Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực: Chương 3 - ThS. Trần Quang Cảnh

CHƯƠNG III.<br /> PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC<br /> NỘI DUNG<br /> I. Tổng quát về phân tích công việc<br /> 1. Khái niệm<br /> 2. Mục tiêu<br /> 3. Sản phẩm<br /> 4. Các phương pháp chủ yếu<br /> 5. Hướng thay đổi<br /> 1<br /> <br /> II. Tiến trình phân tích công việc<br /> III. Những phương pháp phân tích công việc<br /> hữu ích<br /> 1. Bản câu hỏi cương vị - PAQ<br /> 2. Bản câu hỏi mô tả cương vị quản lý MPDQ<br /> 3. Mô hình hóa năng lực<br /> 4. O*NET<br /> 5. Bản câu hỏi về khả năng thích hợp với<br /> công việc – JCQ<br /> 2<br /> <br /> CHƯƠNG 3 Phân tích công việc<br /> 1. Khái niệm:<br /> Phân tích công việc là quá trình<br /> nghiên cứu nội dung công việc nhằm<br /> xác định điều kiện tiến hành, các<br /> nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, khi<br /> thực hiện công việc và các phẩm chất,<br /> kỹ năng cần thiết phải có khi thực<br /> hiện công việc.<br /> <br /> IV. Nghiên cứu và sắp xếp công việc<br /> 1. Mô hình đặc điểm công việc<br /> 2. Bản câu hỏi sắp xếp công việc đa<br /> phương pháp – MJDQ<br /> V. Phân tích công việc chiến lược<br /> VI. Sắp xếp quy trình làm việc<br /> VII. Chọn phương pháp phân tích công<br /> việc tốt nhất<br /> 3<br /> <br /> 4<br /> <br /> Dữ liệu phân tích công việc phải có thể<br /> kiểm tra được và đáng tin cậy:<br /> Duy trì các báo cáo về dữ liệu, chứng<br /> minh bằng tài liệu tất cả những quyết<br /> định nào dựa trên dữ liệu;<br /> Dữ liệu phải đáng tin cậy, chỉ ra các<br /> nguồn khác nhau nhất trí với phán đóan<br /> về công việc.<br /> <br /> 2. Những mục tiêu chủ yếu đối với phân<br /> tích công việc<br /> Mô tả những điều quan sát được<br /> Mô tả thái độ làm việc độc lập với<br /> những đặc điểm cá nhân của riêng<br /> người thực hiện<br /> <br /> 5<br /> <br /> 6<br /> <br /> 3. Những sản phẩm chính của Phân tích<br /> công việc<br /> Bản mô tả công việc:<br /> Khái niệm: Tài liệu cung cấp các thông<br /> tin liên quan đến một công việc cụ thể<br /> và các nhiệm vụ, trách nhiệm của người<br /> đảm nhận công việc ứng với từng chức<br /> danh.<br /> 7<br /> <br /> 2) Mục đích công việc:(tại sao lại cần có<br /> vị trí công việc này?).<br /> 3) Tóm tắt công việc: Mô tả các tính<br /> chất, các chức năng hay các hoạt động<br /> cơ bản của nhiệm vụ.<br /> 4) Mối quan hệ trong công việc:Ghi rõ<br /> mối quan hệ chủ yếu giữa người thực<br /> hiện công việc với những người khác<br /> ở trong và ngoài doanh nghiệp.<br /> 9<br /> <br /> 7) Yêu cầu về kết quả cần đạt được: Vd<br /> số lượng sản phẩm hay khối lượng<br /> công việc cần thực hiện trong ngày,<br /> doanh số phải đạt trong tháng…<br /> 8) Điều kiện làm việc: liệt kê những điều<br /> kiện làm việc đặc biệt như phải làm ca<br /> đêm, làm thêm giờ, tiếng ồn, ô nhiễm,<br /> sự may rủi trong công việc…<br /> 9) Tiêu chuẩn<br /> 10) Mức phấn đấu.<br /> 11<br /> <br /> Nội dung của bản mô tả công việc.<br /> 1) Thông tin chung<br /> - Chức danh<br /> - Mã số công việc<br /> - Bộ phận làm việc<br /> - Quản lý trực tiếp<br /> - Thời gian làm việc (từ mấy giờ tới mấy<br /> giờ)<br /> - Tình trạng công việc (thường xuyên,<br /> tạm thời, toàn phần, bán phần, tập sự)<br /> 8<br /> <br /> 5) Trách nhiệm trong công việc: Liệt kê<br /> từng chức năng, trách nhiệm chính,<br /> sau đó cần giải thích các công việc cụ<br /> thể cần thực hiện trong nhiệm vụ<br /> chính đó.<br /> 6) Quyền hạn của người thực hiện công<br /> việc: Gồm giới hạn của các quyết<br /> định về mặt tài chính, thời gian, chỉ<br /> đạo giám sát, khen thưởng, kỷ luật<br /> nhân viên dưới quyền…<br /> 10<br /> <br /> Bản tiêu chuẩn công việc: Liệt kê tất cả<br /> các yêu cầu về phẩm chất, năng lực, đặc<br /> điểm… thích hợp đối với công việc<br /> Trình độ văn hóa, chuyên môn và các<br /> khóa đào tạo đã qua;<br /> Các môn học chủ yếu của các khóa<br /> được đào tạo;<br /> Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ<br /> gì và mức độ nghe, nói, đọc,viết;<br /> 12<br /> <br /> Thâm niên công tác trong nghề và các<br /> thành tích đã đạt được;<br /> Tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình;<br /> Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc<br /> biệt như ghi tốc ký, đánh máy;<br /> Hòan cảnh gia đình;<br /> Tham vọng, cầu tiến, sở thích, nguyện<br /> vọng cá nhân<br /> 13<br /> <br /> Các sản phẩm khác:<br /> Bố trí công việc.<br /> Đánh giá công việc.<br /> Thiết kế, tái cơ cấu công việc.<br /> Những quy định đối với công việc<br /> Đánh giá thành tích.<br /> Đào tạo nhân viên.<br /> Lập kế hoạch nguồn nhân lực.<br /> Cải thiện hiệu quả trong công việc.<br /> Cải thiện sự an tòan trong công việc.<br /> 14<br /> <br /> Câu hỏi thảo luận 1 :Nhược điểm của một<br /> bản mô tả công việc cho những vị trí riêng<br /> biệt một cách hết sức chi tiết ?<br /> Giảm tính linh hoạt trong những kỹ năng<br /> của nhân viên;<br /> Có thể gây tác hại đến việc xây dựng đội<br /> ngũ làm việc;<br /> Làm giảm hiệu quả của nhóm làm việc.<br /> Câu hỏi thảo luận 2 :Cách giải quyết và<br /> những lợi ích của cách giải quyết đó?<br /> Viết bản mô tả công việc chung cho cả nhóm.<br /> <br /> 4. Trình tự thực hiện phân tích công việc<br /> - Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các<br /> thông tin phân tích công việc, từ đó xác định<br /> các hình thức thu nhập thông tin phân tích<br /> hợp lý nhất.<br /> - Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên<br /> cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục<br /> đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công<br /> ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình<br /> công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu<br /> có).<br /> <br /> 4. Trình tự thực hiện phân tích công<br /> việc<br /> <br /> 4. Trình tự thực hiện phân tích công<br /> việc<br /> <br /> - Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng<br /> và những điểm then chốt để thực hiện<br /> phân tích công việc<br /> <br /> - Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính<br /> chính xác của thông tin.<br /> <br /> 15<br /> <br /> - Bước 4: áp dụng các phương pháp<br /> khác nhau để thu thập thông tin phân<br /> tích công việc<br /> <br /> - Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công<br /> việc và bảng tiêu chuẩn công việc.<br /> <br /> 5. Những thông tin cần thu thập<br /> trong phân tích công việc ?<br /> - Tình hình thực hiện công việc<br /> - Yêu cầu nhân sự<br /> - Máy móc thiết bị<br /> -Tiêu chuẩn trong thực hiện công<br /> việc<br /> - Điều kiện thực hiện công việc<br /> <br /> 6 .Các phương pháp thu thập thông tin<br /> phân tích công việc chủ yếu<br /> 6.1. Phỏng vấn thu thập thông tin phân<br /> tích công việc<br /> Các hình thức phỏng vấn thu thập<br /> thông tin phân tích công việc<br /> Phỏng vấn cá nhân với từng công nhân<br /> viên.<br /> Phỏng vấn với nhóm công nhân.<br /> Phỏng vấn các giám thị và những người<br /> có hiểu biết sâu sắc về công việc.<br /> 20<br /> <br /> Ưu điểm :<br /> Phát hiện được nhiều thông tin về các<br /> hoạt động, các quan hệ quan trọng trong<br /> công việc mà các phương pháp khác<br /> không thể tìm ra được.<br /> Cho ta cơ hội để giải quyết các yêu cầu<br /> và chức năng của phân tích công việc<br /> Nhanh chóng và đơn giản khi thực hiện.<br /> <br /> Nội dung phỏng vấn ?<br /> Nhiệm vụ của công việc<br /> Quyền hạn thực hiện<br /> Đặc điểm của công việc<br /> <br /> 21<br /> <br /> Nhược điểm:<br /> Sự bóp méo thông tin.<br /> <br /> 22<br /> <br /> Những câu hỏi điển hình trong phỏng<br /> vấn phân tích công việc :<br /> Công việc được thực hiện như thế nào?<br /> Các nhiệm vụ, quyền hạn chính trong<br /> công việc là gì?<br /> Những bộ phận hay vị trí khác nhau<br /> trong cơ quan có thể trực tiếp tham gia<br /> vào quá trình thực hiện công việc?<br /> 23<br /> <br /> 24<br /> <br /> Những câu hỏi điển hình trong phỏng<br /> vấn phân tích công việc :<br /> <br /> Những câu hỏi điển hình trong phỏng<br /> vấn phân tích công việc :<br /> <br /> Trình độ văn hoá, kinh nghiệm, các văn<br /> bản chứng chỉ tốt nghiệp cần có theo<br /> yêu cầu thực hiện công việc?<br /> Những cơ sở tính toán và các tiêu chuẩn<br /> trong đánh giá thực hiện công việc?<br /> Yêu cầu về tinh thần và thể lực của<br /> nhân viên khi thực hiện công việc?<br /> <br /> Có sự may rủi hay yếu tố bất thường<br /> trong thực hiện công việc?<br /> <br /> 25<br /> <br /> 26<br /> <br /> Các chỉ dẫn phỏng vấn phân tích công<br /> việc<br /> <br /> Các chỉ dẫn phỏng vấn phân tích công<br /> việc<br /> <br /> Trước hết cần xác định người thực hiện<br /> công việc giỏi nhất và người có khả<br /> năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm,<br /> cách thực hiện công việc giỏi nhất.<br /> <br /> Nhanh chóng thiết lập quan hệ với<br /> người bị phỏng vấn, sơ bộ nhắc lại mục<br /> đích phỏng vấn và giải thích vì sao lại<br /> chọn họ để phỏng vấn.<br /> <br /> 27<br /> <br /> 28<br /> <br /> Các chỉ dẫn phỏng vấn phân tích công<br /> việc<br /> <br /> Các chỉ dẫn phỏng vấn phân tích công<br /> việc<br /> <br /> Thực hiện phỏng vấn theo hướng dẫn<br /> của các bảng chỉ dẫn, xem lại các câu<br /> hỏi cần thiết. Lưu ý hướng dẫn nhân<br /> viên trả lời theo yêu cầu và bổ sung<br /> thêm những điều bị bỏ sót.<br /> <br /> Đề nghị nhân viên liệt kê các nhiệm vụ<br /> mà họ phải thực hiện không theo qui<br /> định thông thường về tầm quan trọng và<br /> mức độ thường xuyên xảy ra.<br /> Xem xét và kiểm tra lại các thông tin<br /> thu thập được với viên giám thị hoặc<br /> với chính người được phỏng vấn.<br /> 29<br /> <br /> 30<br /> <br />