BÀI T P L NẬ Ớ
MÔN QU N LÝ CH T L NGẢ Ấ ƯỢ
Đ bài: ềÁp d ng qua trình PDCA và 7 công c qu n lý ch tụ ụ ả ấ
l ng trong công vi c hàng ngày c a anh/ch . C th , s d ng đượ ệ ủ ị ụ ể ử ụ ể
l p k ho ch c i ti n m t quá trình c th trong công vi c hàngậ ế ạ ả ế ộ ụ ể ệ
ngày.
H c viên ọ: Vũ Đ c L iứ ợ
1- Xác đ nh v n đ và m c tiêuị ấ ề ụ
- Sai sót trong công tác so n th o, ban hành văn b nạ ả ả có chi u h ng giaề ướ
tăng, đi u này làm cho c quan m t uy tín, các n i dung trong văn b n s b hi uề ơ ấ ộ ả ẽ ị ể
l m d n đ n làm sai. ầ ẫ ế
- V n đ đ t ra là ph i tìm ra đ c các nguyên nhân d n đ n tình tr ng saiấ ề ặ ả ượ ẫ ế ạ
sót này và t đó đ a ra bi n pháp kh c ph c.ừ ư ệ ắ ụ
- Giao cho đ ng chí Phó Ban Th ng tr c ch u trách nhi m gi i quy t v nồ ườ ự ị ệ ả ế ấ
đ .ề
- T v n đ c n gi i quy t ti n hành:ừ ấ ề ầ ả ế ế
+ L p d trù kinh phí đ ti n hành th c hi nậ ự ể ế ự ệ
+ Lên k ho ch, t ch c th c hi n v i các n i dung: c ng i l y m uế ạ ổ ứ ự ệ ớ ộ ử ườ ấ ẫ
th ng kê, l p các bi u đ , phân tích tìm nguyên nhân d n đ n sai sótố ậ ể ồ ẫ ế
- L p ch ng trình, ph ng án hành đ ng đ gi i quy t t n t i, gi m sai sótậ ươ ươ ộ ể ả ế ồ ạ ả
- Khách hàng c a quá trình là: cán b , công ch c c a Ban; Các đ ng chí lãnhủ ộ ứ ủ ồ
đ o; các đ i t ng nh n, đ c văn b n…ạ ố ượ ậ ọ ả
2- Quan sát: (kh o sát, đi u tra, th ng kê, thu th p s li u...; Phi u ả ề ố ậ ố ệ ế
- Đi u tra c th v th i gian, đ a đi m, d ng v n đ , tri u ch ng: L pề ụ ể ề ờ ị ể ạ ấ ề ệ ứ ậ
phi u đi u tra g m các thông tin sau: các lo i văn b n, ng i so n th o văn b n,ế ề ồ ạ ả ườ ạ ả ả
ng i ký văn b n, các sai sót văn b n, t ng s sai sót trong văn b n, nh n xét... vàườ ả ả ổ ố ả ậ
d a trên s l ng các văn b n đã ban hành ự ố ượ ả trong 1 tháng.
- Đi u tra t nhi u góc đ (quan đi m) khác nhau: t góc đ lãnh đ o, qu nề ừ ề ộ ể ừ ộ ạ ả
lý; môi tr ng làm vi c; c s v t ch t, máy móc thi t b làm vi c; con ng i...ườ ệ ơ ở ậ ấ ế ị ệ ườ
- Thu th p s li u thông qua thông qua ậ ố ệ phi u đi u traế ề ; vi c quan sát khi cán b vàệ ộ
công ch c làm vi c; thông qua các văn b n l u tr ; thông qua vi c h i tr c ti p;…ứ ệ ả ư ữ ệ ỏ ự ế
* Thi t k phi u đi u tra: ế ế ế ề Phi u đi u tra đ c thi t k ng n g n, dế ề ượ ế ế ắ ọ ễ
hi u; các câu h i rõ ràng, d tr l i. Các thông tin trên phi u ph c v theo m cể ỏ ễ ả ờ ế ụ ụ ụ
đích nghiên c u. ứ(Phi u đi u tra đính kèm)ế ề
* T ng h p:ổ ợ S li u sau khi thu th p đ c t ng h p, bi u di n các d ngố ệ ậ ượ ổ ợ ể ễ ở ạ
khác nhau. B ng t ng h p đ c trình bày trong ph l c đính kèm.ả ổ ợ ượ ụ ụ
3- Phân tích
- Gi thuy t (nh ng nguyên nhân ch y u): ả ế ữ ủ ế
Lãnh đ o giaoạ
vi c không rõệ
+ Ng i so n th o: trình đ vi tính văn phòng kém, trình đ chuyên môn kém,ườ ạ ả ộ ộ
ki n th c v so n th o văn b n, làm vi c không t p trung, tính tình c u th , m tế ứ ề ạ ả ả ệ ậ ẩ ả ắ
kém...
+ Máy móc thi t b : Máy tính quá cũ, màn hình có đ phân d i kém, bàn phímế ị ộ ả
b k t, thi u máy in...ị ẹ ế
+ Do qu n lý: không công b ng trong vi c đánh giá cán b công ch c, giaoả ằ ệ ộ ứ
vi c quá nhi u cho m t vài ng i, vi c qu n lý và giám sát c a lãnh đ o khôngệ ề ộ ườ ệ ả ủ ạ
nghiêm...
+ Môi tr ng làm vi c: môi tr ng làm vi c không phù h p, c h i thăng ti nườ ệ ườ ệ ợ ơ ộ ế
ít, m t đoàn k t, trong khi đang làm vi c l i ph i ti p khách nhi u,...ấ ế ệ ạ ả ế ề
+ Thông tin: lãnh đ o giao vi c không rõ, không n m đ c các yêu c u c aạ ệ ắ ượ ầ ủ
văn b n c n ban hànhả ầ
--> Bi u đ nhân qu : ể ồ ả
--> Bi u đ Pareto theo nguyên nhânể ồ
+ S d ng các thông tin thu đ c ta có b ng s li u sau: (đã lo i b nh ngử ụ ượ ả ố ệ ạ ỏ ữ
thông tin không liên quan: nh s l ng l i, th i đi m sai xót, ...)ư ố ượ ỗ ờ ể
Nguyên nhân
S l ngố ượ
l i,ỗ
sai sót
T l %ỷ ệ S l ngố ượ
tích lũy T l tíchỷ ệ
lũy
Ng i so n th oườ ạ ả 403 64,48 403 64,48
Máy móc thi t bế ị 140 22,40 543 86,88
Do qu n lýả50 8,00 593 94,88
Sai sót trong
so n th o, banạ ả
hành văn b nả
Máy móc thi t bế ị
Bàn phím b ị
k t, hay nh y ẹ ả
chữ
Máy tính quá cũ
Không có máy in
Do qu n lýả
Giao vi c quá nhi u ệ ề
cho m t vài ng iộ ườ
Không công b ng ằ
trong vi c đánh giá ệ
cán b , công ch cộ ứ
Vi c qu n lý c a lãnh ệ ả ủ
đ o không nghiêmạ
Nguyên nhân do con ng iườ
Làm vi c không t p trungệ ậ
Tính tình c u th ẩ ả
M t kém ắ
Trình đ chuyên ộ
môn kém
Ki n th c v th ế ứ ề ể
th c văn b n kém ứ ả
Trình đ vi tính văn ộ
phòng kém
Môi tr ngườ
C h i thăng ti n ítơ ộ ế
Môi tr ng làm ườ
vi c không phù h pệ ợ
M t đoàn ấ
k tế
trong c quanơ
Ph i ti p khách ả ế
nhi uề
Màn hình có đ phân gi i ộ ả
kém, nhìn b đau m tị ắ
Thông tin
Không n m đ c ắ ượ
yêu c u c a văn ầ ủ
b nả
Môi tr ng làmườ
vi cệ25 4,00 618 98,88
Thông tin 7 1,12 625 100,00
T NGỔ625 100,00
Bi u đ Pareto:ể ồ
S l iố ỗ
Nguyên nhân
+ Đánh d u trên b n đ nh ng y u t có th là nguyên nhân chính: là doấ ả ồ ữ ế ố ể
ng i so n th o văn b n.ườ ạ ả ả
- Xem xét gi thuy t (tìm ra nguyên nhân chính): do ng i so n th o văn b n.ả ế ườ ạ ả ả
+ T nh ng y u t có th là nguyên nhân chính tìm hi u đi u tra thêm quaừ ữ ế ố ể ể ề
th nghi m có th xét th y nguyên nhân chính là do ng i so n th o văn b n.ử ệ ể ấ ườ ạ ả ả
+ Kh ng đ nh: do ng i so n th o văn b n.ẳ ị ườ ạ ả ả
4- Hành đ ng ộ
- Hành đ c th c a c quanộ ụ ể ủ ơ : C đi đào t o l p vi tính văn phòng, l pử ạ ớ ớ
t p hu n ki n th c v văn b n; ti n hành ki m tra tr c ti p vi c so n th o vănậ ấ ế ứ ề ả ế ể ự ế ệ ạ ả
b n; nh c nh , phê bình; có th tr l ng, th ng ...ả ắ ở ể ừ ươ ưở
0
100
200
300
400
500
600
700
Ng iườ
so nạ
th oả
Máy
móc
thi t bế ị
Do qu nả
lý
Môi
tr ngườ
làm vi cệ
Thông
tin
80%
- Ph i đ m b o hành đ ng kh c ph c không làm n y sinh nh ng v n đả ả ả ộ ắ ụ ả ữ ấ ề
khác. N u chúng l i ph i x y ra thì l i ph i có hành đ ng kh c ph c.ế ạ ả ả ạ ả ộ ắ ụ
5- Kh ng đ nh hi u quẳ ị ệ ả
- So sánh các bi u đ tr c và sau khi x y ra s c : ề ồ ướ ả ự ố
Sau khi hành đ ng ta có b ng s li u sau:ộ ả ố ệ
Nguyên nhân
S l ngố ượ
l i,ỗ
sai sót
T l %ỷ ệ S l ngố ượ
tích lũy T l tíchỷ ệ
lũy
Máy móc thi t bế ị 140 51,47 140 51,47
Ng i so n th oườ ạ ả 50 18,38 190 69,85
Do qu n lýả50 18,38 240 88,24
Môi tr ng làmườ
vi cệ25 9,19 265 97,43
Thông tin 7 2,57 272 100,00
T NGỔ272 100,00
--> so sánh hi u qu sau khi hành đ ng thông qua bi u đ Pareto:ệ ả ộ ể ồ
- Nh v y s sai sót gi m đi: s sai sót gi m đi 56,48 %.ư ậ ố ả ố ả
0
50
100
150
200
250
300
Máy
móc
thi t bế ị
Ng iườ
so nạ
th oả
Do qu nả
lý
Môi
tr ngườ
làm vi cệ
Thông
tin
0
100
200
300
400
500
600
700
Ng iườ
so nạ
th oả
Máy
móc
thi t bế ị
Do qu nả
lý
Môi
tr ngườ
làm vi cệ
Thông
tin
80%