HỌC PHẦN KIỂM TOÁN NỘI BỘ
BÀI GIẢNG CHƯƠNG 4: MỘT SỐ CHUYÊN ĐỀ KIỂM TOÁN
4.1. Kiểm toán hoạt động
Kiểm toán hoạt động thường được xem là những cuộc kiểm toán nhằm kiểm
tra và đánh giá hoạt động của các bộ phận trong một tổ chức hoặc toàn bộ tổ chức
đó. Kiểm toán viên kiểm tra và đánh giá những hoạt động liên quan đến nhiều chức
năng khác nhau trong doanh nghiệp như sản xuất, tiếp thị, quản trị nhân sự, tài
chính, kế toán… Tuy nhiên, kiểm toán hoạt động là một khái niệm khá rộng và có
nhiều cách hiểu khác nhau. Nội dung chương này xem xét và nghiên cứu đặc điểm
của một số phân hệ khác nhau của kiểm toán hoạt động, gồm: Kiểm toán quản lý,
Kiểm toán kết quả và Kiểm toán chất lượng.
4.1.1. Kiểm toán quản lý
Kiểm toán quản lý chủ yếu hướng tới việc kiểm tra và đánh giá hệ thống
KSNB và chất lượng thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Nói cách khác, kiểm toán quản lý là một quá trình đánh giá và kiểm tra các
hoạt động quản lý của một tổ chức nhằm đảm bảo rằng các hoạt động này được
thực hiện hiệu quả, hiệu suất và tuân thủ các quy định, chính sách đã đề ra.
Dưới đây là một số điểm chính về kiểm toán quản lý:
(1) Mục tiêu của kiểm toán quản lý
Đánh giá hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động quản lý.
Đảm bảo tuân thủ các quy định, chính sách và quy trình nội bộ.
Phát hiện và ngăn ngừa các sai sót, gian lận trong quá trình quản lý.
(2) Phạm vi kiểm toán quản lý
Kiểm tra các hoạt động quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, và các hoạt động
khác của tổ chức.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và các biện pháp bảo vệ tài sản của tổ
chức.
Xem xét việc phân chia trách nhiệm, hệ thống thông tin và quy trình xét
duyệt.
(3) Các bước tiến hành kiểm toán quản lý
+ Lập kế hoạch kiểm toán: Xác định phạm vi, mục tiêu và phương pháp
kiểm toán.
+ Thu thập thông tin: Sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, quan sát,
kiểm tra tài liệu.
+ Đánh giá và phân tích: So sánh thông tin thu thập được với các tiêu
chuẩn, quy định đã đề ra.
+ Báo cáo kết quả: Trình bày các phát hiện, khuyến nghị và đề xuất cải tiến.
(4) Lợi ích của kiểm toán quản lý:
Cải thiện hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức.
Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa sai sót, gian lận.
Bảng 4.1. Một số nội dung thực hiện trong kiểm toán quản lý
Phương pháp KSNB Mục tiêu kiểm
soát chủ yếu Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm
toán
Kiểm soát tổ chức
Xây dựng mục tiêu,
quyền hạn và phạm vi
trách nhiệm của
doanh nghiệp
Hoàn thành các
mục tiêu của
doanh nghiệp
Đưa ra thông báo
chính thức của Ban
giám đốc và Hội
đồng quản trị vạch
ra mục tiêu, quyền
hạn và trách nhiệm
của doanh nghiệp
Xem xét và
kiểm tra bảng
thông báo hoặc
công văn thông
báo
Thiết lập các thủ tục
xét duyệt cho những
quyết định quan trọng
trong doanh nghiệp
Tuân thủ pháp
luật và các quy
định nội bộ
Mọi đơn đặt hàng
phải có chữ ký của
người quản lý
Kiểm tra sự xét
duyệt của
người có thẩm
quyền trên các
đơn đặt hàng
Kiểm toán hoạt
động
Lập kế hoạch
(1) Tuân thủ pháp
luật và các quy
định nội bộ.
(2) Hoàn thành
các mục tiêu của
doanh nghiệp
Tổ chức các cuộc
họp để chuẩn bị kế
hoạch
Kiểm tra biên
bản các cuộc
họp
Lập ngân sách (1) Tính kinh tế
và hiệu quả của
các hoạt động.
(2) Hoàn thành
(1) Lập ngân sách
chính thức
(2) Phê chuẩn ngân
sách
(1) Tìm hiểu và
ghi chép lại
quy trình lập
ngân sách
Phương pháp KSNB Mục tiêu kiểm
soát chủ yếu Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm
toán
các mục tiêu của
doanh nghiệp
(2) Kiểm tra sự
phê chuẩn
ngân sách có
phù hợp với
mục tiêu tổ
chức không
Hệ thông thông tin và
kế toán
(1) Sự trung thực
và độ tin cậy của
thông tin
(2) Tính kinh tế
và hiệu quả hoạt
động
(3) Hoàn thành
các mục tiêu của
doanh nghiệp
Lập các báo cáo
Kiểm tra các
báo cáo và so
sánh kết quả
giữa thực tế và
kế hoạch
Kiểm soát nhân sự
Tuyển dụng và lựa
chọn nhân viên phù
hợp với công việc
Đám bảo các mục
tiêu kiểm soát nội
bộ
Xem xét hồ sơ
tuyển dụng, chỉ lựa
chọn các ứng viên
đáp ứng được các
yêu cầu của công
việc
Kiểm tra hồ sơ
lưu của quá
trình xét tuyển
nhân sự
Kiểm tra thiết bị
Bảo đảm an toàn thiết
bị Bảo vệ tài sản
Tổ chức công tác
bảo vệ tài sản, đặt
mật khẩu máy
tính…
Kiểm tra tình
trạng của tài
sản
4.1.2. Kiểm toán kết quả
Kiểm toán kết quả nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động
hay bộ phận trong tổ chức. Sự hữu hiệu liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu
đề ra. Sự hiệu quả đề cập đến chi phí để thực hiện các mục tiêu đó.
Nói cách khác, kiểm toán kết quả là quá trình đánh giá và xác minh các kết
quả đạt được của một tổ chức hoặc dự án so với các mục tiêu, tiêu chuẩn và kế
hoạch đã đề ra.
Dưới đây là một số điểm chính về kiểm toán kết quả:
(1) Mục tiêu của kiểm toán kết quả
Đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu và kết quả đề ra.
Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả của các hoạt động.
Đưa ra các khuyến nghị để cải thiện hiệu suất và hiệu quả.
(2) Phạm vi kiểm toán kết quả
Kiểm tra các kết quả tài chính, hoạt động và quản lý.
Đánh giá các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và các tiêu chuẩn chất lượng.
Xem xét các báo cáo kết quả và so sánh với các mục tiêu ban đầu.
(3) Các bước tiến hành kiểm toán kết quả
+ Lập kế hoạch kiểm toán: Xác định phạm vi, mục tiêu và phương pháp
kiểm toán.
+ Thu thập thông tin: Sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, quan sát,
kiểm tra tài liệu.
+ Đánh giá và phân tích: So sánh thông tin thu thập được với các tiêu
chuẩn, quy định đã đề ra.
+ Báo cáo kết quả: Trình bày các phát hiện, khuyến nghị và đề xuất cải tiến.
(4) Lợi ích của kiểm toán kết quả:
Cải thiện hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức.
Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa sai sót, gian lận.
Tiêu chuẩn đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả:
Một vấn đề quan trọng của kiểm toán kết quả là phải xác định được tiêu
chuẩn đánh giá về sự hữu hiệu và hiệu quả. Căn cứ trên các tiêu chuẩn này, KTV sẽ
tiến hành so sánh với kết quả thực tế của đối tượng kiểm toán, từ đó đưa ra kết luận
của mình. Các tiêu chuẩn càng cụ thể, càng chặt chẽ thì các đánh giá của KTV càng
khách quan. Tuy nhiên, việc xác định các tiêu chuẩn này là một vấn đề rất khó. Các
hoạt động diễn ra tại các tổ chức khác nhau thì hoàn toàn khác nhau, mục tiêu và
phương pháp tiến hành cũng rất đa dạng. Do vậy, không có một tiêu chuẩn chung
được chấp nhận phổ biến để KTV nội bộ có thể sử dụng làm căn cứ cho việc kiểm
toán của mình. KTV phải căn cứ vào từng tình huống cụ thể, dựa vào kinh nghiệm
của mình để xây dựng các tiêu chuẩn cần thiết. Dưới dây là một số cơ sở có thể sử
dụng trong việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả:
- So sánh với kì trước
Một trong những cơ sở đơn giản để xây dựng tiêu chuẩn là so sánh với kết
quả thực tế của kì trước, qua đó sẽ xác định kì này làm “tốt hơn” hay “tệ hơn” kì
trước. Các tiêu chuẩn thuộc dạng này dễ thiết lập nhưng kết quả đánh giá chỉ dựng
lại ở sự biến động của đối tượng kiểm toán, không cho thấy thực sự hoạt động đó
diễn ra như thế nào. Ví dụ: tỉ lệ phế phẩm của phân xưởng X kì này thấp hơn kì
trước…
- So sánh với các hoạt động tương tự
KTV có thể đánh giá trên cơ sở so sánh hoạt động đang kiểm tra với các hoạt
động tương ứng tại một bộ phận hay doanh nghiệp khác. Ví dụ: KTV có thể so sánh
tỉ lệ phế phẩm của phân xưởng X với các phân xưởng khác trong doanh nghiệp
cùng sản xuất một loại sản phẩm…
- So sánh với các định mức kĩ thuật hoặc dự án
Trong nhiều trường hợp, các định mức kĩ thuật là một tiêu chuẩn rất tốt. Ví
dụ: để đánh giá sản lượng có thể so sánh sản lượng đó với sản lượng định mức của
máy. Các tiêu chuẩn xuất phát từ định mức kĩ thuật có ưu điểm là khách quan và dễ
được chấp nhận. Tuy nhiên, việc xây dựng các định mức thường tốn kém nhiều thời
gian và chi phí, chưa kể phải có sự tham gia của các chuyên viên kĩ thuật. Để có thể
thực hiện được điều này, một phương pháp có thể sử dụng là phối hợp giữa một số
doanh nghiệp cùng ngành để thiết lập một hệ thống các định mức kĩ thuật quan
trọng. Dự toán hay ngân sách cũng có thể là một cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn tương
tự như định mức kĩ thuật.
- Trao đổi và thảo luận
Trong một số trường hợp, các cơ sở trên không thể áp dụng để thiết lập các
tiêu chuẩn thì một tiêu chuẩn có thể được xây dựng dựa trên cơ sở một cuộc thảo
luận giữa các bên liên quan: Ban giám đốc, KTV và đối tượng kiểm toán.
Kiểm toán về sự hữu hiệu
Sự hữu hiệu trong hoạt động thể hiện qua việc hoàn thành các mục tiêu được
đề ra. Để thực hiện một cuộc kiểm toán về sự hữu hiệu, KTV thường theo một trình
tự như sau: