ thống.

 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý bao gồm các bƣớc sau:

Tách các phụ thuộc hàm bộ phận

 Thiết kế cơ sở dữ liệu: mô tả các file dữ liệu, file chỉ mục,... sẽ đƣợc

truy cập trong bộ nhớ máy tính nhƣ thế nào.

Chuẩn hoá thành 2NF

Tách các phụ thuộc

hàm bắc cầu

 Thiết kế hệ thống và cấu trúc chƣơng trình: mô tả các chƣơng trình và các mô đun chƣơng trình khác nhau tƣơng ứng với sơ đồ luồng dữ liệu và những yêu cầu đặt ra trong các bƣớc phân tích trƣớc.  Thiết kế chiến lƣợc xử lý phân tán: mô tả hệ thống xử lý dữ liệu nhƣ thế nào và các xử lý cho ngƣời sử dụng trên mạng máy tính.

Chuẩn hoá thành 3NF

259

260

2. Thiết kế các file

1. Thiết kế các trƣờng

 File dữ liệu (data file): file chứa các dữ liệu nghiệp

 Các yêu cầu về việc thiết kế các trƣờng

B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu

 Tiết kiệm không gian nhớ  Biểu diễn đƣợc mọi giá trị có thể  Cài đặt các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu  Đặt giá trị mặc định (Default) để giảm thiểu thời gian

nhập dữ liệu

 Chọn kiểu dữ liệu và độ rộng của trƣờng

 File tham chiếu từ bảng (lookup table file):file chứa

vụ liên quan đến mô hình logic dữ liệu và mô hình vật lý dữ liệu. Ví dụ, file chứa các thông tin về khách hàng, file chứa các thông tin về sách trong thƣ viện,...

 Khai báo độ rộng vừa đủ  Chọn đúng kiểu dữ liệu  Không làm phức tạp cấu trúc dữ liệu của hệ thống.

261

262

các dữ liệu đƣợc lấy từ các bảng dữ liệu. Những file này thƣờng sử dụng trong các trƣờng hợp lấy dữ liệu nhanh để kết xuất thông tin.

B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu

Các vấn đề cần chú ý khi thiết kế vật lý CSDL

 File giao dịch ( transaction file):là file dữ liệu tạm thời phục vụ cho các hoạt động hằng ngày của tổ chức. File này thƣờng đƣợc thiết kế để phục vụ việc xử lý nhanh các tình huống có thể xảy ra.

 Với mỗi bảng cần chỉ rõ: - Khoá chính (có thể gồm một hay nhiều thuộc tính). - Mô tả của tất cả các cột (trƣờng). - Với mỗi cột (trƣờng) cần phải có:

 File làm việc (work file):file tạm thời để lƣu kết quả trung gian, file này tự động xoá đi khi không cần thiết.

 Một tên duy nhất (trong bảng lƣu giữ nó).  Một mô tả ngắn gọn.  Một kiểu dữ liệu (ví dụ: integer, char, date, logical,… phụ

thuộc vào HQTCSDL cụ thể cài đặt CSDL)

 File bảo vệ (protection file):file đƣợc thiết kế để lƣu trữ các file khác nhau có nguy cơ bị sai hỏng trong quá trình làm việc.

 Một kích thƣớc (mặc định hay chỉ rõ tuỳ kiểu dữ liệu)  Chú ý: tên của bảng, cột không nên quá dài, cần đủ

nghĩa và thƣờng không có dấu hoặc chứa ký tự đặc biệt.

263

264

 File lịch sử (history file):file chứa những dữ liệu cũ hiện không sử dụng, nhƣng có thể sử dụng để làm một việc gì đó khi cần thiết.

44 19/04/2010

B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu

Các vấn đề cần chú ý khi thiết kế vật lý CSDL (tt)

Các vấn đề cần chú ý khi thiết kế vật lý CSDL (tt)  Các cột (trƣờng) tuỳ chọn và các cột (trƣờng) bắt

Về khoá chính và các khoá ngoài buộc:

Nếu cột là bắt buộc thì ngƣời sử dụng cần phải cung cấp một giá trị cho cột này trong mỗi dòng (bản ghi) thêm vào bảng khi cập nhật CSDL.

 Cột sẽ cần phải đƣợc chỉ rõ là NOT NULL

Nếu cột là tuỳ chọn thì nó có thể nhận giá trị null.  Chú ý: có thể lƣu trữ một giá trị 0 cho một cột tuỳ chọn khi nó không có giá trị những cách này không phải là cách hay.

Hầu hết các HQTCSDL hiện đại cho phép chỉ rõ khoá chính, khoá ngoài khi định nghĩa các bảng.

265

266

Nếu các HQTCSDL không cho phép định nghĩa tự động thì cần phải chỉ rõ. Khoá chính cần phải duy nhất và not null. Khoá ngoài cần phải liên quan tới một thể hiện của khoá chính đa có hoặc là nhận giá trị null.

B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu

Các vấn đề cần chú ý khi thiết kế vật lý CSDL (tt)

Một ví dụ về thiết kế file dữ liệu  Trong hệ thống thông tin “Quản lý kho hàng ” chúng ta đã có mô hình tổ chức dữ liệu của hệ thống là các quan hệ sau:

Giá trị hợp lệ và giá trị mặc định  Ví dụ: Một mã KH đƣợc định nghĩa nằm trong

 Thuận lợi của việc chỉ rõ giá trị hợp lệ là nó sẽ đƣợc gắn vào trong tất cả các chƣơng trình khi lập trình. Đảm bảo sự thống nhất trong việc kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu.

 Giá trị mặc định có thể đƣợc sử dụng để giảm bớt việc gõ máy cho ngƣời sử dụng. Nó giúp cho việc nhập dữ liệu nhanh hơn và giảm bớt lỗi.

267

268

khoảng từ 1 đến 1000 (giá trị hợp lệ). Giá trị mặc định cho số lƣợng bán là 1 (giá trị mặc định).

B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu

Một ví dụ về thiết kế file dữ liệu

269

270

45 19/04/2010

II. Thiết kế chức năng của hệ thống B. Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu

 Trả lời cho câu hỏi cuối cùng là: các công việc

Mục đích:

 Từ mô hình tổ chức xử lý đã có, ngƣời phân tích

hoạt động nhƣ thế nào?

 Ứng với mỗi đơn vị chƣơng trình này ngƣời phân

sẽ tiến hành xem xét, biến các chức năng, công việc thành các đơn vị chƣơng trình.

271

272

tích phải viết một đặc tả chi tiết để chuẩn bị cho việc lập trình.

II. Thiết kế chức năng của hệ thống II. Thiết kế chức năng của hệ thống

 Để dễ dàng trong việc mã hoá, cài đặt chƣơng trình

B. Phân rã mô đun Mục đích:

 Phân rã mô đun nhỏ đến một mức nào đó có thể

 Thông thƣờng một mô đun xử lý thể hiện một công việc có bản chất là cập nhật hoặc tra cứu dữ liệu và thao tác trên một nhóm dữ liệu nhỏ.

A. Mô đun xử lý  Mô đun xử lý là thể hiện các công việc có liên quan với nhau và đƣợc thực hiện liền mạch nhằm thực hiện một chức năng nào đó. và sửa chữa

 Ví dụ, Chức năng làm phiếu xuất khosẽ bao gồm

 Phân rã mô đun cũng gợi ra giao diện chọn chức

xuất hiện các mô đun chung, điều này sẽ giảm nhẹ công sức lập trình sau này các mô đun sau:  Tra cứu danh sách các đại lý để kiểm tra khách

hàng

273

274

 Kiểm tra hàng tồn kho  Lấy yêu cầu để lập phiếu xuất và cập nhật tồn kho

năng theo kiểu thực đơn trong chƣơng trình tổng thể

II. Thiết kế chức năng của hệ thống II. Thiết kế chức năng của hệ thống

C. Sơ đồ phân rã chức năng  Một mô đun có thể phân rã thành nhiều mô đun con. Mô

đun con không thể phân rã thêm đƣợc nữa đƣợc gọi là mô đun sơ cấp.

 Việc phân rã này phải bảo đảm mối liên hệ giữa mô đun

 Phân rã mô đun theo hƣớng chức năng:

lớn với các mô đun con...

 Dùng sơ đồ phân rã chức năng để mô tả việc phân rã:

D. Các yếu tố để phân rã mô đun  Phân rã mô đun theo điểm công tác:

 Phân rã mô đun theo thời gian:

các chức năng có cùng chung một công việc đƣợc tổ chức riêng.

275

276

Ví dụ, việc in báo cáo kết quả học tập của sinh viên đƣợc thực hiện vào cuối năm học với hàng loạt các báo cáo khác nhƣ báo cáo khối lƣợng công tác của giáo viên,...

46 19/04/2010

II. Thiết kế chức năng của hệ thống II. Thiết kế chức năng của hệ thống

Gộp các mô đun theo hƣớng đối tƣợng:

CẬP NHẬT LÝ LỊCH SINH VIÊN

ĐÀO TẠO

SINH VIÊN

E. Sơ đồ tổng thể phân rã chức năng  Dựa trên kết quả phân rã mô đun, ngƣời phân tích phải lên một sơ đồ tổng thể các chức năng để hƣớng đến cấu trúc hoá chƣơng trình.

CẬP NHẬT ĐIỂM THI

 Hiện nay có một vài quan điểm về việc gộp các mô đun thành từng

THÔNG KÊ KẾT QUẢ HỌC TẬP

nhóm chức năng trong chƣơng trình.

CẬP NHẬT LÝ LỊCH GIÁO VIÊN

GIÁO VIÊN

 Gộp các mô đun theo hƣớng đối tƣợng: nhóm các chức

năng theo dữ liệu hoặc theo tập thực thể

GHI NHẬN KHỐI LƢỢNG GDẠY

 Gộp các mô đun theo hƣớng chức năng: Gộp theo sự

THÔNG KÊ GIẢNG DẠY

kiện là gộp theo hoạt động của hệ thống

CẬP NHẬP MÔN HỌC

MÔN HỌC

LẬP CHƢƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

 Gộp các mô đun theo sự tiện lợi:gộp các mô đun theo tiêu chuẩn tiện dụng hoặc theo ngƣời sử dụng cụ thể hoặc theo mạch công việc

PHÂN CÔNG GIẢNG DẠY

277

278

II. Thiết kế chức năng của hệ thống II. Thiết kế chức năng của hệ thống

Gộp các mô đun theo mạch công việc

Gộp các mô đun theo chức năng:

CẬP NHẬT SỐ LIỆU, CẬP NHẬT PHIẾU NHẬP,

QUẢN LÝ KHO

NHẬP HÀNG

CẬP NHẬT TỒN KHO

IN PHIẾU NHẬP

CẬP NHẬT SỐ LIỆU, CẬP NHẬT PHIẾU XUẤT,

XUẤT HÀNG

CẬP NHẬT TỒN KHO

IN PHIẾU XUẤT

BÁO CÁO TỒN KHO

BÁO CÁO

CÂN ĐỐI KHO

279

280

II. Thiết kế chức năng của hệ thống II. Thiết kế chức năng của hệ thống

Mô tả các mô đun

F. Mô tả các mô đun  Chỉ thực hiện sau khi phân rã các mô đun  Ngƣời phân tích chuyển giao các kết quả phân tích thiết kế cho ngƣời lập trình để chuẩn bị cài đặt.  Mỗi mô đun này phải đƣợc mô tả một cách chi tiết

281

282

thông qua các biểu đồ đƣợc gọi là IPO Chart (Input- Processing - Output Chart)

47 19/04/2010

III. Thiết kế giao diện của hệ thống III. Thiết kế giao diện của hệ thống

Mục đích Các loại giao diện

ngƣời không có kinh nghiệm

 Hộp hội thoại: Là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổithông tin giữa ngƣời sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập (Tên, mật khẩu), các hƣớng dẫn sử dụng hệ thống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống nếu có...

 Dễ học: Các chức năng gần gũi với tƣ duy của ngƣời sử

 Màn hình nhập dữ liệu: là các khung nhập liệu cho

dụng để họ có thể nắm bắt dễ dàng nhanh chóng.

 Tốc độ thao tác: Giao diện không đoi hỏi các thao tác

phép ngƣời sử dụng tiến hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đƣa ra các báo cáo theo yêu cầu.

phức tạp hay dài dòng, hỗ trợ các phím tắt, phím nóng.

 Màn hình báo cáo: là các biểu mẫu hiển thị các thông

 Dễ phát triển: Giao diện đƣợc xây dựng dễ dàng, sẵn

sàng đáp ứng các yêu cầu thay đổi của ngƣời sử dụng.

tin đƣợc thu thập và tổng hợp theo yêu cầu của ngƣời sử dụng.

283

284

Thiết kế môi trƣờng giao tiếp giữa ngƣời sử dụng và máy thoả mãn điều kiện:  Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với những

III. Thiết kế giao diện của hệ thống IV. Thiết kế báo biểu

 Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến

 Hình thức tài liệu xuất: Đĩa, màn hình, giấy in,..  Dạng tài liệu xuất

hành cho ngƣời sử dụng.

 Thông tin trạng thái: cung cấp cho ngƣời sử dụng thông

 Có cấu trúc: Bảng biểu, phiếu  Không định dạng: Trả lời theo nhu cầu

tin về phần hệ thống đang đƣợc sử dụng.

 Công việc tối thiểu: Hạn chế tối đa sự cố gắng không cần

 Yêu cầu đối với tài liệu xuất

thiết của ngƣời sử dụng.

 Trợ giúp: Sẵn sàng cung cấp các trợ giúp khi ngƣời sử

dụng cần.

 Đầy đủ, chính xác  Dễ hiểu, dễ đọc  Kích thƣớc tài liệu phải phù hợp, các mục phải bố trí

 Dễ dàng thoát ra: Cho phép ngƣời sử dụng thoát ra khỏi

hợp lý.

hộp thoại dễ dàng bằng các thao tác quen thuộc.

 Làm lại: Cho phép huỷ bỏ các thao tác đa tiến hành, tăng

khả năng thứ lỗi của chƣơng trình.

285

286

Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

 Các hình thức xuất tài liệu

 Khung in sẵn  Không có khung in sẵn

 Cách trình bày một tài liệu: gồm 3 phần

IV. Thiết kế báo biểu IV. Thiết kế an toàn hệ thống

 Phần đầu: Các tiêu đề  Phần thân: Chứa nội dung cơ bản thƣờng đƣợc gom

thành nhóm và có mối liên hệ logic với nhau

 Phần cuối: ngày tháng, các chữ ký nếu có

 Rủi ro về môi trƣờng nhƣ: cháy, bão lụt,...  Đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo:

 Có hai loại đƣa ra

 Đơn chiếc  Tập thể

 Tính chính xác  Tính an toàn  Tính riêng tƣ

287

288

Thiết kế kiểm soát: Mục đích: nhằm hạn chế các lỗi sau  Lỗi từ các thông tin thu thập  Lỗi do các sự cố kỹ thuật gây ra  Sự thâm nhập trái phép của ngƣời trong và ngoài hệ thống.

48 19/04/2010

IV. Thiết kế an toàn hệ thống IV. Thiết kế an toàn hệ thống

Kiểm soát các xâm phạm từ phía con ngƣời b. Các biện pháp phòng ngừa, khắc phục  Bảo mật vật lý: khoá, chuông báo động

 Trong một hệ thống các điểm hở có thể là:

 Nhận dạng nhân sự  Mật khẩu  Tạo mật mã: mã hoá dữ liệu sang dạng mã không hiểu đƣợc. Ngƣời hiểu đƣợc phải có quy tắc giải mã thích hợp.

 Luồng dữ liệu đi và đến tác nhân ngoài của hệ thống  Luồng dữ liệu cắt ngang giữa phần thực hiện bằng máy

tính và phần thực hiện thủ công.

 Bảo mật bằng gọi lại: sự truy nhập thực hiện một cách gián tiếp, qua một trạm kiểm soát, tƣơng tự nhƣ gọi điện thoại qua tổng đài.

 Các kho dữ liệu hoặc các tệp.  Các đƣờng truyền trên mạng (đối với hệ phân tán), ...

289

290

Kiểm soát các xâm phạm từ phía con ngƣời a. Xác định những điểm hở của hệ thống  Điểm hở của hệ thống là điểm mà tại đó thông tin của hệ thống có khả năng bị truy cập trái phép, bị sửa chữa, lấy cắp thậm chí phá huỷ thông tin, có thể gây thiệt hại lớn cho cơ quan chủ quản hệ thống.

IV. Thiết kế an toàn hệ thống

 Gán cho mỗi loại ngƣời dùng một số quyền truy

Kiểm soát các xâm phạm từ phía con ngƣời b. Các biện pháp phòng ngừa, khắc phục  Phân biệt riêng tƣ CHƢƠNG 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

 Cho phép một số ngƣời dùng đƣợc phép uỷ quyền

nhập nhất định.

291

tức giao quyền truy nhập cho ngƣời khác.

292 CHƢƠNG 5. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

NỘI DUNG

Mức Quản lý Các HTTT KD&SX Tác nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý lương Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm vịêc Hệ thống tin quản lý người lao động Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc

và con người.

Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp sếp công

I. HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP II. HTTT NHÂN LỰC SÁCH LƢỢC

việc.

HTTT phân tích & thiết kế công vệc HTTT tuyển chọn nhân viên HTTT Qlý lương thưởng & bảo hiểm trợ cấp HTTT đào tạo & phát triển nguồn nhân lực

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

III. HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC IV. PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO QUẢN TRỊ Sách lƣợc NHÂN LỰC

293

294

Chiến lƣơc

49 19/04/2010

5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Lương

5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Vị Trí Làm Việc

 Công việc chấm công hàng ngày đƣợc nhân viên thống kê của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công. Sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sở tính lƣơng cuối tháng, xong sẽ chuyển giao cho phòng kế toán.

 Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép.

295

296

 Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức , phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đƣơng vị trí đó.  Định kỳ, hệ thống thông tin vị trí việc làm sẽ tiến hành phân tích công việc theo yêu cầu của các phòng ban (nếu có) , sau đó lấy thông tin những nhân viên trong công ty phù hợp yêu cầu để tiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề , và danh mục vị trí việc làm còn thiếu nhân lực . Những danh mục liệt kê các vị trí còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận nhân sự trong việc ra quyết định tuyển dụng

 Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công, nhân viên tiền lƣơng của phòng kế toán sẽ thực hiện việc kiểm tra đối chiếu xem số lƣợng báo cáo có đúng không. Nếu không đúng thì gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại. Nếu đúng thì sử dụng chƣơng trình tiến hành cập nhật thông tin chấm công để tính luơng.

5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Người Lao Động

5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Đánh giá tình hình thực hiện công việc và con ngƣời

 Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn…Khi đƣợc tuyển dụng thì phải thử việc 1 tháng, sau đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của công ty. Tháng thử việc đầu tiên đƣợc hƣởng 70% lƣơng, nếu hồ sơ nào đƣợc chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp bậc lƣơng, nếu không thì trả lại hồ sơ. Trƣởng phòng nhân sự và ban giám đốc là những ngƣời chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lƣơng, kéo dài thời hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng của nhân viên trong công ty

298

 Thông tin nhân viên trong công ty cần cập nhật vào máy tính để quản lý gồm: Mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giớI tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thƣờng trú, địa chỉ hiện tạI, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lƣơng cơ bản, bậc 297 lƣơng.

Hàng tháng các phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc nhân viên thuộc phòng của mình, sau đó gửi các mẩu đánh giá đến phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ kiểm tra đối chiếu, xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thƣởng kỷ luật.Thông tin đánh giá còn đƣợc sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định nhƣ: đề bạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc ngƣời lao động

5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: báo cáo lên cấp trên

Khi có nhu cầu tuyển dụng(thiếu nhân viên ở một số vị trí) thì bộ phận quản lý vị trí sẽ gởi yêu cầu lên bộ phận nhân sự để thực hiện tuyển chọn nhân viên mới. Công việc tuyển chọn đƣợc tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào , bộ phận tuyển chọn sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn. Bộ phận tuyển dụng gởi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết.

Cuối cùng thông tin ứng viên sẽ đƣợc đƣa vào hồ sơ nhân

5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: tuyển chọn nhân viên và sắp sếp công việc

viên (tức trở thành nhân viên mới).

299

300

Hàng tháng, dữ liệu của các hệ thống thông tin quản lý lƣơng, quản lý ngƣời lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc đƣợc sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu của luật định và theo qui định của chính phủ về tình hình sức khoẻ và an toàn của ngƣời lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp). Những thông tin này cũng đƣợc báo cáo lên nhà quản lý( ban giám đốc) để làm cơ sở đặt ra yêu cầu đào tào về bảo hộ lao động hay thay đổi môi trƣờng làm việc cho phù hợp.

50 19/04/2010

5.2 HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC 5.2 HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC

Hỗ trợ nhà Qlý cho các quyết định:

 Lập KH & định vị doanh nghiệp  Lên KH & đánh giá công nghệ  Xác định lịch trình SX  Thiết kế bố trí SX trong doanh nghiệp  tuyển ngƣờI lao động  Phân tích & thiết kế việc làm  quyết định phát triển & đào tạo  kế hoạch hóa trợ cấp cho ngƣờI lao động ~ HTTT:

5.3 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO HTTT NHÂN LỰC

301

302

 HTTT phân tích & thiết kế công vệc  HTTT tuyển chọn nhân viên  HTTT Qlý lƣơng thƣởng & bảo hiểm trợ cấp  HTTT đào tạo & phát triển nguồn nhân lực  CSDL  Bảng tính điên tử  Thống kê

CHƢƠNG 6. HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING

NỘI DUNG

CHƢƠNG 6: I. CHỨC NĂNG MARKETING

II. HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP

HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING

III. HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC

IV. HTTT MARKETING CHIẾN LƢỢC

304

V. PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO MARKETING

303

6.1 CHỨC NĂNG MARKETING 6.1 CHỨC NĂNG MARKETING

MỨC QUẢN LÝ CÁC HTTT MARKETING

Tác nghiệp

305

306

 HTTT bán hàng  HTTT khách hàng tƣơng lai  HTTT liên hệ khách hàng  HTTT hƣớng dẫn hỏI đáp/khiếu nại  HTTT tài liệu  HTTT bán hàng qua điện thoạI  HTTT quảng cáo qua thƣ  HTTT phân phốI  HTTT KTTC tác nghiệp hổ trợ:  HT xử lý đơn đặt hàng  HTTT hàng tồn kho  HTTT tín dụng

Mục đích: Thỏa mãn nhu cầu & ý muốn của khách hàng Các chức năng cơ bản:  Xác định khách hàng hiện tạI  Xác định khách hàng tƣơng lai  Xác định nhu cầu khách hàng  Lập kế hoạch phát triển SP & dịch vụ để đáp ứng nhu cầu KH  Định giá sản phẩm & dịch vụ  Xúc tiến bán hàng  Phân phốI sản phẩm & dịch vụ đến KH

51 19/04/2010

6.2 HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP 6.1 CHỨC NĂNG MARKETING

MỨC QUẢN LÝ CÁC HTTT MARKETING

Sách lƣợc

2. HTTT khách hàng tƣơng lai: cung cấp danh mục KH theo địa điểm, loại SP, doanh thu gộp, các chỉ tiêu khác quan trọng đốI vớI lực lƣợng bán hàng.

Chiến lƣợc

3. HTTT hƣớng dẫn hỏI đáp/khiếu nại: ghi nhận, xử lý & lƣu

 HTTT qlý bán hàng  HTTT định giá SP  HTTT xúc tiến bán hàng  HT phân phối  HTTT dự báo bán hàng  HTTT lập KH & phát triển

trữ lạI các khiếu nạI phục vụ phân tích quản lý

4. HTTT tài liệu: cung cấp tài liệu cho NV marketing sử dụng 5. HTTT bán hàng qua điện thoạI: 6. HTTT quảng cáo qua thƣ: Danh sách đƣợc gửI từ file KH,

công nợ phảI thu, KH tƣơng lai & CSDL thƣơng mại

307

308

HTTT bán hàng: 1. HTTT liên hệ khách hàng: cung cấp ttin về KH, về sở thích đ/v SP & dịch vụ và số liệu về QT mua hàng trong quá khứ.

6.2 HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP 6.3 HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC

HTTT phân phối:

Theo dỏi hàng hóa & dịch vụ phân phốI đi nhằm xác định & sửa chửa ~ sai sót trong phân phốI & giảm thờI gian phân phốI. Mục đích  Hỗ trợ nhà Qlý Marketing qlý & kiểm tra lực lƣợng bán hàng, các kỹ thuật xúc tiến bán hàng, giá cả, phân phối & cung cấp hàng hóa & dịch vụ HTTT KTTC tác nghiệp hổ trợ:

1. HT xử lý đơn đặt hàng: BC về tình hình đặt hàng theo thờI kỳ, theo ngƣờI bán, theo SP & theo địa điểm  dự báo bán hàng

2. HTTT hàng tồn kho: thông tin về hàng tồn kho,

tình hình xuất nhập tồn, hàng hƣ hỏng  hƣớng điều chỉnh phƣơng thức bán hàng

 Cung cấp thông tin tổng hợp, bao gồm nguồn dữ liệu bên trong & bên ngoài

3. HTTT tín dụng: thông tin về tín dụng tốI đa cho

phép của KH

309

310

 Xử lý dữ liệu khách quan & chủ quan

6.3 HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC 6.4 HTTT MARKETING CHIẾN LƢỢC

1. HTTT qlý bán hàng: cung cấp DL lịch sử về QT kinh doanh của mỗI NV bán hàng, mỗI địa điểm KD, mỗI SP & mỗI phân khúc thị trƣờng • Hoạt động chiến lƣợc: phân khúc thị trƣờng thành những nhóm KH tiềm năng, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, lập KH SP & dịch vụ thỏa nhu cầu KH, dự báo bán hàng đ/v thị trƣờng & SP

2. HTTT định giá SP: theo giá cộng lãi vào chi phí / giá cầu / giá bám chắc thị trƣờng / giá hớt ngọn  mô hình giá Các hệ thống thông tin marketing chiến lƣợc: 1. HTTT dự báo bán hàng: cho 1 ngành công 3. HTTT xúc tiến bán hàng:TT lịch sử của thị

trƣờng, hiệu quả của quảng cáo & khuyến mãi, lịch sử kinh doanh các SP trên thị trƣờng, lịch sử các hãng truyền thông nghiệp, cho 1 DN, cho 1 loạI SP/dịch vụ  phân nhóm tiếp theođịa điểm KD & theo bộ phận bán hàng 4. HT phân phối: cung cấp TT về nhu cầu & tồn

311

312

2. HTTT lập KH & phát triển SP: cung cấp TT về sự ƣa chuộng của KH thông qua nghiên cứu thị trƣờng phát triển SP mới kho, chi phí của việc sử dụng, mức độ tin cậy & sự bão hòa của phân khúc thị trƣờng trên các kênh phân phốI khác nhau

52 19/04/2010

6.5 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO MARKETING

1. Truy vấn & sinh báo cáo

2. Đồ họa & đa phƣơng tiện

Phần mềm Marketing chuyên biệt • Trợ giúp NV bán hàng • Trợ giúp Qlý các NV bán hàng • Trợ giúp Qlý chƣơng trình bán hàng qua điện 3. Thống kê thoại 4. Quản trị file & CSDL

• Trợ giúp Qlý hỗ trợ KH • Cung cấp các dịch vụ tích hợp cho nhiều hoạt 5. Xử lý văn bản & chế bản điện tử động bán hàng & Marketing 6. Bảng tính điện tử

313

314

7. Điện thoạI & thƣ điện tử

CHƢƠNG 7. HTTT KINH DOANH VÀ SẢN XUẤT

NỘI DUNG

316

I. KHÁI QUÁT VỀ HTTT KD&SX CHƢƠNG 7: HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH &SẢN XUẤT II. HTTT KD&SX TÁC NGHIỆP III. HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC IV. HTTT KD&SX CHIẾN LƢỢC V. PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO KD&SX

315 7.1 KHÁI QUÁT VỀ HTTT KD&SX

Mức Quản lý Các HTTT KD&SX

HTTT mua hàng HTTT nhận hàng HTTT kiểm tra chất lƣợng HTTT giao hàng HTTT kế toán chi phí giá thành

Tác nghiệp

Quản trị hàng dự trữ & HTTT kiểm tra HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu HTTT Just-in-time HTTT hoạch định hàng dự trữ HTTT phát triển & thiết kế SP

Sách lƣợc Mục đích: Hỗ trợ RQĐ đ/v những hoạt động phân phốI & hoạch định các nguồn lực KD &SX gồm:  HT kinh doanh:theo dõi dòng thông tin thị trƣờng, thông tin công nghệ và đơn đặt hàng của khách hàng. Nhận thông tin SP từ HTTT SX.  phân tích và đánh giá để đƣa ra các kế hoạch SX phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.

 HTTT sản xuất: nhận kế hoạch SX từ HTTT KD và quản lý thông tin nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất. cập nhật thông tin và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển qua HTTTKD làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lƣợc trong quá trình phát triển của công ty.

Lập KH & định vị doanh nghiệp Lên KH & đánh giá công nghệ Xác định lịch trình SX Thiết kế bố trí SX trong doanh nghiệp

317

318

Chiến lƣơc

53 19/04/2010

 HTTT mua hàng: duy trì DL về mọI giai đoạn trong QT

cung cấp NVL & hàng hóa mua vào phục vụ SX.

7.2 HTTT KD&SX TÁC NGHIỆP 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC

 HTTT nhận hàng: ghi nhận số lƣợng & chất lƣợng hàng giao nhằm cung cấp TT cho bộ phận công nợ phảI trả, kho & SX

 HTTT kiểm tra chất lƣợng: cung cấp TT tình trạng SP từ NVL đến SP dở dang cho tớI thành phẩm cho ~ bộ phận mua hàng, HT phát triển & TKế SP, các nhà qlý

 HTTT giao hàng: hỗ trợ & kiểm soát QT dự trữ & giao

hàng

 HTTT kế toán chi phí giá thành: kiểm soát nhân lực,

Hỗ trợ nhà Qlý: điều khiển & kiểm soát ~ QT KD&SX Phân chia các nguồn lực hiện cóđể đạt đƣợc mục tiêu KD&SX do mức chiến lƣợc đề ra

nguyên vật liệu & MMTBị dùng cho SX; cung cấp TT bố trí SX trong DN để nhà QLý kiểm soát chi phí SX & phân bổ nguồn lực SX

319

320

~ HTTT: HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu HTTT Just-in-time HTTT hoạch định hàng dự trữ HTTT phát triển & thiết kế SP

7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC

Đầu ra • Lƣợng đặt hàng

HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HT xác định mức tồn kho an toàn / mức đặt hàng lại HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HT xác định điểm đặt hàng kinh tế (EOQ)

tốI ƣu

Đầu ra • Mức đặt hàng lạI / mức tồn kho an toàn

Đầu vào • Nhu cầu hàng năm về loạI hàng dự trữ • Số ngày SX trong

Đầu vào • Nhu cầu hàng năm về loạI hàng dự trữ • Chi phí đặt hàng trên

• Số lƣợng đơn đặt hàng yêu cầu

năm

1 đơn hàng

• ThờI gian vận

• Khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng • Tổng chi phí dự

chuyển 1 đơn đặt hàng

• Chi phí tồn trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm

trữ

321

322

Phƣơng pháp Reorder Level Phƣơng pháp Economic Order Quantity

7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC

Đơn Đặt hàng

 HTTT Just-in-time: loại trừ lãng phí trong việc dùng máy móc, không gian, thời gian làm việc & vật tƣ.

 HTTT hoạch định năng lực SX: xác định năng

KH SX

HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Đầu ra • Liệt kê nhu cầu & thờI gian cụ thể cho mỗI loạI NVL

Dự báo bánhàng

• Lệnh phát đơn

 HTTT điều độ SX: phân chia việc dùng các thiết bị SX đặc thù cho việc SX các thành phẩm phù hợp vớI lịch trình SX

hàng, lệnh SX, gia công

Lịch trình SX tổng hợp

HóaĐơn NVL

• ~ thay đổI của đơn hàng so vớI KH • BC bất thƣờng

 HTTT phát triển & thiết kế SP: phát triển SP đáp ứng nhu cầu KH vớI chi phí ít nhật về nguồn lực

Hàng dự trữ

323

324

lực hiện có là đủ hay quá ít/quá nhiều Phƣơng pháp Material Requirement Planning

54 19/04/2010

PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO KD&SX 7.3 HTTT KD&SX CHIẾN LƢỢC

 Lập KH & định vị doanh nghiệp

 Lên KH & đánh giá công nghệ

 Xác định lịch trình SX  Thống kê  CSDL  Bảng tính điên tử  Quản lý dự án Phần mềm KD&SX chuyên biệt  Thiết kế bố trí SX trong doanh nghiệp

325

326

 Kiểm tra chất lƣợng  SX & thiết kế có trợ giúp của máy tính CAD/CAM  Lựa chọn NVL Material Selection Software  Hoạch định nhu cầu NVL Material Requirement Planning

CHƢƠNG 8. HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH

NỘI DUNG

328

I. KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN TÀI CHÍNH CHƢƠNG 8: HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH II. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH III. HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP IV. HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC V. HTTT TÀI CHÍNH CHIẾN LƢỢC VI. PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

327 8.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH

8.1 KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN TÀI CHÍNH

Các chức năng cơ bản:

 Kiểm soát & phân tích điều kiện tài chính

 Quản trị HT kế toán

 Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán vốn

 Quản trị công nợ khách hàng

 Tính & chi trả lƣơng, qlý quỹ lƣơng, tài sản, thuế

 Quản trị bảo hiểm tài sản & nhân sự

 hỗ trợ kiểm toán

 Qlý tài sản cố định, quỹ lƣơng hƣu & các khoản đầu tƣ

 Đánh giá các khoản đầu tƣ mớI & khả năng huy động vốn

 Qlý dòng tiền

329

330

Phần mềm chuyên dụng:  Qlý ngân quỹ  Qlý tiền vốn  Phân tích các báo cáo tài chính  Quản trị đầu tƣ  Mô hình hóa  Dự báo

55 19/04/2010

8.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH

HTTT tài chính sách lƣợc:  HT ngân sách  HT quản lý vốn  HT lập ngân sách vốn  HT quản trị đầu tƣ

331

332

 HTTT tài chính tác nghiệp:  HT TSCĐ  HT công nợ phải thu của khách  HT công nợ phảI trả ngƣờI bán  HT xử lý đơn hàng  HT mua hàng  HT hàng tồn kho  HT thanh toán lƣơng HTTT tài chính chiến lƣợc:  HT phân tích tình hình tài chính  HT dự báo

8.3 HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP

Chứng từ

Phiếu kế toán Bút toán định kỳ Bút toán kết chuyển tự động Bút toán phân bổ tự động

Số liệu chuyển từ các phân hệ khác sang

Phân hệ kế toán tổng hợp

Số liệu chuyển đến các phân hệ khác

Báo cáo

333

334

Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán Báo cáo thuế

HT kế toán tự động gồm các phân hệ: • KToán vốn = tiền • Ktoán bán hàng & công nợ phảI thu • Ktoán mua hàng & công nợ phảI trả • Ktoán hàng tồn kho • Ktoán TSCĐ • Ktoán chi phí giá thành • Ktoán tổng hợp

8.3 HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP

Chu trình tiêu thụ

Chu trình tài chính

Chu trình cung cấp

Chu trình sản xuất

Các giao dịch

Hệ thống kế toán

Báo cáo tài chính

335

336

Các chu trình nghiệp vụ trong HTTT kế toán:  Chu trình tiêu thụ  Chu trình cung cấp  Chu trình sản xuất  Chu trình tài chính

56 19/04/2010

Chu Trình tiêu thụ Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan tạo doanh thu Sự kiện KTế: Nhận đơn đặt hàng, giao hàng, yêu cầu thanh toán, nhận tiền thanh toán

Chu Trình cung cấp Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan mua hàng / dịch vụ Sự kiện KTế: Yêu cầu đặt hàng/dịch vụ, nhận hàng, xác định nghĩa vụ thanh toán, thực hiện thanh toán

Sổ kế toán: • Nhật ký bán hàng • Nhật ký giảm giá hàng bán & trả lại

Sổ kế toán: • Nhật ký ghi chép ctừ thanh toán • Nhật ký ghi chép

séc

HT ghi nhận ĐĐH HT giao hàng HT lập hóa đơn bán hàng HT thu quỹ

Lệnh bán hàng Phiếu gửI hàng HĐơn bán hàng Phiếu thu tiền Giấy báo trả tiền Ctừ hàng bán bị trả lạI

HT mua hàng HT nhận hàng HT thanh toán hóa đơn mua hàng HT thu quỹ

Yêu cầu mua hàng Đơn đặt hàng BC nhận hàng Ctừ thanh toán Séc Yêu cầu trả lạI hàng

• Nhật ký thu tiền • Sổ chi tiết phảI thu khách hàng

hoặc giảm giá Phân tích nợ khó đòi

BC HĐơn chƣa xử lý BC ctừ thanh toán BC yêu cầu tiền

BC khách hàng BC phân tích nợ theo thờI gian BC nhận tiền

337

338

Sổ sách: • Ghi chép lƣơng

Chu Trình sản xuất Chức năng: ghi chép & xử lý sự kiện phát sinh liên quan tiêu thụ lao động, vật liệu & chi phí SX chung Sự kiện KTế: Mua hàng tồn kho; bán hàng tồn kho; chuyển đổI NVL, lao động & chi phí SX khác; Chuyển đổI chi phí tạo thành phẩm; Thanh toán lƣơng

HT tiền lƣơng Chức năng: Tính toán tiền lƣơng phải trả cho nhân viên & các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân

Sổ Sách

Hợp đồng lao động Bảng chấm công Phiếu theo dỏI SX Bút toán tính lƣơng Bút toán chi tiền

ChứngTừ

HT tiền lƣơng HT hàng tồn kho HT chi phí HT TSCĐ

Bảng tạm ứng lƣơng Bảng Thanh toán lƣơng Bảng tổng hợp lƣơng BC thu nhập

Báo Cáo

339

340

Sổ sách: • Sổ chi tiết chi

Sổ sách: • Sổ chi tiết hàng

phí SP

tồn kho

Các chứng từ trong QT mua bán hàng

Yêu cầu nguyên vật liệu Bảng chấm công Phiếu theo dỏI SX Lệnh SX đã hoàn thành

HT hàng tồn kho Chức năng: ghi chép kế toán về hàng tồn kho & quản trị hàng tồn kho

HT Chi phí Chức năng: tính toán chi phí tạo thành phẩm / dịch vụ & ghi chép kế toán

Yêu cầu nguyên vật

liệu

Các BC chi phí SP

BC xuất nhập tồn kho BC hàng cần bổ sung Kiểm kê hàng tồn

341

342

57 19/04/2010

Chu Trình tài chính Chức năng: ghi chép kế toán sự kiện phát sinh liên quan huy động & qlý các nguồn quỹ & tiền mặt Sự kiện KTế:tăng vốn do chủ DN đầu tƣ & đi vay, dùng vốn để đầu tƣ

Sổ sách: • Sổ chi tiết TSCĐ

Yêu cầu mua tài sản Lệnh SX Tài Sản ctừ ghi sổ ghi bút toán

HT TSCĐ Chức năng: ghi chép tăng, khấu hao & thanh lý TSCĐ

khấu hao

ctừ thanh lý TSCĐ

Sổ Sách

Chứng Từ

BC chi tiết TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ

Báo Cáo

343

344

HT thu quỹ HT chi quỹ

Chu Trình báo cáo tài chính Chức năng: thực hiện BC về các nguồn tài chính & kết quả đạt đƣợc từ việc dùng các nguồn tài chính này

8.4 HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC

Cung cấp BC tổng hợp định kỳ, đột xuất… Tập trung vào việc phân chia các nguồn lực HTTT ngân sách, HTQL vốn = tiền, HT dự toán vốn & các HT qlý đầu tƣ

HT sổ cái HT BC tài chính

Sổ Sách

DL kế toán DL hoạt động DN từ chu trính nghiệp vụ khác

345

346

Báo Cáo Tài Chính

HTTT NGÂN SÁCH •Theo dõi & so sánh số thu/chi thực hiện với kế hoạch •So sánh ngân sách kỳ hiện tại với kỳ tài chính trƣớc đó •So sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban Hỗ trợ nhà QTrị tài chính xác định cách sử dụng các nguồn lực để đạt mục tiêu

HTTT QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN •Cung cấp thông tin dự báo về dòng tiền Hỗ trợ nhà QTrị tài chính trong quá trình ra các quyết định đầu tƣ, mua sắm & vay tiền

HTTT

QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN

Kế hoạch

HTTT NGÂN SÁCH

HT sổ cái của HT Kế toán

Dự báo về dòng tiền vào / ra

Phân bổ ngân sách hiện tại theo khoản mục Chênh lệch ngân sách thực hiện & kế hoạch theo khoản mục Phân bổ ngân sách năm nay so với năm trƣớc Số thu chi thực hiện năm nay so với năm trƣớc Số thu chi hiện tạI so với số thu chi trung bình của các đơn vị / bộ phận khác

347

348

58 19/04/2010

HTTT DỰ TOÁN VỐN Cung cấp thông tin dự toán mua sắm hay bán chuyển nhƣợng TSCĐ trong năm tài chính Hỗ trợ nhà QTrị tài chính trong quá trình phân tích & so sánh xếp loại các dự án đầu tƣ

QT dự toán vốn:  Đánh giá ~ cơ hộI đầu tƣ tiềm năng  Ƣớc lƣợng ~ luồng tiền tƣơng lai cho mỗI dự án  Tính giá trị hiện tạI của mỗI dự án  Trên cơ sở so sánh giá trị hiện tạI & chi phí đầu tƣ cho mỗI dự án mà quyết định chấp nhận hay không = các công cụ:  ThờI gian thu hồI vốn  Giá trị hiện tạI ròng NPV  Tỷ suất hoàn vốn nộI bộ IRR  Tỷ suất hoàn vốn nộI bộ điều chỉnh MIRR

349

350

HTTT QUẢN TRỊ ĐẦU TƢ •Theo dõi ~ khoản đầu tƣ của DN cho cổ phiếu, trái phiếu & các chứng khoán có giá khác Hỗ trợ nhà Qlý đầu tƣ trong quá trình ra quyết định

8.5 HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC

Liên quan việc đặt ra mục tiêu & phƣơng hƣớng hoạt động cho DN Dòng thông tin: Thông tin nộI bộ, phân tích điều kiện tài chính của DN Thông tin kinh tế xã hộI bên ngoài, mô tả môi trƣờng hiện tạI & tƣơng lai của DN ~ dự báo về tƣơng lai của DN

HẾT CHƢƠNG 8

351

352