Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Tri Nhân | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:88

Thêm vào BST

Báo xấu

60
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị TLLT tại UBND quận Tây Hồ trong việc phục vụ quản lý hành chính Nhà nước trên các lĩnh vực khác nhau; khảo sát thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử và tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế của công tác này; từ đó, đưa ra các nhóm biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, góp phần thúc đẩy công tác văn thư lưu trữ phát triển.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực hiện : ĐOÀN THỊ VY Mã số sinh viên : 1405LTHC069 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH LTH 14C HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN Lần đầu tiên được tiếp xúc và đi sâu nghiên cứu kỹ một vấn đề rất rộng và khó, tác giả không tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót. Với trình độ có hạn, tác giả chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức chuyên ngành Văn thư Lưu trữ. Do vậy, trong thời gian làm khóa luận, tác giả phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu này chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích nâng cao nhận biết và mở rộng vấn đề có liên quan đến đề tài đang nghiên cứu. Những số liệu trong Khóa luận phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong bài còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Mọi ý kiến, khái niệm không phải của tác giả đều được trích dẫn và nêu rõ nguồn. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung đề tài của mình.
LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Nguyễn Ngọc Linh, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận này. Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các anh chị đang công tác tại UBND quận Tây Hồ đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khóa luận. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 5 năm 2018 Sinh viên Đoàn Thị Vy
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt Cơ sở dữ liệu CSDL Công nghệ thông tin CNTT Hội đồng nhân dân HĐND Tài liệu lưu trữ TLLT Ủy ban nhân dân UBND Xác định giá trị tài liệu XĐGTTL
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài........................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài. .......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu. ................................................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. ............................................................ 4 5. Nhiệm vụ nghiên cứu. ................................................................................ 4 6. Phương pháp nghiên cứu. .......................................................................... 5 7. Bố cục đề tài. .............................................................................................. 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ .......................................................................................................... 7 1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 7 1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử ............................... 7 1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ .................................................................................. 7 1.1.1.2. Tài liệu điện tử .................................................................................. 7 1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử ...................................................................... 9 1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử ............................................................ 9 1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL ............................................................. 9 1.1.2.2. Yêu cầu về đội ngũ nhân sự ............................................................ 15 1.1.2.3. Yêu cầu về cơ sở vật chất ............................................................... 15 1.1.3. Vai trò của tài liệu điện tử.................................................................. 16 1.1.3.1. Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn................................................. 17 1.1.3.2. Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. ....................................................................................... 19 1.1.3.3. TLLT điện tử giúp cơ quan bắt kịp với sự phát triển khoa học công nghệ hiện đại. ............................................................................................... 19 1.2. Cơ sở pháp lý ........................................................................................ 20
1.3. Cơ sở thực tiễn về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ ................................................................................................................. 23 1.3.1. Lịch sử hình thành và phát triển. ....................................................... 23 1.3.2. Vị trí và chức năng ............................................................................. 24 1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ..................................................................... 25 1.3.4. Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 26 1.3.5. Đặc điểm TLLT tại UBND quận Tây Hồ .......................................... 28 1.3.5.1. Thành phần TLLT ........................................................................... 28 1.3.5.2. Loại hình TLLT của UBND quận Tây Hồ ..................................... 30 1.3.5.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ .................. 31 1.3.5.4. Tình trạng của tài liệu ..................................................................... 31 Tiểu kết chương 1: ....................................................................................... 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ............................................................................................ 33 2.1. Hoạt động quản lý TLLT điện tử. ......................................................... 33 2.1.1. Các văn bản quy định về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. ................................................................................................ 33 2.1.2. Tình hình tổ chức nhận sự thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. .............................................................................. 33 2.1.3. Tình hình tài liệu được số hóa. ......................................................... 34 2.1.3.1. Khối lượng tài liệu số hóa ............................................................... 34 2.1.3.2. Thành phần và nội dung tài liệu số hóa .......................................... 35 2.1.3.3. Tình trạng tài liệu số hóa ................................................................ 35 2.1.3.4. Quy trình thực hiện số hóa .............................................................. 36 2.2. Hoạt động nghiệp vụ TLLT điện tử ...................................................... 38 2.2.1. Công tác thu thập TLLT .................................................................... 38 2.2.2. Công tác xác định giá trị TLLT điện tử ............................................. 39 2.2.1.1. Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT điện tử........................................................................................................... 40 2.2.1.2. Thực trạng việc xác định giá trị TLLT điện tử tại UBND quận ..... 42 2.2.2. Công tác bảo quản TLLT điện tử....................................................... 43
2.2.3. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử. ........................... 45 2.3. Nhận xét ................................................................................................ 50 2.3.1. Ưu điểm.............................................................................................. 50 2.3.2. Hạn chế .............................................................................................. 51 2.3.3. Nguyên nhân ...................................................................................... 52 * Tiểu kết chương 2: .................................................................................... 53 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ. ............ 54 3.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn thực hiện việc quản lý TLLT điện tử. ............................................................................................... 54 3.2. Đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của TLLT điện tử ............ 55 3.2.1. Công tác tạo lập TLLT điện tử .......................................................... 55 3.2.2. Về công tác XĐGTTL ....................................................................... 56 3.2.3. Về công tác thu thập và bảo quản TLLT điện tử ............................... 57 3.2.4. Công tác khai thác sử dụng TLLT điện tử ......................................... 59 3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ..................................................... 60 3.4. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc quản lý TLLT điện tử. ................ 62 3.5. Tăng cường trang thiết bị phục vụ công tác quản lý TLLT điện tử. .... 64 3.6. Ứng dụng CNTT, bắt kịp xu hướng hiện đại. ....................................... 66 3.7. Tham khảo kinh nghiệm quản lý TLĐT của một số nước trên thế giới67 Tiểu kết chương 3: ....................................................................................... 70 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, là sự bùng nổ các nguồn lực thông tin, là kỷ nguyên của kinh tế trí thức. Trong nền kinh tế trí thức, thông tin đã trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, quyết định sự phát triển của xã hội. Cùng với sự phát triển đó công nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực cuộc sống xã hội. Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn tài nguyên quý giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã hội. Tại một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướng công dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thức mới. Hiện nay các thuật ngữ “tài liệu điện tử” hay “CSDL”, “số hóa tài liệu” không còn xa lạ với rất nhiều người nữa, đặc biệt là đối với các cán bộ lưu trữ tại các cơ quan tổ chức. Những tiện ích mà tài liệu điện tử mang lại đã đem đến những thành tích tốt trong công việc. Trong hàng loạt các cơ quan, tổ chức hiện đại, thư tín, văn bản, giao dịch điện tử đã xuất hiện đồng thời và có tín hiệu thay thế dần thư tín, văn bản, giao dịch bằng giấy. Khác với tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích. Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề quản lý đối với TLLT điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng hơn nữa. Với những lợi ích thiết thực mà TLLT điện tử mang lại, UBND quận Tây Hồ đã tiến hành thực hiện và áp dụng tại cơ quan về quản lý TLLT điện tử tuy nhiên kết quả thu được còn hạn chế. Trong đó, việc quản lý và cung 1
cấp thông tin TLLT điện tử còn chứa đựng những rủi ro như: cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa,… Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thông tin của cơ quan; và cần có khuôn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Hơn nữa hiện nay việc ban hành văn bản về quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ nói riêng và cơ quan quản lý Nhà nước nói chung đang còn gặp nhiều khó khăn, chưa có văn bản nào quy định cụ thể. Để có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản lý loại hình TLLT điện tử thì UBND quận Tây Hồ cần đề ra những giải pháp để khắc phục những hạn chế. Điều này không chỉ góp phần tối ưu hoá thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà còn góp phần vào sự nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại trong thời đại mới. Chính vì những lý do trên nên tác giả đã lựa chọn vấn đề “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Khóa luận cho mình. 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài. Nghiên cứu về TLLT điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn. Thứ nhất, dưới góc độ lý luận, có giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”. Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó là các cuốn sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử trong quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn của Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của Tiến sĩ Dương Văn Khảm, do Nhà Xuất bản chính trị quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994. Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của 2
công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách. Thứ hai là các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. - Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004. - Đề tài khoa học cấp ban đảng của Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010; - Đề tài cấp Bộ của TS. Lưu Kiếm Thanh về “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì. Nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học và hoạt động theo chế độ cục bộ; Thứ ba, nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư - một số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi về lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007… Ngoài ra tác giả đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin trên internet (các ebook, bài báo điện tử, các website lưu trữ của Việt Nam và một 3
số quốc gia trên thế giới như Singapore, Anh, Mỹ…); Những nguồn tư liệu trên đã cung cấp cho tác giả những kiến thức hữu ích về lý luận và thực tiễn, giúp tác giả hoàn thiện được đề tài khóa luận này. 3. Mục tiêu nghiên cứu. Qua đề tài Khóa luận này, tác giả muốn đặt ra và giải quyết các vấn đề sau: - Giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị TLLT tại UBND quận Tây Hồ trong việc phục vụ quản lý hành chính Nhà nước trên các lĩnh vực khác nhau. - Khảo sát thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử và tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế của công tác này. - Từ đó, đưa ra các nhóm biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, góp phần thúc đẩy công tác văn thư lưu trữ phát triển. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. * Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. * Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Nghiên cứu trực tiếp tại UBND quận Tây Hồ - Về thời gian: Khối TLLT điện tử đang được bảo quản tại UBND quận Tây Hồ từ năm 2007 đến nay. 5. Nhiệm vụ nghiên cứu. Ở đề tài này, tác giả tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ và đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu đang được bảo quản nơi đây. - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. 4
- Tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong công tác quản lý TLLT điện tử; từ đó đề ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này. 6. Phương pháp nghiên cứu. Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, tác giả đã kết hợp sử dụng những phương pháp truyền thống và hiện đại. - Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là một phương pháp rất phù hợp với việc nghiên cứu, tìm hiểu về một vấn đề mới mẻ, chưa có nhiều tài liệu liên quan. Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã tham khảo rất nhiều nguồn tài liệu từ các công trình nghiên cứu trước. - Phương pháp điều tra, khảo sát tài liệu: Tác giả đã tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề trên thông qua các sách, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học. Kết hợp với phương pháp hệ thống, đã phân tài liệu thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội dung của đề tài. - Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh để có cách nhìn đầy đủ hơn về vấn đề nghiên cứu. Sử dụng phương pháp so sánh để tìm ra những điểm khác biệt giữa TLLTtruyền thống và TLLT điện tử cũng như sự khác nhau trong công tác quản lý hai loại hình tài liệu này. Trên cơ sở so sánh các ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về những vấn đề liên quan tới quản lý TLLT; đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn. 7. Bố cục đề tài. Đề tài được kết cấu gồm 3 phần: Phần mở đầu Phần nội dung gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác quản lý TLLT điện tử Chương 2: Thực trạng quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ 5
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. Phần kết luận Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực để hoàn thành đề tài, nhưng do đang còn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện đề tài nên không tránh khỏi khuyết điểm và sai sót. Tác giả rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để đề tài khóa luận được hoàn thiện hơn. 6
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử 1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ “Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác (Luật lưu trữ năm 2011). Tại điều 2 Luật lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 1.1.1.2. Tài liệu điện tử Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã được xuất hiện từ năm 1990 với nhiều tên gọi khác nhau, điển hình như: “tài liệu được đọc bằng máy tính”, tài liệu trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “tài liệu được máy tính hướng dẫn” hay “đồ họa máy tính”. Sự phát triển của công nghệ máy tính đã giúp cho việc trong bất kỳ hoàn cảnh và điều kiện nào thì thông tin từ tài liệu giấy đều có thể đọc bằng máy tính điện tử (quét hình). Tất cả các thông tin đều được thực hiện theo vòng đời từ tạo lập tới hủy – dưới dạng điện tử. Thuật ngữ “tài liệu điện tử” được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau từ các nước châu Âu, chẳng hạn: Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện ở 7
Luật liên bang về “chữ ký điện tử số” quy định: “Tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”. Có thể hiểu định nghĩa này như sau: tài liệu điện tử là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số, không rằng buộc khái niệm với cả những vật mang tin đặc biệt (ví dụ như chữ ký điện tử số). Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: “Tài liệu điện tử - đó là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính). Tại Việt Nam, xuất phát từ thực tiễn xã hội và các khái niệm tài liệu điện tử khác nhau, tài liệu điện tử được định nghĩa và hiểu đơn giản như sau: “Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số. Tài liệu điện tử được tạo lập trong các CSDL và hệ thống quản lý tài liệu để phục vụ việc sử dụng của cá nhân, cơ quan, tổ chức, xã hội và phụ thuộc vào các nhân tố: Quy định của pháp luật; nguồn gốc hình thành từ cơ quan, tổ chức, cá nhân; quy trình công việc, thủ tục hành chính; đặc điểm của tài liệu; công nghệ và vật mang tin. CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khác nhau. 8
1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử Tại Khoản 1 Điều 13 của Luật lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” Theo định nghĩa này ta có thể hiểu và phân tích như sau: - Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu. “Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005) và được hình thành trong quá trình của cơ quan tổ chức cá nhân. - Những thông điệp dữ liệu này sẽ được lựa chọn để số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác nhau. Những tài liệu được lựa chọn lưu trữ là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS.TS Dương Văn Khảm: Số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết. Có thể hiểu, số hóa là việc chuyển các dữ liệu (tài liệu) truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết như tài liệu ban đầu. Số hóa tài liệu có những tiện ích đáng kể mà tất cả các cơ quan tổ chức hiện nay đang áp dụng để xử lý công việc một cách hiệu quả. 1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử 1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL Thông tin là nguồn tài nguyên quý giá của một cơ quan, tổ chức. Các phần mềm máy tính là những công cụ hiệu quả để xử lý thông tin và hệ quản trị CSDL là công cụ phổ biến cho phép lưu trữ và rút thông tin một cách hiệu quả. Hệ quản trị CSDL, những cải tiến trong kỹ thuật và việc xử lí CSDL đã 9
đưa đến các cơ hội sử dụng thông tin một cách linh hoạt và hiệu quả khi dữ liệu được tổ chức, lưu trữ trong các cấu trúc hệ thống. Hệ quản trị CSDL là một thành công trong nhiều lĩnh vực và đặc biệt là trong thương mại. Để đảm bảo được những thông tin và CSDL được nhập hiệu quả cần phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản, cụ thể như sau: Thứ nhất, phải thiết lập các định dạng tài liệu điện tử, tùy từng loại hình TLLT thì có các định dạng khác nhau, hiện nay có 6 loại định dạng cơ bản sau: - Các định dạng văn bản được xây dựng nhờ sự trợ giúp của quá trình biên soạn: + Các định dạng phần mềm Microsoft Word và Word Perfect + Định dạng RIF (Rich Text Format) được bảo đảm bởi nhiều phụ lục phần mềm trong khi đó vẫn giữ định dạng văn bản đã đặt. + Định dạng PDF (Portable Document Format) gồm có hình ảnh trang và cả văn bản và biểu đồ. Có thể đọc được những file định dạng PDF bằng nhiều phần mềm để đọc file khác nhau, nhưng chúng được xây dựng chỉ nhờ phần mềm Adobe Acrobat. + Định dạng file XPS (XML Paper Specification) - dạng tài liệu mới đang được Microsoft phát triển cùng với Microsoft Silverlight, tương tự như PDF (Portable Document Format). Với định dạng XPS, bạn có thể đóng gói nội dung của một tài liệu thông thường thành một dạng chuẩn có thể chia sẻ hay xuất bản một cách nhanh chóng bởi dung lượng nhỏ, chất lượng tốt và không ai có thể chỉnh sửa được file gốc này một khi đã được xuất bản. - Các định dạng đồ họa lưu giữ hình ảnh bao gồm: + Định dạng DIF (Drawing Interchange Format) được sử dụng rộng rãi trong các chương trình thiết kế bằng máy tính cho các kỹ sư và kiến trúc sư; + Định dạng EPS (Encapsulated PorScript) là một tập tin mở rộng cho một định dạng tập tin đồ hoạ được sử dụng trong các hình ảnh dựa trên vector trong Adobe Illustrator. Một tệp EPS có thể chứa văn bản cũng như hình ảnh 10
đồ hoạ. Nó cũng thường có chứa một phiên bản bản đồ bit của hình ảnh để xem đơn giản hơn là hướng dẫn vector để vẽ hình ảnh. Định dạng này được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống biể quyết hay bầu cử tại bàn. + Định dang BMP (Bitmap) – định dạng tương đối kém về chất lượng và thường được dùng vào quá trình soạn thảo văn bản. + Định dạng TIFF (Tagget Image File Format) sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng phần mềm. + Định dạng GIF (Graphics Interchange Format) sử dụng rộng rãi trong các phần mềm dành cho Internet. - Các định dạng CSDL được xây dựng nhờ những phần mềm chuyên dụng - các hệ thống quản lý CSDL: Hệ thống quản lý CSDL cho phép xác định những mối quan hệ giữa các thành phần thông tin của CSDL, thực hiện các tác động khác nhau tới thông tin của CSDL (tìm kiếm, đánh dấu, thực hiện những phép toán khác nhau, lập báo cáo và chỉ dẫn, v.v.). Những ví dụ về hệ thống quản lý CSDL là Microsoft SQL Sever, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase và những phần mềm khác. Ví dụ, CSDL về khách hàng gồm có trường thông tin tên người mua, địa chỉ và thông tin về hàng hóa. Những trường đó có thể được tổ chức thành các bảng riêng biệt (thí dụ, một bảng cho tất cả các trường với họ tên của khách hàng). CSDL có thể chuyển sang định dạng văn bản, nhưng khi đó bị mất đi mối liên hệ giữa các trường thông tin với các bảng (ví dụ, lúc đó có thể nhận được mười trang họ tên, mười trang địa chỉ và nghìn trang thông tin về hàng hóa, tức là thông tin không liên kết). - Các định dạng bảng điện tử: Những file trong định dạng bảng điện tử lưu giữ trong các ô những con số và mối liên hệ giữa những con số đó. Ví dụ, một ô có thể chứa công thức thực hiện việc cộng dữ liệu của hai ô khác. Giống như các file CSDL, các file 11
bảng điện tử thường có định dạng của chính phần mềm tạo ra nó. Một số chương trình có thể nhập khẩu và khai thác những dữ liệu của các nguồn khác kể cả của những chương trình dùng để trao đổi dữ liệu kiểu này (thí dụ, định dạng DIF (Data Interchange Format)). Các file của bảng điện tử có thể chuyển đổi thành file văn bản, nhưng những con số và mối liên hệ giữa các số sẽ bị mất đi. - Các định dạng nghe-nhìn/video-audio. Những định dạng đó chứa các hình ảnh chuyển động (ví dụ video số, hoạt hình) và các dữ liệu âm thanh được xây dựng và có thể xem, nghe nhờ các chương trình tương thích và lưu giữ trong định dạng đơn chương trình. - Đánh dấu ngôn ngữ còn được gọi là các định dạng đánh dấu, gồm có các hướng dẫn đính kèm để biểu diễn nội dung của file. Chúng là: + SGML (Standard Generalized Markup Language) được sử dụng trong các cơ quan nhà nước ở nhiều nước trên thế giới và là tiêu chuẩn quốc tế; + HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để hiển thị hầu như toàn bộ thông tin của mạng World Wide Web; + XML (Extensible Markup Language) – ngôn ngữ tương đối đơn giản dựa trên cơ sở SGML và được dùng phổ biến khi quản lý thông tin và trao đổi thông tin. Từng định dạng file có điểm mạnh và điểm yếu riêng khi áp dụng vào việc bảo đảm tài liệu cho quản lý. Ví dụ, những định dạng văn bản (MicrosoftWord, WordPerfect, RTF v.v.) thuận tiện cho tìm kiếm ngữ cảnh theo các tài liệu trong CSDL, còn các định dạng đồ hoạ (PDF, TIFF v.v.) giúp nhận được hình ảnh khi scan với toàn bộ những đặc điểm bên ngoài của nó và giữ tài liệu có dạng đúng như trên giấy với đầy đủ chữ ký, con dấu, bút tích. Thứ hai, đảm bảo được các dữ liệu nhập vào các phần mềm được bảo quản, không bị mất dữ liệu. Việc bảo đảm việc bảo quản tài liệu điện tử không chỉ để tạo ra các điều kiện bảo quản tối ưu cho các phương tiện lưu trữ thông tin điện tử, mà 12
còn đảm bảo thông tin có đầy đủ và được thực hiện đúng theo quy trình xử lý văn bản. Để cho các tập tin máy tính không bị mất, người ta phải lưu trữ chúng trong hai hoặc nhiều bản sao, được lưu trên những vật ghi tin điện tử riêng biệt (máy tính làm việc và phương tiện sao lưu). Và nếu mất đi một trong những bản sao, người ta có thể nhanh chóng tạo một bản sao tập tin mới. Trên thực tế, tập tin tạo ra được đặt trong ổ cứng máy tính, lưu trên máy chủ và sao lưu (bản sao) trên đĩa RAID (hệ thống sao lưu dự phòng cơ bản), băng từ và đĩa quang từ tính (CD -RW, DVD-RW). Rất ít các cơ quan, tổ chức tách khối tài liệu điện tử này khỏi máy chủ của họ và lưu giữ riêng trên phương tiện truyền thông bên ngoài. Bởi tốc độ tăng trưởng của các tài nguyên lưu trữ tụt hậu phía sau với tỷ lệ giảm giá cho các ổ đĩa cứng, cho phép các cơ quan, tổ chức tăng năng lực máy chủ của họ một cách dễ dàng. Cần phải lựa chọn các loại vật mang tin và tuổi thọ của chúng phù hợp với các yếu tố sau: – Các loại tài liệu điện tử được lưu trữ và tổng khối lượng của chúng, – Tuổi thọ dự kiến của các tài liệu và việc đảm bảo tiếp cận với chúng, – Phương thức sản xuất các vật mang tin và chế độ bảo quản của lưu trữ, – Các yêu cầu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu. Đặc biệt chú ý đến sự lựa chọn dạng vật mang tin phải được đưa ra trong các trường hợp sử dụng các tài liệu điện tử như là bằng chứng bằng văn bản hoặc bằng chứng pháp lý. Nếu tài liệu khi tạo lập không sử dụng chữ ký số điện tử (EDS), nên sao chép chúng trên CD-R đĩa quang học ghi một lần. Thứ ba, phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ thông tin trong TLLT điện tử. Tài liệu cần thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo bao gồm: - Đảm bảo về nội dung pháp lý - Đảm bảo về hình thức đầy đủ để đảm bảo văn bản có giá trị 13