Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:104

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát" nhằm khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế về QLVB và LHS; Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác QLVB, LHS của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ HỒNG Sinh viên thực hiện : ĐẶNG THỊ DUYÊN Mã số sinh viên : 1705LTHB013 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705LTHB HÀ NỘI - 2021
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được hoàn thiện trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. Các số liệu sử dụng phân tích trong bài khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định. Các kết qủa nghiên cứu trong bài là do em tự tìm hiểu, phân tích khách quan và phù hợp với thực tiễn em được khảo sát. Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kì nghiên cứu khác. Sinh viên Đặng Thị Duyên
LỜI CẢM ƠN Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em đã thực hiện đề tài “Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát”. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với những kiến thức được trang bị trên ghế nhà Trường, các Thầy Cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ cùng sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Hồng và các cán bộ của Công ty trong thời gian viết khóa luận đã chỉ bảo cho em những kiến thức làm cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại Trường vào thực hiện những việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khóa luận này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất, song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực tế cũng như kiến thức và kinh nghiệm, nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy Cô để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đặng Thị Duyên
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ 1 CTVT Công tác văn thư 2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 3 QLVB Quản lý văn bản 4 LHS Lập hồ sơ 5 BXD Bộ xây dựng 6 Cán bộ QS Cán bộ làm hồ sơ
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 1.1. Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ ................................. 7 Sơ đồ 1.2. Phương pháp lập hồ sơ..................................................................... 8 Sơ đồ 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty ................................................. 15 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến .............................................. 23 Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự làm công tác văn phòng tại Công ty TNHH kỹ thuật xây dựng Tín Phát ............................................................................. 21 Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng văn bản đến của Công ty TNHH Kỹ Thuật xây dựng và Thương mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 4/2021 ............... 27 Bảng 2.3. Bảng thống kê các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát ................. 36 Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi của Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và Thương mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 04 năm 2021. ......................... 28 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình ảnh 1. Mẫu sổ quản lý văn bản đến ........................................................ 25 Hình ảnh 2. Nội dung trong sổ quản lý văn bản đến....................................... 26 Hình ảnh 3. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi................................................... 30 Hình ảnh 4. Mẫu phần đăng kí sổ quản lý văn bản đi ..................................... 31 Hình ảnh 5. Bìa hồ sơ pháp lý ......................................................................... 45 Hình ảnh 6. Một bản vẽ Autocad tòa nhà S8 .................................................. 51 Hình ảnh 7. Bản vẽ hoàn công được in ra để làm hồ sơ thanh quyết toán ..... 52
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ............................................................. 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4 6. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4 7. Kết cấu của khóa luận ............................................................................. 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ ..................................................................................................... 6 1.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ....................... 6 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản.................................................................... 6 1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ ............................... 7 1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ........................... 8 1.1.4. Nguyên tắc quản lý văn bản và lập hồ sơ ....................................... 10 1.1.5 Trách nhiệm thực hiện công tác QLVB, LHS của Công ty............. 10 1.1.5.1 Trách nhiệm của Ban giám đốc .................................................... 10 1.1.5.2. Trách nhiệm của nhân viên văn phòng ........................................ 11 Tiểu kết chương 1 ..................................................................................... 12
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT ......................................................................... 13 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát .............................................................................................. 13 2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát ........................................................................... 13 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty ............................................................ 15 2.1.3. Mục tiêu và định hướng của Công ty từ năm 2017-2021 ............... 18 2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của Công ty ........ 20 2.2.1. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư ........................................... 20 2.2.2. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến ............ 21 2.2.2.1. Công tác quản lý văn bản đến và các bước xử lý văn bản........... 23 2.2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi và các bước xử lý văn bản .............. 28 2.2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát ........................................................................... 34 2.4. Cơ sở hạ tầng và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ..................................................................... 49 2.4.1 Máy móc, trang thiêt bị .................................................................... 49 2.4.2 Phần mềm ứng dụng ........................................................................ 51 Tiểu kết chương 2 ..................................................................................... 52 CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT ............................................................................................ 53 3.1.Nhận xét .............................................................................................. 53 3.1.1 Ưu điểm ........................................................................................... 53 3.1.2 Hạn chế ............................................................................................ 56
3.2 Một số giải pháp ................................................................................. 57 3.2.1 Xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư ............................ 57 3.1.2 Giải pháp về tổ chức quản lý: .......................................................... 58 3.1.3 Giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí: ............................................. 59 Tiểu kết chương 3 ..................................................................................... 60 KẾT LUẬN .................................................................................................... 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 63 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Làm tốt CTVT sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của cơ quan, tổ chức. Nắm bắt được tầm quan trọng đó, không chỉ các cơ quan, tổ chức Nhà nước mà cả các doanh nghiệp đầu tư vào CTVT được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt CTVT đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu. Ngày nay CTVT có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Việt Nam cũng như thế giới đang ngày càng cố gắng tiến bước trên con đường phát triển, làm giàu đẹp cho tổ quốc, cho cộng đồng, từng ngày từng ngày lại tiến một bước mới trên con đường mang lại một thế giới ngày càng ấm no và hạnh phúc như bao đời nay từng hy vọng. Trong quyết tâm xây dựng và làm giàu đẹp tổ quốc ấy, có biết bao nhiêu công trình đã được dựng nên, những tòa nhà, những con đường điểm tô cho không gian đất nước cũng như đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu ăn, mặc, ở, đi lại…những nhu cầu thường ngày nhưng hết sức quan trọng của mỗi con người. Trên đà phát triển đó, xây dựng là một ngành đang trong xu thế phát triển đi lên. Sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu những bước đầu về tình hình tổ chức, bộ máy 1
cũng như CTVT mà rõ hơn là em được thực hành nhiều về công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. Vì những lý do nêu trên nên em chọn đề tài: “Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát” làm khóa luận tốt nghiệp để có cái nhìn khái quát hơn về CTVT tại một doanh nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề CTVT không phải là một vấn đề mới mà đang dành được sự quan tâm nghiên cứu nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản lý cũng như phát triển các nghiệp vụ của công tác này. Những công trình nghiên cứu ở quy mô khác nhau đã góp phần quan trọng cả về cơ sở lý luận và thực tiễn trong đó những công trình liên quan đến khóa luận của em gồm: -“ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS, Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Quốc gia Hà Nội, năm 2011; - Từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư” của PGS. TS Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011; -“Giáo trình văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do PGS. TS Triệu Văn Cường chủ biên, Nhà xuất bản Lao động, năm 2016; - “ Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường” của tác giả Nguyễn Thị Hồng, luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Quốc gia hà Nội, năm 2013; - “ Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bànThành phố Hà Nội” của tác giả Nguyễn Đăng Việt, luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2014. Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu khoa học và các sách chuyên khảo chỉ nghiên cứu về công tác QLVB, LHS dưới góc độ lý luận chung, áp dụng với các loại hình cơ quan, tổ chức còn việc nghiên cứu lý luận về công tác QLVB, LHS cho từng loại hình tổ chức riêng biệt còn rất ít. 2
Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác QLVB, LHS phải kể đến các công trình nghiên cứu của các chuyên gia về CTVT, các báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên như: - Tác giả Đỗ Thị Ngọc Anh với đề tài khóa luận “ Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ” (2019) ; - Tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh với đề tài khóa luận “ Công tác văn thư và lưu trữ tại Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam” (2019); - Tác giả Phạm Thị Kim Anh với đề tài khóa luận “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (2016)”. ... Có thể nhận thấy rằng, đề tài về CTVT rất đa dạng và phong phú, có nhiều giá trị để tham khảo thêm về công tác QLVB, LHS của một bộ phận trong cơ quan nói chung và của một văn phòng tổ chức nói riêng để thấy được sự khác nhau trong việc QLVB, LHS giữa Nhà nước và Doanh nghiệp. Cũng như việc đổi mới trong việc sửa đổi, bổ sung Nghị Định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì việc tìm hiểu về thực trạng công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín phát là điểm khác biệt của đề tài này. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục tiêu sau: - Khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế về QLVB và LHS. - Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác QLVB, LHS của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được mục tiêu nói trên, khóa luận này cần phải thực hiện được những nhiệm vụ sau: 3
Một là, nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về công tác QLVB, LHS; Hai là, tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển; cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát; Ba là, tìm hiểu, khảo sát tình trạng để đánh giá, đưa ra ưu điểm, hạn chế của công tác này; Bốn là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác QLVB, LHS. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. - Phạm vi nghiên cứu của khóa luận: Về thời gian: từ năm 2017 đến tháng 4 năm 2021. Về không gian: khảo sát tại Văn phòng của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, em đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp quan sát, khảo sát: qua quá trình thực tập tại Công ty em có cơ hội thực tập, thu thập, soạn thảo các văn bản, QLVB, LHS. Tại đây, em được tham khảo các loại văn bản, hướng dẫn, chỉ đạo của Công ty. Đồng thời tiếp cận các khâu nghiệp vụ văn thư để có sự đánh giá về tình trạng, tình hình công tác QLVB, LHS tại Công ty. - Phương pháp phân tích: từ quá trình khảo sát cùng với các loại tài liệu thu thập được em đã tiến hành nghiên cứu cụ thể các khâu nghiệp vụ CTVT dựa trên tình hình thực tế công tác QLVB, LHS của Công ty để hiểu được bản chất của đối tượng nghiên cứu, từ đó đưa ra kết luận. -Phương pháp tổng hợp: từ những kết quả phân tích từng vấn đề, em đã tổng hợp lại để có cái nhìn khách quan nhất về đối tượng nghiên cứu là 4
QLVB, LHS. Phân tích và tổng hợp là hai quá trình ngược nhau nhưng lại bổ sung cho nhau để đưa ra kết quả nghiên cứu tốt nhất. - Phương pháp so sánh: ngoài nguồn tài liệu đã thu thập tại Công ty em còn tham khảo thêm các nguồn tài liệu khác để có sự so sánh, đối chiếu. Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, em còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, phỏng vấn. 7. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung bao gồm ba chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ Trong chương này, em khái quát những vấn đề cơ bản về công tác QLVB, LHS như khái niệm, nội dung, ý nghĩa và nguyên tắc từ đó làm rõ được cơ sở khoa học và sự cần thiết của công tác này trong hoạt động của Công ty. Chƣơng 2: Thực trạng của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thƣơng mại Tín Phát. Chương 2, em khái quát về Công ty và tìm hiểu thực trạng công tác QLVB, LHS, công tác tổ chức bộ phận phụ trách công tác QLVB, LHS. Chƣơng 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thƣơng mại Tín Phát. Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và chương 2, em đưa ra những ưu điểm và hạn chế của Công ty và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát. 5
PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ 1.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức hiện nay, trên mọi lĩnh vực, các công việc từ chỉ đạo đến điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản. Văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc của doanh nghiệp nói riêng và của các cơ quan, tổ chức nói chung. Tìm hiểu về công tác QLVB, LHS để thấy rõ được ý nghĩa về mặt lý luận và mặt thực tiễn, em xin trình bày một số khái niệm cơ bản sau: Văn bản Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thƣ quy định: “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.[ 1;1] Quản lý văn bản - “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.[1;2] - “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.[1;2] Theo giáo trình văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải thích: “ Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng.” [10;3] Hồ sơ Theo khoản 14, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “Hồ sơ” là tập hợp 6
các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.[1;1] Lập hồ sơ Theo khoản 15, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ Công tác QLVB, LHS mang tính chất nghiệp vụ kỹ thuật khá phức tạp với nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau. Mỗi khâu nghiệp vụ đều mang những đặc trưng riêng với những quy trình, thủ tục nhất định. Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, nội dung QLVB, LHS gồm: Sơ đồ 1.1. Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ Nội dung công tác QLVB, LHS Quản lý văn bản Lập hồ sơ Quản lý văn bản đi Quản lý văn bản đến 7
 Nội dung quản lý văn bản: - Quản lý văn bản đi: + Trình tự quản lý văn bản đi: Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản. Bước 2: Đăng ký văn bản đi. Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử). Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Bước 5: Lưu văn bản đi. - Quản lý và giải quyết văn bản đến: +Trình tự quản lý văn bản đến: Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến. Bước 2: Đăng ký văn bản đến. Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến. Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.  Lập hồ sơ: Sơ đồ 1.2. Phƣơng pháp lập hồ sơ Mở hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu Kết thúc hồ sơ vào hồ sơ 1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ Quản lý văn bản và lập hồ sơ là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của Công ty TNHH Kỹ Thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát nói riêng. Và để làm tốt được công tác QLVB, LHS thì các văn bản này cần được quản lý, phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát, thiếu sót. Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành mà Công ty đang thực hiện và sản sinh khá nhiều văn bản, tài liệu, hồ sơ như: 8
 Tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động, sản xuất kinh doanh,...;  Tài liệu về kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý,...;  Giấy tờ về các hợp đồng: bảo lãnh, bảo hiểm, hợp đồng nhân công, hợp đồng thi công,….  Công văn tài liệu về việc nghiên cứu tình hình để đưa ra kế hoạch một cách đầy đủ, góp phần hoàn chỉnh các hoạt động xây dựng, tu bổ, sửa chữa các công trình...  Quản lý các hoạt động cụ thể như: Thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị, thanh quyết toán với chủ đầu tư …Các văn bản, hồ sơ tài liệu là căn cứ, cơ sở cho việc tiến hành các hoạt động của Công ty, đó là cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa cũng như chỉ đạo các công tác hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu mục tiêu đề ra.  Làm tốt công tác QLVB, LHS góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động…  Quản lý tốt văn bản, tài liệu, hồ sơ giúp đưa ra quyết định và xử lý công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn nếu văn bản tài liệu được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm. Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác QLVB, LHS Công ty đã áp dụng chung cho từng công tác về việc QLVB, LHS và giao nộp hồ sơ, tài liệu. Kết quả hoạt động quản lý đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác này; do vậy, lãnh đạo đã quan tâm nhiều đến công tác này từ việc ban hành quy định riêng về quản lý văn bản, lập danh mục hồ sơ...đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ cho bên Chủ đầu tư, các nhà thầu. Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác này tại Công ty được tăng cường nhiều hơn so với thời gian trước đây, các thiết bị phục vụ thường xuyên như: sổ theo dõi văn bản đi, đến, bìa hồ sơ, cặp ba dây, các văn phòng 9
phẩm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ: bút, thước, mực dấu, kẹp, ghim, viết, tẩy,... Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý. 1.1.4. Nguyên tắc quản lý văn bản và lập hồ sơ Để thực hiện tốt công tác QLVB, LHS thì ta cần đảm bảo những nguyên tắc sau: - Nhanh chóng: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. - Tập trung: Tất cả văn bản đi, văn bản đến văn phòng công ty phải được quản lý tập trung tại văn phòng để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký, tránh việc lộn xộn, thất lạc tài liệu. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. - Chính xác: số liệu trong mỗi văn bản, tài liệu, hồ sơ của Công ty đều rất quan trọng, nếu sai số, sai thứ tự, … sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm cũng như hoàn thành hồ sơ. - Bí mật: Ngày nay việc cạnh tranh sản phẩm, đơn giá thi công, vật tư hay hợp đồng trúng thầu ảnh hưởng lớn đến doanh thu và việc làm của các công nhân nên việc bảo vệ bí mật thông tin của Công ty là rất cần thiết. 1.1.5 Trách nhiệm thực hiện công tác QLVB, LHS của Công ty Để làm tốt công tác QLVB, LHS cần các bộ phận liên quan phối hợp với nhau để công tác này được hiệu quả, trách nhiệm của mỗi bộ phận đều quan trọng và được thể hiện như sau: 1.1.5.1 Trách nhiệm của Ban giám đốc Người đứng đầu Công ty trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm: 10
+ Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; + Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; + Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; + Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; + Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; + Tuyển dụng lao động; + Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; + Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý văn bản, hồ sơ đối với Công ty; giải quyết khiếu nại và xử lý vi phạm quy định của Công ty; + Là người đại diện Công ty ký các văn bản, ban hành các quy định, điều lệ của Công ty. 1.1.5.2. Trách nhiệm của nhân viên văn phòng Công ty chỉ có nhân viên văn phòng đảm nhiệm thay cán bộ văn thư, ngoài việc quản lý văn bản, tài liệu thì nhân viên văn phòng còn thực hiện các công việc mà lãnh đạo giao, nhằm giảm nhân lực và tạo hiệu quả trong công việc. Cán bộ kiêm nhiệm này thực hiện các công việc sau: + Soạn thảo văn bản theo nhiệm vụ được giao; + Quản lý văn bản đi, đến; + Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu; + Giúp lãnh đạo một số công việc khác: làm bảo hiểm lao động cho công nhân, làm chứng từ mẫu thí nghiệm vật tư, phụ trách cán bộ QS làm hồ sơ, chuyển giao hồ sơ cho Chủ đầu tư… 11
Tiểu kết chƣơng 1 Trong chương 1, em đã khái quát một số nội dung cơ bản về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ như khái niệm, nội dung, ý nghĩa, nguyên tắc để thấy được vai trò của công tác QLVB, LHS đối với hoạt động của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát . Bên cạnh đó em cũng đã hệ thống trách nhiệm của lãnh đạo cũng như cán bộ kiêm nhiệm để thấy được tầm quan trọng của công tác này không chỉ ở các cơ quan Nhà nước mà ở Doanh nghiệp cũng phải có. Những nội dung của chương 1 sẽ giúp em vận dụng lý luận vào thực tế để tìm hiểu thực trạng công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát trong chương 2. 12