Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:69

Thêm vào BST

Báo xấu

24
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam" nhằm hệ thống hóa lý luận về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại NHNN Việt Nam; nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại NHNN Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành: Lƣu trữ học Ngƣời hƣớng dẫn: Ths. Nguyễn Ngọc Linh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hà Trang Mã số sinh viên: 1805LTHA040 Khóa: 2018 - 2022 Lớp: Lƣu trữ học 18A HÀ NỘI - 2022
LỜI CẢM ƠN Để thực hiện và hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ và chỉ bảo của giảng viên hƣớng dẫn, cũng nhƣ là các cán bộ công chức tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam và Nhà trƣờng đã tạo điều kiện cho tôi đƣợc thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp này. Trƣớc hết tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hƣớng dẫn Th.s Nguyễn Ngọc Linh đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hƣớng dẫn và tạo những điều kiện tốt nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam cùng với các cán bộ, chuyên viên tại cơ quan đã tạo điều kiện và hợp tác hết sức có thể để quá trình khảo sát đƣợc hiệu quả. Đề tài khóa luận tốt nghiệp đƣợc hoàn thành dựa trên sự tham khảo, đúc rút kinh nghiệm từ các kết quả nghiên cứu liên quan đến công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử của ngƣời đi trƣớc. Do giới hạn về kiến thức và khả năng lý luận của tôi còn nhiều thiếu sót và hạn chế, kính mong sự chỉ dẫn và đóng góp của các thầy cô giáo để đề tài khóa luận của tôi đƣợc hoàn thiện hơn.
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp về đề tài “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam” là đề tài chúng tôi thực hiện trong quá trình học tập, nghiên cứu tại Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội. Tôi xin đảm bảo bài nghiên cứu khoa học là thành quả của tôi và số liệu trong nghiên cứu này là hoàn toàn trung thực. Trong quá trình nghiên cứu tôi có sử dụng các nguồn tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu và đã đƣợc trích nguồn tài liệu. Sinh viên Nguyễn Hà Trang
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Viết tắt Dịch nghĩa 1 CNTT Công nghệ thông tin 2 NHNNVN Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 3 TLLT Tài liệu lƣu trữ
DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 1.Hình ảnh Hình 2.1. Giao diện của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. 2.Sơ đồ Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý văn bản điện tử đi của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Sơ đồ 2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử đến của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Sơ đồ 2.4. Quy trình bảo quản TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 3.Bảng biểu Bảng 2.1. Nhân sự làm công tác lƣu trữ Bảng 2.2. Số lƣợng văn bản điện tử đi và đến của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Bảng 2.3. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ.
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................. 3 3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................ 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 5 5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ................................. 5 6. Phƣơng pháp nghiên cứu.................................................................... 6 7. Bố cục đề tài ......................................................................................... 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ ................................................................... 8 1.1. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử ......................................... 8 1.1.1. Một số khái niệm ............................................................................ 8 1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử .......................................... 11 1.1.3. Yêu cầu của quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ............................... 11 1.2. Cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử ........................ 13 1.2.1. Các văn bản Luật ......................................................................... 13 1.2.2. Các văn bản dưới Luật................................................................. 14 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ....................................................................... 17 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM .................................... 18 2.1. Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ............................. 18 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ................................................................................................... 18
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ...................................................................... 18 2.1.3. Tổ chức bộ phận văn thư – lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ................................................................................................. 20 2.2. Thực trạng tài liệu lƣu trữ tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 21 2.3. Tình hình quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ....................................................................................... 24 2.3.1. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ........................................................................................ 24 2.3.2. Số hóa tài liệu lưu trữ .................................................................. 30 2.3.3. Nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử .................................. 36 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ....................................................................... 46 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM ............................................................................................................... 47 3.1. Nhận xét về thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ..................................................................... 47 3.1.1. Ưu điểm......................................................................................... 47 3.1.2. Hạn chế ......................................................................................... 48 3.1.3. Nguyên nhân ................................................................................ 49 3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam .................................. 50 3.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật, về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng......... 50 3.2.2. Triển khai thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan ..................................................................................... 50 3.2.3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ điện tử ................................................................................................... 51
3.2.4. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam .... 52 3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng thực hiện việc công tác về lưu trữ điện tử ............... 53 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ....................................................................... 54 KẾT LUẬN .................................................................................................... 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 56 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 59
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong xã hội hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội trong đó có lĩnh vực hoạt động văn thƣ - lƣu trữ tài liệu nói chung và công tác quản lý tài liệu lƣu trữ nói riêng. Mọi phƣơng thức hoạt động nghiệp vụ quản lý tài liệu lƣu trữ đã thay đổi từ truyền thống sang hiện đại. Bởi các tài liệu lƣu trữ không chỉ tồn tại dƣới dạng giấy, in ấn truyền thống mà nó đã đƣợc chuyển đổi thành các tài liệu lƣu trữ điện tử để dễ dàng quản lý trong hệ thống thông tin hiện đại tự động hóa phục vụ cho ngƣời dùng ở mọi lúc mọi nơi nhanh chóng, kịp thời…. Do vậy, công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử có vai trò rất quan trọng để nâng cao hiệu quả lƣu trữ, bảo quản giúp tài liệu tăng tuổi thọ, giảm chi phí diện tích kho lƣu trữ, khai thác sử dụng … góp phần phát triển của cơ quan, tổ chức, kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia. Trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam, với sự phát triển của xã hội, công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ đã đƣợc xác định là những nhiệm vụ quan trọng trong bộ máy quản lý nhà nƣớc và của từng cơ quan tổ chức. Dù là cơ quan, doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay quy mô lớn thì công tác văn thƣ – lƣu trữ luôn giữ đƣợc một vị trí quan trọng vốn có của nó mà không hoạt động nào có thể thay thế đƣợc. Không những thế, hiện nay, ở Việt Nam với chủ trƣơng hội nhập, hợp tác quốc tế đang ngày càng phát triển thì vai trò của công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ càng cần đƣợc khẳng định và đổi mới để phù hợp hơn với xu thế phát triển trong xã hội hiện đại, xã hội thông tin. Do vậy, mọi ngành nghề hoạt động trong đời sống xã hội đã và đang tích cực thực hiện chủ trƣơng chuyển đổi số của Chính phủ theo hƣớng tự động hóa, hiện đại hóa nhằm thu thập, xử lý thông tin, lƣu trữ bảo quản, tổ chức khai thác nhanh chóng, chính xác, đầy đủ… ở mọi lúc, mọi nơi một cách thuận lợi, hiệu quả. Trong quá trình thực hiện chuyển đổi số việc quản lý một khối 1
lƣợng tài liệu lƣu trữ điện tử có vai trò rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức… Tài liệu lƣu trữ là nguồn sử liệu chính xác và đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu vì tài liệu lƣu trữ là bảo vật đặc biệt của quốc gia. Bởi nó chứa đựng những thông tin trong quá khứ, những thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội trong từng thời gian. Hơn nữa, nó còn mang ý nghĩa to lớn trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trong giai đoạn hội nhập, hợp tác quốc tế với sự tác động của khoa học công nghệ đã khiến cho phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nƣớc, lịch sử chính phủ đƣợc ghi lại dƣới dạng điện tử, dạng số. Bên cạnh việc quản lý văn bản giấy thì hiện nay các cơ quan của nhà nƣớc ta đang bắt đầu phát triển việc việc quản lý văn bản bằng thông tin điện tử và mục đích đƣa việc quản lý văn bản điện tử đến với công tác văn thƣ – lƣu trữ trở nên thông dụng và phổ biến hơn trong các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử, ngày 3 tháng 4 năm 2020, Thủ tƣớng Chính phủ đã ký Quyết định số: 458/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Lƣu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2020 - 2025” nhằm thống nhất trong các hoạt động nghiệp vụ và công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử cũng nhằm nâng cao hiệu quả cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức, doanh nghiệp, ngƣời dân... tiếp cận sử dụng tài liệu lƣu trữ của các cơ quan nhà nƣớc. Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam là một trong những đơn vị đi đầu trong việc thực hiện chuyển đổi số, đồng thời cũng rất quan tâm đến công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ nói chung, công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử nói riêng, bởi lãnh đạo đã nhận thức đƣợc rất rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác này đối với NHNN Việt Nam. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử hiện nay của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, bên cạnh những thành tựu rất lớn đã đạt đƣợc, thì cũng còn không ít những khó khăn, hạn chế trong việc quản lý TLLT điện tử. Để có cơ sở khoa học và 2
thực tiễn đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại cơ quan này, tôi chọn đề tài “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam” để làm đề tài khóa luận của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2.1. Trên thế giới Hiện nay, tài liệu lƣu trữ đều đƣợc các quốc gia trên thế giới nhận thức đƣợc giá trị to lớn của nó. Không thể phủ nhận TLLT là một minh chứng rõ ràng nhất cho hoạt động, sự tồn tại và phát triển của mỗi dân tộc trên thế giới nói chung và dân tộc Việt Nam nói riêng. Vì vậy, các nƣớc đã rất chú trọng đến quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử. Qua đó, các tiêu chuẩn có liên quan đến công tác quản lý TLLT điện tử đƣợc một số quốc gia đƣa ra nhƣ Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế đã công bố vào năm 2000 “ISO 15489: Thông tin và tƣ liệu - Quản lý tài liệu”. Ngoài ra, các tiêu chuẩn khác nhƣ “AS ISO 15489” (Australia) hay “BS ISO 15489”(Anh) cũng đƣợc áp dụng khá phổ biến. Bên cạnh đó, tôi cũng đã nghiên cứu và kế thừa một số công trình nghiên cứu có liên quan: + Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế với đề tài: “Số hóa tài liệu lƣu trữ - chia sẻ kinh nghiệm”, Hà Nội năm 2009. Hội thảo đƣợc tổ chức bởi Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc phối hợp với Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lƣu trữ quốc tế (SARBICA) tổ chức. Đây là Hội thảo khoa học đã thu nhận đƣợc nhiều bài báo của các học giả quốc tế trong khu vực và trên thế giới đến từ các nƣớc nhƣ Pháp, Mỹ… nghiên cứu về số hóa tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác nhau, từ đó có những chính sách bảo quản và khai thác tài liệu số hóa phù hợp. 2.2. Trong nước Sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin đã khiến cho phần lớn các hoạt động của các tổ chức, cá nhân và cả hoạt động của Chính phủ đang đƣợc ghi nhận và lƣu giữ dƣới dạng điện tử, dạng số. Để thích ứng với 3
sự phát triển của hoạt động xã hội và yêu cầu quản lý dẫn đến hình thành nhiều quan điểm, lý luận và công trình nghiên cứu về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Chính vì vậy, hiện nay đã có một số công trình, đề tài tập trung nghiên cứu về lý luận, thực tiễn, pháp lý và các quy trình nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ. Về những đề tài khóa luận, luận văn, nghiên cứu nhƣ: + Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Số hóa tài liệu lƣu trữ tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III”, Nguyễn Khánh Hòa khoa Lƣu trữ học, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2013: Đề tài đã nêu lên những vấn đến về số hóa tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học về lĩnh vực Số hóa TLLT tại Trung tâm cho độc giả. + Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Số hóa tài liệu tại Chi cục văn thƣ lƣu trữ Hải Phòng”, Nguyễn Thị Huyền đã bảo vệ tại khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội năm 2015. Khóa luận đã nêu lên những vấn đến về số hóa tài liệu tại Chi cục văn thƣ lƣu trữ Hải Phòng, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học về lĩnh vực Số hóa TLLT tại Trung tâm cho độc giả. + Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam”, của Lƣu Thị Linh khoa Lƣu trữ học, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, bảo vệ năm 2020. Qua nghiên cứu, đề tài này đã nêu lên những vấn đến về quản lý tài liệu điện tử tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học về lĩnh vực quản lý tài liệu điện tại cho độc giả. Những đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo khoa học nhƣ: + Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội (2013), kỷ yếu hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử và lƣu trữ tài liệu điện tử, thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm; + Đề tài khoa học cấp Bộ “Quản lý tài liệu điện tử từ thực tiễn Bộ Nội vụ” - TS. Vũ Đăng Minh, Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ. 4
Những bài viết đƣợc đăng tải và xuất bản phát hành trên tạp chí Văn thƣ lƣu trữ nhƣ: PGS.TS Dƣơng Văn Khảm Số hóa tài liệu lƣu trữ – yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lƣu trữ, Tr 34 – 36]; Số hóa tài liệu – con đƣờng hội nhập của lƣu trữ trong nền kinh tế tri thức Tr 3 – 4 ;Những vấn đề cơ bản trong số hóa tài liệu lƣu trữ, Tr 1- 2]; Bài “Lƣu trữ tài liệu điện tử của cơ quan Nhà nƣớc, góc nhìn từ khía cạnh quản lý” của Đỗ Văn Thuận 3. Mục tiêu nghiên cứu Với đề tài này mục tiêu của tôi muốn hƣớng tới nhƣ sau: Một là, hệ thống hóa lý luận về quản lý TLLT điện tử. Hai là, nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động quản lý TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam. Ba là, nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu tôi cần thực hiện nhƣ sau: + Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý TLLT điện tử; + Nghiên cứu các cơ sở pháp lý về công tác quản lý TLLT điện tử; + Nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Từ đó đánh giá, nhận xét những ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại hạn chế đó; + Đƣa ra các các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam. 5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công 5
tác quản lý TLLT điện tử từ năm 2020 đến nay tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi sử dụng những phƣơng pháp nghiên cứu sau đây: - Phƣơng pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu liên quan đến hƣớng nghiên cứu của đề tài quản lý TLLT điện tử - Phƣơng pháp khảo sát thực tế: khảo sát tình hình thực tế của cơ quan Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử để từ đó đƣa ra đƣợc những nhận xét qua những thông tin đã khảo sát đƣợc; - Phƣơng pháp thống kê, so sánh, phân tích số liệu: dựa trên các số liệu, tƣ liệu thông tin và tình hình thực tế đã đƣợc thu thập, sử dụng những thông tin đã sẵn có từ các nguồn khác nhau….từ đó phân tích những ƣu điểm và hạn chế về công tác quản lý tài liệu lƣu trữ tại cơ quan, và đƣa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó; - Phƣơng pháp thu thập số liệu: sử dụng những thông tin đã sẵn có từ các nguồn khác nhau, cũng nhƣ thu thập trực tiếp thông qua phỏng vấn và khảo sát tình trạng thực tế tại cơ quan. 7. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam” đƣợc chia làm 3 chƣơng: Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ: Khái quát một số nội dung cơ bản về cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử. Bên cạnh đó đƣa ra những văn bản quy định về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử mà Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam áp dụng. 6
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM: Thực trạng tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về công tác quản lý TLLT điện tử bao gồm các quy trình nghiệp vụ cũng nhƣ trình độ chuyên môn của các cán bộ công chức và chất lƣợng hạ tầng công nghệ thông tin. Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM: Đƣa nhận xét, những ƣu điểm, hạn chế còn đang tồn tại và nguyên nhân khách quan và chủ quan trong công tác quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Từ đó, đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lƣợng quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. 7
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Tài liệu Tài liệu đƣợc bắt nguồn từ tiếng Latinh có nghĩa là chứng cứ. Ngƣời ta có nhiều cách hiểu khác nhau về tài liệu. Theo ISO 9001: 2015, “tài liệu” là loại văn bản có tính hợp pháp dùng để làm căn cứ xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một bộ phận nhất định. Tài liệu bao gồm 2 loại: Tài liệu bên ngoài và tài liệu nội bộ. “Tài liệu” là vật mang tin đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. 3;1 1.1.1.2. Tài liệu điện tử Tài liệu điện tử đóng vai trò quan trọng, mang lại nhiều lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ quản lý văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nƣớc. “Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy”. 13;1] Hoặc “Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định”. 15;2] Thực tế cho đến nay, vẫn chƣa có khái niệm “tài liệu điện tử” và định 8
nghĩa chính thức trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ. Tuy nhiên, từ khái niệm văn bản điện tử nêu trên, có thể xác định tài liệu điện tử là tài liệu dƣới dạng thông điệp dữ liệu đƣợc tạo lập định dạng điện tử hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu có vật mang tin khác. Nhƣ vậy, có thể hiểu tài liệu điện tử rộng hơn và bao hàm hơn khái niệm văn bản điện tử. Tài liệu điện tử không nhất thiết phải đƣợc trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng nhƣ văn bản điện tử, vì vậy, nó có nội hàm và phạm vi phong phú, đa dạng hơn so với văn bản điện tử. Nói cách khác, văn bản điện tử là một loại hình đặc trƣng phổ biến của tài liệu điện tử. 1.1.1.3. Tài liệu lƣu trữ Theo quy định, Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. [3;1] Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp. Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp. 3;1 1.1.1.4. Tài liệu lƣu trữ điện tử Theo Luật Lƣu trữ 2011, tài liệu lƣu trữ điện tử là tài liệu đƣợc tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác. 3;4 Theo quy định, tài liệu lƣu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; đƣợc bảo quản và sử dụng theo phƣơng pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. [3;4] 9
Việc quy định về nguồn gốc và cách thức hình thành tài liệu lƣu trữ điện tử cũng bƣớc đầu giúp cho các cơ quan có cơ sở xác định đối tƣợng, phân biệt đƣợc tài liệu lƣu trữ điện tử với các tài liệu khác để có biện pháp quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ cho phù hợp. 1.1.1.5. Quản lý Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý một đối tƣợng nào đó. Xã hội càng phát triển thì vai trò của quản lý càng cao, càng cần thiết hơn, phải đƣợc chú trọng hơn. Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hƣớng, có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tƣợng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trƣờng. Quản lý là hiện tƣợng tồn tại trong mọi chế độ xã hội. Bất kỳ ở đâu, lúc nào con ngƣời có nhu cầu kết hợp với nhau để đạt mục đích chung đều xuất hiện quản lý. Quản lý trong xã hội nói chung là quá trình tổ chức điều hành các hoạt động nhằm đạt đƣợc những mục tiêu và yêu cầu nhất định dựa trên những quy luật khách quan. Xã hội càng phát triển, nhu cầu và chất lƣợng quản lý càng cao. 1.1.1.6. Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Quản lý tài liệu nói chung là lĩnh vực quản lý có trách nhiệm kiểm soát một cách hiệu quả và hệ thống. Cũng giống nhƣ tài liệu giấy, tài liệu lƣu trữ điện tử chứa đựng những thông tin quan trọng, bí mật của cơ quan, tổ chức, vì vậy cũng cần phải có hệ thống quản lý. Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử là việc hoạt động quản lý và thực hiện các nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử. 10
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử 1.1.2.1. Đặc điểm ghi tin và sử dụng các ký hiệu + Thông tin đƣợc mã hóa phong phú dƣới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phƣơng tiện điện tử; + Ban hành, xử lý và lƣu giữ trong môi trƣờng điện tử, con ngƣời không thể nhận biết trực tiếp nếu in ra giấy hoặc không có thiết bị hỗ trợ; + Phản ánh ngữ cảnh hành chính có thể nhận dạng, có tác giả, địa khách và ngƣời xây dựng; + Làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt động thực tiễn. 1.1.2.2. Đặc điểm kết nối nội dung thông tin và tính chất của tài liệu + Các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức hay cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý trong thời gian ngắn có khả năng kết nối; + Hình thức và nội dung (chữ ký điện tử) phản ánh tính chất đáng tin cậy của tài liệu; + Tài liệu có tính chất độc đáo và phân biệt với tài liệu khác nhờ tính đồng nhất (không có phân biệt bản gốc, bản sao, bản chính). 1.1.2.3. Đặc điểm về siêu dữ liệu + Kết nối, chu chuyển, sao chép... với tốc độ nhanh, lƣu trữ đƣợc dung lƣợng lớn tài liệu, không tốn kém diện tích kho tàng. + Cơ sở dữ liệu không tách rời từ lúc tạo ra cho đến khi kết thúc vòng đời; + Thông qua số lƣợng các chuỗi bit, mặt vật lý đƣợc đảm bảo tính toàn vẹn đầy đủ của tài liệu. + Các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua một mã số phân loại dựa trên nguyên tắc phân loại có các mối liên kết rõ ràng. 1.1.3. Yêu cầu của quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Thứ nhất, cần đảm bảo đồng thời về tính toàn vẹn với việc tạo lập và 11
nắm bắt tài liệu cũng nhƣ quy cách đặt tên bản ghi. + Về đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu: Tính toàn vẹn của một tài liệu điện tử phụ thuộc vào phƣơng pháp tạo lập và định dạng bản lƣu. Có nghĩa, nó phải đƣợc tạo lập bằng một phần mềm, để đảm bảo khi một bản ghi đã đƣợc phê duyệt thì chỉ cần chọn lệnh lƣu, nó đƣợc bảo đảm toàn vẹn nội dung ngay trong hệ thống của phần mềm đó. Mặt khác, có thể đảm bảo tính toàn vẹn của một bản ghi điện tử bằng cách chọn định dạng khi lƣu. + Về đặt tên bản ghi một cách khoa học: Tên của một bản ghi là định dạng đầu tiên của bản ghi đó. Tên bản ghi cung cấp siêu dữ liệu về vị trí của một tài liệu giữa các tài liệu khác, danh mục và lịch trình bảo quản vĩnh viễn. Việc ghi tên bản ghi một cách thống nhất sẽ khuyến khích sự hợp tác dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau của cách đặt và sử dụng tên bản ghi (bao gồm cả tên cơ sở dữ liệu). Những bản ghi đƣợc đặt tên thống nhất và hợp lý sẽ dễ dàng cho việc quản lý và tra cứu. Thứ hai, đối với việc chuyển giao tài liệu: cần đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn, mức độ an toàn, bí mật thông tin. + Về đảm bảo tính toàn vẹn văn bản trong quá trình chuyển giao: Sau khi hoàn thành quá trình tạo lập, các tài liệu điện tử phải đƣợc duy trì ở định dạng cố định, không thể sửa chữa và cần có mã an toàn dạng chữ ký điện tử. + Về đảm bảo an toàn bí mật thông tin tài liệu: Việc sử dụng hệ thống tài liệu điện tử trong trao đổi thông tin phải đảm bảo thực hiện Luật Bảo vệ bí mật nhà nƣớc và chính sách bảo mật của cơ quan, đơn vị. Đối với một hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tính đến mức độ mật của các tài liệu điện tử để đảm bảo quyền truy cập đối với từng loại tài liệu. + Về đảm bảo mức độ an toàn khi nhận tài liệu: Việc chuyển giao, nhận tài liệu trong một hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các yếu tố liên quan đến việc gửi và nhận tài liệu cần đƣợc lƣu lại một cách tự động trong hệ thống. Thứ ba, tổ chức khoa học tài liệu: là phải xây dựng khung phân loại 12