Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:67

Thêm vào BST

Báo xấu

30
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế" nhằm làm rõ thực trạng phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế; đề xuất các giải pháp nâng cao công tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ- LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Khóa luận tốt nghiệp ngành : Lưu trữ học Giảng viên hướng dẫn : Ths. Trần Thị Mai Họ và tên : Cao Ngọc Hương Giang Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHB Mã sinh viên : 1805LTHB014 Hà Nội, 2022
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân, dưới sự hướng dẫn của Ths. Trần Thị Mai. Các số liệu và thông tin sử dụng để phân tích trong bài có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả được sử dụng trong đề tài khóa luận này đạt được do quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế. Các nội dung được nghiên cứu và kết quả đạt được trong đề tài khóa luận này là trung thực, chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác ở dưới bất kì hình thức nào trước đây. Ngoài ra trong đề tài Khóa luận này có sử dụng một số khái niệm của các tác giả đều đã được trích dẫn và chú thích rõ ràng.
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ths. Trần Thị Mai đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng và thầy, cô trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung đã truyền đạt cho em kiến thức về học tập và thực tế. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các công chức, viên chức và người lao động tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạo điều kiện và giúp đỡ em để hoàn thành được khóa luận này. Trong quá trình nghiên cứu còn gặp nhiều khó khăn, bên cạnh đó do trình độ chuyên môn còn hạn chế nên dù đã rất cố gắng nhưng khóa luận này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được đóng góp của quý thầy cô để có thể hoàn thành đề tài khóa luận này được tốt hơn. Cuối cùng em xin chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khoẻ và gặt hái được nhiều thành công trên con đường sự nghiệp trồng người của mình. Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Từ đẩy đủ 01 LTCQ Lưu trữ cơ quan 02 LTLS Lưu trữ lịch sử 03 HĐND Hội đồng nhân dân 04 TLLT Tài liệu lưu trữ 05 UBND Ủy ban nhân dân 06 VTLT Văn thư- Lưu trữ
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1 1.Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1 2.Lịch sử nghiên cứu ......................................................................................... 2 3. Mục tiêu,nhiệm vụ nghiên cứu...................................................................... 3 3.1 Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 3 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: ................................................................................. 3 4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................. 4 4.1 Đối tượng nghiên cứu.................................................................................. 4 4.2 Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu:.............................................................................. 4 6. Đóng góp của đề tài....................................................................................... 5 7. Cấu trúc khóa luận ........................................................................................ 5 PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 7 CHƯƠNG 01: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ ......................... 7 TÀI LIỆU LƯU TRỮ ........................................................................................... 7 1.1. Cơ sở lý luận .............................................................................................. 7 1.1.1 Một số khái niệm:..................................................................................... 7 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ: ................................................ 7 1.1.1.2 Khái niệm Giá trị tài liệu lưu trữ: ................................................. 8 1.1.1.3. Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ................................... 9 1.1.2.1 Mục đích: .................................................................................... 10 1.1.2.2 Ý nghĩa: ....................................................................................... 10
1.1.2.3 Các hình thức phát huy giá trị tài liệu:........................................ 11 1.1.2.4 Các nguyên tắc phát huy giá trị tài liệu: ..................................... 12 1.2 Cơ sở pháp lý về công tác phát huy giá trị tài liệu:................................... 14 1.2.1 Quy định của Nhà nước: ........................................................................ 14 1.2.2 Quy định của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế .......... 15 Tiểu kết chương 1............................................................................................ 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ ............................................................................................................................. 18 2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế ............... 18 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển ......................................................... 18 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế: ................................................................ 19 2.1.2.1 Vị trí, chức năng: ........................................................................ 19 2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: .................................................................. 20 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức ............................................................................ 21 2.2 Thành phần, nội dung, khối lượng Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế ............................................................................. 23 2.2.1 Khối lượng Tài liệu lưu trữ .................................................................... 23 2.2.2. Thành phần và nội dung tài liệu ............................................................ 23 2.2.2.1 Thành phần tài liệu...................................................................... 23 2.2.2.2 Nội dung tài liệu.......................................................................... 24 2.2.3 Giá trị tài liệu ......................................................................................... 27 2.3 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ phục vụ công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế ............................... 29 2.3.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:.............................................................. 29
2.3.2 Phân loại, Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: ........................................................ 30 2.3.3 Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê ...................................................... 30 2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế ...................................................................................................................... 31 2.5 Các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế................................................................................................... 32 2.5.1 Phòng đọc: .............................................................................................. 32 2.5.2 Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ. ............................................... 36 2.5.3 Xuất bản ấn phẩm: ................................................................................. 38 2.5.4 Triển lãm ................................................................................................ 40 Tiểu kết chương 2: .......................................................................................... 43 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ ........................................................................................... 44 3.1 Nhận xét: ................................................................................................... 44 3.1.1 Ưu điểm:................................................................................................. 44 3.1.2 Hạn chế:.................................................................................................. 45 3.1.3 Nguyên nhân: ......................................................................................... 46 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.................................................................... 47 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về phát huy giá trị TLLT. ........ 47 3.2.2 Tăng cường kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác phát huy giá trị tài liệu. ...................................................................................................................... 47 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ .................................. 48 3.2.4 Đầu tư trang thiết bị, vật chất. ................................................................ 49 3.2.5 Đa dạng hóa các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ................... 49
Tiểu kết chương 3: .......................................................................................... 52 KẾT LUẬN ......................................................................................................... 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 55 PHỤ LỤC ............................................................................................................ 58
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ (TLLT) được xem là một nguồn di sản về văn hóa và là nguồn sử liệu quý giá không chỉ đối với đất nước và cơ quan, tổ chức nói chung mà nó còn có giá trị đặc biệt quan trọng đối với mỗi cá nhân, gia đình và dòng họ nói riêng là cơ sở cho thế hệ mai sau gìn giữ, kế thừa và phát huy những truyền thống cao quý của cha ông ta và của dân tộc. Nguồn tài liệu đang được lưu trữ rất đa dạng và phong phú, bao gồm nhiều lĩnh vực như: tài liệu chính trị, tài liệu văn hóa, tài liệu văn học- nghệ thuật, tài liệu khoa học- công nghệ,...TLLT giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong việc phát triển kinh tế xã hội, bảo vệ chủ quyền và xây dựng luật pháp. Nhiệm vụ của ngành lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc bảo quản tài liệu an toàn mà còn phải phát huy những giá trị của TLLT đó phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức cũng như các độc giả. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa thiên Huế là cơ quan có chức năng quản lý và thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu thuộc phạm vi quản lý của trung tâm. TLLT đang được lưu giữ tại các Trung tâm LTLS là những bằng chứng quý giá chứa đựng các nguồn thông tin quan trọng trong quá khứ, phản ánh hiện thực đời sống, các thành tựu sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử, từ đó góp phần xác lập, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ đất nước. Ngày nay, Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang được các Trung tâm Lưu trữ đặc biệt quan tâm và đẩy mạnh phát triển thông qua nhiều hình thức khác nhau bao gồm cả hình thức truyền thống và hiện đại, các hình thức này sẽ giúp Trung tâm lưu trữ lịch sử giới thiệu, quảng bá rộng rãi TLLT đến công chúng đặc biệt là những nhà nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử, học sinh, sinh viên,…Từ đó công chúng sẽ nhận thức được tầm quan trọng của TLLT trên mọi mặt của xã hội. Tuy nhiên, tại Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn, không chỉ ảnh hưởng tới hoạt động của
2 tổ chức mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu của độc giả. Trước thực trạng trên đòi hỏi phải có các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng và tại các Trung tâm LTLS trên cả nước nói chung. Xuất phát từ những lí do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài khoá luận tốt nghiệp: :“Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế” nhằm nghiên cứu về các thực trạng của công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế và đề xuất những giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả của công tác này. 2. Lịch sử nghiên cứu Đề tài “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế” không phải là một vấn đề hoàn toàn mới lần đầu tiên được đề cập tới, trong những năm qua nhận thấy được ý nghĩa của công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.Vì vậy qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, đã có khá nhiều công trình nghiên cứu liên quan tới vấn đề này cụ thể là: Về công tác tổ chức khoa học tài liệu, Bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu được trình bày và đánh giá một cách khái quát trong các giáo trình và xuất bản phẩm như: “Bảo tồn và phát huy giá trị di sản Hán nôm Huế” của Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đô Huế xuất bản năm 2003; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản”, Nhà xuất bản Hà Nội. Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp như: Luận văn Thạc sỹ (2019) của tác giả Nguyễn Thị Diệu Loan: “Giải pháp phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội”; Phạm Thị Nhi (2017), Khóa luận tốt nghiệp “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh”. Đề tài làm rõ các vấn đề lý luận và thực tiễn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh.
3 Các bài viết trên tạp chí Văn thư- Lưu trữ: Nguyễn Thị Thúy Bình (2011), “Kinh nghiệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ từ một số Quốc gia và ý kiến đề xuất đối với Lưu trữ Việt Nam” (số 3); Vũ Thị Phụng (2011), “Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong các công trình nghiên cứu lịch sử ở Việt Nam - Khảo sát bước đầu và khuyến nghị” (số 5); Vũ Hải Thanh (2016), “Công bố - giới thiệu tài liệu lưu trữ” đối với việc “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” (số 7); Trần Hoàng - Trần Việt Hà (2020), “Bàn về chủ trương phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Việt Nam” (số 6). Hầu hết các bài viết trên đã tập trung nghiên cứu sâu về mặt lý luận của công tác tổ chức khai thác và sử dụng TLLT. Tuy nhiên, do các bài viết được trình bày ở dạng bài viết đăng báo, tạp chí nên nội dung còn khá đơn giản. Kết quả nghiên cứu của các công trình là một nền tảng các kiến thức, là nguồn tài liệu cung cấp cái nhìn tổng quan về lý luận, thực tiễn về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở khoa học về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Thứ hai, làm rõ thực trạng phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế. Thứ ba, đề xuất các giải pháp nâng cao công tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế. 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Em đã tiến hành thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu để đạt được những mục tiêu đề ra như sau: - Khái quát lịch sử nghiên cứu vấn đề nghiên cứu từ đó kế thừa, phát triển các đề tài nghiên cứu về phát huy giá trị TLLT; - Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế và thành phần, nội dung tài liệu đang bảo quản
4 tại đây; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác phát huy giá trị tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế; - Tìm ra những ưu điểm, hạn chế trong công tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế và nguyên nhân; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế 4.2 Phạm vi nghiên cứu Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế, số 16 Lê Lợi, phường Vĩnh Ninh, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên – Huế 5. Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế, em sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Tiến hành điều tra, khảo sát kết hợp với phỏng vấn các các bộ, viên chức để có những số liệu phản ánh thực trạng tình hình phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế Phương pháp thống kê: Được sử dụng để thống kê nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả phục vụ nghiên cứu,thông qua các hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được áp dụng để phân tích và xử lý các số liệu đã tìm và chọn lọc trong quá trình khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.
5 6. Đóng góp của đề tài Thông qua đề tài khóa luận góp phần giúp độc giả hiểu được rõ về tài liệu lưu trữ, công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và vai trò, sự cần thiết của chúng trong đời sống xã hội. Mặt khác, giúp cơ quan tổ chức hiểu rõ hơn về thực trạng phát huy giá trị tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế. Đề tài này hy vọng góp phần không chỉ là tài liệu tham khảo về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế mà còn là tài liệu tham khảo cho các sinh viên nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực này. 7. Cấu trúc khóa luận Khóa luận được kết cấu gồm 3 phần: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục hình ảnh, mục và và tài liệu tham khảo, nội dung chính của khoa luận được chia làm 3 chương như sau: Chương 01: Cơ sở khoa học về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chương này tập trung nghiên cứu về cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế Đề cập đến khối lượng, thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ và công tác phát huy giá trị tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế Trên cơ sở thực trạng của công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Phân
6 tích, làm rõ nguyên nhân. Từ đó, đề xuất một số các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế.
7 PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 01: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm: 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ: Tài liệu và tài liệu lưu trữ không phải là một khái niệm mới, nó giữ một vai trò rất quan trọng đối với đời sống xã hội. Sự phát triển của thế giới cùng với sự bùng nổ của thời đại công nghệ thông tin thì ý nghĩa, vai trò của tài liệu, tài liệu lưu trữ ngày càng cần thiết hơn. Dưới nhiều góc nhìn đa dạng, tài liệu và tài liệu lưu trữ được hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau. Theo Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành cụ thể như sau: “Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.” “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng.” Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004 định nghĩa như sau:
8 “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước”. Khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011, định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.Định nghĩa này cho thấy TLLT phải thể hiện được ba thuộc tính cơ bản gồm: chứa đựng các thông tin quá khứ có giá trị phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội, không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử vật mang tin và phương pháp ghi tin phải đảm bảo giá trị pháp lý. Tóm lại, Từ những khái niệm trên, tài liệu lưu trữ có thể được hiểu là: bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của toàn xã hội. 1.1.1.2 Khái niệm Giá trị tài liệu lưu trữ: Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam, năm 1992 “Giá trị TLLT là giá trị của những thông tin chứa trong TLLT có thể phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác. Giá trị của TLLT được phân thành hai loại: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử” Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, năm 2011, giá trị của TLLT được giải nghĩa là: “Giá trị thông tin chứa trong TLLT phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu”. Theo tính chất sử dụng của tài liệu, giá trị của tài liệu được chia ra giá trị hiện hành và giá trị lịch sử. Tài liệu có giá trị hiện hành phục vụ nghiên cứu các lĩnh vực hoạt động hiện hành của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu. Tài liệu có giá trị lịch sử phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử. Như vậy, các khái niệm trên dù có khác nhau về diễn đạt, nhưng theo chúng tôi có điểm
9 chung là đều xuất phát từ góc độ tiếp cận của thông tin học để định nghĩa về thuật ngữ “giá trị của TLLT” 1.1.1.3. Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong Đại từ điển Tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý, “phát huy” là: “Làm cho cái hay, cái tốt nhân thêm tác dụng, thúc đẩy tiếp tục nảy nở nhiều hơn” [28,1321]. Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ do Nhà xuất bản Hồng Đức, Hà Nội năm 2013 giải thích “Giá trị” là: “cái làm cho một vật nào đó trở nên có ích lợi, có ý nghĩa là đáng quý.” [28,375]. “Phát huy giá trị TLLT” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có giá trị từ TLLT nhằm phục vụ các lợi ích khác nhau của xã hội. Theo tác giả Trần Hoàng, “Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là làm cho nhiều người biết đến hơn và biết rõ hơn về ý nghĩa, lợi ích và sự quý giá của tài liệu lưu trữ” [12,21]. Theo Trịnh Thị Hà (2016) “Phát huy giá trị TLLT là làm cho giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của TLLT ngày càng được quảng bá, lan tỏa, phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác của xã hội” Theo Viện ngôn ngữ - Từ điển Tiếng Việt - Trung tâm từ điển ngôn ngữ. H.1992, khái niệm phát huy được giải nghĩa là “làm cho cái hay, cái tốt tỏa tác dụng và tiếp tục nảy nở thêm”. Theo Nguyễn Thị Diệu Loan (2019) “phát huy giá trị TLLT là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nhằm đưa các giá trị thông tin từ TLLT vào thực tiễn cuộc sống, coi đó là nguồn lực gián tiếp mang lại lợi ích vật chất và tinh thần, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội, xây dựng và bảo vệ đất nước”
10 Từ việc phân tích các khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là hoạt động sử dụng đa dạng các hình thức tổ chức khai thác và các hình thức tuyên truyền nhằm giới thiệu đến đông đảo đối tượng độc giả giá trị của TLLT và đáp ứng nhu cầu của xã hội về TLLT. 1.1.2 Nội dung công tác phát huy giá trị tài liệu: 1.1.2.1 Mục đích: Tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị TLLT là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, nhằm đưa TLLT ra phục vụ nhu cầu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhà nghiên cứu và phục vụ nhu cầu chính đáng của cá nhân. Phát huy giá trị tài liệu nhằm biến những thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu thành thông tin tư liệu bổ ích phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội. 1.1.2.2 Ý nghĩa: Nếu thực hiện tốt công tác phát huy giá trị TLLT thì đây sẽ là cầu nối giữa trung tâm lưu trữ với xã hội; góp phần nâng cao vai trò của các trung tâm lưu trữ lịch sử với xã hội; mang lại lợi ích thiết thực và biến những thông tin quá khứ thành những tài liệu có giá trị, phục vụ nhu cầu của xã hội về các mặt: chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Phát huy giá trị TLLT sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức và công dân nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của TLLT và công tác lưu trữ, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn TLLT. Phát huy giá trị TLLT chính là động lực thúc đẩy sự phát triển của các nghiệp vụ lưu trữ khác. Nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả ngày càng gia tăng, phong phú, đa dạng hơn vì vậy đòi hỏi hiệu quả của các công tác lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, thống kê … phải càng hoàn thiện và tốt hơn mới có thể đáp ứng nhu cầu của độc giả.
11 Phát huy giá trị TLLT giúp tiết kiệm được thời gian, công sức và kinh phí cho Nhà nước và nhân dân, biến những giá trị chứa đựng trong TLLT thành của cải vật chất trong xã hội, nâng cao mức sống về vật chất cũng như tinh thần cho nhân dân. Chính vì thế, công tác phát huy giá trị TLLT là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, mang tính chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ; là mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. TLLT có thể khai thác phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, một TLLT có thể khai thác phục vụ cho một mục đích hay nhiều mục đích khác nhau. TLLT chỉ thật sự được phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. 1.1.2.3 Các hình thức phát huy giá trị tài liệu: Tại Điều 32 của Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định rõ các hình thức sử dụng TLLT, cụ thể như sau: “Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Xuất bản ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày TLLT; Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ.” Có thể thấy rằng 6 hình thức sử dụng TLLT trên chủ yếu là các hình thức phát huy giá trị tài liệu ở dạng truyền thống (sử dụng tài liệu tại Phòng đọc; cấp bản sao, chứng thực lưu trữ; triển lãm, trưng bày tài liệu cố định) mà chưa đề cập đến hình thức ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các hình thức hiện đại (Phòng đọc trực tuyến; triển lãm trực tuyến; Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu từ xa; cung cấp tài liệu và thông tin tài liệu theo hợp đồng; xây dựng phim tư liệu;
12 sử dụng phương tiện xã hội trên mạng Internet…) để quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về TLLT đang bảo quản tại Trung tâm. 1.1.2.4 Các nguyên tắc phát huy giá trị tài liệu: Nguyên tắc chính trị: Trong xã hội, mọi giai cấp đều sử dụng TLLT để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, chống lại các giai cấp thù địch. Bản chất của nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ việc tổ chức, lựa chọn, bảo quản và phát huy giá trị TLLT trước hết phải xuất phát từ lợi ích của giai cấp và giá trị của tài liệu là giá trị phục vụ cho giai cấp lãnh đạo (cầm quyền), song không nên nhìn nhận giá trị tài liệu một cách cứng nhắc và máy móc, ta không nên áp đặt giá trị cho tài liệu một cách chủ quan, tuỳ tiện. Vì vậy, nguyên tắc chính trị là để phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước và nhu cầu chính đáng của công dân. Đây là nguyên tắc cơ bản có tính quyết định đối với việc phát huy giá trị của TLLT. Khi thực hiện việc phát huy giá trị tài liệu phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, chúng ta phải đứng trên quan điểm của Đảng, của giai cấp vô sản, phục vụ cho sự nghiệp cách mạng của Đảng và dân tộc; còn nếu đưa tài liệu ra phát huy giá trị mà điều đó làm tổn hại lợi ích của Đảng, trước hết là tổn hại và đi ngược, chống đối lại sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước thì không thể đưa TLLT ra phục vụ khai thác sử dụng được. Nguyên tắc chính trị giúp cho người làm công tác lưu trữ nhìn nhận các sự kiện được nêu ra, ghi nhận trong tài liệu được khách quan công bằng, những tài liệu này cung cấp được những thông tin quý giá phục vụ cho lợi ích trước mắt cũng như lâu dài. Nguyên tắc lịch sử: Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi khi xem xét bất kỳ hiện tượng, quá trình nào trong đời sống xã hội thì ta phải đặt nó trong mối quan hệ lịch sử mà những tài liệu đó đã xuất hiện. TLLT là sản phẩm của lịch sử, nó được sản sinh ra trong thời điểm lịch sử nhất định nó gắn bó với thời điểm lịch sử đó. Đứng về mặt nội dung của các tài liệu thì nội dung đó đều phản ánh các sự kiện, hiện tượng, nhân vật lịch sử khác nhau ở thời điểm lịch sử đó. Về mặt hình thức thể hiện của tài liệu thì tài liệu ở mỗi thời kỳ lịch sử khác nhau không giống nhau