Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:68

Thêm vào BST

Báo xấu

17
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III" nhằm tìm hiểu thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ HỒNG Sinh viên thực hiện : ĐẶNG THỊ DINH Mã số sinh viên : 1805LTHA012 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHA HÀ NỘI - 2022
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” là công trình nghiên cứu do chính tôi thực hiện cùng với sự hướng dẫn của Ths Nguyễn Thị Hồng và sự giúp đỡ của các anh (chị), cán bộ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Tôi xin đảm bảo bài khóa luận tốt nghiệp là thành quả của tôi. Nội dung trong bài là hoàn toàn trung thực lấy trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan. Các số liệu sử dụng trong bài có nguồn gốc rõ ràng, chính xác, đã được công bố theo quy định. Trong bài tôi có sử dụng các nguồn tài liệu phục vụ cho quá trình nghiên cứu và đã trích dẫn rõ ràng. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Sinh viên Đặng Thị Dinh
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài : “Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ths Nguyễn Thị Hồng- người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi về kiến thức, tài liệu cũng như là phương pháp để tôi hoàn thành bài khóa luận một cách tốt nhất. Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng và các thầy, cô trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung đã truyền đạt cho tôi những kiến thức cũng như các kỹ năng để tôi có thể vận dụng vào thực tế trong quá trình thực tập và nghiên cứu bài khóa luận này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cùng với các anh/chị, cán bộ, chuyên viên tại Trung tâm đã tạo điều kiện cũng như giúp đỡ nhiệt tình trong quá trình khảo sát, thu thập tài liệu phục vụ nghiên cứu bài khóa luận này. Trong quá trình thực hiện đề tài gặp nhiều khó khăn, do kiến thức và khả năng lý luận còn hạn chế nên khóa luận còn nhiều thiếu sót, kính mong sự chỉ dẫn và đóng góp của quý thầy cô để bài khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, tôi xin chúc quý thầy cô cùng quý cơ quan dồi dào sức khỏe và luôn thành công trong công việc cũng như cuộc sống. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải nghĩa chữ viết tắt 1 CNTT Công nghệ thông tin 2 TLLT Tài liệu lưu trữ 3 TTLTQG Trung tâm Lưu trữ quốc gia
DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ STT Tên bảng, sơ đồ Trang 1 Sơ đồ 1.1 Trình tự tổ chức thực hiện trưng bày, triển lãm tài 13 liệu lưu trữ 2 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia 25 III 3 Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự của Phòng phát huy giá trị 27 tài liệu của TTLTQG III 4 Bảng 2.2 Tên các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ 29 tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III từ năm 2015 - 2021
DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình ảnh Trang 1 Hình ảnh 1. Pano triển lãm “Bộ Nội vụ với phong trào 28 yêu nước” tại tầng 5 toàn nhà A2 - TTLTQG III 2 Hình ảnh 2. Phần mềm tra cứu hồ sơ, tài liệu tại Trung 32 tâm Lưu trữ quốc gia III 3 Hình ảnh 3. Đề cương, kế hoạch triển lãm “Quốc kỳ, 33 Quốc ca, Quốc huy – Biểu tượng tự hào dân tộc Việt Nam” tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tháng 8/2020 4 Hình ảnh 4. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được 34 sử dụng tại TTLTQG III 5 Hình ảnh 5. Một số hình ảnh thiết kế của Triển lãm 35 “Đại tướng Võ Nguyên Giáp – Chân dug một huyền thoại” 6 Hình ảnh 6. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà 36 nước Đặng Thanh Tùng, Chủ tịch Hội Cựu chiến binh Bộ Nội vụ phát biểu tại Lễ khai mạc 7 Hình ảnh 7. Giới thiệu tài liệu triển lãm trên Website của 37 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 8 Hình ảnh 8. Giới thiệu tài liệu triển lãm “Bản hùng ca 38 quyết tử” trên fanpage Facebook của TTLTQG III
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TÀI LIỆU VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ DANH MỤC HÌNH ẢNH MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................ 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................... 5 6. Phương pháp nghiên cứu.................................................................... 5 7. Kết cấu đề tài ....................................................................................... 6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III ......... 8 1.1 Cơ sở lý luận của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ .................................................................................. 8 1.1.1 Một số khái niệm ............................................................................. 8 1.1.2 Yêu cầu của ứng dụng CNTT trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ .. 12 1.1.3 Trình tự tổ chức thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT .............. 12 1.1.4 Trách nhiệm của các đơn vị khi thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT ....................................................................................................... 17 1.1.5 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ................................................................................. 18 1.2 Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ................................................................................ 20
Tiểu kết : ................................................................................................ 21 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III ................................................. 22 2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ............................. 22 2.1.1 Lịch sử hình thành........................................................................ 22 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn................................... 23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................... 25 2.2. Tổ chức quản lý ứng dụng CNTT vào công tác trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc Gia III .................. 26 2.2.1 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về trưng bày triển lãm TLLT . 26 2.2.2 Tổ chức bộ máy và nhân sự .......................................................... 26 2.2.3 Cơ sở vật chất phục vụ trưng bày, triển lãm TLLT ..................... 27 2.2.4 Các cuộc trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III từ năm 2015-2021................................................................................................ 29 2.3. Thực trạng ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..................................................... 31 2.3.1. Xây dựng kế hoạch tổng thể và dự toán kinh phí....................... 31 2.3.2. Khảo sát tài liệu, xây dựng đề cương và ban hành kế hoạch chi tiết tổ chức triễn lãm .............................................................................. 32 2.3.3. Sưu tầm, lựa chọn và lập danh mục tài liệu dự kiến đưa ra triển lãm ........................................................................................................... 34 2.3.4 Thẩm định nội dung và tài liệu dự kiến đưa ra triển lãm........... 34 2.3.5. Thiết kế, thi công triển lãm .......................................................... 35 2.3.6. Tổ chức Lễ Khai mạc ................................................................... 36 2.3.7. Tổng kết ........................................................................................ 37 Tiểu kết: ................................................................................................. 38
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III............................... 39 3.1 Nhận xét ........................................................................................... 39 3.1.1 Ưu điểm.......................................................................................... 39 3.1.2. Hạn chế ......................................................................................... 40 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ............................ 42 3.2.1 Giải pháp về công tác quản lý....................................................... 42 3.2.2 Giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin ............................... 44 Tiểu kết: ................................................................................................. 46 KẾT LUẬN .................................................................................................... 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 48 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 50
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã khẳng định rất rõ “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” cho nên tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, nó chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kì lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học nổi tiếng... Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là thông qua các hình thức sử dụng tài liệu để đưa giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước. Trong bối cảnh hiện nay, khoa học công nghệ ngày càng phát triển, đặc biệt là công nghệ thông tin có tốc độ phát triển nhanh, mạnh tác động đến sự phát triển của tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có cả ngành lưu trữ. Sự phát triển đó đã góp phần tạo nên một xã hội thông tin đa dạng hóa về cả nội dung lẫn hình thức, một hình thức tài liệu mới ra đời đó là tài liệu điện tử. Nhờ có khối tài liệu điện tử này giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng và đạt hiệu quả. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn trung tâm lưu trữ lịch sử trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Trung tâm đang trực tiếp bảo quản khối tài liệu của các cơ quan Trung ương từ năm 1945 đến nay và có trụ sở từ Quảng Bình trở ra miền Bắc. Với khối tài liệu phong phú và đa dạng như vậy nên hình thức khai thác, sử dụng tài liệu của Trung tâm đã triển khai tốt và có hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của độc giả. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ chưa được 1
khai thác mạnh, cần phát triển hơn nữa để phát huy tối đa giá trị tài liệu, thu hút nhiều công chúng sử dụng tài liệu tại Trung tâm. Mặt khác, do dịch bệnh Covid-19 ngày càng phức tạp nên ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ càng đóng vai trò quan trọng nhằm giới thiệu nhiều tài liệu cho mọi đối tượng, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức cho độc giả. Chính vì thế, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” làm đề tài khóa luận của mình. Để thực hiện đề tài này, tôi thực hiện khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và tìm ra những ưu điểm, hạn chế. Từ đó, đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong nhiều năm gần đây, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ngày càng được quan tâm nhằm phát huy giá trị tài liệu rộng rãi tới công chúng vì thế đã có rất nhiều người nghiên cứu về vấn này. Các công trình dưới đây là tài liệu tham khảo quan trọng có thể kế thừa và làm cơ sở để hoàn thành bài nghiên cứu của mình. Đề tài tìm hiểu về ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đã được đề cập trong một số giáo trình, tập bài giảng, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, tạp chí chuyên ngành của các tác giả sau: Nhóm giáo trình, tập bài giảng: - TS. Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”, Nxb Lao động, Hà Nội. - Trịnh Thị Kim Oanh (2016), Bài giảng “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”, Đại học Nội vụ Hà Nội. 2
Nhóm luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp: - Trần Việt Hà (2008), “ Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”, luận văn Thạc sĩ Khoa học, Trường Đại học Nhân văn và Xã hội. Trong đề tài này, tác giả đã hệ thống, phân tích một số vấn đề lý luận về trưng bày, triển lãm TLLT; khảo sát, đánh giá hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT ở Việt Nam trong thời gian từ năm 1986 trở lại đây và nghiên cứu; đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trưng bày, triển lãm TLLT tại Việt Nam; - Trần Thị Hoàn ( 2019), “ Xây dựng triển lãm trực tuyến tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”, luận văn Thạc sĩ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài này, tác giả đã tập trung nghiên cứu về xây dựng triển lãm tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả triển lãm trực tuyến đưa giá trị TLLT đến gần với độc giả hơn nữa; - Nguyễn Thị Phương ( 2018), “ Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng”, khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tại đề tài này, tác giả đã khái quát một số vấn đề lý luận về tổ chức khai thác sử dụng TLLT, nghiên cứu thực trạng về ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng; - Phạm Thị Lan (2018), “Nghiên cứu các hình thức quảng bá tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài này tác giả đã nghiên cứu các hình thức quảng bá TLLT tại TTLTQG III và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quảng bá TLLT tại TTLTQG III góp phần thực hiện mục tiêu phát huy giá trị của TLLT. 3
Nhóm tạp chí chuyên ngành: - Tạc Thị Minh Huyền ( 2017), “ Một số vấn đề về triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ. Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đó đều đưa ra được thực trạng, ưu điểm hạn chế và một số giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong triển lãm tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, chưa có tác giả nào nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Vì thế, đề tài tôi chọn không trùng với đề tài nào trước đó. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III. Từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày triển lãm TLLT tại TTLTQG III. 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiệu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu tôi thực hiện như sau: - Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III; - Tìm hiểu quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của TTLTQG III; - Tìm hiểu thực trạng quá trình ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III; - Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian nghiên cứu: tại phòng phát huy giá trị tài liệu thuộc TTLTQG III + Thời gian nghiên cứu: từ năm 2015 đến năm 2021. 6. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện khóa luận, tôi sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp luận: đề tài thực hiện sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê-Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về chủ trương của Đảng, Nhà nước về hoạt động thông tin, lưu trữ. - Phương pháp cụ thể: + Phương pháp khảo sát thực tế: khảo sát tình hình thực tế tại TTLTQG III để thu thập những thông tin cần thiết phục vụ bài khóa luận; + Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, tôi đã 5
đi sâu vào tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TTLTQG III và chức năng, nhiệm vụ của phòng phát huy giá trị tài liệu để xác định nguồn gốc hình thành và nội dung tài liệu hiện đang bảo quản tại TTLTQG III. + Phương pháp phân tích tổng hợp: Dựa trên những số liệu và tình hình thực tế đã được thu thập tại cơ quan để từ đó phân tích những ưu điểm và hạn chế về ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT và đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó. + Phương pháp thu thập tài liệu: sử dụng những số liệu có sẵn trên website, fanpage của TTLTQG III, thu thập trực tiếp qua khảo sát hay qua sách, báo chí, các công trình khoa học. 7. Kết cấu đề tài Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, lời nói đầu, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung gồm ba chương: Chương 1. Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thôg tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong chương này, tôi khái quát những vấn đề cơ bản về ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT như khái niệm, yêu cầu, quy trình, vai trò và trách nhiệm trong việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm; khái quát những văn bản quy định về ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT được áp dụng tại TTLTQG III. Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Tại chương này, tôi tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức TTLTQG III; thực trạng ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại Trung tâm. Cùng với đó, tôi tìm hiểu thực trạng về cơ sở vật chất và nhân sự thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT, các bước trong quy trình trưng bày, triển lãm TLLT có ứng dụng CNTT tại TTLTQG III. 6
Chương 3. Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Căn cứ vào thực trạng các bước có ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III, tôi đưa ra những ưu điểm và hạn chế về ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT; từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT tại TTLTQG III. Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô trong Khoa và Nhà trường đã giúp tôi có cơ hội hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đang học và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nói riêng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ nói chung. 7
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Cơ sở lý luận của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia. Dưới nhiều góc nhìn đa dạng, tài liệu lưu trữ được hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau như: Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế: “Tài liệu Lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không co sự lựa chọn, bởi ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng của riêng họ, hoặc của một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”. Theo từ điển thuật ngữ lưu trữ của tác giả Richard Pearce-Moses xuất bản năm 2005 khẳng định “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu đã tạo ra hoặc tiếp nhận bởi một cá nhân, gia đình hoặc tổ chức, công hoặc tư nhân, trong quá trình thực hiện công việc, chúng được bảo quản bởi giá trị lâu dài được chứa đựng trong các thông tin của tài liệu hoặc là bằng chứng về chức năng và trách nhiệm của người tạo ra chúng”. Theo khoản 3, Điều 2 – Luật Lưu trữ 2011 định nghĩa như sau: “Tài 8
liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp’’ [ 11,1]. 1.1.1.2 Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Trưng bày, triển lãm – một trong những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ độc đáo và hiệu quả, có thể giới thiệu trực quan nhiều tài liệu tới nhiều đối tượng có nhu cầu tài liệu khác nhau trong cùng thời điểm, cùng không gian. Là một hoạt động mở, triển lãm tài liệu lưu trữ có sức lan tỏa hơn những hình thức công bố khác. Theo từ điển Thuật ngữ Lưu trữ quốc tế (bản tiếng Anh và bản tiếng Pháp) thì: “Trưng bày tài liệu lưu trữ (Exhibition – Expositiond’ Archives) là giới thiệu tài liệu lưu trữ hoặc bản sao của chúng tạm thời trong một thời gian nhằm các mục đích văn hóa giáo dục”. Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn năm 1992: “Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài liệu có ý nghĩa để phục vụ việc sử dụng, tuyên truyền giáo dục cho quần chúng về một chuyên đề nào đó”. Theo cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam do PGS.TS. Dương Văn Khảm biên soạn, nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm 2015 thì: “ Triển lãm tài liệu lưu trữ - Exhibition of archival documents là một trong các hình thức tổ chức, khai thác, sử dụng TLLT thông qua việc trưng bày hiện vật là TLLT và những tài liệu, hiện vật khác có liên quan. Triển lãm TLLT... nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến mọi người trong xã hội, cộng đồng về nội dung giá trị của TLTL để phát huy giá trị của tài liệu. Việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu, hình ảnh lưu trữ thường theo một chủ đề, tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định” [7]. 9
Ta cũng có thể hiểu như sau: Trưng bày tài liệu lưu trữ là bày tài liệu lưu trữ ở nơi trang trọng để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ; triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày tài liệu lưu trữ theo một hoặc một số chủ đề nhất định trong một khoảng thời gian nhất định. 1.1.1.3 Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã tạo nên một xã hội toàn cầu, nơi mà mọi người có thể tương tác và liên lạc với nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nước ta đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa vì thế công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng mạnh trong tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội. Thuật ngữ "Công nghệ thông tin" xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: "Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT)". Công nghệ thông tin viết tắt CNTT (Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội". Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu, xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Một vài lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web 10
thế hệ tiếp theo, sinh tin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy mô lớn và nhiều lĩnh vực khác. Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính. Khái niệm CNTT đã được đổi mới và quy định theo khoản 1, điều 4, Luật CNTT năm 2017: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số ” [12,1]. 1.1.1.4 Ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Ngày nay, Việt Nam vẫn đang không ngừng thực hiện cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 - là con đường tất yếu cần phải đi nếu muốn tăng tốc phát triển. Cuộc cách mạng công nghiệp này cho phép con người sử dụng các tiến bộ của công nghệ; các loại máy móc, thiết bị thông minh nhằm phục vụ cho đời sống và sản xuất. Đặc biệt, trên một lĩnh vực nào đó, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 cũng chính là cuộc cách mạng kỹ thuật số trong sản xuất công nghiệp, trên một cấp độ hoàn toàn mới mà trong đó tất cả các lĩnh vực sản xuất sẽ được tin học hóa. Để không bị tụt hậu và bắt kịp với cuộc cách mạng trên toàn quốc, việc ứng dụng CNTT là vấn đề vô cùng cấp thiết. Theo khoản 5, điều 4, Luật CNTT năm 2017:“Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này’’[12,1]. Trưng bày, triển lãm là một trong những hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ được sử dụng phổ biến nhằm đưa giá trị tài liệu đến với người sử dụng một cách gần nhất và hiệu quả nhất. Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hơn nữa, được công chúng biết đến hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT là việc cần thiết cần chúng ta thực hiện. Theo tôi hiểu, ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu 11