Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Số hoá tài liệu lưu trữ tại cổng ty cổ phần Ecoit

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:82

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Số hoá tài liệu lưu trữ tại cổng ty cổ phần Ecoit" nhằm hệ thống hoá các vấn đề lý luận liên quan đến số hoá tài liệu lưu trữ: khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ, hệ thống văn bản quy định về số hoá tài liệu lưu trữ và vai trò của số hoá tài liệu lưu trữ đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Thứ hai, khát quát thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại CTCP EcoIT: tình hình, đặc điểm của tài liệu lưu trữ; khảo sát thực tiễn số hoá; đưa ra đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong quá trình số hoá tài liệu lưu trữ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Số hoá tài liệu lưu trữ tại cổng ty cổ phần Ecoit

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Họ tên : Trần Anh Đạo Diễn Mã sinh viên : 1805LTHB008 Lớp : 1805LTHB Giảng viên : Tạ Thị Liễu Hà Nội, 2022
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Họ tên : Trần Anh Đạo Diễn Mã sinh viên : 1805LTHB008 Lớp : 1805LTHB Giảng viên : Tạ Thị Liễu Hà Nội, 2022
LỜI CAM ĐOAN Đầu tiên tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tôi. Những nội dung, thông tin trong bài khóa luận này đều được xác minh rõ ràng, trung thực. Mọi tài liệu tham khảo trong bài khóa luận đều được trích dẫn tên tác giả, công trình nghiên cứu. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài khóa luận của mình. Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2022.
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện và cho tôi cơ hội được thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Đây là cơ hội để tôi được học hỏi và trải nghiệm trong thời gian này. Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tiếp theo đến giảng viên Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, người đã hướng dẫn tôi trong thời gian tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Trong khoảng thời gian này, giảng viên đã rất nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo chu đáo tận tình rất nhiều để tôi có được bài khóa luận hoàn chỉnh như ngày hôm nay. Xin được bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị, nhân viên tại Công ty cổ phần EcoIT đã tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu và khai thác các thông tin phù hợp giúp tôi hoàn thành được khóa luận về đề tài tại Công ty cổ phần EcoIT. Do hạn chế về thời gian, ảnh hưởng của dịch Covid và kiến thức chưa đủ rộng để hiểu hết về số hóa tài liệu lưu trữ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện đề tài khóa luận. Để khóa luận được hoàn thiện hơn, tôi rất mong nhận được ý kiến góp ý, đóng góp của các giảng viên và các bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2022 Sinh viên Diễn Trần Anh Đạo Diễn
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CTCP Công ty cổ phần TLLT Tài liệu lưu trữ
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần EcoIT ......................................... 23 Hình 2.1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ ............................................................ .32 Hình 2.2 Sơ đồ các bước scan tài liệu ................................................................. .33 Hình 23 Sơ đồ mục lưu trữ hồ sơ khách hàng chi nhánh ..................................... 37 Hình 2.4 Biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu .......................................................... .43 Hình 2.5 Sơ đồ các bước đánh số vào thùng hồ sơ đựng tài liệu ........................ .44 Hình 2.6 Mã Qrcode và thùng đựng hồ sơ, tài liệu ............................................ .45 Hình 2.7 Quy trình giao nhận thùng hố sơ sau khi chỉnh lý ............................... .46
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài .............................................................................. 2 3. Mục tiêu đề tài ............................................................................................... 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 5 6. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 5 7. Bố cục ............................................................................................................. 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ........... 7 1.1. Cơ sở lí luận ................................................................................................ 7 1.1.1. Một số khái niệm ................................................................................. 7 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa ............................................................................... 10 1.2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................ 14 1.3. Cơ sở thực tiễn .......................................................................................... 15 1.3.1. Khát quát chung về Công ty cổ phần EcoIT ....................................... 15 1.3.2. Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược và tiềm lực ............................... 16 1.3.3. Cơ cấu tổ chức .................................................................................... 21 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................ 22 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT............................................................................................... 23 2.1. Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT ................... 23 2.1.1. Đặc điểm tài liệu số hoá...................................................................... 23 2.1.2. Thành phần tài liệu số hoá ................................................................. 24 2.2. Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT .............. 25 2.2.1. Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ ......................................... 25 2.2.2. Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ ........................................ 26
2.2.3. Tạo siêu dữ liệu kết nối....................................................................... 42 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................. 43 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT .............................. 45 3.1. Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT ................... 45 3.1.1. Ưu điểm .............................................................................................. 45 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 46 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT ...................................................................................................... 47 3.2.1. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ .................................................................................................... 47 3.2.2. Xây dựng ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ .................................................................................................... 50 3.2.3. Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn ......... 51 3.2.4. Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị ............................................... 52 3.2.5. Nâng cao chất lượng văn hoá công sở ............................................... 53 3.2.6. Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc............................................... 54 Tiểu kết chương 3 ............................................................................................ 54 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 57 PHỤ LỤC............................................................................................................. 58
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu là vật chứa đựng thông tin của các lĩnh vực quan trọng trong xã hội, ghi chép lại sự hình thành và phát triển của các thời kì, phản ánh hoạt động, sự kiện, hiện tượng, biến cố xảy ra trong lịch sử. Việc lưu trữ tài liệu đó đóng góp một phần quan trọng, giúp chúng ta nghiên cứu chuyên sâu về lịch sử, văn hóa, xã hội, khoa học, chính trị, quốc phòng an ninh, …. Vì vậy, duy trì và bảo quản tài liệu lưu trữ là việc làm cần thiết, đóng góp vào sự phát triển của các lĩnh vực, nhằm xây dựng chương trình phát triển kinh tế – xã hội của một đất nước đi đúng hướng, tiếp nối truyền thống lịch sử của thế hệ cha anh và phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một trong những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia trên thế giới. Thông qua đó, việc chú trọng áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phổ biến trên nhiều nơi khắp thế giới. Có thể kể đến nhiều thư viện lớn như thư Thư viện Quốc hội Hoa Kì, Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kì, Thư viện Quốc gia Nga, … đã áp dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật vào tài liệu lưu trữ của mình. Ở Việt Nam, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng đã để ý đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ thông tin nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả, trong đó có số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc thực hiện chuyển đổi của tài liệu từ dạng tài liệu, vật mang tin khác nhau thành tài liệu điện tử, tài liệu số tồn tại trong phần mềm hệ thống máy tính. Với xu hướng hội nhập thị trường quốc tế, nhu cầu số hóa của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân được quan tâm nhiều hơn. Nắm được yếu tố cốt lõi, Công ty Cổ phần EcoIT đã được thành lập 1
và vươn mình trở thành một trong những doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong số hóa tài liệu. Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, CTCP EcoIT luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm với các đối tác trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty EcoIT luôn đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy được bước tiến hành thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng. Công tác số hoá không những giúp khoa học trong công tác quản lý tài liệu mà còn thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu. Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã mở ra nhiều cơ hội mới, tạo điều kiện cho số hóa tài liệu đóng góp vai trò lớn hơn trong nhiều lĩnh vực. Qua đó, giúp bảo quản tài liệu bản gốc, tăng cường tuổi thọ cho tài liệu, lưu trữ một cách nhanh gọn, giúp cho việc tiếp cận người đọc hiệu quả hơn so với phương pháp truyền thống. Vì vậy, với đề tài này có rất nhiều bài viết, bài nghiên cứu, buổi khoa học hội thảo chuyên đề về số hóa TLLT. Trong đó cụ thể như sau: Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: 1. Luận văn Thạc sĩ: “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng, Khảo sát, đánh giá và đề nghị” của tác giả Trịnh Quang Rung, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, 2014. 2. Luận văn Thạc sĩ: “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, 2016. 2
3. Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Hai Bà Trưng” của tác giả Nguyễn Thị Thảo, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2016. 4. Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ” của tác giả Tô Lan Hương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2018. Hội thảo khoa học: 1. Kỷ yếu hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” của NXB Lao động năm 2013. 2. Nghiên cứu khoa học: “Triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc” của Th.S Nguyễn Thị Hạnh chủ biên. 3. “Số hoá tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Hà Nội, 2011. Ngoài ra còn có một số bài viết, bài báo được đăng trên các tạp chí như: 1. “Quy trình công việc cho một dự án số hoá” của tác giả TomDe Mulder, Bản tin thư viện – công nghệ thông tin, 10/2007. 2. “Những vấn đề cơ bản trong số hoá tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Bá Phong, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, năm 2009. 3. “Số hoá tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, năm 2013. Ngoài ra, còn có một số công trình nghiên cứu ở nước ngoài như: 1. “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” của tác giả Electronic Resources, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2013. 3
2. “Số hoá và bảo quản trong thư viện, kho lưu trữ công cộng” của tác giả Peter J. Astle, Adrienne Muir, Tạp chí Thủ thư và Khoa học Thông tin, NXB Hiền Nhân, 2002. Đánh giá qua hội thảo, khoá luận, nghiên cứu khoa học trên thì các bài đều tập trung vào nghiên cứu số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thuộc Nhà nước chưa có đề tài nào đi sâu vào thực trạng của quy trình số hoá tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp. Nhận biết được sự thiếu sót này, tôi đã lựa chọn quy trình số hoá của Công ty cổ phần EcoIT làm đề tài khoá luận của mình. Qua khoá luận này, nghiên cứu khai thác thực trạng số hoá TLLT tại Công ty cổ phần EcoIT, đưa ra đánh giá nhận xét về ưu điểm, hạn chế và từ đó nêu ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số hoá tại Công ty. 3. Mục tiêu đề tài Thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật hiện đại vào quy trình nghiệp vụ số hoá TLLT. Nêu ra được những đặc điểm của TLLT dưới dạng số hoá tài liệu; làm rõ nguyên tắc, yêu cầu đối với số hoá tài liệu; hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về số hoá TLLT. Nâng cao chất lượng số hoá TLLT đối với các tổ chức, doanh nghiệp. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để hướng tới mục tiêu nghiên cứu và đưa ra giải pháp nâng cao số hoá TLLT tại CTCP EcoIT, tôi cần hướng tới các nhiệm vụ trọng tâm như sau: Thứ nhất, hệ thống hoá các vấn đề lý luận liên quan đến số hoá TLLT: khái niệm số hoá TLLT, hệ thống văn bản quy định về số hoá TLLT và vai trò của số hoá TLLT đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Thứ hai, khát quát thực trạng số hoá TLLT tại CTCP EcoIT: tình hình, đặc điểm của TLLT; khảo sát thực tiễn số hoá; đưa ra đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong quá trình số hoá TLLT. 4
Thứ ba, căn cứ vào thực trạng số hoá tài liệu tại đây đưa ra giải pháp, đề xuất nâng cao nhằm hoàn thiện số hoá TLLT tại Công ty. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: CTCP EcoIT. Phạm vi nghiên cứu: Tài liệu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân Đội (MB) từ năm 2005 đến năm 2020. 6. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thiện đề tài khoá luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp khảo sát thực tế: Tôi đã tiến hành đi khảo sát thực tế quy trình số hoá TLLT tại Công ty EcoIT để có cách nhìn tổng quan và chính xác nhất về số hoá TLLT tại đây. Phương pháp phân tích và tổng hợp: Căn cứ vào các nguồn thông tin thu thập, tôi tiến hành phân tích và tổng hợp lại, lựa chọn các thông tin có giá trị để làm rõ quy trình số hoá TLLT tại CTCP EcoIT được thực hiện qua các bước. Phương pháp hệ thống, thống kê: Dựa trên những thông tin có được, trình bày theo hệ thống, sắp xếp các thông tin theo trình tự logic phù hợp với quy trình số hoá TLLT tại đây. 7. Bố cục Ngoài phần mở đầu, phần kết luận. mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục tham khảo, bố cục của đề tài được chia làm 3 chương: Chương 1. Cơ sở khoa học về số hoá tài liệu lưu trữ. Trong chương này, tôi chủ yếu tập trung làm rõ các khái niệm liên quan đến số hoá TLLT: tài liệu, TLLT, số hoá TLLT. Cùng với đó là các cơ sở pháp lý thông qua các văn bản quy định về việc số hoá TLLT, nhiệm vụ và nguyên tắc, yêu cầu và ý nghĩa của số hoá TLLT. Ngoài ra, tôi giới thiệu khát quát một số nét về CTCP EcoIT. Chương 2. Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT. 5
Khảo sát tình hình số hoá TLLT tại Công ty. Trình bày các bước có trong quy trình số hoá TLLT và kết quả đạt được. Chương 3. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả số hoá tài liệu lưu trữ của Công ty cổ phần EcoIT. Trong chương này, tôi dựa trên thực trạng để đưa ra một số nhận xét, đánh giá chung về số hoá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của số hoá TLLT tại Công ty. Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình đến từ các giảng viên Khoa Văn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như các bài giảng kiến thức các giảng viên đã truyền đạt cho tôi. Cùng với đó là sự hướng dẫn tận tình của các anh chị, nhân viên trong CTCP EcoIT đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu, tiếp cận, khảo sát tại Công ty. Đặc biệt là tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, giảng viên trực tiếp hướng dẫn tôi để tôi hoàn thiện đề tài khoá luận này. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các sự giúp đỡ trên. Do hạn chế về thời gian khảo sát và trình độ kiến thức còn hạn chế trong số hoá TLLT nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định qua quá trình thực hiện đề tài khoá luận. Để khoá luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn, tôi rất mong nhận được ý kiến, đánh giá và đóng góp của Quý thầy, cô và các bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2022 Sinh viên Diễn Trần Anh Đạo Diễn 6
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lí luận 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Tài liệu, tài liệu lưu trữ Tài liệu và TLLT đóng góp vai trò cực kì quan trọng đối với các lĩnh vực của xã hội. Từ thuở xa xưa, con người đã biết truyền đạt, lưu trữ thông tin thông qua các vật dụng, vật truyền tin, phương tiện ghi tin thô sơ, đơn giản nhưng có hiệu quả lưu thông tin đó trong một thời gian dài. Theo dòng thời gian, với các kĩ thuật tiên tiến của thời đại công nghệ số thì ý nghĩa, vai trò của tài liệu, TLLT càng được nhìn nhận dưới nhiều góc nhìn khác nhau giúp chúng ta có cách hiểu rõ hơn về tài liệu, TLLT. “Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. [10] Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không cỏ sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”. 7
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. [10] Ngoài ra, tài liệu còn được nhận định với hai đặc điểm khác biệt. Đặc điểm thứ nhất, tài liệu có chức năng ghi chép lại các thông tin, diễn biến lịch sử, sự kiện, quá trình hình thành và phát triển của một cá nhân, cơ quan, tổ chức. Đặc điểm thứ hai, một số thành phần của tài liệu mang tính chất pháp lí khả năng dùng để làm bằng chứng nên cũng đóng góp vai trò quan trọng. Vì vậy theo tiêu chuẩn ISO 15489, tài liệu còn là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lí hay hoạt động quản lý. 1.1.1.2. Tài liệu điện tử Với nhiều nguồn nghiên cứu khác nhau thì khái niệm về tài liệu điện tử cũng xuất hiện nhiều định nghĩa khác nhau. Tài liệu điện tử được quy định trong Luật liên bang (Luật pháp Nga) thì định nghĩa về tài liệu điện tử như sau: “Tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”. Với Lưu trữ Quốc gia Mỹ thì nêu ra khái niệm về tài liệu điện tử như sau: “Tài liệu điện tử là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể ghi trên bất cứ vật mang tin máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lí chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính) và nó tương thích với định nghĩa “tài liệu””. “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”. [3] “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng 8
theo quy định”. [5] 1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử TLLT nói chung và TLLT điện tử nói riêng có vai trò quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, an ninh quốc phòng và là một phần trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Nắm bắt được tầm quan trọng đó nên việc quản lý thống nhất, bảo quản, lưu trữ, khai thác một cách hợp lí để phục vụ nhu cầu hoạt động của Đảng, Nhà nước và các tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật. “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau”. [11] 1.1.1.4. Số hoá tài liệu lưu trữ Khái niệm về số hoá tài liệu lưu trữ được hiểu theo trong Cuốn số hoá tài liệu lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002: “Số hoá là việc chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống (từ bất cứ hình dạng nào và bất cứ mục đích nào) sang định dạng số”. PGS.TS Dương Văn Khảm có giải thích về khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ trong cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ Việt Nam: “Số hoá tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết”. “Số hoá là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số. [10] Qua những khái niệm trên, ta có thể hiểu được số hoá là việc chuyển đổi thông tin từ dạng dữ liệu truyền thống sang dạng dữ liệu số tồn tại trên môi trường mạng. Nói cách khác, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi thông tin có trên các vật mang tin bên ngoài thành dạng tài liệu số - dự liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh, …. mà máy tính nhận biết và định dạng đúng để tồn tại và sử dụng trong 9
môi trường mạng. Tóm lại, khái niệm số hoá và số hoá TLLT được hiểu như sau: Số hoá (Digitising) là hình thức chuyển đổi dữ liệu truyền thống bên ngoài (Analog) thành dạng dữ liệu (Digital) mà máy tính có thể hiểu được. Số hoá TLLT là hình thức chuyển đổi thông tin TLLT ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (Máy quét/chụp hình) mà máy tính có thể nhận biết được. Số hoá TLLT nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc và giúp việc khai thác, sử dụng TLLT một cách thuận tiện, nhanh chóng tiếp cận các nhóm đối tượng độc giả. Vì vậy, số hoá TLLT là phương án hiệu quả, đạt kết quả cao trong việc lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi. Số hoá còn tiết kiệm diện tích cho kho lưu trữ, tránh các trường hợp gây hư hại cho tình trạng vật lý của tài liệu. Ngoài ra, số hoá TLLT còn giúp chúng ta có thể chỉnh sửa tài liệu nhằm các mục đích phù hợp với yêu cầu, đáp ứng với các dạng tài liệu số khác nhau. 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa a, Kéo dài tuổi thọ của tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu gốc Công tác số hoá tài liệu tạo ra bản sao thông qua kỹ thuật số hay còn gọi là tài liệu điện tử, cung cấp tài liệu đầy đủ thông tin của bản gốc. Trong việc tra cứu, khai thác và sử dụng TLLT, độc giả sẽ được tiếp cận tài liệu điện tử, không phải tra cứu với bản tài liệu gốc. Thông qua đó, việc tần suất tiếp xúc tài liệu gốc sẽ được giảm xuống mức đáng kể, việc cung cấp, khai thác tài liệu sẽ không tác động đến tình trạng vật lý của tài liệu nhằm giúp tuổi thọ của tài liệu được kéo dài hơn. Đa phần trong thực tế, tài liệu đang được lưu trữ trong các kho truyền thống 10
mà trong đó nước ta chịu ảnh hưởng của thời tiết, các yếu tố như độ ẩm, mưa, gió, bão, lũ, các côn trùng gây hại, nấm mốc nên sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tình trạng tài liệu và nguy cơ không thể phục hồi được. Vậy nên, công tác số hoá TLLT là phương án tối ưu nhất nhằm bảo quản tài liệu gốc, duy trì và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. b, Đồng nhất hình thức bảo quản Khi vật mang tin chứa TLLT dưới các hình thức, trạng thái khác nhau thì công tác bảo quản các tài liệu này cũng khác nhau từ đó mỗi loại hình tài liệu có cách tổ chức quản lý, bảo quản, sử dụng, khai thác riêng. Khi muốn sử dụng các tài liệu sẽ gặp khó khăn trong khâu tìm kiếm, tra cứu cũng như thời gian để có được tài liệu đáp ứng nhu cầu của độc giả. Việc số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp chuyển đổi sang tài liệu số, được thống kê và quản lý dưới một phần mềm hệ thống. Từ đó, giúp các độc giả thuận tiện trong việc tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin cho mục đích của bản thân. Ngoài ra cũng tạo ưu điểm trong việc quản lý tài liệu, thống kê người dùng của các cán bộ, nhân viên lưu trữ. c, Thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng, tiếp cận nhiều đối tượng khác nhau Khi tài liệu được chuyển sang một dạng đồng nhất: tài liệu số thì độc giả không chỉ được tiếp cận với phạm vi tài liệu mình đang cần tìm kiếm mà có thể tiếp cận với các tài liệu có liên quan, tài liệu khác nằm trong mạng nội bộ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Cho nên, độc giả sẽ thuận lợi để tìm kiếm nhu cầu của mình về tài liệu. Tiếp theo, việc số hoá tài liệu chuyển tài liệu truyền thống sang tài liệu số giúp số lượng độc giả tiếp cận tài liệu ngày càng nhiều hơn. Bởi vì, nhiều độc giả muốn tiếp cận thông tin của tài liệu tại các cơ quan bất kỳ như Trung tâm lưu trữ, Thư viện, … nhưng không thuận lợi trong vị trí địa lý, khoảng cách đi lại, thời gian, công việc nên không thể tiếp cận được tài liệu. Nhưng sau khi số hoá, tài liệu sẽ được truyền tải lên hệ thống của cơ quan, tổ chức thì độc giả có thể khai thác 11
thông qua đó. Độc giả có thể tiếp cận tài liệu trên bất kỳ thiết bị di dộng, máy tính ở bất cứ địa điểm nào và có thể vào các thời điểm khác nhau miễn là thiết bị đó được kết nối với dữ liệu mạng Internet. Đây là điểm ưu việt so với tài liệu truyền thống, từ đó phạm vi người sử dụng tài liệu sẽ được mở rộng và số lượng người dùng sẽ được tăng lên. d,Tiết kiệm không gian lưu trữ, mở rộng phạm vi lưu trữ Việc tiến hành công tác số hoá tài liệu chuyển đổi trạng thái tài liệu giấy sang tài liệu điện tử trên hệ thống máy tính, tồn tại trong phần mềm lưu trữ ảo sẽ giúp cơ quan, tổ chức giải phóng phần lớn diện tích kho lưu trữ, tiết kiệm được phần lớn không gian lưu trữ so với việc bảo quản tài liệu giấy trên các giá, tủ truyền thống như trước. Việc bảo quản TLLT giấy truyến thống cần có diện tích kho tàng, diện tích luôn phải đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu ngày càng nhiều thì kho lưu trữ số hoá trên hệ thống điện tử sẽ lưu trữ được dữ liệu khổng lồ và có thể tăng dung lượng lên khi cần thiết. e, Đảm bảo thông tin Thông tin chứa đựng trong tài liệu có tính xác thực cao, đáng tin cậy và có giá trị thực tiễn với các lĩnh vực của xã hội cũng như công tác nghiên cứu khoa học. Cho nên, trong các trường hợp do chủ quan hay khách quan mà tài liệu xảy ra trường hợp mất mát hay hư hỏng không thể phục hồi thì sẽ không có nguồn tài liệu khác thay thể. Vì vậy, việc số hoá tài liệu sẽ tạo ra bảo sao dưới dạng tài liệu số, dự phòng cho tài liệu bản gốc và được bảo quản ở môi trường điện tử, tách rời với môi trường bảo quản tài liệu gốc. Khi có sự việc đáng tiếc xảy ra, có thể sử dụng tài liệu số hoá thay thế cho bản gốc và nó có giá trị pháp lý như bản gốc. g, Phát triển cơ sở hạ tầng Trong việc phát triển không ngừng của công nghệ thông thì trang thiết bị hiện đại đóng vai trò quan trọng, đóng góp vào phát triển của các hoạt động cơ 12