Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:80

Thêm vào BST

Báo xấu

18
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề là tài tập trung làm rõ cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân. Khảo sát trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. GVC. TRẦN VĂN QUANG Sinh viên thực hiện : PHI THỊ THƠM Mã số sinh viên : 1805LTHA035 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHA HÀ NỘI - 2022
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp là công trình nghiên độc lập của bản thân, các số liệu trong đề tài có nguồn gốc rõ ràng, đã được công bố theo quy định. Các khái niệm của các tác giả khác đều được trích dẫn rõ ràng. Những nội dung được đưa ra đều là trung thực trong quá trình khảo trình khảo sát và thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (sau đây gọi tắt là Trung tâm III).
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài khóa luận “Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” tôi xin chân thành cảm ơn đến các thầy, cô khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, truyền đạt những kiến thức quý báu trong những năm học tập tại trường. Đó là nền tảng để tôi thực hiện bài khóa luận. Tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Trần Văn Quang - giảng viên trực tiếp hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo và truyền đạt kiến thức, phương pháp để tôi hoàn thành tốt bài khóa luận trên. Cuối cùng, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trưởng phòng Thu thập và chỉnh lý và các cán bộ, viên chức đã tạo điều kiện tốt nhất để tác giả được khảo sát, tìm hiểu và hoàn thiện bài khóa luận một cách hiệu quả nhất và vững chắc bước vào đời. Đề tài khóa luận không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định, vì vậy tôi mong rằng luôn nhận được những góp ý quý báu của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2020 Sinh viên Phi Thị Thơm
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nội dung 1 GS Giáo sư 2 NXB Nhà xuất bản 3 PGS Phó Giáo sư 4 TS Tiến sĩ 5 ThS Thạc sĩ
DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1. Một số phông cá nhân hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. .................................................................................................... 13 Bảng 2.1. Bảng thống kê số lượng nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân............................................................................................................. 25 Bảng 2.2. Tình hình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2019 đến năm 2022. ....................................................................... 44 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1. Danh mục Quyết định cuả Chủ tịch nước về việc trao Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước cho các cá nhân, tập thể có công trình và cụm công trình đặc biệt xuất sắc từ năm 1996 đến năm 2017. .................. 27 Hình 2.2. Tài liệu về tiểu sử GS, Anh hùng lao động Vũ Khiêu .................... 30 Hình 2.3. Thư viết tay của Nhà văn Vũ Tú Nam và Nhà báo Nguyễn Thanh Hương .............................................................................................................. 30 Hình 2.4. Thư của nhà Thơ Xuân Quỳnh viết cho chị gái Đông Mai ............ 31 Hình 2.5.Tài liệu về hoạt động nghiên cứu - sáng tác của GS. Đào Duy Anh32 Hình 2.6. Mẫu Quốc Huy và tem của Họa sĩ Bùi Trang Chước. .................... 33 Hình 2.7. Kỉ vật của Nhà hoạt động cách mạng Lê Tất Đắc .......................... 35 Hình 2.8. Toàn cảnh lễ đài Vườn hoa Ba Đình - Hà Nội, ngày 02/9/1945. ... 36 Hình 2.9. Lễ tiếp nhận tài liệu các nhà văn, nhà thơ Thừa Thiên Huế ........... 39 Hình 2.10. Lãnh đạo và cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đến thăm gia đình Họa sĩ Bùi Trang Chước nhân kỷ niệm 106 năm ngày sinh của ông. .... 43
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ............................................................ 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................... 4 6. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................... 5 7. Bố cục của đề tài.................................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN ............................................................................................. 7 1.1. Cơ sở lý luận về sưu tầm tài liệu cá nhân ........................................ 7 1.1.1. Khái niệm tài liệu ............................................................................. 7 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ ................................................................ 7 1.1.3. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân, tài liệu cá nhân ...................... 8 1.1.4. Khái niệm sưu tầm tài liệu .............................................................. 9 1.2. Cơ sở pháp lý ...................................................................................... 9 1.3. Cơ sở thực tiễn về sưu tầm tài liệu cá nhân .................................. 12 1.3.1. Khối lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. .............................................................................................. 12 1.3.2. Đặc điểm của tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trưc Quốc gia III .............................................................................................................. 13 1.3.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân ............................................... 16
1.3.4. Nội dung sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ........................................................................................................ 19 Tiểu kết chương 1: .................................................................................. 20 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SƯU TẨM TÀI LIỆU CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III ........................... 21 2.1. Giới thiệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .................................. 21 2.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ........... 21 2.1.2. Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III............ 21 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ........ 21 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .................. 23 2.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III. ............................................. 24 2.2.1. Tổ chức bộ máy .............................................................................. 24 2.2.2. Tổ chức nhân sự ............................................................................ 25 2.3. Tình hình công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. ....................................................................................... 26 2.3.1. Xác định nguồn tài liệu cá nhân sưu tầm vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ............................................................................................... 26 2.3.2. Loại hình, nội dung của tài liệu cá nhân sưu tầm vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III................................................................................. 29 2.3.3. Thủ tục, quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. ........................................................................................ 36 2.3.4. Phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .............................................................................................. 39 2.3.5 Chế độ, chính sách đối với các cá nhân đã sưu tầm tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. ............................................................. 41 2.4. Kết quả thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. ...................................................................... 43
Tiểu kết chương 2: .................................................................................. 47 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. ........................................................................................................... 48 3.1. Nhận xét, đánh giá công tác sưu tầm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. ...................................................................................... 48 3.1.1. Ưu điểm. ......................................................................................... 48 3.1.2. Hạn chế .......................................................................................... 49 3.1.3. Nguyên nhân của hạn chế............................................................. 51 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. .......................................................... 51 3.2.1. Giải pháp về quản lý ...................................................................... 51 3.2.2. Giải pháp về nghiệp vụ .................................................................. 52 Tiểu kết chương 3: .................................................................................. 61 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 63 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản văn hóa của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để đưa vào lưu trữ. Những tài liệu của các cơ quan, tổ chức nhà nước, các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phản ánh lịch sử hình thành, hoạt động của bộ máy nhà nước, của các lĩnh vực hoạt động do nhà nước quản lý. Tuy nhiên lịch sử đất nước không chỉ tạo nên bởi sự đóng góp của các cơ quan nay, mà còn bởi sự đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Tài liệu xuất xứ cá nhân một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, có khối lượng lớn, thành phần đa dạng, phong phú có giá trị thiết thực với đời sống thường ngày của mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ. Chúng phản ánh chân thực tâm tư tình cảm, đời sống, các mối quan hệ, công việc, của mỗi cá nhân, sinh hoạt gia đình, sự hình thành phát triển và truyền thống của mỗi dòng họ. Bên cạnh đó, chúng còn chứa đựng nhiều giá trị đối với xã hội, giáo dục truyền thống, cung cấp tài liệu phục vụ quản lý xã hội, lưu giữ giá trị đạo đức gia đình qua các thời kỳ phát triển. Để có tư liệu phục vụ nghiên cứu lịch sử, sự phát triển của đất nước, bản sắc của dân tộc một cách đầy đủ, toàn diện và sinh động cần lưu giữ, bảo quản tốt tài liệu hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Mặc dù có nhiều giá trị, tuy nhiên việc quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân chưa được thực hiện tốt. Hiện nay, chỉ một số ít tài liệu của các cá nhân tiêu biểu, xuất sắc được đưa vào bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia; tài liệu của một số nhà khoa học đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ do tư nhân thành lập (Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam) ... Còn lại phần lớn tài liệu của đông đảo các tầng lớp nhân dân đang được bảo quản 1
trong các gia đình, dòng họ. Tài liệu lưu trữ cá nhân có đặc điểm là thuộc quyền sở hữu tư nhân, nhiều tài liệu có giá trị bị hư hỏng, mất mát, thất lạc do không được bảo quản an toàn. Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ cá nhân cần được thực hiện công tác sưu tầm nhằm tổ chức, quản lý một cách tốt nhất. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn trung tâm lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hiện đang bảo số lượng gần 130 phông, sưu tập tài liệu cá nhân chủ yếu là các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội. Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài và là sinh viên Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” để thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp của mình với mong muốn được tìm hiểu, khảo sát công tác sưu tầm tài liệu cá nhân và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tài liệu lưu trữ cá nhân được nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu. Các công trình nghiên cứu trước đó đã tập trung vào một số nội dung chính sau: Nghiên cứu về góc độ lý luận gồm có: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” năm 1981 của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm. Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”, GVC.TS Chu Thị Hậu, Đại học Nội Vụ Hà Nội, NXB Lao động, 2016. Về góc độ thực tiễn, các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó đã tập trung vào một số nội dung chính sau: Về tình hình lưu giữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ có các bài viết: - PGS.TS Vũ Thị Phụng (2013),“Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tế và những vấn đề cần nghiên cứu” Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà 2
Nội, Hà Nội, tr79. - ThS. Trần Văn Quang (2019) đề tài khoa học cấp Bộ: “Cơ sở khoa học xây dựng mô hình Lưu trữ tư nhân ở Việt Nam”, Viện Khoa học tổ chức Nhà nước, Bộ Nội Vụ. Đề tài đã nêu nên cơ sở khoa học xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam, qua đó đưa ra giải pháp và kiến nghị về xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam. - ThS. Lã Thị Duyên (2020), Đề tài khoa học cấp Bộ “Quản lý nhà nước về Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ”, Viện Khoa học tổ chức Nhà nước, Bộ Nội Vụ. - Trần Lệ Thu (2017), Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”, Đại học Nội Vụ Hà Nội. Đề tài đã nghiên cứu thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số giải pháp, từ đó nêu ra các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. - ThS Trần Văn Quang (2020), “Thực trạng Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại gia qua khảo sát thực tế”, Dấu ấn thời gian số 2/2020. Về nghiên cứu đặc điểm, giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ với các bài viết: - TS. Đoàn Thị Hòa (2010),“Giá trị của tài liệu lưu trữ có xuất xứ cá nhân”, kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong Nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” năm 2010. - ThS. Trần Văn Quang (2018),“Giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ qua khảo sát thực tiễn”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 3/2018. Về tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân với bài viết: - Cao Thị Thủy (2020), “Tổ chức tài liệu Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân”, Đề tài nghiên cứu khoa học, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Hà Nội. 3
Các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó các tác giả đã khái quát được các vấn đề liên quan đến vị trí, thành phần tài liệu xuất xứ cá nhân; đặc điểm, giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân; tình hình lưu giữ tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu về“Sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, vì vậy việc nghiên cứu đề tài này mang tính kế thừa, sự phát triển để làm rõ và sâu hơn thực trạng sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Mục tiêu nghiên cứu của đề là tài tập trung làm rõ cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân. - Khảo sát trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề ra, đề tài triển khai theo các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Thứ nhất, tìm hiểu cơ sở khoa học (cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn) có liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu; Thứ hai, tìm hiểu vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Thứ ba, tìm hiểu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Thứ tư, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác này. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung hướng tới đối tượng nghiên 4
cứu là sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 6. Phương pháp nghiên cứu Đề tài vận dụng cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương pháp cụ thể sau: - Phương pháp điều tra khảo sát: Đây là phương pháp quan trọng và sử dụng thường xuyên được áp dụng để điều tra, khảo sát thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. - Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn sâu với Ban Lãnh đạo và cán bộ chuyên môn, viên chức phòng thu thập và chỉnh lý từ đó thu thập được những thông tin chính xác nhất về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III. - Phương pháp tổng hợp và phân tích tư liệu có liên quan: được áp dụng tổng hợp những thông tin trong và ngoài nước để đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, từ đó có cái nhìn tổng quan về thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân và xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. - Phương pháp so sánh: được áp dụng để tìm ra điểm tương đồng và khác biệt giữa tài liệu hành chính và tài liệu có xuất xứ cá nhân. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu , tìm hiểu các kênh thông tin như: nghiên cứu các học liệu; các giáo trình Lưu trữ; mạng internet, sách, tạp chí văn thư- lưu trữ, báo, ... Các phương pháp được kết hợp vận dụng vào những nội dung cụ thể của đề tài. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, bố cục của đề tài được chia làm 3 chương: 5
Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân. Chương 1 tác giả khái quát cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân. Đi sâu nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân; phân tích hệ thống cơ sở pháp lý về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân và cơ sở thực tiền về khối lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; đặc điểm; giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân. Qua đó là tiền đề để nghiên cứu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Chương 2: Thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Từ cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, tác giả vận dụng khảo sát, nghiên cứu thác trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Từ những kết quả nghiên cứu ở trên, tại chương 3 tác giả đánh giá khách quan những ưu điểm và hạn chế trong công tác sưu tầm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và đề ra các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực công tác này. 6
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN 1.1. Cơ sở lý luận về sưu tầm tài liệu cá nhân 1.1.1. Khái niệm tài liệu Có rất nhiều cách định nghĩa liên quan đến “tài liệu” khác nhau cụ thể: Theo TS. Nguyễn Cảnh Đương thì:“Tài liệu là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin”. Theo cuốn từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008:“ Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì”. Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 thì“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011:“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Trong cuốn Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam 1992 :“Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác, sử dụng cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa , khoa học, lịch sử ... của xã hội”. 7
Định nghĩa được quy định trong Luật Lưu trữ Pháp năm 1979:“ Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”. 1.1.3. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân, tài liệu cá nhân Theo cuốn: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do Phòng chế độ nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm 1967 định nghĩa “Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành theo quá trình lịch sử được tích lũy nên trong hoạt động sự nghiệp hoạt động của một cá nhân, của một gia đình, của một gia tộc”. Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (2016) được định nghĩa là “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”.[4,131] Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990 “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”. “Tài liệu lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các cá nhân tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội”. Cụm từ “Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982. Đến năm 1992, trong từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản, đã định nghĩa:“Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người”. 8
Tại cuốn Hội thảo quốc tế Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân của tác giả Vũ Thị Phụng có đưa ra khái niệm về tài liệu lưu trữ nhân dân :“Tài liệu lưu trữ nhân dân (Private archives) là từ để chỉ những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp tư nhân (gọi chung là tổ chức tư nhân) ... được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của các cá nhân, tổ chức. Đây là những tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước (hay nói cách khác là khu vực thuộc sở hữu phi nhà nước). Những tài liệu này rất phong phú và đa dạng, hiện đang được lưu giữ trong nhân dân (cá nhân, gia đình , dòng họ và các tổ chức cộng đồng).”[15;17] Tài liệu cá nhân hay còn gọi là tài liệu có xuất xứ cá nhân có thể hiểu là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của riêng của từng người, chúng mang thuộc tính cá nhân, thuộc về cá nhân, có giá trị và được các chủ sở hữu tài liệu lựa chọn để lưu trữ, phục vụ các nhu cầu của chủ sở hữu tài liệu. 1.1.4. Khái niệm sưu tầm tài liệu Theo cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, năm 2011 “ Sưu tầm là tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống”. Ví dụ: Sưu tầm tài liệu, sưu tầm tem Sưu tầm tài liệu là việc tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống các tài liệu có giá trị để đưa vào lưu giữ. 1.2. Cơ sở pháp lý Hiện nay, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành một số văn bản trong đó có quy định về quản lý tài liệu của cá nhân, cụ thể như sau: 1. Luật lưu trữ được quốc hội thông qua năm 2011. Đây là văn bản có hiệu lực cao nhất về Công tác lưu trữ; 2. Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định 9
chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011; 3. Quy chế 278/QC- VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Sưu tầm tài liệu lưu trữ. Các văn bản trên đã đề cập đến các nội dung như sau: - Tài liệu lưu trữ của cá nhân có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được coi là một trong những thành phần tài liệu trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Cụ thể tại Điều 3, Luật lưu trữ năm 2011 Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và điều đó có nghĩa là tài liệu lưu trữ của cá nhân cũng được Nhà nước thống nhất quản lý. - Tại Điều 4, Luật Lưu trữ Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân. Đây là lần đầu tiên quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân được Nhà nước thừa nhận. Điều này có nghĩa rất quan trọng vì có quyền sở hữu là cá nhân không chỉ có quyền chiếm hữu mà còn có quyền sử dụng (hoặc cho người khác sử dụng theo thỏa thuận) và định đoạt (bán, tặng cho, trao đổi, ký gửi) tài liệu lưu trữ của mình. Đây được coi là một bước chuyển biến quan trọng trong việc quy định về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. - Thành phần tài liệu riêng của cá nhân được quy định tại Điều 5 Luật Luu trữ, tài liệu cá nhân bao gồm: Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; Tài liệu của cá nhân về hoạt động chính trị - xã hội; Công trình, bài viết về cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc sưu tầm được. 10
Việc xác định rõ thành phần tài liệu của cá nhân có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định đâu là tài liệu thuộc sở hữu công và đâu là tài liệu thuộc sở hữu riêng của cá nhân, đặc biệt trong trường hợp cá nhân là người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Tài liệu riêng của cá nhân nếu có giá trị đối với quốc gia và xã hội được Nhà nước đăng ký và giúp đỡ trong việc bảo quản. Cụ thể là: Cá nhân hoặc đại diện của cá nhân có tài liệu có thể đến Lưu trữ lịch sử, nơi gần nhất để đăng ký. - Nhà nước khuyến khích cá nhân hiến tặng tài liệu riêng của mình cho Nhà nước. Cụ thể là: Tài liệu riêng của cá nhân đã hiến tặng cho Lưu trữ Lịch sử thì thuộc sở hữu nhà nước; Cá nhân đã tặng tài liệu được ưu tiên sử dụng tài liệu đó và được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật. - Đối với tài liệu của các cá nhân không đăng ký vào Lưu trữ Lịch sử thì Nhà nước cũng khuyến khích cá nhân ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để được bảo vệ, bảo quản an toàn nhưng phải trả phí bảo quản. - Nhà nước cho phép cá nhân được bán tài liệu của mình: Nếu Điều 3 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cho phép cá nhân chỉ được bán tài liệu lưu trữ cho cơ quan lưu trữ Nhà nước thì tại Điều 5 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 quy định khi bán tài liệu lưu trữ cá nhân phải thông báo và ưu tiên bán cho cơ quan lưu trữ Nhà nước. Hiện tại theo quy định của pháp luật hiện hành thì việc mua, bán tài liệu lưu trữ của cá nhân được thực hiện theo giá thỏa thuận hoặc thông qua đấu giá. Trường hợp tài liệu được trả ngang giá thì ưu tiên bán cho Lưu trữ lịch sử. Đối với tài liệu của cá nhân có liên quan đến an ninh quốc gia thì chỉ được bán cho Lưu trữ Lịch sử. - Ngân sách Nhà nước được phép chi để mua tài liệu của cá nhân. 11
1.3. Cơ sở thực tiễn về sưu tầm tài liệu cá nhân 1.3.1. Khối lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện là nơi bảo quản tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ nhiều nhất. Ngoài tài liệu hành chính chiếm số lượng lớn, Trung tâm còn đang quản lý 127 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ với số lượng hơn 12.000 đơn vị bảo quản (tương đương khoảng 164,29 m giá tài liệu). Khối tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ hiện đang bảo quản tại Trung tâm III là một trong những thành phần tài liệu quan trọng thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Một số phông lưu trữ cá nhân tiêu biểu, chiếm số lượng lớn tương đối đầy đủ thành phần tài liệu như: GS. Nhà nghiên cứu văn học Đặng Thai Mai (1316 đơn vị bảo quản tương đương 7,7 mét); GS. Viện Sỹ Nguyễn Khánh Toàn (943 đơn vị bảo quản tương đương 5 mét); Nhạc sĩ Văn Cao; Đồng chí Tôn Quang Phiệt; GS. Viện sĩ lịch sử - xã hội học Phạm Huy Thông (1344 đơn vị bảo quản); Nhà văn Tô Hoài; Xuân Diệu; Sơn Tùng; Nhà phê bình văn học Hoài Thanh; Lưu Trọng Lư; Nhà nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản với số lượng trên 2000 tấm phim - ảnh... Đây đều là nhưng phông lưu trữ tương đối đầy đủ thành phần tài liệu được chia thành các hồ sơ và đơn vị bảo quản. Ngoài ra còn 4 gia phả dòng họ lớn như: họ Chu Văn; họ Đỗ; họ Phan và họ Tạ hiện đang bảo quản tại Trung tâm cũng góp phần phong phú Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Thành phần chủ yếu trong các Phông lưu trữ tài liệu cá nhân là các tài liệu liên quan đến tiểu sử, các sáng tác, công trình nghiên cứu khoa học, công văn, thư từ trao đổi, tư liệu, sách báo, sổ sách ghi chép, ảnh, băng ghi âm, ghi hình, bằng khen, giấy khen, ... hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các cá nhân tiêu biểu. Khối tài liệu Trung tâm III thực hiện sưu tầm hoặc do cá nhân, gia đình tự nguyện hiến tặng hoặc ký gửi. 12