Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:101

Thêm vào BST

Báo xấu

37
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ" nhằm đưa ra một số đề xuất giải pháp góp phần nâng cao chất lượng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : TH.S NGÔ THỊ KIỀU OANH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN LÊ HOA VĂN Mã số sinh viên : 1805LTHB044 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHB HÀ NỘI - 2022
LỜI CẢM ƠN Trong chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng, việc thực hiện khoá luận tốt nghiệp là một nội dung quan trọng nhằm giúp cho sinh viên có khả năng tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ năng nghiên cứu khoa học trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tiễn. Được sự đồng ý của nhà trường, tôi đã tiến hành thực hiện đề tài: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ” làm hướng nghiên cứu của mình. Trong thời gian thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của nhiều cá nhân, tập thể trong và ngoài trường. Trước hết, tôi gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo nhà trường cùng toàn thể các thầy cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành chương trình học tập, góp phần nâng cao kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện đề tài khoá luận. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh, là giảng viên hướng dẫn trực tiếp, tận tình giúp đỡ trong thời gian tôi thực hiện khoá luận. Tiếp đến, tôi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, Lãnh đạo Văn phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ, cùng toàn thể cán bộ, công chức, viên chức tại UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin và những lời khuyên, góp ý cho tôi thực hiện đề tài. Trong quá trình thực hiện đề tài này, mặc dù đã có sự chuẩn bị và cố gắng nhưng bài khoá luận của tôi không tránh khỏi được những thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý của các thầy cô để bài khoá luận được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Đề tài khoá luận này là một sản phẩm tôi đã nỗ lực nghiên cứu qua quá trình thực tập tại UBND quận Tây Hồ. Trong khi thực hiện, tôi có tham khảo một số tài liệu có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng. Nếu có vấn đề xảy ra tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Sinh viên Nguyễn Lê Hoa Văn
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ 1 BC BÁO CÁO 2 BCA BỘ CÔNG AN 3 BGD&ĐT BỘ GIÁO DỤC&ĐÀO TẠO 4 BNV BỘ NỘI VỤ 5 BTTTT BỘ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG 6 CCVTLT CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ 7 CP CHÍNH PHỦ 8 CT CHỈ THỊ 9 HD HƯỚNG DẪN 10 HĐND HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN 11 KH KẾ HOẠCH 12 NĐ NGHỊ ĐỊNH 13 QĐ QUYẾT ĐỊNH 14 QH QUỐC HỘI 15 SNV SỞ NỘI VỤ 16 TT THÔNG TƯ 17 TTg THỦ TƯỚNG 18 UBND UỶ BAN NHÂN DÂN 19 VP VĂN PHÒNG 20 VTLT VĂN THƯ LƯU TRỮ
DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU I. Hình Hình 1.1. Sơ đồ hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ........................................................................................................................ 14 Hình 2.1. Tập huấn trực tuyến nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 do Sở Nội vụ thành phố Hà Nội tổ chức ............................................................. 52 Hình 2.2. Hội nghị biểu dương kết quả phong trào thi đua năm 2021 ............... 53 II. Bảng biểu Bảng 2.1. Nhân sự làm việc tại phòng Nội vụ UBND quận Tây Hồ .................. 25 Bảng 2.2. Các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi cần nhật vào Phần mềm quản lý văn bản và điều hành ............................................. 42 Bảng 2.3. Các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến cần nhật vào Phần mềm quản lý văn bản và điều hành ............................................. 43
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu .............................................................................. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................ 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 4 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu...................................................... 4 6. Phƣơng pháp nghiên cứu.................................................................... 4 7. Đóng góp của đề tài ............................................................................. 5 8. Kết cấu của đề tài ................................................................................ 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ....................................................... 7 1.1. Một số khái niệm cơ bản.................................................................. 7 1.1.1. Quản lý............................................................................................ 7 1.1.2. Quản lý nhà nước........................................................................... 7 1.1.3. Công tác văn thư ............................................................................ 8 1.1.4. Công tác lưu trữ ............................................................................. 9 1.1.5. Tài liệu lưu trữ ............................................................................. 10 1.1.6. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ......................... 10 1.2. Nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ........... 11 1.3. Hệ thống cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ 12 1.3.1. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.... 12 1.3.2. Sơ đồ hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ................................................................................................... 14 1.4. Cơ sở pháp lý .................................................................................. 15 1.4.1. Các văn bản Luật ......................................................................... 15
1.4.2. Các văn bản dưới Luật................................................................. 16 TIỂU KẾT.............................................................................................. 19 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ............................... 20 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ .............................. 20 2.1.1. Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ............................................................................... 20 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ ................................... 22 2.2. Giới thiệu Phòng Nội vụ - UBND quận Tây Hồ .......................... 23 2.2.1. Vị trí và chức năng ....................................................................... 23 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ............................................................... 23 2.2.3. Cơ cấu tổ chức .............................................................................. 24 2.3. Tình hình quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ .............................................................................. 25 2.3.1. Tổ chức cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Tây Hồ........................................................................ 26 2.3.2. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ ......................... 27 2.3.3. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ..................... 31 2.3.4. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ ............................................................. 48 2.3.5. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ ............................................................................................. 50 2.3.6. Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ ................................................................................................... 52 2.3.7. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ ................................................................... 53 2.3.8. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ..................... 55 TIỂU KẾT.............................................................................................. 56
CHƢƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC ...... 58 VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ............................... 58 3.1. Một số đánh giá về thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ ................................................... 58 3.1.1. Ưu điểm......................................................................................... 58 3.1.2. Hạn chế và tồn tại ........................................................................ 60 3.1.3. Nguyên nhân ................................................................................ 62 3.2. Một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ .............. 65 3.2.1. Nâng cao nhận thức, vai trò của quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ...................................................................................... 65 3.2.2. Tổ chức nhân sự quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ .. 66 3.2.3. Công tác đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ................................................................................................... 67 3.2.4. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ............................. 69 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng các tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 73 3.2.6. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ ................................................................................ 75 TIỂU KẾT.............................................................................................. 76 KẾT LUẬN .................................................................................................... 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 79 DANH MỤC PHỤ LỤC................................................................................ 81
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ là lĩnh vực có ý nghĩa, vai trò quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác nhau nhưng trong quá trình hoạt động đều sản sinh những văn bản, tài liệu liên quan và có giá trị đều được lưu giữ lại để phục vụ tra cứu, khai thác, sử dụng khi cần thiết. Hiện nay, công tác cải cách hành chính đang được các cơ quan đặc biệt quan tâm nhằm hướng tới một nền hành chính công hiện đại để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nền kinh tế, văn hoá – xã hội…Trong đó, công tác văn thư, lưu trữ luôn được chú trọng, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua hệ thống văn bản, tài liệu. Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, giúp đỡ, đã và đang có những chủ trương chính sách ngày càng hiện đại nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói riêng trong mỗi cơ quan. Theo chức năng, nhiệm vụ được giao UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ quản lý nhà nước v công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy để thực hiện chức năng này, UBND quận Tây Hồ đã luôn xác định rõ trách nhiệm của mình trong công tác này thông qua việc ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn luôn kịp thời, đúng quy định, công tác tuyên truyền thực hiện các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ luôn đảm bảo. Để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý thống nhất và có hiệu quả từ rất nhiều công việc khác nhau như: ban hành văn bản chỉ đạo việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; quản lý, kinh phí hoạt động, chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ… Tại UBND quận Tây Hồ thực hiện đúng quy định của nhà nước về soạn thảo, ban hành và phát hành văn bản đã được kiểm tra chặt chẽ theo đúng quy trình thủ tục; quản lý 1
và giải quyết văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định; việc lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đã được chủ trương và triển khai thực hiện có hiệu quả… Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được giải quyết kịp thời như: hệ thống văn bản quản lý chưa đầy đủ, thống nhất và đồng bộ; công tác thanh tra, kiểm tra còn mang nặng tính hình thức dẫn đến việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn thiếu đồng bộ, không đầy đủ. Từ những lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” để làm bài khoá luận tốt nghiệp. Thông qua đề tài này, tôi muốn nghiên cứu việc vận dụng lý luận, pháp lý vào thực tiễn quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, từ đó phân tích, đánh giá, nhận xét những kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại để có thể đưa ra những giải pháp có thể giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ và giúp ích cho các cơ quan, tổ chức nhà nước khác. 2. Lịch sử nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, do đó có thể khẳng định rằng đây là vấn đề không còn mới và đã có rất nhiều bài viết, công trình nghiên cứu khoa học đã đề cập đến. Tuy nhiên, mỗi công trình nghiên cứu đề cập đến những khía cạnh và những vấn đề khác nhau, cơ quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau do đó chúng ta có thể hoàn toàn nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng của đề tài. Những công trình nghiên cứu này đều đi vào nghiên cứu trong từng khía cạnh và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng đối với việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan. Dưới đây là một số công trình nghiên cứu đề cập tới những vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ: Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền và Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của 2
nhóm tác giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm đều thể hiện những lý luận và nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ. Các đề tài nghiên cứu như đề tài “Lý luận và thực tiễn về công tác tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền và đề tài “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ DCND và XHCN để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia” của tác giả Dương Văn Khảm. Nội dung các đề tài này đều tập trung nghiên cứu vào một nghiệp vụ của công tác lưu trữ giúp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. Đề tài: “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Tâm đã đánh giá đúng thực trạng công tác văn thư, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư trong cải cách nền hành chính ở Việt Nam. Các bài khoá luận tốt nghiệp của các sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội như: “Thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên” của tác giả Lê Thị Ngọc Mai; “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ - Thực tại UBND thành phố Hoà Bình – Thực trạng và giải pháp” của tác giả Đinh Thị Trang; “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc” của tác giả Phùng Thị Kiều Loan. Ngoài các công trình nghiên cứu trên, trong thời gian qua đã có khá nhiều bài viết đăng trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo chuyên ngành công tác văn thư, lưu trữ. Nhìn chung, những công trình nghiên cứu của các tác giả đã tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình và đề xuất một số giải pháp, làm rõ những vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Đây cũng là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích để tôi có thể thực hiện bài khoá luận tốt nghiệp này. 3
3. Mục tiêu nghiên cứu Đưa ra một số đề xuất giải pháp góp phần nâng cao chất lượng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. - Khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về hạn chế và kết quả đạt được. - Đưa ra những kiến nghị về các giải pháp giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và tại UBND quận Tây Hồ nói riêng. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vào công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. - Phạm vi nghiên cứu: + Về thời gian nghiên cứu: Từ năm 2015 đến năm 2021. + Về không gian nghiên cứu: Phòng Nội Vụ - UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. + Về nội dung nghiên cứu: Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Tây Hồ. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã sử dụng một số phương pháp để có thể hoàn thiện được khoá luận tốt nghiệp: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu trên các kênh thông tin như: giáo trình, sách, báo, các văn bản quy phạm pháp luật, đài, mạng Internet… - Phương pháp phỏng vấn: quá trình thực hiện khảo sát đã phỏng vấn 4
cán bộ, công chức tại các phòng, ban chuyên để thu thập những thông tin, số liệu, sự kiện đặc trưng cho vấn đề được nghiên cứu; - Phương pháp phân tích: dùng để phân tích lý thuyết thành các vấn đề nhỏ có mối quan hệ theo thời gian để nhận thức, phát hiện và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết. Từ đó lựa chọn ra những thông tin cần thiết phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài; - Phương pháp tổng hợp: sử dụng phương pháp này nhằm chỉ rõ những ưu điểm để phát huy và giữ gìn trong quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; hạn chế những nguyên nhân để có những biện pháp khắc phục; - Phương pháp sử liệu học: sử dụng phương pháp này nhằm hiểu rõ hơn về việc quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói riêng; - Phương pháp luận: làm rõ những lý luận trong lý thuyết có được thực hiện trong thực tế không; - Phương pháp Chủ nghĩa Mác – Lênin: được vận dụng để làm rõ bản chất của vấn đề nghiên cứu để tránh cái nhìn phiến diện; - Phương pháp lịch sử: nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của cơ quan thực hiện chủ đề nghiên cứu; - Phương pháp hệ thống hoá: sử dụng phương pháp để sắp xếp những thông tin đã thu thập được từ các nguồn, các tài liệu khác nhau thành một hệ thống với kết cấu chặt chẽ. 7. Đóng góp của đề tài - Nâng cao vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nói chung và hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. - Đề xuất một số giải pháp để nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ. - Là nguồn tư liệu tham khảo cho sinh viên Trường Đại học Nội vụ nói chung và sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng. 5
8. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, bài khoá luận được chia làm ba chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Nội dung chương 1, tôi tập trung trình bày những cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; các khái niệm, nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; hệ thống quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Trong chương 2, tôi giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ; tập trung vào khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Chương 3: Đánh giá và một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Từ việc khảo sát thực trạng trong chương 2, nội dung chương 3 tôi đưa ra những đánh giá về thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và tập trung vào việc đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. 6
PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Quản lý Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm quản lý: Theo PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, đã định nghĩa như sau: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức kiểm soát, lãnh đạo các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường biến động”. Ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo Chương 3 Tài liệu Đào tạo, bồi dưỡng ngạch cán sự năm 2020 như sau: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động”. 1.1.2. Quản lý nhà nước Theo Chương 3 Tài liệu Đào tạo, bồi dưỡng ngạch cán sự năm 2020 có định nghĩa: “Quản lý nhà nước là hoạt động mang tính chất quyền lực nhà nước, được sử dụng quyền lực Nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Quản lý nhà nước được xem là một hoạt động chức năng của Nhà nước trong quản lý xã hội và có thể xem là hoạt động chức năng đặc biệt”. Trong giáo trình “Quản lý hành chính nhà nước” của Học viện Hành chính Quốc gia, Nxb Hà Nội 1999: “Quản lý nhà nước là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực Nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước trong công cuộc xây dựng CNXH và bảo vệ tổ quốc XHCN”.[12;10] 7
“Như vậy, quản lý nhà nước là dạng quản lý xã hội mang tính quyền lực nhà nước, được sử dụng quyền lực nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì, phát triển các mối quan hệ xã hội, trật tự pháp luật nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước. Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước trong công cuộc xây dựng CNXH và bảo vệ tổ quốc XHCN, do các cơ quan trong hệ thống quản lý hành chính từ Chính phủ ở Trung ương xuống UBND các cấp ở địa phương tiến hành”.[12;11] Từ những lý luận trên, ta có thể quản lý nhà nước (hay còn gọi là quản lý hành chính nhà nước) như sau: “Quản lý hành chính nhà nước (Hành chính công) là hoạt động thực thi quyền hành pháp của nhà nước; là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người do các cơ quan thuộc bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở tiến hành nhằm duy trì và phát triển cao các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật, thoả mãn các nhu cầu hợp pháp của con người trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, đạt được các mục tiêu của quốc gia một cách hiệu quả nhất trong từng giai đoạn phát triển”.[19; 7] 1.1.3. Công tác văn thư Ở Việt Nam, thuật ngữ “Công tác văn thư” đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý và được sử dụng, giải thích trong nhiều văn bản, tài liệu với nhiều cách diễn đạt khác nhau. Một số định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư, lưu trữ ở nước ta trong cuốn giáo trình “Lý luận và 8
phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011. Theo đó, “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[18;7] Khái niệm công tác văn thư được đề cập trong nhiều tài liệu khác nhau. Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về cơ bản vẫn đề cập đến các hoạt động liên quan đến văn bản, con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật trong cơ quan. Như vậy, có thể hiểu rằng: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ – CP về Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”.[7;1] 1.1.4. Công tác lưu trữ Hiện nay, theo tìm hiểu của tôi về khái niệm công tác lưu trữ có một số định nghĩa như sau: Theo giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm do Nxb Đại học, xuất bản năm 1990, công tác lưu trữ được định nghĩa như sau: “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”. Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do Nxb Lao động xuất bản năm 2016, định nghĩa chung về công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành các công việc liên quan tới thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của 9
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”[11;46]. Theo quan điểm của tôi, đây là khái niệm tương đối đầy đủ và chính xác vì nó phản ánh được hai phương diện công tác lưu trữ đó là các hoạt động quản lý nhà nước và các hoạt động nghiệp vụ cơ bản. 1.1.5. Tài liệu lưu trữ Theo Điều 2, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội, có định nghĩa: “Tài liệu là vật mang thông tin được hình thành trong quá trình hoạt động thu, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản, phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. [16;2] 1.1.6. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Thông qua những phân tích và lập luận nêu trên, ta có thể nêu lên khái niệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ như sau: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là quá trình tổ chức, điều hành các hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước liên quan đến giấy tờ như soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, hoạt động tổ chức bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ hoạt động nhà nước, xã hội”.[21;13] - Quản lý nhà nước về công tác văn thư là hoạt động (hoặc quá trình) tác động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tới công tác văn thư để 10
thực hiện mục tiêu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. - Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động (hoặc quá trình) tác động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tới công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ để thực hiện mục tiêu bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là sự can thiệp, tác động của nhà nước hay các cơ quan có thẩm quyền đến công tác văn thư, lưu trữ, được thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện tốt nhất các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, làm tốt công tác này sẽ giúp công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, nâng cao hiệu quả của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh cuộc cải cách hành chính. Muốn làm tốt công tác văn thư, lưu trữ cần thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Các cơ quan từ trung ương đến địa phương có trách nhiệm quản lý công tác này cần thực hiện đúng trách nhiệm của mình. 1.2. Nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ Thứ nhất, xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Thứ hai, quản lý thống nhất về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Thứ ba, quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ; Thứ tư, quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; Thứ năm, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; Thứ sáu, thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; 11
Thứ bảy, tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; Thứ tám, hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Việc quy định nhiệm vụ và nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nhằm giúp cho các cơ quan thống nhất các nội dung thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, sẽ giúp công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, nâng cao hiệu quả của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh cuộc cải cách hành chính. 1.3. Hệ thống cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ 1.3.1. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đã được Nhà nước ta quy định chặt chẽ trong các văn bản: tại Điều 23 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; tại Điều 38 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; tại Điều 35 Nghị định số 30/2020/NĐ – CP ngày 05/3/2020 về Công tác văn thư. Cụ thể như sau: Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ theo nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan và đơn vị trực thuộc. Ở cấp tỉnh, Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý văn thư – lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có chức năng giúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực 12