8/30/2022
GIỚI THIỆU MÔN HỌC
QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC 02 tín chỉ Bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh
Mục tiêu môn học: Học phần cung cấp cho người học những kiến thức và kỹ năng về quản trị nhóm làm việc trong một tổ chức cũng như cách vận dụng những kiến thức, kỹ năng này vào điều kiện thực tế của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về các hoạt động liên quan đến nhóm làm việc và làm việc theo nhóm.
- Phương pháp nghiên cứu:
thuyết
trình,
thảo luận,
nghiên cứu tình huống, thực hành, trò chơi,…
CHUẨN ĐẦU RA CỦA HỌC PHẦN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
(CLO1): Hiểu được những kiến thức cơ bản về nhóm
làm việc và quản trị nhóm làm việc.
(CLO2): Vận dụng được các kiến thức để phân tích và giải quyết các tình huống phổ biến trong quá trình xây dựng nhóm làm việc và giao tiếp trong nhóm làm việc.
(CLO3): Vận dụng được các kỹ năng lãnh đạo, giải
Giáo trình chính 1. Trần Kiều Trang (2017), Giáo trình Quản trị nhóm làm việc, NXB Thống kê. Sách giáo trình, sách tham khảo 2. Havard Business School, Trần Thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu, Nguyễn Thị Thu Hà biên dịch (2015), Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, NXB Tổng hợp Tp. HCM. 3. Donnellon, Anne, Nguyễn Thu Hà dịch (2009), Lãnh đạo nhóm, NXB Tri thức.
quyết xung đột và đánh giá nhóm làm việc.
(CLO4): Thể hiện được thái độ tôn trọng sự khác biệt của người khác trong nhóm làm việc, tinh thần hợp tác và làm việc cùng thắng (win - win).
1 2
Chương 1: Khái luận về nhóm làm việc và quản trị nhóm làm việc
NỘI DUNG HỌC PHẦN
Chương 1: Khái
luận về nhóm làm
việc và quản trị nhóm làm việc
Chương 2: Xây dựng nhóm làm việc Chương 3: Giao tiếp trong nhóm làm
1.1. Khái luận về nhóm làm việc 1.2. Khái luận về quản trị nhóm làm việc 1.2.1. Khái niệm và vai trò của quản trị nhóm làm việc 1.2.2. Nội dung cơ bản của quản trị nhóm làm việc 1.3. Nhà quản trị nhóm làm việc 1.3.1. Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị nhóm làm việc 1.3.2. Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị nhóm làm việc
việc
Chương 4: Lãnh đạo nhóm làm việc Chương 5: Đánh giá nhóm làm việc
3 4
5 6
1
8/30/2022
1.1.1 Khái niệm NHÓM LÀM VIỆC
1.1 Khái luận về NHÓM LÀM VIỆC
1.1.1 Khái niệm và phân loại nhóm
làm việc
Nhóm làm việc là sự liên kết của hai hay nhiều cá nhân có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau cùng nhau làm việc để hoàn thành mục tiêu chung xác định.
1.1.2 Đặc điểm nhóm làm việc 1.1.3 Các giai đoạn hình thành và
phát triển nhóm làm việc
ĐÁM ĐÔNG & NHÓM
ĐÁM ĐÔNG >< NHÓM
Hành động chung Chia sẻ thông tin Cá nhân tương hỗ Bổ sung Xung đột tạo động
Hành động độc lập Trung tính Cá nhân Ngẫu nhiên Xung đột hoặc tránh xung đột
lực phát triển
7 8 8
SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ TRONG NHÓM
Tổ >< Nhóm
Thành viên 2
Thành viên 1
Trưởng nhóm
Vai trò của nhóm/tổ trưởng Phương thức phân chia công việc Phương thức thực hiện công việc Trao đổi thông tin Cách thức ra quyết định …
Thành viên 3
Thành viên 4
9 10
11 12
2
8/30/2022
1.1.1.2 Phân loại nhóm làm việc
1.1.1.2 Phân loại nhóm làm việc
Theo thời gian vận hành nhóm có nhóm làm việc tạm thời
Theo mức độ tương đồng giữa các thành viên trong
và nhóm làm việc thường xuyên (ổn định).
Theo cách thức giao tiếp giữa các thành viên nhóm có
nhóm có nhóm làm việc đồng nhất và nhóm làm việc đa dạng.
nhóm làm việc “thực tế” và nhóm làm việc “ảo”.
Theo mục tiêu, nhiệm vụ mà tổ chức đặt ra cho nhóm làm việc, có ba loại nhóm làm việc cơ bản bao gồm: nhóm đặc nhiệm, nhóm làm việc chức năng và nhóm dự án.
1.1.2 Đặc điểm nhóm làm việc
1.1.2 Đặc điểm nhóm làm việc
Nhóm làm việc có định hướng mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm làm việc có mối
Các thành viên trong nhóm làm việc có mức độ ảnh hưởng và liên đới chịu trách nhiệm cùng nhau đối với công việc và mục tiêu chung.
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau.
Mối quan hệ cấu trúc trong nhóm làm việc là khá
chặt chẽ.
Trong nhóm làm việc, các thành viên có sự tương
tác và tác động qua lại với nhau.
Các thành viên trong nhóm làm việc cần phải nhận thức rõ ràng họ là một tập thể phụ thuộc vào nhau
Nhóm làm việc cần tạo động lực cá nhân cho các
thành viên trong nhóm.
13 14
Các giai đoạn của nhóm làm việc
1.1.3 Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc
.
Xung đột
Kết quả LVN
Thành công
Chuẩn mực
Chấm dứt hoạt động
Suy thoái/ Hồi sinh
Sóng gió
Thành lập
Thời gian LVN
15 16
18 17
3
8/30/2022
Khái niệm quản trị nhóm làm việc
1.2 Khái luận về Quản trị nhóm làm việc
1.2.1 Khái niệm và vai trò của quản trị
nhóm làm việc
1.2.2 Nội dung cơ bản của quản trị nhóm
làm việc
Quản trị nhóm làm việc được hiểu là tổng hợp các hoạt động cơ bản bao gồm xây dựng nhóm, giao tiếp nhóm, lãnh đạo nhóm và đánh giá nhóm làm việc nhằm thực hiện mục tiêu chung đã xác định của nhóm làm việc đồng thời thỏa mãn mục tiêu của các thành viên trong nhóm làm việc.
Nội dung cơ bản của quản trị nhóm làm việc
Vai trò của quản trị nhóm làm việc
Đối với tổ chức, quản trị nhóm làm việc góp phần thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Đối với bản thân nhóm, quản trị nhóm quyết định đến
sự tồn tại hay phát triển của nhóm.
Xây dựng nhóm làm việc Giao tiếp trong nhóm làm việc Lãnh đạo nhóm làm việc Đánh giá nhóm làm việc
Đối với các thành viên trong nhóm làm việc, quản trị nhóm làm việc tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên
19 20
Vai trò của nhà quản trị nhóm làm việc
1.3 Nhà quản trị nhóm làm việc
Vai trò và trách nhiệm của nhà quản
trị nhóm làm việc
Một nhà kiến trúc sư
Các phẩm chất cần thiết của nhà
quản trị nhóm làm việc
Một nhà truyền thông
Một huấn luyện viên
Nhà quản trị nhóm làm việc
Một trọng tài
21 22
23 24
4
8/30/2022
Trách nhiệm của nhà quản trị nhóm làm việc
Trách nhiệm của nhà quản trị nhóm làm việc
Thông báo thường xuyên về tiến độ và các vấn đề
nan giải với nhà tài trợ của nhóm (nếu có).
Đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên đều đóng góp ý kiến và ý kiến đó được mọi người lắng nghe.
Chia sẻ công việc giữa các thành viên trong
Định kỳ đánh giá hoạt động của nhóm, quan điểm của các thành viên, và cách mỗi thành viên tự nhìn nhận về sự đóng góp của mình.
nhóm.
Không hối thúc hành động với tư cách cấp trên.
Chương 2: Xây dựng nhóm làm việc
1.3.2 Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị nhóm làm việc
Luôn gương mẫu Cởi mở và chân thành Khả năng tập trung cao Luôn bình tĩnh và lắng nghe nhiều
nguồn ý kiến
Rõ ràng và thực tế Biết chia sẻ thành công và thất bại
2.1. Khái niệm và tầm quan trọng của xây dựng nhóm làm việc 2.2. Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc 2.3. Xác định và phổ biến mục tiêu, xây dựng các nét đặc trưng của nhóm làm việc 2.4. Phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc
25 26
2.1 Khái niệm xây dựng nhóm làm việc
Vai trò của xây dựng nhóm làm việc
Nhóm đạt hiệu quả cao trong quá trình
vận hành
Giải quyết tốt các nhiệm vụ chung đặt ra
cho nhóm.
Giúp tạo động lực cho từng thành viên
Xây dựng nhóm làm việc là toàn bộ các hoạt động được nhà quản trị triển khai trong giai đoạn thành lập nhóm, bao gồm việc lựa chọn các thành viên nhóm; xác định và phổ biến mục tiêu chung của nhóm; xây dựng các nét đặc trưng của nhóm; phân công công việc cho các thành viên nhóm và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm nhằm giúp nhóm làm việc đạt được mục tiêu chung đã đề ra
27 28
29 30
5
8/30/2022
2.2 Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc
2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc
Mỗi thành viên đều có vai trò và vị trí quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm Nhóm được thành lập để cộng
2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc 2.2.2 Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc
hưởng các năng lực, kỹ năng và thái độ, hành vi của các thành viên.
2.2.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc
2.2.2 Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc
Hỗ trợ
• Trình độ chuyên môn • Kinh nghiệm bản thân
Kiến thức (Knowledge).
Chú trọng đến chất lượng công việc
Lắng nghe và làm sáng tỏ
CỘNG HƯỞNG
Kỹ năng (Skill)
• Kỹ năng chuyên môn • Kỹ năng giải quyết vấn đề • Kỹ năng tương tác cá nhân • Kỹ năng giao tiếp • …
Đồng lòng trong quyết định
Thái độ phê phán xây dựng
Chấp nhận các kỹ năng của thành viên
Thái độ/phẩm chất (Attitude)
• Hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn • Thẳng thắn • Thích ứng nhanh • Tôn trọng phong cách làm việc của người khác • Không kết bè phái • …
31 32
2.3 Xác định và phổ biến mục tiêu, xây dựng các nét đặc trưng của nhóm làm việc
33 34
Mỗi thành viên nhóm cần làm gì để hoàn thành tốt nhiệm vụ?
2.3.1 Xác định và phổ biến mục
tiêu nhóm làm việc
2.3.2 Xác định các nét đặc trưng
của nhóm làm việc
Hiểu mình, hiểu người Quản lý tốt bản thân Kỹ năng truyền đạt tốt Lắng nghe Chia sẻ Khả năng thương lượng, thuyết phục Làm việc vì mọi người và vì tập thể
35 36
6
8/30/2022
2.3.1 Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc
2.3.2 Xác định các nét đặc trưng của nhóm làm việc
Xác định sứ mệnh nhóm
Xác định cơ chế hoạt động của nhóm
Xác định giá trị cốt lõi nhóm Specific (Cụ thể)
Các nét đặc trưng của nhóm
Mục tiêu nhóm (SMART)
Measurable (Đo lường được) Time – bound (Thời hạn xác định)
Định vị nhóm
Xác định màu sắc đại diện nhóm
2.4 Phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc
2.4.1 Phân công công việc cho các thành viên
2.4.1 Phân công công việc cho các
Phân công nhiệm vụ rõ ràng và chịu
thành viên nhóm
2.4.2 Thiết lập cơ chế hoạt động
trách nhiệm trước nhà quản trị nhóm, cũng như cả nhóm về tiến độ, chất lượng công việc được giao.
của nhóm
Cung cấp những phương tiện,
nguồn lực cần thiết và quyền tự quyết nhất định phần việc của nhóm viên
Realistic (Thực tế) Achievable (Khả thi) Xác định khẩu hiệu nhóm 37 38
Nguyên tắc trong phân công công việc
2.4.2 Thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm
Đúng người, đúng việc, đúng năng
lực, đúng thời điểm.
Quy tắc ứng xử Phương thức ra quyết định
- Quyết định cá nhân - Quyết định nhóm
Rõ ràng, công khai, minh bạch Công bằng, hợp lý Có kiểm tra, giám sát và phản hồi
kết quả
39 40
41 42
7
8/30/2022
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
Xây dựng quy chế hoạt động của nhóm
1. TỔ CHỨC BUỔI HỌP RA MẮT 2. THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THỨC RA QUYẾT ĐỊNH 3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC 4. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ 5. XÁC ĐỊNH CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ 6. XÂY DỰNG CƠ CHẾ TÀI CHÍNH 7. XÂY DỰNG CƠ CHẾ GIAO TIẾP NHÓM 8. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHÍ VỀ CÁC HÀNH VI ỨNG XỬ
Phương thức ra quyết định Kế hoạch và lịch trình của nhóm Phân công nhiệm vụ, quyền hạn Phương pháp đánh giá thành tích Quy tắc tài chính Cơ chế kết hợp nhóm (họp, liên lạc…) Hành vi ứng xử
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC
Làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của nhóm Lên kế hoạch và tiến độ thực hiện công việc
4. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
Phân công dựa trên khả năng thực hiện công việc tốt nhất Nhiệm vụ phù hợp như thế nào với mục tiêu cao nhất của nhóm
Phải kèm theo cả quyền hạn và nguồn lực cần thiết
1. TỔ CHỨC BUỔI HỌP RA MẮT Đảm bảo sự rõ ràng về thành phần của nhóm Giải thích nội dung bản tuyên bố của nhóm Mô tả những nguồn lực có sẵn cho nhóm và nguồn bên ngoài Mô tả các cơ chế khuyến khích và tạo động lực làm việc cho nhóm Giới thiệu để mọi người làm quen với nhau 2. THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THỨC RA QUYẾT ĐỊNH Nguyên tắc đa số Nhất trí Một nhóm nhỏ quyết định Trưởng nhóm quyết định
43 44
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI NHÓM BẮT ĐẦU THÀNH LẬP
7. XÂY DỰNG CƠ CHẾ GIAO TIẾP NHÓM
5. XÁC ĐỊNH CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Mục đích đánh giá
Chu kỳ và phương pháp đánh giá
Các cuộc họp theo lịch, các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc Phương tiện thông tin liên lạc sử dụng…
Đối tượng đánh giá 6. THIẾT LẬP CƠ CHẾ TÀI CHÍNH Nguồn thu Chi phí Dự phòng
8. THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHÍ VỀ CÁC HÀNH VI ỨNG XỬ Mức độ tham gia Sự gián đoạn Tính công khai Phê bình mang tính xây dựng Tính bảo mật
Định hướng hành động
45 46
47 48
8
8/30/2022
Chương 3: Giao tiếp trong nhóm làm việc
3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc
3.1.1 Khái niệm, bản chất và chức năng của giao tiếp nhóm làm việc 3.1.2 Tầm quan trọng của giao tiếp
trong nhóm làm việc
3.1. Khái niệm và tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc 3.2. Các hình thức và các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc 3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc 3.4. Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc
Bản chất của giao tiếp nhóm làm việc
Khái niệm giao tiếp trong nhóm làm việc
Bản chất của giao tiếp nhóm làm
việc là quá trình truyền tải thông tin và phản hồi giữa các thành viên trong môi trường làm việc nhóm
Giao trong tiếp nhóm làm việc là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa các viên thành trong nhóm làm việc để đạt được mục tiêu chung của nhóm.
49 50
Chức năng của giao tiếp nhóm làm việc
3.1.2. Tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc
Giúp mỗi thành viên nhóm thể hiện quan điểm và năng lực bản thân
Chức năng của giao tiếp nhóm làm việc
Giúp các thành viên thống nhất nhận
thức, quan điểm và hành động
Giúp các thành viên có thể chia sẻ,
truyền đạt kinh nghiệm
Chức năng thông tin liên lạc
Chức năng điều khiển hành vi
Chức năng điều khiển cảm xúc
51 52
53 54
9
8/30/2022
3.2.1 Các hình thức giao tiếp nhóm làm việc
3.2 Các hình thức và các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc
• Giao tiếp trực
3.2.1 Các hình thức giao tiếp nhóm
tiếp
• Giao tiếp gián
làm việc
Tính chất trực tiếp hay gián tiếp của quá trình giao tiếp
tiếp
3.2.2 Các yếu tố cấu thành giao tiếp
• Giao tiếp chính
trong nhóm làm việc
thức
Mục đích giao tiếp
• Giao tiếp không
chính thức
• Giao tiếp ngôn
ngữ
Phương tiện giao tiếp
• Giao tiếp phi
ngôn ngữ
3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc
3.2.2 Các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc
3.3.1 Môi trường vật chất 3.3.2 Phương tiện và kênh truyền
đạt thông tin giao tiếp
3.3.3 Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của
thành viên nhóm làm việc
3.3.4 Quan hệ giữa các thành viên
nhóm và bầu không khí tâm lý nhóm làm việc
55 56
3.3.2 Phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp
3.3.1 Môi trường vật chất
Phương tiện giao tiếp
Kênh giao tiếp
Phương tiện ngôn ngữ có thể được sử dụng dưới hình thức ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ viết
Kênh giao tiếp chính thức là kênh được sử dụng để truyền những thông điệp từ cấp trên xuống cấp dưới
Về điều kiện môi trường tự nhiên như thời tiết, khí hậu, nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn…; Về không gian như vị trí địa lý xảy ra giao tiếp, khoảng cách giữa các chủ thể, cách bố trí chỗ ngồi;
Về thời gian như thời điểm xảy ra giao
tiếp là sáng hay chiều…
Phương tiện phi ngôn ngữ bao gồm những cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, ánh mắt (ngôn ngữ cơ thể)…
Kênh giao tiếp không chính thức là kênh không có sự ràng buộc giữa người gửi và người nhận thông điệp
58 57
59 60
10
8/30/2022
3.3.4 Quan hệ giữa các thành viên nhóm và bầu không khí tâm lý nhóm làm việc
3.3.3 Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên nhóm làm việc
Mối tương quan giữa các chủ thể giao
Hoàn cảnh tâm lý nói lên tâm trạng và cảm nhận của chủ thể giao tiếp tại thời điểm xảy ra quá trình giao tiếp
tiếp sẽ tạo ra những khoảng cách tâm lý (hay khoảng cách cá nhân) giao tiếp khác nhau
Giao tiếp nhóm chịu ảnh hưởng lớn từ
các yếu tố tâm lý cá nhân:
Thiết lập một môi trường giao tiếp an
- Các hiện tượng xúc cảm, tình cảm - Các quá trình nhận thức như tư duy,
toàn khuyến khích các thành viên nhóm diễn tả được ý kiến và cảm nghĩ của họ trong những tình huống khó khăn
tưởng tượng đến ý chí, nhu cầu, động cơ thúc đẩy
3.4.1 Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả
3.4 Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc
3.4.1 Các nguyên tắc giao tiếp hiệu
Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa
quả
các bên tham gia giao tiếp
3.4.2 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
trong nhóm làm việc
Đảm bảo bình đẳng trong giao tiếp Hướng tới giải pháp tối ưu Tôn trọng các giá trị văn hóa
61 62
3.4.2. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc
Ví dụ các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc
Tiếng ồn Khoảng về mặt địa lý Sử dụng các từ thuật ngữ hoặc chuyên
môn, tiếng lóng, ít người hiểu
Kỹ năng đặt câu hỏi mở
Kỹ năng lắng nghe tích cực
Hạn chế về khả năng sử dụng ngoại ngữ Các rào cản tâm lý, văn hóa Không có các phương tiện thông tin liên
lạc cần thiết
Kỹ năng quản lý cảm xúc
Kinh nghiệm, cách hiểu vấn đề, khả là khác
Kỹ năng phản hồi mang tính xây dựng
năng ghi nhớ của mỗi người nhau
63 64
65 66
11
8/30/2022
4.1 Khái luận về lãnh đạo nhóm làm việc
Chương 4: Lãnh đạo nhóm làm việc
4.1.1 Khái niệm và vai trò của lãnh
đạo nhóm làm việc
4.1.2 Các phong cách lãnh đạo
nhóm làm việc
4.1. Khái luận về lãnh đạo nhóm làm việc 4.2. Huấn luyện nhóm làm việc 4.3. Tạo động lực cho nhóm làm việc 4.4. Giải quyết xung đột nhóm làm việc
Vai trò của lãnh đạo nhóm làm việc
Khái niệm lãnh đạo nhóm làm việc
Hiện thực hóa tương lai Tạo sự phấn khích Truyền ý chí cho các thành viên trong
nhóm
Rèn luyện và nâng cao được các phẩm chất, năng lực của từng thành viên Xây dựng, củng cố và hoàn thiện bầu
không khí làm việc
Lãnh đạo nhóm làm việc là hệ thống các tác động của nhà quản trị đến các thành viên nhóm, cụ thể bao gồm huấn luyện, tạo động lực và giải quyết xung đột trong nhóm làm việc để thúc đẩy từng thành viên trong nhóm tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các nhiệm vụ được phân công nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm làm việc.
67 68
69 70
4.1.2 Các phong cách lãnh đạo nhóm làm việc
4.2 Huấn luyện nhóm làm việc
4.2.1 Khái niệm huấn luyện nhóm
làm việc
Phong cách lãnh đạo tự do
4.2.2 Quy trình huấn luyện nhóm
làm việc
4.2.3 Phương pháp huấn luyện
Phong cách lãnh đạo chuyên quyền
nhóm làm việc
4.2.4 Lợi ích của nhóm khi thực hiện
Phong cách lãnh đạo dân chủ
việc huấn luyện hiệu quả
71 72
12
8/30/2022
4.2.1 Khái niệm huấn luyện nhóm làm việc
4.2.2 Quy trình huấn luyện nhóm làm việc
Xác định nhu cầu huấn luyện
Thiết lập mục tiêu huấn luyện
Huấn luyện nhóm làm việc là quá trình tác động, hướng dẫn, kèm cặp,… của nhà quản trị nhóm làm việc nhằm cung cấp và nâng cao phẩm chất thái độ, kiến thức, kỹ năng của các thành viên trong nhóm, giúp họ có thể chủ động xử lý những tình huống, vấn đề gặp phải trong quá trình làm việc nhóm.
Đánh giá thực trạng công việc
Tìm kiếm giải pháp huấn luyện
Cam kết thực hiện huấn luyện
4.2.3 Phương pháp huấn luyện nhóm làm việc
4.2.4 Lợi ích của nhóm khi thực hiện việc huấn luyện hiệu quả
Mục đích hành động
Ví dụ
Hình thức huấn luyện
Phát triển kỹ năng
Tăng mức độ nỗ lực mà mỗi thành
viên dành cho công việc.
Hướng dẫn thành viên mới cần phát triển các kỹ năng thuộc lĩnh vực chuyên môn hoặc giúp thành viên hợp tác với nhà quản trị nhóm khác có các kỹ năng cần thiết.
TRỰC TIẾP
Đảm bảo công việc đã thực hiện sẽ
Đưa ra câu trả lời
Giải thích chiến lược tổ chức cho thành viên mới
Hướng dẫn
được đánh giá cao.
Giúp các thành viên thể hiện tối đa
năng lực của họ.
Tạo điều kiện giải quyết vấn đề Xây dựng sự tự tin
Chỉ ra phương pháp thích hợp nhất để thực hiện một nhiệm vụ hay làm việc cùng với các thành viên trong nhóm về một dự án mà thành viên có thể học hỏi từ nhà quản trị nhóm. Giúp thành viên nhóm tìm ra giải pháp của chính họ. Bày tỏ sự tin tưởng rằng một cá nhân có thể tìm ra giải pháp.
khích
HỖ TRỢ
Khuyến các thành viên học hỏi từ chính họ
Giúp những thành viên mới có trách nhiệm có thể học hỏi từ công việc, dù điều đó có nghĩa là phải mạo hiểm mắc sai lầm.
Cung cấp thông tin hay sự liên hệ để giúp các thành viên trong nhóm tự giải quyết vấn đề.
cho
tin
73 74
Đóng vai trò là nguồn thông các thành viên trong nhóm
4.3 Tạo động lực cho nhóm làm việc
4.3.1 Khái niệm tạo động lực cho nhóm làm việc
4.3.1 Khái niệm tạo động lực cho
nhóm làm việc
4.3.2 Các cách thức tạo động lực cho
nhóm làm việc
Tạo động lực cho nhóm làm việc là tất cả những hoạt động mà nhà quản trị nhóm làm việc có thể thực hiện được đối với các thành viên trong nhóm, tác động đến khả năng làm việc và tinh thần thái độ làm việc của họ nhằm đem lại kết quả cao trong công việc của từng thành viên trong nhóm làm việc, từ đó cả nhóm làm việc đạt được kết quả cao.
75 76
77 78
13
8/30/2022
4.4 Giải quyết xung đột nhóm làm việc
4.3.2 Các cách thức tạo động lực cho nhóm làm việc
4.4.1 Khái niệm và các loại xung
đột trong nhóm làm việc
Tạo động lực bằng các công cụ tài chính Tạo động lực thông qua môi trường làm
4.4.2 Nội dung giải quyết xung đột
việc
nhóm làm việc
Khuyến khích thành viên nhóm tham gia
vào các quyết định
Ủy quyền Công nhận thành tích và biểu dương,
khen ngợi
Các căn cứ để phân loại xung đột
Khái niệm xung đột nhóm làm việc
Quan hệ đối với sự vật được xem xét
• Xung đột bên trong • Xung đột bên ngoài
• Xung đột cơ bản • Xung đột không cơ bản
Ý nghĩa đối với sự tồn tại và phát triển của nhóm
Vai trò của xung đột
• Xung đột chủ yếu • Xung đột thứ yếu
Tính chất của các quan hệ lợi ích
• Xung đột đối kháng • Xung đột không đối kháng
Xung đột nhóm làm việc là sự bất đồng xảy ra giữa cá nhân với cá nhân trong nhóm, giữa các nhóm trong một tổ chức do khác biệt về nhu cầu, giá trị, mục đích hay cạnh tranh về quyền lợi, tài nguyên, quyền lực hay bất đồng về vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm.
79 80
Vai trò của giải quyết xung đột nhóm làm việc
4.4.2. Nội dung giải quyết xung đột nhóm làm việc
Xác định xung đột và nguyên nhân
xung đột nhóm làm việc
Xác định phương pháp giải quyết
xung đột nhóm làm việc
Kích thích sự sáng tạo, thúc đẩy tư duy đổi mới, cải thiện mỗi cá nhân Giúp củng cố nhóm, tăng cường trao đổi, thảo luận, thúc đẩy ý tưởng mới. Động lực tích cực giúp nhóm biết phê
bình và tự phê bình, có khả năng cạnh tranh, sáng tạo và đổi mới
81 82
83 84
14
8/30/2022
Nguyên nhân xung đột nhóm làm việc
Xác định xung đột
Nhóm các nguyên nhân liên quan
Cần chú ý đến ngôn ngữ, cử chỉ và cao
đến tổ chức nhóm
độ của giọng nói
Nhóm các nguyên nhân liên quan
Biết lắng nghe và quan sát kỹ lưỡng,
đến thành viên trong nhóm
khách quan
Dành thời gian để gặp gỡ riêng từng
Nhóm các nguyên nhân liên quan đến bản thân nhà quản trị nhóm
thành viên
Cần nhận diện bản chất của xung đột Xác định nguyên nhân gây ra xung đột
Nguyên nhân xung đột nhóm làm việc
Nguyên nhân xung đột nhóm làm việc
Thiếu tính minh bạch
Phân công công việc không hợp lý
Sự thiếu hiểu biết
Sự khác biệt về nguồn gốc cá nhân
Thiếu hệ thống quy trình
Sự không tương thích giữa trách nhiệm và thẩm quyền
Sự khác biệt về quan điểm và kỳ vọng vào công việc
Không có chiến lược
Lối sống của tổ chức nhóm
Sự đối lập về tính cách cá nhân
Tổ chức nhóm
Sự khác biệt về năng lực công tác và cách thức hành động
Thành viên trong nhóm
85 86
Nguyên nhân xung đột nhóm làm việc
Hậu quả của xung đột?
Thiếu năng lực
Không dám chịu trách nhiệm
Ở mức độ căng thẳng có thể dẫn đến sự thù địch và công kích cá nhân.
Tính cách cá nhân
Cách thức ra quyết định không hợp lý
Có thể dẫn đến tình trạng phân chia phe phái, mỗi phe phái có quan điểm riêng.
Bản thân nhà quản trị nhóm
87 88
89 90
15
8/30/2022
Xác định phương pháp giải quyết xung đột nhóm làm việc
“Lợi ích” của xung đột?
Xung đột nếu lôi kéo mọi người tham gia vào giải quyết vấn đề và đưa tới giải pháp cho vấn đề thì mang tính tích cực
Cơ hội để từng thành viên nhìn nhận lại bản thân và nhóm đánh giá lại cơ chế hoạt động của nhóm
Chương 5: Đánh giá nhóm làm việc
5.1. Khái niệm và mục tiêu của đánh giá nhóm làm việc
5.1.1 Khái niệm đánh giá nhóm làm
việc
5.1.2 Mục tiêu của đánh giá nhóm
5.1. Khái niệm và mục tiêu của đánh giá nhóm làm việc 5.2. Nội dung cơ bản của đánh giá nhóm làm việc
làm việc
91 92
5.1.2 Mục tiêu của đánh giá nhóm làm việc
5.1.1 Khái niệm đánh giá nhóm làm việc
Mục tiêu của đánh giá nhóm làm việc
Mục tiêu đãi ngộ
Mục tiêu phát triển cá nhân
Mục tiêu cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc của nhóm
Đánh giá nhóm làm việc được hiểu là quá trình thu thập các thông tin về quá trình và kết quả thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm làm việc, từ đó rút ra các kết luận về năng lực thực hiện công việc và mức độ hoàn thành công việc của các thành viên nhóm làm việc trong một khoảng thời gian nhất định và sử dụng các kết quả đánh giá đáp ứng mục tiêu đã xác định của nhóm làm việc.
93 94
95 96
16
8/30/2022
5.2 Nội dung cơ bản của đánh giá nhóm làm việc
5.2.1 Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá nhóm làm việc
Nội dung
Ví dụ
Nhóm tiêu chuẩn
5.2.1 Xây dựng các tiêu chuẩn đánh
giá nhóm làm việc
5.2.2 Lựa chọn và sử dụng các
Bám sát mục tiêu mà tổ chức giao cho nhân sự được đánh giá trong chu kỳ đánh giá
Phản ánh mức độ hoàn thành nhiệm vụ
Kết quả sản xuất kinh doanh, số ngày công lao động, khối lượng các công việc hoàn thành…
phương pháp đánh giá nhóm làm việc
5.2.3 Phỏng vấn đánh giá và sử
Phản ánh thái độ, hành vi
Ý thức kỷ luật, tinh thần hợp tác, tinh thần sáng tạo…
- Thường định tính và rất khó để lượng hóa - Đánh giá năng lực thực hiện công việc
dụng kết quả đánh giá nhóm làm việc
Phát triển cá nhân
- Đo lường nỗ lực học hỏi, vươn lên của cá nhân sau mỗi thời kỳ đánh giá - Nâng cao chất lượng đội ngũ
Nâng cao trình độ tiếng anh, tin học hoặc nắm bắt các công nghệ mới
Yêu cầu khi xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá
Một số căn cứ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhóm làm việc
Thứ nhất, tiêu chuẩn đánh giá cần tương
Dựa trên quá trình - Quá trình xác lập và thực hiện kế hoạch của
từng thành viên nhóm
thích với mục tiêu
- Mức độ tham gia và hợp tác của các thành viên
Thứ hai, tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát
Dựa trên kết quả - Khối lượng công việc hoàn thành của từng trong viên thành nhóm làm việc
trong quá trình làm việc nhóm
- Kiến
và chi tiết
Thứ ba, tiêu chuẩn phải sát thực Thứ tư, tiêu chuẩn phải có độ tin cậy cao
- Cách thức ra quyết định, giải quyết vấn đề, giải quyết mâu thuẫn giữa các thành viên nhóm - Mức độ cam kết của các thành viên nhóm đối với các mục tiêu và phương thức hoạt động của nhóm
thức nghề nghiệp và kỹ năng của mỗi thu được thành nhóm viên trong quá trình làm việc nhóm
- Quá trình xây dựng và duy trì quan hệ giao tiếp
giữa các thành viên nhóm
- Sự học hỏi, rèn luyện và phát triển các năng lực cá nhân trong quá trình làm việc nhóm
97 98
Phương pháp đánh giá theo thang điểm
5.2.2. Lựa chọn và sử dụng các phương pháp đánh giá nhóm làm việc
• Xác định các tiêu chuẩn đánh giá
Phương pháp đánh giá theo thang
Bước 1
điểm
Phương pháp xếp hạng luân phiên
• Xây dựng thang điểm chấm hay trọng
số của từng tiêu chuẩn đánh giá
Bước 2
• Tiến hành đánh giá
Bước 3
• Tổng hợp và xử lý kết quả đánh giá
Bước 4
99 100
101 102
17
8/30/2022
Ví dụ mẫu đánh giá nhóm làm việc theo phương pháp thang điểm
Phương pháp xếp hạng luân phiên
Hạng mục đánh giá
Hệ số
Điểm
Tổng = Điểm x hệ số
• Xác lập danh sách các cá nhân
cần được đánh giá
Bước 1
1. Mục tiêu
1. Thái độ/ Tác phong
• Xác lập các tiêu chuẩn so sánh
1. Năng suất và chất lượng công việc
cặp
Bước 2
4. Tinh thần trách nhiệm
• Tiến hành so sánh theo từng
5. Giải quyết vấn đề và sáng kiến
cặp và xếp loại
Bước 3
6. Tinh thần làm việc nhóm
• Tổng hợp và sử dụng kết quả
7. Kỹ năng quản lý
đánh giá
Bước 4
TỔNG CỘNG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ CHUNG THÀNH TÍCH
Ví dụ về phương pháp xếp hạng luân phiên
Ví dụ đánh giá bằng cách so sánh cặp
Bảng đánh giá thành tích
A
B
C
D
A
3
4
3
Tổng điểm 10
1
B
3
1
5
Lưu ý: Đọc kỹ chỉ dẫn dưới đây trước khi bắt đầu Bộ phận: Người đánh giá: Danh sách nhân viên được đánh giá (theo thứ tự ABC) _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________
1._______________________________ 2._______________________________ 3._______________________________ 4._______________________________ __________________________________ 4._______________________________ 3._______________________________ 2._______________________________ 1._______________________________
0
C
2
2
4
1
D
2
4
7
1. Hãy kiểm tra lần lượt danh sách theo thứ tự ABC và loại bỏ các tên mà bạn thấy không có ấn tượng đặc biệt 2. Xem lại các tên còn lại và chọn lấy tên người mà bạn cho là tốt nhất và điền vào hàng 1 phía trên 3. Xem lại các tên còn lại và chọn ra người yếu nhất và ghi vào hàng 1 phía dưới 4. Chọn người được coi là tốt nhất trong số còn lại và điền vào hàng 2 phía trên 5. Chọn người được coi là kém nhất trong số tên cònlại và điền vào hàng 2 phía dưới 6. Tiếp tục cho đến tên của người cuối cùng trong nhóm
103 104
Nội dung của phỏng vấn đánh giá
5.2.3. Phỏng vấn đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá nhóm làm việc
5.2.3.1. Phỏng vấn đánh giá nhóm
làm việc
Kết quả thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu đã đề ra Phân tích các thay đổi hiện tại và tương lai Thảo luận các giải pháp tăng cường hiệu quả trong
5.2.3.2 Sử dụng kết quả đánh giá
công việc
nhóm làm việc
Phân tích về các điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân Thảo luận về lộ trình công danh của các thành viên
trong nhóm
106 105
107 108
18
8/30/2022
Những việc nên làm để khuyến khích nhân viên nói nhiều
Những điều cần tránh trong phỏng vấn đánh giá
Im lặng nghe họ nói một cách chăm
chú, không ngắt lời họ.
Nói quá nhiều Hỏi các câu hỏi chỉ để nhân viên trả
lời "có", "không"
Sử dụng các câu hỏi thăm dò. Sử dụng các câu khuyến khích Sử dụng các câu hỏi lựa chọn
Khuyên bảo nhân viên Nhạo báng, bông đùa nhân viên. Đi quá xa chủ đề.
5.2.3.2. Sử dụng kết quả đánh giá nhóm làm việc
Tổ chức doanh nghiệp có thể thực hiện cơ chế thưởng phạt cho nhóm và các thành viên trong nhóm.
Mang lại một ý nghĩa lớn lao về mặt tâm
lý đối với các thành viên nhóm
Động lực để họ tiếp tục tiến lên phía
trước hoặc đã được khích lệ kịp thời với những phần thưởng tương ứng.
109 110
111
