BÀI GIẢNG CHƯƠNG 5:
BÁO CÁO KIỂM TOÁN VÀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
5.1. Báo cáo kiểm toán
5.1.1. Khái niệm báo cáo kiểm toán nội bộ
Trong hoạt động kiểm toán nội bộ, KTV nội bộ phải tiến hành báo cáo về kết
quả của một cuộc kiểm toán hoặc kết quả hoạt động kiểm toán của cả một giai đoạn
(quý hoặc năm) đồng thời trình bày những ý kiến, kiến nghị giúp cho doanh nghiệp
hoàn thiện hơn về hoạt động kiểm soát, đảm bảo chất lượng thông tin cũng như
nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều đó được thực hiện thông qua báo cáo kiểm toán.
Như vây, báo cáo kiểm toán nội bộ là sản phẩm của hoạt động kiểm toán, trình
bày về kết quả kiểm toán, các ý kiến, kiến nghị của KTV truyền đạt đến đối tượng
cụ thể (bộ phận hoặc cá nhân) trong doanh nghiệp.
5.1.2. Các loại báo cáo kiểm toán nội bộ
Một trong những sự khác biệt giữa kiểm toán nội bộ với hai loại hình kiểm
toán còn lại (kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập) là ở báo cáo kiểm toán. Trong
khi báo cáo kiểm toán của kiểm toán nhà nước và kiểm toán độc lập phải lập theo
mẫu quy định thì báo cáo kiểm toán nội bộ rất linh hoạt, không bắt buộc phải theo
mẫu chung và rất đa dạng về hình thức (có thể báo cáo bằng miệng, báo cáo viết,
báo cáo kiểm câu hỏi). Các loại hình báo cáo và hình thức báo cáo trong kiểm toán
nội bộ hoàn toàn do từng doanh nghiệp quy định. Các loại báo cáo trong kiểm toán
nội bộ có nội dung cụ thể khác nhau và nhằm những mục đích nhất định, thường
chia thành 3 nhóm là:
Nhóm 1: Báo cáo cho một cuộc kiểm toán
- Báo cáo viết chính thức: Bất kì cuộc kiểm toán nào, khi kết thúc kiểm
toán, KTV đều cần phải lập báo cáo kiểm toán để thể hiện kết quả kiểm toán để
hoàn thành mục tiêu kiểm toán đã đề ra. Đây là văn bản chính thức trình bày kết quả
của cuộc kiểm toán và đưa ra các kết luận về các đối tượng được kiểm toán. Báo
cáo chính thức cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau trong doanh
nghiệp (các nhà quản lý cấp cao, các nhà quản lý tác nghiệp, các nhân viên). Mặc
dù là báo cáo viết chính thức, nhưng trong các doanh nghiệp khác nhau, các cuôc
kiểm toán khác nhau thì mẫu biểu và nội dung của những báo cáo viết đó khác nhau
nhiều giữa các nhiệm vụ kiểm toán cá biệt và giữa những công ty cá biệt. Báo cáo
có thể ngắn hoặc dài, có thể trình bày theo nhiều cách, kể cả phạm vi dữ liệu tài
chính hay dữ liệu định lượng. Sau khi kết thúc, nhóm kiểm toán nội bộ thực hiện
cuộc kiểm toán phải lập kịp thời báo cáo kiểm toán để gửi trưởng phòng kiểm toán
nội bộ, Tổng giám đốc và gửi cho các bộ phận được kiểm toán. Đây là nguồn tư liệu
chủ yếu để đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán, đánh giá kết quả công việc của
nhóm kiểm toán, nhân viên kiểm toán, và là nguồn thông itn hữu ích cho các cuộc
kiểm toán sau cũng như đối với doanh nghiệp kiểm toán độc lập. Ở phần sau của
chương chúng ta sẽ đi xem xét cụ thể về cách thức viết báo cáo, nội dung của báo
cáo viết chính thức này.
- Báo cáo viết giữa kì: Trong một số trường hợp, KTV có thể phải phát hành
báo cáo kiểm toán giữa kì, đó là các báo cáo được phát hành khi cuộc kiểm toán
chưa hoàn thành. Như với những cuộc kiểm toán chưa thể kết thúc trong năm mà
còn kéo dài sang các niên độ kiểm toán tiếp theo thì nhóm kiểm toán phải lập báo
cáo viết giữa kì. Báo cáo này còn được lập khi nhóm kiểm toán nhận thấy nên thông
báo cho nhà quản lý những diễn biến quan trọng trong thời gian kiểm toán, hoặc
trước khi lập báo cáo chính thức vì các nhà quản lý quan tâm đặc biệt điến một số
tình trạng cụ thể. Loại báo cáo này có thể được lập khi có những vấn đề quan trọng
phải nghiên cứu trước hoặc chúng có tính chất tiến triển tức là phát hiện kiểm toán
nghiêm trọng đến mức cần phải báo cáo ngay mà không thể đợi đến khi hoàn thành
kiểm toán. Có trường hợp báo cáo viết giữa kì có tính chất hoàn toàn chính thức,
hoặc là một báo cáo bình thường không theo thủ tục. Loại báo cáco này thường chỉ
được gửi cho cấp quản lý nơi được kiểm toán, hoặc bộ phận có liên quan và nhà
quản lý cao cấp trong doanh nghiệp. Báo cáo giữa kì có đủ nội dung trong báo cáo
chính thức, nhưng không được thay thế báo cáo chính thức. Tất cả những báo cáo
giữa kì đều là loại báo cáo mà nếu được sử dụng có nhận định, thì có thể là một
phương pháp tốt để cải tiến toàn bộ quá trình lập báo cáo.
Báo cáo kiểm toán giữa kì có một số ưu điểm như:
+ Phản hồi kịp thời đến đối tượng kiểm toán
+ Thúc đẩy các hành động nhanh hơn là chờ đến khi hoàn thành kiểm toán
+ Với các sửa chữa kịp thời, khi kết thúc kiểm toán sẽ có một báo cáo với
nhiều ý kiến tán thành hơn
+ Tạo cơ hội cho KTV theo dõi các sửa đổi ngay trong quá trình kiểm toán
Báo cáo giữa kì có các dạng sau:
+ Báo cáo miệng: Thường được tổ chức gần như một buổi họp giữa KTV
với một số người quản lý hay nhân viên của đối tượng kiểm toán ở cương vị có thể
tiếp nhận và xử lý thông tin. Cần phải ghi biên bản cho những cuộc họp này, trong
đó cần nêu rõ thành phần tham gia, địa điểm, thời gian, các thông tin được trao đổi
với đối tượng kiểm toán và các phúc đáp của đối tượng kiểm toán.
+ Báo cáo bằng văn bản: Có thể lập theo 2 dạng là thư hoặc bản ghi nhớ.
Báo cáo giữa kì bằng văn bản có thể được gửi cho tất cả những người sẽ nhận báo
cáo cuối cùng. Có một số doanh nghiệp cho rằng, chỉ nên gửi báo cáo giữa kì đến
những nhà quản lý của đối tượng kiểm toán để họ máu chóng tiến hành các sửa đổi.
Tuy nhiên, nếu các phát hiện kiểm toán là nghiêm trọng và rủi ro có thể xảy ra ngay
cho tổ chức, việc gửi báo cáo giữa kì cho các nhà quản lý cấp trên cần được thực
hiện càng sớm càng tốt.
Một cuộc kiểm toán có thể có nhiều báo cáo giữa kì. Báo cáo cuối kì cũng
cần có những tham chiếu đến các phát hiện cụ thể đã nêu trong báo cáo giữa kỳ. Khi
đó, KTV sẽ đính kèm một bản báo cáo giữa kì và các phúc đáp của đối tượng kiểm
toán (nếu có) vào báo cáo kiểm toán cuối cùng.
Khác với kiểm toán độc lập và kiểm toán nhà nước, kiểm toán nội bộ có
một số hình thức báo cáo đặc biệt cho một cuộc kiểm toán như:
+ Báo cáo miệng: Trong nhiều trường hợp, việc báo cáo kết quả phải dùng
lời nói. Báo cáo miệng được dùng trong các trường hợp cần báo cáo khẩn cấp, cũng
có khi mở đầu cho báo cáo viết chính thức. Có khi báo cáo miệng là một cách làm
để báo cáo viết bổ sung sau, nhất là khi những cá nhân phụ trách có nhu cầu đặc
biệt. Như vậy, báo cáo miệng phục vụ một mục đích có lợi và chính đáng. Hạn chế
chủ yếu của nó là không có sự ghi chép vĩnh viễn. Do đó, rất có thể là về sau bị hiểu
sai. Vì thế, báo cáo miệng phải được sử dụng rất thận trọng và nó không thể thay
thế báo cáo viết sau đó.
+ Báo cáo kiểu câu hỏi: Báo cáco này được dùng khi kiểm toán một đối
tượng cá biệt (một vấn đề bất thường) liên quan đến những vấn đề trình tự khá chi
tiết và thường ở một cấp nghiệp vụ khá thấp. Loại báo cáo này thường chỉ dùng để
báo cáo nội bộ, trong phòng kiểm toán nội bộ. Loại báo cáo này có thể dụng trong
những tình huống thích hợp, nhưng có nhiều hạn chế vì lợi ích chung. Các câu hỏi
trong báo cáo thường xoay quanh một vấn đề, theo trình tự đưa ra câu hỏi và trả lời
(đúng trọng tâm nghi vấn, thắc mắc, bức xúc) như nguyên nhân là gì? Dẫn tới hậu
quả gì? Ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của đối tượng kiểm toán?
Nhóm 2: Báo cáo năm (hay báo cáo viết tổng kết)
Thực tế phổ biến trong nhiều công ty là hàng năm lập một báo cáo (có khi 1,
2, 3 báo cáo) trình bày công việc kiểm toán đã hoàn thành trong năm tài chính (hoặc
quý, hoặc một khoảng thời gian nhất định theo yêu cầu quản lý) và đánh giá kết quả
đã thực hiện với mục tiêu kiểm toán đã được đưa ra trong kế hoạch kiểm toán năm
(có độ trễ, ít nhất là quý I năm sau). Có trường hợp những báo cáo tổng kết đó chủ
yếu lập cho Uỷ ban kiểm toán, Uỷ ban kiểm soát của Hội đồng quản trị, nhưng có
trường hợp thì lập cho quản lý cấp trên. Những báo cáo tổng kết đó rất cần cho nhà
quản lý cấp trên có cái nhìn tổng quát về công việc kiểm toán và hoạt động kiểm
soát của doanh nghiệp mình. Đồng thời, báo cáo này cũng cần cho kiểm toán trưởng
để xem công việc báo cáo của mình một cách thường xuyên và xuyên suốt hơn, trên
có sở thống nhất.
Nhóm 3: Báo cáo đặc biệt - Không chậm trễ
Khi phát hiện ra những vấn đề nghiêm trọng liên quan đến các thành viên
Ban điều hành trong khi tiến hành các đợt kiểm toán hoặc trong trường hợp có vấn
đề nổi cộm trong năm tài chính, các sai sót, gian lận cần có sự chỉ đạo, xử lý khắc
phục kịp thời. Báo cáo đặc biệt có thể dưới hình thức viết hoặc báo cáo bằng miệng
chủ yếu đảm bảo nhanh chóng kịp thời đến đối tượng cần thông báo mà chủ yếu là
nhà quản lý.
5.2. Ý nghĩa và yêu cầu của báo cáo kiểm toán nội bộ
5.2.1. Ý nghĩa của báo cáo kiểm toán nội bộ
Đối với kiểm toán viên:
- Báo cáo kiểm toán tóm tắc mục đích, phạm vi và kết quả của công việc
kiểm toán, là tài liệu lưu trữ về công việc kiểm toán. Nó cung cấp thông tin cho
người quản lý công tác kiểm toán nội bộ và là bằng chứng tài liệu về công việc
kiểm toán. Báo cáo kiểm toán là nguồn tài liệu chủ yếu để đánh giá kết quả công
việc của KTV.
- Báo cáo kiểm toán thúc đẩy sự cải tiến công tác kiểm soát nội bộ. KTV
luôn hướng tới hiệu quả, hiệu lực trong hoạt động và cải tiến các thủ tục kiểm soát
giúp doanh nghiệp đạt các mục tiêu của mình. Các vấn đề được báo cáo một cách
chính thức sẽ lôi kéo được nhiều sự chú ý, các cam kết và khả năng giải quyết vấn
đề hơn là chỉ báo cáo một cách không chính thức.
- Báo cáo kiểm toán giúp cho việc đào tạo và huấn luyện KTV. Qua quá trình
hình thành báo cáo kiểm toán, những phương pháp tổ chức và trình bày quan điểm
của KTV sẽ được hình thành và nâng cao. Việc viết, sửa chữa, rà soát, chắt lọc và
trình bày một báo cáo giúp các kĩ năng nghiệp vụ và diễn đạt của KTV ngày càng
sắc bén hơn.
- Báo cáo kiểm toán giúp đánh giá về công việc của KTV. Các kĩ năng
nghiệp vụ và diễn đạt của KTV được thể hiện qua báo cáo kiểm toán.
- Báo cáo kiểm toán giúp cho công việc theo dõi sau kiểm toán bởi các công
việc cần phải làm đều được nêu rõ trong báo cáo kiểm toán.
Đối với các nhà quản lý tác nghiệp:
Các nhà quản lý tác nghiệp là những người chịu trách nhiệm về điều hành
hoạt động hàng ngày tại doanh nghiệp, bao gồm các trưởng phòng ban, trưởng bộ
phận, quản đốc…).
- Báo cáo kiểm toán thúc đẩy các hoạt động cải tiến thông qua việc cung cấp
một kế hoạch hành động. Chức năng kiểm toán có thể xem như một công cụ tự điều
chỉnh trong doanh nghiệp và thúc đẩy hành động thích hợp đối với những vấn đề
mới nảy sinh. Hơn nữa, kiểm toán nội bộ như một sự kiểm tra khách quan của