Bài giảng Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

Ỹ

K  NĂNG

Ổ

Ộ

Ọ

Ứ

Ệ

Ả

T  CH C CU C H P HI U QU

ổ ứ

ộ ọ

Nguyên nhân t

ch c cu c h p ứ

ườ

ộ

ổ

ng  t

ch c  các  cu c

Các  công  ty  th ể h p đ :

ọ  ……………………………….  ……………………………….

ệ

ộ ọ ườ

Nguyên nhân cu c h p kém hi u  quảv   Ng

i

ọ h p

……………………………....

ộ ọ

v  Cu c h p không có

…………………….

v  ………………………………..

ộ ọ

v  Cu c h p ……………………………..

ệ

ộ ọ

ề

Nguyên nhân cu c h p kém hi u  quả v   Trong  nhi u  tr

ọ ườ ệ ề ố ả

ự ế

ề

ầ

ể ư

ế ủ

ữ

ng  h p,  các  áp  l c  ng m  v   quan  h ,  v   b i  c nh  khi n  cho  các  thành  viên  không  th   đ a  ra  nh ng chính ki n c a mình.

v  …………………………………………...

i t

ị ủ ộ

ộ

ườ ổ ứ  ch c  ả ạ ọ   ch c  m t  cu c  h p,  b n  ph i  xác

ẩ ệ Vi c chu n b  c a ng h pọKhi  t ứ ổ ị đ nh:

ụ

ẽ ổ ứ

ơ

ở

đâu?

ư ế ọ ộ

ể

 M c đích cu c h p  là gì? ộ ọ  Ai s  tham d ? ự  T  ch c cu c h p n i nào và  ộ ọ  Thông báo m i h p nh  th  nào? ờ ọ  Các n i dung trong cu c h p nên tri n

ộ ư ế khai nh  th  nào?

ệ

i tham gia

ộ ọ

ị ộ ọ

 Ghi l ấ

ế

ế ệ

ừ

ờ ể i.

ườ ị ủ ẩ Vi c chu n b  c a ng ạ ự ộ Khi tham d  m t cu c h p, b n nên: ủ ể ờ ạ i th i gian và đ a đi m c a cu c h p,  ệ ủ ạ ị đánh d u vào l ch làm vi c c a b n.  Thu x p đ  đ n h p đúng gi ờ ọ ể ế .   Đ c  tài  li u.  N u  không  hi u  h t  tài  li u  ể ế ệ ọ ờ ế ả i  thích,  đ ng  ch   đ n  khi  vào  thì  nh   ai  đó  gi ả ờ ọ h p đ  tìm câu tr  l ữ ẩ

ộ ị  Chu n b  nh ng ý ki n đóng góp cho cu c  ế

h p.ọ

ố

ọ

ọ ở ữ

ơ

B  trí phòng h p ố Tránh b  trí phòng h p

nh ng n i:

 ……………………………….  ……………………………….   ……………………………….   ……………………………….   ……………………………….

ọ

ố

B  trí phòng h p

ạ ộ

ạ

ẳ

ọ

ế ố ế ố ữ i  đa  nh ng  y u  t Cũng  nên  h n  ch   t   ạ làm  cho  cu c  h p  gián  đo n,  ch ng  h n  nh :ư

ầ

ạ

 Yêu c u ng

ườ ự ọ ắ i d  h p t

ệ ế ộ

ặ

t đi n tho i  ể ộ di  đ ng  ho c  chuy n  sang  ch   đ   “im  ặ l ng”.

  Treo  b ng  “ĐANG  H P”

c

ả ể ườ phòng đ  ng

ở ướ Ọ   tr ấ ố i khác không vào qu y r i.

ươ

ộ ọ

Ch

ng trình cu c h p

ả

ữ

ộ ờ

ệ ổ ứ

ấ t giúp cho vi c t ọ

ồ ế ộ ng  trình  cu c  h p  cho  bi ả ề ẽ ượ ổ

ch c cu c h p. ế ậ c th o lu n, cho ng ể ể ề

ả ọ ộ ươ  trình  ng trình cu c h p là b n mô t Ch ả ẽ ượ ự c th o  t  và nh ng n i dung chính s  đ ộ ố ậ lu n, đ ng th i cung c p m t s  thông tin  ầ ộ ọ c n thi ươ ữ Ch t  nh ng  ủ ườ ấ i ch   v n đ  s  đ ộ ể ọ t a cái nhìn t ng th  đ  đi u khi n cu c  h p.ọ

ộ ọ ọ

ng  có  các  thông

ng trình cu c h p ườ ộ ng  trình  cu c  h p  th

ế

ờ

ờ

ươ

ế

ể

ươ Ch ươ Ch tin sau: ộ ·  N i dung chính ể ị ·  Đ a đi m ờ ắ ầ ·  Th i gian b t đ u, th i gian k t thúc, th i  ế ả i lao (n u có). gian gi ủ ọ ườ i ch  t a. ·  Tên ng ề ườ i  đi u  khi n  ch ·   Tên  ng

ng  trình  (n u

có)

ươ

ộ ọ

ườ

ng trình cu c h p Ch ủ ề ẽ ·   Tên  các  ch   đ   s   trình  bày,  tên  ng

i  trình

bày. ờ ỗ ộ

ự ế ỗ

ấ ế ế ị ể ứ ả

·  Th i gian d  ki n cho m i n i dung. ầ ·  Tính ch t m i ph n (ra quy t đ nh, thông báo,  ấ l y  ý  ki n,…)  và  cách  th c  tri n  khai  (th o  ưở ậ ng,  cá  nhân  trình  bày, lu n  chung,  phát  ý  t …). ·  Tên ng ·  Các h h p.ọ

ườ ướ ị ướ ẫ ộ ộ ọ ả i ghi biên b n cu c h p ẩ ề ệ ng d n v  vi c chu n b  tr c cu c

ng trình cu c h p

ươ ư

ộ ọ ươ

ộ ộ ng  trình  cho  m t  cu c

Ch Các  l u  ý  khi  lên  ch h p:ọ

ộ ng các n i dung.

ạ ừ ữ ệ ậ ế ố ượ ­ H n ch  s  l ả ậ ­ Đ ng quá t p trung th o lu n nh ng chuy n

ả ứ đã x y ra trong quá kh .

ề ướ ố ấ ­  Trình  bày  các  v n  đ   d ơ ộ i  g c  đ   các  c

ộ ề h i ti m tàng.

ủ ộ

ộ ữ ượ ả ­ Cho phép m t kho ng th i gian đ  r ng. ­ Nêu đ ờ ế ữ t h u ích. c nh ng chi ti

ủ

ườ ọ

ủ ọ Vai trò c a ng i ch  t a ủ ễ ộ ả ü  B o đ m cu c h p di n ra theo đúng các th

ả t c.ụ ả ề ậ ủ ả ầ ọ

ề ả ờ ộ ủ ü   B o  đ m  cu c  h p  đ   c p  đ y  đ   các  ch   ươ ng  trình  trong  kho ng  th i  gian

đ   trong  ch ị đã  n đ nh. ơ ộ ế

ấ ạ ữ ườ ườ i  trình  bày  ý  ki n  i nào nói quá dông

ü   T o  c   h i  cho  m i  ng h u ích, không nên đ  ng ặ ấ dài ho c l n át ng ế

ườ

ướ ọ ọ ể i khác. ậ ả ü  H ng các ý ki n th o lu n vào tr ng tâm.

ườ ọ

ề ấ

ủ Vai trò c a ng ộ ü  Giúp cho cu c h p gi

ủ ọ i ch  t a ế ả i quy t các v n đ  và  ệ

ü   Cung  c p  nh ng  thông  tin  h u  ích  mà  ch

ả ộ ra quy t đ nh m t cách hi u qu . ữ ế ị ấ ữ ỉ ở

ớ ắ c.

ü   Đ m  b o  các  quy t  đ nh  đ t  đ

ả ượ ị ế ạ

ứ ỏ

ấ ủ c p c a mình m i n m đ ả ữ ấ ể

ằ ượ c  b ng  ậ ế ỏ ư nh ng hình th c nh  đã th a thu n (b  phi u,  ấ ượ c hi u th u đáo. nh t trí chung,…) và đ ộ ố ườ ế ị ü  Có ti ng nói quy t đ nh trong m t s  tr ng

ế ế ợ ầ h p c n thi t.

ủ

ườ

Vai trò c a ng

ủ ọ i ch  t a

ü   Đoán  bi ộ

ả ế ướ ấ ồ t  tr

ử ụ

ả ậ ể ạ ả ỹ ọ ộ

c  các  kh   năng  b t  đ ng  hay  ể ả xung  đ t  có  th   x y  ra  trong  quá  trình  th o  ậ lu n,  tranh  cãi,  s   d ng  các  k   thu t  đ   lo i  ỏ i  b  xung đ t và đóng vai trò tr ng tài hòa gi ế ầ n u c n.

ủ

ườ

ủ ọ

ể

i  ch   t a  ki m

ộ ố ỹ ố

ướ

ữ

ặ

ủ ọ i ch  t a Vai trò c a ng ậ ườ ể M t  s   k   thu t  có  th   giúp  ng ộ ọ ố soát t ­  Tiên  đoán  tr

t tình hu ng trong cu c h p: ỏ c  nh ng  câu  h i  ho c  tranh  cãi

ể ả có th  x y ra.

­ ………………………………..

i

­ Tr  l

i

­ Tr  l

i

ườ

ả ờ ……………………………….. ả ờ ………………………………..  ả ờ ……………………………….. ­ Tr  l ự ề ờ ư i tham d  v  th i gian. ­ L u ý ng

ủ

ủ ọ i ch  t a

ườ Vai trò c a ng ữ ể

ế

ộ

ờ

ờ ọ

­  Ki m  soát  nh ng  thành  viên  đang  chi m  quá  ế ừ ọ ề

nhi u th i gian c a cu c h p và m i g i ý ki n t ỏ các thành viên t ớ

ể

Ứ ử

ồ ữ

ự

ắ ờ i

ấ i tham d  hay ng t l ườ

ự

ữ

ộ i  tham  d   có  thái  đ

ủ ụ  ra r t rè. ­  ng phó v i các quan đi m cá nhân. ­ X  lý các tin đ n. ­ Thông báo nh ng tin x u. ườ ữ ­  ng phó nh ng ng ng  phó  nh ng  ng ­  ố ố

Ứ Ứ ch ng đ i.

ủ

ự

ườ ợ

ữ ự ộ

ườ ế ố ự

ặ

ị ườ ộ ủ ứ ọ ầ ẩ ạ i  ng

ộ ọ ế

ộ ọ ắ

i khác trong cu c h p. ộ ọ ể

ự i tham d Vai trò c a ng ườ ủ S   tham  gia  và  h p  tác  c a  ng i  tham  d   là  ộ ế   khi n  cu c  h p  thành  m t  trong  nh ng  y u  t ỉ ơ công. Ng i tham d  không ch  đ n thu n là có  ệ ọ m t  trong  cu c  h p  và  xem  vi c  chu n  b   là  ườ ổ ệ i  t trách  nhi m  c a  ng i    ch c.  Trái  l ự ầ tham d  c n: ị ướ ẩ c khi đ n cu c h p. ­ Chu n b  tr ườ ­ L ng nghe ng ế ­ Phát bi u ý ki n trong cu c h p.

ả

ủ

ạ

ệ

ữ

ữ

ườ ả ẽ ế

ườ ế c thông qua trong cu c h p.

ế

t sau:

ả ờ

ị

ậ

ộ

ữ

c  đ a  ra  và  nh ng

i ghi biên b n Vai trò c a ng ữ i ghi biên b n s  có trách nhi m ghi l i nh ng  Ng ộ ị ý  ki n,  nh ng  quy t  đ nh  hay  nh ng  hành  đ ng  ộ ọ ượ đ ỉ ầ ữ Biên b n ch  c n ghi nh ng chi ti ể ­ Th i gian và đ a đi m. ự ầ ­ Thành ph n tham d . ả ượ ­ Các n i dung đã đ c th o lu n. ế ị ư ượ ­  Nh ng  quy t  đ nh  đã  đ ự

ữ ệ

ệ

ả công vi c ph i th c hi n.

ủ

ườ Vai trò c a ng ả Ng ộ

ả i ghi biên b n ớ ộ ọ ầ i ghi biên b n cu c h p c n nh : ụ ố ầ ọ

ế ả i c n thi

ườ ­ Biên b n cu c h p là công c  t ệ ệ ệ

ề

ộ t  ể ự đ  giúp theo dõi vi c th c hi n các công vi c do  ấ ộ ọ cu c h p đ  xu t. ữ ả ­  Ph i  ghi  nh ng  n i  dung  chính  xác,  khách

quan.

ế ả ­  Không  chen  vào  biên  b n  các  chính  ki n,

ủ ườ ả ể quan đi m c a ng i ghi biên b n.

ườ

ọ

ướ ế ộ

ả ủ i ghi biên b n ộ ộ ọ ạ ả i toàn b  biên b n cu c h p cho  c  khi  k t  thúc  cu c  i  cùng  nghe  tr

Vai trò c a ng ­ Nên đ c l ườ ọ m i  ng h p.ọ

ả ử ả

ả ữ ườ ­ Ph i g i b n sao biên b n h p cho các thành  i  liên  quan

ấ ờ ọ ự ọ viên  tham  d   h p  và  nh ng  ng ớ trong th i gian s m nh t.