QUY CHẾ
Văn hoá công sở tại các cơ
quan hành chính nhà nước
(Ban hành kèm theo
Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg
Ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính
phủ)
Một số vấn đề về văn hóa công sở hiện nay
•Công sở là nơi phải thường xuyên tiếp xúc với dân, với các
cộng tác viên, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp
trong ngành và cấp trên. Cho nên cán bộ, công chức làm
việc ở công sở cần có những ứng xử văn minh, thanh lịch
trong giao tiếp, có văn hoá ở nơi công tác.
•Bộ phận đầu tiên phải gặp khi đến công sở là người thường
trực. Có thể nói đây là nơi đại diện cơ quan giải đáp những
yêu cầu ban đầu và chỉ dẫn cho khách đến đúng nơi cần
đến. Người thường trực vui vẻ, nhiệt tình luôn gây ấn tượng
tốt đẹp cho công sở. Chỉ cần một tiếng quát khi xe khách để
không đúng chỗ, hỏi trống không và trả lời nhát gừng là đủ
làm cho khách mất hết cảm tình với cơ quan.
•Có công chức đang giao dịch với khách, nghe chuông điện
thoại không xin lỗi khách, cứ thản nhiên nhấc máy nghe, rồi
trò chuyện với bạn kéo dài toàn việc riêng, chứ không phải
trao đổi công tác, mặc cho khách sốt ruột chờ.
•Lại có nơi còn 15-20 phút mới hết giờ làm việc, nhưng
có khách đến hỏi, cán bộ tiếp dân lạnh lùng trả lời: "Hết
giờ nhận giấy tờ, mai lại". Đó là thái độ tuỳ tiện, vô trách
nhiệm.
•kẹt nhất cũng phải xem qua đó là việc gì, nếu không thể
giải quyết ngay thì nên giải thích cho khách và hẹn tiếp,
hoặc để giấy tờ lại sáng mai đến làm việc thêm, đừng để
khách bị hụt hẫng, thấy công chức cửa quyền, hành
dân.
•Với công sở hành chính thực hiện một cửa thì nơi tiếp dân, cán bộ
cần có thái độ mềm mỏng, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ
tục, hướng dẫn cặn kẽ cho khách để đỡ mất công đi lại nhiều lần.
Việc gì đã hẹn, đã hứa phải ghi sổ công tác ngay để không quên,
làm lỡ việc dân.
•Cán bộ tiếp dân cần làm việc đúng giờ niêm yết, tránh tình trạng
khách đã chờ mà cán bộ, công chức còn trà nước, tán gẫu với
nhau, khi khách hỏi, lại sẵng giọng trả lời: "Còn phải giao ban!". Nếu
cần có thời gian giao ban, thì giờ tiếp dân phải ghi lui lại 10-15 phút.
Chưa hết giờ, không được về dù không còn khách nào. Đó là
nguyên tắc tối thiểu mà mỗi công chức phải tuân thủ nghiêm túc.
•Mặt khác, công chức nước ta vẫn thiếu các kỹ năng thiết
lập giao tiếp phi ngôn ngữ. Họ chưa biết nói chuyện
bằng ánh mắt, khuôn mặt, cử chỉ. Thay vì làm cho ánh
mắt của mình dễ chịu, thân thiện, họ lại thường mang
khuôn mặt lạnh lùng.
•Ở nơi thường có đông khách đến, cần có chỗ đủ rộng,
có ghế ngồi, quạt mát hoặc máy lạnh mùa nực, có quy
định rõ ràng cách xếp giấy tờ theo thứ tự, tránh tình
trạng lộn xộn, chen ngang.
•Nếu có trường hợp cần giải quyết trước cũng nên thông
báo để mọi người thông cảm, không thắc mắc.
• Các quy định về thủ tục hành chính, giấy tờ cần viết to,
rõ ràng, công bố ở 1-2 nơi để khách tiếp cận dễ dàng,
xem trước, đối chiếu với công việc của mình để bổ sung
hồ sơ, hoặc đến chỗ khác giải quyết đúng nơi khỏi mất
công chờ đợi.