BÀI GIẢNG CHƯƠNG 6:
THEO DÕI SAU KIỂM TOÁN VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC KIỂM TOÁN
6.1. Theo dõi sau kiểm toán
6.1.1. Khái niệm
Sau khi báo cáo kiểm toán được gửi đi cuộc kiểm toán có vẻ như đã hoàn tất.
Thực chất không hẳn như vậy, bởi vì KTV bắt đầu sang bước theo dõi sau kiểm
toán. Theo Quy chế kiểm toán nội bộ thì “theo dõi sau kiểm toán là công việc tiếp
theo sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai những kiến nghị,
những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm toán ở các
bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp”.
Chuẩn mực 440.01 - Chuẩn mực thực hành nghề nghiệp kiểm toán nội bộ về
Theo dõi sau kiểm toán, ghi rõ: “KTV phải xác định rằng các hoạt động sửa chữa
đã thực hiện và đạt được kết quả cần thiết, hoặc người quản lý cấp cao hay hội
đồng quản trị đã dự tính về rủi ro do không thực hiện những biện pháp sửa chữa
đối với các phát hiện kiểm toán đã báo cáo”.
Có 02 công việc phải làm trong quá trình theo dõi sau kiểm toán:
(1) Các KTV kiểm tra xem biện pháp nào đã được áp dụng trong thực tế và
nếu được áp dụng thì tác dụng của chúng ra sao đối với việc giảm thiểu rủi ro cho
hoạt động của đối tượng kiểm toán.
(2) Nếu không có biện pháp nào được áp dụng cho những vấn đề đã được đề
ra trong báo cáo kiểm toán, các KTV sẽ xác định lại mức rủi ro thực tế tại đối tượng
kiểm toán và xem xét ý kiến giải trình của người quản lý tại đối tượng kiểm toán về
vấn đề rủi ro tồn tại.
Như vậy, việc có thực hiện những kiến nghị của KTV hay không hoàn toàn
không phụ thuộc vào KTV mà do nhà quản lý và trưởng bộ phận được kiểm toán
quyết định. Tuy nhiên, nếu Trưởng bộ phận được kiểm toán có hoạt động sửa chữa
các vấn đề được nêu trong báo cáo kiểm toán thì cần phải xem xét mọi rủi ro có thể
xảy ra và chịu trách nhiệm về việc không có những biện pháp sửa chữa thích hợp
trong phạm vi quyền hạn của mình.
Quá trình theo dõi sau kiểm toán cần tập trung vào các phát hiện kiểm toán
và rủi ro phát sinh do không hoàn thành các mục tiêu kiểm soát chứ không nhất
thiết là phải xem xét các kiến nghị cụ thể của KTV có được thực hiện hay không.
Nói cách khác, trọng tâm trong khi theo dõi là việc đạt được các mục tiêu kiểm soát
và đánh giá lại các rủi ro, xem có còn ở mức độ đang lưu tâm như trước không.
6.1.2. Vai trò của các bên trong quá trình theo dõi sau kiểm toán
Vai trò của KTV:
- Xem xét kịp thời để chắc rằng đã có giải pháp thích hợp đối với cac phát
hiện kiểm toán.
- Thông báo cho đối tượng kiểm toán, Ban giám đốc và Hội đồng quản trị
(bằng văn bản) về các xét đoán và đánh giá trong quá trình xem xét theo dõi; trả lời
các câu hỏi của đối tượng kiểm toán khi họ đang xem xét các giải pháp sửa chữa
thích hợp.
- Tôn trọng quyền làm chủ của đối tượng kiểm toán. Không được ép buộc
đối tượng kiểm toán phải thực hiện theo một cách sửa chữa cụ thể nào.
- Tôn trọng các hoạt động của đối tượng kiểm toán và những yêu cầu về thời
gian khi tiến hành công việc kiểm tra tại đối tượng kiểm toán trong giai đoạn theo
dõi sau kiểm toán. Giảm thiểu tới mức thấp nhất những cản trở có thể gây ra cho
các hoạt động hoặc nhân viên của đối tượng kiểm toán cũng như chính công việc
kiểm toán.
Vai trò của đối tượng kiểm toán:
- Đưa ra các bản phúc đáp hoàn chỉnh, đúng thời hạn (được xét duyệt do cấp
quản lý phù hợp) và ghi chép các nhận xét, chấp nhận về mức độ rủi ro.
- Tìm ra các giải pháp dài hạn để sửa chữa một cách triệt để và kịp thời các
nhược điểm được báo cáo về mọi mặt.
- Hợp tác và giúp đỡ KTV thực hiện việc phúc tra.
- Thông báo cho KTV và Ban giám đốc về tiến trình sửa chữa (nên thực hiện
bằng văn bản).
- Thông báo cho Ban giám đốc và KTV các bất đồng lớn với KTV về giải
pháp sửa đổi thích hợp. Công nhận trách nhiệm bằng văn bản đối với các rủi ro sinh
ra do các phương pháp sửa chữa mà KTV cho là không phù hợp.
- Đánh giá mối quan hệ giữa hiệu quả và chi phí của các giải pháp sửa đổi
thay thế khác và chọn giải pháp thay thế thích hợp được người quản lý bộ phận
chấp nhận.
Vai trò của Ban giám đốc:
- Quan sát quá trình theo dõi sau kiểm toán, kiểm tra và khuyến khích đối
tượng kiểm toán để chắc chắn rằng có cá phản hồi thích hợp, đáp ứng cho báo cáo
kiểm toán.
- Đánh giá hoặc chấp nhận tính thích hợp và hiệu quả - chi phí của các hoạt
động sửa chữa của đối tượng kiểm toán và thực hiện các bước cần thiết để điều
chỉnh các vấn đề không phù hợp được phát hiện ra.
- Tránh cản trở KTV xem xét theo dõi nhằm khuyến khích vai trò khách quan
và độc lập của KTV.
Khi mỗi bên thực hiện đầy đủ vai trò của mình, công việc theo dõi sau kiểm
toán sẽ được bảo đảm, quá trình trao đổi thông tin và hợp tác cũng diễn ra tốt đẹp.
Sắp xếp thời gian thực hiện và phối hợp 3 vai trò có ý nghĩa quan trọng đối với sự
thành công của quá trình theo dõi sau kiểm toán. Việc theo dõi sau kiểm toán đối
khi có thể thực hiện khá sớm sau khi phát hành báo cáo kiểm toán. Trong một số
trường hợp khác, thường là khi không có các vấn đề nghiêm trọng, quá trình theo
dõi sau kiểm toán có thể được thực hiện trễ hơn như là một bộ phận của cuộc kiểm
toán kì sau.
6.1.3. Trình tự theo dõi sau kiểm toán
Tiến trình công việc khi KTV nội bộ báo cáo kết quả kiểm toán nhìn chung
bao gồm:
(1) Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến của đối tượng kiểm toán để
quyết định xem các kiến nghị của KTV áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào.
(2) Đối tượng kiểm toán thực hiện các quyết định này.
(3) KTV sau khi chờ đợi một thời gian sẽ quay lại đối tượng kiểm toán để
xem xét các sửa đổi có được thực hiện không và kết quả có như mong muốn không.
Trong hầu hết các trường hợp, có sự phối hợp trong việc thực hiện các thủ
tục theo dõi sau kiểm toán. Đối tượng kiểm toán thường trả lời bằng văn bản cho
các kiến nghị của KTV, đặc biệt là khi họ bất đồng với các ý kiến của KTV. Người
quản lý cấp trên của đối tượng kiểm toán sẽ cùng với đối tượng kiểm toán phác thảo
phương thức giải quyết các vấn đề đặt ra. Khi đó, KTV có thể được mời trở lại để
xem xét các giải pháp. Sự phối hợp trên giúp vừa bảo đảm sự độc lập của KTV với
quá trình thiết kế và vận hành hệ thông, vừa tận dụng được kinh nghiệm của KTV
nội bộ. Khi theo dõi sau kiểm toán KTV cần chú ý một số công việc sau:
(1) Đọc kĩ văn bản trả lời của đối tượng kiểm toán, chú ý các phát hiện kiểm
toán:
- Không được trả lời
- Trả lời không thích hợp
- Đối tượng kiểm toán không hiểu hoặc không đồng ý
- Đối tượng kiểm toán nói rằng sẽ không sửa chữa
(2) Thảo luận với đối tượng kiểm toán (gặp trực tiếp hoặc qua điện thoại) về
bất cứ phần trả lời nào không rõ ràng hoặc không được đề cập đến. Bất cứ phát hiện
kiểm toán hoặc kiến nghị nào bị diễn giải sai hoặc không được đồng ý đều phải
được làm rõ.
(3) Thực hiện việc kiểm tra tại đối tượng kiểm toán về các hoạt động sửa
chữa và các kết quả hay hiện trạng liên quan đến các phát hiện kiểm toán quan
trọng. Thời gian thực hiện việc kiểm tra này phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng
của các vấn đề và các hoàn cảnh có liên quan.
(4) Sau khi thực hiện trao đổi, tìm hiểu, và bất cứ phương pháp kiểm tra nào
tại đối tượng kiểm toán, KTV đánh giá lại các rủi ro trong hệ thống KSNB dựa trên
cá điều kiện đã được sửa đổi hoặc trên những giải pháp mà đối tượng kiểm toán cho
biết là đã hoặc sẽ thực hiện.
(5) KTV báo cáo các phát hiện từ công việc kiểm tra nói trên, gửi một bản
báo cáo theo dõi sau kiểm toán (hoặc báo cáo phúc tra) cho những người đã nhận
báo cáo kiểm toán.
Nội dung và phạm vi thực hiện các thủ tục theo dõi sau kiểm toán:
Nội dung và phạm vi thực hiện các thủ tục theo dõi sau kiểm toán phải căn
cứ vào nội dung các kiến nghị có trong báo cáo kiểm toán và mức độ rủi ro đánh
giá. Nếu nội dung kiến nghị càng nhiều và mức độ rủi ro càng lớn thì phạm vi kiểm
tra phải càng rộng.
Một số thủ tục kiểm tra trong giai đoạn theo dõi sau kiểm toán chỉ tập trung
hẹp vào các điểm đang được quan tâm. Ví dụ: Một cuộc kiểm toán các khoản phải
thu ở một công ty có kiến nghị là việc đối chiếu công nợ với khách hàng phải được
thực hiện định kì vào cuối tháng. Khi theo dõi sau kiểm toán, KTV chỉ tập trung vào
xem việc đối chiếu công nợ có được thực hiện cuối tháng và báo cáo với Ban giám
đốc hay không.
Trong một số trường hợp khác, có nhiều tác động quan trọng qua lại giữa các
hoạt động được nêu ra trong nội dung kiến nghị khiến cho KTV phải đi vào tìm
hiểu và kiểm tra nhiều hơn cuộc kiểm toán ban đầu. Ví dụ: khi các KTV kiến nghị
phải thương lượng lại về lịch trình thanh toán, lãi suất, lịch trình giao hàng với các
nhà cung cấp. Khi theo dõi sau kiểm toán, các KTV có thể phải tiếp xúc với bộ phận
pháp lý, bộ phận theo dõi nợ phải trả, bộ phận quản lý kho và phòng kinh doanh.
Như vậy, phạm vi kiểm tra trong trường hợp thứ 2 mở rộng ra nhiều lĩnh vực
hơn trong trường hợp thứ nhất vì trường hợp thứ 2 có nhiều mối quan hệ tác động
qua lại giữa hoạt động kí kết các hợp đồng mua hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt
động theo dõi nợ và hoạt động thanh toán trong quá trình quan hệ với nhà cung cấp.
Trong khi đó, trường hợp thứ nhất chỉ liên quan đến công việc của bộ phận kế toán
nợ phải thu.
Phạm vi áp dụng các thủ tục theo dõi sau kiểm toán cũng thay đổi tuỳ theo
KTV muốn kiểm tra hồ sơ tài liệu của các hành động sửa chữa hay muốn kiểm tra
kết quả thực tế của việc sửa chữa. Trong một số trường hợp, KTV có thể thấy rằng