Đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc – phần 5
Thỏa thuận và ký kết hợp đồng
Bạn hãy cố gắng có được cam kết bằng văn bản từ phía đối tác
sau mỗi buổi họp hoặc sau mỗi giai đoạn đàm phán quan trọng
vì cam kết bằng miệng thường không có tính pháp lý và không
đáng tin cậy. Mặc dù những cam kết này được coi là những
công cụ nhằm phát triển mối liên lạc và củng cố quan hệ giữa
hai bên, nhưng chúng cũng không có tác động nhiều tới thỏa
thuận cuối cùng. Đối tác Hàn Quốc thường thích xây dựng
những thỏa thuận chung chung sau đó mới chuyển sang bàn bạc
chi tiết các vấn đề cần thiết. Họ chỉ chấp nhận khi các điều
khoản và điều kiện thật rõ ràng. Sự thoả thuận chỉ có giá trị khi
cả hai bên đã đồng ý, vì vậy đừng vội vàng trả lời một cách đơn
giản là đồng ý mà phải thăm dò ý của đối tác.
Văn bản hợp đồng thường khá dài vì bao gồm chi tiết mọi điều
kiện và điều khoản của một thỏa thuận hợp tác thông thường
cũng như các điều khoản bất khả kháng. Tuy nhiên, việc soạn
thảo và ký kết hợp đồng phải tuân theo đúng thủ tục. Người Hàn
Quốc tin rằng hiệu quả lớn nhất mà một thỏa thuận hợp tác
mang lại phụ thuộc vào cam kết của các bên chứ không phải là
những gì được quy định trong hợp đồng. Ngoài ra, bạn không
bao giờ được ký hợp đồng bằng mực đỏ.
Mặc dù giới luật sự không được sử dụng và tôn trọng nhiều ở
Hàn Quốc, nhưng việc hỏi ý kiến tư vấn của chuyên gia luật
trước khi ký kết hợp đồng cũng không phải là không có tác
dụng. Tuy nhiên, bạn phải thật cận thẩn khi để họ đi cùng đến
bàn đàm phán. Một số đối tác Hàn Quốc có thể coi đấy là hành
động không tin tưởng lẫn nhau.
Người Hàn Quốc chỉ coi hợp đồng là văn bản để ký kết cho hợp
pháp chứ không mang tính ràng buộc cả hai bên. Chính vì thế,
họ thường cố gắng thương lượng thêm cho có lợi về phía mình
ngay cả khi hợp đồng đã được ký kết. Họ thường đề nghị tổ
chức buổi họp làm rõ thông tin chi tiết để thảo luận lại những
vấn đề đã được hai bên thông qua. Nếu bạn từ chối, thì có nghĩa
quan hệ hai bên sẽ bị rạn nứt và có thể đối tác sẽ không thực
hiện đầy đủ mọi cam kết đã quy định trong hợp đồng. Trong
trường hợp này, bạn có thể nghĩ đến việc áp dụng luật để buộc
đối tác phải thực hiện cam kết. Tuy nhiên, điều này sẽ phá vỡ
mọi cố gắng của bạn trước kia, ảnh hưởng tới quan hệ làm ăn
trong tương lai không chỉ với đối tác đó mà còn với cả các đối
tác khác. Việc bạn cần làm nhất để đảm bảo đối tác tuân theo
mọi cam kết là thường xuyên liên lạc và sử dụng mọi biện pháp
để củng cố mối quan hệ giữa hai bên.
Quan niệm phụ nữ trong kinh doanh
Nếu như trước kia xã hội Hàn Quốc chỉ coi trọng đàn ông thì
hiện này vấn đề bình đẳng giới đã bắt đầu được quan tâm hơn.
Nhiều phụ nữ, tiêu biểu là lớp trẻ, đã có vị trí cao trong xã hội,
tuy nhiên vẫn không có thẩm quyền cũng như ảnh hưởng lớn tới
việc đưa ra quyết định cuối cùng.
Hầu hết người Hàn Quốc cho rằng đàn ông có quyền đưa ra các
quyết định. Vì thế đôi khi những phụ nữ nước ngoài cảm thấy
bất bình. Tuy nhiên, phụ nữ châu Âu thường được tôn trọng hơn
so với phụ nữ châu Á. Nếu bạn là nữ, bạn nên nhấn mạnh tầm
quan trọng của công ty bạn và vai trò của mình trong đó. Thư
giới thiệu hoặc lời ủy quyền từ một người có chức quyền trong
doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn nhiều hơn khi đàm phán. Bạn
phải thật cẩn trọng khi thể hiện sự tự tin và quyết đoán của
mình, đừng quá xông xáo và niềm nở khi trao đổi với đối tác.
Một số lưu ý khác
Người Hàn Quốc cũng khá coi trọng hình thức bên ngoài. Bạn
nên chọn trang phục có màu sắc nhã - dịu cho buổi gặp mặt đầu
tiên. Sau khi đã xây dựng được mối quan hệ và sự tín nhiệm của
họ thì hãy nghĩ đến những trang phục sáng màu khi đi giao dịch.
Nam giới nên mặc com lê tối màu và thắt cà vạt trong bất kỳ sự
kiện nào. Trang phục nữ phổ biến nhất thường là chân váy kết
hợp với áo cánh nữ. Nên tránh mặc váy quá chật bởi theo phong
tục Hàn Quốc mọi người thường ngồi trên sàn nhà hoặc sàn nhà
ăn khi dùng bữa.
Mời ăn tối, giải trí, thi hát karaoke thậm chí uống rượu mạnh có
thể giúp xây dựng mối quan hệ thân thiện với đối tác Hàn Quốc.
Từ chối tham gia vào các hoạt động này có thể được xem như là
bạn không quan tâm đến việc làm ăn với đối tác. Mặc dù việc
kinh doanh không được thảo luận trên bàn tiệc nhưng vẫn có
những ngoại lệ. Đối tác Hàn Quốc xem đây là cơ hội để truyền
đạt những thông điệp quan trọng hoặc là dịp tranh luận để giải
quyết những vướng mắc. Đôi khi họ cũng tranh thủ tìm thông tin
từ bạn để củng cố vị thế của họ trên bàn đàm phán. Khi bạn
muốn đề phòng, bạn không nên trả lời thẳng vào vấn đề nhưng
cũng đừng bao giờ tỏ dấu hiệu là bạn còn nghi ngờ.
Người Hàn Quốc coi trọng việc đúng giờ hơn các nước Đông Á
khác. Tốt nhất là nên đến dự tiệc đúng giờ, hoặc có thể đến
muộn nhưng đừng quá 20 phút.
Chủ đề cần tránh khi trao đổi với người Hàn Quốc là mối quan
hệ giữa Hàn Quốc và Nhật Bản.