Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:65

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng" nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế về quản lý hồ sơ; Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. PHẠM THỊ HẠNH Sinh viên thực hiện : TÔ MAI CHI Mã số sinh viên : 1805LTHA009 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHA HÀ NỘI - 2022
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài “Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ”, tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ths. Phạm Thị Hạnh - người hướng dẫn, giúp đỡ về mặt kiến thức cũng như các phương pháp để tôi hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Viện trưởng Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng cùng với các cán bộ, viên chức tại cơ quan đã tạo điều kiện và giúp đỡ nhiệt tình để quá trình khảo sát được hiệu quả. Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tôi được thực hiện dựa trên sự tham khảo, đúc rút kinh nghiệm từ các công trình nghiên cứu, các bài viết về quản lý hồ sơ. Do giới hạn về kiến thức cũng như khả năng lý luận còn nhiều thiếu sót và hạn chế, kính mong sự chỉ dẫn và đóng góp của các thầy cô để đề tài khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn.
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ” là một công trình nghiên cứu độc lập. Các số liệu, kết quả trình bày trong khóa luận là hoàn toàn trung thực, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có những sai sót, vi phạm xảy ra. Hà Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2022 Sinh viên Tô Mai Chi
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Nội dung Chữ viết tắt Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng VKHCNXD Quy chuẩn xây dựng Việt Nam QCXDVN
DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình ảnh Trang Ảnh 1 Hình ảnh văn bản, tài liệu được lưu giữ trong túi đựng 23 tài liệu hoặc hộp đựng hồ sơ Ảnh 2 Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công dự án “Khu chung cư 28 hỗn hợp dịch vụ và biệt thự, liền kề cao cấp” do VKHCNXD tham gia tư vấn Ảnh 3 Các hồ sơ, tài liệu được lưu giữ trong hộp đựng hồ sơ 33 và sắp xếp gọn gàng trên tủ Ảnh 4 Một số hồ sơ nguyên tắc được để trong thùng giấy, 35 không được bảo quản trong bìa hay túi đựng hồ sơ vào hồ sơ nguyên tắc tại bộ phận Văn thư cơ quan Ảnh 5 Tủ đựng hồ sơ, tài liệu có dấu hiệu cánh tủ bị kênh, rỉ 36 sét nên khó khăn khi đóng tại bộ phận Văn thư cơ quan Ảnh 6 Mẫu đơn xin mượn tài liệu do VKHCNXD ban hành 38 Ảnh 7 Hồ sơ lưu trữ được bảo quản tại bộ phận Văn thư để 40 phục vụ giải quyết công việc
DANH MỤC SƠ ĐỒ Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1.2.1. Quy trình lập hồ sơ công việc 9 Sơ đồ 1.1.2.2. Quy trình lập hồ sơ nhân sự 10 Sơ đồ 1.1.2.3. Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc 11 Sơ đồ 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ 20 Xây dựng
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 1 3. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................ 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................. 3 5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ..................................... 4 6. Phương pháp nghiên cứu........................................................................ 4 7. Kết cấu đề tài ........................................................................................... 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ ... 6 HỒ SƠ .............................................................................................................. 6 1.1. Cơ sở lý luận ......................................................................................... 6 1.1.1. Khái niệm............................................................................................ 6 1.1.2. Nội dung quản lý hồ sơ ...................................................................... 8 1.1.3. Vai trò lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức......................................................................................................... 13 1.1.4. Trách nhiệm quản lý hồ sơ trong cơ quan, tổ chức ....................... 14 1.2. Cơ sở pháp lý ...................................................................................... 16 1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý Nhà nước về quản lý hồ sơ............................................................................................... 16 1.2.2. Quy định của Bộ Xây dựng và Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng về quản lý hồ sơ ................................................................................ 16 Tiểu kết chương 1 ...................................................................................... 18 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG ............................................................... 19 2.1. Khái quát về Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ........................ 19 2.1.1. Lịch sử hình thành ........................................................................... 19 2.1.2. Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 19
2.1.3. Chức năng nhiệm vụ ........................................................................ 21 2.2. Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ................. 22 2.2.1. Cơ sở vật chất ................................................................................... 22 2.2.2. Nhân sự quản lý hồ sơ ..................................................................... 23 2.2.3. Quản lý hồ sơ.................................................................................... 24 Tiểu kết chương 2 ...................................................................................... 40 CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG ......................................................................... 41 3.1. Nhận xét .............................................................................................. 41 3.1.1. Ưu điểm............................................................................................. 41 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................. 42 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ ......................... 43 3.2.1. Xây dựng và ban hành quy chế quản lý hồ sơ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng........................................................................... 43 3.2.2. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ và quản lý hồ sơ cho cán bộ, viên chức ............................................................................ 47 3.2.3. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ của các phòng ban, đơn vị ................................................................................ 47 3.2.4. Bổ sung kinh phí để trang bị cơ sở vật chất phục vụ quản lý hồ sơ .... 48 3.2.5. Triển khai số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan ...................................................................................... 48 Tiểu kết chương 3 ...................................................................................... 52 KẾT LUẬN .................................................................................................... 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 54 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 56
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tất cả các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đã và đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam và trên thế giới hàng ngày đều sản sinh ra khối lượng rất lớn văn bản, tài liệu. Những văn bản, tài liệu này đều có một mục đích chung là phục vụ cho hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và phải đảm bảo được lưu giữ cẩn thận và an toàn. Do đó việc lập hồ sơ cũng như quản lý hồ sơ là một trong những hoạt động quan trọng và cần thiết trong mỗi cơ quan, tổ chức. Quản lý hồ sơ khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Quản lý hồ sơ tốt còn hạn chế được tình trạng tài liệu bị bó gói hoặc bị thất lạc trước khi nộp lưu vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt cho khai thác, nghiên cứu tài liệu, đồng thời giữ gìn hồ sơ, tài liệu khỏi các tác nhân gây hại và đảm bảo khi đưa vào lưu trữ thì những hồ sơ, tài liệu này ở trong tình trạng tốt nhất. Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là một cơ quan có quy mô lớn bao gồm nhiều phòng ban, đơn vị, vì vậy khối lượng tài liệu được sản sinh hàng ngày là rất nhiều và do đặc thù có hồ sơ, tài liệu bản vẽ thiết kế. Quản lý hồ sơ khoa học, hợp lý là điều cần thiết và quan trọng đối với cơ quan. Để tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ và nhận thức được tầm quan trọng của công tác này tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, tôi quyết định thực hiện đề tài "Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ". 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức không phải là đề tài mới mà trước đó có rất nhiều công trình nghiên cứu, bài viết liên quan đã được thực hiện. Các công trình nghiên cứu đi trước phần nào đã làm rõ được các vấn đề lý luận về quản lý hồ sơ, cũng như tìm hiểu và phân tích được thực 1
trạng quản lý hồ sơ, tài liệu tại một số cơ quan, tổ chức cụ thể. Dưới đây là một số tài liệu tham khảo quan trọng giúp tôi có thể kế thừa và làm cơ sở để hoàn thiện bài khóa luận của mình: Các giáo trình: - PGS. Vương Đình Quyền (2011), “Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; - PGS.TS. Triệu Văn Cường (2016), “Giáo trình Văn thư”, NXB Lao Động; Các Luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp: - Nguyễn Thị Hường (2019), “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, luận văn thạc sĩ. - Nguyễn Doãn Phương Nam (2020), “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng thành phố Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp. - Nguyễn Thị Hồng Liên (2020), “Quản lý hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp. - Phạm Thảo Lan (2020), “Quản lý hồ sơ công tác Đảng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp. Các bài viết trên các tạp chí, website của Sở nội vụ, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng: - Kiều Thị Ngọc Mai (2000), bài viết “Ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính nhà nước”, số 6, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. - Tô Duy Nghĩa (2002), bài viết “Suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương”, số 2, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. 2
- Chu Ngát (2021), bài viết “Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc đối với các cơ quan, tổ chức”, địa chỉ: https://sonoivu.backan.gov.vn/Pages/thong-tin-chuyen-nganh-388/van-thu-luu- tru-439/tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-3b0fc8ab335f86c8.aspx. Những công trình nghiên cứu trên đã nêu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ. Tuy nhiên chưa có công trình nào tìm hiểu và làm rõ thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Vì vậy, đề tài mà tôi đã lựa chọn không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đó và sẽ là cơ sở giúp tôi kế thừa và phát huy trong đề tài nghiên cứu của mình. 3. Mục tiêu nghiên cứu Để thực hiện đề tài khóa luận này, mục tiêu nghiên cứu được đặt ra như sau: - Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế về quản lý hồ sơ; - Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng . 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài cần thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau để đạt được mục tiêu nghiên cứu: - Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ; - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ; - Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ, cụ thể là các nghiệp vụ: lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; bảo quản hồ sơ; khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ; - Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng . 3
5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: quản lý hồ sơ, tài liệu. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian nghiên cứu: Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng; + Thời gian nghiên cứu: từ 1/2020 đến nay. 6. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát tình hình thực tế của cơ quan về quản lý hồ sơ, tài liệu; sử dụng những thông tin đã được thu thập trực tiếp thông qua phỏng vấn, khảo sát tại cơ quan để có những thông tin, căn cứ chính xác phục vụ cho đề tài, đưa ra được những nhận xét, đánh giá qua những thông tin đã khảo sát được; - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên những số liệu và tình hình thực tế đã được thu thập để từ đó phân tích những ưu điểm và hạn chế về quản lý hồ sơ tại cơ quan, và đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó; - Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này sẽ thu thập thông tin qua việc phỏng vấn các cá nhân trong cơ quan bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. - Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phương pháp này sẽ nghiên cứu các tài liệu, lý luận về quản lý hồ sơ từ các nguồn khác nhau, từ đó tổng hợp và đưa ra được hệ thống lý thuyết làm căn cứ phục vụ cho quá trình nghiên cứu. 7. Kết cấu đề tài Ngoài phần lời cảm ơn, lời cam đoan, lời nói đầu, phần nội dung bao gồm ba chương: 4
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ. Trong chương này, tôi sẽ khái quát những vấn đề cơ bản về quản lý hồ sơ như khái niệm, nội dung, vai trò và trách nhiệm của các cá nhân trong VKHCNXD đối với quản lý hồ sơ; khái quát các văn bản quy định về quản lý hồ sơ của Nhà nước và của Viện được áp dụng tại cơ quan. Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Chương 2, tôi sẽ tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKHCNXD và thực trạng quản lý hồ sơ tại đây; tìm hiểu về cơ sở vật chất và nhân sự thực hiện quản lý hồ sơ, các nghiệp vụ của như: lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; bảo quản hồ sơ, tài liệu; khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu. Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Căn cứ vào thực trạng quản lý hồ sơ tại chương 2, tôi sẽ đưa ra những ưu điểm và hạn chế của cơ quan về quản lý hồ sơ, và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa và Nhà trường đã giúp tôi có cơ hội hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đang theo học và thấy được tầm quan trọng của quản lý hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức. Hà Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2022 Sinh viên 5
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Khái niệm 1.1.1.1. Tài liệu Tại Khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011, tài liệu được định nghĩa như sau: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản; phim, ảnh, vi phim; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật”. [4] 1.1.1.2. Hồ sơ Khái niệm “Hồ sơ” đã được đề cập đến trong rất nhiều văn bản, giáo trình, sách chuyên khảo… Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992 có giải thích thuật ngữ “Hồ sơ” như sau: “Hồ sơ là tập gồm tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có cùng đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân”. Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư, PGS. Vương Đình Quyền giải thích: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành”. [6, tr. 333] Khái niệm “Hồ sơ” trong Luật Lưu trữ 2011 định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải 6
quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. [4, tr. 2] Trong đề tài này thống nhất sử dụng khái niệm “Hồ sơ” được quy định tại Điều 03, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/ 3/2020 về công tác văn thư: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng, của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. [3, tr. 2-3] 1.1.1.3. Lập hồ sơ Khoản 15, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/ 3/ 2020 quy định: “Lập hồ sơ là tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định”. [3] 1.1.1.4. Quản lý Trong từ điển Bách khoa Việt Nam, “Quản lý” được hiểu là trông coi, gìn giữ, tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định. Trong cuốn “Khoa học Tổ chức và Quản lý”, tác giả Đặng Quốc Bảo giải thích: “Quản lý là một quá trình lập kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức và kiểm tra những nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức, sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được những mục tiêu cụ thể”. Các định nghĩa của các tác giả khác nhau được nhìn nhận từ nhiều góc độ và mỗi một lĩnh vực lại có những cách hiểu khác nhau. Tuy nhiên tất cả đều thống nhất về cốt lõi của khái niệm quản lý, đó là xác định chủ thể quản lý (người quản lý); khách thể quản lý (đối tượng quản lý); phương thức quản lý; công cụ quản lý; mục tiêu quản lý. Từ đó có thể đưa ra định nghĩa: “Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, định hướng, mục đích, kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh 7
thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp lý”. 1.1.1.5. Quản lý hồ sơ Với những khái niệm về “Hồ sơ” và “Quản lý” đã được nêu ở trên, khái niệm “Quản lý hồ sơ” có thể định nghĩa như sau: “Quản lý hồ sơ là sự tác động, điều chỉnh của cơ quan, tổ chức đến hệ thống hồ sơ thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức đó, nhằm bảo quản, khai thác và sử dụng hồ sơ có hiệu quả, phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức”. Đối tượng được quản lý là những hồ sơ được lập, bảo quản tại các phòng ban, đơn vị hình thành nên hồ sơ. 1.1.2. Nội dung quản lý hồ sơ 1.1.2.1. Các loại hồ sơ Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành các loại hồ sơ: Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ công việc Hồ sơ nhân sự - Hồ sơ nguyên tắc: Là một tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các vấn đề nghiệp vụ, các chế độ chính sách. - Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, có cùng các đặc điểm chung được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, tổ chức. - Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ Đảng viên, hồ sơ cán bộ, viên chức, hồ sơ học sinh). Hồ sơ được lập tại các phòng ban trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan hay những hồ sơ chưa giải quyết xong cần được bảo quản, quản lý một cách 8
khoa học. Quản lý hồ sơ tại các phòng, ban là trách nhiệm của cán bộ chuyên môn - người được phân công phụ trách những công việc được giao tại đơn vị, bộ phận trong cơ quan. 1.1.2.2. Lập hồ sơ Lập hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hồ sơ. Việc lập hồ sơ sẽ căn cứ vào Danh mục hồ sơ được xây dựng hàng năm hoặc nhiệm vụ các cá nhân được phân công tại phòng ban, đơn vị. * Hồ sơ công việc Quy trình lập hồ sơ công việc theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ- CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 như sau: Sơ đồ 1.1.2.1. Quy trình lập hồ sơ công việc Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Kết thúc hồ sơ Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ, ghi các thông tin cần thiết lên bìa. Các cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo theo kế hoạch công tác hoặc Danh mục hồ sơ, cập nhật thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ. Trong trường hợp chưa có Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao trách nhiệm phải giải quyết công việc sẽ tự xác định các thông tin như: Tiêu đề hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu, số ký hiệu hồ sơ. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: 9
Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu vào hồ sơ từ các nguồn: văn bản, tài liệu liên quan đến công việc; văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý; văn bản, tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Kết thúc hồ sơ: Các cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại bản trùng, bản nháp ra khỏi hồ sơ, giữ lại văn bản, tài liệu có giá trị; chỉnh sửa tiêu đề và số, ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện và kết thúc hồ sơ. Đối với hồ sơ giấy: Cá nhân lập hồ sơ đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên; viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật các thông tin còn thiếu vào Hệ thống. * Hồ sơ nhân sự Quy trình lập hồ sơ nhân sự được thực hiện theo các bước như sau: Sơ đồ 1.1.2.2. Quy trình lập hồ sơ nhân sự Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ Biên mục hồ sơ 10
Mở hồ sơ: Viên chức phụ trách mảng nhân sự tại cơ quan sẽ lập hồ sơ nhân sự bằng cách lấy một tờ bìa và ghi những thông tin cơ bản lên bìa hồ sơ. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Viên chức lập hồ sơ nhân sự có trách nhiệm thu thập các văn bản, tài liệu liên quan đến các cá nhân để đưa vào hồ sơ như: giấy khai sinh; sơ yếu lý lịch; ảnh thẻ; các chứng chỉ (chứng chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ…); những văn bản, tài liệu liên quan đến cá nhân trong quá trình làm việc… Sắp xếp văn bản, tài liệu: Viên chức phụ trách lập hồ sơ tiến hành sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo thời gian để dễ dàng cho việc tìm kiếm, quản lý và khai thác sử dụng. Biên mục hồ sơ: Viên chức phụ trách lập hồ sơ đánh số thứ tự ở góc phải của các tài liệu trong hồ sơ và lập mục lục các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Việc đánh số tờ giúp quản lý tài liệu trong hồ sơ, tránh thất lạc tài liệu. * Hồ sơ nguyên tắc Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc gồm các bước sau: Sơ đồ 1.1.2.3. Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ Biên mục hồ sơ 11
Mở hồ sơ: Cá nhân phụ trách lập hồ sơ xác định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ cụ thể được giao để mở hồ sơ nguyên tắc. Những văn bản, tài liệu trong hồ sơ là căn cứ giúp cán bộ, viên chức giải quyết công việc đúng theo quy định. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Cá nhân lập hồ sơ nguyên tắc thu thập các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến công việc được giao. Việc thu thập các văn bản cần được tiến hành thường xuyên, các văn bản đã hết hiệu lực thi hành phải loại bỏ. Sắp xếp văn bản, tài liệu Cá nhân lập hồ sơ căn cứ vào ngày, tháng, năm ban hành văn bản tiến hành sắp xếp các văn bản ban hành trước xếp xuống dưới, các văn bản ban hành sau lên trên. Biên mục hồ sơ Cá nhân phụ trách thực hiện đánh số tờ, ghi mục lục văn bản nhằm đảm bảo thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản, tài liệu. 1.1.2.3. Quản lý hồ sơ * Bảo quản hồ sơ Hồ sơ, tài liệu được lưu giữ tại các phòng ban, đơn vị sẽ được bảo quản bởi cán bộ chuyên môn. Cán bộ chuyên môn sẽ áp dụng những quy định của cơ quan quản lý Nhà nước, phương pháp khoa học, biện pháp phòng chống tác nhân gây hại giúp hồ sơ, tài liệu được sắp xếp hợp lý, khoa học và được bảo quản trong điều kiện tốt nhất. * Khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu Khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu là việc các cá nhân trong và ngoài cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu những thông tin có trong văn bản, tài liệu trong hồ sơ nhằm phục vụ cho công việc. Tại mỗi phòng ban, 12