Đề cương bài giảng 2: Tổ chức và quản lý tài liệu điện tử

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

298
lượt xem 89
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hội đồng lưu trữ quốc tế - Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là TL được ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v... Đối với TLĐT thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề cương bài giảng 2: Tổ chức và quản lý tài liệu điện tử

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
Nội dung 1. Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm cơ bản 2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT 3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp 4. Các chiến lược 5. Những tác động đối với lưu trữ 6. Tài liệu trong môi trường CSDL 7. Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hội đồng lưu trữ quốc tế Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997 2. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng11 năm 2005 3. Quyết định số 376/2003/QĐNHNN ngày 22 tháng 4 năm 2003 của Thống đốc NHNN ban hành quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. 4. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 Luật Giao dịch điện tử và xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003
5. Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ) 6. Электронное делопроизводство и канцелярия Quản lý hồ sơ điện tử và văn phòng www.archives.ru 7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютерра, №2425, 1998 Dmitry Kazan “Vài ý kiến về công nghệ của các luồng thông tin thông qua tài liệu, Computerra, 2425 № năm 1998 8. Chính sách quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan UNDP, 9. Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử” của tiểu bang Minnesota, Mỹ, 2004 10. Larin M.V, Rưxkov O.I. – Tài liệu điện tử trong quản lý, VNIIDAD, M., 2005
Nguồn: • www.vanthuluutru.com, • www.archives.gov.vn, • http://vn.360plus.yahoo.com/nguyenlenhungvn, • www.tailieu.vn, • www.archives.ru • www.vniidad.ru • www.nhb.gov.sg/NAS/ • www.arkib.gov.my/home • www.nat.go.th/
1.Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm cơ bản 1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử 1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của TLĐT 1.3. Quan niệm về chức năng LT 1.4. Xác định lại vai trò của người làm LT và các tổ chức LT
Khái niệm về tàì liệu lưu trữ điện tử • là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình triển khai (bắt đầu), thực hiện hay hoàn tất một h/động của cá nhân hay của CQ, TC và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.
• Quan niệm về bối cảnh được gắn với môi trường của TL đó, 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của TL. những thông tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chữ ký của quan chức thừa hành). mối quan hệ giữa một TL và các TL khác trong fond. hoạt động mà trong đó TL được tạo ra. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi * là TL được ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v... Đối với TLĐT thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết.
“TL đọc được bằng máy”, “TL trên vật mang là máy tính (từ tính)”, và “đồ họa máy tính”,… Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141- 98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”.
tài liệu điện tử đó là một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số; (TC_ 52292R)
Yêu cầu: TLĐT theo TC_52292R 1) tính ghi nhận thuộc tính chức năng của TL, nó chỉ ra TL ph/ánh các tin tức chứa đựng trong nó không phụ thuộc vào hình thức trình bày; 2) tính tiếp cận - thuộc tính của TL, ph/ảnh hình thức trình bày TL bảo đảm khả năng hiển thị các tham số đã cho c ủa việc trình bày TL đó (n/d, t/chất, c/ngh ệ) bằng các ph/ti ện sẵn có tại những thời điểm đã cho trong khoảng thời gian có giới hạn; 3) tính toàn vẹn - thuộc tính của TL: trong bất cứ sự trình bày TL nào thì các giá trị cho trước của các tham số của TL được trình bày phải thoả mãn những y/cầu đặc thù; 4) tính pháp lý - thuộc tính của TL, sự trình bày TL chứa các tham số khẳng định tính hợp pháp kh/quan của c/nghệ được sử dụng trong suốt vòng đời của TL.
Theo lưu trữ Mỹ • tài liệu điện tử, đó là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính)
Phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng truyền thống: Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu. Sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin. Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý).
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử • mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài liệu là để cung cấp bằng chứng. Bằng chứng về các hoạt động và tác nghiệp là cần thiết để minh chứng cho trách nhiệm của một pháp nhân hay cá nhân. • Độ tin cậy của một TL chính là khả năng của TL để làm một bằng chứng đáng tin cậy. Về bản chất, một TL không thể tin cậy hơn so với bản thân TL đó ở vào thời điểm nó được tạo ra.
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của TLĐT • Tính xác thực của TL dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian của các đặc điểm ban đầu (nguyên bản) của TL đó xét về khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung. Một TL xác thực là TL giữ lại được độ tin cậy ban đầu của nó.
1.3. Quan niệm về chức năng lưu trữ C/năng LT là tập hợp các h/động liên đới góp phần cần thiết cho việc thực hiện thành công những m/tiêu về xác định, bảo quản an toàn TLLT và bảo đảm cho những TL đó có thể tiếp cận khai thác sử dụng và hiểu được.
1.4. Xác định lại vai trò của người làm LT và các tổ chức LT • trong môi trường điện tử đang tồn tại một động lực thay đổi giữa ch/năng LT và các giai đoạn của vòng đời TL mà trong đó ch/năng LT phải được thực thi chú ý hơn tới giai đoạn tạo lập và chuẩn bị của vòng đời của TL, bảo toàn được những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể BQ được, bằng cách đặt ra t/chuẩn và h/dẫn cho các bên liên quan áp dụng và/hoặc xây dựng hệ thống luật pháp và/hay quy định phù hợp thiết lập những cơ chế, chính sách để kiểm tra, giám sát nỗ lực những người thực hiện các ch/năng LT về BQ, tiếp cận KT và SD TL
2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ tài liệu điện tử 2.1. Sự phát triển của các ph/pháp và quy trình quản lý TLĐT 2.2. Sự thay đổi liên tục của công nghệ và các ứng dụng 2.3. Nhu cầu của người sử dụng thay đổi và kỳ vọng tiếp cận khai thác TLĐT 2.4. C/tác lưu trữ TLĐT và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa công nghệ và tổ chức
2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT 2 .1 . S ự p h á t triển c ủa c á c p h /p h á p v à q uy tr ì n h Q L T LĐT C á c C Q , T C đ ã d ựa tr ê n T LĐT đ ể th ực th i v à g h i c h é p lạ i h /đ ộ n g c ủa m ì n h h o ặ c q ua n tâ m đ ế n việ c lo ạ i b ỏ T L g iấ y kh ỏi c á c h ệ th ố ng c ủa m ì nh h iệ n đ a n g tì m kiế m c á c g iải p h á p c h o c á c v/đ ề v ề tí n h x á c th ực , v ề q u ản lý v à đ ị n h T HBQ c h o T LĐT khả năng của các hệ thống thông tin của cq, về tổ ch ức và cấu trúc của các nguồn lực thông tin v ề các chính sách và thực tiễn đối với việc lưu giữ TL trong môi trường KTS sẽ có một tác động q/trọng đối với các kiểu chiến lược và ph/pháp mà các tổ chức LT có thể áp dụng để bảo đảm BQ lâu dài TL có giá trị LT
TL được tạo ra từ hệ thống cũ sẽ còn luôn sẵn sàng, có thể hiểu và sử dụng được đối với người sử dụng của hệ thống mới thì CQ, TC phải chuyển đổi TL cũ sang hệ thống mới. Đa số các hệ thống phần mềm ngày nay bảo đảm được sự “tương thích với trước đó” giữa phiên bản mới và cũ của cùng một nhà cung cấp phần mềm, như giữa 2 phiên bản của cùng một loại bộ phần mềm xử lý VB.