BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM
ĐỀ TÀI: CHU TRÌNH DOANH THU TRONG
MỘT DOANH NGHIỆP
I. Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện phát sinh
liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Các sự kiện kinh tế xảy ra trong chu
trình doanh thu:
Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng.
Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
Nhận tiền thanh toán.
Sơ Đồ Dòng Dữ Liệu
1) Nhận đặt hàng của khách hàng
Bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc chào hàng và xử lí đơn đặt hàng:
Chức năng này bao gồm 3 hoạt động chính:
+Trả lời yêu cầu mua hàng từ khách hàng.
+Kiểm tra và phê chuẩn tín dụng.
+Đối chiếu lượng hàng tồn kho.
Quyết định chính và thông tin cần sử dụng:
+Quyết định liên quan đến chính sách tín dụng bao gồm việc phê chuẩn hạn
mức tín dụng.
+Thông tin về hàng tồn kho và tình trạng nợ của khách hàng.
Bộ phận tham gia xử lí:
+Bộ phận bán hàng.
+Bộ phận tín dụng.
Chứng từ, sổ sách sử dụng:
+Đơn đặt hàng.
+Lệnh bán hàng.
2) Giao hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng.
Bao gồm việc giao hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Quyết dịnh chính và thông
tin chính cần sử dụng:
Xác định phương thức vận chuyển:
+Chuyển thẳng.
+Thuê vận chuyển.
+Nhận hàng.
Thông tin sử dụng:
+Thời điểm, địa điểm cần giao hàng.
+Phương thức vận chuyển.
+Số lượng, quy cách mặt hàng giao….
Bộ phận tham gia:
+Kho hàng.
+Bộ phận vận chuyển.
Chứng từ sử dụng:
+Lệnh bán hàng ( Phiếu xuất kho).
+Phiếu vận chuyển, Phiếu giao hàng.
+Hóa đơn vận chuyển ( nếu thuê vận chuyển).
3) Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
Hai hoạt động thực hiện:
+Lập hóa đơn.
+Xác định công nợ phải thu.
Quyết định chính và thông tin cần sử dụng:
+Thông tin về hàng bán, trị giá, thuế phải nộp.
+Thông tin về khoản nợ của khách hàng so sánh với hạn mức tín dụng của mỗi
khách hàng.
+Giấy báo trả tiền phải thông báo phương thức thanh toán, thời gian, địa điểm
thanh toán…
+Mộ bảng kê nghiệp vụ liệt kê các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và thông
báo cho khách hàng về số dư hiện hành..
Chứng từ sử dụng:
+Hóa đơn bán hàng.
+Giấy báo trả tiền.
+Biên lai, thẻ, vé…
Hệ thống lập hóa đơn:
+Lập sau.
+Lập trước.
Hệ thống theo dõi nợ:
+Theo dõi chi tiết từng hóa đơn.
+Theo dõi số dư.
Bộ phận tham gia xử lí:
+Bộ phận lập hóa đơn.
+Bộ phận kế toán công nợ.
4) Thu tiền
Thông tin cần sử dụng:
+Thông tin về các khoản nợ theo thời hạn nợ.
+Thông tin số chi tiết phải thu khách hàng.
+Thông tin thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán.
Bộ phận tham gia:
+Thủ quỹ.
+Ngân hàng.
+Kế toán công nợ.
Chứng từ và sổ sách sử dụng:
+Phiếu thu.
+Giấy báo có.
II. Một số rủi ro và cơ chế kiểm soát:
1. Rủi ro:
Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khong có khả năng trả hay có tiền
nhưng không chịu trả)
+Đánh giá uy tín.
+Duyệt hạn mức tín dụng.
+Phân tích tuổi nợ.
Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết khấu.
+Phê duyệt giá bán.
+Cập nhật giá mới.
Giao hàng trễ.
+Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng.
+Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng.
Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.
+Khách hàng ký duyệt mẫu hàng.
+Đối chiếu đơn đặt hàng.
+Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng.
Phát hành hóa đơn sai.
+Phê duyệt hóa đơn.
+Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho.
Tiền bán hàng bị lạm dụng.
+Định kỳ đối chiếu công nợ.
+Thương xuyên dối chiếu số dư ngân hàng.
+Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền.
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ.
+Các chứng từ bán hàng điều chuyển về kế toán ghi chép.
+Đối chiếu số bán hàng với số hàng tồn kho.
+Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng.
2. Các hoạt động kiểm soát:
Hoạt động xử lí đơn đặt hàng:
+Chấp nhận đơn hàng từ khách hàng không có khả nang thanh toán không
thu được nợ, lỗ nợ khó đòi tách biệt chức năng xét duyệt và bán hàng, cập nhật
chính xác số dư của khách hàng.
+Chấp nhận bán mặt hàng công ty không có khả năng cung cấp hợp đồng
không được thực hiện, ảnh hưởng đến uy tín của công ty lập danh mục hàng hóa để
bán, theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa.
+Ghi nhận sai thông tin hàng hóa, khách hàng bán sai hàng hóa, giao sai
khách hàng ghi nhận yêu cầu của khách hàng bằng chứng từ, kiểm soát nhập liệu.
Hoạt động xuất kho - giao hàng.
+Xuất kho, giao hàng không được xét duyệt mất hàng yêu cầu phải có
lệnh bán hàng; tách biệt xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng.
+Xuất kho, giao hàng sai mặt hàng, số lượng không đáp ứng được yêu cầu
của khách hàng đối chiếu với phiếu kho, phiếu đóng gói, phiếu giao hàng.
+Giao hàng sai địa điểm, thời gian giao hàng trễ, phát sinh chi phí vận
chuyển đối chiếu phiếu giao hàng, vận đơn với lệnh bán hàng.
+Mất hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng mất tài sản kiểm soát
truy cập, ghi nhận đầy đủ các thông tin liên quan, kiểm kê hàng tồn kho.
Hoạt động lập hóa đơn - theo dõi nợ.
+Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ mất hàng, tiền đối
chiếu lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng khi lập hóa đơn; tạo danh sách
khách hàng hợp lệ.
+Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao khách hàng không ghi nhận
doanh thu, phải thu tách biệt giao hàng và lập hóa đơn; đánh số chứng từ giao hàng,
vận đơn; đối chiếu định kỳ vận đơn và hóa đơn.
+Thông tin hóa đơn sai (số lượng, mặt hàng, khách hàng…) khách hàng
không chấp nhận thanh toán; doanh thu, phải thu bị sai đối chiếu, sử dụng dữ liệu
của lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng; kiểm soát nhập liệu.
+Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu( số tiền, tên khách hàng…) nhầm lẫn
trong thu hồi nợ, mất tiền bán hàng đối chiếu tổng hợp và chi tiết, đối chiếu định kỳ
với khách hàng,