BÀI T P L N
Ậ Ớ
MÔN QU N LÝ CH T L
NG
Ấ ƯỢ
Ả
ụ
ụ
ả
ị ụ ể ử ụ ệ
ệ ả ế
ụ ể
ế
ạ
ộ
Đ bài: Áp d ng qua trình PDCA và 7 công c qu n lý ch t ấ ề ể ng trong công vi c hàng ngày c a anh/ch . C th , s d ng đ l ủ ượ l p k ho ch c i ti n m t quá trình c th trong công vi c hàng ậ ngày.
H c viên
ọ
: Vũ Đ c L i ợ ứ
1- Xác đ nh v n đ và m c tiêu ụ ề ấ ị
ả có chi u h ả
- Sai sót trong công tác so n th o, ban hành văn b n ạ ấ ề ơ ộ
ng gia ề ướ tăng, đi u này làm cho c quan m t uy tín, các n i dung trong văn b n s b hi u ả ẽ ị ể l m d n đ n làm sai. ế ầ ẫ
- V n đ đ t ra là ph i tìm ra đ ượ ế ạ
ấ sót này và t ả đó đ a ra bi n pháp kh c ph c. ề ặ ư c các nguyên nhân d n đ n tình tr ng sai ẫ ụ ừ ệ ắ
- Giao cho đ ng chí Phó Ban Th ng tr c ch u trách nhi m gi ồ ườ ự ệ ị ả ế ấ i quy t v n
đ .ề
- T v n đ c n gi ừ ấ ề ầ ả i quy t ti n hành: ế ế
+ L p d trù kinh phí đ ti n hành th c hi n ệ ậ ự ể ế ự
ch c th c hi n v i các n i dung: c ng ổ ứ ự ử ệ ớ ườ ấ ẫ i l y m u
th ng kê, l p các bi u đ , phân tích tìm nguyên nhân d n đ n sai sót + Lên k ho ch, t ế ồ ạ ể ậ ế ố ộ ẫ
ng trình, ph ng án hành đ ng đ gi i quy t t n t i, gi m sai sót - L p ch ậ ươ ươ ể ả ộ ế ồ ạ ả
- Khách hàng c a quá trình là: cán b , công ch c c a Ban; Các đ ng chí lãnh ứ ủ ộ ồ
đ o; các đ i t ạ ố ượ ng nh n, đ c văn b n… ọ ả ủ ậ
2- Quan sát: (kh o sát, đi u tra, th ng kê, thu th p s li u...; Phi u ố ậ ố ệ ế ề ả
ề ụ ể ề ờ ứ ệ ạ ị
ề ườ ả
ậ - Đi u tra c th v th i gian, đ a đi m, d ng v n đ , tri u ch ng: L p ề ể ả i so n th o văn b n, ạ ả i ký văn b n, các sai sót văn b n, t ng s sai sót trong văn b n, nh n xét... và ậ ố ạ ả ả ổ
trong 1 tháng. ấ phi u đi u tra g m các thông tin sau: các lo i văn b n, ng ế ng ườ d a trên s l ự ồ ả ng các văn b n đã ban hành ả ố ượ
ừ ể ề ừ ả góc đ lãnh đ o, qu n ộ
lý; môi tr i... - Đi u tra t ề ườ ộ ng làm vi c; c s v t ch t, máy móc thi ơ ở ậ nhi u góc đ (quan đi m) khác nhau: t ế ị ấ ệ t b làm vi c; con ng ệ ạ ườ
phi u đi u tra ậ ố ệ ệ ế ề
công ch c làm vi c; thông qua các văn b n l u tr ; thông qua vi c h i tr c ti p;… - Thu th p s li u thông qua thông qua ứ ệ ả ư ữ ; vi c quan sát khi cán b và ộ ệ ỏ ự ế
* Thi ế ế Phi u đi u tra đ ề ượ ọ
l ễ ả ờ ể ễ c thi ụ i. Các thông tin trên phi u ph c v theo m c ế t k ng n g n, d ắ ụ ế ế ụ
t k phi u đi u tra: ề ế ế hi u; các câu h i rõ ràng, d tr ỏ đích nghiên c u. ứ (Phi u đi u tra đính kèm) ế ề
c t ng h p, bi u di n ố ệ ổ ậ ượ ổ ể ợ ạ các d ng
c trình bày trong ph l c đính kèm. ễ ở * T ng h p: ợ S li u sau khi thu th p đ khác nhau. B ng t ng h p đ ổ ả ợ ượ ụ ụ
3- Phân tích
- Gi thuy t (nh ng nguyên nhân ch y u): ả ủ ế ữ ế
+ Ng ộ ộ
ạ ườ ứ ề ạ ả ả ả ậ ẩ ả
i so n th o: trình đ vi tính văn phòng kém, trình đ chuyên môn kém, ki n th c v so n th o văn b n, làm vi c không t p trung, tính tình c u th , m t ắ ệ ế kém...
+ Máy móc thi t b : Máy tính quá cũ, màn hình có đ phân d i kém, bàn phím ế ị ả ộ
b k t, thi u máy in... ế ị ẹ
ứ ệ
+ Do qu n lý: không công b ng trong vi c đánh giá cán b công ch c, giao ằ i, vi c qu n lý và giám sát c a lãnh đ o không ả ườ ộ ủ ả ề ệ ạ ệ ộ
vi c quá nhi u cho m t vài ng nghiêm...
ng làm vi c: môi tr ệ ườ ơ ộ ợ
ít, m t đoàn k t, trong khi đang làm vi c l i ph i ti p khách nhi u,... + Môi tr ấ ườ ế ế ng làm vi c không phù h p, c h i thăng ti n ệ ạ ệ ả ế ề
ệ ạ ắ ượ ủ c các yêu c u c a ầ
văn b n c n ban hành + Thông tin: lãnh đ o giao vi c không rõ, không n m đ ả ầ
Nguyên nhân do con ng
iườ
Môi tr
ngườ
ộ
Trình đ vi tính văn phòng kém
C h i thăng ti n ít
Làm vi c không t p trung
ơ ộ
ế
ệ
ậ
ng làm ườ vi c không phù h p ợ
Môi tr ệ
Trình đ chuyên ộ môn kém
Tính tình c u th ả
ẩ
ả ế
Ph i ti p khách nhi uề
M t đoàn ấ k tế trong c quan ơ
Ki n th c v th ứ ề ể th c văn b n kém
ế ứ
ả
M t kém
ắ
Sai sót trong so n th o, ban ả ạ hành văn b nả
i
ả
c Không n m đ ượ ắ yêu c u c a văn ầ ủ b nả
Màn hình có đ phân gi kém, nhìn b đau m t ắ
ộ ị
Không công b ng ằ trong vi c đánh giá ệ cán b , công ch c ứ
ộ
Máy tính quá cũ
Thông tin
Lãnh đ o giao ạ vi c không rõ
ệ
Bàn phím b ị k t, hay nh y ả ẹ chữ
Giao vi c quá nhi u ệ cho m t vài ng ộ
ề i ườ
ả
ủ
Vi c qu n lý c a lãnh ệ đ o không nghiêm ạ
Không có máy in
Máy móc thi
t bế ị
Do qu n lýả
--> Bi u đ nhân qu : ể ồ ả
--> Bi u đ Pareto theo nguyên nhân ể ồ
ử ụ ữ c ta có b ng s li u sau: (đã lo i b nh ng ạ ỏ ố ệ ả
thông tin không liên quan: nh s l ượ ng l i, th i đi m sai xót, ...) + S d ng các thông tin thu đ ư ố ượ ỗ ể ờ
T l S l %ỷ ệ tích T l S l l ố ượ ng tích lũy Nguyên nhân ỷ ệ lũy ố ượ ng i,ỗ sai sót
ạ ườ
i so n th o ả t bế ị
403 140 50 64,48 22,40 8,00 403 543 593 64,48 86,88 94,88 Ng Máy móc thi Do qu n lýả
ng làm ườ
Môi tr vi cệ Thông tin 618 625 98,88 100,00
T NGỔ 25 7 625 4,00 1,12 100,00
Bi u đ Pareto: ể ồ
700
600
S l iố ỗ
500
400
300
200
100
0
80%
Do qu nả lý
Thông tin
iườ Ng so nạ th oả
Máy móc thi t bế ị
Môi tr ng ườ làm vi cệ
Nguyên nhân
có th là nguyên nhân chính: là do ế ố ữ ồ ể
ng + Đánh d u trên b n đ nh ng y u t ấ ả i so n th o văn b n. ả ạ ả ườ
- Xem xét gi thuy t (tìm ra nguyên nhân chính): do ng ả ế ườ i so n th o văn b n. ả ả ạ
có th là nguyên nhân chính tìm hi u đi u tra thêm qua + T nh ng y u t ữ ừ ể
th nghi m có th xét th y nguyên nhân chính là do ng ử ể ệ ườ ề i so n th o văn b n. ả ể ạ ả ế ố ấ
+ Kh ng đ nh: do ng ị ẳ ườ i so n th o văn b n. ả ạ ả
4- Hành đ ng ộ
ộ ụ ể ủ ơ ử
ạ ớ ự ệ ạ ả
ng ... ớ : C đi đào t o l p vi tính văn phòng, l p t p hu n ki n th c v văn b n; ti n hành ki m tra tr c ti p vi c so n th o văn ế ế ứ ậ ả b n; nh c nh , phê bình; có th tr l ng, th ể ừ ươ ả - Hành đ c th c a c quan ề ấ ắ ể ưở ế ở
- Ph i đ m b o hành đ ng kh c ph c không làm n y sinh nh ng v n đ ụ ả ả ữ ấ ề ộ
ả i ph i x y ra thì l ả ả ắ i ph i có hành đ ng kh c ph c. ộ ả ắ ụ ả ạ khác. N u chúng l ế ạ
5- Kh ng đ nh hi u qu ị ệ ẳ ả
- So sánh các bi u đ tr ồ ướ ề c và sau khi x y ra s c : ả ự ố
Sau khi hành đ ng ta có b ng s li u sau: ố ệ ộ ả
T l S l %ỷ ệ tích T l S l l ố ượ ng tích lũy Nguyên nhân ỷ ệ lũy
t bế ị i so n th o ả
ố ượ ng i,ỗ sai sót 140 50 50 51,47 18,38 18,38 140 190 240 51,47 69,85 88,24
ng làm ườ
Máy móc thi Ng ạ ườ Do qu n lýả Môi tr vi cệ Thông tin 265 272 97,43 100,00
T NGỔ 25 7 272 9,19 2,57 100,00
700
600
--> so sánh hi u qu sau khi hành đ ng thông qua bi u đ Pareto: ể ồ ộ ệ ả
500
400
300
300
250
200
200
150
100
100
50
0
0
Do qu nả lý
Thông tin
Do qu nả lý
Thông tin
Ng iườ so nạ th oả
Máy móc thi t bế ị
Môi ng tr ườ làm vi cệ
Máy móc thi t bế ị
iườ Ng so nạ th oả
Môi tr ng ườ làm vi cệ
80%
- Nh v y s sai sót gi m đi: s sai sót gi m đi 56,48 %. ư ậ ố ả ả ố
i. Sau khi kh c ph c s ắ ỗ ụ ố ắ
ố sai sót còn 272 l ướ i, v y s l i gi m đi là 353 l ụ i. S sai sót tr ỗ c khi có bi n pháp kh c ph c là: 625 l ậ ố ỗ ệ ả ỗ
ệ ả ố
ứ i lãnh đ o, trình đ m i ng ả ả ng trách nhi m c a ng ườ ệ - Hi u qu khác: gi m s sai sót, nâng cao ý th c ng ườ ộ ọ ạ ườ i trong c quan đ ơ i so n th o, tăng ượ c ủ ạ
c ườ nâng lên...
6- Tiêu chu n hoá ẩ
i pháp đã đ t đ ạ ộ Ho t đ ng tiêu chu n hoá nh m duy trì gi ẩ ả ạ ượ ấ c, đ m b o v n ả ả
ằ đ đã ngăn ng a s không tái di n: ừ ẽ ề ễ
ế ệ ề
ế ụ ấ ng quy t x lý các l ế ử ng ươ ế i n u ti p
Ti p t c ti n hành các bi n pháp đang th c hi n: hàng năm đ u có ch ự trình t p hu n nâng cao nghi p v chuyên môn, c ỗ ế ươ ậ t c x y ra (yêu c u làm ki m đi m; x lý k lu t;...) ỷ ậ ể ụ ả ệ ệ ụ ể ử ầ
i pháp đã đ ầ ế ể ữ ự ẩ ả ựơ c
- C n có s chu n b c n thi kh ng đ nh là có hi u qu : ki m tra, khen th t đ tiêu chu n hoá nh ng gi ẩ ng .... ị ầ ể ưở ệ ả ẳ ị
- Khi xây d ng thành hi u quy đ nh, chú tr ng tr l i các câu h i: ai đang làm ả ờ ệ ọ ỏ
ự đâu, ph ị ng ti n gì, làm nh th nào? gì, khi nào, ư ế ệ ươ ở
- Chú tr ng đào t o, t p hu n chuyên môn, nghi p v ,... ấ ệ ụ ậ ạ ọ
- Phân công trách nhi m rõ ràng: t ệ th tr ừ ủ ưở ộ ng c quan đ n anh em cán b , ế ơ
công ch c.ứ
i, đánh giá k t qu 7- Xem xét v n đ còn t n t ấ ồ ạ ề ế ả
Xem xét th t c gi ng lai. ủ ụ ả i quy t v n đ và l p k ho ch cho công vi c t ế ế ấ ệ ươ ề ậ ạ
- Xem xét nh ng v n đ còn l i: S sai sót v n còn x y ra do các nguyên ữ ề ạ ố ẫ
ả ng làm vi c, các lý do khác... nhân nh : máy móc thi ấ ế ị ườ ệ ư t b , do qu n lý, môi tr ả
i quy t nh ng v n đ đó: Đ a ra k ho ch c th đ ụ ể ể ữ ư ế ề ế ấ ạ ể ả ế ạ
- L p k ho ch đ gi kh c ph c các nguyên nhân trên. ậ ụ ắ
Suy nghĩ v nh ng cái hay, cái d trong ho t đ ng c i ti n: Vi ả ế ạ ộ ề ở ế ổ t báo cáo t ng
ữ k t, rút kinh nghi m. ế ệ
Ế
ả ả
PHI U ĐI U TRA Ề các sai sót trong công tác so n th o, ban hành văn b n ạ ---
ể ứ ề Đ có căn c đi u ch nh m t s ho t đ ng c a c quan trong vi c h n ch ạ ộ ệ
ộ ố ả
ạ ề ộ ố ấ ỷ ế ệ ề ề ồ
ế ạ ủ ơ ỉ ổ ứ các sai sót trong công tác so n th o, ban hành văn b n ả – Lãnh đ o Ban T ch c ạ Huy n u ti n hành đi u tra, xin ý ki n các đ ng chí v m t s v n đ liên quan t ớ ế ả
ề ợ
i công tác so n th o, ban hành văn b n. ả ồ ộ ố v ỏ phân ạ ị Ch c ứ v , ụ i m t s câu h i sau: đ ụ c ượ
Đ ngh các đ ng chí h p tác và tr l ả ờ nhi m 1- ệ công: ....................................................................... 2- Đ ng chí bao nhiêu tu i? ổ
3- Đ ng chí gi c bao nhiêu năm? ch c v công tác trên đ ượ ữ ứ ụ
4- S l ả ạ ả ồ
ờ
ế ị ế
ả
ế ệ ẫ
ồ ? < 30 ? 30 – 40 ? 40 – 50 ? 50 – 60 ? > 60 ồ ? 1 – 2 năm ? 2- 5 năm ? 5 – 10 năm ? > 10 năm ng các lo i văn b n đ ng chí so n th o trong tháng ố ượ ạ - Báo cáo: ............................................................................................................. - Công văn: ............................................................................................................ - Thông báo: .......................................................................................................... - T trình: ............................................................................................................. - Quy t đ nh: ......................................................................................................... - Quy ch : ............................................................................................................. - Các văn b n khác: ................................................................................................ ................................................................................................................................. 5- Theo đ ng chí nguyên nhân chính nào d n đ n vi c sai sót trong công tác ồ so n th o văn b n? ạ ả
ề ị
ể ả ữ ạ ả
ả t b + Máy móc thi ế ị ? i so n th o + Ng ả ạ ườ ? + Do qu n lý ả ? ng làm vi c + Môi tr ệ ? ườ + Thông tin ? + Các nguyên nhân khác (đ ngh nêu rõ): ............................................................. ................................................................................................................................. 6- C n làm gì đ gi m nh ng sai sót trong công tác so n th o, ban hành văn ầ b n?ả ............................................................................................... ...............................................................................................
...............................................................................................
c m n đ ng chí! ả ơ ồ
B NG T NG H P K T QU ĐI U TRA Ả Ề Ổ Ả
đ nh) ả ị
Ợ Ế (s li u gi ố ệ ---
S d ng các thông tin thu đ phi u đi u tra; t ừ ệ ế ề ể
ử ụ ả ế vi c ki m tra tr c ti p ố ượ ạ ỏ ự ả
c (t ừ các văn b n đã ban hành; ... lo i b nh ng thông tin không liên quan) ta có b ng s ữ li u sau: ệ
T l S l %ỷ ệ tích T l S l l ố ượ ng tích lũy Nguyên nhân ỷ ệ lũy ố ượ ng i,ỗ sai sót
ạ ườ
i so n th o ả t bế ị
403 140 50 64,48 22,40 8,00 403 543 593 64,48 86,88 94,88
ng làm
Ng Máy móc thi Do qu n lýả Môi tr ườ vi cệ Thông tin 618 625 98,88 100,00
T NGỔ 25 7 625 4,00 1,12 100,00
