Bài giảng Tổ chức dự án - Chương 3: Nhóm dự án

TỔ CHỨC DỰ ÁN

1. CẤU TRÚC TỔ CHỨC 2. NHÓM DỰ ÁN 3. LÃNH ĐẠO

NHÓM DỰ ÁN

• Nhóm dự án (Team)

Là những người cùng làm việc để đạt mục tiêu chung • Đặc điểm: Mỗi thành viên có vai trò cụ thể Phối hợp làm việc có hệ thống và năng

suất

 Đạt hiệu quả tổng hợp (Synergy)

CẤU TRÚC NHÓM (Đội) DỰ ÁN

Nhà Lập K Hoạch

Người phác họa

Kỹ sư

Người Thiết kế Nhà QLDA

Kế toán

Người thực hiện

Thư ký Người mua sắm

NHÓM DỰ ÁN

• Nhóm thông tin (information team) (nghiên cứu, chất lượng, tư vấn) • Nhóm sản xuất (production team) (chế tạo, công tác xã hội,,) • Nhóm quản lý (management team) (ban điều hành, ban giám sát..)

Sơ đồ nhóm dự án

i ườ Ng QLDA Ban  QLDA

Nhóm hỗ Trợ

́ Nho m 1 ́ Nho m 2

Thành  viên 1 Thành  viên 2 Thành  viên 3 Thành  viên 4 Thành  viên 5 Thành  viên 6 Thành  viên 7 Thành  viên 8

• Typical Engineeering Project

Project Manager

Daily budget, cost, labor equipment status

Design,.. Project Engineer Project Controller

Official paperwork, billing, legal,..

Manufacturing. Contract Administrator Manufacturing Engineer

Product support, general support, subcontractors..

Install, test.. Support service manager

Field Manager

NHÓM VÀ TẬP THỂ

Tập thể (Group)

• Mục tiêu chung • Hành động cá nhân • Thành quả cá nhân • Sử dụng ảnh hưởng

Nhóm (Team)  Chia sẻ mục tiêu • Hành động hợp tác • Thành quả tập thể • Sản phẩm nhóm có thể xác định và đo được

NHÓM DỰ ÁN

Mục đích của nhóm dự án Những mục đích của từng thành viên

trong nhóm

Những lợi ích và khó khăn khi làm việc

theo nhóm

Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả Các thất bại của làm việc theo nhóm

Mục đích của nhóm dự án

• Chia công việc để đạt tiến độ • Phối hợp nhiều kỹ năng • Sáng tạo bằng PP động não Ra quyết

định tập thể (táo bạo hơn!)

• Tạo động lực thúc đẩy • Hỗ trợ lẫn nhau

Những mục đích của từng thành viên trong nhóm

• Thỏa mãn nhu cầu xã hội • Chia xẻ rủi ro • Củng cố lòng tự trọng • Tìm sự ủng hộ • Ngôi nhà tâm lý

Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm

• Lợi ích

– Nâng cao thành quả, hiệu quả tông hợp – Nâng cao khả năng sáng tạo – Nâng cao tinh thần,tin tưởng lẫn nhau

• Khó khăn

– Tốn thời gian – Ra quyết định chậm – Hình thành bè phái, tách rời tổ chức mẹ

Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

• Kỹ

́ năng từng thành viên

 Phối hợp mọi người

• Cấu trúc tổ chức

 Hoàn thành nhiệm vụ

• Kiểu quản lý

Kiểu lãnh đạo Giải quyết mâu thuẩn

Nguồn gốc mâu thuẩn (1/2)

• Các loại ưu tiên: Cần bản kế hoạch rõ ràng;

cùng tham gia ra quyết định/ dùng tư vấn, nhấn mạnh mục tiêu quan trọng

• Qui trình hành chính: cần thảo bản qui trình chi tiết, bản điều lệ dự án, luôn theo dõi tiến độ̣ công việc trong mọi phase của dự án;

• Về tiến độ: cần cam kết trước về tiến độ; dự báo vấn đề và phương án giải quyết;Làm việc với bộ phận chức năng về cấu trúc phân việc; tái phân bổ nhân sự vào công tác găng trước khi trễ hạn..

Nguồn gốc mâu thuẩn (2/2)

• Kỹ thuật(Đánh đổi): cần có trước ph.án xử lý; trao đổi với nhóm kỹ thuật về tiến độ và ngân sách hạn chế, thử nghiệm (testing) sớm về kỹ thuật; thỏa thuận sớm về thiết kế cuối cùng..

• Về nhân sự: Dự báo/thỏa thuận sớm về

nhu cầu nhân viên; thảo luận với bộ phận chức năng; có kế hoạch tái phân bổ nhân sự cho đén khi hoàn thành dự án..

Giải quyết mâu thuẩn

Quan điểm cũ

Quan điểm mới

Cần tránh mâu thuẩn

Không thể tránh MT; phải đương đầu MT do nhiều nguyên nhân khác nhau MT là có thể xấu/tốt

MT do sai lầm của Quản lý MT là dấu hiệu xấu

MT cần phải loại bỏ

MT cần được quản lý và kiểm soát