Tóm tắt Luận án Tiến sĩ Chính sách công: Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:27

Thêm vào BST

Báo xấu

6
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận án "Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay" nhằm đánh giá thực trạng chính sách lưu trữ, chỉ ra những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế của chính sách lưu trữ; đề xuất quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận án Tiến sĩ Chính sách công: Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI _____________ HOÀNG VĂN THANH CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY Ngành: Chính sách công Mã số: 9 34 04 02 TÓM TẮT LUẬN ÁN TIẾN SĨ CHÍNH SÁCH CÔNG HÀ NỘI-2024
Công trình được hoàn thành tại Học viện Khoa học xã hội Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương Phản biện 1: PGS.TS. Ngô Phúc Hạnh Phản biện 2: PGS.TS. Trịnh Thị Xuyến Phản biện 3: PGS.TS. Nguyễn Xuân Dũng Luận án sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận án cấp Học viện họp tại Học viện Khoa học xã hội vào hồi ………… giờ ………… phút, ngày …..…… tháng ……… năm 2024 Có thể tìm hiểu luận án tại: Thư viện Quốc gia Thư viện Học viện Khoa học xã hội
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Tài liệu lưu trữ (TLLT) là một trong những nguồn di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa (XHCN). Thông tin trong TLLT phản ánh mọi khía cạnh của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của đất nước, là minh chứng lịch sử quan trọng của mỗi thời đại, là nguồn lực tri thức quý giá của thế hệ hôm nay để lại cho thế hệ mai sau. Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân hình thành các văn bản, tài liệu là bản gốc, bản chính có tính chính xác và chân thực, là bằng chứng về quá trình hình thành, phát triển của cơ quan, tổ chức, cá nhân, của quốc gia, dân tộc. Việc quản lý, lưu trữ và sử dụng văn bản, tài liệu có giá trị lịch sử là công việc rất quan trọng đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ. Do đó chính sách lưu trữ có vai trò quan trọng đối với công tác quản lý tập trung thống nhất về lưu trữ nhằm quản lý, bảo quản an toàn và khai thác, sử dụng TLLT có hiệu quả đáp ứng nhu cầu của xã hội. Năm 1975 đất nước Việt Nam thống nhất hai miền Nam-Bắc, Đảng và Nhà nước đã từng bước ban hành chính sách pháp luật quản lý lưu trữ, tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; hệ thống tổ chức lưu trữ các cấp, lưu trữ cơ quan và người làm lưu trữ từng bước được kiện toàn, cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; cơ sở vật chất và kinh phí dành cho lưu trữ được quan tâm đầu tư; TLLT bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Trung tâm lưu trữ lịch sử ở địa phương và Lưu trữ cơ quan cơ bản đã được chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, một số nội dung của chính sách không còn phù hợp với tình hình thực tiễn, nhất là với các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó có lĩnh vực lưu trữ để tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong giai đoạn hội nhập quốc tế: Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với sự phát triển và ứng dụng thành tựu của khoa học, công nghệ theo yêu cầu phát triển xã hội hiện nay đã có tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội Việt Nam, trong đó có ngành lưu trữ. Nổi bật của quá trình này là sự hình thành của loại hình tài liệu mới có xu hướng ngày càng phổ biến đó là tài liệu điện tử. Trước thực tế đó, một số vấn đề cơ bản mang tính nguyên tắc trong quản lý TLLT điện tử bước đầu đã được quy định nhưng còn chưa cụ thể nên chưa thể áp dụng thống nhất trong hoạt động lưu trữ tài liệu điện tử. Điều này dẫn đến cơ quan, tổ chức không có đủ cơ sở pháp lý và gặp nhiều khó khăn khi thực hiện chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động và quy trình làm việc của mình. Từ đó dẫn đến các yêu cầu chính sách quản lý phù hợp trong bối cảnh hiện tại, những quan hệ phát sinh, phát triển trong thực tiễn quản lý tài liệu điện tử đã và đang hình thành. 1
Đồng thời, trong bối cảnh hiện nay, việc quản lý và khai thác TLLT bên cạnh phục vụ các hoạt động của Nhà nước, còn phục vụ nhu cầu của đông đảo quần chúng nhân dân, xã hội. Nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin từ TLLT ngày một tăng lên theo tỉ lệ thuận với sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Tài liệu hình thành qua các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị với khối lượng lớn, thuộc nhiều thành phần xã hội khác nhau đã phát sinh nhu cầu giữ gìn, bảo quản, khai thác sử dụng ngày càng gia tăng. Khu vực công nói chung, ngành lưu trữ nói riêng còn thiếu hụt nhân lực, kinh phí, kỹ thuật trong việc quản lý, xử lý nghiệp vụ, khai thác TLLT đối với khối tài liệu hình thành trong chính cơ quan nhà nước. Tổ chức thực hiện dịch vụ lưu trữ là nhu cầu khách quan trong đời sống xã hội Việt Nam. Việc tham gia của các tổ chức, cá nhân ngoài nhà nước vào hoạt động bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, số hóa tài liệu, xử lý nghiệp vụ khối tài liệu tồn đọng trong các cơ quan hiện nay là cần thiết và xã hội hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc này. Thực tế, một số vấn đề phát sinh trong hoạt động dịch vụ lưu trữ do nội dung chính sách quy định về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ còn chưa đầy đủ, chưa đáp ứng được các yêu cầu phát sinh trong thực tiễn. Nếu không quản lý chặt chẽ, kịp thời nhất là trong giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin mọi trong hoạt động, trong chuyển đổi số sẽ dẫn đến nguy cơ mất tài liệu, mất dữ liệu, lộ lọt thông tin. Vì vậy, cần có chính sách quy định yêu cầu điều kiện về trình độ, năng lực, đạo đức nghề nghiệp khi tổ chức, cá nhân tham gia kinh doanh dịch vụ lưu trữ và tiếp cận TLLT chứa thông tin quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân và TLLT có giá trị quốc gia. Trong quá trình phát triển kinh tế thị trường định hướng XHCN, vai trò, vị thế của kinh tế tư nhân ở nước ta ngày càng được nâng lên và được xem là một trong những động lực của nền kinh tế. Văn kiện Đại hội lần thứ XIII của Đảng đã khẳng định phát triển mạnh mẽ khu vực kinh tế tư nhân cả về số lượng, chất lượng, hiệu quả thực sự trở thành một động lực quan trọng trong phát triển kinh tế. Theo đó, ngoài các chính sách quản lý tài liệu thuộc khu vực công-khu vực nhà nước thì chính sách quản lý tài liệu khu vực tư-tài liệu được hình thành qua các hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội, phản ánh quá trình sống, làm việc của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức được đặt ra. Những tài liệu thuộc khu vực tư ngày càng nhiều theo thời gian, đa dạng về nguồn gốc, loại hình, phong phú về nội dung và trong số đó có rất nhiều tài liệu có giá trị phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử, văn hóa, khoa học, các vấn đề thực tiễn của xã hội. Thực tiễn hiện nay cho thấy, một số quy định còn mang tính nguyên tắc chung, chưa cụ thể. Vì vậy, Nhà nước cần có chính sách quy định nhằm lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị TLLT tư để phục vụ lợi ích cộng đồng, lợi ích quốc gia. Để phát triển lưu trữ tư, Nhà nước có những chính sách để bảo vệ, bảo đảm quyền sở hữu đối với TLLT tư và tạo hành lang pháp lý, điều kiện thuận lợi để các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ, đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động lưu trữ. Những chính sách này vừa bảo đảm phát huy giá trị của TLLT tư, vừa bảo đảm quản lý nhà 2
nước về lưu trữ, xử lý hài hòa mối quan hệ giữa Nhà nước và tổ chức, cá nhân trong quản lý TLLT tư và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Ngoài những vấn đề về chính sách lưu trữ tài liệu điện tử, dịch vụ lưu trữ và TLLT tư nêu trên, còn có vấn đề về điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ như: tổ chức bộ máy lưu trữ chưa ổn định; chất lượng nhân lực làm công tác lưu trữ chưa cao; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho lưu trữ còn khó khăn, hạn chế. Những hạn chế này đã ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ. Do vậy, việc sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện chính sách lưu trữ là cần thiết nhằm thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững, toàn diện và hội nhập quốc tế. Việc nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn chính sách lưu trữ để tìm ra những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ tạo cơ sở để Nhà nước quản lý, bảo vệ và phát huy được giá trị của TLLT phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển đất nước. Từ những lý do trên, tôi chọn đề tài “Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay” làm đề tài luận án tiến sĩ ngành chính sách công. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở hệ thống hóa, phân tích làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản, luận án đánh giá thực trạng chính sách lưu trữ, từ đó đề xuất các quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Luận án tập trung vào các nhiệm vụ cơ bản sau: Thứ nhất, tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến chính sách lưu trữ ở Việt Nam, từ đó xác định những vấn đề luận án cần tập trung giải quyết. Thứ hai, hệ thống hóa, phân tích làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về chính sách lưu trữ ở Việt Nam. Thứ ba, đánh giá thực trạng chính sách lưu trữ, chỉ ra những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế của chính sách lưu trữ. Thứ tư, đề xuất quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận án là những vấn đề lý luận và thực tiễn của chính sách lưu trữ ở Việt Nam. 3.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi về không gian: nghiên cứu chính sách về lưu trữ ở Việt Nam. - Phạm vi về nội dung: trong khuôn khổ của luận án này tập trung nghiên cứu 3 nội dung chính: (1) chính sách TLLT điện tử; (2) chính sách TLLT tư; (3) chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ; và điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ như: tổ chức bộ máy lưu trữ; nhân lực lưu trữ; kho tàng, cơ sở vật chất, kỹ thuật cho lưu trữ. 3
- Phạm vi về thời gian: nghiên cứu thực trạng chính sách lưu trữ ở Việt Nam từ năm 2011 đến 2023 và đề xuất quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ đến năm 2030. 4. Phương pháp luận, phương pháp nghiên cứu, câu hỏi, giả thuyết nghiên cứu 4.1. Phương pháp luận và cách tiếp cận Luận án được nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; quan điểm, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước Việt Nam về lưu trữ. Cách tiếp cận của luận án: Từ lý thuyết về chính sách công có các cách tiếp cận chính sách lưu trữ khác nhau: thứ nhất, theo chu trình chính sách gồm hoạch định chính sách, thực thi chính sách, đánh giá chính sách; thứ hai, theo quy trình hoạch định chính sách gồm (1) thiết lập chính sách, (2) xây dựng và đề xuất phương án chính sách, (3) hợp pháp hóa chính sách (ban hành chính sách); thứ ba, theo nội dung chính sách gồm mục tiêu, nội dung, giải pháp và thực hiện chính sách. Trong luận án này, nghiên cứu sinh (NCS) chọn cách tiếp cận thứ ba theo hướng làm rõ nội dung chính sách và đánh giá kết quả chính sách, phát hiện những hạn chế, vướng mắc là khoảng trống giữa nội dung chính sách trong thực tiễn đời sống xã hội, qua đó đề xuất giải pháp hoàn thiện chính sách. 4.2. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích - tổng hợp được thực hiện xuyên suốt 4 chương của luận án. Nguồn tài liệu được phân tích, tổng hợp từ các công trình khoa học, văn bản, hồ sơ tài liệu, báo cáo, thống kê do các đơn vị chức năng thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cung cấp như Phòng Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ, Phòng Quản lý TLLT nhà nước, Phòng Kế hoạch Tài chính, Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư-Lưu trữ, Trung tâm lưu trữ quốc gia; Văn phòng Bộ Nội vụ, Viện Khoa học tổ chức nhà nước. Trên cơ sở các thông tin, dữ liệu thu thập được, tác giả phân tích, đánh giá, xem xét trên phương diện tiếp cận của ngành khoa học chính sách công từ đó tổng hợp lại để có những kết luận, những đề xuất mang tính khoa học phù hợp với lý luận và thực tiễn chính sách công về lưu trữ ở nước ta hiện nay. Phương pháp quy nạp, diễn dịch được sử dụng để phân tích các quan điểm của Đảng, chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà nước về lưu trữ; diễn giải sự cần thiết và đưa ra các giải pháp để thực hiện. Phương pháp này được sử dụng chủ yếu tại 4 chương của luận án. Phương pháp phân tích thông tin thứ cấp từ các hồ sơ, tài liệu, văn bản. Thông tin từ hồ sơ tài liệu, văn bản gắn với hoạt động cơ quan quản lý lưu trữ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như: hồ sơ tài liệu tổng kết thực hiện Luật Lưu trữ giai đoạn 2011-2020; báo cáo của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về thực hiện Luật Lưu trữ; các văn bản, tài liệu khác có liên quan. Nguồn thông tin này có tính khả dụng cao, có giá trị, phục vụ trực tiếp cho quá trình nghiên cứu đề tài luận án. Để thu thập thông tin từ hồ sơ, tài liệu, văn bản phục vụ nghiên cứu, 4
chúng tôi đã thực hiện các bước sau: xác định thông tin cần thu thập để giải quyết vấn đề; xem xét đối với vấn đề đó thì hồ sơ, tài liệu, văn bản nào có thông tin; xác định hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ và quản lý ở đâu ? tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn bản và xác định những thông tin cần thiết phục vụ quá trình nghiên cứu luận án. Phương pháp nghiên cứu này sử dụng trong chương 3 và 4 của luận án. Tổng hợp, kế thừa thông tin từ kết quả nghiên cứu các sách, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, bài báo khoa học trong tạp chí và tài liệu khác liên quan đến nội dung nghiên cứu; nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và các văn bản quản lý nhà nước về chính sách lưu trữ. Phương pháp này được nghiên cứu sử dụng trong chương 1, chương 2 và 3 của luận án. Phương pháp phân tích thông tin sơ cấp: NCS đã trực tiếp trao đổi và tổng hợp ý kiến đóng góp phản ánh qua các hội nghị, hội thảo khoa học do các cơ quan, đơn vị tổ chức như: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Một số hội nghị, hội thảo như: Hội nghị tổng kết thực hiện Luật lưu trữ; Hội thảo định hướng quản lý, sử dụng TLLT điện tử phục vụ sửa đổi Luật Lưu trữ; Hội thảo quản lý TLLT điện tử và công tác lưu trữ tài liệu điện tử - thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế; Hội thảo quản lý TLLT tư; Hội thảo lưu trữ số và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân; Hội thảo khai thác sử dụng TLLT của độc giả tại lưu trữ lịch sử; Hội thảo giá trị trị của TLLT trong cuộc sống đương đại; Tọa đàm khoa học giải mật TLLT, Hội thảo hoạt động dịch vụ lưu trữ, Hội thảo chuyển đổi số trong công tác lưu trữ cơ hội và thách thức,… phương pháp này được sử dụng ở chương 3 của luận án. 4.3. Câu hỏi, giả thuyết nghiên cứu - Câu hỏi nghiên cứu: Câu hỏi nghiên cứu 1. Chính sách lưu trữ gồm những nội dung nào và được tổ chức thực hiện như thế nào ? Câu hỏi nghiên cứu 2. Thực trạng chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay như thế nào ? Những vấn đề gì còn vướng mắc, bất cập trong nội dung chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay ? Câu hỏi nghiên cứu 3. Để khắc phục những hạn chế, bất cập trong chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay cần sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện những nội dung nào ? - Giả thuyết nghiên cứu: Chính sách lưu trữ ở Việt Nam bao gồm các quy định của Nhà nước về TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ. Một số quy định trong chính sách này còn những hạn chế, bất cập không còn phù hợp với tình hình thực tiễn. Điều này đã ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ. Nếu các quy định này được hoàn thiện một cách hợp lý, khoa học thì sẽ tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong bối cảnh mới của đất nước. 5. Đóng góp mới về khoa học 5
Luận án luận giải những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến chính sách lưu trữ, các khái niệm liên quan, mục tiêu, nội dung chính sách lưu trữ, các công cụ, điều kiện thực hiện và các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam. Luận án phân tích thực tiễn thực hiện chính sách lưu trữ, trong đó tập trung nghiên cứu nội dung chính sách TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ; thực trạng điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ như: tổ chức bộ máy lưu trữ; nhân lực lưu trữ; kho tàng, cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ lưu trữ. Thông qua thực tiễn, luận án đánh giá những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong chính sách lưu trữ. Luận án đề xuất các quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ, trong đó tập trung vào chính sách TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ và giải pháp bảo đảm các điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ phù hợp với điều kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế của Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn Ý nghĩa lý luận: kết quả nghiên cứu của luận án đóng góp vào lý luận về chính sách lưu trữ ở nước ta; là căn cứ khoa học cho việc tiếp cận, nghiên cứu và luận giải về chính sách lưu trữ. Ý nghĩa thực tiễn: kết quả nghiên cứu của luận án góp phần cung cấp luận cứ cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong hoạch định, thực thi, đánh giá để hoàn thiện chính sách lưu trữ phù hợp với bối cảnh hiện nay. Đồng thời kết quả nghiên cứu của luận án có thể dùng làm tài liệu tham khảo phục vụ nghiên cứu, giảng dạy tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành lưu trữ, ngành chính sách công, ngành quản lý công. 7. Kết cấu của luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các chữ viết tắt, danh mục bảng, hình, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận án gồm 4 chương: Chương 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu Chương 2. Những vấn đề lý luận cơ bản về chính sách lưu trữ Chương 3. Thực trạng chính sách lưu trữ ở Việt Nam Chương 4. Quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam. Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 1.1. Tình hình nghiên cứu 1.1.1. Công trình nghiên cứu về chính sách công Qua nghiên cứu các công trình nêu trên có thể nhận thấy rằng các tác giả đã định hình được khung lý thuyết về chính sách công khá đầy đủ. Điều này giúp NCS có được nguồn tư liệu có giá trị tham khảo, kế thừa cho những vấn đề nghiên cứu của luận án. 6
1.1.2. Công trình nghiên cứu liên quan đến lý luận lưu trữ, thực tiễn thực hiện chính sách lưu trữ Qua nghiên cứu các công trình, bài viết liên quan đến lý luận lưu trữ, thực tiễn thực hiện chính sách lưu trữ, các tác giả đã nêu vấn đề lý luận cơ bản về công tác lưu trữ. Một số công trình nghiên cứu về thực tiễn công tác quản lý lưu trữ, chính sách về sử dụng TLLT và và đề xuất một số giải pháp quản lý TLLT. Các nghiên cứu này giúp cho NCS có được nguồn tư liệu tham khảo cho những vấn đề nghiên cứu của luận án. 1.1.3. Công trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu lưu trữ điện tử Qua nghiên cứu các công trình nêu trên các tác giả đã nêu vấn đề về tài liệu điện tử, chữ ký số, kho lưu trữ số, chế độ quản lý, lưu trữ tài liệu giấy và tài liệu điện tử. Điều này giúp cho NCS có được nguồn tư liệu tham khảo cho những vấn đề nghiên cứu của luận án. 1.1.4. Công trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu lưu trữ tư Qua nghiên cứu các công trình nêu trên, các tác giả đã nêu vấn đề thực trạng tài liệu khu vực tư trong các gia đình, dòng họ và đề xuất một số giải pháp quản lý nguồn tài liệu phong phú này. Điều này giúp cho NCS có được nguồn tư liệu tham khảo cho những vấn đề nghiên cứu của luận án. 1.1.5. Công trình nghiên cứu liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ Qua nghiên cứu các công trình nêu trên, các tác giả đã nêu vấn đề thực trạng quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ với sự đa dạng của các doanh nghiệp tham gia cung cấp dịch vụ và đề xuất một số giải pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ. Điều này giúp cho NCS có được nguồn tư liệu tham khảo cho những vấn đề nghiên cứu của luận án. 1.2. Nhận xét về tình hình nghiên cứu và những vấn đề luận án tiếp tục nghiên cứu 1.2.1. Nhận xét về tình hình nghiên cứu Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận án, có thể đưa ra một số nhận xét như sau: - Nghiên cứu liên quan đến chính sách quản lý TLLT điện tử: những vấn đề còn bất cập trong thực tiễn quản lý TLLT điện tử: cần có quy định hình thức, cách thức bảo đảm tính xác thực của TLLT điện tử; nguyên tắc giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ; yêu cầu bảo toàn thông tin TLLT điện tử; yêu cầu bảo quản TLLT điện tử; cách thức, trình tự, thủ tục khai thác sử dụng TLLT điện tử; điều kiện, trách nhiệm của doanh nghiệp khi cung cấp hệ thống quản lý tài liệu điện tử và các chế tài xử lý đối với doanh nghiệp khi để xảy ra sai phạm trong việc quản lý, vận hành hệ thống; quy định về quản lý dữ liệu TLLT điện tử bảo đảm khả năng sẵn sàng kết nối, chia sẻ dữ liệu. - Nghiên cứu liên quan đến chính sách quản lý TLLT tư: những vấn đề còn bất cập trong thực tiễn quản lý lưu trữ tư: cần có quy định về quản lý các loại TLLT hình thành trong hoạt động của các tổ chức khác mang tính chất tư nhân như: các doanh 7
nghiệp mà Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, tổ chức xã hội do tư nhân thành lập và quản lý; chế độ trưng dụng của Nhà nước đối với TLLT tư trong các trường hợp cần thiết; quy định về thủ tục ký gửi, hiến tặng, mua bán tài liệu; quy định về trách nhiệm của cá nhân trong việc công bố TLLT có liên quan đến an ninh quốc gia, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức; quy định về việc mang tài liệu của chủ sở hữu tài liệu ra nước ngoài. - Nghiên cứu liên quan đến chính sách quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ: những vấn đề còn bất cập trong thực tiễn quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ: chưa có quy định về thuê dịch vụ đối với các hoạt động lưu trữ; quy định về đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ cho phù hợp với pháp luật về doanh nghiệp; sửa đổi yêu cầu điều kiện về bằng cấp đối với các cá nhân tham gia kỳ kiểm tra và cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ trong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu, lĩnh vực nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ. 1.2.2. Những vấn đề luận án cần tiếp tục nghiên cứu giải quyết Thứ nhất, trên cơ sở cách tiếp cận về chính sách công, luận án phân tích, luận giải những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến chính sách lưu trữ, các khái niệm liên quan, mục tiêu, nội dung chính sách lưu trữ, các công cụ, điều kiện thực hiện và các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam. Thứ hai, luận án phân tích thực tiễn thực hiện chính sách lưu trữ, trong đó tập trung nghiên cứu nội dung chính sách TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ; thực trạng điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ như: tổ chức bộ máy lưu trữ; nhân lực lưu trữ; kho tàng, cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ lưu trữ. Thông qua thực tiễn, luận án đánh giá những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong chính sách lưu trữ. Thứ ba, trên cơ sở những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong chính sách lưu trữ, luận án đề xuất quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ, trong đó tập trung vào chính sách TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ và giải pháp bảo đảm các điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ phù hợp với điều kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế của Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Tiểu kết chương 1 Chương 1 của luận án, NCS đã nghiên cứu tổng quan các công trình khoa học liên quan đến đề tài của luận án bao gồm: sách, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, kỷ yếu hội nghị, hội thảo, các bài viết đăng trên tạp chí khoa học chuyên ngành. Những khảo cứu tập trung vào các công trình nghiên cứu về chính sách; nghiên cứu liên quan đến lý luận lưu trữ, thực tiễn thực hiện chính sách lưu trữ; nghiên cứu liên quan đến TLLT điện tử; nghiên cứu liên quan đến TLLT tư; nghiên cứu liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ. Các kết quả nghiên cứu trên cho thấy, hiện nay ở Việt Nam chính sách lưu trữ đang được quan tâm trong nghiên cứu khoa học cũng như trong thực tiễn cuộc sống. Tuy nhiên, mỗi công trình có khía cạnh nghiên cứu khác 8
nhau. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này mới chỉ dừng lại ở một số bài viết khoa học, một số nghiên cứu liên quan đến quản lý lưu trữ, sử dụng TLLT và có rất ít các công trình nghiên cứu chuyên sâu về chính sách lưu trữ dưới góc độ khoa học chính sách công. Trên cơ sở nghiên cứu tổng quan các công trình có liên quan, tác giả xác định những vấn đề còn bất cập, tồn tại, khoảng trống trong nghiên cứu trước đó và xác định việc nghiên cứu làm rõ lý luận về chính sách lưu trữ; thực tiễn thực hiện chính sách lưu trữ và đề xuất giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay là rất cần thiết. Chương 2. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ 2.1. Các khái niệm liên quan 2.1.1. Khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ a. Lưu trữ Lưu trữ là giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT [67, tr.45]. Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác [161, tr.775]. b. Tài liệu lưu trữ - Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác [111]. - Tài liệu lưu trữ: là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp [111]. - Tài liệu lưu trữ tư là TLLT được hình thành trong hoạt động, thuộc sở hữu hợp pháp của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức phi chính phủ; tổ chức kinh tế không phải là doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp [51]. c. Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội; là ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT [67, tr.23]. 2.1.2. Khái niệm chính sách, chính sách công, chính sách lưu trữ a. Chính sách 9
Theo từ điển tiếng Anh (Oxford English Dictionary), chính sách là một đường lối hành động được thông qua và theo đuổi bởi chính quyền, đảng, nhà cai trị, chính khách. Theo Từ điển bách khoa Việt Nam, chính sách là những chuẩn tắc cụ thể để thực hiện đường lối, nhiệm vụ; được thực hiện trong một thời gian nhất định, trên những lĩnh vực cụ thể nào đó. Bản chất, nội dung và phương hướng của chính sách tùy thuộc vào tính chất của đường lối, nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội ... Muốn định ra chính sách đúng phải căn cứ vào tình hình thực tiễn trong từng lĩnh vực, từng giai đoạn, phải vừa giữ vững mục tiêu, phương hướng được xác định trong đường lối, nhiệm vụ chung, vừa linh hoạt vận dụng vào hoàn cảnh và điều kiện cụ thể [164, tr.599]. b. Chính sách công Cụm từ “chính sách” khi gắn với vai trò, chức năng của cơ quan nhà nước-khu vực công, được gọi là chính sách công. Theo Thomas Dye and William Jenkins, chính sách công là bất kỳ những gì nhà nước lựa chọn làm hoặc không làm [176, tr.4]. Theo Hồ Việt Hạnh, chính sách công là những quyết định của chủ thể được trao quyền lực công nhằm giải quyết những vấn đề về lợi ích chung của cộng đồng. Chủ thể chính sách công phải là thể chế được cộng đồng trao cho quyền lực của cộng đồng (gọi là quyền lực công)[91, tr3-6]. c. Chính sách lưu trữ Từ các khái niệm lưu trữ và chính sách, có thể hiểu “chính sách lưu trữ ở Việt Nam” như sau: Chính sách lưu trữ là các quyết định của cơ quan có thẩm quyền lựa chọn mục tiêu, giải pháp, công cụ để quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT. Từ khái niệm trên, chính sách lưu trữ là công cụ định hướng của Nhà nước nhằm cụ thể hóa chủ trương, đường lối, quan điểm của Đảng về lưu trữ vào thực tiễn. Những định hướng, hành động do chủ thể chính sách lựa chọn để giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh ở mỗi giai đoạn cụ thể. Chủ thể ban hành chính sách lưu trữ là các cơ quan nhà nước: Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ, UBND các cấp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Quyết định chính sách về lưu trữ hướng đến các nội dung quản lý, quy tắc, quy định, đối tượng, tiêu chuẩn, điều kiện, trong đó có các nội dung quản lý về TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ. Các quyết định chính sách ở đây được biểu hiện dưới nhiều loại văn bản chính sách khác nhau, bao gồm luật, nghị định, thông tư, quyết định, đề án, dự án... với giải pháp, công cụ thực hiện để quản lý, tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT phục vụ cho các yêu cầu của xã hội. Điều kiện đảm bảo thực hiện chính sách được thể hiện bằng các nguồn lực cần thiết như tổ chức, nhân lực, kinh phí cùng với kho tàng, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phù hợp phục vụ lưu trữ. 2.2. Mục tiêu, đặc điểm, nội dung của chính sách lưu trữ và các giai đoạn của chu trình chính sách lưu trữ 10
2.2.1. Mục tiêu chính sách lưu trữ a. Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ b. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ c. Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả TLLT, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận thông tin và sử dụng tài liệu 2.2.2. Đặc điểm chính sách lưu trữ Thứ nhất, chủ thể ban hành chính sách là nhà nước Thứ hai, chính sách lưu trữ mang tính hệ thống, đồng bộ: Thứ ba, chính sách lưu trữ mang tính ổn định tương đối: Thứ tư, chính sách lưu trữ vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, vừa là công cụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước: 2.2.3. Nội dung chính sách lưu trữ 2.2.3.1. Chính sách tài liệu lưu trữ điện tử TLLT điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác [111]. TLLT điện tử cần đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa. 2.2.3.2. Chính sách tài liệu lưu trữ tư TLLT tư được hình thành trong hoạt động, thuộc sở hữu hợp pháp của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức phi chính phủ; tổ chức kinh tế không phải là doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Quản lý TLLT tư liên quan đến quyền sở hữu tài liệu và bảo vệ thông tin. TLLT tư có thành phần đa dạng, phong phú, gồm TLLT của tổ chức tư và TLLT của cá nhân, gia đình, dòng họ phản ánh đời sống, công việc, các mối quan hệ, bên cạnh đó, TLLT tư còn chứa đựng các giá trị liên quan đến quản lý xã hội, giáo dục truyền thống, lưu giữ và bảo tồn các giá trị đạo đức gia đình, xã hội qua các thời kỳ phát triển. Đây là những tài liệu thuộc sở hữu hợp pháp của các tổ chức tư nhân, cá nhân được tạo lập trong quá trình hoạt động hoặc có được một cách hợp pháp. 2.2.3.3. Chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ Hoạt động dịch vụ lưu trữ có xu hướng ngày càng được mở rộng cho các tổ chức, cá nhân được thực hiện dịch vụ lưu trữ đáp ứng nhu cầu của xã hội. Hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa TLLT không thuộc danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ. 2.2.4. Các giai đoạn của chu trình chính sách lưu trữ Chu trình chính sách là một chuỗi các giai đoạn kế tiếp có liên quan với nhau từ khi lựa chọn được vấn đề chính sách công đến khi kết quả của chính sách được 11
đánh giá. Chu trình chính sách lưu trữ Việt Nam gồm 3 giai đoạn: hoạch định chính sách lưu trữ, thực thi chính sách lưu trữ, đánh giá chính sách lưu trữ. 2.3. Công cụ, điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ 2.3.1. Công cụ chính sách lưu trữ a. Công cụ hoạch định chính sách lưu trữ b. Công cụ thực thi chính sách lưu trữ c. Công cụ đánh giá chính sách lưu trữ 2.3.2. Các điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ 2.3.2.1. Tính rõ ràng và nhất quán của mục tiêu chính sách 2.3.2.2. Các nguồn lực cần thiết để thực hiện chính sách a. Tổ chức Tổ chức là cơ cấu lập ra nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao trong lĩnh vực chính sách. Là công cụ của quản lý, cơ cấu tổ chức cần được thiết kế thuận lợi cho việc thực hiện các nhiệm vụ. Để thực hiện chính sách lưu trữ, tổ chức phải có đủ năng lực cần thiết về nhân sự (đủ về số lượng, chất lượng), cơ sở vật chất và phương tiện. b. Nhân lực Nhân lực lưu trữ phải là những người được đào tạo, có trình độ và năng lực, kỹ năng, phẩm chất để đảm đương công việc, nhiệm vụ được giao. Đây là yếu tố quan trọng bậc nhất, có ý nghĩa quyết định đối với sự thành công trong thực hiện chính sách lưu trữ. Trên cơ sở những mục tiêu, nhiệm vụ cần phân công công việc cụ thể phù hợp với từng cá nhân; tạo điều kiện và có biện pháp khuyến khích các cá nhân làm việc có hiệu quả; có biện pháp đánh giá, khen thưởng, đãi ngộ thích hợp. c. Kinh phí Thực hiện bất kỳ một chính sách nào cũng đòi hỏi phải có kinh phí nhất định. Đó là tiền đề vật chất đảm bảo chính sách lưu trữ được thực hiện. Nếu chúng ta không có hoặc không đủ kinh phí thì không thể thực hiện được chính sách, dù chính sách đó mang ý nghĩa xã hội to lớn. d. Vật lực thông tin truyền thông 2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chính sách lưu trữ a. Tính chất của vấn đề chính sách b. Môi trường thực hiện chính sách c. Mối quan hệ giữa các đối tượng thực hiện chính sách d. Tiềm lực của các nhóm đối tượng chính sách đ. Đặc tính của đối tượng chính sách e. Năng lực thực hiện chính sách của cán bộ, công chức, viên chức g. Mức độ tuân thủ các bước trong quy trình tổ chức thực hiện chính sách h. Sự đồng tình ủng hộ của người dân Tiểu kết chương 2 Chương 2 của luận án, NCS đã hệ thống cơ sở lý luận về khái niệm lưu trữ, TLLT, công tác lưu trữ. Trên cơ sở lý thuyết về chính sách công, luận án luận giải 12
về chính sách lưu trữ, trong đó NCS đã đưa ra khái niệm mới “chính sách lưu trữ ở Việt Nam”. Mục tiêu chính sách lưu trữ được xác định nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn TLLT; tổ chức khoa học TLLT; tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả TLLT, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận thông tin và sử dụng tài liệu. Chính sách lưu trữ có đặc điểm: chủ thể ban hành chính sách là nhà nước; chính sách lưu trữ mang tính hệ thống, đồng bộ; chính sách lưu trữ mang tính ổn định tương đối; chính sách lưu trữ vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, vừa là công cụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Nội dung chính sách lưu trữ tập trung vào TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ. Công cụ chính sách lưu trữ; điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ với các nguồn lực cần thiết để thực hiện chính sách gồm tổ chức, nhân lực, kinh phí. Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chính sách. Những nội dung cơ bản của chương 2 là tiền đề để NCS tiếp tục thực hiện chương 3 của luận án. . Chương 3. THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 3.1. Thực trạng chính sách tài liệu lưu trữ điện tử 3.1.1. Các quy định về quản lý tài liệu điện tử 3.1.2. Thực trạng tài liệu lưu trữ điện tử - Khối lượng tài liệu điện tử đã hình thành tại các cơ quan, tổ chức: Kết quả khảo sát năm 2017 do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện đã chỉ ra 95% các cơ quan, tổ chức đã hình thành tài liệu điện tử, hầu hết các cơ quan nhà nước từ trung ương đến cấp huyện đều đang tiến hành số hóa văn bản đi, đến của cơ quan [82]. Tuy vậy, các cơ quan, tổ chức đang lúng túng trong việc quản lý khối tài liệu điện tử này. Tài liệu điện tử đang được hình thành ở dạng rời lẻ, chưa tích hợp được thành hồ sơ, chưa được quản lý một cách khoa học, thống nhất. - Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong bối cảnh Chính phủ điện tử, mọi yêu cầu cụ thể đối với việc quản lý tài liệu đều gắn với những đặc trưng cơ bản của công nghệ mạng, công nghệ di động. Từ kết quả khảo sát 164 cơ quan nhà nước do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện năm 2017 [80] đã chứng minh hệ thống pháp lý hiện hành về lưu trữ của Việt Nam chưa đáp ứng những yêu cầu cụ thể của việc quản lý tài liệu điện tử. - Việc chuyển giao tài liệu có giá trị lịch sử và thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ: Từ thực trạng quản lý TLLT tại các cơ quan nhà nước cho thấy, TLLT điện tử, đặc biệt là tài liệu được số hóa từ TLLT giấy đã hình thành ở rất nhiều cơ quan nhà nước, nhưng chưa được quản lý khoa học để sử dụng có hiệu quả. Không những vậy, những tài liệu này đang hình thành ở nhiều định dạng khác nhau, không theo định dạng chuẩn PDF/A của lưu trữ nên sẽ gây khó khăn và tốn kém cho quá trình chuyển giao những tài liệu điện tử có giá trị lịch sử và thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử ở giai đoạn tiếp theo. Sự lúng túng trong việc vừa xử lý văn bản giấy, vừa xử lý văn bản điện tử tại 13
bộ phận văn thư của các cơ quan nhà nước đang khiến công việc ở đây và các Bộ phận liên quan được nhân đôi, trong khi mục tiêu giải quyết công việc và kết quả chưa có sự đột phá lớn. Điều này rõ ràng đang gây ra là sự lãng phí về nhân lực và vật lực, nó vô hình chung làm cho mọi hoạt động tưởng chừng được đẩy nhanh nhưng thực chất là đang rườm rà, phức tạp. 3.1.3. Những nội dung chưa được quy định cần bổ sung, hoàn thiện 3.2. Thực trạng chính sách tài liệu lưu trữ tư 3.2.1. Các quy định về tài liệu lưu trữ tư 3.2.2. Thực trạng tài liệu lưu trữ tư - Lưu trữ tại gia: Việc lưu giữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, qua tìm hiểu, chúng tôi thấy một số cách lưu giữ tài liệu như: cá nhân tự giữ các tài liệu thuộc sở hữu của mình hoặc cá nhân tự lưu giữ một số tài liệu thuộc sở hữu riêng của mình còn tài liệu gia đình thì lưu chung. Phương pháp bảo quản tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ được lưu trữ tại gia với nhiều cách đa dạng: tài liệu giấy được để trong túi ni lông, bao tải, buộc tài liệu thành từng bó hoặc gấp các tờ tài liệu nhỏ, lẻ vào trong các cuốn sổ, sách, vở ghi. Sau khi được để trong các vật liệu nói trên, tài liệu được để trên giá sách, để trên ghế, trên bàn, để cùng hộp đựng các loại thuốc thường dùng, để trong các loại tủ. - Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, tương đối đa dạng. Tuy nhiên số lượng chưa nhiều, gồm tài liệu về tiểu sử, đời sống riêng tư, sổ ghi chép, nhật ký, hồi ký, thư từ; văn bản, sách, ảnh, bài phát biểu, bản thảo các tác phẩm, công trình nghiên cứu… của cá nhân, gia đình, dòng họ hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, có giá trị phục vụ nghiên cứu lịch sử và các nhu cầu của xã hội. - Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: cả nước có 15/63 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã tiến hành khảo sát, sưu tầm tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ[75]. Tuy nhiên số lượng còn ít, có 2 tỉnh tiêu biểu là tỉnh Bình Định, Thừa Thiên Huế đã thực hiện tốt. - Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác: Bên cạnh các Lưu trữ lịch sử, hiện nay có nhiều cơ quan, tổ chức khác cùng thực hiện sưu tầm và đang quản lý tài liệu này như: bảo tàng, thư viện, khu di tích, tổ chức tư nhân thực hiện tiếp cận, thu thập tài liệu của các cá nhân, gia đình hoạt động cách mạng, các nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ, nhà báo trong các lĩnh vực văn hóa, văn học, nghệ thuật nổi tiếng. Khu vực tư nhân có Công ty Công nghệ và Xét nghiệm Y học (MEDLATEC) thành lập Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam (Trung tâm) hoạt động theo Luật Doanh nghiệp thực hiện nghiên cứu, bảo tồn và lưu giữ những giá trị văn hóa vật thể và phi vật thể thông qua tư liệu hiện vật cá nhân, hồi ức của các nhà khoa học Việt Nam. Trung tâm đã thiết lập được hơn 5.000 hồ sơ cá nhân các nhà khoa học. - Lưu trữ tài liệu doanh nghiệp tư nhân, tổ chức phi chính phủ: Ngoài tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ, trong thực tiễn còn có các loại tài liệu lưu trữ hình 14
thành trong hoạt động của các tổ chức khác mang tính chất tư nhân như tài liệu của các doanh nghiệp tư nhân, tổ chức phi chính phủ 3.2.3. Những nội dung chưa được quy định cần bổ sung, hoàn thiện 3.3. Thực trạng chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ 3.3.1. Các quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ 3.3.2. Thực trạng hoạt động dịch vụ lưu trữ Hoạt động dịch vụ lưu trữ ngày càng có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bao gồm: các tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; các Trung tâm Lưu trữ lịch sử các tỉnh; Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam; các trung tâm chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ thuộc Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam; các doanh nghiệp, cá nhân. Qua khảo sát, có 182 doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ, trong đó một số địa phương có số lượng đăng ký doanh nghiệp nhiều như: Đà Nẵng: 24 doanh nghiệp, Hà Nội: 21 doanh nghiệp, Bà Rịa - Vũng Tàu: 19 doanh nghiệp, Đồng Nai: 19 doanh nghiệp, thành phố Hồ Chí Minh: 18 doanh nghiệp, Quảng Ninh: 16 doanh nghiệp, Sơn La: 11 doanh nghiệp, …. [74]. Từ năm 2016 đến nay, Sở Nội vụ các tỉnh đã cấp 225 chứng chỉ hành nghề chỉnh lý và 36 chứng chỉ hành nghề số hóa cho các cá nhân đủ điều kiện [74]. Việc phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ với các cơ quan có liên quan trong việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa được triển khai kịp thời, đồng bộ. Mặc dù hoạt dịch vụ lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động, kinh doanh cần phải có sự quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ, nhưng pháp luật về kinh doanh và đầu tư lại chưa công nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ là một ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Thông tư Liên tịch số 04/2015/TTLT- BKHĐT-BTC-BNV đã quy định rất cụ thể về thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan trong việc phối hợp cung cấp, trao đổi và công khai thông tin về doanh nghiệp về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trên địa bàn quản lý nhưng hiện nay Sở Nội vụ các tỉnh cũng chưa thực hiện triệt để việc nắm bắt các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh. 3.3.3. Những nội dung chưa được quy định cần bổ sung, hoàn thiện 3.4. Thực trạng các điều kiện đảm bảo thực hiện chính sách lưu trữ 3.4.1. Tổ chức bộ máy lưu trữ 3.4.1.1. Tổ chức bộ máy lưu trữ ở trung ương a. Tổ chức cơ quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam [111]. Theo Quyết định số 89/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 476/QĐ- BNV ngày 06/6/2019 của Bộ Nội vụ quy định: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan hành chính trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản 15
lý TLLT quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật [154], [35]. b. Tại các bộ, ngành Theo Thông tư 06/2015/TT-BNV ngày 8/12/2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, thì Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ là đơn vị tham mưu quản lý công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý TLLT của các bộ, cơ quan ngang Bộ. 3.4.1.2. Tổ chức bộ máy lưu trữ ở địa phương a. Ở cấp tỉnh Sau khi Ban chấp hành Trung ương ban hành Nghị quyết số 18-NQ/TW và Nghị quyết số 19-NQ/TW thì thì đến nay tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương đã có nhiều thay đổi: Có 29/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giữ nguyên Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, trong đó có 17 tỉnh, thành phố thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục, 12 Chi cục không thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử [Phục lục số 5]. b. Cấp huyện Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ [36], [38], [34]. Thực tế theo thống kê của Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, hiện nay trên phạm vi cả nước đang tồn tại hai mô hình quản lý TLLT cấp huyện khác nhau: Thứ nhất, không tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện. Có 412 huyện đang thực hiện theo mô hình này. Đối với các huyện này, Phòng Nội vụ đã và đang phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiến hành giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Thứ hai, giữ nguyên lưu trữ lịch sử huyện như trước đây. Mô hình này được áp dụng tại tất cả các huyện của 11 tỉnh: Đăk Nông, Tây Ninh, Cần Thơ, Tiền Giang, Lâm Đồng, Khánh Hòa, Quảng Nam, Yên Bái, Nghệ An, Long An, Bắc Giang. TLLT lịch sử của các huyện này do Văn phòng UBND tỉnh hoặc Phòng Nội vụ quản lý. c. Cấp xã Tại UBND xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ [36]. 3.4.2. Nhân lực lưu trữ 3.4.2.1. Nhân lực lưu trữ ở trung ương a. Nhân lực cơ quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ Số lượng công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các đơn vị trực thuộc có 430 người. Trong đó số lượng người đã qua đào tạo từ đại học trở lên là 350, số lượng có trình độ chuyên ngành lưu trữ là 115 người, số viên chức đã qua đào tạo trung cấp chuyên nghiệp là 83 người. 16
b. Nhân lực lưu trữ các bộ, ngành trung ương: Trung bình các Bộ, ngành bố trí 3 - 4 người làm lưu trữ. Qua số liệu thống kê từ 48 cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và tổ chức kinh tế ở TW số lượng người làm công tác lưu trữ có 6916 người (kể cả người làm việc trong các đơn vị quân đội, công an). Trong đó, đúng chuyên ngành lưu trữ có 45 người có trình độ trên đại học; 523 người có trình độ đại học; 824 người có trình độ trung cấp; ngoài ra là những người tốt nghiệp các chuyên ngành khác. Hầu hết những người được đào tạo chuyên ngành khác đã được bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ. Một số ngành có số lượng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ lớn như: ngành Quốc phòng có 1014 chiến sĩ làm công tác lưu trữ. 3.4.2.2. Nhân lực lưu trữ ở địa phương a. Nhân lực lưu trữ ở cấp tỉnh Tổng số nhân lực hiện có của lưu trữ 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là 1160 người (bình quân mỗi tỉnh là 18 người), trong đó tại Chi cục là 829 người, tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là 331 người. b. Nhân lực lưu trữ ở cấp huyện Về trình độ: Trong tổng số 235 người chuyên trách làm việc tại Lưu trữ huyện có 65 người có trình độ đại học, 30 người có trình độ cao đẳng, 138 người có trình độ trung cấp, 2 người có trình độ sơ cấp. Tổng số người kiêm nghiệm làm việc tại Lưu trữ huyện là 244 người, trong đó 39 người có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ, 20 người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ, 67 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, 7 người có trình độ sơ cấp. Tổng số lao động hợp đồng làm việc tại Lưu trữ huyện là 53 người, trong đó 8 người có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ, 7 người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ, 13 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, 4 người có trình độ sơ cấp. c. Nhân lực lưu trữ ở cấp xã Thực hiện quy định tại Nghị định số 92/2009/NĐ-CP, hiện nay trên cả nước có 6356 xã đã bố trí công chức Văn phòng - Thống kê thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Thông tư số 06/2012/TT-BNV trong đó có nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ. Có 2119 xã đã bố trí những người hoạt động không chuyên trách để thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ của xã; 87 xã bố trí lao động hợp đồng để thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ của xã. 3.4.3. Kho tàng, cơ sở vật chất cho lưu trữ 3.4.3.1. Ở trung ương Các Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương gồm có 4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (I, II, III, IV), là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Hiện nay diện tích kho lưu trữ chuyên dụng của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là 16729 m2, diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng là 210 m2 [Phụ lục số 2]. 17
Kho lưu trữ các bộ, ngành trung ương: hiện nay diện tích kho lưu trữ của các bộ, ngành là 199710 m2, trong đó kho lưu trữ chuyên dụng của các bộ, ngành trung ương là 100198 m2, diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng và kho tạm là 99512 m2[Phụ lục số 2]. 3.4.3.2. Ở địa phương a. Cấp tỉnh: Hiện nay đã có 24/63 tỉnh đã xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản TLLT lịch sử của tỉnh. Hiện nay diện tích kho lưu trữ của các tỉnh là 594143 m2, trong đó kho lưu trữ chuyên dụng của các tỉnh là 439457 m2, diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng và kho tạm là 154686 m2[Phụ lục số 2]. b. Cấp huyện:Hiện nay diện tích kho lưu trữ của các địa phương là 488783 m2, trong đó kho lưu trữ chuyên dụng là 82944 m2, diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng và kho tạm là 405839 m2. c. Cấp xã: Hiện nay cả nước đã có 618 xã bố trí được diện tích trên 20m2 để làm phòng kho lưu trữ. Đối với các xã đã có phòng kho bảo quản tài liệu, trong kho về cơ bản được trang bị giá, bìa, hộp, cặp để bảo quản tài liệu. 3.5. Đánh giá chung về thực trạng chính sách lưu trữ 3.5.1. Ưu điểm Thứ nhất, ban hành hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ: Thứ hai, tổ chức mạng lưới lưu trữ lịch sử các cấp ngày càng được xây dựng hoàn thiện: Thứ ba, cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ được đầu tư tốt hơn: Thứ tư, nhân lực cho lưu trữ từng bước được tăng cường: 3.5.2. Hạn chế Thứ nhất, một số nội dung chính sách pháp luật về lưu trữ trong đó có chính sách TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa chưa phù hợp, chưa hoàn chỉnh, thiếu đồng bộ, dẫn đến những hạn chế, bất cập trong thực tiễn. Thứ hai, tổ chức bộ máy lưu trữ chưa ổn định, thường xuyên biến động, chưa thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức. Thứ ba, nhân lực, trình độ chuyên môn của người làm lưu trữ nhiều cơ quan còn thiếu, còn hạn chế, nhất là đội ngũ nhân lực có chuyên môn về công nghệ thông tin phục vụ chuyển đổi số trong lưu trữ. Thứ tư, kinh phí đầu tư cho kho tàng, cơ sở vật chất và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn có những khó khăn, hạn chế, nhất là kinh phí đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị công nghệ thông tin phục vụ lưu trữ tài liệu điện tử, chuyển đổi số trong lưu trữ. Kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ còn hạn chế do chưa được quan tâm đầu tư. 3.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế Một là, tuy nhận thức về pháp luật lưu trữ của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã được nâng lên nhưng một số nơi lãnh đạo cơ quan, đơn vị vẫn chưa thể hiện được sự quan tâm đúng mức trong lãnh đạo, điều hành và tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ trong đó có nội dung liên quan đến chính sách về TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động 18