intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Bài giảng Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

Chia sẻ: Lê Thị Na | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:21

Thêm vào BST
Báo xấu
434
lượt xem 91
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung Bài giảng Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả trình bày nguyên nhân tổ chức cuộc họp, bố trí phòng họp, chương trình cuộc họp, việc chuẩn bị của người tổ chức họp, vai trò của người ghi biên bản. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

  1. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ
  2. Nguyên nhân tổ chức cuộc họp Các  công  ty  thường  tổ  chức  các  cuộc  họp để:  ……………………………….  ……………………………….
  3. Nguyên nhân cuộc họp kém hiệu  quả v   Người  họp  …………………………….... v  Cuộc họp không có ……………………. v  ……………………………….. v  Cuộc họp ……………………………..
  4. Nguyên nhân cuộc họp kém hiệu  quả v   Trong  nhiều  trường  họp,  các  áp  lực  ngầm  về  quan  hệ,  về  bối  cảnh  khiến  cho  các  thành  viên  không  thể  đưa  ra  những chính kiến của mình. v  …………………………………………...
  5. Việc chuẩn bị của người tổ chức  hKhi  ọp tổ  chức  một  cuộc  họp,  bạn  phải  xác  định:  Mục đích cuộc họp  là gì?  Ai sẽ tham dự?  Tổ chức cuộc họp nơi nào và ở đâu?  Thông báo mời họp như thế nào?  Các nội dung trong cuộc họp nên triển  khai như thế nào?
  6. Việc chuẩn bị của người tham gia Khi tham dự một cuộc họp, bạn nên:  Ghi lại thời gian và địa điểm của cuộc họp,  đánh dấu vào lịch làm việc của bạn.  Thu xếp để đến họp đúng giờ.   Đọc  tài  liệu.  Nếu  không  hiểu  hết  tài  liệu  thì  nhờ  ai  đó  giải  thích,  đừng  chờ  đến  khi  vào  họp để tìm câu trả lời.  Chuẩn bị những ý kiến đóng góp cho cuộc  họp.
  7. Bố trí phòng họp Tránh bố trí phòng họp ở những nơi:  ……………………………….  ……………………………….   ……………………………….   ……………………………….   ……………………………….
  8. Bố trí phòng họp Cũng  nên  hạn  chế  tối  đa  những  yếu  tố  làm  cho  cuộc  họp  gián  đoạn,  chẳng  hạn  như:  Yêu cầu người dự họp tắt điện thoại  di  động  hoặc  chuyển  sang  chế  độ  “im  lặng”.   Treo  bảng  “ĐANG  HỌP”  ở  trước  phòng để người khác không vào quấy rối.
  9. Chương trình cuộc họp Chương trình cuộc họp là bản mô tả trình  tự và những nội dung chính sẽ được thảo  luận, đồng thời cung cấp một số thông tin  cần thiết giúp cho việc tổ chức cuộc họp. Chương  trình  cuộc  họp  cho  biết  những  vấn đề sẽ được thảo luận, cho người chủ  tọa cái nhìn tổng thể để điều khiển cuộc  họp.
  10. Chương trình cuộc họp Chương  trình  cuộc  họp  thường  có  các  thông  tin sau: ·  Nội dung chính ·  Địa điểm ·  Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời  gian giải lao (nếu có). ·  Tên người chủ tọa. ·   Tên  người  điều  khiển  chương  trình  (nếu  có)
  11. Chương trình cuộc họp ·   Tên  các  chủ  đề  sẽ  trình  bày,  tên  người  trình  bày. ·  Thời gian dự kiến cho mỗi nội dung. ·  Tính chất mỗi phần (ra quyết định, thông báo,  lấy  ý  kiến,…)  và  cách  thức  triển  khai  (thảo  luận  chung,  phát  ý  tưởng,  cá  nhân  trình  bày, …). ·  Tên người ghi biên bản cuộc họp ·  Các hướng dẫn về việc chuẩn bị trước cuộc 
  12. Chương trình cuộc họp Các  lưu  ý  khi  lên  chương  trình  cho  một  cuộc  họp: ­ Hạn chế số lượng các nội dung. ­ Đừng quá tập trung thảo luận những chuyện  đã xảy ra trong quá khứ. ­  Trình  bày  các  vấn  đề  dưới  gốc  độ  các  cơ  hội tiềm tàng. ­ Cho phép một khoảng thời gian đủ rộng. ­ Nêu được những chi tiết hữu ích.
  13. Vai trò của người chủ tọa ü  Bảo đảm cuộc họp diễn ra theo đúng các thủ  tục. ü   Bảo  đảm  cuộc  họp  đề  cập  đầy  đủ  các  chủ  đề  trong  chương  trình  trong  khoảng  thời  gian  đã ấn định. ü   Tạo  cơ  hội  cho  mọi  người  trình  bày  ý  kiến  hữu ích, không nên để người nào nói quá dông  dài hoặc lấn át người khác. ü  Hướng các ý kiến thảo luận vào trọng tâm.
  14. Vai trò của người chủ tọa ü  Giúp cho cuộc họp giải quyết các vấn đề và  ra quyết định một cách hiệu quả. ü   Cung  cấp  những  thông  tin  hữu  ích  mà  chỉ  ở  cấp của mình mới nắm được. ü   Đảm  bảo  các  quyết  định  đạt  được  bằng  những hình thức như đã thỏa thuận (bỏ phiếu,  nhất trí chung,…) và được hiểu thấu đáo. ü  Có tiếng nói quyết định trong một số trường  hợp cần thiết.
  15. Vai trò của người chủ tọa ü   Đoán  biết  trước  các  khả  năng  bất  đồng  hay  xung  đột  có  thể  xảy  ra  trong  quá  trình  thảo  luận,  tranh  cãi,  sử  dụng  các  kỹ  thuật  để  loại  bỏ xung đột và đóng vai trò trọng tài hòa giải  nếu cần.
  16. Vai trò của người chủ tọa Một  số  kỹ  thuật  có  thể  giúp  người  chủ  tọa  kiểm  soát tốt tình huống trong cuộc họp: ­  Tiên  đoán  trước  những  câu  hỏi  hoặc  tranh  cãi  có thể xảy ra. ­ ……………………………….. ­ Trả lời ……………………………….. ­ Trả lời ………………………………..  ­ Trả lời ……………………………….. ­ Lưu ý người tham dự về thời gian.
  17. Vai trò của người chủ tọa ­  Kiểm  soát  những  thành  viên  đang  chiếm  quá  nhiều thời gian của cuộc họp và mời gọi ý kiến từ  các thành viên tỏ ra rụt rè. ­ Ứng phó với các quan điểm cá nhân. ­ Xử lý các tin đồn. ­ Thông báo những tin xấu. ­ Ứng phó những người tham dự hay ngắt lời ­  Ứng  phó  những  người  tham  dự  có  thái  độ  chống đối.
  18. Vai trò của người tham dự Sự  tham  gia  và  hợp  tác  của  người  tham  dự  là  một  trong  những  yếu  tố  khiến  cuộc  họp  thành  công. Người tham dự không chỉ đơn thuần là có  mặt  trong  cuộc  họp  và  xem  việc  chuẩn  bị  là  trách  nhiệm  của  người  tổ  chức.  Trái  lại  người  tham dự cần: ­ Chuẩn bị trước khi đến cuộc họp. ­ Lắng nghe người khác trong cuộc họp. ­ Phát biểu ý kiến trong cuộc họp. 
  19. Vai trò của người ghi biên bản Người ghi biên bản sẽ có trách nhiệm ghi lại những  ý  kiến,  những  quyết  định  hay  những  hành  động  được thông qua trong cuộc họp. Biên bản chỉ cần ghi những chi tiết sau: ­ Thời gian và địa điểm. ­ Thành phần tham dự. ­ Các nội dung đã được thảo luận. ­  Những  quyết  định  đã  được  đưa  ra  và  những  công việc phải thực hiện.
  20. Vai trò của người ghi biên bản Người ghi biên bản cuộc họp cần nhớ: ­ Biên bản cuộc họp là công cụ tối cần thiết  để giúp theo dõi việc thực hiện các công việc do  cuộc họp đề xuất. ­  Phải  ghi  những  nội  dung  chính  xác,  khách  quan. ­  Không  chen  vào  biên  bản  các  chính  kiến,  quan điểm của người ghi biên bản.
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2