Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm

Bài 2

Ỹ

Ệ

K NĂNG LÀM VI C NHÓM

Ộ

N I DUNG

1 Tổng quan về nhóm

2 Hoạt động của nhóm

3 Điều hành nhóm

4 Kỹ năng làm việc nhóm

5 Kỹ năng quản trị xung đột mâu thuẫn

1

Tổng quan về nhóm

Khái niệm nhóm • Nhóm là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu,

• Nhóm là đơn vị thực thi cơ bản • Nhóm là sự trộn lẫn kỹ năng, kinh nghiệm và hiểu biết nội

thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau.

• Nhóm chắc chắn sẽ nhận những kết qủa những cá nhân • Nhóm nhỏ thì mềm dẻo hơn nhóm lớn, dễ kết hợp vả điều

bộ của nhiều người

• TEAM = Together Everyone Achieves More

chỉnh

= Together Everyone Accomplishes More = Tối ưu hóa tiềm năng cá nhân

1

Tổng quan về nhóm

Khái niệm nhóm

1

Tổng quan về nhóm

Nhóm làm việc • Cùng mục tiêu • Hợp tác, phối hợp, giúp đỡ nhau • Kiến tạo môi trường mới từ sự độc lập đến phụ thuộc

1

Tổng quan về nhóm

Bạn hình dung về nhóm làm việc như thế nào

1

Tổng quan về nhóm

ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ ( NGUYÊN TẮC PERFORM ) 1. Có mục đích rõ rệt ( Purpose and Values ) 2. Được tiếp thêm sức mạnh ( Empowerment ) 3. Có quan hệ giao tiếp tốt ( Relationships and Communication ) 4. Có sự linh họat ( Flexibility ) 5. Có năng suất làm việc tối ưu ( Optimal Performance ) 6. Có sự công nhận và trân trọng thành quả đạt được ( Recognition and Appreciation ) 7. Có tinh thần nhiệt huyết ( Morale )

1

Tổng quan về nhóm

Nhóm làm việc thành công khi có các đặc điểm sau:

1) Năng lực – Mỗi thành viên phải có kỹ năng nào đó mà nhóm cần

2) Mục tiêu rõ ràng và thuyết phục

3) Tận tụy với mục tiêu chung

4) Mọi thành viên đều đóng góp, và đều hưởng lợi.

5) Môi trường khuyến khích.

6) Phù hợp với mục tiêu của tổ chức

1

Tổng quan về nhóm

• Phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên. Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thể tích cực hoặc tiêu cực.

Nhân tố thành công của nhóm • Phải có mục tiêu nhóm. Mục tiêu chung (hay mục đích) của nhóm phải cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu này phải được các thành viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện. Mục tiêu xuyên suốt quá trình hoạt động của nhóm, nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn tại. Tuy nhiên mục tiêu từng thành viên, mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

1

Tổng quan về nhóm

• Phải có vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên trong nhóm. Nhóm chỉ hoạt động hiệu quả khi các thành viên được biết rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình, không chồng chéo, giẫm đạp lên nhau.

Nhân tố thành công của nhóm • Phải có các quy tắc nhóm. Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả. Đây là những quy tắc chính thức. Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém phần quan trọng. Quy tắc ngầm có mặt tích cực và mặt tiêu cực.

1

Tổng quan về nhóm

• Mỗi cá nhân có một điểm mạnh riêng tạo nên tính đa dạng cho tập thể, các cá nhân phải nhìn nhận sự khác biệt của nhau. Không phải chỉ nhìn nhận mặt tốt của nhau mà còn dám nói lên những điều mà mình cho là không đúng. Thêm vào đó, để tăng sức mạnh đoàn kết cần thiết phải phân chia nhiệm vụ thích hợp sao cho mỗi người phát huy điểm mạnh của mình, bổ sung hỗ trợ điểm yếu của người khác

Nhân tố thành công của nhóm • Để đạt được mục tiêu chung cần có tinh thần phê bình đóng góp ý kiến mang tính xây dựng: hỗ trợ lẫn nhau (không phải phó thác cho người khác). Thừa nhận ưu điểm và biết được nhược điểm của các thành viên khác trong nhóm là thành công bước đầu của Teamwork

1

Tổng quan về nhóm

Ba điều kiện để hình thành teamwork

1

Tổng quan về nhóm

So sánh giữa Teamwork và những hình thái khác

1

Tổng quan về nhóm

Tại sao phải có TeamWork

1

Tổng quan về nhóm

Tầm quan trọng của nhóm làm việc • Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu

• Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự,

quả của công việc.

• Nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn.

• Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc. Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn. Các thành viên tự rút ra những gí tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình.

khâu trung gian nên linh hoạt hơn.

1

Tổng quan về nhóm

Tầm quan trọng của nhóm làm việc • Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm

• Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, lãnh đạo…

cơ bản như các thành viên hiểu rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo luận, đồng thuận; thông tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có những quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng. Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình chứ không phải là thi hành theo chỉ thị cấp trên. Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm được nêu rõ bằng các mục tiêu (SMART). Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo.

1

Tổng quan về nhóm

Làm thế nào để hình thành TeamWork

1

Tổng quan về nhóm

Trở ngại lớn nhất của TeamWork

1

Tổng quan về nhóm

Trở ngại lớn nhất của TeamWork

1

Tổng quan về nhóm

Yếu tố thúc đẩy trong TeamWork

1

Tổng quan về nhóm

Mục tiêu và phương pháp của TeamWork

1

Tổng quan về nhóm

Gợi ý hành động

1

Tổng quan về nhóm

• Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên của nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan tâm

Phân loại nhóm • Chia thành hai nhóm: • Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức đó.

1

Tổng quan về nhóm

1

Tổng quan về nhóm

1

Tổng quan về nhóm

1

Tổng quan về nhóm

Nhóm sản phẩm lõi • Thực hiện nghiên cứu được yêu cầu nhằm giảm rủi ro và

• Phát triển đặc tả phần mềm • Chuẩn bị kế hoạch dự án • Có nhiệm vụ trong quyết định quản lý của dự án, những hoạt động theo tiêu chuẩn và luật, lập kế hoạch cho sản xuất và tiếp thị

những gì chưa biết tới mức có thể quản lý

1

Tổng quan về nhóm

Nhóm thiết kế căn bản • Gồm chủ yếu là các kỹ sư • Phát triển nhiều đặc tả thiết kế chi tiết từ đặc tả

sản phẩm

• Phát triển các thiết kế • Bảo đảm các đáp ứng về yêu cầu qua kiểm thử,

cung cấp báo cáo kiểm thử

• Có thể phân chia thành những nhóm con

1

Tổng quan về nhóm

Sự khác biệt giữa group và team

2 Các hoạt động của nhóm

1. Hình thành 2. Hỗn loạnCác cá nhân không phù hợp bị đào

thải

3. Ổn định & thể hiện 4. Giải tán/ phát triển

2 Các hoạt động của nhóm

1. Hình thành

– Xây dựng mối quan hệ – Tổ chức nhóm – Nguyên tắc làm việc nhóm

2 Các hoạt động của nhóm

1. Hình thành •. Giai đoạn này các thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại. Họ mang đến nhóm nhiều điểm khác biệt nhau từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức và kỹ năng.

•. Vai trò trưởng nhóm giai đoạn này là thúc đẩy các thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, sau đó cùng phối hợp xây dựng định hướng hoạt động của nhóm hoặc mục tiêu hoạt động nhóm. Nhóm trưởng và các thành viên tìm hiểu các thành viên khác về tính tình, khả năng làm việc, sự tự tin, trách nhiệm và những suy nghĩ đóng góp cho nhóm…

•. Sau đó nhóm quyết tâm xây dựng hoặc hiểu rõ

mục tiêu mà nhóm phải hoàn thành.

2 Các hoạt động của nhóm

Xây dựng mối quan hệ tốt • Thấu hiểu cảm xúc/hoàn cảnh người khác. • Tập trung, không cắt ngang, không lơ đãng và

không chỉ nói về bản thân.

• Biết làm thế nào để thân thiện hơn và làm

việc cùng nhau tốt hơn.

• Thể hiện cảm xúc/vị trí của mình một cách cởi

mở

• Đừng chỉ mong chờ người khác hiểu và đưa

cho mình cái mình muốn

2 Các hoạt động của nhóm

Xây dựng mối quan hệ tốt • Tôn trọng bản thân và đối tác. • Đối mặt với sự khác biệt một cách trực tiếp

(tránh việc từ bỏ, gây chiến, cá cược hay chơi xấu)

• Cố gắng tiến đến giải pháp “cùng thắng” (win-

win solution).

2 Các hoạt động của nhóm

Cách thức Xây dựng mối quan hệ tốt • Trao đổi thông tin liên lạc • Hoạt động liên kết

2 Các hoạt động của nhóm

Những điều cần lưu tâm • Phải có ít nhất một phía cho rằng mối quan hệ

đó là quan trọng.

• Học cách lắng nghe hiệu quả, không phê phán

một cách tiêu cực.

• Tạo không khí thoải mái, dễ nói chuyện. • Xây dựng một văn hóa nơi mà mọi người có thể

thoải mái thể hiện cảm xúc/quan điểm.

2 Các hoạt động của nhóm

Những điều cần lưu tâm • Cân bằng giữa cho và nhận. • Hợp lý hợp tình. • Tập trung vào đối tác và thể hiện sự hài lòng/cảm kích với việc người đó đã làm.

• Quản lý những dị biệt về văn hóa

2 Các hoạt động của nhóm

Cấu trúc nhóm • Trong môi trường học tập

– Nhóm trưởng – Thư ký – Thủ quỹ – Thành viên chức năng

2 Các hoạt động của nhóm

Cấu trúc nhóm • Trong môi trường làm việc

– Người lãnh đạo nhóm: Tổ chức, điều phối công việc,

– Người góp ý: Quan sát và phân tích hiệu quả lâu dài – Người thực hiện: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy – Người đối ngoại: Tạo quan hệ bên ngoài cho nhóm – Người xây dựng nhóm: Lôi kéo liên kết mọi người – Người ý tưởng: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới – Người giám sát: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các

nâng cao tinh thần làm việc

tiêu chuẩn cao

2 Các hoạt động của nhóm

Bảng phân công nhiệm vụ

2 Hoạt động nhóm

Thành viên nhóm hiệu quả

2 Hoạt động nhóm

Lãnh đạo nhóm

2 Hoạt động nhóm

Lập nhóm hiệu quả - Steve Sullivan 1. Có nhận thức và ứng xử thông thường – 50% 2. Cùng có mong muốn đạt được kết quả khả

quan – 20%

3. Tiến trình rõ ràng – 20% 4. Có kiến thức về lĩnh vực của nhóm – 10%

2 Hoạt động nhóm

Bảng thông tin liên lạc

2 Hoạt động nhóm

Nguyên tắc làm việc nhóm • Xác định mục tiêu • Xây dựng nội quy nhóm • Phân công công việc • Nguyên tắc thảo luận

2 Hoạt động nhóm

Xác định mục tiêu • Cụ thể trong khoảng thời gian & hoàn cảnh cụ

thể

• Đến từ tất cả những thành viên của nhóm • Đánh giá mục tiêu • Có biện pháp thực hiện • MT chung >< MT riêng

2 Hoạt động nhóm

Xây dựng nội quy nhóm • Thời gian biểu (ngày giờ, địa điểm, lịch họp,…) • Truyền thông (trong và ngoài nhóm) • Xử lý vi phạm • Cam kết Photo bản nội quy

2 Hoạt động nhóm

Phân công công việc • Kế hoạch hoạt động • Danh mục công việc • Yêu cầu kết quả từng mục CV • Kế hoạch tiến độ triển khai • Phân công nhiệm vụ • Cân đối • Rõ ràng

2 Hoạt động nhóm

Nguyên tắc thảo luận 1. Mọi người thấy mặt nhau (ngồi thành vòng tròn,…)

3. Phản biện, không phản bác 4. Khuyến khích sáng tạo Tránh sự trùng lặp 6. Không vạch lá tìm sâu 7. Xử lý vấn đề, không xử lý nhau 8. Cộng hưởng – tạo cảm hứng

Lắng nghe, không ngắt lời

Thừa nhận và tôn trọng sự khác biệt của người khác

2 Hoạt động nhóm

Nguyên tắc thảo luận • Mọi ý kiến phải được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để

• Kiểm soát thời gian thảo luận (theo kế hoạch) • Luôn đặt mục tiêu cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói

mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi

• Mọi cuộc thảo luận phải dẫn đến hành động cụ thể. Bắt buộc các hành động đó được cả tập thể hiểu & nhất trí.

những chủ đề không liên quan, gây loãng, thiếu tập trung

2 Các hoạt động của nhóm

Giai đoạn 2: Hỗn loạn/ bão táp. • Xảy ra khi các thành viên xung đột nhau về cách làm

• Hình thành nhóm ó một số thành viên tỏ ra nổi trội, mất đoàn kết có thể xảy ra. Giao tiếp trong nhóm chưa suôn sẻ, người muốn thống trị, lôi kéo, người thì thờ ơ.

• Trưởng nhóm lúc này phải là người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi các thành viên, tránh để xảy ra căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc và làm cho công việc bắt đầu có hiệu quả. Làm sao cho các thành viên nhóm hiểu nhau nhiều nhất, hiểu công việc, tránh các thành viên cạnh tranh nhau trở thành đối thủ. Tăng cường giao tiếp trong nhóm. Chuyển các công việc do thành tích cá nhân sang thành tích chung của nhóm.

việc, công việc phân công và chia sẻ trách nhiệm.

2 Giai đoạn hỗn loạn

• Giải quyết vấn đề 1. Nhận ra vấn đề 2. Phân loại vấn đề 3. Xác định nguyên nhân 4. Xử lý vấn đề

2 Giai đoạn hỗn loạn

– Tiến độ công việc – Chất lượng – Thái độ

• Dấu hiệu bên ngoài nhóm – Đánh giá, bình luận – Quan hệ với các nhóm /cá nhân khác

Nhận ra vấn đề • Dấu hiệu bên trong nhóm

2 Giai đoạn hỗn loạn

– Vấn đề về nội dung công việc – Vấn đề về tinh thần làm việc

Phân loại vấn đề • Theo cấp độ: – Vấn đề nhóm – Vấn đề cá nhân • Theo tính chất:

2 Giai đoạn hỗn loạn

Xác định nguyên nhân • Dùng các công cụ tìm nguyên nhân: Biểu đồ xương cá,

• Chủ thể vấn đề: Tên công việc, không phải tên cá nhân

…

2 Giai đoạn hỗn loạn

Xử lý vấn đề • Công khai • Làm việc riêng • Dứt điểm, không kéo dài, không phớt lờ bỏ qua • Là cơ hội để cải tiến

2 Các hoạt động của nhóm

• Lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để các thành viên hỗ trợ nhau. Bảo đảm các kênh thông tin trong nhóm thông suốt, xây dựng được cơ chế phản hồi tích cực.

• Thành viên tin tưởng lẫn nhau, cùng gắn kết bởi mục

Giai đoạn 3: Ổn định • Giai đoạn này các thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào công việc chung của nhóm. Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với nhau qua công việc.

tiêu chung. Nhóm viên lắng nghe ý kiến lẫn nhau.

2 Giai đoạn hỗn loạn

Đánh giá hiệu quả 1. Đánh giá nhóm 2. Quá trình 3. Kết quả 4. Giá trị tài chính 5. Đánh giá tiểu nhóm 6. Đánh giá cá nhân

8. Đánh giá từ nhiều phía: Nội bộ đánh giá, bên ngoài

Lãnh đạo /Thành viên

đánh giá, và tự đánh giá

2 Giai đoạn hỗn loạn

Những kỹ năng cần thiết • Lắng nghe: phản ánh sự tôn trọng giữa các thành viên

• Chất vấn: thể hiện tư duy phản biện tích cực. • Thuyết phục: trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời thuyết phục các thành viên còn lại chấp nhận ý kiến của mình.

• Tôn trọng: thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau,

trong nhóm.

• Trợ giúp: “Một cây làm chẳng nên non Ba cây chụm lại nên hòn núi cao.”

• Chia sẽ: ý kiến, kinh nghiệm đã có. • Chung sức: đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế

biến các ý tưởng thành hiện thực.

hoạch đề ra.

2 Giai đoạn hỗn loạn

Lý do nhóm thất bại • Thiếu sự hỗ trợ quản trị • Nguồn lực không hợp lý • Khả năng lãnh đạo kém • Hiểu nhầm hay xung đột về mục tiêu trong nhóm • Hạn chế nhóm tập trung vào mục tiêu, bỏ qua mối quan

• Thành viên của nhóm không thực hiện đầy đủ trách

hệ giữa các cá nhân trong nhóm

• Nhóm có quá ít hay quá nhiều thành viên • Thiếu tinh thần làm việc độc lập và tầm nhìn chung • Quy chế khen thưởng không hợp lý

nhiệm của mình

2 Các hoạt động của nhóm

• Tuy nhiên không phải là đã loại bỏ hết xung đột, vì xung đột lúc nào cũng thường trực tác động đến bất cứ nhóm nào ở bất cứ giai đoạn nào.

• Các thành viên phải tự hoàn thiện mình trong nhóm, thích ứng với thay đổi, chấp nhận sự khác biệt, hướng mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung.

Giai đoạn 4: Hoạt động. • Sau giai đoạn ổn định là giai đoạn hoạt động hiệu quả. Đặc trưng giai đoạn này là các thành viên hoàn toàn hòa hợp nhau, tạo ra năng suất làm việc cao, mọi tiềm năng của cá nhân và tập thể nhóm được phát huy, vấn đề được giải quyết hiệu quả, các mâu thuẫn không còn xảy ra.

2 Giai đoạn hỗn loạn

Giải tán/ Phát triển 1. Đào tạo

• Chi phí • Đào tạo lãnh đạo /nhân viên

2. Phát triển

• Văn hóa nhóm • Hình thức – Nội dung • Hữu hình – Vô hình

3. Xây dựng sự nghiệp

• Cấp bậc tăng tiến theo chiều thẳng • Tay nghề tăng tiến theo chiều ngang

2 Các hoạt động của nhóm

• Hoạt động của nhóm thường được giám sát và đánh giá để rút kinh nghiệm và bài học cho các nhóm khác, dự án khác.

Giai đoạn 5: Kết thúc (hay tan rã!). • Giai đoạn này các thành viên đã hoàn thành mục tiêu chung (hoặc không hoàn thành mục tiêu nào cả). Các thành viên ít phụ thuộc vào nhau. Nhiệm vụ hoàn thành thì nhóm sẽ kết thúc vai trò (các nhóm nghiên cứu, nhóm dự án thường kết thúc như vậy), xây dựng hoặc tập hợp thành các nhóm mới với mục tiêu mới.

3 Điều hành nhóm

định sự nổi trội của mình trong nhóm.

– Người tốt bụng thì có thái độ phụ thuộc người khác, luôn muốn tìm phe nhóm để dựa, sợ hãi những điều bất ngờ, nhu cầu an toàn cao.

– Người có lý thì lo lắng về nhu cầu cá nhân của mình trong nhóm, bướng bỉnh khi hòa hợp nhu cầu cá nhân và định hướng của nhóm.

Nhóm muốn vận hành hiệu quả thì cần làm tốt các hoạt động sau: • Khó khăn luôn xảy ra khi nhóm mới thành lập hoặc có thêm thành viên mới nhập vào nhóm. Thành viên mới cũng phải tự mình giải quyết vấn đề hội nhập. Các thành viên mới có thể thuộc một trong ba dạng chính như người thích tranh cãi, người tốt bụng hoặc người có lý, ba dạng này đều gây khó khăn cho quá trình hội nhập. – Người thích tranh cãi hay phản ứng lại mọi vấn đề, muốn khẳng

3 Điều hành nhóm

• Để đạt được năng suất trong làm việc nhóm thì phải thỏa mãn hai nhu cầu: nhu cầu liên quan đến nhiệm vụ và nhu cầu liên quan đến các mối quan hệ.

• Hai nhu cầu này toàn thể thành viên nhóm và lãnh đạo

• Các công việc gồm nêu ra tất cả các ý kiến, tìm kiếm thông tin, làm sáng tỏ các nhiệm vụ, làm rõ và tóm tắt nội dung các cuộc họp nhóm, thảo luận nhóm, khuyến khích các thành viên, dung hòa sự khác biệt, tăng cường giao tiếp, khuyến khích tham gia, tránh các thái độ gây rối… .

nhóm phải cùng phấn đấu để thỏa mãn.

3 Điều hành nhóm

• Vai trò trong nhóm và sự vận động. Trong nhóm làm việc các thành viên luôn có một vai trò và muốn người khác cũng có vai trò rõ ràng. Nếu vai trò không rõ thì sẽ dễ gây hiểu lầm, mất đoàn kết ảnh hưởng đến năng suất chung.

• Các thành viên cũng mong muốn được biết người khác chờ đợi gì ở cá nhân đó. Không nên để vai trò của người này quá nhiều (quá tải) và người khác thì quá ít. • Xung đôt về vai trò có thể xảy ra bởi cá nhân với cá nhân , bởi cá nhân với tập thể, bởi chính cá nhân với vai trò của anh ta. .

3 Điều hành nhóm

1. Các chuẩn mực, quy định của nhóm. Đây là các quy

2. Các chuẩn mực của nhóm rất quan trọng, nó cho phép các thành viên trong nhóm nhận các thông tin phản hồi tích cực.

3. Các chuẩn mực được xây dựng có sự tham gia, sao cho mục tiêu của nhóm được thực hiện một cách tốt nhất.

chế, quy tắc của nhóm

3 Điều hành nhóm

• Sự gắn kết trong nhóm làm cho nhóm hoạt động hiệu

• Các thành viên càng tự hào về mình được tham gia

quả và bền vững.

• Trưởng nhóm và các thành viên cần phấn đấu để có sự gắn kết trong nhóm cao và sự tuân theo chuẩn mực của nhóm cũng cao, để hình thành nhóm lý tưởng, có hiệu suất làm việc cao.

nhóm thì sự gắn kết trong nhóm càng cao.

3 Phong cách điều hành nhóm

• Phong cách này cả nhóm bị động theo dẫn dắt của

Phong cách chuyên quyền. • Trưởng nhóm đưa ra mục đích công việc, quyết định phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin chủ yếu từ trên xuống.

• Phong cách này dễ gây ra cá nhân chủ nghĩa, ganh đua, ngờ vực lẫn nhau nhưng có ưu điểm là đôi khi nhóm nhanh triển khai công việc và đạt mục tiêu, có hiệu quả.

trưởng nhóm, các thành viên độc lập với trưởng nhóm, đôi khi âm thầm chống lại trưởng nhóm.

3 Phong cách điều hành nhóm Phong cách tự do. • Trưởng nhóm không đưa ra quyết định, để nhóm tự do

• Nhóm có thể tự tổ chức thành công hoặc sinh ra những

tổ chức giải quyết các công việc.

• Phong cách này cũng dễ dẫn tới thất bại vì nhóm không có khả năng tự tổ chức, người chăm, người lười sinh xung đột giữa các thành viên.

thủ lĩnh tự phát, làm giảm uy tín của trưởng nhóm.

3 Phong cách điều hành nhóm

Phong cách cộng tác. • Người trưởng nhóm là người chỉ huy đề xuất các

phương án khác nhau để nhóm bàn bạc, lựa chọn. • Trưởng nhóm phân công nhiệm vụ khi được bàn bạc

• Hoạt động nhóm theo cách tiếp cận có sự tham gia, có

thống nhất.

• Phong cách này có nhược điểm là mất nhiều thời gian

sự hợp tác của mọi thành viên.

cho thảo luận, bàn bạc. Nếu cần giải quyết gấp rút công việc thì không phù hợp. Nhưng phong cách này có sự hài lòng của các thành viên và đa số trường hợp mang lại tính hiệu quả của công việc.

3 Phong cách điều hành nhóm

Phong cách cộng tác. • Người trưởng nhóm là người chỉ huy đề xuất các

phương án khác nhau để nhóm bàn bạc, lựa chọn. • Trưởng nhóm phân công nhiệm vụ khi được bàn bạc

• Hoạt động nhóm theo cách tiếp cận có sự tham gia, có

thống nhất.

• Phong cách này có nhược điểm là mất nhiều thời gian

sự hợp tác của mọi thành viên.

4 Kỹ năng làm việc nhóm – Giải quyết xung đột

Khái niệm xung đột: • Xung đột – mâu thuẫn: Xung đột là quá trình trong đó một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình hoặc đối lập hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác

4 Kỹ năng làm việc nhóm

2. Mọi người lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm của chính mình, phát hiện những khác biệt giữa hai bên. Sẵn sàng hợp tác, xây dựng vì mục đích chung. Tìm hiểu hoàn cảnh và điều kiện của người có xung đột với mình để hiểu quan điểm của họ

4. Có gắng tiến dần tới sự thỏa thuận giữa hai bên. Nhóm trưởng (lãnh đạo nhóm) cần khách quan, công bằng, vì mục đích chung. Cách giải quyết phải linh hoạt, nhẹ nhàng với cả hai bên, dựa vào các thành viên tích cực để quản lý và giải quyết mâu thuẫn.

Quản lý và giải quyết các xung đột: 1. Nhìn nhận ra xung đột , coi nó là vấn đề cần được giải quyết, xác định rõ nội dung chi tiết của xung đột, không quy kết, dán nhãn, tố cáo.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Các chiến lược giải quyết các xung đột: • Chiến lược thắng - thua là chiến lược tạo cho người

• Chiến lược này thường được dùng khi có một cuộc xung đột xảy ra, khi các bên không tự giải quyết được xung đột và gây rắc rối cho DN.

nào đó chịu thua.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

• Các bên liên quan sử dụng một trọng tài. Trọng tài thường đề nghị một giải pháp không làm cho bên nào hạnh phúc 100%. Các bên liên quan bị bắt buộc sử dụng luật mà không có bên nào linh động. Cả hai bên đều mất mát khi đã sử dụng các quy tắc nào đó.

• Chiến lược thua - thua được sử dụng khi cần một giải pháp nhanh. Trong trường hợp này thường là nhà quản lý phải thấy rằng không còn thời gian để chờ đợi. Ðây là một biện pháp ngắn hạn bởi việc cần thiết là tập trung hàn gắn nhanh chóng các mối quan hệ chứ không phải là tìm nguyên nhân.

Các chiến lược giải quyết các xung đột: • Chiến lược thua - thua được tìm thấy trong khi xung đột xảy ra và có thỏa hiệp thực hiện do những người liên quan đến trong xung đột, mỗi bên phải đầu hàng cái mà họ muốn.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

• Bí quyết chính là tập trung xác định vấn đề mà mọi người có thể chấp nhận. Việc tìm ra giải pháp thắng - thắng đòi hỏi lòng tin và khả năng lắng nghe.

• Các bên không thể tranh đua và tập trung vào việc thắng. Cả hai bên thắng - thua và thua - thua tạo cho các bên liên quan một mối quan hệ không tốt đẹp lắm.

• Còn chiến lược thắng - thắng thường được trình bày theo khía cạnh làm cho chiếc bánh lớn hơn và sau đó, lát bánh cho mỗi người sẽ lớn hơn.

Các chiến lược giải quyết các xung đột: • Chiến lược thắng - thắng chỉ ra vấn đề gốc rễ tạo ra xung đột. Việc thực thi chiến lược này đòi hỏi phải kiên nhẫn và linh động của người trung gian.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

• Hãy tỏ ra trưởng thành về tâm lý. Đừng cằn nhằn, nói dai và cố chấp. Đừng hung dữ, áp chế hoặc làm mất mặt người khác. Chưa đánh được người thì mặt đỏ như vang, đánh được người rồi thì mặt vàng như nghệ. Càng đè bẹp người khác, bạn càng làm yếu vị thế của mình.

• Đừng cố giành phần thắng. Nếu là vợ chồng thì càng phải tâm niệm: “Một câu nhịn, chín câu lành”. Vợ chồng tuy hai mà một, không có chuyện thắng hay thua.

Các nguyên tắc giải quyết các xung đột: • Đừng quên “tiên trách kỷ, hậu trách nhân”. Ai cũng có phần lỗi, chứ không phải 100% là lỗi của người khác. Hãy nhận lỗi mình và giải thích cảm giác của bạn đối với hành động của người khác để khả dĩ hiểu nhau hơn.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

• Không nhắc lại chuyện cũ, chỉ giải quyết xung đột hiện tại. Tìm dịp để thảo luận về những lời trách cứ của họ.

• Lắng nghe người khác, đừng nói át người khác. Cho

Các nguyên tắc giải quyết các xung đột: • Cố gắng hiểu quan điểm của người khác. Đặt mình vào vị trí của người khác và chứng tỏ mình đang nỗ lực cảm thông với họ.

• Giải quyết xong thì đừng nhắc lại hoặc đay nghiến nhau.

người khác cơ hội nói rõ quan điểm của mình, đừng cố chấp!

Cố gắng bình tĩnh, mọi chuyện rồi sẽ qua.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

• Đừng giận cá chém thớt. Chuyện nào ra chuyện đó,

Các nguyên tắc giải quyết các xung đột: • Nói rõ ràng, không vòng vo. “Tâm phẫn xí, tắc bất đắc kỳ chính”, vì vậy mà nên giữ cho lòng không thiên tư tây vị.

• Cố gắng cười. Khôi hài có thể làm dịu mọi tình huống. Càng thoải mái thì cuộc sống càng dễ chịu, khó tính là tự làm khổ mình.

• Khi thảo luận một vấn đề, nên bình tĩnh và đừng nên tấn công cá nhân. Đặt mình vào quan điểm của đối tượng và cố đạt đến một thoả hiệp. Nên giả thiết rằng người kia đang có thiện chí ngoại trừ bạn có bằng chứng xác đáng là họ không là vậy.

đừng chuyện nọ xọ chuyện kia.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

• Khi xung đột xảy ra, nhà quản lý cần tôn trọng những bên liên quan, nên để cho nhân cách của họ tác động lên mình và đối xử với tất cả một cách công bằng. Hãy thực hành sự kiên nhẫn. Cần đấu tranh cho giải pháp thắng - thắng. Nó mất nhiều năng lượng và các ý nghĩ sáng tạo hơn của DN bạn nhưng nó chỉ ra gốc rễ của vấn đề.

Các nguyên tắc giải quyết các xung đột: • Trong khi những cá nhân hung hăng thường vi phạm quyền lợi của người khác. Họ có xu hướng nghĩ rằng quyền lợi của họ ưu tiên hơn của người khác và họ tập trung kiểm soát điều ấy bằng mọi giá.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Bài tập • Từ 10 năm trước, trong kỳ bình bầu chiến sĩ thi đua cấp

thành, khi Ban thi đua nhà trường đề cử thầy Hiệu phó (HP) chuyên môn vào danh sách thì thầy HP phụ trách cơ sở vật chất kiên quyết phản đối với hàng loạt lý do bôi đen và phủ nhận đồng sự của mình. Thầy HP chuyên môn lập tức phản ứng. Thầy bác bỏ mọi cáo buộc và lớn tiếng công bố những khuyết điểm của đồng sự. Và đến đây, xung đột dữ dội. Người có quyền lực duy nhất là thầy Hiệu trưởng, nhưng thầy tỏ ra lúng túng chỉ tập trung vào việc dàn hòa. Và cuộc khẩu chiến gay gắt kéo dài. Hội nghị thi đua tan vỡ.

• Điều quan trọng hơn là từ đó những tình tiết về lỗi lầm của cả 2 thầy được lan truyền, thậm chí cả những lỗi chết người cũng được đưa ra nửa kín nửa hở. Vai trò của Hiệu trưởng bắt đầu mờ nhạt, hình ảnh Ban giám hiệu bị méo mó đi trong Trường học. Cũng từ đây, các hoạt động bị đình trệ chỉ còn lại hoạt động dạy học theo quy chế tồn tại nhưng mất hết linh hồn vốn có của nó, nên nhiều năm, nhà trường chấp nhận chịu những vết trượt dài tụt hậu. Đó là một câu chuyện buồn, một thất bại.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Đến giải pháp tình huống a) Ra quyết định chấm dứt cuộc “khẩu chiến”. • Trong bất cứ cơ quan nào, mâu thuẫn tồn tại tuy mức độ có khác nhau nhưng mâu thuẫn giữa các lãnh đạo khi xuất hiện cũng là vấn đề lớn. Điều này dễ nhận ra khi các ý kiến đối đầu của hai HP thể hiện việc họ đã chuẩn bị quá kỹ về những khuyết điểm của nhau và chọn Hội nghị làm cơ hội làm mất uy tín nhau. Trong trường hợp này, Hiệu trưởng không thể thực hiện quyết định phân rõ trắng đen của thuộc cấp gần gũi nhất trước mặt mọi người. Mặt khác, cần có thời gian thu thập thông tin cần thiết vê nguyên nhân của cuộc đối đầu, tìm hướng giải quyết hoàn thiện hơn. Hơn nữa, cần tránh cái giá phải trả quá đắt, nếu nhiều vấn đề có thể phát sinh thêm từ ý kiến đối đầu của hai HP.

• Xuất phát từ nhận định trên, ở tình huống này còn ứng dụng

phong cách đối đầu: Hiệu trưởng với tư cách Chủ tịch Hội đồng thi đua, người chủ trì Hội nghị cần quyết đoán cao độ, đó là cương quyết, khẩn trương, chấm dứt tình trạng cãi vã của hai HP. Thực hiện giải pháp né tránh (chuyển nội dung khác) bởi cơ hội hòa giải ngay lập tức là không thể.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Đến giải pháp tình huống b) Thực hiện giải quyết tận gốc tình huống đó • Phân tích phán đoán xác định nguyên nhân • Hiệu trưởng phán đoán và xác định những nguyên nhân

• Nguồn lực khan hiếm. Đây là nguyên nhân có thể bởi 2 HP

cơ bản dẫn đến xung đột:

• Sự mơ hồ về phạm vi quyền hạn. Trên thực tế toàn bộ

nghi ngờ nhau về quyền được hưởng lợi có sự chênh lệch.

• Giao tiếp bị sai lệch. Cơ quan vốn là một xã hội thu nhỏ chứa trong mình tính chất phức tạp của nó. Một mặt, những thành viên xấu có thể lợi dụng kích động, mặt khác có thể là những trò đùa thâm thúy tạo ra sự hiểu sai lầm nếu phân tích hời hợt.

quyền lực tập trung trong tay Hiệu trưởng. Tình huống này, hai HP nhầm lẫn giữa nhiệm vụ tham mưu và quyền quyết định.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Đến giải pháp tình huống b) Thực hiện giải quyết tận gốc tình huống đó • Sự khác biệt về địa vị, nhân thân và quyền lực. Ở trường

học, nhiệm vụ chuyên môn là nhiệm vụ chính trị hàng đầu. Chính vì vậy, người phụ trách chuyên môn (theo tâm lý chung) bao giờ cũng được nể trọng. Như vậy, người phụ trách cơ sở vật chất có uy thế thấp có thể sẽ phản đối tình thế thấp kém của mình bằng cách tạo ra xung đột để nâng cao quyền lực và ảnh hưởng của mình trong trong tổ chức. • Chiến thuật thuyết phục kết hợp thương thảo riêng để đạt

• Trước hết, cần chọn thời điểm thích hợp để gặp gõ từng HP và thuyết phục họ bằng lý lẽ, logic và sự kiện. Tức là chỉ ra cho họ những sai lầm mà họ ngộ nhận.

• Kêu gọi (khơi gợi) khéo léo: Cần phải đánh giá cao công lao đóng góp của từng HP vào phong trào chung. Bộc lộ niềm tin của mình vào họ, với mình và nhà trường không

được những cam kết riêng.

thể thiếu một trong hai.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Đến giải pháp tình huống b) Thực hiện giải quyết tận gốc tình huống đó • Gây áp lực tạo sức ép từ bên trên: nhẹ nhàng nhắc nhở cho họ biết là nếu vấn đề phát triển rộng thì những nguy cơ về thanh danh và vị trí công tác cùng với hình ảnh của họ cho trước cơ quan chủ quản chắc chắn là bị biến dạng.

• Chiến thuật tạo đồng minh: dùng các tổ chức đoàn thể -

• Nội dung của quá trình thương thảo này cần đạt được là:

các thành viên của hội đồng thi đua, các nhà giáo có uy tín tham gia thuyết phục từng HP theo kịch bản đã dàn dựng, ở nhiều thời điểm khác nhau có chú ý.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Đến giải pháp tình huống b) Thực hiện giải quyết tận gốc tình huống đó • Xác định nhu cầu cần thiết là quyền lực danh dự và lợi ích vật chất được hưởng và lời xin lỗi của đối phương. Trong quá trình phải buộc được đối tượng nhận ra sai lầm.

• Thiết kế các thỏa thuận (dự kiến) với từng đối tượng, đồng thời cam kết ủng hộ họ khi những vấn đề quyền lợi của họ là chính đáng.

• Phong cách hợp tác thông qua con đường thương thảo

chung.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Đến giải pháp tình huống b) Thực hiện giải quyết tận gốc tình huống đó • Thương thảo là quá trình cho và nhận giữa các bên liên thuộc đang xung đột. Trong tình huống cụ thể này, Hiệu trưởng cần xác định chọn kiểu thương thảo hòa hợp, tức là làm sao cho cả hai đồng sự của mình cùng thắng lợi.

• Bước 1: Làm rõ lợi ích. Đến giai đoạn này, người Hiệu

• Bước 2: Xác định phương án lựa chọn. Ở bước này, cần thống nhất với các HP về những vấn đề mà họ quan tâm bao gồm: Danh dự, quyền lợi và quyền lực.

trưởng cần đóng một lúc ba vai: Tư vấn – Hòa giải – Trọng tài. Giải pháp lựa chọn là nhẹ nhàng, nhấn mạnh những điểm chính, khen chê công bằng và bộc lộ niềm tin vào hai người như nhau. Đề cao mục tiêu chung là sự nghiệp của nhà trường, đồng thời xác định cụ thể mục đích giải quyết quyền lợi của hai người.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Đến giải pháp tình huống b) Thực hiện giải quyết tận gốc tình huống đó • Bước 3: Thiết kế các thỏa thuận. • Về danh dự: Các bên cần xin lỗi nhau, tự nhận thấy những hành động thái quá của mình. Hiệu trưởng sẽ tìm một phương án có lợi nhất cho hai người trước cơ quan.

• Về vật chất và quyền lực: Cần đàm luận để giải thích rõ các

nguồn thu cá nhân và phần trách nhiệm quản lý mà HT giao phó cho mỗi bên.

• Bước 4: Lựa chọn thỏa thuận. • Hiệu trưởng cần chủ động đưa ra phương án lựa chọn thỏa

thuận, để hòa giải được đối tượng và đảm bảo được sự bình ổn phát triển của nhà trường.

• Bước 5: Hoàn thiện các thỏa thuận. • Hiệu trưởng cần khuyên các đồng sự của mình hãy bỏ qua cho nhau vì nhân cách nhà giáo và vì tình đồng nghiệp đồng đội. • Xác định rõ nguyên tắc làm việc trong tương lai: không phát

ngôn hoặc hành động cá nhân mà phải cùng nhau thống nhất được phương án giải quyết

4 Kỹ năng làm việc nhóm

• Kỹ năng tổ chức một cuộc họp phù hợp cũng là một yếu tố quyết định đến sự thành bại của cuộc họp vì các cuộc họp có mục tiêu khác nhau: để thông tin, để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để ra quyết định…

Họp nhóm: • Vấn đề là họp để làm gì, tiến hành như thế nào.Để tránh lãng phí thì cần có tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả. • Trước khi triệu tập họp cần xem xét họp có phải là hình thức tốt nhất trong trường hợp này không hay có thể có hình thức nào tốt hơn. Có thể thay thế một cuộc họp bằng gửi tài liệu phát tay, viết thông báo trên bảng, gửi Email, gọi điện thoại…hay không?

4 Kỹ năng làm việc nhóm

•. Lập kế hoạch điều hành cuộc họp, các kế hoạch sử dụng công cụ trực quan ( bảng biểu, tài liệu, máy chiếu…). Các kế hoạch về thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo…ai chuẩn bị và chuẩn bị đến đâu. Trước ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp…

Kỹ năng Họp nhóm: 1. Bước chuẩn bị họp nhóm: •. Người điều hành xem xét trước xem chủ đề cuộc họp, mục tiêu và nội dung cuộc họp có rõ ràng không, thành viên cần tham gia là ai.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng Họp nhóm: 2. Bắt đầu cuộc họp nhóm: • Làm quen các thành viên, tạo không khí thân thiện, thống nhất khung chương trình làm việc, chỉnh sửa mục tiêu cuộc họp nếu cần, thống nhất cách làm việc.

3. Đưa ra từng chủ đề, phân tích từng chủ đề. • Đây là bước quan trọng nhất của một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, tham gia ý kiến để cuối cùng ra quyết định của nhóm, các quyết định này phù hợp với mục tiêu cuộc họp.

4 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng Họp nhóm: 4. Lập kế hoạch hành động.: • Toàn nhóm lập ra một kế hoạch như: công việc gì cần làm, ai

làm, làm như thế nào, kết quả mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ trợ

5. Bế mạc cuộc họp: • Đánh giá, suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các vấn đề gác lại để cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các thành viên sẽ nhận kết quả này như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào qua đánh giá nhanh.

• Để tiến hành tốt năm bước này người điều hành thường sử

dụng các công cụ như: thảo luận nhóm nhỏ, cây vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic, động não, bản đồ tư duy, chậu cá, đóng vai, tranh luận…

5 Một số kỹ năng điều hành nhóm

Kỹ thuật động não: • Động não là kỹ thuật nhận ý tưởng của các thành viên. • Nguyên tắc là càng nhiều ý tưởng nhận được càng tốt, do đó người điều hành cần tạo ra môi trường để nhận ý tưởng. • Để làm tốt kỹ thuật này có các thẻ màu (kích thước 1/3 kích

thước tờ giấy A4) để viết các ý tưởng. Phát các tờ giấy màu cho từng thành viên đề nghị họ viết ngắn gọn mỗi ý tưởng của họ vào một thẻ màu đó rồi dùng băng dính (loại giấy xé) dán các thẻ này lên. Sau đó có thể cho các thành viên gom nhóm, phân loại các ý tưởng, rồi thảo luận lựa chọn ưu tiên ý tưởng.

• Nếu không có thẻ màu có thể dùng giấy A0 cử thành viên viết ý tưởng trên đó mỗi khi có thành viên phát biểu. Chú ý kỹ thuật này coi trong số lượng các ý tưởng hơn chất lượng , không phê phán, bình luận, chấp nhận mọi ý tưởng có thể lạ lùng, trái chiều.

5 Một số kỹ năng điều hành nhóm

• Phần cành cây là các nhánh chính trả lời cho câu hỏi kết quả thế nào. Cũng như các “rễ cây”, các cành nhánh của cây cũng có cành bậc hai khi đặt câu hỏi tiếp kết quả ra sao cho các nhánh kết quả chính.

• Cả nhóm sẽ xây dựng được một hình tượng cái cây mà

Sử dụng cây vấn đề: • Từ vấn đề chính cần thảo luận người điều hành vẽ nó như thân của một cây. Sau đó đặt các câu hỏi tại sao để tìm các nguyên nhân chính đặt vào phía dưới như các rễ chính của cây, có thể đặt thêm câu hỏi tại sao vào các nguyên nhân chính tạo ra các rễ cây cấp hai… và có thể tiếp tục.

thân cây là vấn đề, rễ cây là các nguyên nhân và cành cây là các kết quả.

5 Một số kỹ năng điều hành nhóm

Sử dụng bản đồ tư duy (mind map). • Công cụ này xuất phát từ một vấn đề chính coi như một

nhánh, đi phân tích tiếp mối liên hệ với các vấn đề khác chi tiết hơn, rồi lại phân tích tiếp các vấn đề chi tiết hơn, cứ như vậy cho đến ý kiến chi tiết, cụ thể. Hình vẽ thể hiện như một dây thần kinh từ nhánh lớn đến nhánh nhỏ và tới các nhánh nhỏ nhất.

5 Một số kỹ năng điều hành nhóm

Sử dụng khung logic. • Khung này là một ma trận dạng bảng gồm 4 cột và 4 hàng. Bốn cột từ trái sang phải gồm có cột các nội dung, chỉ báo, nguồn chứng minh, điều kiện (hay giả định). Bốn hàng từ trên xuống dưới gồm mục đích, mục tiêu, kết quả mong đợi, các hoạt động. Dựa trên ma trận này mà nhóm thảo luận và kết quả được đưa vào từng ô của ma trận.

5 Một số kỹ năng điều hành nhóm

• Một số kỹ năng khác sẽ được trình bày ở phần ”kỹ năng

Kỹ thuật sử dụng chậu cá. • Chậu cá là dạng thảo luận nhóm có đóng vai. Một nhóm 4 đến 5 thành viên ngồi ở giữa thảo luận về một vấn đề nào đó. Có một thành viên đóng vai người thúc đẩy cuộc họp nhóm. Có để một ghế trống để người ngoài khi muốn tham gia tranh luận thì ngồi vào đó, phát biểu xong thì phải đi ra để ghế trống cho cơ hội tham gia của người khác. Các thành viên còn lại ngồi xung quanh để nghe nhóm trong thảo luận và khi muốn tham gia thì phải ngồi vào ghế trống phía trong. Người thúc đẩy cuối buổi thảo luận phải tổng kết và tóm tắt những điều đã thảo luận và nhất trí của nhóm.

giao tiếp”.

5 Cải thiện bản thân trong nhóm làm việc

• Thứ nhất trong nhóm các thành viên luôn luôn cần học hỏi các nền văn hóa khác. Làm như vậy để có thể hiểu được nhiều nhất các thành viên khác nghĩ gì và hành động như thế nào qua giao tiếp cá nhân – cá nhân.

• Để học hỏi cần đọc sách báo về các nền văn hóa, tìm hiểu về lịch sử, tôn giáo, giá trị, phong tục của nơi các thành viên khác xuất xứ.

5 Cải thiện bản thân trong nhóm làm việc

• Thứ hai, mọi người phải cải thiện kỹ năng viết, một kênh

giao tiếp quan trọng. Viết sao cho rõ ràng, ngắn gọn, tránh sử dụng thành ngữ, tiếng lóng… Làm sao cho người đọc hiểu thông điệp mình muốn gửi đến họ như mình hiểu. • Thứ ba cải thiện kỹ năng nói. Vì họp và gặp nhau mặt giáp mặt là hoạt động thường xuyên của nhóm nên kỹ năng nói với nhau là rất quan trọng. Luyện sao cho trường độ, cao độ, âm lượng và âm vực tiếng nói của bạn là rõ ràng, dễ hiểu với người nghe. Ngoài ra khi nói, kết hợp với ngôn ngữ không lời (động tác tay, chân, nét mặt…) phù hợp với ngữ cảnh gây ấn tượng với người nghe.

5 Cải thiện bản thân trong nhóm làm việc

• Thứ tư là phải cải thiện kỹ năng nghe. Lắng nghe người

• Có thể tóm tắt những phương châm xây dựng bản thân để

khác là biểu thị tôn trọng họ.

hoạt động trong nhóm như trong bảng sau: ,

5 Tài liệu tham khảo

1.Michel Maginn; Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả; Nhà xuất bản tổng hợp TP HCM, 2007. Trần Thị bích Nga; Phạm Ngọc Sáu; Nguyễn Thu Hà (biên dịch); Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả; Nhà xuấ bản tổng hợp TP Hồ Chí Minh, 2006.

3. PGS.TS Vũ Hoàng Ngân, ThS Trương Thị Nam Thắng; Xây

dựng và phát triển nhóm làm việc; Nhà xuất bản Phụ nữ, 2009. ThS.Nguyễn Thị Oanh; Làm việc theo nhóm; Nhà xuất bản Trẻ, 2007.

5. Harvard Business School Press, “Lãnh đạo nhóm”,

2008, Nhà xuất bản Thông tấn. Thuật lãnh đạo nhóm – Dẫn dắt nhóm đến thànhcông”, 2005, Nhà xuất bản Trẻ