Bài tập môn quản lý chất lượng

Chia sẻ: Vũ Đức Lợi | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:9

Thêm vào BST

Báo xấu

1.022
lượt xem 226
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Áp dụng qua trình PDCA và 7 công cụ quản lý chất lượng trong công việc hàng ngày của anh/chị. Cụ thể, sử dụng để lập kế hoạch cải tiến một quá trình cụ thể trong công việc hàng ngày.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài tập môn quản lý chất lượng

BÀI TẬP LỚN MÔN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Đề bài: Áp dụng qua trình PDCA và 7 công cụ quản lý chất lượng trong công việc hàng ngày của anh/chị. Cụ thể, sử dụng để lập kế hoạch cải tiến một quá trình cụ thể trong công việc hàng ngày. Học viên : Vũ Đức Lợi
1- Xác định vấn đề và mục tiêu - Sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản có chiều hướng gia tăng, điều này làm cho cơ quan mất uy tín, các nội dung trong văn bản sẽ bị hiểu lầm dẫn đến làm sai. - Vấn đề đặt ra là phải tìm ra được các nguyên nhân dẫn đến tình trạng sai sót này và từ đó đưa ra biện pháp khắc phục. - Giao cho đồng chí Phó Ban Thường trực chịu trách nhiệm giải quyết v ấn đề. - Từ vấn đề cần giải quyết tiến hành: + Lập dự trù kinh phí để tiến hành thực hiện + Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện với các nội dung: cử người lấy mẫu thống kê, lập các biểu đồ, phân tích tìm nguyên nhân dẫn đến sai sót - Lập chương trình, phương án hành động để giải quyết tồn tại, giảm sai sót - Khách hàng của quá trình là: cán bộ, công ch ức của Ban; Các đ ồng chí lãnh đạo; các đối tượng nhận, đọc văn bản… 2- Quan sát: (khảo sát, điều tra, thống kê, thu thập số liệu...; Phiếu - Điều tra cụ thể về thời gian, địa điểm, dạng vấn đề, triệu ch ứng: Lập phiếu điều tra gồm các thông tin sau: các loại văn bản, người soạn th ảo văn bản, người ký văn bản, các sai sót văn bản, tổng s ố sai sót trong văn b ản, nh ận xét... và dựa trên số lượng các văn bản đã ban hành trong 1 tháng. - Điều tra từ nhiều góc độ (quan điểm) khác nhau: từ góc độ lãnh đ ạo, qu ản lý; môi trường làm việc; cơ sở vật chất, máy móc thiết bị làm việc; con người... - Thu thập số liệu thông qua thông qua phiếu điều tra; việc quan sát khi cán bộ và công chức làm việc; thông qua các văn bản lưu trữ; thông qua việc hỏi trực tiếp;… * Thiết kế phiếu điều tra: Phiếu điều tra được thiết kế ngắn gọn, dễ hiểu; các câu hỏi rõ ràng, dễ trả lời. Các thông tin trên phi ếu ph ục v ụ theo m ục đích nghiên cứu. (Phiếu điều tra đính kèm) * Tổng hợp: Số liệu sau khi thu thập được tổng hợp, biểu diễn ở các dạng khác nhau. Bảng tổng hợp được trình bày trong phụ lục đính kèm. 3- Phân tích - Giả thuyết (những nguyên nhân chủ yếu):
+ Người soạn thảo: trình độ vi tính văn phòng kém, trình đ ộ chuyên môn kém, kiến thức về soạn thảo văn bản, làm việc không tập trung, tính tình cẩu thả, mắt kém... + Máy móc thiết bị: Máy tính quá cũ, màn hình có độ phân d ải kém, bàn phím bị kẹt, thiếu máy in... + Do quản lý: không công bằng trong việc đánh giá cán b ộ công ch ức, giao việc quá nhiều cho một vài người, việc quản lý và giám sát của lãnh đạo không nghiêm... + Môi trường làm việc: môi trường làm việc không phù hợp, cơ hội thăng ti ến ít, mất đoàn kết, trong khi đang làm việc lại phải tiếp khách nhiều,... + Thông tin: lãnh đạo giao việc không rõ, không nắm được các yêu cầu c ủa văn bản cần ban hành --> Biểu đồ nhân quả: Môi trường Nguyên nhân do con người Trình độ vi tính văn phòng kém Môi trường làm Cơ hội thăng tiến ít Làm việc không tập trung việc không phù hợp Trình độ chuyên môn kém Mất đoàn Tính tình cẩu thả Phải tiếp khách kết nhiều trong cơ quan Kiến thức về thể thức văn bản kém Mắt kém Sai sót trong Không nắm được soạn thảo, ban yêu cầu của văn hành văn bản Không công bằng Màn hình có độ phân giải bản trong việc đánh giá kém, nhìn bị đau mắt cán bộ, công chức Lãnh đạo giao Bàn phím bị Máy tính quá cũ Thông tin kẹt, hay nhảy việc không rõ chữ Giao việc quá nhiều cho một vài người Việc quản lý của lãnh đạo không nghiêm Không có máy in Máy móc thiết bị Do quản lý --> Biểu đồ Pareto theo nguyên nhân + Sử dụng các thông tin thu được ta có bảng số liệu sau: (đã loại bỏ nh ững thông tin không liên quan: như số lượng lỗi, thời điểm sai xót, ...) Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ tích lỗi, tích lũy Nguyên nhân lũy sai sót Người soạn thảo 403 64,48 403 64,48 Máy móc thiết bị 140 22,40 543 86,88 Do quản lý 50 8,00 593 94,88
Môi trường làm việc 25 4,00 618 98,88 Thông tin 7 1,12 625 100,00 TỔNG 625 100,00 Biểu đồ Pareto: Số lỗi 700 600 80% 500 400 300 200 100 0 Nguyên nhân Ngườ i Máy Do quản Môi Thông soạn trườ ng móc lý tin thảo thiết bị làm việc + Đánh dấu trên bản đồ những yếu tố có thể là nguyên nhân chính: là do người soạn thảo văn bản. - Xem xét giả thuyết (tìm ra nguyên nhân chính): do người soạn thảo văn bản. + Từ những yếu tố có thể là nguyên nhân chính tìm hiểu điều tra thêm qua thử nghiệm có thể xét thấy nguyên nhân chính là do người soạn thảo văn bản. + Khẳng định: do người soạn thảo văn bản. 4- Hành động - Hành độ cụ thể của cơ quan: Cử đi đào tạo lớp vi tính văn phòng, lớp tập huấn kiến thức về văn bản; tiến hành kiểm tra trực tiếp việc soạn th ảo văn bản; nhắc nhở, phê bình; có thể trừ lương, thưởng ...
- Phải đảm bảo hành động khắc phục không làm nảy sinh nh ững v ấn đ ề khác. Nếu chúng lại phải xảy ra thì lại phải có hành động khắc phục. 5- Khẳng định hiệu quả - So sánh các biều đồ trước và sau khi xảy ra sự cố: Sau khi hành động ta có bảng số liệu sau: Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ tích lỗi, tích lũy Nguyên nhân lũy sai sót Máy móc thiết bị 140 51,47 140 51,47 Người soạn thảo 50 18,38 190 69,85 Do quản lý 50 18,38 240 88,24 Môi trường làm việc 25 9,19 265 97,43 Thông tin 7 2,57 272 100,00 TỔNG 272 100,00 --> so sánh hiệu quả sau khi hành động thông qua biểu đồ Pareto: 700 600 80% 500 400 300 300 250 200 200 150 100 100 50 0 0 Ngườ i Máy Do quản Môi Thông Ngườ i Do quản Máy Môi Thông soạn trườ ng móc lý tin soạn trườ ng móc lý tin thảo thiết bị làm việc thiết bị thảo làm việc - Như vậy số sai sót giảm đi: số sai sót giảm đi 56,48 %.
Số sai sót trước khi có biện pháp khắc phục là: 625 lỗi. Sau khi khắc phục số sai sót còn 272 lỗi, vậy số lỗi giảm đi là 353 lỗi. - Hiệu quả khác: giảm số sai sót, nâng cao ý thức người soạn thảo, tăng cường trách nhiệm của người lãnh đạo, trình độ mọi người trong cơ quan được nâng lên... 6- Tiêu chuẩn hoá Hoạt động tiêu chuẩn hoá nhằm duy trì giải pháp đã đạt đ ược, đảm b ảo v ấn đề đã ngăn ngừa sẽ không tái diễn: Tiếp tục tiến hành các biện pháp đang thực hiện: hàng năm đều có chương trình tập huấn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, cương quyết xử lý các lỗi nếu tiếp tục xảy ra (yêu cầu làm kiểm điểm; xử lý kỷ luật;...) - Cần có sự chuẩn bị cần thiết để tiêu chuẩn hoá những giải pháp đã đựơc khẳng định là có hiệu quả: kiểm tra, khen thưởng .... - Khi xây dựng thành hiệu quy định, chú trọng trả lời các câu hỏi: ai đang làm gì, khi nào, ở đâu, phương tiện gì, làm như thế nào? - Chú trọng đào tạo, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ,... - Phân công trách nhiệm rõ ràng: từ thủ trưởng cơ quan đến anh em cán bộ, công chức. 7- Xem xét vấn đề còn tồn tại, đánh giá kết quả Xem xét thủ tục giải quyết vấn đề và lập kế hoạch cho công việc tương lai. - Xem xét những vấn đề còn lại: Số sai sót vẫn còn xảy ra do các nguyên nhân như: máy móc thiết bị, do quản lý, môi trường làm việc, các lý do khác... - Lập kế hoạch để giải quyết những vấn đề đó: Đưa ra kế hoạch c ụ th ể đ ể khắc phục các nguyên nhân trên. Suy nghĩ về những cái hay, cái dở trong hoạt động cải tiến: Viết báo cáo tổng kết, rút kinh nghiệm.
PHIẾU ĐIỀU TRA các sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản --- Để có căn cứ điều chỉnh một số hoạt động của cơ quan trong việc hạn ch ế các sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn b ản – Lãnh đạo Ban Tổ chức Huyện uỷ tiến hành điều tra, xin ý kiến các đồng chí về một số vấn đề liên quan tới công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Đề nghị các đồng chí hợp tác và trả lời một số câu hỏi sau: Chức vụ, nhiệm vụ được 1- phân công: ....................................................................... 2- Đồng chí bao nhiêu tuổi? ?< 30 ?30 – 40 ?40 – 50 ?50 – 60 ?> 60 3- Đồng chí giữ chức vụ công tác trên được bao nhiêu năm? ?1 – 2 năm ?2- 5 năm ?5 – 10 năm ?> 10 năm 4- Số lượng các loại văn bản đồng chí soạn thảo trong tháng - Báo cáo: ............................................................................................................. - Công văn: ............................................................................................................ - Thông báo: .......................................................................................................... - Tờ trình: ............................................................................................................. - Quyết định: ......................................................................................................... - Quy chế: ............................................................................................................. - Các văn bản khác: ................................................................................................ ................................................................................................................................. 5- Theo đồng chí nguyên nhân chính nào dẫn đến việc sai sót trong công tác soạn thảo văn bản? ? + Máy móc thiết bị ? + Người soạn thảo ? + Do quản lý + Môi trường làm việc ? ? + Thông tin + Các nguyên nhân khác (đề nghị nêu rõ): ............................................................. ................................................................................................................................. 6- Cần làm gì để giảm những sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản? ............................................................................................... ...............................................................................................
............................................................................................... cảm ơn đồng chí!
BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐIỀU TRA (số liệu giả định) --- Sử dụng các thông tin thu được (từ phiếu điều tra; từ việc kiểm tra trực tiếp các văn bản đã ban hành; ... loại bỏ những thông tin không liên quan) ta có b ảng s ố liệu sau: Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ tích lỗi, tích lũy Nguyên nhân lũy sai sót Người soạn thảo 403 64,48 403 64,48 Máy móc thiết bị 140 22,40 543 86,88 Do quản lý 50 8,00 593 94,88 Môi trường làm việc 25 4,00 618 98,88 Thông tin 7 1,12 625 100,00 TỔNG 625 100,00