Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty EcoIT

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

49
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty EcoIT" nhằm tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Công ty Cổ phần EcoIT. Nhận xét ưu điểm, hạn chế, chỉ ra nguyên nhân và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tại EcoIT.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty EcoIT

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. NGÔ THỊ KIỀU OANH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HUYỀN Mã số sinh viên : 1805LTHA022 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHA HÀ NỘI - 2022
LỜI CẢM ƠN Trong khoảng thời gian bốn năm học là cả một hành trình dài và nỗ lực không ngừng nghỉ của tôi nói riêng cũng như của sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ nói chung. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội luôn truyền tải đến sinh viên thông điệp tích cực “ Học thật, thi thật, để ra trường làm thật”, đề cao tinh thần tự học của sinh viên. Nhưng quan trọng hơn cả, đó là tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn và cảm ơn sâu sắc nhất tới lãnh đạo nhà trường, các thầy cô giảng viên của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung cũng như các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ, cố vấn học tập nói riêng đã luôn hỗ trợ và giảng dạy nhiệt tình để giúp tôi có một kết quả học tập tốt nhất, nắm bắt kinh nghiệm làm việc vững vàng sau khi ra trường. Để áp dụng việc học đi đôi với thực hành, nhà trường và các thầy cô trong khoa, cố vấn học tập,.. đã tạo điều kiện và tổ chức cho sinh viên chúng tôi đi thực tập. Trong quá trình thực tập, tôi gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ khi làm việc thực tế. Thế nên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới các anh chị nhân viên trong Công ty EcoIT đã hỗ trợ hướng dẫn tôi, kèm theo đó là sự chỉ dạy và quan tâm thường xuyên từ các thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ, đặc biệt là THS. Ngô Thị Kiều Oanh, giảng viên cũng như là cố vấn lớp học đã hướng dẫn trực tiếp khóa luận cho tôi, giúp tôi hết mình để hoàn thiện một cách tốt nhất bài khóa luận tốt nghiệp này. Cụ thể là đề tài khóa luận “ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT”. Do tính chất bảo mật của công ty và bài làm còn nhiều hạn chế, nhưng tôi mong muốn nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy các cô. Tôi xin chân thành cảm ơn !
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin được cam đoan đề khóa luận tốt nghiệp :“Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty EcoIT” là do cá nhân tôi thực hiện qua quá trình tìm tòi khảo sát, đánh giá, bài làm phản ánh chân thực, đầy đủ chính xác. Bài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp của tôi cam kết không lạc đề và đi đúng hướng theo sự chỉ dẫn của các thầy cô hướng dẫn, không dài dòng, lan man. Tuy nhiên, bài làm không thể tránh những sai sót, hạn chế cho nên dẫn tới việc tôi có sử dụng một số tài liệu tham khảo, văn bản quy định,…nhưng đều đã được trích nguồn đầy đủ trong bài. Nếu có phát hiện tôi có sự sao chép hay nhận thấy giống các đề tài khóa luận, nghiên cứu nào tương tự, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2022 Sinh viên Nguyễn Thị Huyền
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung BNV Bộ Nội Vụ CNTT Công nghệ thông tin CP Chính phủ DMHS Danh mục hồ sơ HCNS Hành chính nhân sự NĐ Nghị định PGS Phó giáo sư TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TT Thông tư QH Quốc hội VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật VD Ví dụ VTLTNN Văn thư lưu trữ nhà nước UBND Uỷ ban nhân dân
DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình ảnh Trang Hình ảnh 1 Cơ cấu tổ chức của công ty EcoIT 18 Hồ sơ tham dự chương trình bình chọn và công Hình ảnh 2 40 nhận danh hiệu Sao Khuê Hình ảnh 3 Giao diện ứng dụng EcoOFFICE 44
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ Tên sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ Trang Sơ đồ 2.1. Mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh của Công ty EcoIT 19 Sơ đồ 2.2. Các công việc cần làm khi kết thúc hồ sơ 36 Bảng 2.1 Thống kê nhân sự kiêm nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại 20 EcoIT Bảng 2.2. Thống kê cơ sở vật chất, trang thiết bị 27 Bảng 2.3 Cách sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ tại EcoIT 37 Biểu đồ 2.1. Số lượng hồ sơ lập tại các phòng ban của EcoIT trong 1 32 năm
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 2 3. Đối tượng nghiên cứu .................................................................................... 3 4. Phạm vi nghiên cứu ....................................................................................... 3 5. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 3 6. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 4 7. Đóng góp của đề tài ....................................................................................... 4 8. Cấu trúc của đề tài ........................................................................................ 5 CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN ................................ 6 1.1 Cơ sở lý luận ................................................................................................ 6 1.1.1. Các khái niệm ........................................................................................... 6 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan . 8 1.1.3.Yêu cầu của lập hồ sơ .............................................................................. 10 1.1.4. Quy trình lập hồ sơ ................................................................................. 11 1.1.5. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ ............................................... 12 1.2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................ 14 1.2.1. Các VBQPPL quy định về công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu ........ 14 1.2.2. Văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ do doanh nghiệp ban hành . 15 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: ................................................................................ 16 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT .............. 17 2.1.Khái quát về Công ty cổ phần EcoIT........................................................ 17 2.1.1. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức ........................................................ 17
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................. 19 2.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty EcoIT.................................................................................................. 20 2.2.1. Hoạt động quản lý .................................................................................. 20 2.2.2. Thực tế thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT .......................................................................... 29 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: ................................................................................ 45 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT ........................................ 46 3.1.Nhận xét ..................................................................................................... 46 3.1.1.Ưu điểm ................................................................................................... 46 3.1.2.Hạn chế ................................................................................................... 48 3.1.3. Nguyên nhân .......................................................................................... 49 3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT ..................................................... 50 3.2.1.Lãnh đạo cần quan tâm và nâng cao trình độ của nhân viên. ................ 50 3.2.2.Xây dựng và ban hành văn bản quy chế về công tác văn thư ................. 51 3.2.3. Tăng cường tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ ............................................ 52 3.2.4..Ban hành danh mục hồ sơ...................................................................... 52 3.2.5. Đầu tư cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ........................................................................................................ 54 3.2.6. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ............................................................................................ 55 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3: ................................................................................ 56 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 58 PHỤ LỤC ............................................................................................................. 59
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,.. Công tác văn thư chính là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn bản đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Có thể nói, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một công việc nghiệp vụ hết sức quan trọng trong công tác văn thư, là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Ngoài những cơ quan nhà nước thì tại các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cũng gắn liền với hoạt động của các doanh nghiệp, là thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ cho khách hàng, phục vụ cho lãnh đạo để từ đó trao đổi, chỉ đạo, điều tiết và phát triển lĩnh vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Các văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và các tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, phong phú và đa dạng hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp....cần được tập hợp lại để làm bằng chứng phục vụ cho những mục đích thanh tra, kiểm tra, đối chiếu, là minh chứng cho những việc làm đúng, từ đó báo cáo cấp trên một cách chính xác nhất. Ngoài ra, văn bản tài liệu còn chứa đựng những thông tin quá khứ phục vụ cho việc so sánh, đối chiếu để từ đó ra quyết định quản lý cho phù hợp với hiện tại. Vì vậy, cần phải lập hồ sơ để phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp nói chung và của công ty EcoIT nói riêng. 1
Qua khảo sát tôi nhận thấy việc thực hiện công tác này tại công ty còn nhiều bất cập và chưa đúng với quy định của nhà nước. Vì vậy tôi chọn đề tài: “ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ Phần EcoIT” để làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp cho mình, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc trong công ty và nâng cao kiến thức thực tế của sinh viên. 2. Lịch sử nghiên cứu Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan luôn là vấn đề được ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thư lưu trữ. Đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này, điển hình là : các báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp và bài giảng, giáo trình,.. Một trong số đó, bài giảng, giáo trình chính là nguồn tài liệu thông tin phục vụ trực tiếp nhất đến các sinh viên, nó được sử dụng làm công cụ chính để phục vụ việc học tập, nghiên cứu tại các trường Đại học, Cao Đẳng. Ví dụ như: Giáo trình văn thư của tác giả TS. Triệu Văn Cường xuất bản năm 2016 Giáo trình đã cung cấp những kiến thức về lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư như: soạn thảo văn bản, ban hành và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu. Ngoài ra, vẫn đề cập vấn đề này còn có một số giáo trình như : Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền xuất bản năm 2006 và tập bài giảng công tác văn thư, lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành tháng 2 năm 2008. Nhóm khóa luận tốt nghiệp: Khóa luận tốt nghiệp:“Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát” của Đặng Thị Duyên năm 2021. Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác lập hồ sơ tại Tỉnh ủy Sơn La” của Trần Thị Mai năm 2020 đã chỉ ra được cơ sở pháp lí, thực trạng và giải pháp nâng cao việc lập hồ sơ tại cơ quan Đảng, ngoài ra việc lập hồ sơ điện tử là thế mạnh của cơ quan này. Ngoài ra còn có một số khóa luận tốt nghiệp như: Khóa luận tốt nghiệp: 2
“Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND quận Ngô Quyền – Hải Phòng của Đỗ Thị Huyền” năm 2006,… Nhìn chung, đây đều là những tài liệu hết sức giá trị liên quan đến công tác văn thư nói chung và lập hồ sơ nói riêng, giáo trình, bài giảng đã cung cấp đầy đủ về mặt lý thuyết về khái niệm, vị trí, tác dụng, hoạt động quản lý, nội dung nghiệp vụ của lập hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Những đề tài khóa luận trên cũng đã chủ yếu cung cấp thực trạng về lập hồ sơ chủ yếu là ở nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn. Đề tài “ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu tại công ty Cổ phần EcoIT” của tôi không trùng lặp với đề tài nào trước đó, thực trạng chi tiết và đưa ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp hiện nay. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT 4. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Về không gian : Công ty Cổ phần EcoIT Về thời gian: từ năm 2018 – đến năm 2021 Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT. 5. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 5.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài: - Tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Công ty Cổ phần EcoIT. - Nhận xét ưu điểm, hạn chế, chỉ ra nguyên nhân và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tại EcoIT. 5.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài: - Nghiên cứu các cơ sở lý luận, pháp lý về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý và việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài 3
liệu vào lưu trữ của công ty. - Nhận xét và đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty cổ phần EcoIT. 6. Phương pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp thu thập số liệu Thu thập số liệu về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ ở các đơn vị, phòng ban chức năng trong công ty. Tìm hiểu về số lượng hồ sơ được lập qua mỗi năm và việc giao nộp vào lưu trữ hàng năm được tiến hành như thế nào. 6.2 Phương pháp khảo sát thực tế Khảo sát tình hình thực tế việc lập hồ sơ ở các đơn vị thông qua việc quan sát, tìm hiểu để thu được những số liệu thực tế nhất. Trong việc thực hiện khảo sát, tôi sử dụng phương pháp trao đổi trực tiếp và sử dụng phương pháp khảo sát qua trao đổi trên điện thoại. 6.3 Phương pháp phỏng vấn Tôi đã sử dụng phương pháp phỏng vấn bằng hình thức vấn đáp trực tiếp cá nhân ở các đơn vị, bộ phận để nắm rõ tình hình lập hồ sơ tại đây. Ngoài ra còn thực hiện việc phỏng vấn sâu đối với Trưởng phòng Hành Chính - Nhân sự trong công ty về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó thu được những thông tin phục vụ cho quá trình nghiên cứu của bản thân. 7. Đóng góp của đề tài - Nâng cao vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu nói riêng. - Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần chỉ ra thực trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của công ty, từ đó có đề xuất đánh giá, nhận xét trung thực và khách quan nhất và chỉ ra những hạn chế cần khắc phục, nhờ đó doanh nghiệp sẽ có những biện pháp hiệu quả để khắc phục tình trạng này. - Là nguồn tư liệu tham khảo cho sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng. 4
8. Cấu trúc của đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Chương 1 đưa ra các cơ sở lý luận như: các khái niệm cơ bản về lập hồ, nội dung và ý nghĩa vai trò của việc lập hồ sơ, trách nhiệm của mọi người trong lập hồ sơ. Các quy định của nhà nước và của cơ quan về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ của công ty và hoạt động quản lý công tác văn thư và thực trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Trong đó chỉ rõ các việc bố trí nhân sự, ban hành văn bản chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, cơ sở vật chất phục vụ công tác, ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Đề tài phản ánh rõ thực trạng hoạt động lập hồ sơ, từ đó có cơ sở để nhận xét, đánh giá và đưa ra đề xuất nâng cao hiệu quả công tác này. Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác lập và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tại công ty EcoIT. Căn cứ thực trạng ở chương 2, từ đó rút ra nhận xét và chỉ ra ưu điểm, hạn chế và chỉ ra nguyên nhân. Từ đó đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư nói chung cũng như công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của công ty. 5
CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1. Các khái niệm 1.1.1.1. Hồ sơ Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan. Theo PGS Vương Đình Quyền: “Hồ sơ là một tập văn bản ( hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức, như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”. [11;309] Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[8;2] Theo Luật lưu trữ 2011: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng , nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[7;2] Nhìn chung, các khái niệm đều có đặc điểm chung là đều là một tập các giấy tờ, văn bản tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, giải quyết công việc. Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ: Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề 6
một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả, ..hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Hồ sơ nguyên tắc: là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh). Các loại hồ sơ công việc, nhân sự, nguyên tắc hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, đóng vai trò cung cấp nguồn thông tin bằng văn bản, nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cán bộ, giúp cơ quan, đơn vị quản lý mọi tài liệu được chặt chẽ. 1.1.1.2.Lập hồ sơ Tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “ Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp qui định”[11;309 ] Theo khoản 11, điều 2, Luật lưu trữ 2011 giải thích thuật ngữ lập hồ sơ như sau: “ Là việc tập hợp , sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”[7;2] Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/03/2020 về công tác văn thư. Tại khoản 15, Điều 3 có định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [8;2] Như vậy, lập hồ sơ có thể hiểu là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc như: theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo số thứ tự của văn bản hoặc theo thời gian ban hành văn bản….để phục vụ cho việc quản lý, tra tìm khai thác thông tin trong hồ sơ, tài liệu một cách dễ dàng. 7
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 1.1.2.1.Vị trí Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư. Công tác văn thư có nhiều khâu, nhiều việc. Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản tài liệu hình thành ra bao gồm văn bản đi, văn bản đến, những giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc phải được lưu giữ lại, sau đó tiến hành phân loại, sắp xếp để lập thành hồ sơ. Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong văn bản đã giải quyết xong. Đối với doanh nghiệp, lập hồ sơ cũng có vị trí quan trọng, là khâu quan trọng không chỉ đối với công tác văn thư mà còn quan trọng trong công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng và từ đó quản lý, cung cấp những tài liệu cần thiết cho Ban lãnh đạo và khách hàng khi cần. Trong đó, hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của vụ việc, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn cho công ty và mỗi cá nhân trong công ty. Hồ sơ là minh chứng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra và phản ánh đầy đủ hoạt động điều hành quản lý của công ty. Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng và có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hoàn thành công việc của nhân viên trong công ty, cũng như phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ được dễ dàng, tiện lợi. 1.1.2.2.Tác dụng Không chỉ đối với mọi cơ quan, tổ chức, mà ở doanh nghiệp, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đều có tác dụng rất hữu ích và điển hình như: * Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của nhân viên. Trong một công ty, nếu công văn, giấy tờ trong quá trình giải quyết được sắp xếp và phân loại một cách khoa học, cụ thể là được lập hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, cá nhân liên quan đến vụ việc, vấn đề giải quyết, nó sẽ giúp cho các nhân viên và Ban Giám đốc 8
tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng nhân viên nói riêng, của công ty nói chung. * Giúp công ty quản lý tài liệu được chặt chẽ Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho ban lãnh đạo và nhân viên công ty theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của công ty mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm bắt, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật thông tin khách hàng. * Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu riêng lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì công tác lập hồ sơ ở công ty hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu sắp xếp khoa học và xác định được thời hạn, giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, nhân viên đảm nhiệm nhiệm vụ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị pháp lý để giao nộp vào lưu trữ được hoàn chỉnh. Đồng thời, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên lưu trữ làm tốt công tác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị pháp lý của tài liệu ..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của ban lãnh đạo, nhân viên trong công ty. Ngoài 3 tác dụng điển hình trên, thì việc sử dụng nguồn thông tin chặt chẽ này góp phần để tra tìm khoa học, thực hiện, giải quyết các công việc của các cá nhân. Là minh chứng để Tổng giám đốc để đưa ra những phương pháp, cách thức, quyết định đúng đắn khi làm việc, bên cạnh đó tài liệu, văn bản được lập hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh sẽ hỗ trợ cho công tác lưu trữ, là nguồn thông tin quan trọng để tra tìm, khai thác, cung cấp cho khách hàng. 9
1.1.3.Yêu cầu của lập hồ sơ Hồ sơ lập ra phải đáp ứng được những yêu cầu sau: 1.1.3.1.Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết Mục đích mỗi loại văn bản là khác nhau như: Loại để thi hành, giải quyết, có loại để chỉ đạo, hướng dẫn, có loại để báo cáo, hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Cụ thể, hồ sơ cơ quan được lập ra phải phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của từng doanh nghiệp và đơn vị công tác, vì đây là những giấy tờ được hình thành chủ yếu là trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây có thể là hồ sơ được doanh nghiệp lập thành hoặc những hồ sơ nhận từ bên ngoài. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, đơn vị, phòng ban, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. Thông tin về hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác. 1.1.3.2. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lí, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc Tài liệu hồ sơ trong doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ, hoàn chỉnh và có giá trị pháp lý. Yêu cầu khi lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ thông tin về vấn đề đó, sự việc đó và có người chịu trách nhiệm cụ thể. Hồ sơ tài liệu sau khi thu thập phải được sắp xếp theo trình tự được quy định để đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu, phản ánh chính xác trình tự diễn biến của sự việc và phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người. Theo đó người quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra quá trình diễn ra của vấn đề, sự việc được lập hồ sơ từ đầu đến khi kết thúc. Ví dụ: Lập hồ sơ đăng kí doanh nghiệp, khi lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các tài 10
liệu sau: giấy đề nghị đăng kí doanh nghiệp, điều lệ công ty, bản sao quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp,.. Thông tin về một số hồ sơ có giá trị, thời hạn bảo quản lâu dài phải được biên mục đầy đủ và chính xác. 1.1.4. Quy trình lập hồ sơ 1.1.4.1. Xây dựng Danh mục hồ sơ Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. Nội dung xây dựng Danh mục hồ sơ gồm: Bước 1: Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ Bước 2: Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ Bước 4: Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ 1.1.4.2. Lập hồ sơ a. Mở hồ sơ Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác. Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành. Trường họp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu. b. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. c. Kết thúc hồ sơ - Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. 11
- Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ. - Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. - Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. 1.1.5. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại doanh nghiệp được áp dụng theo quy định tại Luật lưu trữ 2011, mục 1, điều 9,10,12 và Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, tại điều 31 của nghị định. Cụ thể như sau: 1.1.5.1. Trách nhiệm của Tổng giám đốc Tổng giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với phòng ban đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình. Khoản 2 Điều 9 Luật Lưu trữ 2011: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”[7;5] Kiểm tra công tác lập hồ sơ của các phòng ban trong công ty. Lập hồ sơ đối với những công việc mình phụ trách. 1.1.5.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Nhân sự Có nhiệm vụ: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện 12