Chương 4: Các chu trình nghiệp vụ

Ch

ng 4:

ươ

Các chu trình nghi p vệ ụ

B MÔN

Ộ

CÔNG NGH THÔNG TIN Ệ

KHOA TIN H C TH

NG

ƯƠ

Ọ M IẠ

N i dung ch

ng 4

ộ

ươ

4.1. Các chu trình nghi p v trong doanh nghi p ệ

ụ

ệ

4.2. Chu trình doanh thu (bán hàng)

4.3. Chu trình chi phí (mua hàng)

 Chu trình chuy n đ i (s n xu t) ể

ả

ấ

ổ

 Chu trình tài chính

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 2

4.1.1. Khái ni m v CTNV ệ

ề

t gi a cách ti p c n HTTT KT theo chu trình

 M c đích: ụ – Hi u s khác bi ự

ể

ệ

ữ

ậ

nghi p v và theo cách ti p c n truy n th ng.

ệ

ế

ề

ố

ế ậ

ạ ộ

– Nh n bi ậ ỗ – Yêu c u thông tin và các quy t đ nh quan tr ng trong m i ho t ế ị ầ

ụ t các ho t đ ng trong m i chu trình. ế ọ

ạ

ỗ

đ ng c a t ng chu trình.

ộ

ứ

ể

. ừ

ủ ụ

ể

ủ ừ – Quy trình l p – luân chuy n ch ng t ậ – Các th t c ki m soát. – Các báo cáo quan tr ng.ọ

ng 3 - Các chu trình ả ế

Bài gi ng HTTT K toán - Ch nghi p vệ ươ ụ 3

4.1.2. M i liên h gi a các CTNV trong DN

ệ ữ

ố

 Ho t đ ng c a m t doanh nghi p th

ng có tính

ạ ộ

ủ

ệ

ộ

ườ

l p theo chu kỳ. ặ

ậ

ệ

ử

ấ

nh h

 Vi c thu th p d li u, x lý, và cung c p thông t ớ ấ

ưở và có liên hệ v i t

ế

ữ ệ tin k toán ch u ả ị c các ho t đ ng. ạ ộ ả

 Quá trình v n đ ng

ậ

ố ượ

ng k toán ế

ộ c a các đ i t có liên quan ch t ch v i nhau. ặ

ủ ẽ ớ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 4

ệ ữ

ố

4.1.2. M i liên h gi a các CTNV trong DN(tt)

ề

ng KT/ nhóm đ i t

ng KT

 K toán truy n th ng: ố ế – Ti p c n theo đ i t ố ượ

ế

ậ

ố ượ

ệ

 Ti p c n theo chu trình nghi p v : ụ ệ

ụ

ạ ộ ố

ẽ ữ

ệ

ậ

cùng lo i.ạ ậ ế – Theo ho t đ ng – nhóm NV - nghi p v cùng lo i. ạ ng KT – Xác l p m i liên h ch t ch gi a các đ i t ặ – Theo dõi toàn b quá trình ho t đ ng – k c các

ố ượ ể ả

ộ ạ ộ nghi p v , ho t đ ng phi tài chính. ạ ộ

ụ

ệ

– Ki m soát n i b theo chu trình nghi p v .

ộ ộ

ụ

ể

ệ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 5

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 6

4.2. Chu trình chi phí (mua hàng)

 M c tiêu ụ

– Hi u các ho t đ ng kinh doanh và s ki n x y ra

ạ ộ

ự ệ

ể

ả

trong chu trình chi phí

– T ch c k toán ghi nh n, x lý s ki n đ cung ậ

ự ệ

ử

ể

ế

ứ ổ c p thông tin ấ

– Ki m soát n i b c n có trong chu trình

ộ ộ ầ

ể

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 7

Chu trình chi phí

 N i dung

ộ

– Các s ki n x y ra trong chu trình chi phí

ự ệ

ả

– T ch c k toán ghi nh n, x lý s ki n t o báo ậ

ự ệ ạ

ử

ứ

ế

ổ cáo

 X lý b ng tay

ử

ằ

 X lý b ng máy ằ

ử

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 8

Chu trình chi phí

S ki n kinh t

ế

 Ho t đ ng kinh ạ ộ tế

ớ

– Trao đ i hàng ổ hoá, d ch v v i ụ ớ ị i bán ng

ườ

cho ng

i bán

– Thanh toán ti n ề ườ

ề

ự ệ - Yêu c u hàng ầ - Đ t hàng mua v i ặ ng i bán ườ - Nh n hàng ậ Ch p thu n hóa đ n ậ ấ i bán ng ườ Thanh toán ti n cho ng

i bán

ườ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 9

X lý yêu c u hàng

ử

ầ

Kho hàng

Mua hàng

• Xác đ nh nhu ị c uầ • G i yêu c u ầ ử mua hàng t i ớ b ph n mua ậ ộ hàng

ộ

ậ

ể ậ

ầ

L u ý: các b ph n liên quan khác nh bán hàng (l p Back Order) hay BP có nhu c u TSCĐ cũng có th l p yêu c u mua

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 10

X lý mua hàng

ử

Mua hàng

• Ng

i bán: Giá ng hàng,

ườ • Xem xét, ki m tra

i bán ể

 Ch n ng ườ ọ c , ch t l ấ ượ ả v n đ giao hàng ề ấ

 G i thông tin đ t hàng

ặ

i bán

yêu c uầ • Tr l ả ờ ậ

ử cho ng ườ (purchase order)

i ch p ấ thu n hay không đ t hàng mua ặ hàng

ậ

ặ

• Thông báo các b ộ ph n liên quan v ề đ t hàng

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 11

X lý nh n hàng, nh p kho

ử

ậ

ng,

ng, ch t l

Kho hàng • Tham gia ki m tra ể ấ ượ

s l ố ượ hàng nh nậ

ệ

– Ch p nh n vi c giao ậ

• Nh p kho hàng

Nh n hàng ậ – Ki m tra s l ố ượ ể ch t l ng hàng ấ ượ nh nậ ấ hàng

– Ghi nh n thông tin

ậ

• Ký nh n thông tin

nh n hàng

ậ nh n ậ ậ nh n hàng

ậ

ậ ử

– G i thông tin nh n ậ hàng cho các b ộ ph n liên quan

ậ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 12

Ch p nh n HĐBH - theo dõi ph i tr ả ả

ấ

ậ

ế

ả ả

ậ

liên quan

K toán ph i tr ơ ứ

ố

ậ

ấ

• Nh n hóa đ n bán hàng • Đ i chi u ch ng t ừ ế • Ch p nh n hóa đ n bán ơ hàng • Theo dõi ph i tr ng

i bán

ả ả

ườ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 13

Thanh toán ti n ề

 Th qu thanh toán ti n theo l nh c a k toán ề

ủ

ệ

ế

ủ ỹ ph i tr ả ả

 Ghi, ký b sung n i dung liên quan vào ch ng

ứ

ộ

ổ chi ti n

ề

t ừ

chi ti n cho nh ng b ph n

ứ

ừ

ữ

ề

ậ

ộ

 Chuy n ch ng t ể liên quan

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 14

ế

T ch c h th ng k toán ổ ứ ệ ố x lý nghi p v chu trình chi phí ệ ụ ử

Ch ng t ứ

ừ

ầ

ặ

ế

D li u gì ?

ữ ệ

i bán

• Yêu c u mua hàng • Đ t hàng mua hàng • Phi u nh p kho ậ • Hóa đ n mua hàng ơ • Voucher (CTTT) • Gi y g i hàng (packing list) ử ấ c a ng ườ ủ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 15

ế

T ch c HT k toán x lý chu trình chi phí

ổ ứ ử

•Báo cáo

ườ

• Công n : ợ • Công n theo ng ợ • Công n theo hóa đ n bán hàng ợ • Phân tích n theo th i h n n . ợ

i bán ơ ờ ạ

ợ

Yêu c u ầ thông tin?

• Thanh toán: • Yêu c u ti n thanh toán ề ầ • Báo cáo chi ti n ề • Báo cáo qu n tr khác ị

ả

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 16

Theo dõi chi ti

i bán

ế

t ph i tr ng ả ả

ườ

ứ ổ

ch c theo dõi ph i ả

ứ

i bán:

 Có 2 hình th c t ườ

tr ng ả

– Theo dõi theo t ng ng

i bán

ừ

ườ

– Theo dõi theo t ng hóa đ n bán hàng (h ệ

ừ th ng Voucher)

ố

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 17

DFD ng c nh HT chu trình chi phí

ữ ả

u

ầ

Y ê u c

Hàng hoá, DV

Chu trình doanh thu

a

ó

g h

Hoá đ nơ

n

à

H

KS hàng t n ồ kho

Nhà cung c pấ

Đ n đ t hàng ặ

ơ

Chu trình chi phí

Ti n thanh toán

ề

Chu trình chuy n đ i ổ ể

Y

ê u c

ầ

D li u ữ ệ

u

S cái và ổ báo cáo

Các b ộ ph n khác ậ

Hàng hóa

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 18

ÐH mua đ

c ch p thu n

ượ

ấ

ậ

ÐH mua

DFD chu trình chi phí

Y/C b sung hàng

ổ

ể

Ki m soát hàng t n kho ồ

Thông báo thi u hàng 1a

ế

ậ

Ð t ặ hàng

Các b ph n ộ khác

Thông báo ÐH mua

Ch.trình DT

ÐH mua

Thông báo ÐH mua Y/C mua hàng Thông báo ÐH mua

H.t n kho

ĐH th.hi n ệ

ồ

Ch.trình chuy n đ i ổ ể

Nhà CC

Nh n ậ hàng

Hàng hóa

Hàng g

Thông báo ÐH mua

iử

nậ

Ch.thu n ậ Hoá đ n ơ

Thông tin mua hàng-ph i ả trả

Nhà cung c pấ

TK ph i tr ả ả

àng nh Hóa đ n ơ Ch ng t ừ ứ thanhtoán

HT s cái và ổ l p b.cáo ậ

ữ ệ

ả ề

D li u tr ti n

ả ề

ữ ệ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ả ươ ệ ụ

Thanh toán ế

4.3. Chu trình doanh thu (bán hàng)

 Thông tin và các quy t đ nh.

ế ị

 Các ho t đ ng trong chu trình doanh thu.

ạ ộ

 Quy trình l p – luân chuy n ch ng t

ứ

ể

ậ

ừ

 T ch c x lý nghi p v . ụ

ứ ử

ệ

ổ

 KSNB

 Báo cáo k toán

ế

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 20

Thông tin và các quy t đ nh

ế ị

 Thông tin:

ạ

ụ

ạ

ợ

ạ ộ

ả ủ

– Thông tin v tình tr ng hàng hóa. – Thông tin v khác hàng – tình hình công n - và tình tr ng tín d ng. – Thông tin v hi u qu c a các ho t đ ng. – Thông tin v ngu n l c c a doanh nghi p và kh năng đáp ng nhu

ề ề ề ệ ề

ồ ự ủ

ứ

ệ

ả

c u khách hàng. ầ  Các quy t đ nh: ế ị

ạ ộ

ế

ả

– Giá cả – Ho t đ ng – Chính sách tín d ngụ – Qu ng cáo, khuy n mãi – Nhu c u vay v n ầ

ố

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 21

M c tiêu ki m soát

ụ

ể

 T t c các nghi p v đ u ph i đ

c xét duy t.

ấ ả

ụ ề

ả ượ

ệ

 Các nghi p v sau khi xét duy t ph i đ

c th c hi n

ả ượ

ụ

ệ

ự

ệ

ệ đúng đ n.ắ

 T t c các nghi p v ghi chép đ u có th c. ụ

ấ ả

ự

ệ

ề

 Ghi chép đ y đ , chính xác các nghi p v h p l

. ụ ợ ệ

ủ

ệ

ầ

 B o v tài s n liên quan.

ệ

ả

 Các ho t đ ng h u hi u và hi u qu . ả ữ

ạ ộ

ệ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 22

Các ho t đ ng trong CTDT

ạ ộ

 Ti p nh n và x lý yêu c u đ t mua hàng c a

ủ

ử

ế

ầ

ặ

ậ

khách hàng.

 Xu t kho, g i hàng cho khách hàng.

ử

ấ

 L p hóa đ n – theo dõi n ph i thu.

ả

ậ

ợ

 Theo dõi vi c thanh toán c a khách hàng

ủ

ệ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 23

ầ

ậ

Ti p nh n và x lý yêu c u ử đ t mua hàng c a khách hàng ủ

ế ặ

 Ti p nh n yêu c u mua hàng: Nh n đ n đ t

ầ

ậ

ặ

ậ

ế hàng.

 X lý yêu c u mua hàng, l p l nh bán hàng.

ậ ệ

ử

ầ

 Xét duy t bán hàng và xét duy t thanh toán.

ệ

 G i thông báo cho khách.

ử

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 24

ậ

ầ

Ti p nh n và x lý yêu c u ử đ t mua hàng c a khách hàng (tt) ủ

ế ặ

 Quy trình l p – luân chuy n ch ng t

ứ

ể

ậ

ừ

– BP ti p nh n y/c mua hàng c a khách hàng – l p

ủ

ế

ậ

l nh bán hàng. ệ

– BP xét duy t bán hàng, xét duy t tín d ng.

ụ

ệ

Ư

ặ

ậ

ặ

ậ

ệ

ậ

ủ

ề

T/h doanh nghi p không D ERP • Nh n đ n đ t hàng • L p L nh bán hàng • Xét duy t th công ệ • G i L nh bán hàng

ử ệ

ệ

T/h doanh nghi p D ERP: ệ Ư • Nh n đ n đ t hàng ơ • Nh p li u ĐĐH. ệ • Xét duy t trên ph n m m. ầ ệ • In L nh bán hàng • G i L nh bán hàng

ử ệ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 25

ậ

ầ

Ti p nh n và x lý yêu c u ử đ t mua hàng c a khách hàng (tt) ủ

ế ặ

 Ho t đ ng ki m

ạ ộ

ể

ặ

đ y đ , ko chính xác.

• R i roủ • Ghi nh n y/c đ t mua hàng ko ậ ủ

ầ

 Ki m soát ch ng t

g c.

soát ể

ứ

ừ ố

• Nh n đ n đ t hàng gi

m o,

ậ

ả ạ

 K/ tra đ i chi u hàng t n kho. ế

ố

ồ

ủ

ệ

t xét duy t và bán ệ

ơ ặ x lý đ t hàng c a khách ặ ử không có th c.ự

 Tách bi ch u. ị

• Đ ng ý bán nh ng m t hàng

ữ

ặ

ồ

ậ

ề

ng, ko có trong

ủ ố ượ

ko đ s l kho.

ặ

• Đ ng ý bán ch u cho k/h ko có ị

 Phân quy n truy c p đ i v i ố ớ danh m c hàng hóa, k/h, ch c ứ ụ năng nh p Đ n đ t hàng, in ơ ậ L nh Bán hàng.

ệ

kh năng thanh toán.

ồ ả

 Ki m soát quá trình nh p li u

ể

ệ

ậ

• Nh p li u vào h th ng sai.

ệ

ậ

ặ

ệ ố Bài gi ng HTTT K toán - Ch ả

 Đ n đ t hàng. ươ

ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ệ ụ 26

Xu t kho, g i hàng cho khách hàng

ử

ấ

ử ậ

ế

 X lý y/c xu t, giao hàng hóa.  L p phi u xu t kho, phi u giao hàng. ấ ế  Xu t kho. ấ  G i hàng/giao hàng cho khách. ử  Chuy n ch ng t ể

ừ

ấ ứ toán  L p hóa đ n. ậ

xu t kho, giao hàng cho k ế ơ

 Ghi th kho

ẻ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 27

Xu t kho, g i hàng cho khách hàng (tt)

ử

ấ

 Quy trình l p – luân chuy n ch ng t

ứ

ể

ậ

ừ

– BP giao nh n hàng/ bp g i hàng.

ử

ậ

– BP kho.

ứ ụ ệ T/h doanh nghi p ng d ng ERP: ệ ứ ụ T/h doanh nghi p không ng d ng ERP: đ tham • D li u có s n và ch ng t ẵ ữ ệ ứ ừ ể ế ể ậ ứ ệ

ấ chi u. ế

ấ ế ế ấ ử • Phi u xu t kho, phi u giao hàng đ ế cượ ử in t h th ng. ừ ệ ố ế ệ

i. ậ ả ậ ế • Vi c xác nh n đã xu t kho, đã giao ệ ấ ậ

hàng đ c th c hi n trên máy . ượ ự ệ cho k toán và BP l p ừ ứ ể ế ậ • D li u sau khi xu t hàng s đ c ữ ệ ẽ ượ ấ • Căn c L nh bán hàng đ l p phi u xu t kho, Phi u giao hàng. ế • BP kho căn c Phi u XK xu t hàng ứ cho BP g i hàng hay cho Khách hàng. • BP g i hàng căn c Phi u giao hàng, ứ giao hàng cho doanh nghi p v n t • Ki m đ m hàng và ký xác nh n. Ghi th ẻ ể kho. • Chuy n ch ng t hóa đ n.ơ

c p nh t. ậ ậ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 28

Xu t kho, g i hàng cho khách hàng (tt)

ử

ấ

 Ho t đ ng ki m

ạ ộ

ể

 KSNB

soát

 R i roủ

ữ

ệ

 Phân chia trách nhi m gi a

• L p ch ng t

sai sót.

ứ

ậ

ừ

• Giao hàng nh m ầ

BP bán hàng, BP kho, BP g i ử hàng và k toán.

ế

• M t hàng.

ấ

 Ki m soát ch ng t

ứ

ể

. ừ

 H n ch ti p c n tài s n.

ế ế

ạ

ậ

ả

• Ghi s , nh p li u sai.

ệ

ậ

ổ

 Phân quy n truy c p d li u

ữ ệ

ề

ậ

• Ch nh s a d li u sau khi

ữ ệ

ử

 Hàng t n kho.

ồ

xu t hàng.

ỉ ấ

 Ki m soát quá trình nh p li u

ể

ệ

ậ

 L nh bán hàng, in Phi u xu t

ế

ấ 29

ệ ng 3 - Các chu trình nghi p v ụ  kho, Phi u giao hàng. ế

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ế ả ươ ệ

L p hóa đ n – theo dõi n ph i thu

ơ

ợ

ả

ậ

ấ

ứ

liên quan.

ứ

ừ

ế

ậ ể ậ ử

xu t giao hàng.  Nh n ch ng t ừ  Ki m tra, đ i chi u các ch ng t ố  L p hóa đ n. ơ  G i hóa đ n cho khách hàng. ơ  Ghi s / nh p li u nghi p v bán hàng, n ph i ả ệ ậ

ụ

ệ

ổ

ợ

 L u ch ng t

thu. ư

ứ

. ừ

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 30

L p hóa đ n – theo dõi n ph i thu(tt)

ơ

ợ

ậ

ả

 Quy trình l p – luân chuy n ch ng t

ứ

ể

ậ

ừ

ệ

ụ

ứ

ụ

 BP k toán. ế T/h doanh nghi p ng d ng ERP: ệ ứ ữ ệ ơ

ậ

ể

T/h doanh nghi p không ng d ng ERP: ậ

ữ ệ , l p HĐ.

ơ ế

ừ ậ

ố

ừ

ứ

ụ

, in HĐ. ượ

ụ

ệ

c g i cho khách

ậ ơ

ượ

ử

ố

ợ ế

ể

ậ

ậ ủ t hàng hóa, doanh thu ả

ữ ệ ợ

ả

: L nh BH, Phi u XK,

ừ ệ

ư ư

ế

•BP l p hóa đ n ki m tra d li u bán ể hàng, đ i chi u ch ng t ố ứ •HĐ đ c g i cho Khách hàng. ử ượ •K toán ki m tra d li u, nh p li u/ghi ệ ế ậ ữ ệ ể •s nghi p v bán hàng, c p nh t doanh ậ ổ thu, giá v n, n ph i thu c a KH. ả •Theo dõi chi ti bán hàng, n ph i thu. ợ •L u hóa đ n theo tên/ mã KH. ơ •L u các ch ng t ứ Phi u Giao hàng.

ế

•BP l p hóa đ n ki m tra d li u bán hàng, đ i chi u ch ng t ế •D li u nghi p v bán hàng đ ệ ữ ệ c p nh t. ậ •Hóa đ n đ hàng . •K toán ki m tra d li u, c p nh t ế doanh thu, giá v n, n ph i thu ố c aủ KH. •L u hóa đ n theo tên/ mã KH. ư

Bài gi ng HTTT K toán - Ch ng 3 - Các chu trình nghi p v ế ả ươ ệ ụ 31