Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:74

Thêm vào BST

Báo xấu

55
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khóa luận này mục tiêu của tôi muốn hướng tới như sau: tìm hiểu được thực tiễn về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, để đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. PHẠM THỊ HỒNG QUYÊN Sinh viên thực hiện : HÀ THỊ TUYẾT DUNG Mã số sinh viên : 1805LTHB010 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHB HÀ NỘI - 2022
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng biệt của tôi. Mọi số liệu và thông tin trong khóa luận đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo quy định. Tôi thực hiện khóa luận này lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm nền tảng trung tâm và sợi chỉ đỏ cho mọi vấn đề xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Các kết quả trong đề tài này chưa được công bố ở bất kỳ đề tài nào khác. Sinh viên làm khóa luận Hà Thị Tuyết Dung
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S Phạm Thị Hồng Quyên đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những điều kiện tốt nhất để tôi có cơ hội thực hiện khóa luận; Tôi xin được gửi lời cảm ơn tới UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tìm hiểu, tiếp cận với những nguồn tài liệu hữu ích cũng như là công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ từ đó phục vụ quá trình làm khóa luận. Sinh viên làm khóa luận Hà Thị Tuyết Dung
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 NĐ Nghị định 2 UBND Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ....................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................ 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 4 5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ................................. 4 6. Phƣơng pháp nghiên cứu.................................................................... 4 7. Đóng góp đề tài .................................................................................... 5 8. Kết cấu đề tài ....................................................................................... 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ .............................. 7 1.1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ 7 1.1.1. Khái niệm cơ bản ........................................................................... 7 1.1.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ .......... 9 1.1.3. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ....... 11 1.1.4. Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ....... 13 1.1.5. Nội dung quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ .......... 15 1.2. Cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ ... 17 1.2.1. Về quản lý văn bản, lập hồ sơ...................................................... 18 1.2.2. Về quản lý và sử dụng con dấu ................................................... 18 1.2.3. Đảm bảo an toàn đối với văn bản điện tử ................................... 19 1.2.4. Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ ................................................. 21 1.2.5. Bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ ....................................... 21 1.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất ................................................................ 22 1.2.7. Đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ .............................. 22 TIỂU KẾT.............................................................................................. 23 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ............................... 24
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ .............................. 24 2.1.1. Lịch sử hình thành của UBND Quận Tây Hồ ........................... 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ ........................................................................................... 25 2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ .............................................................................. 27 2.2.1. Nhân lực thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ ................................................................... 27 2.2.2. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ ................................................................... 28 2.2.3. Phòng ngừa rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ................... 44 2.2.4. Đánh giá mức độ thiệt hại rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ . 49 2.2.5. Xử lý rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ............................... 50 TIỂU KẾT.............................................................................................. 54 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ . 55 QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ................................................................................ 55 3.1. Ƣu điểm, hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ55 3.1.1. Ưu điểm......................................................................................... 55 3.1.2. Hạn chế ......................................................................................... 56 3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ ..........................56 3.2.1. Nhóm giải pháp chuyên môn nhằm thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ............................................................. 56 3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ.................................................... 60 TIỂU KẾT.............................................................................................. 62 KẾT LUẬN .................................................................................................... 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 64 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong bất kỳ một lĩnh vực, ngành nghề nào cũng đều ẩn chứa những rủi ro tiềm ẩn và để tránh hậu quả xấu nhất xảy ra cần mỗi đơn vị, cá nhân xây dựng các phương án dự phòng, phương án đối phó hoặc có biện pháp để phòng ngừa, ngăn chặn khi có các rủi ro. Nhưng để quản trị những rủi ro một cách có hệ thống hiệu quả, bài bản khoa học có lẽ không phải cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào cũng làm được. Nhiều cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động cũng đã nhận định một số rủi ro và xây dựng phương án ngăn ngừa, giảm thiểu những tổn thất có thể mang lại nếu rủi ro xảy ra. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng các phương án một cách tự phát, chưa có hệ thống, chưa xây dựng được quy trình, quy định nghiêm ngặt hay các chế tài nếu để xảy ra rủi ro và gây hiệu quả nghiêm trọng. Đặc biệt, công tác văn thư, lưu trữ mặc dù rất được cơ quan, tổ chức quan tâm chú trọng nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, thậm chí những nguy rủi ro ấy gây thiệt hại và tổn thất rất lớn đối với cơ quan. Vì sản phẩm của công tác văn thư, lưu trữ đều là bản gốc, bản chính được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, có vai trò giữ gìn thông tin mật của cơ quan và phục vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết nên khi xảy ra rủi ro thường rất lớn và nhiều khi không có gì có thể bù đắp được. Nếu làm tốt quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần hình thành tư duy quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý và nâng cao vai trò, trách nhiệm của bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; giúp cho hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan được ban hành đầy đủ, kịp thời và đảm bảo tính cập nhật. Không những thế, việc quản trị rủi ro giúp cán bộ làm công tác này chủ động lập kế hoạch văn thư, lưu trữ và giúp cho việc dự trù kinh phí của cơ quan được hợp lý và chủ động; giúp tăng cường hiệu quả thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu 1
trữ. Quản trị rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ góp phần hình thành ý thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp và thái độ trân trọng trong hoạt động nghiệp vụ của cán bộ làm văn thư – lưu trữ; giúp cho các nguyên tắc và yêu cầu nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ; đảm bảo cho các nghiệp vụ được thực hiện đúng quy trình và hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Hơn nữa, hiện tại Trụ sở UBND quận Tây Hồ đang trong quá trình tu bổ, cải tạo nên hầu hết các đơn vị, phòng ban đều được chuyển về Trụ sở Tạm tại Trung tâm Văn hóa Thông tin và Thể thao. Vì vậy, nguy cơ xảy ra rủi ro càng cao, đặc biệt là nguy cơ đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cơ sở vật chất và đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ. Từ những lí do trên, tôi đã quyết định lựa chọn khóa luận “Quản trị rủi ro trong công tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” để minh chứng cho những giá trị của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ mang lại cũng như tìm kiếm những giải pháp hiệu quả nhằm ngăn ngừa, hạn chế, khắc phục rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu - Tình hình nghiên cứu trong nước: Công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước đã được nghiên cứu rất nhiều, nhưng việc áp dụng các biện pháp nhằm khắc phục rủi ro khi xảy ra làm hư hại, mất mát tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả, việc áp dụng chúng trong thực tiễn nhất là trong các cơ quan hành chính nhà nước còn hạn chế. Các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy rằng cần phải tiến hành các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này. Tuy nhiên, các nghiên cứu này vẫn chưa diễn ra một cách toàn diện và đồng bộ. Thực tế tại Việt Nam, các công trình nghiên cứu trong nước đã có 01 luận án Tiến sĩ của Trần Thanh Tùng: “Quản trị rủi ro trong Lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)” và chủ yếu là các bài 2
báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu một số quy định về công tác lưu trữ và quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, hoặc được giới thiệu trong một số kỷ yếu Hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số cơ sở đào tạo chuyên ngành Lưu trữ tổ chức. Quản trị rủi ro mới chỉ được nghiên cứu trong công tác lưu trữ, rất ít đề tài nghiên cứu về công tác văn thư, vì vậy hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư còn khá mới và chưa được nghiên cứu. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu quản trị rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan nhà nước Việt Nam cơ bản còn đang bỏ ngỏ. Tuy nhiên, những công trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, các kỷ yếu hội thảo khoa học sẽ cung cấp thêm cơ sở lý luận, thực tiễn để tôi tham khảo trong quá trình chúng tôi thực hiện đề tài này. - Tình hình nghiên cứu thế giới: Từ thập niên 60 của thế kỷ XX, các học giả Liên Xô là những người đầu tiên công bố nghiên cứu có liên quan đến tác nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ. Đến những năm 90 của thế kỷ XX, các học giả phương tây như: Đức, Anh, Ba Lan… đã đề cập trực tiếp và đầy đủ hơn về nghiên cứu nhận diện những nguy cơ rủi ro đối với tài liệu lưu trữ và đề xuất các biện pháp để hạn chế những nguy cơ đó. Từ năm 2000 đến nay, các nhà lưu trữ học Trung Quốc đã quan tâm đến vấn đề nghiên cứu rủi ro trong lưu trữ. Hướng nghiên cứu của các nhà lưu trữ học xoay quanh vấn đề: nghiên cứu hệ thống an toàn, cảnh báo những nguy cơ rủi ro xay ra và các biện pháp nhằm khắc phục những rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ. Từ những thành tựu trên đã giúp tôi học tập và kế thừa những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện đề tài. 3. Mục tiêu nghiên cứu Khóa luận này mục tiêu của tôi muốn hướng tới như sau: tìm hiểu được thực tiễn về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, để đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quản trị rủi ro 3
trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện những mục đích trên, đề tài đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu như sau: + Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. + Chỉ ra được những ưu điểm cũng như mặt hạn chế của phương pháp quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. 5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tƣợng nghiên cứu Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ 5.2. Phạm vi nghiên cứu + Về thời gian: từ năm 2005 đến năm 2021 + Về không gian: phòng Văn Thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ để khảo sát nghiên cứu. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện nhiệm vụ khoa học của đề tài đặt ra, tôi đã áp dụng các phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu trên các kênh thông tin như: nghiên cứu các học liệu, giáo trình, mạng internet, sách, báo, đài… - Phương pháp quan sát: quan sát quá trình thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. - Phương pháp phỏng vấn: quá trình thực hiện khảo sát đã phỏng vấn các cán bộ tại phòng văn thư, lưu trữ để biết được những thuận lợi và khó khăn trong việc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. - Phương pháp phân tích tổng hợp: sử dụng phương pháp này nhằm chỉ rõ những ưu điểm để phát huy và giữ gìn trong việc quản trị rủi ro, hạn chế những nguyên nhân để chúng ta có những biện pháp khắc phục. 4
- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập thông tin, dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như các văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, các bài báo cáo, trang web… Thông tin sau khi được thu thập được chọn lọc, xử lý để phục vụ cho đề tài nghiên cứu. - Phương pháp luận: dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. - Phương pháp sử liệu học: sử dụng phương pháp này nhằm hiểu rõ hơn về quản trị rủi ro nói chung và quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. - Phương pháp hệ thống: sử dụng phương pháp này để sắp xếp những thông tin đã thu thập được từ các nguồn, các tài liệu khác nhau thành một hệ thống với kết cấu chặt chẽ. - Phương pháp lịch sử: nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của cơ quan thực hiện chủ đề nghiên cứu. - Phương pháp khảo sát thực tế: căn cứ vào quá trình khảo sát tại UBND quận Tây Hồ và tình hình áp dụng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. 7. Đóng góp đề tài Thông qua nghiên cứu đề tài có những đóng góp cụ thể: - Nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. - Khái quát được vai trò, phương pháp quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. - Đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ. - Làm tư liệu tham khảo cho sinh viên khoa Văn thư, Lưu trữ. 5
8. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục hình ảnh, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài được chia làm 3 chương sau đây: Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 6
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1. Khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Quản trị Hiện nay, thuật ngữ quản trị có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau nhưng đa số các nhà nghiên cứu đều hiểu khái niệm “Quản trị”: “Là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định”. Tuy nhiên, theo cách tiếp cận và hướng tiếp cận trong khóa luận này của tôi, tôi đồng tình với khái niệm “Quản trị” trong Giáo trình Quản trị học của Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Giao thông vận tải. Theo đó, quản trị: “là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục đích nhất định trong điều kiện biến động của môi trường”. [5;8] 1.1.1.2. Rủi ro Khái niệm “Rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị rủi ro của Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không mong đợi, khi nó xảy ra thì gây ra những biến động ngoài dự kiến cho con người. Rủi ro xuất hiện khi một hành động hay một tình huống mà khả năng thu lợi hoặc thiệt hại không thể dự đoán được chính xác. Rủi ro là sự không chắc chắn. Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết quả, số lượng các kết quả cps thể có càng nhiều, sai lệch giữa các kết quả có thể càng cao thì rủi ro càng lớn.” [4;11] 1.1.1.3. Quản trị rủi ro Khái niệm “Quản trị rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị rủi ro của Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Quản trị rủi ro là quá trình 7
tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công. Quản trị rủi ro là hoạt động nhằm từng bước giảm đến mức thấp nhất những chi phí về rủi ro, dưới tất cả các hình thức và làm cực đại những lợi ích của rủi ro.” [4;32] 1.1.1.4. Công tác văn thư Khái niệm “Công tác văn thư” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011 là: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”. [8;7] 1.1.1.5. Công tác lưu trữ Khái niệm “Công tác lưu trữ” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Nhà xuất bản Lao Động năm 2016 là: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”. [3;46] 1.1.1.6. Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ Khái niệm “Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ” chưa được làm sáng tỏ và công bố trong các tài liệu, giáo trình nào, tuy nhiên qua nghiên cứu, tìm hiểu quan niệm của tôi về khái niệm này như sau: “Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là quá trình chủ động để kiểm soát nguồn gốc gia tăng nguy cơ rủi ro và rủi ro để dự phòng giảm thiểu tốt nhất, chủ động 8
khắc phục khi rủi ro xảy ra đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cán bộ văn thư, lưu trữ và cơ sở vật chất trong văn thư, lưu trữ”. 1.1.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ 1.1.2.1. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư a. Văn bản, hồ sơ Trong thời đại công nghệ số, rất nhiều thông tin quan trọng của cá nhân, tập thể, một cơ quan, tổ chức giờ đây đã không còn được ghi vào sổ, cất vào hòm mà được lưu trữ bằng các nền tảng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, với nền công vụ hiện tại của nước ta vẫn chưa có thể bắt kịp với sự phát triển của thế giới, do vậy vẫn đang thực hiện song song hai hình thức văn bản: văn bản giấy và văn bản điện tử. Đối với những văn bản bằng giấy, thường được các cơ quan chuyển giao cho nhau bằng phương pháp truyền thống, tức là cán bộ tại cơ quan đó gửi đến tận nơi nhận hoặc có thể gửi qua các dịch vụ gửi nhận. Việc chuyển giao này luôn tiềm ẩn những rủi ro cho văn bản, hồ sơ, tài liệu mật. b. Hệ thống quản lý văn bản điện tử Hệ thống quản lý văn bản điện tử là phần mềm nội bộ để quản lý văn bản và điều hành được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ công tác quản lý và điều hành tác nghiệp của cơ quan. Trong thời đại 4.0 hiện nay, khi mà các văn bản của chúng ta không chỉ được thể hiện trên giấy... mà thông tin hiện nay còn được truyền đi bởi các thông điệp dữ liệu. Hệ thống này đã khắc phục được những hạn chế so với biện pháp thủ công, đây là hệ thống có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ Văn thư. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích do hệ thống này mang lại, vẫn còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro đối với công tác văn thư, lưu trữ như: không vào được phần mềm, máy tính lạc hậu, cấu hình thấp… c. Con dấu Ngày nay con dấu xuất hiện phổ biến hơn trong các cơ quan nhà nước. 9
Đối với tổ chức được công nhận thành lập hợp pháp thì con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Vì vậy con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, nhòe mực, mực không đều… Do đó việc quản lý và sử dụng con dấu là việc rất quan trọng. d. Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất là một điều kiện rất quan trọng để thực hiện các hoạt động của một cơ quan. Các công việc của công tác văn thư đều cần sử dụng nhiều và thường xuyên các thiết bị như máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan… để có thể phục vụ hiệu quả của công tác này. đ. Người làm công tác văn thư Người làm văn thư có vai trò rất quan trọng đối với công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, người làm văn thư thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ của mình mới đảm bảo được quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức tốt. Nếu thực hiện không tốt các nghiệp vụ, người văn thư có thể sẽ phải liên lụy đến nhiều vụ việc, giải quyết nhiều hậu quả xảy ra. Người làm công tác văn thư sẽ được bố trí thực hiện một trong các công việc sau: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. 1.1.2.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ a. Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức trong việc giải quyết các vấn đề hình thành trong quá trình hoạt động; là 10
nguồn tài liệu quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội; phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khi cần thiết… Tuy nhiên, nếu chỉ tạo ra và sử dụng tài liệu mà không dùng các biện pháp bảo quản nhằm tránh khỏi các nguy cơ rủi ro từ con người, môi trường tự nhiên… tài liệu lưu trữ sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ như: hư hại tình trạng vật lý, thiệt hại, mất mát, thất lạc. b. Các loại cơ sở vật chất trong lưu trữ Các loại cơ sở vật chất trong lưu trữ là một điều kiện rất quan trọng để thực hiện các hoạt động lưu trữ và để bảo quản tài liệu được lâu dài. Các quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ đều cần sử dụng nhiều và thường xuyên các thiết bị như: cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu, quạt thông gió, rèm che, bình chữa cháy, máy hút ẩm… c. Người làm công tác lưu trữ Yếu tố con người bao giờ cũng là yếu tố giữ vai trò tiên quyết trong mọi hoạt động và đối với công tác lưu trữ, quản lý lưu trữ cũng không ngoại lệ. Vì đây là công tác mang tính chất khoa học nên để tổ chức công tác lưu trữ một cách đúng quy định và có hiệu quả đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm vững chuyên môn nghiệp lưu trữ, phải hiểu sâu sắc về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Người làm công tác lưu trữ sẽ được bố trí thực hiện các công việc sau: thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan mình 1.1.3. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ 1.1.3.1. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp Quản trị rủi ro trong lưu trữ cần được thực hiện trên nhiều khía cạnh liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ như: điều kiện kho tàng, trang thiết bị cơ sở vật chất, đặc điểm của thực thể tài liệu lưu trữ, cơ chế quản lý vận hành, cán bộ, biện pháp, quy trình, quy phạm kỹ thuật nghiệp vụ, môi trường làm việc… Quản trị rủi ro phải được thực hiện trên cơ sở của quá trình đánh giá 11
tổng thể các mối tương quan giữa các yếu tố trực tiếp, gián tiếp tác động lên các đối tượng lưu trữ nhằm thực hiện được mục tiêu loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn, hạ thấp các rủi ro gây mất an toàn. Đảm bảo an toàn trong công tác văn thư – lưu trữ luôn là vấn đề mà các cơ quan, tổ chức lưu trữ đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức vẫn chưa có nhận thức sâu sắc và có hệ thống về vấn đề này, thậm chí còn tồn tại một số sai lầm. Cụ thể trong cơ quan, mỗi bộ phận có những biện pháp khác nhau, ví dụ: bộ phận bảo quản tài liệu lưu trữ coi trọng đến các yếu tố môi trường bất lợi làm hư hại tài liệu lưu trữ; hoặc bộ phận khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lại chú tâm đến vấn đề đề phòng lấy cắp tài liệu… nếu không có sự phối hợp thống nhất, đồng bộ và nhịp nhàng thì giữa các khâu sẽ không được gắn kết chặt chẽ, dễ tạo ra những sai sót và kẽ hở trong quản lý. Khi đánh giá về hệ thống an toàn đối với tài liệu lưu trữ cần xem xét tổng thể trên toàn bộ quá trình từ quá trình tiếp nhận, quản lý tài liệu đến bảo đảm về kỹ thuật, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị; cơ chế quản lý vận hành với hệ thống quy phạm tiêu chuẩn, quy tắc điều lệ, điều kiện thực thi, bồi dưỡng cán bộ đến hoạt động giám sát các đối tượng vận hành bảo vệ tài liệu, định kỳ kiểm tra an toàn, phòng tránh những yếu tố gây hại…[6;50] 1.1.3.2. Nguyên tắc khách quan Quá trình xây dựng các biện pháp quản trị rủi ro bám sát với yêu cầu, mục tiêu của hoạt động lưu trữ là thu thập, quản lý, bảo quản an toàn và khai thác, phát huy giá trị của tài liệu. Xuất phát từ thực tế của hoạt động lưu trữ để làm nổi bật lên các trọng điểm phát sinh nguy cơ, đồng thời kết hợp với các quy phạm pháp luật, cơ chế lưu trữ hiện hành, phản ánh một cách chính xác về tình hình khách quan liên quan đến vấn đề an toàn trong lưu trữ, khắc phục những ảnh hưởng của yếu tố chủ quan do con người tạo ra. Để đảm bảo yêu cầu về tính khách quan, các biện pháp quản trị rủi ro phải chú trọng đến tính hợp lý, chính xác và tính khoa học của phương án được thực hiện để đảm 12
bảo an toàn cho các đối tượng lưu trữ. [6;51] 1.1.3.3. Nguyên tắc ưu tiên mức độ tác động Mức độ tác động được xem là phạm vi của một hoạt động sẽ giúp cải tiến thay đổi hành vi, giảm thiểu những nguy cơ gây thiệt hại và tổn thất. Để đánh giá về mức độ tác động, cần hướng tới một số câu hỏi: việc thực hiện hoạt động đó sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm nguy cơ rủi ro ở mức độ nào, tác động trực tiếp đến các đối tượng lớn đến đâu…? Khi tác động của hoạt động càng lớn thì mức độ ưu tiên càng cao. Nguyên tắc lựa chọn ưu tiên cần được thực hiện theo phương pháp khoa học, có cơ sở căn cứ. [6;51] 1.1.3.4. Nguyên tắc tính khả thi Tính khả thi được hiểu là khả năng thực hiện các biện pháp quản trị. Có những biện pháp nếu được thực hiện thì mức độ tác động đem lại hiệu quả cao, nhưng các yếu tố tài chính như: nguồn vốn, chi phí… và nguồn nhân lực hạn chế khiến cho hoạt động quản trị rủi ro khó thực hiện. Có thể thấy rằng, cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ được ứng dụng trên nền tảng của lý thuyết quản trị rủi ro, với mục tiêu hướng tới sự an toàn, phòng tránh những thiệt hại, tổn thất không mong muốn. Đây là quá trình liên tục chủ động với những rủi ro, nguy cơ rủi ro, để kiểm soát đảm bảo khả năng rủi ro xảy ra là thấp nhất với cơ chế an toàn cao nhất. [6;52] 1.1.4. Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ 1.1.4.1. Đối với hoạt động quản lý Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần hình thành tư duy quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý và nâng cao vai trò, trách nhiệm của bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan. Giúp cán bộ văn thư, lưu trữ nhận diện đúng đắn, đủ và chính xác những yếu tố rủi ro đã, đang và có thể xảy ra đối với các quy trình nghiệp vụ, từ đó xây dựng những yêu cầu, nguyên tắc, quy định về phòng ngừa và xử lý rủi ro. 13
Giúp cho hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan được ban hành đầy đủ, kịp thời và đảm bảo tính cập nhật. Công tác quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ giúp tăng cường hiệu quả thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ giúp các nhà quản lý lưu trữ chủ động phân tích được nguyên nhân, nhận diện, dự báo các nguy cơ và đánh giá các nguy cơ rủi ro, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát, ngăn ngừa và xử lý thiệt hại, tổn thất. Không những thế, việc quản trị rủi ro giúp cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chủ động lập kế hoạch văn thư, lưu trữ và giúp cho việc dự trù kinh phí của cơ quan được hợp lý và chủ động. 1.1.4.2. Đối với hoạt động nghiệp vụ Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần hình thành ý thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp và thái độ trân trọng trong hoạt động nghiệp vụ của cán bộ làm văn thư, lưu trữ. Việc hội đủ kiến thức, nhận thức, ý thức, kỹ năng và thái độ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng thực hiện hoạt động nghiệp vụ. Bên cạnh đó, công tác quản trị rủi ro giúp cho các nguyên tắc và yêu cầu nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ; đảm bảo cho các nghiệp vụ được thực hiện đúng quy trình. Quản trị rủi ro góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ trong các cơ quan, tổ chức. Quản trị rủi ro là hoạt động nghiên cứu, nhận diện, phòng ngừa, đánh giá và xử lý các loại rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn rủi ro nhằm hạn chế những thiệt hại, tổn thất trong quá trình thực hiện hoạt động nghiệp vụ. Đây là hoạt động vô cùng phức tạp nhưng rất quan trọng. Vì nếu thực hiện tốt các nội dung hoạt động quản trị rủi ro sẽ kiểm soát được những yếu tố bất lợi, từ đó làm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ. Hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu 14